Kontrakten skal nummeres og gis navn. Hver kontrakt skal ha 9 siffer og skal bygges opp på følgende måte:

Transkript

1 INTERN RUTINE VEDRØRENDE ISY PROSJEKTØKONOMI Eiendomsseksjonen bruker pr. i dag programmet «ISY Prosjektøkonomi» som sitt prosjektregnskap. Hensikten med denne rutinen er å presentere følgende: - Felles struktur i prosjektregnskapet - Oppbygging og nummerering av kontrakter - Oppbygging og nummerering av ETR - Bruk av disposisjoner - Endring av prognose/budsjett Lage kontrakter/nummerering av kontrakter: Høyre klikk på budsjettpost og velg «Ny kontrakt» og «Generell kontrakt» Kontrakten skal nummeres og gis navn. Hver kontrakt skal ha 9 siffer og skal bygges opp på følgende måte: Fire første sifrene er dim (4 første sifrene i dim 1), 2 neste sifrene er kontraktnr. 01 (neste leverandør skal ha kontraktnr. 02 etc.) og de 3 siste skal være 000. Det skal lages en kontrakt på hver leverandør. Eksempel på kontrakter:

2 Ver.1.00 Side: 2 av 7 I prosjekter hvor det er 2 hovedentreprenører anbefales det å legge inn en budsjettpost på hver entreprenør. Eksempel: Deretter legges det inn kontrakter og ETR er på hver entreprenør. Eksempel: Lage ETR på kontrakt/nummerering av ETR: Høyre klikk på kontrakten og velg «Ny ETR og «Endringsordre» ETR en skal nummeres og gis navn. Hver kontrakt skal ha 9 siffer og skal bygges opp på følgende måte: Fire første sifrene er dim (4 første sifrene i dim 1), 2 neste sifrene er kontraktnr. 01 (neste leverandør skal ha kontraktnr. 02 etc.) og de 3 siste skal være 001 (neste ETR skal ha 002 etc). Eksempel:

3 Ver.1.00 Side: 3 av 7 Bruk av disposisjoner i ISY Alle reele og antatte kostnader i prosjektet kalles med en felle betegnelse for «Disposisjoner». Disposisjoner skal legges inn på alle prosjekter å må følges opp etter hvert som prosjektet utvikles. Summen av alle faktiske og antatte disposisjoner i et prosjekt gir oss en forventet sluttsum for prosjektet. For en kontrakt vil forventet sluttsum være summen av opprinnelig inngåtte kontrakter pluss antatte kostnader. For å kunne estimere en riktigst mulig sluttsum må vi registere antatte kostnader frem i tid, samt gjøre en vurdering av behov for reserve. Denne reserven legger vi inn under kontrakten eller som egen post under «Marginer og reserver». NB! Husk å legg inn egen reservepost for styringsgruppen. Denne må legges under post for «Marginer og reserver. Forventet sluttsum for en kontrakt vil være: Faktisk kontrakt + Endringer, tillegg etc. (faktiske og antatte) + LPS (Lønns- og prisstigning) + Reserve (gjenstående usikkerhet) = Forventet sluttsum Det finnes følgende disposisjonstyper: Kontrakter ETR (Endringsordre, Byggherreinistiert, Uspesifisert, Forventet tillegg og Reserve) er en felles betegnelse for alle typer endringer, tillegg etc. som skjer mot en kontrakt etter inngåelse. Disposisjonene kobles i prosjekttrukturen på følgende måte: Kontrakter legges under budsjettpost. ETR legges under kontrakt.

4 Ver.1.00 Side: 4 av 7 Registrere diposisjonsdetaljer og hovedbeløp (disposisjon) på kontrakt: Velg fanen «Disposisjon» og klikk på kontrakten Klikk på ikon «disposisjonsdetaljer» Her legges det inn følgende: Beskrivelse Leverandør Ansvarlig Velge antatt, faktisk eller ferdig fakturert Sett inn periode Klikk på ikon «hovedbeløp» Legg inn beløp og velg avgiftskode 53.

5 Ver.1.00 Side: 5 av 7 Registrere diposisjonsdetaljer og sum (disposisjon) på ETR: Velg fanen «Disposisjon» og klikk på ETR en. Klikk på ikon «disposisjonsdetaljer» Her legges inn følgende: Beskrivelse Type ETR Status Velge antatt, faktisk eller ferdig fakturert Sett inn periode Klikk på hovedbeløp Legg inn beløp og velg avgiftskode 53.

6 Ver.1.00 Side: 6 av 7 Endring av prognosen i prosjektet Gå på mappe for «Prognose» og legg inn endringer på budsjettposten. Gå på mappe for «Hoveddata» og trykk på ikon «hovedbeløp» Legg inn nytt beløp og velg avgiftskode 53. Huk av for beregn periodetall basert på profil og trykk lagre.

7 Ver.1.00 Side: 7 av 7 Endring av godkjent budsjett i prosjektet Ved endring av den totale budsjettrammen må det foreligge en godkjent startmelding eller et politisk vedtak som dokumenterer godkjent budsjettendring. Endringene på budsjett legges inn i mappe for prognose (se avsnitt for «Endring av prognose i prosjekt»). Når budsjettet i prosjektet er endres må det utføres en ny budsjettrevisjon slik at vi får oppdatert godkjent budsjett. Høyreklikk på Meny og velg «Revisjonsbehandling» og «Budsjett». Legg inn revisjonsbeskrivelse Legg in dato (ved endring av budsjettramme sett inn dato på ny startmelding eller dato på politisk vedtak) Velg «Prognose Huk av for «sett nåværende revisjon til «Godkjent budsjett» Trykk på «Opprett ny revisjon»