Protokoll Hånes menighetsråd

Transkript

1 Protokoll Hånes menighetsråd Dato og tid: 18.april 2018 kl Sted: Hånes kirke Til stede: Rune Mørland, Elin Saltrøe, Kristin Wallem Timenes, Lars Hollerud, Dag Kvarstein, Trine Isefjær, Lillian Bondø Bjørnestad, Olav Trømborg og (referent). Besøk av diakoniutvalget ved Petter T Lomeland og Anne Moseid. Til stede under sak 17 og 18/18: Åse Loland Fredheim, Linn Mørland og Petter T Lomeland. Meldt forfall: Gerd Ytre-Eide og Else Wallem Aasdal Åpning og enkel bevertning: Kristin Fra Arbeidsutvalget, Tilstede Kristin Wallem Timenes, Rune Mørland, Olav Trømborg og. Tekst til annonse for daglig leder-stillingen ble satt. Annonsen kom ut i løpet av uke 14/15. Rune Mørland Leder, Hånes menighetsråd, april

2 Bønneemner: De som opplever sorg over tap av familiemedlem i brå og tragisk død nylig Grønnere SAMMEN Ansettelsesprosesser for to ledige stillinger i menigheten SAKER: MR 16/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MR-MØTE MR 17/18 OPPFØLGING AV SAK VEDRØRENDE SUPERONSDAG OG VEIEN VIDERE MR 18/18 OPPFØLGING AV OPPDATERT ÅRSHJUL FOR MR VÅREN 2018 MR 19/18 SAMMEN-TUREN; KOMITEE SETTES MR 20/18 OPPDATERING AV DELEGASJONSREGELEMENT MR 21/18 FORSLAG TIL ENDRINGER I HANDLINGSPROGRAMMET FOR MR 22/18 INFORMASJON MR XX/18 EVENTUELT O BESØK AV DIAKONIUTVALGET KL O STABEN INVITERES TIL Å KOMME FOR Å DELTA PÅ SAK 17 (OG EVT 18) FRA KL TIL CA O HVIS MULIG VIL OGSÅ SAKEN VEDRØRENDE SØKERE TIL UNGDOMSARBEIDERSTILLING BEHANDLES I DETTE MØTET. FORSLAG TIL PROGRAM FOR KVELDEN: KL > ÅPNING, SAK 16,19,20,21. KL > BESØK FRA DU (ANNE MOSEID OG PETTER T LOMELAND) KL > PAUSE KL > SAK 17 OG 18 (MED STAB) KL > SAK 22 SAMT UNGDOMSARBEIDERSTILLINGEN (INTERVJU AV TO KANDIDATER ER SATT TIL KL15-17; SÅ VI BØR HA MED NOE TIL MR FRA DETTE MØTET) Referatsaker, protokoller, brev mm Rune Mørland Leder, Hånes menighetsråd, april

3 MR 16/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Protokoll fra siste MR-møte godkjennes med de rettelser som evt måtte være gjort. Vedlegg Bakgrunn Vurdering konklusjon 3

4 MR 17/18 OPPFØLGING AV SAK VEDRØRENDE SUPERONSDAG OG VEIEN VIDERE Forslag til Hånes menighetsråd vedtar at SuperOnsdag ikke skal legges ned men fortsette som før. Hvorvidt klubben i kjellerne skal fortsette/få en annen form/legges ned, avgjøres av staben. Noen innspill fra diskusjonen i møte: Bedre informasjon; bruk sms for å minne folk på at det er SO. Lag en liste over hvem som vil ha sms, ikke bare sendt til «alt og alle». Spør i dåpssamtaler om de vil stå på sms-liste for SO. Hva med billige meny; lapskaus og pølser? Det bør være et lavterskeltilbud, slik som SO er, i menigheten Legger man ned SO kan nye tilbud vokse frem SO er ikke blitt det vi tenkte det skulle bli vi ser ingen effekt inn på gtj. Flere i staben har mange oppgaver ft med middagen og har liten tid til å være «på gulvet» og snakke med folk Vi bør være fornøyd med at de (les: unge, nye familier), faktisk kommer på SO selv om de ikke kommer på gtj! Folk er ikke så trofaste på gtj mer; vi lever annerledes enn før For å få folk til å prioritere gtj må vi se nærmere på selve gtj Mange gode menneskemøter og mye god relasjonsbygging skjer på SO! Hva med å flytte mannskoret til SuperOnsdager? Hva med å ha færre SO i løpet av et semester? Kan man gjøre det enklere ift maten? Bildet av SO er nyansert; det er både utfordringer og gleder La oss mobilisere og gjøre en innsats for å stille opp på vårens siste SO!!!! Tone sender ut noen sms og minner folk på at det er SO; MR oppfordres til å være med å inspirere folk til å komme! 4

5 På vår nettside står det følgende: Noe for alle! SuperOnsdager er gitte onsdager i oddetallsuker hvor vi inviterer til middag med mer! Mellom kl selger vi deilig middag slik at du kan gå rett til middagsbordet i festsalen, og etterpå kan du slappe av med en kaffekopp Etter middagen, kl 17, fortsetter vi med SuperSamling, etterfulgt av forskjellige aktivitetsgrupper for barna Middagen vi serverer lager vi noen ganger selv og noen ganger blir den levert av cateringselskap. Menyen varierer. Vi drømmer om vi håper på vi ønsker at vi klarer å samle ALLE generasjoner til disse uformelle onsdagene med mat, aktivitet og sosialt fellesskap! Ta med deg familie, venner og naboer og KOM på SuperOnsdag, som ikke har påmelding men som er et drop-in tilbud Høsten 2013 så SuperOnsdag dagens lys. Unge og eldre samlet seg rundt bordene for å spise middag, drikke kaffe, prate med venner og kjente, være med på SuperSamling med hele familien og kanskje også delta på klubb eller sangstund. Etter hvert som tiden har gått har gjengen som kommer for å spise middag og delta på SuperOnsdagstilbudet, krympet betraktelig. Dette har vært en trend siden i fjor vår. De første årene var det ganske stabilt oppmøte på ca stk hver gang. I 2018 har vi gjennomført seks SuperOnsdager med i gjennomsnitt 35 stk hver gang (og dette tallet er inklusiv medarbeidere på ca 5 stk og staben som stiller med ca 5 stk hver gang). (Obs. Onsdagen med snøstorm trekker gjennomsnittet ned noe). Vi tar opp tråden fra sist MR-møte og denne gangen har AU også invitert staben til å bli med på praten. Tenk på: Hvordan kan vi vekke opp igjen den stemningen og følelsen som vi hadde den gang SuperOnsdagen var ny og vi klarte å samle alle generasjoner til fellesskap rundt bordene? 5

6 Gode glimt fra SuperOnsdag! 6

7 MR 18/18 OPPFØLGING AV OPPDATERT ÅRSHJUL FOR MR VÅREN 2018 Hånes menighetsråd vedtar å innføre medarbeiderfeste igjen. Det foreslås at den kommer inn i årshjulet i okt/nov Dermed blir det årlig SAMMEN-fest i februar og medarbeiderfest i oktober/november. Medarbeiderfesten er ikke inne i budsjettet for 2018 men MR vedtar at det bevilges penger til den ekstraordinært. Fra 2019 må den inn i budsjettet. Giverkomiteen informeres om at medarbeiderfesten starter opp igjen. Vedlegg: Bakgrunn: På et tidligere menighetsrådsmøte i år ble det vedtatt å avvikle ringerunden til frivillige medarbeidere som tidligere har vært gjennomført av MR på vårparten. På bakgrunn av at MR på strategihelgen trakk frem viktigheten av å bygge relasjoner, så ønsker AU at vi ser på denne saken igjen. Ikke for å gjøre om vedtaket fra tidligere MR-møte men for at MR kan finne frem til andre måter å følge opp medarbeidere på og for å finne andre gode områder hvor MR kan gå inn og styrke relasjonen til de frivillige medarbeiderne. Spørsmål fra AU: Bør medarbeiderfesten gjeninnføres? Vurdering konklusjon: 7

8 MR 19/18 SAMMEN-TUREN; KOMITEE SETTES Komitee for årets tur er Christel Hafredal, Petter T Lomeland (ansatt) og undertegnede (frem til ). I tillegg er Kristin Wallem Timenes fra MR med som en reserve hvis det skulle trenges forsterkninger til komiteen. Det meste av planleggingen vil gjøres på denne siden av sommeren slik at ting er klart til høsten. Vedlegg: Bakgrunn: september skal det arrangeres menighetstur til Farsund Feriepark. har tidligere vært leder for komiteen mens en fra MR og en annen frivillig var med i komiteen. I tillegg var diakon/trosopplærer med i komiteen. Vurdering konklusjon 8

9 MR 20/18 OPPDATERING AV DELEGASJONSREGELEMENT Hånes menighetsråd har hatt en gjennomgang av gjeldende delegasjonsreglement fra Reglementet videreføres inntil videre. Vedlegg: Delegasjonsreglement fra 2001 Bakgrunn: Oppdatering av delegasjonsreglementet er viktig ved jevne mellomrom. Derfor kommer denne saken opp nå. Elin vil forklare nærmer og legge den frem for oss et oppdatert forslag til reglement i MR. Se vedlegg for 2001-utgaven. NOTAT TIL HÅNES MENIGHETSRÅD I SAK 20/18: OPPDATERING AV DELEGASJONSREGLEMENT Jeg viser til utsendt Delegasjonsreglement for Hånes menighetsråd datert Jeg har gått gjennom reglementet og sammenlignet det med nylig vedtatt Delegasjonsreglement for Randesund menighet. Jeg har også hatt en prat med Tone for å avklare om det er forhold hun savner eller synes er uklart i vårt reglement. De sentrale rammene for delegering har vi med i vår 2 om generell utøvelse av delegert myndighet. Her er mye sammenfallende med Randesunds nye reglement. Sammenligningen viser at det er forhold som kunne kommet klarere fram i vårt reglement, men som er avklart gjennom praksis. Det gjelder f.eks. hvem som utgjør menighetsrådets AU, eller at administrasjonsleder/nå daglig leder ivaretar utleie av kirka på vegne av menighetsrådet. Det er også avklart gjennom praksis at daglig leder ivaretar oppgaver innen personalforvaltning på vegne av kirkevergen. Vi må se vårt delegasjonsreglement i sammenheng med mandat som er gitt til andre underutvalg under menighetsrådet på enkelte områder. Gjeldende delegasjonsreglement har bestemmelser om at daglig leder ikke kan ta avgjørelser av prinsipiell karakter og om at menighetsrådet ved tvil kan avgjøre om en sak skal håndteres administrativt eller i AU. Etter min vurdering er det ikke behov for noe nytt reglement på det nåværende tidspunkt. Jeg forslår følgende vedtak i MR: Hånes menighetsråd har hatt en gjennomgang av gjeldende delegasjonsreglement fra Reglementet videreføres inntil videre Elin Saltrøe 9

10 MR 21/18 FORSLAG TIL ENDRINGER I HANDLINGSPROGRAMMET FOR Følgende meldes inn som behov til HP fra Hånes menighetsråd; i prioritert rekkefølge: 1. Utendørs belysning av kirken. Pris omkring 2. Gulvbelegg i garderobe og dåpsrom. Pris kr Oppgradering av toalettanlegg, dame og herre og handicap. Kun servanter, batteri og speil da selve toalettene ble skiftet for noen år tilbake. Rørleggerarbeid anslagsvis kr I tillegg kommer toalettbåser samt evt malerarbeid til anslagsvis kr Utvidelse av kontorfløyen, foreløpig uvisst ift kostnad på dette Vedlegg: Bakgrunn: Se utdrag fra brev fra Bente, økonomiansvarlig i FR: Arbeid med Handlingsprogram for og årsbudsjett for 2019 Underlagsdokumenter: Vedtatt handlingsprogram for Kristiansand kirkelige fellesråd for Vedtatt årsbudsjett for Forhandlingsmøtet med rådmannen forventes avholdt ultimo mai Fokus i møtet vil bli sammenslåing av Søgne, Songdalen og Kristiansand fellesråd samt fellesrådets økonomiske utfordringer både knyttet til drift, vedlikehold og bygningsmessige behov for investeringer. Forslag til handlingsprogram for Kristiansand kirkelige fellesråd Rammene i vedtatt handlingsprogram legges til grunn for utarbeidelsen av handlingsprogrammet for Menighetene inviteres til å komme med forslag til driftsendringer og investeringsbehov for handlingsprogramperioden Det er vesentlig at menighetene foretar en gjennomgang av virksomheten og tydeliggjør o driftsmessige behov o vedlikeholdsmessige behov o investeringsmessige behov og fremmer forslag til endringer der hvor det er behov for dette. 10

11 Innspillene fra menighetene danner et viktig grunnlag for kirkevergens forhandlingsmøte med rådmannen. Driftsmessige behov. Driftsmessige tiltak som det er særlige grunner til å prioritere. Vedlikeholdsbehov. Liste over tidligere innsendte, men ikke prioriterte vedlikeholdsbehov er angitt i gjeldende handlingsprogram. Tidligere innsendte, ikke prioriterte vedlikeholdsbehov bes fremmet på nytt dersom behovet fortsatt vurderes å være til stede. Investeringsbehov. Dette gjelder tiltak over kr av bygningsmessig karakter. Hvert foreslåtte tiltak skal spesifiseres med: o Behovsvurdering o Kostnadsoverslag o Hvilket år i handlingsprogramperioden en ber om tilskudd/tiltak Tidsrammer Forslag til endringer i handlingsprogrammet for må innleveres innen 22. mai Forslag til handlingsprogram sendes ut medio september for høring. Frist for menighetsrådene for å avgi uttalelse vil være 15. oktober. Endelig behandling foretas i fellesrådets november møte og i bystyrets desember møte. Forøvrig vil daglig ledere bli løpende orientert i ledermøtene Innspill fra Hånes våren 2017 var som følger: Menighetsrådsmøte 9/ MR 17/17 INNSPILL TIL HANDLINGSPROGRAMMET Følgende meldes inn som behov til HP fra Hånes menighetsråd: 1. Nye stoler er inne i HP for Kirketekstiler. Anslagsvis kr ,- Ønskes inn i HP så snart det er mulighet for det. 3. Fortsatt fokus på å rette opp i lekkasjeproblematikk i kirkesalen. 4. Enøk/varmepumper. Varmepumpene må erstattes etter hvert som de går. Foreløpig er én pumpe skiftet ut. I et ENØK-perspektiv kan det være lurt å legge en plan for fornyelse på den fronten nå, i alle fall sikre seg et økonomisk fundament for kommende investeringer. 5. Gulv i garderobe og dåpsrom sprekker opp. Dette er gammelt og nedslitt. Det er behov for å skifte gulvbelegg på sikt. Estimert med en utgift på eks MVA pr Oppgradering av toalettanlegg, dame og herre og handicap. Kun servanter, batteri og speil da selve toalettene ble skiftet for ca 5 år siden. Rørleggerarbeid anslagsvis kr I tillegg kommer toalettbåser samt evt malerarbeid. Anslagsvis kr Merk: vaktmesterteamet vil bytte kraner og batteri nærmeste fremtid så det er det allerede en plan noe her på. 11

12 MR 22/18 INFORMASJON For å avgjøre saken vedrørende ansettelse av ny ungdomsarbeider, vi det bli sendt ut en mail til MR i løpet av uke 17. Ut over det tas øvrig informasjonen til orientering. v/lillian Bondø Bjørnestad, kontakt person for KUP: Kort info fra hovedpunkter i årsmeldingen fra KUP. Utfordring for KUP: økonomi. Ønsker faste givere. KUP kommer gjerne på besøk til menigheten. V/daglig leder: o Vi kvitter oss med de to store juletreføttene vi har da de ikke brukes lenger o Avskjed med Martine på kirkekaffen søndag 6.mai; gave fra MR o Stabssituasjonen, unntatt off. V/sogneprest: Prosesjonskors, det er ikke noe nytt men det jobbes med saken V/MR-leder Det har i dag vært gjennomført et intervju med en kandidat til ungdomsarbeiderstillingen. Neste intervju med siste kandidat finner sted fredag V/FR-rep. Ikke vært møte. 12

13 FRA MØTE MED DIAKONIUTVALGET Vedtak MR tar informasjon til orientering og ønsker å takke diakoniturvalget, og alle som er involvert i diakonale oppgaver, for flott jobb og god innsats! Diakoni: evangeliet i handling - uttrykt i nestekjærlighet! 3 stk i DU, det trengs forsterkninger!!! Hovedfelt det jobbes på: o Besøkstjenesten -> det trengs flere besøksvenner og flere som vil ta imot besøk o Toppdalsveien -> 3 stk fra menigheten følger opp dette arbeidet med ukentlige besøk o Blomsterhilsener til jubilanter o Flerkulturell gruppe og Kvinnegruppe o Grønn menighet -> egen Grønn gruppe. Grønnere SAMMMEN! Første helg i mai; hele MR oppfordres til å bli med på dette! o TV-aksjonen DU trenger forsterkninger!!! 13