Oppdaterte med nye skjermbilder:

Transkript

1

2 Oppdaterte med nye skjermbilder: Norsk Byggtjeneste AS Stensberggt 27 Postboks 6823 St. Olavs Plass 0130 OSLO Telefon NOBB support Telefon sentralbord NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 / Side

3 1.1 Om NOBB-Kontrakt Sammenhengen mellom NOBB og NOBB-Kontrakt Åpningsbildet i NOBB-Kontrakt INMKOMMENDE AKTIVE-valget NY-valget Om bruk av NOBB Kontrakt Generelle retningslinjer for bruk av NOBB-Kontrakt Oppbygging av en avtale Registrere avtaler på vegne av en leverandør Fremgangsmåte for opprettelse av Rabattbetingelser Fremgangsmåte for opprettelse av Rabattelementer Regneregler i NOBB-Kontrakt Oversikter Sletting av avtaler i NOBB-Kontrakt Oppdatering av avtaler i NOBB-Kontrakt Særavtaler mellom forhandler og produsent Fremgangsmåte for å aktivere betingelser og elementer Fremgangsmåte for å hente frem nivåer i en avtale Nivåer i en avtale Fremgangsmåte for å kalkulere en avtale Kalkulasjon av pris med fra dato frem i tid Fremgangsmåte for å Eksportere kalkulerte priser Eksport av avtaler Sending av avtaler NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 3

4 NOBB-Kontrakt kan brukes av deltagertypene eiere og Brukere med Pris, og det er en betingelse at de har skrevet avtale om abonnement med Norsk Byggtjeneste. eiere: Brukere med Pris: Produsenter, importører, grossister Byggevarehus, kjeder, grossister eiere registrerer og vedlikeholder avtaler for sine kunder, og sender avtalene til kundene (som kan være en forhandler, et kjedekontor eller en grossist). Som oftest skal avtalen sendes til kjedekontoret, og disse tar seg av videre distribusjon ut til sine medlemmer. Brukere med Pris mottar avtaler fra vareeiere eller kjedekontoret, og kan kalkulere sine innkjøpspriser basert på rabattene som er registrert i de enkelte avtalene. Brukere med pris har også mulighet til å opprette avtaler selv. Deretter kan man legge inn påslag for kostpris og utsalgspris og kalkulere dette. Alle avtaler sendes direkte mellom de involverte parter, og vil ikke være tilgjengelige for konkurrerende bedrifter. I NOBB ligger vare- og prisinformasjonen sortert etter NOBBs varegruppestruktur. Prisene som ligger i NOBB er utgangspunkt for kalkulasjon av innkjøpspriser, og beregnes ut fra de rabatter/betingelser som blir registrert i NOBB-Kontrakt. Før man kan begynne å bruke NOBB- Kontrakt må det sørges for at varene er registrerte og godkjente i NOBB. Figuren nedenfor viser hvordan en leverandørs varer struktureres i NOBB. I NOBB-Kontrakt knyttes rabatter til de ulike nivåene i NOBB-strukturen. Dersom du for eksempel legger inn en rabatt på minus 10 % på en Hovedgruppe, vil alle varer i denne hovedgruppen få samme rabatt. Leverandør Overgruppe Overgruppe Overgruppe Hovedgruppe Hovedgruppe Hovedgruppe Hovedgruppe Hovedgruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe VIKTIG! NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 4

5 Programmet er laget slik at betingelser som ligger på et lavere nivå i varegruppestrukturen overstyrer betingelser på høyere nivåer. Du kan altså registrere unntakene helt ned til varenivå, og legge de generelle betingelsene høyere opp i strukturen. Man vil i alle ledd spare mye arbeid ved å bygge opp avtalene sine på enklest mulig måte. En avtale der betingelsene varierer fra vare til vare vil ta lang tid å registrere, og brukerne vil oppleve at avtalen er tung å jobbe med. Man bør prøve å unngå at varer innenfor samme modul har forskjellig rabatt, da dette vil medføre en mer komplisert og uoversiktlig avtale. En av fordelene med at vareeier selv står for registrering og vedlikehold av sine avtaler, er at dette gir en bedre forståelse for NOBB internt i bedriften. I tillegg gir dette vareeier bedre kontroll på at betingelsene blir riktige ute hos kundene. For eksempel kan det å registrere nye varer eller flytte varer til nye grupper/moduler i vareeierbasen føre til at rabattstrukturen må oppdateres/endres. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 5

6 Første gang NOBB-Kontrakt åpnes (nyopprettet vareeier) ser skjermbildet slik ut. Høyre side av skjermbilde er tomt så lenge det ikke er registrert/markert noen avtale. Åpningsbilde i NOBB-Kontrakt når ingen avtaler er registrert. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 / Side

7 Ved å markere en avtale (eller opprette en ny) vil menyvalgene aktiveres. Dette valget viser alle avtaler som er opprettet av vareeier. Ved å trykke på NY Får man tilgang til å velge hvilken bruker som skal motta en ny avtale. Her blir alle avtaler listet opp med mottakernavn (NOBB firmanavn), opprettet dato, mottaker og nr. (fortløpende avtale nr.). Ved å trykke på Mottaker vil listen sorteres etter firmanavn. Knappen blir aktive når en avtale er markert. Skal det lages en ny avtale til en kunde, kan en eksisterende avtale kopieres. Avtalen kan så justeres for å tilpasses den nye kunden. Den markerte avtalen blir slettet. Må velges for å kunne se en avtales innhold. Innholdet blir da vist på høyre side i skjermbildet. Her kan man eksportere avtalen eller prisene. Velg hva som skal eksporteres og velg så format. Den markerte avtalen kan sendes til mottaker. Hentes via «i`en» på høyre siden. Her vises en oversikt over snarveier for å utføre ulike oppgaver ved avtalehåndteringene. Det er også mulig å bruke høyre museknapp for å få frem ulike valg. Trykk på «hengelåsen» for å logge ut. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-7

8 Her blir alle avtaler listet opp med nr. (fortløpende nr.), Avsender (leverandørens firmanavn), eier (hvem har opprettet avtalen) og Mottatt (hvilken dato avtalen er tilgjengeligegjort). Knappene blir aktive når en avtale er markert. Denne funksjonen fungerer ikke ennå og vil bli tilgjengelig etter fase 2. Hvis du ikke ønsker å godkjenne avtalen kan den slettes slik at den forsvinner fra oversikten. Må velges før avtalen kan bearbeides videre. Den markerte avtalen vises i skjermbildet på høyre side, slik at man kan se avtalen før den godkjennes. Før en mottatt avtale godkjennes må det velges om man skal Erstatte alle eller Beholde egne betingelser og elementer. Valget beholde egne betingelser gjelder når en avtale blir oversendt på nytt av leverandør og den eksisterende avtalen er bearbeidet av dere selv. Her blir alle avtaler listet opp med nr. (fortløpende nr.), Mottaker (ditt firmanavn), Leverandør (hvem er avtalen for) og Godkjent (hvilken dato er avtalen godkjent). Knappene blir aktive når en avtale er markert. Bruker kan opprette egne avtaler for vareeier. Hvis du ikke ønsker å godkjenne avtalen kan den slettes slik at den forsvinner fra oversikten. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-8

9 Må velges før det er mulig å se avtalen på høyre side i skjermbildet. Eksport av priser og avtaler, se eget kapittel (kap. 8). Avtalen kan videresendes til for eksempel kjedemedlemmene. Avtalen sendes direkte til mottakers NOBB-Kontrakt base. Her kan det opprettes avtaler på leverandører som ikke har sendt avtale til dere. I feltet Firmanavn kan man skrive deler av et navn og trykke på Søk-knappen. Marker leverandør (firmanavn) og velg OK. Når dette er gjort vil avtalen (som er tom) ligge i oversikten på AKTIVE-valget. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-9

10 eier bruker NOBB-Kontrakt til å registrere og vedlikeholde kundens innkjøpsavtale, og sender denne elektronisk til kunden. En av de store fordelene med at vareeier selv registrerer avtalene, er at de får en bedre forståelse for viktigheten av ryddige avtaler og varegruppeinndelingen i NOBB. Rabattene i NOBB-Kontrakt knyttes til varegruppestrukturen i NOBB, og måten vareinformasjonen ligger strukturert på i vareeierbasen er derfor meget viktig i NOBB-Kontrakt sammenheng. Flere kjedekontorer tar på seg jobben med å sende ut oppdaterte avtaler for sine leverandører med NOBB-Kontrakt til medlemmene sine. Kjedekontoret mottar ferdig registrerte avtaler fra vareeierne, og samler disse i et felles avtaleverk for kjeden. Byggevarehus som er medlemmer i en kjede vil kunne motta ferdige avtaler med innkjøpsbetingelser fra kjedekontoret. Dersom byggevarehuset ikke er med i en kjede kan avtalene komme direkte fra vareeier, eller butikken kan registrere avtalene selv. De fleste butikker velger også å legge inn sine egne kalkyler for kostpris (frakt osv.) og utsalgspris. Man pris-kalkulerer deretter avtalene i NOBB-Kontrakt, og får som resultat innkjøpspris, kostpris og utsalgspris. Dette kan eksporteres ut til en fil (NOBB Integrasjonsformat) og overføres til butikkens datasystem. Med NOBB-Kontrakt kan man sende avtaler mellom partene elektronisk. Avtalene går direkte mellom avsender og mottaker. Det finnes ulike kombinasjoner av avtaleflyt mellom partene. Noen av disse er illustrert nedenfor: eier Forhandler eier Grossist Forhandler eier Kjedekontor Forhandler eier Grossist Kjedekontor Forhandler 1. Ved opprettelse av en avtale må du alltid definere en avtalemottager. Dette sikrer at avtalen kommer frem til riktig mottaker ved sending. Dersom du registrerer en avtale til eget bruk velger du din egen bedrift som mottaker 2. Ved endringer i avtalen, skal det ikke opprettes ny avtale. Endringer bør gjøres i den opprinnelige avtalen. 3. Betalingsbetingelser, årsbonuser etc. skal ikke med i avtaler registrert i NOBB-Kontrakt. Avtalene videresendes til alle butikkene i kjedene. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 / Side

11 4. Det er ikke lagt inn sperrer eller hinder for å beskytte bruker fra å gjøre ulogiske eller direkte feil registreringer i NOBB-Kontrakt. Dersom en forhandler har særavtale med en leverandør utenom kjedeavtalen, bør forhandleren registrere disse betingelsene og elementene selv i avtalen som kommer fra kjedekontoret (legg inn rabattbetingelser og rabattelementer). I NOBB-Kontrakt bygges en avtale opp trinnvis. Ved registrering av en ny avtale begynner man på toppen i gruppestrukturen og jobber seg nedover. Dette betyr at man begynner med Ny Avtale der man definerer mottaker. Deretter kobler man Rabattbetingelser med underliggende Rabattelementer (regneregler) til varegrupper, moduler eller varer. Rabattelementer Rabattbetingelse Rabattelementer Rabattbetingelse Leverandør Overgruppe Hovedgruppe Hovedgruppe Overgruppe Hovedgruppe Overgruppe Hovedgruppe Hovedgruppe Rabattbetingelse Rabattelementer gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe gruppe Rabattelementer Rabattbetingelse Rabattelementer Rabattbetingelse 1) Avtale-dokumentet Øverste nivå på en avtale. Her defineres avtalemottager (hvem skal avtalen sendes til), gyldighetsdato osv. Til Avtaledokumentet er det også mulig å koble et vedlegg, for eksempel et Word-dokument som beskriver avtalen generelt. grupper/moduler/varer Etter at du har lagret avtaledokumentet opprettes varehierarkiet under denne, slik at du kan klikke deg gjennom gruppestrukturen, helt ned til modul og til vare. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-11

12 Rabatter kan knyttes til 6 ulike nivåer i gruppestrukturen: 1. Leverandør 2. Overgruppe (Første 2 siffer i varegruppen) 3. Hovedgruppe (Første 4 siffer i varegruppen) 4. gruppe (Alle de 7 sifrene) ) Rabattbetingelser Rabattbetingelser kobles til varehierarkiet. En Rabattbetingelse er egentlig en overskrift forteller hva slags type rabatt vi har med å gjøre. Det kan knyttes en eller flere Rabattbetingelser til samme gruppe/modul/vare. Noen ganger er det aktuelt å presentere ulike alternativer for rabatter. Det er ofte vanlig å gi en bedre rabatt dersom man kjøper et større kvantum, enn hvis man kjøper et mindre kvantum. Man kan da opprette flere rabattbetingelser under samme varegruppe/modul/vare. Det røde krysset indikerer at verken betingelsen eller rabatten er aktiv. 3) Rabattelement Rabattelementer knytter man til en Rabattbetingelse. Et rabattelement inneholder beregningsregelen, dvs. rabatten/påslaget i prosent eller kroner. Det finnes tre typer rabattelementer: Innkjøp, Selvkost og Utsalg. Hver av disse kan bestå av ulike regneregler, disse blir gjennomgått i et senere kapittel. For vareeiere er det alltid elementtype for Innkjøp som gjelder. Du kan opprette flere Rabattelementer under samme Rabattbetingelse. I eksemplet nedenfor har vi to Rabattelementer for innkjøpspris. Totalt gir dette en rabatt på 32,5 %. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-12

13 Hvis det skal opprettes en ny avtale, bør man på forhånd sette seg inn i hvordan NOBB-strukturen er i forhold til hva som skal registreres. Registreringen i NOBB- Kontrakt foregår i følgende trinn: 1. Opprettelse av Ny avtale med avtalehode (definere mottaker osv) 2. Velge leverandør, velge eget firma som mottaker 3. Knytte Rabattbetingelser til ulike nivåer i varehierarkiet. 4. Knytte Rabattelementer til Rabattbetingelsene Dette valget er først og fremst et område som brukes av leverandørene. Menyvalg Utfør - feltbeskrivelse NOBB-Kontrakt beskrivelse og kommentarer Avtaler Trykk på knappen Ny Søkefelt for leverandør. *Firmanavn Fyll inn navn eller del av navnet til leverandør og trykk på Søk-knappen *Deltakernummer Alternativ måte å finne mottaker av avtalen på. * Liste med Firmanavn og deltakernr. vises Du kan kun velge en leverandør. Marker leverandøren av avtalen (firmanavn). Trykk OK Trykk på valget NY og tast inn Firmanavnet til den leverandøren avtalen skal gjelde for, trykk på søk. (Det samme kan gjøres med deltakernr.) NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 / Side

14 Det er nå opprettet en avtale og registreringen kan begynne. Marker Mottaker som nå finnes under AKTIVE og trykk på knappen Vis avtale Rabattbetingelse er en overskrift som forteller hvilken type rabatt dette er. Navigator/Skjermbilde Utfør - feltbeskrivelse NOBB-Kontrakt beskrivelse og kommentarer Avtaler Stå på det nivå i gruppe- /varestrukturen som det skal kobles rabattbetingelse på Bruk høyre museknapp og Rabattbetingelsedokument åpnes. velg Rabattbetingelse eller bruk snarveien: Ctrl+B Trykk Enter *Navn Beskrivelse av typen rabatt. For eksempel Rabatt v/ kjøp mindre enn en pall eller bare skriv Rabatt *Aktiv/inaktiv Her kan betingelsen settes aktiv. Som vareeier trenger du ikke å endre denne instillingen. Default valg er Inaktiv LAGRE - AVBRYT Still deg på det nivået i gruppestrukturen som du ønsker å legge inn Rabattbetingelsen på. Dette kan være alle nivåer: Leverandør overgruppe - hovedgruppe varegruppe modul vare. Bruk høyre musetast for å hente frem menyen. Marker Legg til og så Rabattbetingelse. En rabattbetingelse er en overskrift som forteller hvilken type rabatt dette er. Du kan ha flere Rabattbetingelser knyttet mot samme varegruppe/modul/vare. Rabattbetingelsen må ha minst ett rabattelement tilkoblet. Hver Rabattbetingelse kan igjen ha flere Rabattelementer tilknyttet. For å aktivere (Grønn hake) eller deaktivere (rødt kryss) en betingelse kan det settes en hake/fjerne haken i feltet Aktiv. Snarveier ved hjelp av Ctrl+A aktiverer den markerte rabattbetingelsen, snarveien Ctrl+D deaktiverer rabattelementet som er markert. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-14

15 Navigator/Skjermbilde Utfør - feltbeskrivelse Avtaler Stå på den betingelsen som Rabattelementet skal kobles til NOBB-Kontrakt beskrivelse og kommentarer Bruk høyre museknapp og Rabattelementdokument for Innkjøpspris åpnes. velg Legg til/innkjøp eller bruk snarveien: Ctrl+I Trykk Enter * Navn Beskrivelse av typen rabattelement. For eksempel *Rabatt formel teksten Rabatt, Grunnrabatt, Kvantumsrabatt. Her kan det velges mellom ulike beregningsregler. Disse står beskrevet i et eget kapittel. * Verdi Sett inn den verdien som gjelder for beregningen. Husk å sette MINUS-tegn foran dersom det er en Rabatt. * Fra Dato Når gjelder rabattelementet fra. * Til Dato Brukes sjelden. Kan brukes i forbindelse med kampanjer. Lagre - Avbryt Ved opprettelse av Rabattelementer definerer man regler for beregning/kalkulering. Marker Rabattbetingelsen og bruk høyremuseknapp eller snarveien Ctrl+I, Ctrl+S, Ctrl+U h.h.v. Innkjøp, selvkost og utsalg Det finnes tre forskjellige typer rabattelementer: INNKJØP, UTSALGSPRIS og SELVKOST. Leverandøren registrerer elementet Innkjøp (kundens innkjøpsbetingelser), Utsalgspris og Selvkost registreres av forhandlerleddet. Det kan registreres ett eller flere Rabattelementer under samme Rabattbetingelse, men du kan kun ha en aktiv Rabattbetingelse på samme nivå i varehierarkiet. Vi anbefaler at det kun er ett element på betingelse. For å redigere en betingelse eller element, marker det aktuelle valget og trykk Enter-knappen. Dersom en rabatt er bygget opp med to eller flere rabatter kan dette gjøres som følger: 1) Grunnrabatt: -10% (Rabattelement 1) 2) Kvantumsrabatt -4% (Rabattelement 2) 3) Avtalt spesialrabatt -2% (Rabattelement 3) Rekkefølgen på disse er ikke viktig, faktoren blir den samme uansett. Summerer vi disse rabattene blir faktoren for utregning: [ (100-10) : 100 ] * [ (100-4) : 100 ] * [ (100-2) : 100 ] = 0,84672 Du kan ha flere aktive Rabattelementer under samme Rabattbetingelse. MEN, du kan kun ha en aktiv Rabattbetingelse på samme nivå i varehierarkiet. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-15

16 Denne funksjonen gjør at du kan kopiere betingelser og elementer over til andre grupper/varer. Dette kan ofte være arbeidsbesparende. Marker den rabattbetingelsen som skal kopieres, bruk høyre mueknapp og velg Kopier eller snarveien Ctrl+C. Marker så det nivået (varegruppe eller modul/vare) som skal kobles til den kopierte Rabattbetingelsen. Bruk høyre museknapp og velg Lim inn eller bruk snarveien Ctrl+V Dersom det kun kopieres et Rabattelement, kan dette ikke limes inn på valgt nivå dersom det ikke allerede eksisterer en Rabattbetingelse her. Ved kopiering av Rabattbetingelser kopieres også Rabattelementene med. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-16

17 Ved opprettelse av et nytt rabattelement må du velge en beregningsregel. Følgende regler finnes i NOBB-Kontrakt: Formel For elementtype Regel Formel Faktor = 1 + (Verdi/100) Alle Rabatt/påslag i % Faktor = 1 + (Verdi/100) som ikke skal summeres Faktor = 1 + (Verdi/100) Alle Rabatt/påslag i % Faktor = 1 + (Verdi/100) som skal summeres Pris + Verdi (NOBB-pris eller tidligere beregnet verdi (Innkjøp, kostpris, utsalgspris)) Alle Påslag angitt i kroneverdi (pris minus/pluss verdi) Pris + Verdi (NOBB-pris eller tidligere beregnet verdi (Innkjøp, kostpris, utsalgspris)) Verdi (statisk verdi, baseres ikke på andre priser) Utsalgspris = Kostpris * 100/(100-Verdi) Utsalgspris = Kostpris + Verdi Alle Utsalgspris Utsalgspris Angivelse av nettopris. Overstyrer andre elementer og NOBB-pris Angivelse av ønsket dekn.grad i %. Angivelse av ønsket dekningsbidrag i kroner. Utsalgspris = Innkjøpspris * 100/(100-Verdi) Utsalgspris Angivelse av ønsket bruttofortjeneste i % Innkjøpspris = Verdi Innkjøpspris Låst innkjøpspris i forbindelse med kampanje Kostpris = Verdi Selvkost Låst kostpris i forbindelse med kampanje UTN = Utpris lik NOBBpris Utsalgspris = NOBBpris bruk 0 som verdi Nedenfor følger eksempler på bruk av noen av disse reglene. Utsalgspris Verdi (statisk verdi, baseres ikke på andre priser) Utsalgspris = Kostpris * 100/(100-Verdi) Utsalgspris = Kostpris + Verdi Utsalgspris = Innkjøpspris * 100/(100-Verdi) Innkjøpspris = Verdi Kostpris = Verdi Utsalgspris basert på NOBBpris. Ikke avhengig av innkjøp eller kostpris 1. Regelen %: Faktor = Faktor + (Verdi : 100). Eksempel: Ved kjøp over 10 tonn gis det 10% Grunnrabatt, 5% Kvantumsrabatt og 3% Spesialrabatt. Hvis man bruker regelen % blir faktoren i regnestykket slik: Faktor = (1 0,10) * (1 0,05) * (1 0,03) = 0,8294 Denne faktoren multipliseres da med NOBB-prisen. 2. Regelen (%): Faktor = 1 + (Verdi/100) Eksempel: Samme eksempel som ovenfor ved bruk av regelen (%) Faktor = 1 + ( -0,1 + (-0,05) + (-0,03) ) = 0,82 3. Regelen KR = Verdi Denne regelen gir et påslag/avslag på beregningsgrunnlaget (NOBB-pris eller tidligere beregnet verdi) 4. Regelen NT = Verdi Ved bruk av denne regelen kan du angi Nettopris på en vare. Denne regelen tar ikke utgangspunkt i NOBBpris. 5. NB! Dersom Innkjøpspris = NOBB-pris kan du velge regneregel %, og sette verdi til 0 (gir faktor 1) 6. NB! Dersom Utsalgspris = NOBB-pris kan du velge regneregel UTN, og sette verdi til 0 (gir faktor 1) 7. Alle Rabattbetingelser settes default som inaktive. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-17

18 Her kan man velge ulike måter å se avtalen på. Alle: Andre: Egne: ser egenregistrerte betingelser og elementer Utgåtte: ser utgåtte betingelser og elementer Denne funksjonen gjør at man enklere får oversikt over hvor rabatter er registrert i en avtale. Ved å velge Priser på fanen til høyre deles skjermbildet opp i tre deler. De ulike delene i kan gjøres større/mindre ved å «dra» stolpen til høyre/venstre. For å fjerne Prisoversikten, dras stolpe nr 2 helt til høyre. Her vises varer og priser i en visningsoversikt. Ved å velge Navn sorteres Prislisteoversikten etter NOBB-nr. På avtalehodet kan det skrives en tekst om hvem som har registrert avtalen, hva den innbefatter etc. Her kan det kobles dokumenter, for eksempel avtaledokumentet, slik at mottaker kan laste ned dette om ønskelig. Du kan koble til et vedlegg på avtalen ved å trykke på knappen Legg til. Dette kan for eksempel være et Word-dokument som beskriver avtalen generelt. Vær obs på at det ikke bør legges inn opplysninger om bonus og markedsstøtte her. Historikk viser når avtalen ble opprettet, når den sist ble endret, og når mottaker har godkjent avtalen. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-18

19 Du kan slette en avtale ved å marker Mottakeren og deretter trykke Slette-knappen. I skjermbildet som kommer opp bekreftes det at avtalen skal slettes. Dersom du legger inn nye varer i NOBB, vil disse varene automatisk fanges opp av de eksisterende rabattene i NOBB-Kontrakt. Pass på at de varene som legges inn fanges opp av riktig rabatt. Husk at du må oppdatere avtalene i NOBB-Kontrakt dersom du gjør endringer som påvirker rabattene på varene. Dette kan for eksempel være: Innleggelse av nye varer Flytting av varer mellom moduler Flytting av moduler til andre varegrupper r som skal utgå med rabatter knyttet til seg Dersom en forhandler har særavtale med en produsent i tillegg til kjedeavtalen, bør forhandleren registrere disse betingelsene og elementene selv. Dette gjøres ved å registrere rabattbetingelser og rabattelementer i den eksisterende kjedeavtalen forhandleren har. Dersom produsenten sender denne avtalen til forhandleren, og forhandleren godkjenner denne avtalen, fører dette til at kjedens registrerte betingelser blir slettet hos forhandler. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-19

20 Visningen av Innkommende avtaler For å kunne behandle en avtale må den først godkjennes. Dersom avtale fra valgt vareeier ikke finnes under aktive avtaler kan den godkjennes uten å gjøre spesielle valg for godkjenningen. Den vil etter godkjenning være klar for videre behandling. Må velges for å kunne se en avtales innhold. Innholdet blir da vist på høyre side i skjermbilde Fra dette menyvalget godkjennes den valgte avtalen for behandling: Ved å velge Erstatt alle vil alle egne betingelser som er registrert på eksisterende avtale på denne leverandøren erstattes slik at den nye aktive avtalen vil se ut som en helt ny avtale. Ved å velge Behold egne betingelser og elementer vil egne rabattbetingelser og rabattelementer beholdes på de nivåene i den eksisterende avtalen de er registrert på. (Gjelder når avtalen oppdateres.) NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-20

21 Når man har godkjent en avtale vil vanlig fremgangsmåte være følgende: 1. Aktiver rabattbetingelser som passer med eget innkjøpsmønster der dette kan velges 2. Aktiver tilhørende rabattelement eller flere rabattelementer i forhold til eget innkjøp 3. Aktiver eventuelle korrekte fraktsoneelementer eller lignende dersom disse finnes i avtalen For å kunne kalkulere et nivå i avtalen MÅ både en rabattbetingelse og ett (eller flere) rabattelementer på samme nivå være aktive. Nivå: leverandør, overgruppe, hovedgruppe, varegruppe, modul, vare For å aktivere eller deaktivere rabattbetingelser og rabattelementer kan man markere aktuell betingelse eller element og trykke Enter for å velge aktiv eller inaktiv Man kan også markere og bruker hurtigtast CTRL+A eller CTRL+D Det kan kun være 1 aktiv rabattbetingelse på hvert nivå i avtalen. Når de mottatte elementene i avtalen er valgt og er aktivert, kan det legge inn egne påslag på ønsket nivå i avtalen. Det kan også legges inn egne selvkostelementer og innkjøpselementer etter behov. Dette legges da normalt inn på en eksisterende rabattbetingelse. Dersom man ønsker å legge inn egne elementer på et nivå som det ikke finnes en rabattbetingelse på må det opprettes en ny rabattbetingelse på dette nivået. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-21

22 1. Trykk på Hent alle hovedgrupper (evt CTR+H) 2. Trykk på Hent alle varegrupper ( evt CTR+H) 3. Trykk på Hent alle moduler ( evt CTR+H) 4. Trykk på Hent alle varer ( evt CTR+H) 5. Legg inn egen rabattbetingelse med tilhørende rabattelement på varen 6. Aktiver både betingelsen og elementet NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-22

23 Det kan være at man ønsker å legge på et påslag på leverandørnivå *1eller legge på en netto utsalgspris på en enkeltvare*2 For å legge på et utsalgselement på leverandørnivå(*1): 1. Høyreklikk på leverandørnavnet 2. Legg til rabatt betingelse UTSALG 3. Rediger Rabattelementet Husk å aktivere rabattbetingelsen for å få kalkulert prisene. Alle prisene i avtalen vil da få en DG på 40 i dette tilfellet, uavhengig av hvilke innkjøpselementer eller selvkostelementer som er aktivert NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-23

24 Egne betingelser kan knyttes til 6 ulike nivåer i gruppestrukturen: 1. Leverandør 2. Overgruppe (Første 2 siffer i varegruppen) 3. Hovedgruppe (Første 4 siffer i varegruppen) 4. gruppe (Alle de 7 sifrene) Det kan knyttes egne rabattelementer på eksisterende rabattbetingelser. Dette kan være selvkostelementer, egne innkjøpselementer og Utsalgselementer. Det er også mulig å legge både rabattbetingelser og rabattelementer på alle nivåer i avtalen Nivåene kan hentes frem helt ned til enkeltvarer Rabattbetingelser Rabattbetingelser kobles til varehierarkiet. En Rabattbetingelse er egentlig en overskrift forteller hva slags type rabatt vi har med å gjøre. Det kan knyttes en eller flere Rabattbetingelser til samme gruppe/modul/vare. Noen ganger er det aktuelt å presentere ulike alternativer for rabatter. Det er ofte vanlig å gi en bedre rabatt dersom man kjøper et større kvantum, enn hvis man kjøper et mindre kvantum. Man kan da opprette flere rabattbetingelser under samme varegruppe/modul/vare. Det røde krysset indikerer at ingen av betingelsene er aktive. Det kan kun være 1 aktiv rabattbetingelse på hvert nivå Rabattelement Rabattelementer knytter man til en Rabattbetingelse. Et rabattelement inneholder beregningsregelen, dvs. rabatten/påslaget i prosent eller kroner. Det finnes tre typer rabattelementer: Innkjøp, Selvkost og Utsalg. Hver av disse kan bestå av ulike regneregler, disse blir gjennomgått i et senere kapittel. For vareeiere er det alltid elementtype for Innkjøp som gjelder. Du kan opprette flere Rabattelementer under samme Rabattbetingelse. I eksemplet nedenfor har vi to Rabattelementer for innkjøpspris. Totalt gir dette en rabatt på 32,5 %. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 1-24

25 Når en avtale er behandlet kan prisene kalkuleres, kontrolleres og deretter eksportere ut for bruk i egne datasystemer. For at dette skal være mulig må mottakersystemet kunne ta i mot enten NOBB integdat formatet eller NOBB XML format for priser. For å kalkulere Priser for en avtale trykk på fanen Priser Viser oversikt over strukturen til den aktuelle vareeier (tilknyttet denne avtalen) og det er her mulig å kalkulere prisene ut fra de registrerte betingelser og elementer. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 7-25

26 1. Avtalen som skal kalkuleres er behandlet og markert. Velg kalkuler, velg så hvilken NOBB-indekspris som skal være grunnlaget for kalkulasjonen. Dagens pris eller fremtidig pris. 2. Kalkuler Priser ved å trykke på Kalkuler Knappen Velg dagens pris eller eventuelle fremtidige NOBB priser som grunnlag for priskalkulasjonen 3. Når man velger Kalkuler jobber programmet og på skjermen vises det at avtalen kalkuleres. 4. De kalkulerte prisene vises når man velger fanen Priser, dette kan ta litt tid da vises en melding på skjermen. En ny melding vises nederst i venstre hjørne når avtalen er ferdig kalkulert. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 7-26

27 Prisene kan sorteres ved å velge fra Sorterings-liste. Ved å velge Leverandør vil varene sorteres etter Leverandørens navn. Dersom det finnes fremtidige NOBB priser på varer fra en leverandør som skal kalkuleres kan man velge en fremtidig prisdato. NOBB prisen som gjelder fra eller ETTER denne datoen vil da legges til grunn for kalkulasjonen. Dersom det kun finnes 1 pris på en vare og denne prisen ikke har avslutningsdato vil denne ene prisen legges til grunn for kalkulasjonen uavhengig av hvilken fremtidig dato som er valgt. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 7-27

28 Når en avtale er ferdig kalkulert forhåndsvises kun prisene. For å kunne eksporter de kalkulerte prisene trykker man på knappen Eksporter og velger Priser 1. Eksport til txt med dagens pris, kalkulerte priser i avtalen Eksport til txt med fremtidig pris, kalkulerte priser i avtalen 2. Eksport til txt. Kalkulerte lagrede priser som samtidig finnes i valgt sortiment.når dette valget gjøres vil kalkulerte priser som finnes i valgt sortiment eksporteres For å bruke sortiment eksporten må sortimentet på forhånd være opprettet på Eksportvalgene er de samme som til integ.dat. XML filen må kunne leses av mottakersystemet for å kunne benyttes TIPS: Forsøk å åpne filen i Excel for å kunne se innholdet Dokumentasjon sendes på forespørsel ved å sende en mail til nobbkontrakt@byggtjeneste.no NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 7-28

29 Avtaler i NOBB kontrakt kan eksporteres ut i 2 ulike formater. Txt eller XML formatet som på forhånd må være tilpasset mottakersystemet. XML formatet kan brukes til å kontrollere avtalens innhold på ulike nivåer for å sjekke om rabattene er korrekte og om elementene er aktive / inaktive OSV. XML formatet er beregnet for avanserte brukere Marker avtalen som skal sendes og trykk på Eksporter- knappen, velg format, velg sted og trykk på knappen EKSPORTER AVTALE NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 8-29

30 Marker avtalen som skal sendes og trykk på Send-knappen En ny dialogboks vises, trykk på Send-knappen. Bekreftelse på at avtalen er sent blir vist nederst på siden. Ønsker man å sjekke at mottaker har godtatt avtalen, gjøres dette ved å se på Historikk. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 8-30

31 For å sende den samme avtalen til flere mottakere samtidig kan man opprette en distribusjonsliste med flere mottakere. Denne listen kan brukes også ved senere utsendinger 1. Velg en avtale 2. Trykk på SEND 3. I Dialogboksen som vises trykk på NY distribusjonsliste 4. Navngi listen og Noter hvilke deltakere den inneholder da dette ikke vises for senere bruk 5. Trykk på Legg til deltaker, skriv inn hele eller deler av et firmanavn eller skriv inn et NOBB deltakernummer og trykk på Søk 6. Velg en eller flere deltakere på listen og trykk på Lagre NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 8-31

32 Distribusjonslisten er nå klar til bruk og kan velges i forbindelse med sending 1. Velg Distribusjonsliste 2. Marker den listen du ønsker å bruke, Lagre 3. Trykk på Send NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 8-32

33 Opprett et sortiment i ved å velge varer til dine leverandører og legg disse i ett felles sortiment eller flere mindre sortimenter, fortrinnsvis de varene som lagerføres. Når alle varer er identifisert og lagt i ett eller flere sortimenter må alle leverandørene identifiseres. Vær oppmerksom på at varer som overføres til egne systemer må holdes oppdatert. Det vil derfor være en god ide og ikke velge et altfor stort sortiment 1. Velg varer i 2. Legg disse i ett eller flere sortimenter NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 / Side

34 3. Motta avtaler fra Alle aktuelle leverandører 4. Godkjenn avtaler. Behandle disse ved å velge eventuelle alternativer på innkjøp. Legg på egne påslag NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 34

35 5. Kalkuler Valgt avtale ved å velge dagens NOBB pris eller eventuell fremtidig NOBB pris som grunnlag for kalkulasjonen 6. Eksporter ut til integrasjonsformatet (evt til XML), skal eksporten baseres på et sortiment velg sortiment. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 35

36 Alternativ 1: Eksporter ut priser fra kalkulert avtale Alternativ 2: Eksporter ut kalkulerte priser fra avtale men kun de varene som finnes i valgt sortiment NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 36

37 Du må huske å sjekke innkomne avtaler for å se om du har mottatt nye/oppdaterte avtaler. Husk at varer som ikke har pris registrert i NOBB av vareeier, ikke blir vist i NOBB Kontrakt. Hvis prisen ligger i karantene, må den være over, før prisen vises i NOBB-Kontrakt. Det er kun ved endringer av varesortiment eller endringer på avtalen at vareeier skal sende oppdateringer til kunden. Er det kun gjort prisendringer så bruker huske å kalkulere varene på nytt med de nye prisene (Pris frem i tid). En del har av og til problemer med påloggingen, et lurt tips er at man sjekker PC-klokka. Hvis din PC-klokke ikke er like den som er på NOBB-Kontraktprogrammet ligger på, vil påloggingen mislykkes. NOBB-Kontrakt for bruker Dato April 2013 /.Side 37