Personalhåndbok. For ansatte ved Durapart AS. Revisjon 2: Side 1

Transkript

1 Personalhåndbok For ansatte ved Durapart AS Revisjon 2: 2017 Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1. Personalpolitikk 2. Formelle krav lover og forskrifter 3. Avtaleverk a. Hovedavtaler og tariffavtaler b. Arbeidsavtale c. Arbeidsreglement Arbeids- og hviletider Fravær Alminnelig orden og sikkerhet Konfidensialitet og taushetsplikt Berusende midler Oppslag og informasjon Oppsigelse Avskjed 4. Etikk og verdier a. Verdier b. Etiske retningslinjer c. Bruk av IKT 5. Organisering 6. Ansattelse, oppsigelse og permitteringer a. Ansettelse, oppsigelse og avskjedigelse b. Politiattest ved ansettelse c. Permitteringer d. Permisjon e. Annet arbeid 7. Lønn og insentiver a. Utbetaling av lønn b. Ferie c. Lønn og lønnstabeller d. Innsyn i lønnsforhold e. Forsikringsordninger f. Pensjonsavtale g. Reisegodtgjørelse h. Lån av arbeidsgiver i. Bedriftshytter 8. Kompetanse og opplæring a. Kompetansebehov b. Kompetanseplan c. Retningslinjer for medarbeidersamtaler 9. Konflikter og konflikthåndtering a. Tillitsvalgte b. Varsling 10. Tilrettelegging 11. Helse miljø og sikkerhet a. Verneorganisasjon b. Bedriftshelsetjeneste c. Sykefraværsoppfølging d. AKAN e. IA-arbeid 12. Henvisninger Side 2

3 Personalpolitikk Etikk og felles verdier Formålet med bedriften gjør at Duraparts ansatte må ha et positivt menneskesyn med aktørprinsippet som grunnleggende basis. Bedriftens verdier og etiske retningslinjer er viktige rettesnorer i så henseende: Kundefokus Respekt for hverandre Arbeidsglede - Samfunnsansvar Det forventes at alle opptrer på en profesjonell måte og avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til bedriften, både i og utenfor arbeidstiden. Ledelse, organisasjon og medbestemmelse Bedriften skal organiseres slik at det er tydelig hvem som har ansvar og myndighet. Ansvar og myndighet skal søkes delegert så langt som mulig ut i organisasjonen. Ledere har et spesielt ansvar for å fremstå som gode forbilder og utvikle og motivere sine medarbeidere. Ledere skal skape tillitt og trygghet ved åpenhet, ærlighet, tilgjengelighet og konsekvent opptreden Alle skal ha anledning til å medvirke i endringer som påvirker dem selv, og skal være lojale mot beslutninger som er fattet. Lederskapspolitikk Rekruttering Det er grunnleggende at alle stillinger skal besettes av personer som er best kvalifisert. Bedriften tilstreber å ha et mangfold av ansatte, både i forhold til alder, kjønn og kompetanse. Stillinger lyses ut internt og eventuelt eksternt. For å kunne håndtere ansettelsesprosessen på en god måte, er det en forutsetning at det er gjort et godt forarbeid før utlysning som sier noe om bedriftens behov, utarbeidet stillingsbeskrivelse og krav til kompetanse og personlige egenskaper. Søknader/mottatte opplysninger skal behandles konfidensielt. Søkerne skal gis informasjon om arbeidsoppgaver og arbeidsmiljø med størst mulig objektivitet. Ansettelsespolitikk Lønn og insentiver Durapart skal ha konkurransedyktig lønn som bidrar til å utvikle og beholde kompetanse, og rekruttere godt kvalifiserte medarbeidere. Side 3

4 Lønn skal være forutsigbart og rettferdig. Lønn er knyttet til stilling og lønnstabell avspeiler dette. Vi skal ha åpenhet rundt lønn og lønnsforhold internt, samtidig som den enkeltes integritet skal vernes. Bedriften har pensjonsordning og gruppelivsfosikring (10G) for sine ansatte. I tillegg er det tegnet obligatorisk yrkesskadeforsikring. Kompetanseutvikling Høy kompetanse er en av Duraparts viktigste konkurransefaktorer i fremtiden og danner basis for fornyet vekst. Vi skal legge til rette for en målrettet kompetanseutvikling for den ansatte slik at denne kan utføre dagens oppgaver og settes i stand til å møte nye krav og oppgaver. Kompetanseutviklingen skal avspeile bedriftens behov. Livsfase og tilrettelegging Vi skal så langt som praktisk mulig legge til rette for den enkelte ansatte i forskjellige faser av livet. I prioritert rekkefølge ønsker vi å spesielt legge til rette for sykemeldte, personer med nedsatt funksjonsevne, småbarnsforeldre og senior arbeidstakere. Slik tilrettelegging er fleksible arbeidstidsordninger, tilrettelegging av arbeidsplass og arbeidsoppgaver samt kompetanseutvikling. Arendal Øyvind Vedal Administrerende Direktør Side 4

5 Formelle krav lover og forskrifter Durapart AS er et offentlig eid aksjeselskap og er underlagt de samme lover og forskrifter som andre akseselskap. Disse regulerer vårt personalarbeid sammen med tariffavtaler og andre avtaler. Noen av disse er: Aksjeloven Arbeidsmiljøloven Folketrygdloven Ferieloven Permitteringslønnsloven Likestillingsloven Tobakkskadeloven Lov om yrkesskadeforsikring Arbeidstvistloven Internkontrollforskriften Avtaleverk Hovedavtale og tariffavtaler Durapart AS er medlem av NHO service og er bundet til hovedavtalen. Bedriften har tariffavtale med FLT, Lederne og Fellesforbundet. Arbeidsavtale Alle ansatte skal ha en arbeidsavtale som regulerer forhold som: - Stilling/avdeling - Stillingsandel - Lønn - Prøvetid og oppsigelsesfrister Som en del av arbeidsavtalen ligger taushetserklæringen (se Arbeidsreglement) Arbeidsreglement Durapart AS har avtalt et arbeidsreglement i samarbeid med arbeidstakernes tillitsvalgte i henhold til arbeidsmiljøloven. Arbeidstaker får arbeidsreglementet ved ansettelse. Innhold: - Arbeids- og hviletider - Fravær - Alminnelig orden og sikkerhet - Konfidensialitet og taushetsplikt - Berusende midler - Oppslag og informasjon - Oppsigelse - Avskjed Side 5

6 Etikk og verdier Duraparts verdier Durapart har følgende verdier som skal kjennetegne oss alle: Kundefokus - Imøtekomme kundens forventninger - Ta initiativ til kontinuerlige forbedringer - Kvalitetsbevissthet - Serviceinnstilling og fleksibilitet - Vilje til å vinne Respekt for hverandre - Stimulere til personlig utvikling - Åpenhet og ærlighet - Akseptere forskjeller Arbeidsglede - Kreativitet - Entusiasme - Tilhørlighet Samfunnsansvar - Være miljøbevisst - Dele kunnskap - Utvikle nettverk - Deltagelse og synliggjøring Etiske retningslinjer Durapart AS har utarbeidet etiske retningslinjer som er viktige retningslinjer for den enkeltes utførelse av arbeidet. Alle ansatte plikter å sette seg inn i og følge de etiske retningslinjene. Bruk av IKT Vi har en åpen og aktiv holdning til bruk av IKT og ønsker at flest mulig behersker IKT verktøy godt. Det er derfor lagt ingen begrensninger på bruken, men det oppfordres til sunn fornuft/dømmekraft og arbeidstakerens lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver ved privat bruk. Det påpekes særlig at våre IKT verktøy aldri må brukes til å begå straffbare eller kritikkverdige handlinger, herunder distribusjon av støtende og krenkende materiale. Eksempler på slikt materiale er informasjon som blir betraktet som straffbart, støtende, upassende, rasistisk, trakasserende eller kjønnsdiskriminerende. Side 6

7 Epost Arbeidsgivers e-post system er opprettet som et arbeidsverktøy. Epost som har direkte tilknytning til arbeidet, er å anse som virksomhetens post, som bedriften kan lese i spesielle situasjoner og ved behov knyttet til driften, for eksempel ved sykefravær, ferie eller annet fravær. Sosiale medier Det forventes at hver ansatt viser god dømmekraft ved bruk av sosiale medier, særlig i de tilfeller hvor det er knytninger til utførelsen av arbeid eller arbeidsgivers omdømme. Organisering Vi skal til en hver tid ha oppdaterte organisasjonskart slik at det klart fremgår hvilke rapporteringsveier som gjelder. En hver stilling som er nevnt i organisasjonskart skal ha en stillingsbeskrivelse hvor det klart fremgår: - Organisering (overordnet og eventuelt stedfortreder) - Ansvar og myndighet - Kompetansekrav For øvrige ansatte gjelder til en hver tid de anvisninger som gis av nærmeste leder. Alle er pliktige til å ta saker opp tjenestevei, via sin nærmeste overordnede. Dette gjelder ikke ved prosjektarbeid eller når krise-/brannorganisering inntreffer. Ansettelse, oppsigelse og permitteringer Ansettelse, oppsigelse og avskjedigelse Arbeidstakere ansettes ved bedriften på bakgrunn av behov i avdeling/område og i henhold til rekrutteringspolitikk. Arbeidstakere får ved ansettelse en arbeidsavtale og et eksemplar av arbeidsreglement. Oppsigelse og avskjedigelse: Se arbeidsreglement Retningslinje for bruk av advarsel/avskjed Prosedyre for ordinære ansettelser Prosedyre når ansatte slutter Politiattest ved ansettelse Det er et krav at alle som skal ansettes ved bedriften skal levere en politiattest. Dersom man har hatt permisjon eller har vært ute av arbeidsforholdet i mer enn 3 måneder skal også politiattest leveres. Permitteringer Permitteringer gjennomføres i henhold til Permitteringslønnsloven. Side 7

8 Permisjon Krav på permisjon styres av Arbeidsmiljøloven kapittel 12 og AMB-overenskomst Permisjon med lønn i forbindelse med frivillige verv: Basert på Duraparts kjerneverdi "Samfunnsansvar" ønsker bedriften å legge til rette for at ansatte og deltakere involverer seg i samfunnslivet. Durapart vil etter individuelle søknader i regelen innvilge permisjon med lønn for noen dager i året. Det skal søkes på nytt hvert år. Søknad rettes til sjef for område og går gjennom nærmeste overordnede. Øvrige permisjoner: Søknad om lengre permisjon uten lønn skal være skriftlig og behandles 2 ganger per år. Alle kan søke om dette men det er bedriftens styringsrett som avgjør, og en slik tilpasning skal ikke påføre bedriften store ulemper. Retningslinje for korte velferdspermisjoner Annet arbeid Dersom man har en biarbeidsgiver skal dette informeres om ved ansettelse, og senere til nærmeste overordnet. Dersom det er en interessekonflikt mellom bedriften og biarbeidsgiver, eller arbeidstaker kan komme i konkurranse med bedriften, skal dette søkes om skriftlig og godkjennes av Daglig Leder. Lønn og insentiver Utbetaling av lønn For timelønte utbetales lønning etterskuddsvis pr. 14. dag senest fredag, eller på den dag som måtte passe av hensyn til de bevegelige helligdager. På lønningsdagen utbetales det som er opptjent til og med siste fredag før lønningsdag. Lønn utbetales over bank. For månedslønte utbetales lønningen den 20. i hver måned. Månedslønte og alle i barnehagen får utbetaling av feriepenger i juni. Timelønte får utbetalt ved avvikling av ferie. En forutsetning for rett til lønn under sykdom er at ansatt har rett til sykepenger fra folketrygden. Et eksempel der det ikke er tilfelle er hvis ansatt ikke har vært helt arbeidsfør i lang nok tid etter maksdato for sykepenger. Andre oppgjørsfrister og utbetalingsmåter kan fastsettes ved avtale etter arbeidsmiljølovens I lønnen kan det gjøres fradrag for: 1. Lovbestemt skattetrekk, underholdsbidrag og medlemsavgift til folketrygden. 2. Reglementerte innskudd i pensjons- eller sykekasser. 3. Gjeld til bedriften dersom det er satt opp skriftlig avtale om lønnstrekk. Side 8

9 4. Fagforeningskontingent og avgift til Opplysnings- og utviklingsfondet når dette er fastsatt i tariff-avtale. 5. Feilaktig forskutterte sykepenger kan trekkes over lønn eller kreves tilbakebetalt. 6. Erstatning for skade eller tap som arbeidstakeren i forbindelse med arbeidet forsettlig eller ved grov uaktsomhet har påført bedriften, og arbeidstakeren skriftlig erkjenner erstatningsansvar, eller dette er fastslått ved dom, eller arbeidstakeren rettsstridig fratrer sin stilling. Før lønnstrekk foretas, skal arbeidsgiveren rådføre seg med arbeidstakerens tillitsmenn om grunnlaget for lønnstrekket og beløpets størrelse. Gjeldende lønnstabeller skal være tilgjengelig for alle. Ferie og avspasering Det avtales hvert år hvilke tidsrom hovedavviklingen av bedriftens ferie skal avvikles. Dette ordnes etter reglene i gjeldende ferielov. Der hovedavviklingen ikke passer inn skal de respektive avdelinger sette opp egne ferieplaner. Avspasering av innarbeidet tid skal benyttes i løpet av samme kalenderår. Avspasering skal avtales med nærmeste overordnet på forhånd. Lønn og lønnstabeller Gjeldende lønnstabeller skal være tilgjengelig for alle gjennom oppslag og ved forespørsel. Retningslinje for lønnsjustering for sykemeldte Retningslinje for lønn under lovbestemte verv, kommunestyret og fylkestinget Innsyn i lønnsforhold Lønn skal være rettferdig og forutsigbart, se personalpolitikk. Ansatte har rett til innsyn i en kollegas lønnsinformasjon dersom han eller hun mistenker overtredelse av et av disse diskrimineringsgrunnlagene: - Seksuell orientering - Diskriminering som følge av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon - Diskriminering knyttet til nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge, språk, religion og livssyn - Diskriminering som følge av nedsatt funksjonsevne Ved krav om innsyn må arbeidstaker signere en taushetserklæring. Arbeidsgiver skal informere den andre arbeidstakeren om at arbeidsgiver har gitt ut opplysninger om hans eller hennes lønn og lønnskriterier og hvem opplysningene er gitt til. Forsikringsordninger Obligatorisk yrkesskadeforsikring som skal dekke Yrkesskadeforsikringen skal dekke: - Skade som følge av arbeidsulykke (yrkesskade). - Skade og sykdom som etter folketrygdloven er likestilt med yrkesskade. - Annen skade og sykdom, dersom den skyldes påvirkning fra skadelige stoffer eller arbeidsprosesser. MERK: Belastningslidelser regnes ikke som yrkesskade/yrkessykdom Side 9

10 Reiseforsikring på tjenestereiser. Gruppelivsforsikring (10G) for alle ansatte. Det kreves 100% arbeidsdyktighet for å tre inn i ordningen. Øvre aldersgrense for inntreden er 65 år. Pensjonsavtale Bedriften tilbyr pensjonsordning og uførepensjon til alle ansatte over 20 år med over 20% stilling i løpet av et kalenderår. Arbeidsgiver dekker den vesentlige del av premien for pensjonsordningen, og den blir IKKE lønnsinnberettet. Den enkelte trekkes 2 % av lønn. Reisegodtgjørelse Reisegodtgjørelse dekkes etter statens satser, se egne skjema. Reisetid ut over arbeidstid dekkes ikke av arbeidsgiver. Retningslinje for bruk av bedriftens biler Lån av arbeidsgiver Det gis ikke lån av arbeidsgiver. Lån av arbeidsgivers eiendeler Bedriftens eiendeler lånes som hovedregel ikke ut til ansatte. I de tilfeller det åpnes opp for dette er dette organisert og skal gjelde likt for alle med et ansettelsesforhold til bedriften (se øvrige insentiver). Telefon Durapart AS er en trådløs bedrift og baserer seg på mobiltelefoner i arbeidet. Retningslinje for telefon på arbeidsplassen Bedriftshytter Bedriften har bedriftshytter for de ansatte. Det er utarbeidet egne vedtekter for dette. Retningslinje for bedriftshytter Øvrige insentiver: Retningslinje for påskjønnelse av ansatte Retningslinje for tildeling av midler til sosiale aktiviteter Retningslinje for utlån av kantine Retningslinje for bruk av treningslokalet Retningslinje for støtte til buss, sykkel og gå til jobben Side 10

11 Kompetanse og opplæring Kompetansebehov Etter- og videreutdanning er et viktig virkemiddel i utviklingen av bedriftens konkurranseevne. Utviklingen av kompetanse gjennom etter- og videreutdannelse må bygge på bedriftens nåværende og framtidige behov. Dette må ta utgangspunkt i de mål bedriften har for sin virksomhet. Med etterutdanning menes vedlikehold av kompetanse innenfor nåværende stilling, mens videreutdanning omfatter kvalifisering for nye og mer kvalifiserende oppgaver i bedriften. Bedriftens mål for framtidig utvikling (strategiplan / tiltaksplan ) skal danne grunnlag for vurdering av behov for kompetanse. Retningslinje for etter og videreutdanning Kompetanseplan Våre virksomhetsområder skal planlegge sitt kompetansebehov slik at de sikrer leveranser av produkter og tjenester til sine kunder. Likeledes skal det sikre at vi etterlever de kompetansekrav som pålegges oss fra myndigheter. Retningslinjer for medarbeidersamtaler Medarbeidersamtale er et viktig verktøy for å sikre god dialog mellom arbeidstaker og nærmeste overordnet og bl.a. avdekke eventuelle kompetansebehov. Det er utviklet en egen veileder for dette. Prosedyre for opplæring og medarbeidersamtale Konflikter og konflikthåndtering Tillitsvalgte I Durapart har vi et todelt tillitsmannsapparat: - Fagforeningenes tillitsvalgte - Verneombudsapparatet (Arbeidsmiljøloven) Tillitsmannsapparatet skal arbeide for de ansattes rettigheter og bidra til et sikkert og godt arbeidsmiljø. Varsling Alle ansatte som får kjennskap til forhold som ikke er i tråd med våre etiske retningslinjer eller som bryter med norsk lov er pliktig til å melde dette videre til sin overordnet. Dersom dette ikke er mulig skal varsel gå til annen leder eventuelt til bedriftshelsetjenesten. Retningslinje for varsling og konflikt Side 11

12 Tilrettelegging Tilrettelegging av arbeidsplass Arbeidsplass skal så langt som mulig tilrettelegges den enkeltes behov i form av hjelpemidler og praktisk tilrettelegging. Ved behov innhentes kompetanse fra bedriftshelsetjeneste og/eller egne ressurser for å få en helhetlig vurdering av tilretteleggingsbehov og gjennomføre en god evaluering av effekt av tiltak som gjøres. Tilrettelegging av arbeidstid og arbeidsoppgaver Vi skal så langt det er praktisk mulig tilrettelegge for personer i forskjellige livsfaser, og i prioritert rekkefølge gjelder dette spesielt: - sykemeldte - personer med nedsatt funksjonsevne - småbarnsforeldre - senior arbeidstakere Slik tilrettelegging kan være: - fleksibel arbeidstid/hjemmekontorløsninger - justering av arbeidsopppgaver - justert stillingsprosent - permisjoner - trening i arbeidstiden - hjelpemidler og personlig utstyr Arbeidstøy og personlig verneutstyr Det er den enkelte avdeling som vurderer grad av uniformering og behov for personlig verneutstyr og bekledning ut fra de arbeidsprosesser som finnes på avdelingen og de krav og behov som er knyttet til disse. Slike behov kan være: - krav til hygiene - sikkerhet - slitasje - skittent eller vått/kaldt arbeid Retningslinje for synsundersøkelse og anskaffelse av arbeidsplassbriller Retningslinje for bruk av treningslokalet Retningslinje for trening i arbeidstiden Retningslinje for justering av arbeidstid Helse Miljø Sikkerhet Verneorganisasjon Durapart er underlagt Internkontrollforskriften og har et arbeidsmiljøutvalg (HMSutvalg) bestående av halvparten ansattes representanter og halvparten bedriftens representanter. Leder i arbeidsmiljøutvalget byttes mellom ansatte og bedrift hvert år. Side 12

13 Det er i bedriften vernesoner hvor det er en ansattes representant (verneombud) og en bedriftsrepresentant (soneleder). Disse er ansvarlig for å se til at arbeidsmiljøet er sikkert og godt ved blant annet å gjennomføre vernerunder. Organisasjonskart HMS Retningslinje for skader på briller, tøy og klokker Bedriftshelsetjeneste Durapart AS har en avtale med Agder Arbeidsmiljø IKS om levering av bedriftshelsetjenester. Bedriftshelsetjenesten skal i hovedsak bistå med: - arbeidsmiljøkartlegging og tilrettelegging - forebyggende arbeidshelse - sykefraværsoppfølging Sykefraværsoppfølging En god og nær sykefraværsoppfølging er viktig for å redusere sykefravær og redusere frafall fra arbeidslivet. Durapart har utviklet egne retningslinjer for vårt arbeid som involverer både den sykemeldte, ledere og bedriftshelsetjenesten. Prosedyre for oppfølging av sykemeldt arbeidstaker AKAN Durapart AS er en AKAN bedrift. AKAN er et trepartssamarbeid mellom partene i norsk arbeidsliv, (LO, NHO og Staten) som har som hovedoppgave å forebygge rusmiddelproblemer i norsk arbeidsliv, samt å bidra til at ansatte med rusmiddelproblemer får hjelp. AKAN avtale IA-arbeid Durapart AS er en IA bedrift. IA avtalens hovedmål er å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. IA-Avtale Side 13

14 Henvisninger Arbeidsreglement Lederskapspolitikk Ansettelsespolitikk Etiske retningslinjer Organisasjonskart HMS Prosedyre for ordinære ansettelser Prosedyre når ansatte slutter Prosedyre for opplæring og medarbeidersamtale Prosedyre for oppfølging av sykemeldt arbeidstaker Retningslinje for bruk av advarsel/avskjed Retningslinje for korte velferdspermisjoner Retningslinje for lønnsjustering for sykemeldte Retningslinje for lønn under lovbestemte verv, kommunestyret og fylkestinget Retningslinje for bruk av bedriftens biler Retningslinje for telefon på arbeidsplassen Retningslinje for bedriftshytter Retningslinje for påskjønnelse av ansatte Retningslinje for tildeling av midler til sosiale aktiviteter Retningslinje for utlån av kantine Retningslinje for bruk av treningslokalet Retningslinje for etter- og videreutdanning Retningslinje for synsundersøkelse og anskaffelse av arbeidsplassbriller Retningslinje for trening i arbeidstiden Retningslinje for justering av arbeidstid Retningslinje for skader på briller, tøy og klokker Retningslinje for varsling og konflikt Retningslinje for støtte til buss, sykkel og gå til jobben Veileder for medarbeidersamtale AKAN Avtale IA-Avtale Side 14