Årsrapport2014 for Arkivverket (Org.nr ) (Saksnr 2014/14329)

Transkript

1 Årsrapport2014 for Arkivverket (Org.nr ) (Saksnr 2014/14329) Side 1 av 32

2 Innhold 1 Leders beretning Introduksjon til virksomheten og hovedtall Organisasjonen Økonomisk utvikling siste år Årets aktiviteter og resultater Hovedmål 1: Sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon Hovedmål 2: Øke bruken av arkivene Hovedmål 3. Utvikle fellesløsninger for arkivsektoren Regionale enheter - statsarkiv og Samisk arkiv Kommunikasjon Juridisk arbeid Norsk helsearkiv Styring og kontroll i virksomheten Overordnede vurdering av styring og kontroll i virksomheten Sikkerhet og beredskap Redusere og fjerne "tidstyver" Likestilling Miljøarbeid Vurdering av framtidsutsikter Årsregnskap Ledelseskommentar årsregnskapet Prinsippnote årsregnskapet Bevilgningsrapporteringen Artskontorapporteringen Diverse rapporter fra regnskapet...24 Side 2 av 32

3 1 Leders beretning Arkivverket har lang erfaring og svært god kompetanse på håndtering av analogt materiale (papir, foto, kart). Produksjonen av slikt analogt materiale har avtatt, det meste arkivverdige materialet skapes nå digitalt. Bruk av elektroniske systemer for saksbehandling både i offentlig og privat sektor, gir nye og kompliserte utfordringer for "innsamling" og langtidsbevaring av slikt materiale. Dette stiller store og nye krav til Arkivverket, både ressursmessig og når det gjelder kompetanse. I årene som kommer er det helt nødvendig med en betydelig satsning på digitalt skapt materiale, samtidig som vi må redusere avleveringsetterslepet på analogt materiale. Eksisterende magasiner for papirarkiver er fulle i Oslo og Hamar, og arbeidet med det planlagte fellesdepot på Tynset som opprinnelig skulle stå ferdig i 2014, har fortsatt ikke startet opp. Fulle magasiner og stramme økonomiske rammer gjorde at vi måtte innføre inntaksstopp i Oslo og ved Statsarkivet i Hamar i desember Dersom Arkivverket skal bli i stand til å løse sitt samfunnsoppdrag på en tilfredsstillende måte, er det behov for en betydelig satsning fra myndighetenes side i årene fremover. Arkivverket har i 2014 arbeidet med tre hovedmål, gitt i Kulturdepartementets tildelingsbrev. Det er disse som vi legger vekt på i denne rapporten. 1. Sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon 2. Øke bruken av arkivene 3. Utvikle fellesløsninger for arkivsektoren I del 3 redegjør vi nærmere for resultater på de enkelte områdene. Her følger en kort oversikt over hovedprioriteringene. Riksarkivaren inviterte til et bredt samarbeid om utviklingsoppgaver i arkivsektoren i Norsk Arkivråde, KS, Landslaget for lokal- og privatarkiv, Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, Riksarkivet og to statsarkiver inngikk partnerskap om SAMDOKprogrammet. I 2014 ble tre satsingsområder prioritert: kommunale arkiv, privatarkiv og arkiv i e-forvaltning. Rundt regnet 75 fagpersoner, både fra etaten og fra partnerne, har deltatt i ulike arbeids- og prosjektgrupper i Gjennom dette arbeidet er det laget et godt fundament for fastere rammer for videreføring i Tilsynsarbeidet er styrket, både gjennom en ny strategi, kompetansetiltak og arbeid med metodikk. Antall utførte tilsyn med kommunale arkivskapere økte også i Vi har gjort enkelte tiltak for å redusere avleveringsetterslepet for digitalt skapt materiale. Både veiledning, sjekklister og et testverktøy som blir utviklet i 2015 vil bedre kvaliteten på materialet som blir avlevert til etaten og dermed bidra til ytterligere reduksjon av avleveringsetterslepet ut over de resultatene vi oppnådde i Vi arbeider kontinuerlig med videreutvikling av Digitalarkivet for å gjøre brukerne mer selvhjulpne. Omlegging av programvaren for søk i transkribert materiale var nærmest sluttført våren Resten av året har vi arbeidet med programvare for visning av skannet arkivmateriale vært prioritert. Det vil gjøre det lettere for brukerne å finne fram i dette materialet. Særlig når det gjelder tinglysningsarkivene er dette viktig, potensialet for nettbasert selvbetjening er stort. Når vi får flere brukere over på en digital plattform, vil det frigi ressurser til andre, prioriterte oppgaver. Besøk i Digitalarkivet er stabilt. I 2014 var besøkte ca. 5,3 millioner. I tillegg kommer besøk på andre av etatens nettjenester. Antall åpnede poster i Digitalarkivet gikk noe ned sammenlignet med Dette kan skyldes enklere og mer effektive søkesider, men de kan også skyldes at vi la om statistikkverktøyet vi bruker for å måle nettrafikken. Side 3 av 32

4 Arkivverket er partner i prosjektet Kultur- og naturreise, som arbeider med å tilgjengeliggjøre og formidle stedbasert kultur- og naturinformasjon gjennom mobile tjenester. Prosjektet fremmer tilgjengeliggjøring og bruk av åpne data. Folketellingen 1910 et populært datasett som benyttes i flere mobilapplikasjoner. Gjennom SAMDOK-arbeidet er det lagt grunnlag for nye fellesløsninger for arkivsektoren. En pilot for synkron overføring av digitalt skapt materiale fra Riksantikvaren til Riksarkivet startet i november. De første testdataene ble overført i desember 2014, og reelle data ble overført like over årsskiftet. Dette har vært et vellykket og nyskapende prosjekt som bekrefter at satsingen på earkiv er veien å gå. Store deler av 2014 sto i grunnlovsjubileets tegn. Arkivverket har markert jubileet med en lang rekke arrangementer og tiltak. Av høydepunktene var Historisk cruise til Kiel med over 400 deltakere, oppsetting av teaterstykket 113 med 33 forestillinger og 3000 tilskuere, oppbyggingen av en database over Eidsvollsmennenes etterkommere med over navn, bloggen Historisk kokekunst med besøkende, twitter-kontoen Christian Frederik som sendte over 1000 tweets og ble fulgt av over 2000 personer, og endelig utsending av reproduksjoner av de originale fullmaktene fra valgene til riksforsamlingen i 1814 til 350 kirker over hele landet. Riksarkivet vil fremheve det fruktbare samarbeidet vi har med mange aktører. Blant de viktigste er de kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjonene, LLP, Norsk Arkivråd, KS, Stiftelsen Asta, KDRS, DIS-Norge og gjestene i Digitalarkivet. Oslo, 20. mars 2015 Inga Bolstad riksarkivar Side 4 av 32

5 2 Introduksjon til virksomheten og hovedtall 2.1 Organisasjonen Arkivverket ble opprettet i 1904 og består i dag av Riksarkivet, Norsk helsearkiv og et statsarkiv i Oslo, syv statsarkiv forskjellige steder i landet og Samisk arkiv i Kautokeino. Arkivverket er underlagt Kulturdepartementet, ledes av Riksarkivaren og sysselsetter ca 280 årsverk over hele landet. Arkivloven med tilhørende forskrifter legger rammen for vår virksomhet og Riksarkivarens myndighet. Våre viktigste oppgaver er å: ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter gjøre materialet tilgjengelig for bruk føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene bidra til at private arkiver blir tatt vare på Riksarkivet oppbevarer arkivene etter sentrale statlige myndigheter og andre landsomfattende embeter og institusjoner. I tillegg oppbevarer Riksarkivet en rekke private arkiver fra bedrifter, organisasjoner, institusjoner og enkeltpersoner. Statsarkivene oppbevarer arkiver etter lokale og regionale statlige myndigheter og dessuten private arkiver fra bedrifter, organisasjoner, institusjoner og enkeltpersoner. Samisk arkiv har et nasjonalt ansvar for å ta vare på kildemateriale til Samisk historie. Arkivverket har lang erfaring og god kompetanse på håndtering av analogt materiale (papir, foto, kart). De siste tiår har produksjonen av slikt analogt materiale avtatt og økningen i arkivverdig materiale kommet på det digitale området. Økt bruk av elektroniske systemer for saksbehandling både i offentlig og privat sektor, gir nye utfordringer for "innsamling" og langtidsbevaring av slikt materiale. Dette stiller store og nye krav til Arkivverket, ressursmessig og ikke minst kompetansemessig. Det vil i årene fremover være helt nødvendig med en betydelig satsning på digitalt skapt materiale, samtidig med å få ned avleveringsetterslepet på analogt materiale. Eksisterende magasiner for analogt materiale er fulle og det kan i skrivende stund se ut som om det planlagte fellesdepot på Tynset som opprinnelig skulle stå ferdig i 2014, blir flere år forsinket. Dersom Arkivverket skal bli i stand til å løse sitt samfunnsoppdrag på en tilfredsstillende måte, er det behov for en betydelig satsning fra myndighetenes side i årene fremover. 2.2 Økonomisk utvikling siste år Det har vært en nominell økning i de ordinære økonomiske rammer for Arkivverket på Post 01 de siste 12 år. I tillegg til ordinær lønns- og priskompensasjon er en stor del av økningen knyttet opp mot drift av nye bygninger. Foruten kontor- og publikumsarealene i riksarkivbygningen (ferdig 2005) og Dora-anlegget i Trondheim (ferdig 2006) er det bygget ny magasinhall i riksarkivbygningen (ferdig 2009), og Samisk arkiv har fått plass i det nye vitenskapsbygget i Kautokeino (ferdig 2009). Dessuten ble et nytt byggeprosjekt i Bergen ferdigstilt ved utgangen av 2012, med full kostnadseffekt fra Dette omfatter både nye kontorlokaler og magasiner, samt rehabilitering av det gamle statsarkivbygget fra Til tross for denne økningen har vi ikke maktet å holde tritt med det økte behov for magasiner til alt analogt materiale som skal avleveres, og nåværende magasinkapasitet er for alle praktiske formål fullt utnyttet. For midler til annen drift har realøkningen vært beskjeden, og langt under de opptrappingsplanene som ble lagt i ABM-meldingen og kulturmeldingen, og som er en nødvendig forutsetning for at Arkivverket skal kunne løse de enorme oppgavene knyttet til bevaring av digitalt skapt materiale. Side 5 av 32

6 Tabellen nedenfor viser utviklingen i Arkivverkets regnskapstall for henholdsvis lønn, bygningers drift og annen drift i perioden År Lønn Andel Bygningers drift Andel Annen drift Andel Total ,2 % ,2 % ,6 % ,5 % ,8 % ,7 % ,4 % ,6 % ,1 % ,3 % ,4 % ,2 % ,7 % ,5 % ,8 % *) ,7 % ,5 % ,8 % *) Tildelt utgiftsramme 2015 (Post 01) fordelt med samme "nøkkel" som regnskap (Omlegging mva fra utgjør ca 8,1 mill. Sammenlignbar bevilgning utgjør 330,7 mill.) Side 6 av 32

7 3 Årets aktiviteter og resultater Offentlig sektor skal digitaliseres. Bruk av ikt for å fornye, forenkle og forbedre samfunnet er en viktig premiss for Arkivverket, her har vi store utfordringer, men synliggjør årets resultater. Regjeringen vil gi norsk kulturpolitikk en ny retning ved å stimulere til vekst og verdiskaping nedenfra fremfor å styre ovenfra. Arkivverket har i 2014 følgende mål: 1. sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon 2. øke bruken av arkivene 3. utvikle fellesløsninger for arkivsektoren 3.1 Hovedmål 1: Sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon Resultatmål 1.1: Etablere og koordinere et bredt faglig samarbeid i arkivsektoren Styringsparametere Et omforent program for ansvarsfordeling og prosesser for arkivsektorens samarbeid i SAMDOK er etablert I 2013 inviterte Riksarkivaren til et bredt samarbeid om utviklingsoppgaver i arkivsektoren. Bakgrunnen var stortingsmelding om arkiv og de utfordringer meldingen pekte på. Norsk Arkivråd, KS, Landslaget for Lokal og Privatarkiv, Arbeiderbevegelsens og bibliotek og representanter for Riksarkivet og 2 statsarkiv har utgjort det sentrale partnerskapet. I tillegg har en hatt tett dialog med Difi, KMD, systemleverandører og andre. Det har vært gjennomført flere åpne fagdager, en Samdok-konferansen (190 deltakere) og gjennom bloggen Samdok.com har en informert løpende om arbeidet. Samdok har vært ledet og koordinert av Riksarkivet. SAMDOK-programmet har i 2014 lagt vekt på tre satsingsområder: kommunale arkiv, privatarkiv og arkiv i e-forvaltning. Samdok har disponert 2 millioner kroner i 2014 til 14 ulike prioriterte oppgaver. Rundt 75 fagpersoner fra partnerne har deltatt i ulike arbeidsgrupper - og prosjektgrupper i løpet av Tiltak er gjennomført i samsvar med Arkivverkets prioritering av virkemidler i Arkivverkets ansvar for oppfølging av arkiver i kommunal sektor Flere tiltak er gjennomført for å styrke arbeidet med kommunale arkiv. En pilot for synkron overføring ble planlagt i samarbeid med IKA Kongsberg og KS/KommIT og skal gjennomføres i En annen har kartlagt digitalt skapt materiale i kommunal sektor skapt mellom 1985 og 2010 som grunnlag for å utarbeide plan for videre oppfølging. Fagdager og faglige foredrag på Samdok-konferansen har vært rettet inn mot arbeidet med kommunale arkiv. Tidlig i 2014 ble nye retningslinjer for bevaring og kassasjon publisert. En startet også med å se på utfordringene kommunal sektor vil få i forbindelse med forvaltningsreformen. Arbeidet med ny strategi for et mer samordnet tilsynsarbeid ble prioritert i 2014 for å bygge kompetanse i statsarkivene og for å etablere en mer enhetlig metodikk. En rapport tiltak om ambisjonsnivået for arbeidet med privatarkiver er utarbeidet (rapporten skal kunne brukes som grunnlag for en strategi for dette arbeidet) Side 7 av 32

8 Det er utarbeidet en omfattende rapport som beskriver status, og fordringer og aktuelle tiltak for å styrka arbeidet med privatarkiv og for nå målet om en samlet samfunnsdokumentasjon. Det ble også utviklet metodikk og verktøy for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for å hjelpe institusjoner og andre i arbeidet med planer, prioriteringer og tiltak. Fem hovedutfordringer påpekes; skjev geografisk fordeling av bevart materiale, etterslepet på bevaring av papirarkiv (særlig bedriftsarkiv), mangel på magasinplass for privatarkivmateriale, manglende bevaring av elektronisk skapte privatarkiv og behovet for videre arbeid med regionale og nasjonale bevaringsplaner. Elleve konkrete forslag til tiltak foreligger Resultatmål 1.2: Aktiv og synlig i arbeidet med elektronisk arkivdanning og dokumentfangst Styringsparametere Antall tilsyn som er gjennomført i statlig og kommunal sektor I 2013 ble det satt i gang et arbeid med å gå gjennom erfaringer med tilsynsarbeidet og utarbeide en ny strategi for tilsyn rettet mot statlig og kommunal sektor. Dette er ført videre i 2014 med kompetansetiltak og videre arbeid med metodikk. KS, kommunale arkivinstitusjoner og arkivfaglige organisasjonene har kommet med innspill. Målet er å styrke arbeidet med tilsyn, sikre at det utføres etter felles metodikk og blir prioritert etter felles mål. Dette arbeidet har lagt beslag på mye ressurser. Antall utførte kommunale tilsyn har også gått opp fra 32 i 2012, 46 i til 2013 og 58 i Det var planlagt to statlige tilsyn i 2014, men bare ett ble gjennomført. Det skyldes arbeidet med overordnet metodikk. For 2015 er det planlagt åtte tilsyn med aktører i sentralforvaltningen. Det er også etablert en tilsynsportal i Arkivverket for intern kommunikasjon og kompetanseportal for alle som arbeider med tilsyn. Tilsynsarbeidet vil fokusere mer og mer på elektronisk arkivdanning og digitalt skapt materiale og arbeidet med metodikk og kompetanse blir innrettet mot det. Oversikt over Arkivverkets gjennomførte tilsyn i 2014 framgår av tabellen nedenfor. Tallene for 2013 står i parentes. Enheter Tilsyn med statlige arkivskapere 2014(2013) Tilsyn med kommunale arkivskapere2014 (2013) Riksarkivet 1 (2) (0) SA Oslo (0) 12 (12) SA Hamar (0) 5 (6) SA Kongsberg (0) 6 (3) SA Kristiansand (0) 6 (4) SA Stavanger (0) 4 (0) SA Bergen (0) 2 (3) SA Trondheim 0 (2) 16 (11) SA Tromsø (0) 7 (7) Sum Arkivverket 1(4) 58 (46) Side 8 av 32

9 Delprosjekter knyttet til arkiv i e-forvaltning gjennom SAMDOK-programmet er planlagt og/eller gjennomført I 2014 var seks av totalt 14 prioriterte oppgaver, knyttet til arbeidet med arkiv i e- forvaltning. Av disse kan vi nevne tre piloter for synkron overføring av arkivmateriale til depot/earkiv, nytt tjenestegrensesnitt mot Noark5, kartlegging av kompetansemiljø for elektroniske arkiv, kartlegging av digitalt skap materiale i kommunal sektoren og rapport om arkivkjerne som felleskomponent i offentlig forvaltning. I november 2014 startet Riksarkivet i samarbeid med Riksantikvaren en pilot for synkron overføring av digitalt skapt materiale fra Riksantikvaren til Riksarkivet med RDF som datamodell. Første testdata ble overført i desember 2014 og reelle data ble overført like etter årsskiftet. Piloten avsluttes i mars Dette har vært et vellykket og nyskapende prosjekt og et viktig grunnlag for rapporten om earkiv som kom i første utkast i desember 2014 og i endelig versjon i januar Det er behov for utvikling av metode for håndtering av digitalt skapte privatarkiv. Dette er godt dokumentert i rapporten om privatarkivarbeidet, dette arbeidet vil bli prioritert i Kompetanseprogram for arbeidet med digitalt skapte arkiv i Arkivverket er gjennomført Arkivverket har i 2014 gjennomført et program for å styrke kompetanse på arbeidet med digitalt skapte arkiver. Det har også vært arrangert fagdager, konferanser og workshops Resultatmål 1.3: Redusere avleveringsetterslepet for digitalt skapt arkivmateriale Styringsparametere Alle uttrekk fra forvaltningens systemer er ferdig ordnet før avlevering til Arkivverket Dette er et langsiktig mål, men viktig arbeid ble gjort i I digitalt materiale som kommer til Arkivverket er det en del feil som går igjen. I 2014 ble det derfor utarbeidet en veiledning og en sjekkliste for arkivskapere som skal avlevere materiale til Riksarkivet. Sjekklisten er et viktig verktøy for å klargjøre de forpliktelser arkivskaper har til å følge Riksarkivets krav i forbindelse med innlevering av digitalt arkivmateriale. Fra februar 2015 vil undertegnet sjekkliste bli en del av den faste rutinen for avtaleinngåelse med statlige arkivskapere. Riksarkivet har óg i 2014 hatt prosjektorienterte møter med forvaltningen, samt startet å dele testverktøy med uttrekksprodusenter og arkivskapere. Dette har skapt større forståelse og bedre kvalitet på de innleverte uttrekk. Vi har og utarbeidet en kravspesifikasjon for et nytt testverktøy som skal utvikles med tanke på bruk hos arkivskaper. Det er satt av midler til utvikling av slikt verktøy i Tanken er at arkivskapere kan laste ned dette verktøyet og selv teste og validere data før avlevering til Riksarkivet. Sammen med arbeidet med pilotene for synkron overføring er dette viktige strategiske steg mot å kunne motta ordnete digitalt skapte arkiv. Ordnet betyr at de arkiv (uttrekk) som kommer til Riksarkivet som hovedregel tilfredsstiller alle definerte krav. Kapasiteten og hastigheten på Arkivverkets mottak og godkjenning av nye uttrekk er økt i forhold til Tabell. Digitalt skapt materiale - uttrekk Side 9 av 32

10 Mottatte uttrekk Behandlete uttrekk Restanse, ubehandlete uttrekk Samlet bestand uttrekk Antallet behandlete (godkjente eller avviste) uttrekk har økt fra 77 i 2013 til 242 i Restanse over ubehandlete uttrekk har på samme tid gått ned fra 313 til 258. Tilbakemelding på testresultater er gitt innen 4 uker Riksarkivet har i 2014 brukt mye tid og ressurser på å gjennomgå og forbedre alle rutiner i arbeidet med mottak og behandling av digitalt skapt materiale. På slutten året 2014 ble de fleste uttrekk testet og tilbakemelding gitt innen 4 uker. Her vil en arbeide videre med rutineforbedringer. En ordning hvor arkivskaper forhåndstester egne uttrekk før avlevering til Arkivverket er iverksatt Vi viser her til det som er sagt over. Enkelte arkivskapere har startet arbeidet med å prøve ut testverktøy. Det er planlaget å utvikle et nytt testverktøy som skal tilpasses forvaltingen som målgruppe, og det er satt av midler til dette i Gjennom piloter for synkron overføring har Riksarkivet lagt grunnlag for å kunne ta i bruk andre og mer rasjonelle måter for testing, validering og overføring av data Resultatmål 1.4: Være a jour med avlevering av papirbasert arkivmateriale Styringsparametere Antall hyllemeter papirmateriale mottatt av statlige og private arkiver i 2014 Totalt ble det avlevert og deponerte hm med papirarkiver til Arkivverket i Av dette utgjorde hm arkiver fra statsforvaltningen, og avleverte og deponerte privatarkiver. Dette er en økning på om lag 7,5 % fra året før. I tillegg har Statsarkivet i Oslo i 2014 tatt imot 540 hm med kommunale arkiver som er deponert fra kommuner i Akershus, der det ikke finnes noe interkommunalt arkiv. Totalt har Statsarkivet i Oslo tatt i mot 1896,6 hm med deponert kommunalt arkivmateriale. Side 10 av 32

11 Tabellen nedenfor viser for hver enkelt enhet, og Arkivverket som helhet, hvor mye arkivmateriale som ble avlevert eller deponert i Alle tall er oppgitt i hyllemeter. Enheter Avleverte statlige arkiver Avleverte og deponerte privatarkiver Sum avleverte arkiv Riksarkivet SA Oslo SA Hamar SA Kongsberg SA Kristiansand SA Stavanger SA Bergen SA Trondheim SA Tromsø Samisk arkiv Sum SA, samisk Sum Arkivverket Antall hyllemeter samlet arkivbestand av statlige og private arkiver Arkivverkets bestand av papirarkiver var ved utgangen av 2014 på hm. Av dette hadde hm statlig proveniens og hm var privatarkiver. Dette innebærer at privatarkivene utgjør 14,7 % av bestanden. Tabellen nedenfor viser for hver enkelt enhet, hvor mye av arkivmateriale som er fra statlig sektor og hvor mye som er privat. Alle tall er oppgitt i hyllemeter. Enheter Statlig Privat Samlet Riksarkivet SA Oslo SA Hamar SA Kongsberg SA Kristiansand SA Stavanger SA Bergen SA Trondheim SA Tromsø Samisk arkiv Sum Arkivverket Side 11 av 32

12 Antall hyllemeter lagringskapasitet Arkivverkets magasiner for oppbevaring og sikring av papirarkiver har en samlet kapasitet på hm. Ved utgangen av 2014 sto hm ledig. Det tilsvarer 6,7 % ledig kapasitet. Til tross for at både forvaltningen og private arkivskapere i stadig større grad kommer til å gå over til elektronisk arkivering, må Arkivverket forberede seg på å ta i mot betydelige mengder papirarkiver i årene som kommer. Det er av vesentlig betydning for Arkivverket å ha ledig kapasitet til å ta i mot nye avleveringer. I Riksarkivet og statsarkivene i Oslo og Hamar er magasinene fulle. Mulighet for å leie midlertidig tilleggsmagasin er undersøkt. Egnede, rimelig lokaler ble funnet på Alnabru. De ville gitt en kapasitet på om lag hm. Av budsjettmessige hensyn valgte man ikke å leie tilleggsmagasin. I stedet er det sendt ut varsel om avleveringsstopp til arkivskapere som avleverer til disse enhetene. Ledig kapasitet i Riksarkivbygningen er i spesialmagasin for kart, tegninger, foto og gradert materiale. Ved Statsarkivet i Stavanger er magasinkapasiteten midlertidig fylt opp inntil nytt bygg står klart. Det ble i 2014 ikke tatt noen endelig beslutning om oppstart og utbygging av Norsk Helsearkiv og fellesdepot for etaten på Tynset. Den planlagte utbyggingen vil øke etatens magasinkapasitet med hm, hvorav hm til Norsk helsearkiv. Slik situasjonen er nå, kan bygget tidligst står klart i 2018/2019. Saken ligger til oppfølging i departementet. Tabellen nedenfor viser for hver enkelt enhet total magasinkapasitet og hvor mye som sto ledig ved utgangen av Alle tall er oppgitt i hyllemeter. Enheter Magasinkapasitet, totalt Magasinkapasitet, ledig Prosent ledig Riksarkivet og SA Oslo ,6 % SA Hamar ,7 % SA Kongsberg ,1 % SA Kristiansand ,6 % SA Stavanger ,00 % SA Bergen ,2 % SA Trondheim ,5 % SA Tromsø ,5 % Samisk arkiv ,6 % Sum SA, samisk ,7 % Sum Arkivverket ,7 % Side 12 av 32

13 3.2 Hovedmål 2: Øke bruken av arkivene Resultatmål 2.1: Forbedre det digitale tjenestetilbudet på nettet Styringsparametere Antall skannede, publiserte sider i Digitalarkivet For å forbedre det digitale tjenestetilbudet på nett har etaten fortsatt arbeidet med å skanne prioriterte papirarkiver med den hensikt å publisere dem i Digitalarkivet (digitalarkivet.no). Arbeidet foregår først og fremst i Riksarkivet, men med bidrag fra statsarkivene. I 2014 ble det produsert 3,7 millioner bilder, som tilsvarer ca. 5 millioner sider. Det ble i 2014 publisert 1,1 millioner skannede bilder i Digitalarkivet. Med dette er det totalt publisert 16,2 millioner skannede bilder i Digitalarkivet. 5,5 millioner bilder som ikke kan publiseres åpent i Digitalarkivet, ble i 2014 publisert i en lukket tjeneste for saksbehandlere i Arkivverket, Kartverket og Domstoladministrasjonen. Antall transkriberte poster i Digitalarkivet Etaten har fortsatt med transkribering av kirkebøker og folketellinger for å gjøre kildene søkbare i Digitalarkivet. I 2014 ble det produsert ca personposter. Digitalarkivet mottok i tillegg ca poster fra eksterne bidragsytere. Ved utgangen av 2014 var det ca. 24 millioner søkbare personposter i Digitalarkivet. Personpostene er hentet fra kirkebøker (ca. 13 millioner), folketellinger (ca. 9 millioner), emigrantprotokoller (ca. 1 million) og diverse kilder (ca. 1 million). Antall publiserte arkivenheter i Arkivportalen Arkivportalen gir nå tilbud om søking etter arkivmateriale fra 62 statlige, kommunale og private arkivinstitusjoner. Dette er seks flere institusjoner enn året før. Antall arkivinnførsler i 2014 var 4,8 millioner, en økning på innførsler fra året før. Om lag 4,1 millioner innførsler kommer fra Arkivverkets kataloger. Totalt finnes det informasjon om ulike arkiv i portalen Resultatmål 2.2: Stimulere til nettbasert selvbetjening For å stimulere til nettbasert selvbetjening arbeider etaten kontinuerlig med å videreutvikle Digitalarkivet. Omlegging til ny teknologisk plattform for søk i transkribert arkivmateriale har vært hovedprioritet siden 2010 og nådde et foreløpig sluttpunkt våren 2014, men det arbeides videre med vedlikehold og mindre utbedringer. Resten av 2014 fikk programvare for visning av skannet arkivmateriale størst oppmerksomhet. I 2015 vil opptil ti år gammel og til dels utdatert programvare bli byttet ut. Med nye programvarer skal det bli enklere for uerfarne brukere å finne frem i arkivene. Tinglysingsarkiver har et stort potensiale for nettbasert selvbetjening, og i 2014 har det vært prioritert å bearbeide og tilpasse digitale registre til panteregistre, slik at disse registrene kan utnyttes bedre med ny programvare for visning av skannet arkivmateriale. Styringsparametere Antall besøkende i Digitalarkivet Digitalarkivet hadde i 2014 ca. 5,3 millioner besøk. Side 13 av 32

14 Antall åpnede poster i Digitalarkivet Besøkene i Digitalarkivet genererte ca. 171 millioner sidevisninger, med skannede kirkebøker (ca. 96 millioner) og søk i transkribert arkivmateriale (ca. 54 millioner) som de mest populære delene av Digitalarkivet. Tallene er lavere enn i 2013 (ca. 240 millioner sidevisninger), noe som skyldes flere forhold. Blant annet er en stor andel av besøkene flyttet fra gamle til nye søkesider for transkribert arkivmateriale, hvor søkene er mer effektive og genererer færre sidevisninger. Vi ser også at TV-serien "Hvem tror du at du er?" skapte ekstra høye besøkstall da den ble vist i Antall besøkende i Arkivportalen Antall besøkende i Arkivportalen var i 2014 på , dette er en reduksjon på om lag 13% fra året før ( ) Antall besøkende ligger nå på omtrent samme nivå som for 2012 ( ) Resultatmål 2.3: Øke kjennskapen til Arkivverkets institusjoner og deres oppgaver og tjenester Styringsparametere Andel som har kjennskap til Arkivverkets institusjoner og tjenester (måles gjennom brukerundersøkelser) har økt i forhold til 2013 Det er i 2014 gjennomført en undersøkelse om hvor stor andel av befolkningen som har kjennskap til Arkivverkets institusjoner og tjenester. Tallene viser at 9 % av befolkningen har kjennskap til Arkivverket (mot 11 % i 2012), 64 % har kjennskap til statsarkivene (mot 80 % i 2012) og 81 % har kjennskap til Riksarkivet (mot 73 % i 2012). 46 % oppgir at de har kjennskap til hvilke oppgaver vi utfører (mot 35 % i 2012) og 93 % synes Arkivverket utfører en viktig eller svært viktig samfunnsoppgave (mot 82 % i 2012). Undersøkelsene viser tydeligst at etatsnavnet Arkivverket er svært dårlig kjent i befolkningen. Antall medieomtaler gjennom medieovervåkingstjenester har økt i forhold til 2013 Etaten var godt synlige i mediebildet i Det var 1251 medieoppslag om Riksarkivet i 2014 mot 824 året før. Antall følgere på sosiale medier har økt med 30 % i forhold til 2013 Arkivverket hadde stor aktivitet på sosiale medier som Facebook, Twitter, Instagram og blogger i Alle etatens institusjoner har Facebook-profiler, og antall følgere øker raskt. Ved utgangen av 2014 var det følgere på Facebook mot året før. Side 14 av 32

15 3.3 Hovedmål 3. Utvikle fellesløsninger for arkivsektoren Resultatmål 3.1: Bidra til at arkivsektoren har tilgang til gode løsninger for digitale nettjenester Styringsparametere Felles strategi for arkivsektoren når det gjelder tilgang til digitalt innhold på nettet er utarbeidet Gjennom Samdok-prosjektet ble det i samarbeid med en rekke aktører i arkivsektoren utarbeidet en rapport der en påpeker behovet for felles autoriteter og identifikatorer (URIer) i arkivsektoren. Rapporten beskriver behovet for felles vokabular og kommer med anbefalinger for videre arbeid i I EU-prosjektet LoCloud, der Riksarkivet er europeisk koordinator, blir det utviklet ulike løsninger for arbeidet med metadata og beriking av metadata. For å øke bruken av data fra folketellingen fra 1910, ble det i 2013 starten et arbeid med automatisk kartfesting av buplasser i tellingen. Verktøy fra LoCloud ble benyttet. Dette arbeidet har blitt videreført i Det er laget en RDF-basert datamodell for å beskrive alle data i folketellingen Hele tellingen ble og konvertert til RDF og gjort tilgjengelig gjennom et eget Sparql endpoint. Dette vil gjøre det lettere å publisere tellingen som åpne data og som åpne lenka data (LOD). Dette arbeidet er dokumentert her: lod.riksarkivet.no/apps. Det er arbeidet med å legge grunnlaget for et felles vokabular for foto basert på RDF. Et samarbeid om åpne data, semantisk web og mobil formidling med partnerne i prosjektet Kultur og naturreise er gjennomført Riksarkivet er partner i prosjektet Kultur- og naturreise, som arbeider med å tilgjengeliggjøre og formidle stedsbasert kultur- og naturinformasjon gjennom mobile tjenester. Prosjektet fremmer tilgjengeliggjøring og bruk av åpne data. Folketellingen 1910 har vist seg å være et populært datasett som etter hvert har blitt benyttet i mange app-er. Datasettet for folketellingen 1910 tilbys også i RDF-format Resultatmål 3.2: Fellesløsninger for behandling av digitalt skapt materiale Styringsparametere Nye felles IT-løsninger for arbeidet med mottak og langtidslagring av digitalt skapt materiale er utarbeidet Riksarkivet mener dette punktet er positivt besvart i tekster under punkter over. Et organisatorisk samarbeid om prioriterte felles utviklingsprosjekter innenfor SAMDOK-programmet er gjennomført Riksarkivet mener at også dette punktet er positivt besvart i tekster under punkter over. Side 15 av 32

16 3.4 Regionale enheter - statsarkiv og Samisk arkiv Statsarkivene har ansvar for statens regionale og lokale arkivoppgaver og utfører et bredt spekter av oppgaver tilknyttet mottak, bevaring og formidling av statlige og private arkiver. Oppgavene inkluderer veiledning og tilsyn av arkivarbeidet i kommunene. Enkelte etatsoverordnede oppgaver er tillagt statsarkiv. Samisk arkiv arbeider med arkiver etter private samiske aktører. Regionprosjektene I 2014 ble det gjennomført fem regionprosjekter hvis hensikt var å legge til rette for en likere oppgaveløsning i statsarkivene. Prosjektene var: Modernisering av lesesalen Brukerforespørsler i statsarkivene Avlevering og mottak Arbeidet med digitalt skapt materiale i statsarkivene Innsynsforespørsler Prosjekt Norsk olje- og gassarkiv I januar 2014 ble det treårige prosjektet Norsk olje- og gassarkiv startet opp. Hensikten med prosjektet er bl.a. å ansvarliggjøre de ulike aktørene innenfor olje- og gassektoren, forsterke og utvikle nye nettverk og samarbeidsformer, å bevare og tilgjengeliggjøre mer materiale fra sektoren, gi økt bruk av arkivene og utvikle alternative måter å organisere AVs oppgaver på. Byggeplaner Flere av statsarkivene har egne, eller er en del av, større byggeprosjekt. Statsarkivet i Hamar må utbedre magasinforholdene og arbeider for å finne forbedrede løsninger i Lille Strandgata 3. Statsarkivet i Stavanger skal flytte og inngå i samarbeid med andre arkivaktører i Arkivenes hus på Ullandhaug. Avtale om dette ble undertegnet av riksarkivaren i oktober. Statsarkivet i Tromsø arbeidet med planer om utvidelse av en ny kontoretasje. Statsarkivet i Kongsberg er nå koblet sammen med IKA Kongsberg sitt nye lokale med en gangbro. 3.5 Kommunikasjon Arkivverket arbeider aktivt for å løfte fram saker fra etaten i media. Dette har resultert i en økning i antall direkte henvendelser fra journalister. Vi har fått betydelig større oppmerksomhet i media i 2014 enn tidligere år. Medieomtale som har vært viktig for oss i 2014 er: Medieomtale av grunnlovsjubileet i hele Norge En dement stat kronikk fra Riksarkivaren fikk stor oppmerksomhet Et innlegg fra Riksarkivet om skylagring startet en viktig debatt Et samarbeid med Aftenposten Historie har resultert i 10 oppslag i 2014 Åpning av landssvikarkivet da vedtaket ble fattet og på slutten av året Oppmerksomhet om åpningen av Norsk olje- og gassarkiv Vi har også startet en prosess med sikte på å komme fram til et annet etatsnavn enn Arkivverket. Den prosessen videreføres i Etatens plan for beredskaps- og krisekommunikasjon ble oppdatert og ajourført slik at den er på linje med det øvrige beredskapsarbeidet vårt. Intern kommunikasjon er viktig for ansatte i en landsomfattende etat som vår. Derfor gjennomfører vi felles informasjonsmøter, 3-4 hvert halvår. Intern kommunikasjon blir tillagt stor vekt i det kommende strategiarbeidet. Side 16 av 32

17 3.6 Juridisk arbeid Arkivverket har i 2014 hatt økt oppmerksomhet på betydningen av juridisk kompetanse i etaten, for å sikre både kvalitet i egen oppgaveløsning og gjennomslag for våre synspunkt i møte med øvrig forvaltning. Det har vært jobbet med rekruttering av jurister til Riksarkivet. Riksarkivet har gjennom året besøkt alle statsarkivene og holdt dagskurs i grunnleggende forvaltningsrett. Riksarkivet har bistått departementet i arbeidet med å kartlegge juridiske hindre for bruk av skytjenester i offentlig arkivdanning. Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunale og fylkeskommunale arkiv (riksarkivarens forskrift kap IV) ble iverksatt 1. februar Det har vært jobbet med å ferdigstille nye felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for staten (riksarkivarens forskrift kap III). De nye bestemmelsene vil ventelig tre i kraft i mars Norsk helsearkiv Aktiviteten i 2014 er gjennomført i tråd med interimsorganisasjonens planer for oppstart av Norsk helsearkiv (NHA) på Tynset i Etter gjennomført KS2-prosess i byggesaken, synes det mindre sannsynlig at oppstart av NHA vil bli en realitet i Interimsorganisasjonen har imidlertid ikke kunnskap som gir tilstrekkelig grunnlag for å gjennomføre replanlegging av aktiviteter og milepæler fram til oppstart på Tynset. De periodiske analyser av risikobildet i prosjektet, har ikke avdekket forhold som begrunner umiddelbare tiltak. En liten organisasjon er i seg selv kan innebære en risiko, men dette er håndterbart på lang og mellomlang sikt. Mot slutten av året ble det gjennomført en ekstern sikkerhetsevaluering av iverksatte og planlagte tiltak i forhold til å tilfredsstille Norm om informasjonssikkerhet i helsesektoren. Rapporten bekrefter at interimsorganisasjonens planer er relevante og robuste i forhold til kravene i Normen. Planene antas også å legge til rette for at Norsk helsearkiv kan bli deltaker i Norsk helsenett. De fleste hovedaktivitetene er av slikt omfang at de har pågått gjennom hele eller vesentlige deler av året. Aktivitetene er omtalt i interimsorganisasjonens kvartalsrapporter. Interimsorganisasjonen tilstreber å leie utstyr som er nødvendig for gjennomføring av pilotprosjektene. Anskaffelse av kapitalvarer utsettes til det er påkrevet. I tråd med dette benyttes utstyr fra Riksarkivet og Universitetet i Oslo, for å gjennomføre pilotprosjekter med digitalisering av fysisk arkivmateriale. Interimsorganisasjonen har hatt et godt samarbeid med Nasjonalbiblioteket om utfordringer ved digitalisering, utvikling av systemer for digital lagring, håndtering av store informasjonsmengder, samt digital langtidslagring. De har dialog med Nasjonalbiblioteket og Det kgl. Bibliotek i København om krav til teknisk utstyr til bruk ved digitalisering av fysisk arkivmateriale, samt om hensiktsmessig innretning av produksjonslinjene. Årsregnskapet viser et resultat tilsvarende prognosen som ble oversendt departementet som vedlegg til budsjettsøknaden for Endringen skyldes ettertildeling av midler i desember. Av totale kostander på MNOK 8,99 er MNOK 7,23 knyttet til lønn og personalkostnader. Av resterende kostander på MNOK 1,75, er MNOK 0,5 betaling til Riksarkivet. Overførbare midler legger til rette for at planene for 2015 kan gjennomføres, selv om søknaden og bevilgningen for året er på nivå med tidligere år. Side 17 av 32

18 4 Styring og kontroll i virksomheten 4.1 Overordnede vurdering av styring og kontroll i virksomheten Arkivverkets styring og kontroll i virksomheten består av flere komponenter som i sum gir et akseptabelt nivå på dette arbeidet. De viktigste komponentene er beskrevet i det følgende Budsjettdisponering/-oppfølging Stortingets bevilgning til Arkivverket fordeles internt gjennom den årlige interne budsjettprosessen. Basert på vedtatte virksomhetsplaner, strategiske satsningsforslag og "låste" utgifter fordeles det alt vesentligste av årets tildeling ut på de ulike organisatoriske enhetene innenfor Arkivverket. Attestasjon, godkjenning og betaling av utgifter følger reglementet og bestemmelsene om økonomistyring i staten. Det foretas regelmessig (hver måned) kontroll av forbruk mot tildelte rammer, og ved ikke-planlagte avvik drøftes og iverksettes de nødvendige korrigerende tiltak Virksomhetsplaner Enhetene utarbeider virksomhetsplaner Risikostyring Arkivverket utarbeidet i 2014 en overordnet systematisk plan for arbeidet med risikostyring, basert på blant annet DFØs metoder for slikt arbeid. Planen er beskrevet i tre dokumenter (Policydokument, Innføringsplan 2014 og Prosessbeskrivelse). I innføringsfasen det første året, ble arbeidet konsentrert om fire utvalgte resultatmål. For disse ble det utarbeidet Risikoidentifikasjon og -analyse med tilhørende styringsparametere fra Kulturdepartementets tildelingsbrev for Ambisjonsnivået for planen i 2014 reflekterte at dette var starten på et nytt systematisk arbeid med å integrere risikovurderinger i mål- og resultatstyringen i Arkivverket. Den overordnede risikovurderingen viser at risikobildet gjennomgående ikke er kritisk, men at det fortsatt er noen utfordringer med integreringen av risikostyringen i den øvrige virksomhetsstyringen. Denne innføringsfasen skal gi oss mulighet for å tilpasse metoder og styringsprosesser etter hvert som vi vinner erfaring, noe som er i tråd med de anbefalinger som er gitt Utfordringer For å møte utfordringene i årene fremover (jfr. kap. 5), er Arkivverket i gang med et prosjekt for fullstendig gjennomgang av samfunnsoppdraget, verdikjede og prosess for å skape et målbilde Prosjektet skal fastlegge ny strategi, nødvendige organisatoriske endringer og andre tiltak som må til for å realisere denne. Arkivverket vil ha betydelige styringsutfordringer fremover. Side 18 av 32

19 4.2 Sikkerhet og beredskap I 2014 har Arkivverket intensivert sitt arbeid med å kartlegge risikofaktorer og iverksette forebyggende tiltak for de viktigste hovedfunksjonene. I forbindelse med sikkerhets- og beredskapsarbeidet er det etablert grunnlagsdokument for sikkerhet, samt ehåndbok med rutiner og retningslinjer for alle ansatte. Videre er status for sikkerhet og beredskap fast tema i Arkivverkets ledergruppe. Arbeidet med risiko- og sårbarhetsanalyser og etablering av et eget beredskapsråd har bidratt til økt risikoforståelse og større oppmerksomhet rundt sikkerhet og beredskap. 4.3 Redusere og fjerne "tidstyver" Riksarkivet har i 2014 arbeidet med å kartlegge flaskehalser og forbedringsmuligheter i arbeidet med overføring av digitalt skapt materiale fra forvaltningen til sikkert digitalt depot i Riksarkivet. Flere statlige etater har rapport til Difi at den ordningen som finnes i dag oppleves som en tidstyv. Piloter for synkron overføring av data, rapport om etablering av earkiv som en felleskomponent i offentlig forvaltning er viktige skritt som er tatt av Riksarkivet i Det har vært omfattende dialog med forvaltningen som viser store behov for forbedringer innenfor dokumentforvaltning og arkiv, hvor Riksarkivet kan spille en vesentlig rolle (f eks arkivloven og forskriften samt metodeutvikling). 4.4 Likestilling Arkivverket arbeider aktivt for likelønn både gjennom lokale lønnsforhandlinger og i forbindelse ved tilsetting. I forbindelse med lønnsoppgjøret høsten 2014 avdekket vi ikke kjønnsrelaterte lønnsforskjeller innenfor stillingsgruppene i Arkivverket. Kvinner utgjør en større andel av medarbeidergruppen i de lavest lønnede stillingene og dette gir utslag ved sammenligning av kvinner og menns gjennomsnittslønn. Bruk av lønnsstatistikk som viser kvinner og menns lønn innenfor de ulike stillingsgruppene og tilbud om lønnssamtaler til samtlige medarbeidere i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger, samt bruk av lønnsstatistikk som referanse ved lønnsinnplassering, gjør at vi har et godt grunnlag til å forebygge lønnsforskjeller. En gledelig utvikling fra 2013 er at kjønnsfordelingen mellom kvinner og menn i lederstillinger har endret seg slik vi nå har flest kvinnelige ledere, fordelt med 51 % kvinnelige og 49 % mannlige ledere. Endringen i kjønnsfordeling mellom kvinner og menn totalt endret seg fra 2012 til 2013 slik at vi totalt sett er flere kvinner enn menn, og denne fordelingen har befestet seg i Mannlige lederes gjennomsnittslønn er fortsatt høyere enn kvinner, men differansen er klart redusert. Lavere gjennomsnittlig lønn for kvinnelige leder har i hovedsak sammenheng med at flere av våre ledere har lang ledererfaring. Ved sammensetning av interne arbeidsgrupper og utpeking av prosjektledere legges det vekt på balansert kjønnsfordeling i så stor utstrekning som mulig. Side 19 av 32

20 Tabellen nedenfor viser fordelingen mellom kvinner og menn på de ulike stillingsnivåer i Arkivverket og gjennomsnittslønn for de samme. Tabell-Likestilling Totalt Lederstillinger Øvrige stillinger Likestilling Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kjønnsfordeling- Alle ansatte 53 % 47 % 51 % 49 % 53 % 47 % Kjønnsfordeling-Heltidsansatte 49 % 51 % 50 % 50 % 49 % 51 % Kjønnsfordeling-Deltidsansatte 65 % 35 % 67 % 33 % 65 % 35 % Gjennomsnittslønn (1.000) Gjennomsnittslønn Kvinner/Menn 90 % 97 % 89 % 4.5 Miljøarbeid Arkivverkets arbeid påvirker i liten grad det ytre miljø. Vår ressursbruk er i hovedsak knyttet til lokaler og lønn til ansatte. I anbudsprosesser stiller vi krav til leverandører at de skal ha et fungerende HMS-system. Det er vår vurdering at innkjøp foretas i tråd med tilstrekkelig hensyn til vårt miljø- og samfunnsansvar. Vi arbeider planmessig med å redusere sykefraværet og å legge forholdene til rette for et godt indre miljø. Vi er IA-bedrift og fortsetter arbeidet med tiltak for inkluderende arbeidsliv. Side 20 av 32

21 5 Vurdering av framtidsutsikter Arkivverket står foran store utfordringer i årene fremover. Det blir viktig at Arkivverket er en toneangivende samfunnsaktør, som bidrar til å utvikle arkivfaget og styrker fagmiljøene nasjonalt, regionalt og lokalt. Overgangen fra papir til elektronisk saksbehandling/kommunikasjon og større åpenhet i forvaltningen, samtidig med brukere som etterspør arkivinnhold via nye kanaler, stiller helt nye krav til Arkivverkets virksomhet. Parallelt med dette skal store mengder papirarkiver mottas, oppbevares og gjøres tilgjengelig. For å møte disse utfordringene og løse dem på en tilfredsstillende måte, er det nødvendig både med en strukturell gjennomgang av Arkivverkets virksomhet, og tilførsel av ny kompetanse og større økonomiske rammer. Produksjonen av arkivverdig materiale foregår nå i praksis utelukkende elektronisk. Elektroniske saksbehandlingssystemer og fagsystemer i ulike varianter og ekspanderende mobil kommunikasjon stiller helt nye krav til arkivering og prosesser for bevaring. Data og informasjon "flyter" fritt omkring og skille mellom originaler og kopier vannes ut. Fangst, merking og bevaring av slikt materiale er en helt ny "bransje". Prosedyrer, systemer, kompetanse og andre komponenter må gjennom store endringer. Avleveringstakten på analogt materiale øker i takt med overgang til elektronisk saksbehandling. Tilgjengelige magasiner er fulle, og det må enten etableres store mengder nye egnete magasiner, apparat for digitalisering (og kassering) av dette materialet eller begge deler. Økt bruk av digitale medier stiller stadig nye krav fra publikum. Tilgjengelighet kan ikke lenger måles i lesesalers åpningstid, men i andel av arkivbestanden som er elektronisk tilgjengelig for alle til enhver tid (24/7). Enkle verktøy for å få tak i relevant informasjon og å kople ulike informasjoner fra ulike kilder blir en forutsetning for å få "arkivene ut til folket". Det er et mål om mer effektiv samhandling innenfor det offentlige og det private for å legge til rette for langtidslagring av så vel offentlig som privat arkivmateriale. Dette er viktig for å få en helhetlig samfunnsdokumentasjon og pga privatisering av offentlige tjenester med krav til dokumentasjon. Dette øker presset på enhetlige løsninger for arkiv, og at arkivdanning skjer med standardiserte, forutsigbare og åpne løsninger som kan benyttes på tvers av temaer, arkivskapere og formål. Dokumentasjonsforvaltningen gjennomgår et paradigmeskifte, hvor Arkivverket vil og bør sitte i førersetet de kommende årene for å møte og løse viktige sider ved denne utviklingen. Blant annet i lys av dette er det igangsatt et arbeid med gjennomgang av Arkivverkets samfunnsoppdrag og hvorledes vi bør innrette virksomheten for å etablere og nå et ønsket målbilde i I tillegg er det spilt inn et satsingsforslag for perioden , earkiv i offentlig forvaltning hvor en tidsmessig og effektiv modell for offentlig dokumentasjonsforvaltning og bevaring er skissert. Det vil bli nødvendig med både økt tilførsel av ressurser og nye måter å jobbe og organisere arbeidet på for å nå et slikt målbilde. De sannsynlig viktigste områdene er omtalt i det følgende, og legges som grunnlag for vår budsjettsøknad for Oppsummert er de viktigste utfordringene knyttet til it/infrastruktur, magasinkapasitet, digitalt skapt materiale, digitalisering og organisasjonsutvikling. Side 21 av 32

22 6 Årsregnskap Årsregnskapet presentert her er identisk mer Årsregnskap 2014 for Arkivverket. 6.1 Ledelseskommentar årsregnskapet Formål Arkivverket ble opprettet som egen etat i 1904 og består av Riksarkivet, 8 statsarkiv, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv. Etaten er underlagt Kulturdepartementet og står under leiing av Riksarkivaren. Arkivverkets viktigste oppgaver er: Ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter Gjøre materialet tilgjengelig for bruk Føre tilsyn med arkivdanning og-arbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene Bidra til at private arkiver blir tatt vare på Riksarkivarens myndighet er hjemlet i arkivloven med tilhørende forskrifter. Arkivverket fører regnskap i henhold til kontantprinsippet, slik det fremgår av prinsippnoten til årsregnskapet. Bekreftelse Årsregnskapet er avlagt i henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten, rundskriv R 115 fra Finansdepartementet og Kulturdepartementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til Arkivverket. Jeg mener regnskapet gir et dekkende bilde av Arkivverkets disponible bevilgninger, regnskapsførte utgifter og inntekter i regnskapsåret. Vurderinger av vesentlige forhold Arkivverket mottar bevilgninger over statsbudsjettet på flere Kapittel/Post-grupper. Samlet bevilgning på utgiftssiden utgjorde 388,8 mill (377,5) 1. Av dette utgjorde 43,8 mill (38,1) bevilgning på Post 21 Spesielle driftsutgifter som forutsetter tilsvarende ekstern finansiering. De resterende 345,0 mill (339,4) er midler til drift av Arkivverket og fordelte seg med 333,6 mill (326,6) på Post 01 Driftsutgifter og 11,4 mill (12,8) på Post 45 Større utstyrsanskaffelser og vedlikehold. Arkivverkets samlede driftsutgifter (Post 01) har i 2014 som tidligere år, i all hovedsak blitt benyttet til bygningers drift (42%) og lønn og arbeidsgiveravgift (51%). En viktig årsak til den relativt store andelen til bygningers drift er at Arkivverket leier store arkivmagasiner åtte forskjellige steder i landet for oppbevaring av papirarkiver, kart, foto mm. De fleste av de tilgjengelige magasinene er fylt opp, og kostnadene ved utvidelser i magasinplass for å møte fremtidig behov vil øke. Det har innenfor rammen av de tildelte midler vært vanskelig å finne midler til relevant satsning på håndtering av digitalt skapt materiale. Veksten i arkiv- og bevaringsverdig digitalt skapt material øker dramatisk i både statlig og privat sektor. Å sikre slikt materiale krever større investeringer i teknisk utstyr, infrastruktur, systemer og kompetanse enn Arkivverket har funnet rom for. Det vil derfor bli nødvendig i fremtiden å trappe opp vesentlig bevilgningene til Arkivverket for å møte disse utfordringene og samtidig kunne ta imot den betydelige mengden avleveringsklare papirarkiver som ligger ute i statlige virksomheter. På grunn av noe høyere refusjoner fra NAV og inntekter enn forutsatt, fikk Arkivverket et samlet faktisk mindreforbruk i 2014 (eksklusiv Oppdrag) på 8,2 mill som er søkt overført til Tilsvarende tall for 2013 i parentes DOCX Side 22 av 32