Arkivverkets tilpasning til regionreformen

Transkript

1 Sluttrapport, prosjekt april 2019 Organisasjonsnr.: /21

2 Innhold 1. Sammendrag av rapporten Kartlegging av sentrale prosesser og planer i fylkene Gjennomgang av hva Ekspertutvalgets kriterier kan bety for arkivsektoren Oppgaver og ansvar som kan vurderes overført til fylkeskommunen Mulige veier å gå for framtidig organisering av arkivsektoren Bakgrunn for- og gjennomføring av prosjektet Mandat Organisering Kartlegging av prosesser Sentrale prosesser Planlegging i fylkene Utgangspunkt for Ekspertutvalget og oppgavefordelingen Hva betyr Ekspertutvalgets retningslinjer for arkiv? Oppgaver og ansvar som kan vurderes overført til de nye fylkeskommunene Oppgaver på myndighetsområdet Bør kommuner og fylkeskommuner få utvidet myndighet over egne arkiver? Utviklingsoppgaver Kan fylkeskommunen gis en tydeligere utviklerrolle, som tilrettelegger- og koordinator for arbeid med arkiv? Oppgaver med bevaring og formidling Mulige veier å gå for framtidig organisering av arkivsektoren Fylkeskommunemodellen Tilknytningsform Ansvar- og oppgavefordeling Konsekvenser Tilpasninger innenfor dagens organisering Justeringer i oppgavefordeling og forpliktende samarbeid april 2019 Organisasjonsnr.: /21

3 6.3.2 Samlokalisering og samarbeid Konsekvenser Arkivverket som regional tjenesteyter Tilknytningsform Ansvar- og oppgavefordeling Konsekvenser april 2019 Organisasjonsnr.: /21

4 1. Sammendrag av rapporten Arkivverket etablerte våren 2018 prosjektet. Den overordnede begrunnelsen for prosjektet var todelt: Alle statlige virksomheter er oppfordret til å gjennomgå sin oppgaveportefølje med tanke på å overføre statlige oppgaver til de nye fylkeskommunene. Tildelingsbrevets bestilling til Arkivverket om å jobbe for sterke og synlige arkivinstitusjoner og fagmiljøer i alle deler av landet. Prosjektet ble startet opp med en intern arbeidsgruppe i Arkivverket, med ekstern bistand fra Agenda Kaupang. Arbeidsgruppen hadde tre hovedleveranser å innfri: 1. Kartlegge hvilke prosesser som foregår utenfor Arkivverket (AV), men som har relevans for beslutninger AV kan ta. Prosjektet kartlegger i hvilken utstrekning det finnes planer i de nye fylkene for arkiv i regionen etter sammenslåingen i 2020, og hva disse planene i så fall innebærer. I tillegg kartlegger prosjektet hvilke prosesser som pågår i regi av sentrale aktører og hvilke frister AV bør forholde seg til. 2. Gjennomgang av Arkivverkets oppgaver med tanke på om det finnes oppgaver som kan overføres til de nye fylkeskommunene, eller om oppgaver er egnet til å samarbeide om, alternativt settes ut til en regional arkivinstitusjon. 3. Utrede forslag til modeller. Prosjektet er ikke er bedt om å komme med anbefalinger til Arkivverkets ledelse, men har utforsket ulike muligheter for endret ansvars- og oppgavefordeling, organisering og samarbeid i arkivsektoren. 1.1 Kartlegging av sentrale prosesser og planer i fylkene Innledningsvis hentet prosjektet inn informasjon om status og framdrift for to prosesser med relevans for utvikling av arkivsektoren: Kommunal- og moderniseringsdepartementets oppfølging av Ekspertutvalget og Kulturdepartementets arbeid med Kulturmeldingen. Videre kontaktet prosjektet noen utvalgte fylker for å kartlegge hvilke planer de hadde for sammenslåingen og oppgaveutførelsen på arkivområdet. Undersøkelsen viste at planleggingen av ny fylkeskommune så vidt var i gang, men at fokus var på hvordan fylkene skulle håndtere de administrative utfordringene med å avslutte gammel og påbegynne ny fylkeskommune. I den grad det var lagt planer for fremtidig organisering var disse uferdige. På spørsmål om fremtidige planer ville involvere Arkivverket, var tilbakemeldingen at dette vil det være opp til Arkivverket å ta initiativ til. 1.2 Gjennomgang av hva Ekspertutvalgets kriterier kan bety for arkivsektoren Arbeidsgruppen har lagt til grunn Ekspertutvalgets fem kriterier for arbeidet. På overordnet nivå har prosjektet forstått dette som at: fylkeskommunene skal få en tydeligere rolle, også på kulturfeltet. Det er politiske føringer for å overføre enkelte statlige oppgaver til fylkeskommunen. Utvalgets kriterier taler for samling og styrking av fagmiljøer i de nye fylkene. 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

5 Oppgaver som kan ligge nært brukerne bør gjøre det, men uten at det går på bekostning av tilfredsstillende faglig nivå. Ved å forankre kulturoppgaver politisk forventer man å oppnå større gjennomslagskraft, engasjement og samordning av oppgaver. Dette skal skje gjennom det fylkeskommunale planarbeidet (bruk av Plan- og bygningsloven), og arkiv kan også innarbeides i planarbeidet. Oppgaver som krever et nasjonalt overblikk er ikke aktuelle å overføre. 1.3 Oppgaver og ansvar som kan vurderes overført til fylkeskommunen Prosjektet har gjennomgått Arkivverkets oppgaver, ut fra de tre rollene som Arkivverket er tillagt. Det vil si rollen som myndighetsorgan, som utviklingsaktør og som bevarings- og formidlingsinstitusjon for statlige og private arkiv. På overordnet nivå har prosjektet stilt seg spørsmålet om fylkeskommuner og kommuner bør få utvidet myndighet for egne arkiver? Prosjektet ser at dette kan være mulig, under gitte omstendigheter, men at det kan føre til ulikt tjenestenivå og oppgaveutførelse forskjellige steder i landet. Videre har prosjektet sett på rollen som utviklingsaktør, og om fylkeskommunen bør gis en tydeligere utviklerrolle, som tilrettelegger- og koordinator for arbeid med arkiv på regionalt nivå. Prosjektet ser at dette er en rolle det kan passe godt for fylkeskommunen å ha, forutsatt at det overføres som en konkret oppgave og at det følger midler med. Det forutsetter at Arkivverket styrker sitt arbeid med å koordinere innsatsen på utviklingsområdet nasjonalt og legger til rette for fellesløsninger. Når det gjelder rollen som bevarings- og formidlingsinstitusjon, har prosjektet sett på hvordan Arkivverket kan samordne sine oppgaver ved å samarbeide med andre aktører. Prosjektet ser at dette kan bidra til bedre tjenester til brukerne, større fagmiljøer og mulige stordriftsfordeler. Samtidig vil det kunne bidra til ulikt tilbud i regionene og de økonomiske gevinstene fra eventuelle samarbeid er uklare. 1.3 Mulige veier å gå for framtidig organisering av arkivsektoren Prosjektet har sett på tre ulike veier å gå for fremtidig organisering på arkivfeltet. Alle tre svarer på ulikt nivå på behovet for sterke og synlige arkivinstitusjoner og fagmiljøer i alle deler av landet. 1. Fylkeskommunemodellen legger til grunn at det opprettes en fylkeskommunal arkivinstitusjon i hvert av de nye fylkene. Den nye arkivinstitusjonen har oppgaver med arkiver fra stat, fylkeskommune, kommune og private aktører. Modellen krever en full omorganisering av arkivlandskapet. 2. Tilpasninger innenfor dagens institusjonslandskap, med to retninger. Den ene retningen utelukker ikke den andre. Den første retningen legger til grunn at dagens institusjoner samarbeider om å spille inn arkivfaglige problemstillinger til fylkeskommunenes planarbeid, og på den måten forankrer arkivarbeidet i fylkeskommunen. Den andre tar utgangspunkt i samlokaliseringsløsninger som involverer samarbeid om oppgaver, slik det gjøres i Pilot Agder. Begge tilnærmingene kan gjøres innenfor dagens organisering, men det løser ikke utfordringen med den geografiske 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

6 plasseringen av de arkivfaglige institusjonene i forhold til de nye fylkenes administrative grenser. 3. Arkivverket som regional tjenesteyter. Det opprettes en statlig arkivinstitusjon i hvert fylke, som har ansvar for arkiv fra alle tre forvaltningsnivåer. Dette krever også en full omorganisering av arkivlandsskapet. 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

7 2 Bakgrunn for- og gjennomføring av prosjektet Arkivverket etablerte prosjektet våren Det var to hovedbegrunnelser for å starte opp prosjektet, regionreformen og tildelingsbrev til Arkivverket. På overordnet nivå var behovet for Arkivverket å følge regjeringens politikk, slik den var beskrevet i: Meld. St. 22 ( ) «Nye folkevalgte regioner rolle, struktur og oppgaver». 1 Regionalmeldingen: Meld. St. 18 ( ), «Berekraftige byar og sterke distrikt». 2 Ekspertutvalget for nye oppgaver til de nye fylkeskommunene: Regionreformen: «Desentralisering av oppgaver fra staten til fylkeskommunene». 3 For prosjektet ble regjeringens mål, prinsipper og retningslinjer for regionreformen et grunnlag for arbeidet. Spesielt skulle Ekspertutvalgets rapport bli viktig fordi alle statlige virksomheter ble oppfordret til å gjennomgå sin oppgaveportefølje, for å vurdere oppgaver som kunne egne seg å overføre til de nye fylkeskommunene. I den forbindelse skulle prosjektet forberede et kunnskapsgrunnlag om oppfølgingen av Ekspertutvalgets rapport, og hvilke oppgaver som ble foreslått overført fra staten til de nye fylkeskommunene. Disse ble offentligjort 19. oktober Relatert til dette var det behov for å undersøke hvordan de nye fylkeskommunene forberedte seg på å løse arkivoppgaver etter sammenslåingen 1. januar Disse oppgavene ble også lagt til prosjektmandatet. Videre oppfølgingspunkt for prosjektet, var ett av Kulturdepartementets fire overordnede mål med bevilgningene til Arkivverket: «å arbeide for sterke og synlige arkivinstitusjoner og fagmiljøer i alle deler av landet». 5 Dette ble etablert som strategisk mål L5 i Arkivverkets strategi, og prosjektet ble ett viktig tiltak for å se på hvordan de arkivfaglige miljøene kan styrkes nasjonalt. Kunnskapen som ble tilegnet i prosjektet, skulle også kunne brukes som grunnlag for flere eventuelle innspill til arbeidet med den nye Kulturmeldingen som skulle komme i november 2018, og for å svare på høring om ny arkivlov våren Mandat Prosjektmandatet skulle svare på de overordnede føringene og samtidig gi retning for arbeidet i prosjektet. Dette ble uttrykt i følgende samfunnsmål: 1 Meld. St. 22 ( ) «Nye folkevalgte regioner rolle, struktur og oppgaver»; 2 Regionalmeldingen: Meld. St. 18 ( ), «Berekraftige byar og sterke distrikt»; 3 Ekspertutvalget for nye oppgaver til de nye fylkeskommunene: Regionreformen: «Desentralisering av oppgaver fra staten til fylkeskommunene»; 4 Meld. St. 6 ( ), Oppgaver til nye regioner, 5 Tildelingsbrev til Arkivverket 2018 og Meld. St. 8 ( ), «Kulturens kraft Kulturpolitikk for framtida». Tilråding frå Kulturdepartementet 23. november 2018 ( Mandat for et lovutvalg å revidere arkivloven, 1. september 2017( 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

8 «Det er et ønske at de nye regionene skal ha sterke fagmiljøer som er av en slik størrelse at de er robuste nok til å vedlikeholde og utvikle kompetanse og tjenester. Samtidig skal arkivsektoren utnytte ressursene på en mest mulig effektiv måte på tvers av forvaltningsnivåene» Ytterligere konkretisering ble gitt gjennom effektmålet: «Arkivverket vil finne en samarbeidsform med regional sektor som gir best mulig tjeneste til våre brukere samtidig som våre egne ressurser utnyttes på en best mulig måte» Operativt ledet dette til tre hovedleveranser for prosjektet som skulle danne et kunnskaps- og beslutningsgrunnlag for Arkivverkets ledelse. Resultatmål: 1. Kartlegge hvilke prosesser som foregår utenfor Arkivverket (AV), men som har relevans for beslutninger AV kan ta. Prosjektet kartlegger i hvilken utstrekning det finnes planer i de nye fylkene for arkiv i regionen etter sammenslåingen i 2020 og hva disse planene i så fall innebærer. I tillegg kartlegger prosjektet hvilke prosesser som pågår i regi av sentrale aktører og hvilke frister AV bør forholde seg til. 2. Gjennomgang av Arkivverkets oppgaver med tanke på om det finnes oppgaver som kan overføres til de nye fylkeskommunene, eller om oppgaver er egnet til å samarbeide om, alternativt settes ut til en regional arkivinstitusjon. 3. Utrede forslag til modeller. Prosjektet er ikke bedt om å komme med anbefalinger til Arkivverkets ledelse, men har utforsket ulike muligheter for endret ansvars- og oppgavefordeling, organisering og samarbeid for arkivsektoren. 2.3 Organisering Prosjektet startet opp i mars 2018 under: Prosjekteier: Guri Kaspara Lande. Styringsgruppe bestående av Guri Kaspara Lande, Espen Sjøvoll, Øyvind Akerhaugen, Lene Walle og Nils Johan Stoa. Prosjekt leder: Helena Ingegerd Eriksson Det ble anskaffet ekstern bistand fra Agenda Kaupang v/ Gitte Haugnæss som har bistått prosjektleder i arbeidet. Bistanden har omfattet å være samtalepartner, gi kommentarer/innspill på skriftlige utkast til presentasjoner/rapport og deltakelse på møter i prosjektgruppen og styringsgruppen. Fra august 2018 ble det behov for økt kompetanse og ressurser i prosjektet. Det ble derfor nedsatt en intern prosjektgruppe bestående av: Helena Ingegerd Eriksson, Bjørn Bering, Anne Aune, Torkel Thime (tillitsvalgt) og Ole Myhre Hansen. 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

9 3 Kartlegging av prosesser I mandatet var det lagt til grunn at man skulle gjøre to kartlegginger. Den ene kartleggingen skulle ta for seg hvilke sentrale prosesser som foregikk og som kunne ha relevans for Arkivverket. I den andre kartleggingen skulle det undersøkes hvilke planer de nye fylkene hadde for arkiv i forbindelse med fylkessammenslåingen. 3.2 Sentrale prosesser I den første kartleggingen var det to prosesser prosjektet skulle skaffe seg mer informasjon om. Den ene var oppfølgingen av Ekspertutvalgets rapport i Kommunal- og moderniseringsdepartementet, og den andre var Kulturdepartementets arbeid med Kulturmeldingen. Stortinget hadde bedt regjeringen om å utrede hvilke konkrete oppgaver som kan overføres fra staten til fylkeskommunene, slik Ekspertutvalget hadde lagt til grunn. Denne prosessen ble tatt opp i de enkelte fagdepartementene, og deres frist for å komme med forslag til oppgaver var 15. oktober. Oppgavene som var aktuelle for overføring ble offentliggjort 19. oktober 2018 i Meld. St. 6 ( ), Oppgaver til nye regioner. Denne meldingen omtalte ikke ansvars- og oppgavefordeling på arkivfeltet. Det ble gjentatt formuleringer om at kulturoppgaver i størst mulig grad bør flyttes fra nasjonalt nivå til regionalt folkevalgt nivå. Kulturdepartementets vurdering av forslagene, var at disse måtte ses i lys av den kommende Kulturmeldingen. Arkivverket ble invitert til å gi innspill til Kulturmeldingen og gjorde det i innspill til Kulturdepartementet 22. september Planlegging i fylkene Prosjektet skulle også undersøke hvilke planer de nye fylkene hadde for arkiv. Prosjektet begynte med noen få fylkeskommuner for å se hvor mye gevinst undersøkelsene ville gi. Valget falt på Trøndelag, Vestland og Innlandet, da vi hadde mottatt informasjon om at disse hadde kommet lengst i arbeidet. Prosjektet kontaktet enkeltpersoner i fylkene som var informert om prosessene. Disse ble stilt spørsmål om: Hvordan det var tenkt omkring organisering av arkivarbeidet i det nye fylket? Hvordan det var tenkt at de skulle samarbeide i regionen? Hvordan de stilte seg til eventuell overføring av oppgaver fra staten? Om de kunne tenke seg å samarbeide eller samlokaliseres med Arkivverket i regionen? Svarene på spørsmålene var nokså like og hadde preg av at arbeidet så vidt var i gang. Oppsummert hadde de forespurte fylkeskommunene begynt å avklare rollefordeling og planlegging av fremtidige arkivoppgaver i de nye fylkeskommunene. Likevel var deres oppmerksomhet rettet mot at gammel fylkeskommune skulle avsluttes og en ny opprettes, med alle de konsekvenser dette har for arkiv. På spørsmål om hvordan de stilte seg til en eventuell overføring av oppgaver fra staten, var det ingen som var avvisende til en slik tanke. Likevel var det ikke noe de hadde behov for å forholde seg til før det eventuelt ble et mer aktuelt spørsmål. 7 Sak i Elements: 2017/ april 2019 Organisasjonsnr.: /21

10 Ingen var heller avvisende til å samarbeide eller eventuelt samlokaliseres med Arkivverket regionalt. De var likevel nokså entydige i sine tilbakemeldinger på dette punktet. Dersom Arkivverket vil samarbeide regionalt, må Arkivverket selv ta initiativ til dette. De andre aktørene innenfor arkivfeltet legger ikke planer som inkluderer Arkivverket dersom Arkivverket ikke tar initiativ til det. Basert på disse tilbakemeldingene fant prosjektet det lite hensiktsmessig å kartlegge situasjonen videre. Det ble gitt støtte i styringsgruppen til å heller arbeide fram materiale som Arkivverkets ledelse kunne bruke som kunnskapsgrunnlag for framtidge beslutninger på feltet. 4 Utgangspunkt for Ekspertutvalget og oppgavefordelingen Ekspertutvalget, eller «Hagen-utvalget», ble nedsatt i 2017 av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Dette ble gjort etter en anmodning fra Stortinget i forbindelse med behandlingen av regjeringens forslag til regionreform. Utvalget fikk i mandat å vurdere overføring av ansvar, oppgaver og myndighet til de nye fylkeskommunene. Det var en forutsetning at utvalget skulle følge opp Stortingets behandling av Meld. St. 22 ( ) Nye folkevalgte regioner rolle, struktur og oppgaver. 8 Førende prinsipper ble hentet fra denne meldingen og videreført i utvalgets arbeid. Fem overordnede kriterier skulle ligge til grunn for utvalgets vurderinger. Disse gjennomgås nedenfor. Prosjektet har gitt en overordnet vurdering av hva prinsippene kan tenkes å bety for oppgaveutførelsen på arkivfeltet. I tillegg til de fem overordnede kriteriene la utvalget til grunn at generalistkommuneprinsippet skulle være førende for deres arbeid. Det vil si at Ekspertutvalget legger til grunn at de lovpålagte oppgavene er like i alle kommuner og fylkeskommuner, finansieringssystemet er det samme, og kommuneloven angir de samme rammene for organisering og styring. 9 Utvalget tok også utgangspunkt i de samme verdiene, hensynene og retningslinjene for oppgavefordelingen i NOU 2000: 22, Om oppgavefordelingen mellom stat, fylkeskommune og kommune. 10 I følge denne bør oppgavefordelingen ivareta hensyn til brukerne, hensyn til lokalt selvstyre og hensyn til nasjonale mål. Videre støttet utvalget regjeringens forslag om å styrke regional planlegging som virkemiddel, og å tydeliggjøre statens plikt til deltagelse i og oppfølging av arbeidet med regionale planer i henhold til plan- og bygningsloven. Arkivverket har stilt seg positiv til de generelle anbefalingene til Ekspertutvalget, men har ikke støttet forslaget om å overføre forvaltningen av tippemidlene til arkivutviklingsformål til fylkeskommunene. Begrunnelsen var at forslaget ikke hadde planer for overføring av Arkivverkets ansvar og oppgaver med arkivutvikling. Arkivverkets synspunkt på dette punktet faller for øvrig sammen med Regjeringens, slik dette er redegjort for i Ekspertutvalgets kriterier og 8 Meld. St. 22 ( ) «Nye folkevalgte regioner rolle, struktur og oppgaver»; 9 Ekspertutvalgets rapport s «NOU 2000: 22, Om oppgavefordelingen mellom stat, fylkeskommune og kommune.»; 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

11 Kulturmeldingen. Arkivverkets høringssvar til ekspertutvalget svarer både på utvalgets generelle forslag og på utfordringer disse medfører på arkivfeltet spesielt Hva betyr Ekspertutvalgets retningslinjer for arkiv? Som nevnt ovenfor, har Ekspertutvalget lagt til grunn fem overordnede retningslinjer for sitt arbeid. Prosjektgruppen har gitt sin vurdering av hva retningslinjene kan bety for ansvar- og oppgavefordeling på arkivfeltet. 1. Oppgaver bør legges så nært innbyggerne som mulig, men på et så høyt nivå som nødvendig for å sikre en kostnadseffektiv oppgaveløsning Prosjektet har tolket dette kriteriet som en todelt målsetning. På den ene siden legges det vekt på nærhet til arkivenes brukere og interessenter. Dette kan løses ved en kombinasjon av fysisk regional tilstedeværelse og bruk av digitale brukervennlige løsninger. På den andre siden forutsetter kriteriet at det er en balanse mellom nærhet til innbyggerne og behovet for nødvendig fagkompetanse, operativ kapasitet og kostnadseffektiv drift. Slik prosjektet oppfatter arkivlandskapet i dag, er det preget av små institusjoner og manglende samordning. Samtidig er de delvis plassert tilfeldig i forhold til de nåværende og framtidige administrative grensene. Prosjektet har drøftet dette og ser at det er behov for å styrke fagmiljøene og å samordne ressursene på arkivfeltet. Dersom dette kunne gjøres på tvers av forvaltningsnivåene, kan det bidra til en mer kostnadseffektiv oppgaveløsning. 2. Det myndighetsorgan som er tillagt ansvar og beslutningskompetanse for en oppgave, skal også ha fagmiljøet tilknyttet oppgaven og ansvaret for å finansiere utgiftene til oppgaveløsningen For å få klarhet i hva dette kriteriet kan bety for arkivfeltet, er det behov for å se litt på bruken av begrepene «ansvar» og «beslutningskompetanse». Prosjektet forstår bruken av «ansvar» som en omtale av et formelt ansvar som er tillagt et organ. Når et organ har et slikt ansvar, skal det også bli tildelt en formell beslutningskompetanse. I kriteriet sies det eksplisitt at det organet som er tildelt ansvar og beslutningskompetanse, også skal ha ansvaret for fagmiljøet som løser oppgavene og kostnadene knyttet til det. Dersom dette skulle følges i tråd med Ekspertutvalgets andre anbefalinger, ville et ansvar for arkiv kunne plasseres hos de nye fylkeskommunene. Dette ville i så fall kunne innebære at de fikk tildelt et formelt ansvar for oppgaver på arkivområdet, sammen med midlene for å finansiere oppgaveløsingen. Dersom dette skulle skje, ville de også måtte sørge for et kompetent og operativt apparat for å håndtere oppgavene. I en slik situasjon ville fylkeskommuner som ikke har en egen faginstitusjon for arkiv, enten måtte inngå en avtale med en eksisterende arkivinstitusjon i regionen eller opprette en ny fylkeskommunal arkivinstitusjon eller tjeneste. Uansett vil fylkeskommunen ha et selvstendig handlingsrom når det gjelder hvordan oppgavene skal organiseres og løses. Dersom fylkeskommunene blir tillagt slike oppgaver vil det , sak: 2018/2576, Riksarkivarens høringssvar på ekspertutvalgets rapport 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

12 være naturlig at utgiftene dekkes gjennom rammetilskuddet i tråd med forvaltningspolitiske prinsipper Oppgaver som krever utøvelse av politisk skjønn og vurdering bør legges til folkevalgte organer Dersom vi forutsetter at arkivoppgaver forankres med ansvar i fylkeskommunene, kan arkiv ses inn i en felles ramme med andre kulturpolitiske områder som allerede er tydelig forankret hos fylkeskommunene. På denne måten kunne arkivspørsmål innarbeides i en mer helhetlig ramme. Prosjektet ser at for eksempel regionalt utviklingsansvar for privatarkiv og samordning av brukertilbud kunne styrkes ved en slik politisk forankring. Det kunne åpne for større lokalt engasjement, gi større legitimitet til arbeidet og åpne for en mer enhetlig regional arkivpolitikk. Dette forutsetter en formell overføring av ansvar og tilhørende finansiering til fylkeskommunene. 4. Oppgaver som krever stor grad av samordning, og/eller oppgaver som har store kontaktflater med hverandre, bør legges til samme forvaltningsorgan På overordnet nivå skal regionreformen styrke fylkeskommunen som samfunnsutvikler, og oppgavefordelingen i regionen skal fremme helhetsløsninger og motvirke fragmentering av oppgaver. Som regional planmyndighet skal også fylkeskommunen bidra til å samordne statlige, regionale og kommunale mål og oppgaver. I tråd med dette kan det tydeliggjøres at fylkeskommunene har en rolle med å utvikle og samordne arkivfeltet, og å bidra til å implementere nasjonal arkivpolitikk i regionen. 13 Ved å gjennomgå ansvarsforholdene mellom forvaltningsnivåene og avklare bruken av plan- og bygningsloven, kan det oppnås en klarere ansvarsfordeling og arbeidet med arkiv kan integreres i det regionale planarbeidet. I et lengre perspektiv vil dette kunne bidra til en tettere integrering og konsolidering av institusjonslandsskapet. 5. Oppgaver som av ulike årsaker ikke skal la seg påvirke av lokalpolitiske forhold, bør være et statlig ansvar. For arkiv, som for andre felt, betyr dette at staten bør ha ansvaret for oppgaver som forutsetter et nasjonalt helhetsgrep for god oppgaveløsning. Det vil si at staten ivaretar oppgaveløsning på områder der nasjonale mål gir sterke føringer om standardisering, likhet og rettigheter. I slike tilfeller gis det lite rom for lokale og regionale tilpasninger. Vi oppfatter at eksempler på slike oppgaver kan være: Tjenester som skal være ensartet på tvers av geografiske områder. Kontroll av at innbyggerne får innfridd de rettigheter de etter lov har krav på. Kontroll av at tjenesteytingen holder den standard som sentrale myndigheter har fastsatt. Oppgaver som er av en slik karakter at de gjør krav på enhetlig styring og sentrale beslutninger. 12 Veileder; Statlig styring av kommuner og fylkeskommuner. S. 14 ( 13 Jf. Kulturmeldingen kap april 2019 Organisasjonsnr.: /21

13 Oppgaver som krever nasjonalt overblikk for å få til gode løsninger. På arkivfeltet ligger allerede disse oppgavene til Arkivverket. Det kan eventuelt vurderes å delegere selve oppgaveutførelsen til en annen arkivfaglig institusjon, mens Arkivverket fortsetter å ha det formelle ansvaret. Dette kommer vi tilbake til nedenfor. 5 Oppgaver og ansvar som kan vurderes overført til de nye fylkeskommunene På bakgrunn av Ekspertutvalgets retningslinjer har prosjektet, på overordnet nivå, vurdert hva det kan bety for oppgaveutførelsen på arkivfeltet dersom ansvar og/eller oppgaver flyttes fra staten til fylkeskommunene. I det følgende tar vi utgangspunkt i at Arkivverket har tre overordnede roller, med tilhørende problemstillinger. Problemstillingene knyttet til de to første rollene innebærer en formell eller faktisk overføring av myndighet og ansvar til annet forvaltningsnivå, mens den siste rollen handler om hvordan det kan legges til rette for å oppnå sterkere fagmiljøer for bevaring og formidling av arkiv, uten at det formelle ansvaret overføres fra Arkivverket: 1. Rollen som arkivmyndighet. Her stiller vi oss det overordnede spørsmålet om fylkeskommuner og kommuner bør få utvidet myndighet for egne arkiver? 2. Rollen som utviklingsaktør for arkivsektoren. Bør fylkeskommunen gis en tydeligere utviklerrolle, som tilrettelegger- og koordinator for arbeid med arkiv? 3. Rollen som bevarings- og formidlingsinstitusjon for statlige og private arkiv ( nasjonalarkivrollen ). Hvordan kan Arkivverket samarbeide i regionene og samordne sine oppgaver med andre aktører? 5.2 Oppgaver på myndighetsområdet På overordnet nivå er myndighetsutøvelse på arkivfeltet i dag lagt til Arkivverket, mens fylkeskommuner og kommuner har delegert myndighet til å organisere arbeidet med arkivoppgavene på sine respektive forvaltningsnivåer. Riksarkivaren kan, innenfor lovverkets rammer, ensidig gjøre beslutninger med bindende virkning for arkivskapere i stat, fylkeskommuner, kommuner og i privat sektor. For forvaltningen, inkludert kommunal sektor, innebærer dette at Riksarkivaren er overordnet fagmyndighet for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Det vil si at Riksarkivaren forvalter lovverket, fastsetter regler og fører tilsyn med arkivforhold. For privat sektor innebærer det at Riksarkivaren kan fastsette retningslinjer for privatarkivarbeid, registrere privatarkiv som særskilt verneverdige og pålegge private aktører å følge arkivloven med forskrifter. 14 Dersom myndighetsoppgaver skulle overføres til de nye fylkeskommunene, vil det kreve endringer i lovverket. Forutsatt en slik utvikling, vil en hovedproblemstilling være om kommuner og fylkeskommuner bør gis større ansvar for utvikling av arkivarbeidet og økt myndighet over egne administrative arkiver. Det kan også være aktuelt å se på om fylkene kan gis utvidet ansvar og myndighet på privatarkivområdet. 14 Lov om arkiv, Retningslinjer for arbeidet med privatarkiver, 2002: 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

14 5.2.1 Bør kommuner og fylkeskommuner få utvidet myndighet over egne arkiver? Fordeler med å organisere oppgaveutførelsen slik den er i dag, er at vi får felles standarder og krav som bidrar til enhetlig arkivpraksis på tvers av forvaltningsnivå. På den andre siden, kan det bidra til å begrense regionalt/lokalt engasjement og eierskap til oppgaver på arkivområdet. En eventuell overføring av myndighet på noen områder til kommuner og fylkeskommuner vil være i tråd med politiske føringer for organisering og ansvarsdeling mellom forvaltningsnivåene. Det vil kunne bidra til å fremme lokal involvering og styrke regionale faginstitusjoner og fagmiljø. På den andre siden vil det kunne innebære risiko for at det utvikles ulik praksis på de områdene hvor det gis utvidet myndighet. Dette vil igjen kunne bidra til en mer fragmentert arkivsektor, og svekke forutsetningene for en nasjonal arkivpolitikk. Det kan svekke Arkivverkets rolle som overordnet fagmyndighet, men Arkivverket kan likevel gjennom forvaltningen av regelverket motvirke dette. Det forutsetter en økt aktivitet på dette området fra Arkivverkets side. 5.3 Utviklingsoppgaver Arkivverkets overordnede utviklingsoppgave er å iverksette nasjonal politikk på arkivfeltet og være rådgiver for departementet. Det innebærer også at det ligger til Arkivverket å utvikle, forvalte, og formidle kunnskap om arkiv som fagområde. Arkivverket skal holde oversikt og føre statistikk over arkivsektoren. Dette skal gi grunnlag for å beskrive og analysere status i sektoren for å synliggjøre resultater og utfordringer i arkivarbeidet nasjonalt. Arkivverket forvalter også utviklings- og prosjektmidler, koordinerer privatarkivarbeidet nasjonalt og forestår etablering, utvikling og drift av nasjonal infrastruktur og fellesløsninger for sektoren. Det er et tydelig overordnet ansvar som ligger til Arkivverket, men det kan likevel innebære at fylkeskommunene kan ha et utviklingsansvar regionalt. Det er vanlig å ha en slik rollefordeling mellom de ulike forvaltningsnivåene, slik det blant annet er på bibliotekfeltet Kan fylkeskommunen gis en tydeligere utviklerrolle, som tilrettelegger- og koordinator for arbeid med arkiv? Det er et behov for tydeligere samordning av arkivarbeidet på regionalt nivå, og det kan være en løsning at de nye fylkeskommunene får en tydeligere utviklingsrolle for arkivarbeid i regionen. Prosjektet antar at det vil kreves en lovendring for å pålegge fylkeskommunen en slik rolle, og det forutsettes at det følger finansiering med nye oppgaver. Dersom fylkeskommunene får et tydeligere ansvar som utviklingsaktør, vil Arkivverket få en samarbeidspartner i regionen. Dette ville kunne legge til rette for bedre samordning og utvikling av det regionale arkivarbeidet. Fylkeskommunen kan også spille en viktig rolle i å konsolidere institusjonslandskapet og styrke de regionale fagmiljøene gjennom samarbeid og fellesløsninger. I tillegg vil det trolig i større grad tydeliggjøre integreringen av arkiv i regionalt planverk. Med fylkeskommunen som utviklingsaktør kan det skapes større likhet i forståelsen av fylkeskommunens arkivoppgaver, og forplikte fylkeskommunen som samarbeidspartner og 15 Lov om folkebibliotek (bibliotekloven): 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

15 bidragsyter på arkivområdet. Det vil kunne bidra til at arkiv sees i sammenheng med øvrig regionalforvaltning og inkluderes i regionale planer. En slik løsning vil kunne gjøre dialogen og samhandlingen mellom forvaltningsnivåene mer konsistent med gjeldende prinsipper og prosesser, også for oppgaveutførelsen på arkivfeltet. 16 Dette setter også nye krav til Arkivverket, som i større grad må følge opp sitt ansvar ut mot de nye fylkeskommunene. 5.4 Oppgaver med bevaring og formidling Arkivverkets rolle i dag er å ivareta depot-, brukertjenester og formidling av statens arkiver og privatarkiver i Arkivverkets bestand. Dette har tradisjonelt vært utført i egen regi, men prøves nå ut gjennom samarbeidsmodeller. Det som er verdt å merke seg er at i eventuelle samarbeidsmodeller der Arkivverket inngår, vil ansvaret for oppgaveutførelsen på statlig arkivmateriale uansett ligge til Arkivverket. Dette er tilfelle selv om oppgaven utføres av en annen aktør. Samordning av operative oppgaver på statlig arkivmateriale med fylkeskommunale, kommunale og interkommunale arkivaktører, kan styrke arkivmiljøene. I denne sammenhengen vil styrking kunne innebære flere ting. Prosjektet forstår dette som å etablere større fagmiljø med mer variert kompetanse, bedre utnyttelse av midler satt av til oppgaveutførelse på arkivfeltet og muligheter for å gi brukerne et bedre tilbud, med én fysisk inngang til arkivene. I dag eksisterer ulike modeller og ulike grader av samordning og integrasjon, og dette kan videreutvikles. Det kan gjøres ved organisert samarbeid mellom en eller flere arkivinstitusjoner om bestemte oppgaver, slik at de utgjør et felles fagmiljø. Et annet alternativ kan være samlokalisering med en eller flere regionale arkivinstitusjoner, med ulike former for arbeidsdeling/fellesløsninger (Kongsberg m. fl.) eller en type løsning der en ikke-statlig arkivinstitusjon utfører oppgaver for Arkivverket (Agder, Stockholm). I hvilken grad disse samarbeidsløsningene vil bidra til ønsket effekt vil trolig variere med graden av integrasjon mellom de ulike deltagerne. Dessuten vil hvert forvaltningsnivå uansett være økonomisk ansvarlig for behandlingen av «sine» arkiver. Likevel kan man i slike samarbeidsløsninger legge til rette for stordriftsfordeler og gode brukeropplevelser. Arkivverket vil være en viktig premissleverandør for at slike løsninger skal kunne fungere, ved å tilby fellesløsninger for sektoren. 6 Mulige veier å gå for framtidig organisering av arkivsektoren For å få til sterkere arkivfaglige miljøer i hele landet har prosjektet, i tråd med mandatet, sett på overordnede tilnærminger til mulige måter å organisere arkivsektoren på i framtiden. Disse er formulert som modeller, og i det følgende beskrives og drøftes tre prinsipielle veier å gå: 1) Fylkeskommunemodellen 2) Tilpasninger innenfor dagens organisering 16 Jf. Utredning av oppgave- og ansvarsfordelingen mellom forvaltningsnivåene på kulturområdet, 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

16 3) Arkivverket som regional tjenesteyter Modell 1 og 3 har likhetstrekk med Oslo Economics utredning for Lovutvalget om scenarier for henholdsvis Desentralisert arkivmyndighet og Utvidet mandat for Arkivverket Fylkeskommunemodellen En utviklingsvei prosjektet har sett på, er at de nye fylkeskommunene får ansvar for å organisere arbeidet på arkivfeltet i fylket. Det vil si at det blir et fylkeskommunalt ansvar å sørge for oppgaveutførelsen på arkivmateriale fra statlige, fylkeskommunale, kommunale og private arkiv i sin region. 18 Hvordan fylkene velger å organisere sin virksomhet, og legger oppgaver til organer eller institusjoner er opp til hva fylkeskommunen finner hensiktsmessig. Likevel forusettes det i denne modellen at det opprettes instiusjoner i fylkene som ivaretar arkivoppgavene. Det vil også være opp til fylkeskommunen å tilby samarbeidsløsninger til kommunene i fylket. I tillegg til bevaring og tilgjengeliggjøring av alt arkivmateriale i fylket, vil det også ligge til fylkeskommunen å følge opp dokumentasjonsforvaltningen for alle forvaltningsnivåer i sin region. Fylkeskommunen får i modellen regionalt utviklingsansvar for arkiv og tilbys nasjonale fellesløsninger for digital bevaring og tilgjengeliggjøring Tilknytningsform Dersom slike arkivinstitusjoner opprettes i hvert fylke, vil dette være et forvaltningsorgan under fylkeskommunen. Institusjonstypen og fagstillinger kan være forankret i lovverket, men det er ikke en forutsetning. 19 Det finnes flere eksempler på slike fylkeskommunale institusjoner i dag. 20 Disse har ansvar for arkiv fra eget forvaltningsnivå og koordinerer arbeidet med privatarkiv i fylket. Fylkeskommunen kan også fungere som vertskommune for en interkommunal arkivordning, slik at fylkeskommunens arkivinstitusjon administrer og leder kommunearkivordningen Ansvar- og oppgavefordeling Uavhengig av modell vil Arkivverket være den arkivfaglige nasjonale fagmyndigheten, og ha det overordnede ansvaret for forvaltning av regelverk, nasjonal koordinering og etablering/drift av infrastruktur/nasjonale fellesløsninger for bevaring og tilgjengeliggjøring. I fylkeskommunemodellen åpnes det for å endre lovverket slik at enkelte myndighetsoppgaver kan overføres til fylkeskommunen. Dette kan innebære utvidet myndighet over egne arkiver, for eksempel nasjonalt samarbeid om regler for bevaring og kassasjon, slik som det gjøres i Sverige Oslo Economics utredning for Lovutvalget; 18 Arkiver etter regional stat 19 Jf. folkebiblioteklovens bestemmelse om fylkesbibliotek 20 Fylkesarkivene i Sogn og Fjordane, Oppland, Arkiv i Nordland, Fylkesarkivet i Hordaland og Oslo byarkiv er fylkeskommunale forvaltningsorganer. 21 Hjemmeside for Samrådsgruppen: 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

17 Det kunne også innebære en overføring og styrking av myndighet på privatarkivområdet, slik at fylkeskommuner og kommuner kan pålegge private aktører som mottar vesentlig kommunal støtte å følge fylkeskommunen eller kommunens arkivordning og vedtak for arkiv. I modellen blir det formelle forholdet mellom departementet, Arkivverket og fylkeskommunene regulert gjennom årlige tildelingsbrev, instruks for virksomhets- og økonomistyring og føringer i statsbudsjettet. Relasjonene blir basert på systematisk samhandling, men det blir likevel ingen direkte beslutningslinje mellom staten og regionalforvaltningen, ettersom fylkeskommunene er underlagt egne politiske organer. Dette ivaretar og sikrer det regionalpolitiske handlingsrommet. Fylkeskommunen vil i modellen ha ansvaret for utvikling av arbeidet med arkiv i fylket. Det vil si at de implementerer arkivarbeid i regional planlegging og forvalter utviklingsmidler for arkivutvikling i sitt fylke. I tillegg har fylkeskommunen en sentral rolle i å koordinere arbeidet med bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv. På nasjonalt nivå er det Arkivverket som etablerer, vedlikeholder og drifter nasjonale fellesløsninger for digital bevaring og tilgjengeliggjøring for en samlet sektor. I tillegg er Arkivverket Norges nasjonalarkiv med ansvar for statens arkiver og privatarkiv som er i tråd med Arkivverkets bevaringsplan, mens oppgavene knyttet til arkivene etter regional stat overføres til de nye fylkene. For kommunale arkiver kan modellen innebære at kommunene inngår i ulike typer samarbeid med fylkeskommunen. Dette kan enten være regulert som i bibliotekloven eller gjennom avtaler og vertskommunesamarbeid Konsekvenser For at en slik modell skal kunne innføres og lykkes, er det nødvendig med en politisk vedtatt «arkivreform». 22 Det forutsettes en tydelig forankring av reformen i lovverket og i nasjonal politikk, da den innebærer overføring av myndighet. En annen forutsetning er en tydelig plassering av ansvar, og at ansvarsplasseringen er i tråd med prinsippene for statlig styring. 23 Dette er en forutsetning for å få til god samhandling og rolleforståelse mellom aktørene i fylkeskommunal og kommunal sektor. Det blir en forutsetning for en slik modell at de nye oppgavene som overføres til fylkene, må følges av friske midler. Det ville være naturlig at disse knyttes til rammetilskuddet, slik det er redegjort for i vedlegget til Kulturmeldingen. 24 Oppsummert vil konsekvensene av å innføre denne modellen innebære en full omorganisering av arkivinstitusjonene på alle forvaltningsnivåer. Det vil føre til sammenslåing eller samordning innenfor rammen av den enkelte fylkeskommune, men det betyr ikke nødvendigvis at alle institusjoner går inn i en fylkeskommunal institusjon gjennom lovpålegg. Også andre økonomiske og politiske virkemidler kan benyttes. 25 Modellen innebærer at kompetanse, ressurser og arkivmateriale ved Arkivverkets regionale arbeidssteder overføres til fylkeskommunene, og at fylkeskommunene får i oppgave å 22 Jf. Museumsreformen , Veileder, Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Statlig styring av kommuner og fylkeskommuner Utredning av oppgave- og ansvarsfordelingen mellom forvaltningsnivåene på kulturområdet, s 5 25 Jf. Museumsreformen, regional «konsolidering» og samordning, med økonomiske og politiske virkemidler, ikke lovregulert organisasjonstype 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

18 samordne og utvikle arbeidet med alle arkiv i fylket. Denne funksjonen vil være felles og lovpålagt etter generalistkommuneprinsippet, slik Ekspertutvalget legger til grunn. Dersom modellen ble innført, ville den fundamentalt endre arkivsektoren, Arkivverket og måten vi løser oppgaver på. 6.3 Tilpasninger innenfor dagens organisering Slik arkivfeltet er organisert i dag er det nærliggende å vurdere ulike former for samarbeid mellom de ulike arkivinstitusjonene. Prosjektet har utviklet to modeller som ikke innebærer omfattende lovarbeid og omorganisering, men som likevel kan bidra til konsolidering og styrking av de arkivfaglige miljøene. De to modellene har ulik innfallsvinkel, og den ene modellen utelukker ikke nødvendigvis den andre. Det kan videre bety at det velges ulike samarbeidsløsninger i regionene Justeringer i oppgavefordeling og forpliktende samarbeid I denne modellen legges det til grunn at arkivlandskapet hovedsakelig er organisert som i dag. Forskjellen er at aktørene på arkivfeltet på statlig-, fylkeskommunalt og kommunalt nivå, inngår i ulike typer samarbeid og samorganisering. Det forutsettes at Riksarkivaren styrker sin veiledende og koordinerende rolle i denne modellen, for å implementere nasjonal politikk på arkivfeltet. I tillegg fortsetter Arkivverket å ha tydelige oppgaver som bevaringsinstitusjon og nasjonalarkiv. Samarbeidet i denne modellen er forpliktende for arkivinstitusjonene, som i fellesskap spiller inn arkivspørsmål til planarbeidet i fylkeskommunene. 26 Innspillene kan omfatte utviklingsarbeid, i tillegg til konkret og faglig organisering av arkivarbeidet i fylket. Arkivinstitusjoner kan i denne modellen ta på seg enkelte nasjonale oppgaver. Ett eksempel på dette kan være på privatarkivfeltet, der en regional aktør kan ivareta en spesiell type arkiver. 27 De ulike arkivinstitusjonene innenfor regionen ivaretar alle oppgaver vedrørende arkiver på eget forvaltningsnivå. De kan likevel samarbeide om selve oppgaveløsningen eller samlokaliseres etter egne avtaler. Arkivinstitusjonene tilbys nasjonale fellesløsninger for digital bevaring og tilgjengeliggjøring, som driftes av Arkivverket Tilknytningsform Ved innføring av denne modellen vil den overordnede organiseringen være lik som i dag når det gjelder ansvar for oppgaver. Den kan likevel innebære justeringer i hvem og hvordan oppgavene utføres. Dette kan gjøres ved at det inngås avtaler mellom arkivinstitusjonene i de enkelte fylkene. Modellen åpner også opp for ulike typer samlokaliseringsløsninger Ansvars- og oppgavefordeling Når det gjelder ansvars- og oppgavefordelingen vil myndighetsoppgaver med regelverksutvikling fortsatt ligge til Arkivverket. Og som i dag fører Riksarkivaren tilsyn med arkivhold og kan gi pålegg. I modellen vil Riksarkivaren ha en nasjonal rolle med å koordinere arbeidet med privatarkiv og fastlegge retningslinjer for arbeidet, registrere privatarkiv som særskilt verneverdige og pålegge private aktører å følge arkivloven med forskrifter. Fylkene koordinerer arbeidet med privatarkiv regionalt. 26 Etter plan- og bygningsloven 27 Eksempel: ArkiVest og etableringen av sjømatarkiv 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

19 Modellen legger til rette for justeringer i oppgavefordelingen, ved at oppgaver kan delegeres eller overføres fra Arkivverket og til en annen arkivinstitusjon, men Arkivverket beholder det overordnede ansvaret Samlokalisering og samarbeid I denne modellen tas det utgangspunkt i innstilling fra prosjekt; Handlingsrom bygg i Arkivverket. Her ble det lagt til grunn at Arkivverket skulle bidra til: «Samarbeid og samlokalisering med regionale arkivinstitusjoner for å bidra til å bygge mer robuste kompetansemiljøer, gode publikumstjenester og ta ut synergier for øvrig.» Dette innebærer at det etterstrebes samlokalisering mellom Arkivverkets regionale arbeidssteder og andre arkivinstitusjoner, slik at det kan åpnes for tettere integrasjon mellom dem. Dersom dette realiseres fullt ut kan det gi samordnede institusjoner i 8 av de 11 nye regionene Tilknytningsform Basisløsningen i modellen vil være en ren samlokalisering, der en statlig og en regional institusjon ivaretar hver sine oppgaver. Denne kan utvides ved at den ene samarbeidsparten utfører oppgaver for den andre, slik som det gjøres i Pilot Agder. 29 Utover dette gis oppgavene av deres respektive eiere eller oppdragsgivere, men de samarbeider om å tilby tjenester til brukerne. Eksempler på dette kan være felles lesesal eller felles formidlingsaktiviteter Ansvar og oppgavefordeling Som nevnt ovenfor, kan samarbeidet utvides ved at oppgaver settes ut til en samarbeidspart. Dette kan også gjøres for andre virksomhetsområder som nå ligger i Arkivverkets funksjonsbaserte linjeorganisasjon. Dersom det er ønskelig å sette ut oppgaver på denne måten er det en forutsetning at det gjøres konkrete vurderinger, enten på generell basis eller i det enkelte tilfelle. De overordnede ansvarsforholdene ligger fast Konsekvenser I begge tilpasningsmodellene etterstrebes det å skape tettere samarbeid i arkivsektoren, uten at institusjoner legges ned. Det blir også viktig at Arkivverket videreutvikler sin rolle som nasjonal aktør og fremstår som et sterkt nasjonalt fagmiljø. Det er Arkivverket som må legge til rette for nasjonale fellesløsninger og faglig utvikling på tvers av fylkesgrensene. I den første tilpasningsmodellen (Justeringer i oppgavefordeling og forpliktende samarbeid) forutsettes det at de nye fylkeskommunene ser fordeler med og ønsker å samhandle med arkivsektoren. Dessuten kreves det at arkivsektoren aksepterer at Plan- og bygningsloven ligger til grunn for den regionale utviklingen på arkivfeltet. KS kan også være en viktig samarbeidspartner for implementering av arkivpolitikk og for å samordne arkivfeltet i regionen. 28 Unntak: Vestfold-Telemark, Møre og Romsdal, Nordland 29 Arkivsenter Sør utfører oppgaver for Arkivverket 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21

20 I modell to (Samlokalisering og samarbeid) forutsettes det at samarbeidspartene lager gode avtaler, som tar høyde for endringer over tid. Da denne modellen tar utgangspunkt i samlokalisering og ikke bare samarbeid, forutsettes det at det legges til rette for eventuell flytting eller endringer i oppgaveutførelse. Konsekvensene, uavhengig av tilpasningsløsning, er at det fortsatt vil være ulike organisasjons- og samarbeidsmodeller i de ulike fylkene. Arkivverkets åtte arbeidssteder vil fortsatt dekke 11 fylker, og Arkivverket vil ha ulik oppgaveportefølje og fagkompetanse regionalt. 6.4 Arkivverket som regional tjenesteyter I den siste modellen som prosjektet har utarbeidet legges alt ansvar og alle oppgaver til staten. Det opprettes en statlig arkivinstitusjon i hver av de nye regionene, eksempelvis i form av et «Arkivenes hus». Institusjonen ledes av en regiondirektør som er direkte underlagt Riksarkivaren og ivaretar alle de arkivfaglige oppgavene i regionen. Dette er en depotinstitusjon, som har operative oppgaver med bevaring og tilgjengeliggjøring av statlige (regional stat), fylkeskommunale, kommunale og private arkiv. I tillegg tilbys veiledningstjenester på dokumentasjonsforvaltning for alle de tre forvaltningsnivåene. I denne modellen leder Riksarkivaren «Nasjonalarkivet» og har oppgaver på overordnet plan Tilknytningsform Ved innføring av en slik modell vil Arkivverket etablere statlige regionskontorer i hvert av de nye fylkene. Dette er en godt etablert organisering av direktorater/statlige etater som har behov for regional tilstedeværelse Ansvar- og oppgavefordeling I denne modellen, som i de øvrige, vil den overordnede myndigheten på arkivområdet ligge til Riksarkivaren. Det vil si at Arkivverket forvalter lovverket og fører tilsyn med virksomhetene i de 11 fylkene. Regionskontorene vil fungere som Riksarkivarens ytre apparat i fylkene og følge opp myndighetsoppgaver og pålegg fra Riksarkivaren. I modellen blir regionskontorene en viktig samarbeidspartner regionalt, da de administrerer og implementerer utviklingstiltak gjennom det regionale planarbeidet. Det operative ansvaret i modellen deles mellom «Arkivenes hus» og «Nasjonalarkivet». «Arkivenes hus», ved regionskontorene, får alle oppgaver med bevaring og tilgjengeliggjøring, slik at brukerne møter en felles tjeneste uavhengig av arkivmaterialets opphav. Arkivskaperne får ett felles historisk depot å forholde seg til og en felles arkivfaglig veiledningsinstans. 30 Andre organer med tilsvarende modell: Mattilsynet er organisert i fem regioner med hver sin regiondirektør, Skatteetaten er organisert i fem regioner med hver sin regiondirektør. Tradisjonelt har statsetatenes regioninndeling fulgt fylkesgrensene, men i dag har de fleste etater med et regionalt apparat færre regioner enn dagens 19 fylker. I tillegg til fylkesmannen utgjør dette 21 av totalt 63 direktorater, fordelt på åtte departementsområder. Av disse 22 er det kun tre som har geografisk sammenfallende grenser seg imellom: Bufetat, Statens vegvesen og Skatteetaten. 16 av de 22 kartlagte virksomhetene har mellom fem og sju regioner. De resterende fem har mellom 12 og 20 regioner. (fra ekspertutvalgets rapport, 3.7.2, side 35) 3. april 2019 Organisasjonsnr.: /21