Brukerveiledning for leverandører

Transkript

1 Oslo kommune Brukerveiledning for leverandører Oslo kommunes system for leverandøroppfølging og elektroniske mannskapslister innenfor bygg, anlegg og vedlikehold Brukerstøtte: (kl. 8:00-16:00) eller via Improve inne i HMSREG. Februar

2 Innhold Innledning... 4 Første gangs innlogging... 6 Innlogging med brukernavn og passord... 6 Innlogging med ID-porten... 7 Mine innstillinger... 9 Tilganger/ Roller... 9 Varsler... 9 Startside / Forside Oversiktsliste Mannskap og mannskapslister Krav til mannskapslisten Excel-mal for mannskapsliste Dokumentasjon på fagbrev, svennebrev eller kurs Ajourhold av mannskapsliste Endring av HMS-kort nummer for mannskap Sletting av mannskap Avvik Oversikt over avvik Forklaring til avvikstyper Behandle avvik Behandle avvik ved å lage en Oppfølging Automatisk behandling av avvik Hovedentreprenør eller kontraktspart mot Oslo kommune Oversikt over leverandører og mannskap på dine kontrakter og rammeavtaler Oppdragslokasjon oversikt for kontrakt Lag unntak for leverandører som ikke skal på leverandørlisten Samordningsskjema Månedsrapport Rammeavtaler Oversikt over leveranse (mannskap) på en rammeavtale Direkte på oppdragslokasjonen På leverandørprofilen På oversiktslisten Bruk av app for registrering av mannskap på rammeavtaler Annen lokasjon

3 Oppdragslokasjoner med nummerserie eller oppganger Oversikt over leverandør og leveranser Søknadsprosess for ny underentreprenør Maler til bruk i søknadsprosessen Oversikt aktuelle søknader Gi brukertilgang til UE Personvern og innsyn Integrasjoner Startbank HMS-kort Enhetsregisteret Adgangssystemer og tidsregistreringssystemer HMSREG-nummer Infobric og Infotech Proresult Endringslogg

4 Innledning Oslo kommune har som ambisjon å begrense sosial dumping og arbeidslivskriminalitet og har tatt i bruk HSMREG som et system for leverandøroppfølging innenfor bygg og anlegg. HMSREG har løpende oversikt over mannskap og leverandører på den enkelte byggeplass og rammeavtale. Arbeidstakernes HMS-kort benyttes for inn- og ut registeringer. Gjennom HMSREG vil leverandører få oversikt over eget mannskap, samt underentreprenører og deres mannskap. HMSREG benyttes til søknadsprosessen for godkjenning av nye underentreprenører. Løsningen er tilgjengelig for ansvarlig hos leverandør på Brukere opprettes og legges til kontrakter og rammeavtaler av oppdragsgiver i Oslo kommune. HMSREG er bygget opp med tilganger og rettigheter som skal sørge for informasjonssikkerhet, samtidig som brukeren får tilgang til den informasjonen som er nødvendig. Brukere opprettes på det nivået de skal ha tilgang, og vil ha oversikt over egen bedrift og tilhørende prosjekter/ underleverandører. Oppdragsgiver/byggherre: vil ha tilgang til alt innenfor egen organisasjon, dvs. alle oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler. Prosjektleder på oppdragslokasjon: vil ha tilgang til alt som foregår på denne oppdragslokasjonen, dvs. alle kontrakter og rammeavtaler som knyttes opp gjennom at mannskap stempler seg inn/ut. Hovedleverandør: Vil ha oversikt over egen kontrakt med alle underleverandører og mannskap som tilhører disse. Hovedleverandør kan gi tilgang til brukere fra underleverandører, og kan starte søknadsprosess for godkjenning av nye underleverandører. Underleverandør: Vil ha oversikt over egen leveranse til prosjektet med mannskapslister og tilstede historikk for egne ansatte. Dersom denne leverandøren igjen har underleverandører vil det gis tilgang til å se denne informasjonen slik at informasjons- og påseplikt kan ivaretas. 4

5 Eksempel på skjermbilde i løsningen med hovedbegreper: Generell funksjonalitet: Kolonne heading i blått. Klikk på heading for å sortere eller filtrere. Nummer, leverandørnavn, annen informasjon i blått. Klikk for å komme til mer informasjon. 1-10/21 <> viser at det ligger flere oppføringer i tabellen. Klikk på tallet for å vise flere oppføringer på hver side. Klikk på < > for å bla gjennom. Klikk F5 for å oppdatere. Løsningen auto lagrer kontinuerlig. I tabeller: Klikk på diskett eller bytt til neste rad for å lagre Klikk på eget navn for å Logge ut, Endre innstillinger med varsling, Se oversikt over begreper/definisjoner, og Brukerveiledning 5

6 Første gangs innlogging Brukernavn og passord er personlig og skal ikke deles med andre Oppdragsgiver eller kontraktsansvarlig leverandør / hovedleverandør registrerer nye bruker i HMSREG. Når ny bruker er opprettet sendes det en e-post med innloggingsinformasjon som skal benyttes for registrering. Det finnes to mulige innlogginger til HMSREG: 1. Med brukernavn og passord. 2. Via ID-porten Hva som er aktuelt for deg ser du av den e-posten du har fått med registreringsinformasjon. Innlogging med brukernavn og passord Klikk på linken i punkt 1 i e-posten for å aktivere brukeren. Velg å få tilsendt en verifikasjonskode på SMS eller Epost. Du får kun valg om SMS dersom ditt mobilnummer er lagt inn. Gå tilbake til nettsiden og skriv inn (eller kopier) verifikasjonskoden i feltet for Token og klikk Neste. 6

7 Fyll inn mobilnummer dersom dette mangler og velg et passord. Brukeren er ferdig registrert når du klikker Fullfør. Neste gang du skal inn i HMSREG går du rett til og logger deg inn med brukernavn (e-post) og det passordet du har valgt. Innlogging med ID-porten Først innlogging gjøres ved å klikke på linken i e-posten du har fått for registrering. Du går direkte til ID-porten og logger inn med din elektroniske ID (MinID, Bank ID, el.l). 7

8 Neste gang du skal logge deg inn går du rett til og klikker på ID-Porten. 8

9 Mine innstillinger Tilganger/ Roller Klikk på navnet ditt på menyen. Velg Innstillinger. Her får du oversikt over hvilke kontrakter og rammeavtaler du er definert som bruker på og hvilken rolle du har. Varsler Under Innstillinger kan du også velge hvilke varsler du ønsker å motta, og hvordan du ønsker å motta disse. Leverandørbrukerne får hver mandag en automatisk generert e-post som presenterer de aksjonene de bør ta på bakgrunn av prosjektene i HMSREG: - Nye UE som må godkjennes - Mannskapslister med feil - Andre avvik som må følges opp - Underleverandører som har Startbank rød og må følges opp 9

10 Startside / Forside Du kommer til startsiden ved å klikke på logoen til HMSREG øverst i menyen eller ved å velge Forside fra menyen på høyre side. Forsiden gir en oversikt over alt som gjelder for de kontraktene og rammeavtalene som du har tilgang til hos Oslo kommune. Klikk på blå tekster for å går direkte til mannskapsliste, søknader eller avviksoversikt. Oversiktsliste Det er kun personer med brukernavn og passord som får tilgang til personopplysningene som ligger i HMSREG (og du ser kun fra «ditt» nivå og nedover i hierarkiet). HMSREG genererer oversiktsliste basert på dagens mannskap. 1. Klikk på Oversiktsliste i menyen 2. Filtrer på Oppdragslokasjon eller Leverandør ved å klikke på blå kolonneoverskrift 3. Eksporter til Excel dersom oversiktslisten skal deles i forbindelse med kontroll fra Arbeidstilsynet, Skatt øst, politi eller kemner. 10

11 Mannskap og mannskapslister Mannskapslistene gir oversikt over arbeidstakerne som tilhører en bestemt organisasjon. Mannskapslistene nås enkelt ved å klikke på «Last opp mannskapsliste» på forsiden, eller ved å klikke på Mannskapslister på menyen. Mannskapslisten kan legges inn eller oppdateres på tre måter: 1. Skriv inn HMS-kortnr, navn, osv. direkte i tabellen der det står Legg til ny 2. Last ned Excel-mal som tilrettelegges med informasjon og deretter lastes opp igjen 3. Hent mannskap fra en annen kontrakt Krav til mannskapslisten Det er påkrevet å legge inn KortNr (HMS-kort), Navn og Kategori pr mannskap. Dersom det ikke legges inn kategori settes dette feltet automatisk til Ufaglært. Den enkelte oppdragsgiver kan også kreve informasjon om faggruppe, erfaring, språk og nasjonalitet for å godkjenne mannskapslisten. Dersom de påkrevde feltene ikke fylles ut av leverandøren vil de bli merket røde for å signalisere at noe mangler. Se eksempel under. Alle 8 siffer i HMS-kortet må legges inn, også 0, men systemet vil automatisk legge på denne dersom det ikke er registrert i Excel-filen 11

12 Malen håndterer kun HMS-kort nummer, ikke lånekort eller andre kortformater Merk! Dersom det mangler kortnummer på en eller flere av mannskapene i Excelfilen vil ikke filen la seg laste inn Mobilnummer må legges inn dersom HMSREG-appen skal benyttes for registrering Mobilnummer er også nødvendig dersom mannskap skal få innsyn i egne data. Tilgjengelig funksjon nederst på siden av Excel-mal for mannskapsliste Excel-malen for opplastning av mannskap er tilrettelagt slik at kategorier kan velges fra nedtrekksmeny. I tillegg er det mulig å kopiere kategorier dersom flere innehar de samme. Dokumentasjon på fagbrev, svennebrev eller kurs På hver enkelt arbeidstaker kan det lastes opp dokumentasjon som fagbrev, kursbevis, el.l. Dette gjøres ved å klikke på Last opp dokument når arbeidstakeren er merket i tabellen. Ajourhold av mannskapsliste Leverandøren må selv sørge for å holde mannskapslisten ajour med nye ansatte, fjerne ansatte som har sluttet. Endring av HMS-kort nummer for mannskap Stå på linjen for den arbeidstakeren du ønsker å endre informasjonen for. Velg Endre kortnummer. Her skriver du inn det nye HMS-kortnummeret, og får etterpå et valg for å endre dette for alle mannskapslister hvor denne personen ligger inne. 12

13 Sletting av mannskap Stå på aktuell linje. Klikk på pil til høyre og velg slett. Dersom ansatte slettes fra mannskapslisten beholdes allikevel til stede historikken gjennom prosjektets levetid, slik det er påkrevet i forskriften. Merk at for rammeavtaler er det viktig at mannskapslisten oppdateres ved bytte av HMS-kort eller mobiltelefonnummer, da appen gjør oppslag mot dette for å sikre at det er riktig bruker. 13

14 Avvik Et avvik i HMSREG betyr at det er mangler eller avvik ved en leverandør, leverandørens forhold til leveransen, mannskapet, eller endringer i leverandørens finansielle status. Avvikene behandles som indikasjoner på at kontraktbetingelser eller regelverk ikke følges, og følges opp med den enkelte leverandør. Oversikt over avvik Informasjon og personopplysninger fra HMSREG kan kun deles med relevante prosjektledere og overordnede. HMSREG hjelper til å holde oversikt over godkjente leverandører og arbeidstakere og samler avvik både når det gjelder forhåndsgodkjenning og avvik i HMS-kort 1. Klikk på Avviksoversikt 2. Filtrer på Avvik ved å klikke på blå kolonneoverskrift og velge det avviket som er interessant En oversikt over avvik finnes også på den enkelte oppdragslokasjon og på forsiden. Forklaring til avvikstyper Få informasjon om hva de ulike avvikene betyr 1. Klikk på «i» i øverste rad 2. Et bilde med beskrivelse av avvik dukker opp. Før musen over «i-en» for å se en forklaring på avviket. Avvik genereres hver hele time. 14

15 Behandle avvik Behandling av avvik gjøres direkte på oppdragslokasjonen hvor avviket har dukket opp. 1. Klikk Behandle på avviket du vil behandle. Avhengig av type avvik får du opp noen ulike valg for behandling. 2. Velg type behandling og tilordne oppfølgingen til deg selv eller til en annen brukerkonto Behandle avvik ved å lage en Oppfølging Et av valgene ved avviksbehandling er å opprette en Oppfølging som kan sendes til leverandør eller til deg. I Oppfølgingen settes en frist. I eksemplet under er det laget en oppfølging for å følge opp søknadsprosessen. 15

16 Klikk på meny -> Oppfølginger for å finne igjen den oppfølgingen du har laget. Det er også mulig å supplere oppfølgingen med mer informasjon eller legge ved filer for dokumentasjon. Når oppfølgingen er gjort og avviket lukket, klikk på Rediger for å legge inn dato for Lukket. Informasjon om når avvik er behandlet finnes også på selve oppdragslokasjonen. Merk av for Ja etter Vis behandlet. Her blir også en link til Oppfølgingen tilgjengelig. Automatisk behandling av avvik Avvikene behandles av kontraktspart eller leverandør ved at det eksempelvis gjennomføres en søknadsprosess for ikke godkjent underleverandør eller at nytt HMS-kort bestilles opp der hvor det fremkommer at det er utløpt eller ugyldig. Som en hjelp til å behandle og fjerne gamle avvik som blir liggende er det innført en automatisk behandling av følgende avvik etter definerte prinsipper: HMS-kort ikke gyldig. Når nytt HMS-kort for arbeidstaker benyttes til passering i HMSREG settes automatisk de gamle avvikene til behandlet og skjules i systemet. Dette gjelder kun der hvor HMSREG henter passeringsdata fra adgangssystemer. HMS-kort ikke gyldig pga utløpt dato. Avviket dukker først opp etter 7 dager for å gi arbeidstakeren tid til å få nytt kort i posten. Alternativt kort benyttet. Ved bruk av lånekort dukker avviket først opp etter 7 dager, dvs. at det er tillatt å bruke lånekort i noen dager. Leverandør ikke godkjent. Når en leverandør blir godkjent vil alle tidligere avvik med "leverandør ikke godkjent" automatisk behandles og skjules 16

17 Hovedentreprenør eller kontraktspart mot Oslo kommune Oversikt over leverandører og mannskap på dine kontrakter og rammeavtaler Som hovedleverandør ser du alle underleverandører med tilhørende mannskap. Pass derfor på å logge ut eller låse enheten før du forlater den. 1. Klikk på Kontrakter, Rammeavtaler eller Oppdragslokasjon 2. Velg aktuell avtale 3. Listen over aktuelle leverandører vises 4. Klikk på aktuell leverandør for å se dennes mannskapsliste 5. For å endre på strukturen i hierarkiet / hvem man er underleverandør til: Klikk på aktuell linje / org. nr. i kolonnen «Underleverandør til» og endre Oppdragslokasjon oversikt for kontrakt For kontrakter som er knyttet til en bestemt oppdragslokasjon får brukeren utvidet informasjon om alle relevante hendelser på denne oppdragslokasjonen. 17

18 Kontrakt/leveranser. Viser en oversikt over hvilke kontrakter brukeren har tilgang til på denne lokasjonen og tilhørende leverandører. Klikk på ikonene ved hver leverandør for tilgang til mannskapsliste, brukertilganger og leverandørinformasjon. Status. Viser leverandører til stede i dag, hvilke leverandører som har avvik, og hvilke avvik som eksisterer i dag. Klikk på leverandør eller avvik for å gå rett til aktuell statistikk. Avvik. Viser alle avvik på denne oppdragslokasjonen. Sorter på leverandør, type avvik eller dato og lav, moderat eller høy alvorlighetsgrad. Til stede historikk. Viser historikken for denne oppdragslokasjonen. Sorter på leverandør eller dato. Informasjon. Gir mer informasjon om selve oppdragslokasjonen. Brukertilgang. Legge inn eller opprette brukere som skal ha tilgang til denne oppdragslokasjonen. - Tilgang til oppdragslokasjonen gir mulighet til å se alt som skjer der, både av kontrakter og passeringer. Benyttes av prosjektledere fra byggherren. - Tilgang til hovedentreprenør og UE benyttes for å gi tilgang til den enkelte leverandør. Kontroller. Oversikt over gjennomførte kontroller på oppdragslokasjonen. Kontroll startes fra knappen øverst i skjermbildet. Lærlinger. Gir en oversikt over lærlinger knyttet til leverandører på denne oppdragslokasjonen. Unntak fra avvik og autogenerering. Gir mulighet til å sette opp organisasjonsnummer som det ikke skal genereres avvik på og som ikke skal føres opp på leverandørlisten, eks. egne ansatte, sjåfører, konsulenter, el.l. Rapport data. Viser oversikt over antall timer på kontrakten fra måned til måned for beregning av andel faglærte og andel lærlinger. Merk at andelene beregnes på bakgrunn av alle registrerte timer på kontrakten. Startbank. Informasjonen som vises er hentet ut fra Startbank. Startbankindikatoren (rød/grønn) viser antall år med innrapportert årsregnskap, samt grønn/rød basert på om leverandøren er ajour/ikke ajour med erklæringer/avgifter. Dersom Startbankindikatoren er rød kan du holde 18

19 musepekeren over for å se forklaring på hvorfor den er rød. Levert fullmakt SKAV betyr at Startbank har informasjon om MVA innbetalinger og eventuelle restanser. Informasjon fra Enhetsregisteret. HMSREG henter også inn informasjon fra Enhetsregisteret som kan være nyttig i oppfølgingen av underleverandører. B = Bemanningsforetak, R = Renholdsvirksomhet, N = NUF, Norsk Utenlandsk Foretak. Lag unntak for leverandører som ikke skal på leverandørlisten Alle som besøker en byggeplass eller et oppdrag skal føres opp på oversiktslisten. Men for noen er det ikke aktuelt å bli godkjent som leverandør og føres opp på leverandørlisten. Dette kan gjelde rådgivere, sjåfører, konsulenter, tilsyn, oppdragsgiver/byggherre, etc. Disse aktørene kan føres opp på en unntaksliste av oppdragsgiver eller kontraktspart. Klikk på tannhjulet etter aktuell leverandør for å sette denne på unntaksliste. Legg inn kommentar og klikk på Lag unntak for denne leverandøren. 19

20 Samordningsskjema På Kontrakter er det mulig å hente ut et samordningsskjema som dokumentasjon på hvem som er hoved bedrift i forhold til samordning av verne- og miljøarbeidet. Skjemaet genereres automatisk opp i HMSREG basert på informasjonen fra leverandørlisten, mannskapslisten og oppdragslokasjonen og vil se slik ut: Samordningslisten lastes ned fra oppdragslokasjonen ved å klikke på verktøylinjen: 20

21 Leverandørhierarkiet hentes direkte fra kontrakten. Du må gjøre følgende for å tilrettelegge for Samordningslisten. Feltene i toppen av skjema settes fra fanen Informasjon på Oppdragslokasjonen: Informasjon til feltet «Tidsrom for samordningen» settes under Kontraktsinformasjon: 21

22 Stedlig verneombud for leverandøren settes på mannskapslisten: 22

23 Månedsrapport Månedsrapporten sammenfatter oppdragslokasjonens aktiviteter når det gjelder timeantall, skader, RUH (rapport uønskede hendelser), oppfølging av påseplikt, miljø, samt prioriteringer fremover. Månedsrapporten startes fra meny -> Månedsrapporter. Hovedbedrift / hovedleverandør er ansvarlig for å opprette og fylle ut rapporten. Timeforbruk. Registrerte timer i HMSREG hentes automatisk. Tallene kan korrigeres direkte i cellen der timeantallet er vist. Linken «Vis grunnlag» viser detaljer pr leverandør. Skader. Her noteres antall personer og fraværsdager som faller innenfor kategoriene H1 (skader med fravær utover skadedagen) og H2 (Skader uten fravær utover skadedagen). Påseplikt. Noter antall gjennomført kontroller på enkeltpersoner, samt avvik og hvordan disse er eller skal lukkes. Lærlinger. Antall lærlinger og fagområde hentes automatisk basert på mannskapslister på oppdragslokasjonen. RUH. Rapport om uønskede hendelser og handlinger. Skriv inn antall for den enkelte forekomst den siste måneden. Miljø. På fanen Informasjon på oppdragslokasjonen noteres prosjektstørrelse i kvadratmeter. De andre cellene fylles inn basert på månedens avfall og kildesortering. Prioriteringer. Siste og kommende måneds prioriteringer innenfor HMS og SHA føres opp. Tilleggsdokumentasjon. Dokumenter fra samordningsmøter eller samordningsrunder lastes opp. Oppsummering. Gå igjennom og sjekk at opplysningene er korrekt. Signeres av hoved bedrift (1), KU (SHA-koordinator for utførelsen) (2) og prosjektleder (3). Hver signering etterfølges av en e-post til neste ansvarlige om at månedsrapporten er klar. KU og PL har mulighet til å legge inn en kommentar sammen med sin signering. KU og PL defineres under fanen Informasjon på oppdragslokasjonen. 23

24 Rammeavtaler En rammeavtale knytter en oppdragsgiver og en kontraktspart/leverandør. En rammeavtale er ikke knyttet til en oppdragslokasjon før mannskap registrer seg inn på en gitt oppdragslokasjon for å utføre ordre. Rammeavtaler er bygget opp på samme måte som Kontrakter med et leverandørhierarki og mannskap pr leverandør. Rammeavtalen settes opp av oppdragsgiver og inkluderer kontraktspart og underleverandører som evnt. er godkjent gjennom anskaffelsen. Klikk på leverandørnavn for å få tilgang til den enkelte mannskapsliste. Til stede historikk. Her ligger en oversikt over passeringshistorikken for både kontraktspart og underleverandører knyttet til denne rammeavtalen. Brukertilganger. Her gis tilgang til nye brukere på leverandørsiden. Rapportdata. Under fanen Rapport data finnes en oversikt pr måned over totale arbeidstimer, fagarbeidertimer og lærlingetimer. Oversikten benyttes som en hjelp til følge oppfyllelsen av andel fagarbeidere og lærlinger gjennom rammeavtalen. Merk at beregningene gjøres basert på alle arbeidstimer på prosjektet. I tillegg gjøres beregningene kun basert på det som regitreres av timer gjennom appen. Registreringer på Oslo kommunes registreringsbokser viser ikke hvilken rammeavtale den aktuelle arbeidstakeren jobber på. Oversikt over leveranse (mannskap) på en rammeavtale Arbeid på en rammeavtale vil først vises når arbeidstakerne sjekker seg inn på en oppdragslokasjon. Rammeavtalene kan derfor følges opp på ulike måter: På rammeavtalen Klikk på fanen Til stede historikk for oversikt over mannskap, leverandører og oppdragslokasjoner som er besøkt på rammeavtalen. 24

25 Direkte på oppdragslokasjonen Dersom du vet hvor arbeidet skal gjennomføres og ønsker å sjekke tilstedeværelse på oppdragslokasjonen går du rett til aktuell lokasjon og klikker på Til stede historikk: På leverandørprofilen Du kan også få en oversikt over kontrakter og rammeavtaler en leverandør jobber på ved å gå direkte på leverandørprofilen. Her ser du de prosjektene du har tilgang til for din bruker. 1. Klikk på Leverandører i menyen og søk opp aktuell leverandør. 2. Under fanen Status vises hvilke oppdragslokasjoner denne leverandøren har besøkt i dag. Merk at her vises kun de første 10 av totalt 21 lokasjoner. Klikk på <> for neste side eller på 1-10/21 for å endre hvor mange du ønsker å se om gangen. 3. Under fanen Til stede historikk fås en oversikt over arbeidstakere på de ulike lokasjonene tilbake i tid 25

26 26

27 På oversiktslisten Dersom det er interessant med en oversikt over mannskap som har vært til stede for en enkelt leverandør gjennom en bestemt dag kan også Oversiktslisten benyttes. 1. Velg Oversiktsliste i menyen 2. Sorter på leverandør 3. Oversiktslisten vises pr dag Bruk av app for registrering av mannskap på rammeavtaler På rammeavtaler der det ikke finnes faste registreringsbokser på oppdragslokasjonen skal appen HMSREG benyttes for innregistrering. Appen lastes ned gratis fra Google Play eller App store. Forutsetning for at app kan benyttes for mannskap: Leverandør og mannskap må være registrert på rammeavtalen Mannskap må være registrert med kortnummer og mobilnummer Oppdragslokasjonen må være registrert på oppdragsgiveren Ved første gangs innlogging må HMS kort nr og telefonnummer registreres brukeren og verifiseringskode mottas. Det er ikke nødvendig å «logge ut» av app, man kan bare minimere etter bruk. Dersom logg ut benyttes etterspørres ny verfiseringskode ved neste innlogging. 27

28 Husk å velge Endre (øverst i bilde 3) for registrering på riktig rammeavtale og tilhørende oppdragslokasjoner. Når du har valgt en rammeavtale kan oppdragslokasjon velges. Alle lokasjoner innenfor en radius på 500 meter vises. GPS i telefonen benyttes slik at det kommer opp et utvalg av de lokasjonene som er i nærheten. Utover dette benyttes ikke GPS for å følge mobilens bevegelser. Dersom arbeidstaker glemmer å logge seg ut etter endt oppdrag kommer det en SMS-påminnelse etter 8 timer og etter 13 timer. Oppdatering av appen i desember 2017 gir arbeidstakeren noen ekstra valg for tilrettelegging i appen: - Mine passeringer. Viser aller registreringer siste 7 dager. Kun tilgjengelig for arbeidstakeren selv i appen, ikke for arbeidsgiveren eller for andre som følger den aktuelle avtalen. - Påminnelse. Her kan arbeidstakeren legge inn et varsel til seg selv som en påminnelse for å registrere seg både inn og ut. Annen lokasjon Dersom du ikke finner en oppdragslokasjon/adresse som passer eller gjør arbeid på eiendom/bygg som ikke tilhører Oslo kommune kan du benytte «Annen lokasjon» som alltid vil ligge nederst på oversikten. Oppdragslokasjoner med nummerserie eller oppganger Oppdragslokasjoner som kombinerer flere gatenummer krever at håndverkere som registrerer seg inn i appen velger akkurat det gatenummer de besøker for oppdraget. I tillegg kan oppgang velges, men dette er ikke påkrevet. Håndverker velger aktivt bolignummer, valg av oppgang er ikke obligatorisk. 28

29 Oversikt over leverandør og leveranser Fra menyen, velg Leverandører for å få en oversikt over alle leverandører som har levert til kontrakter og rammeavtaler du har tilgang til i systemet. Klikk på leverandøren/orgnr for mer oversikt på den enkelte leverandør. Her får du kun tilgang til informasjon om leverandørene på de kontraktene og rammeavtalene din bruker er koblet opp til. Status. Viser hvilke oppdragslokasjoner leverandøren er til stede på i dag. Leveranser. Viser hvilke kontrakter og rammeavtaler leverandøren har vært leverandør på. Avvik. Viser alle avvik for denne leverandøren, på alle oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler. Til stede historikk. Viser all til stede historikk for denne leverandøren, på alle oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler. Kontroller. Oversikt over gjennomførte kontroller der denne leverandøren har vært involvert. StartBANK. Viser eventuell endringer i statusen hos StartBANK. Erfaringer. Viser erfaringer andre har lagret på denne leverandøren. Oppfølginger. Viser de oppfølgingene som er startet og avsluttet for denne leverandøren. ID kort. Oversikt over mannskap fra leverandøren som har benyttet HMS-kort til passering. 29

30 Søknadsprosess for ny underentreprenør Denne prosessen startes opp av hovedansvarlig leverandør med rollen Kontraktspart. Prosessen startes fra oppdragslokasjonen- eller rammeavtale bildet ved å klikke på «Opprett søknad om ny UE». Kontraktspart velger selv om han fyller ut all informasjon eller om han oppretter brukertilgang til UE og involverer UE i søknaden. Hvis UE skal involveres klikk på følgende på verktøylinjen: Før søknaden kan sendes må leverandør/ue legge inn: - Påkrevde vedlegg o Fullmakt med fargekopi av ID. o Evnt. andre vedlegg som oppdragsgiver krever og som er merket med! - Mannskapsliste Når søknad er ferdig og kontraktspart har klikket på Send søknad til virksomhet vil kontakt hos Oppdragsgiver få tilsendt en e-post (HMSReg Noreply) med link og kan gå inn og godkjenne leverandøren. Etter godkjenning /evnt. avvisning får søker resultatet tilsendt pr e-post (HMSReg Noreply) med link inn i HMSREG. Dersom søknaden avvises på grunn av manglende dokumentasjon gjøres oppdateringer i eksisterende søknad før den sendes inn på nytt. 30

31 Maler til bruk i søknadsprosessen Maler som «fullmakt skatt øst», søknadsskjema eller andre skjema ligger under fanen Dokumentmaler Oversikt aktuelle søknader Klikk på Underleverandør-søknader for en oversikt og for å se aktuelle søknader. Gi brukertilgang til UE Kontraktsansvarlig kan opprette brukertilgang til UE slik at disse kan fylle ut søknad og ajourholde egen mannskapsliste. Brukertilgang kan også opprettes til UE direkte på den enkelte rammeavtale eller kontrakt. Klikk på fanen Brukertilgang for å opprette bruker 31

32 Dersom brukeren allerede eksisterer søker du den opp direkte i tabellen under Klikk for å søke etter person. Du kan søke både på navn og e-post-adresse. Klikk Opprett brukerkonto her for å lage en ny bruker. Brukerne skal autentiseres gjennom brukernavn/passord eller gjennom elektronisk ID/ID-porten. Legg inn e-post og fornavn/etternavn på ny bruker. Legg inn fødselsnummer for bruk av elektronisk ID (valgfritt) Tildel rollen Leverandør. Sletting av ikke behandlede søknader Dersom en søknad har blitt opprettet med feil informasjon kan denne slettes. Sikre først at det ikke ligger inne brukertilganger, mannskapsliste eller dokumenter. Deretter kan du stå på leverandøroversikten merke linjen til aktuell leverandør velge søppelkasseikonet til høyre. Dette sletter både søknaden og aktuell leverandør på leverandøroversikten. 32

33 Personvern og innsyn Formålet med behandling av personopplysninger i HMSREG er å oppfylle plikten til byggherre om å føre en oversiktsliste over alle som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplassen. Videre benyttes opplysningene til systematisk kontroll og analyse av leverandører med formål å begrense sosial dumping og arbeidslivskriminalitet. Følgende opplysninger samles inn: Navn Kjønn Fødselsdato Arbeidsgiver Arbeidsgivers organisasjonsnummer HMS-kort nummer Lokasjon stedet arbeidet utføres Passeringsdata / inn- og ut registrering HMSREG tar den enkelte arbeidstakers personvern på alvor gjennom sikker tilgang, bruk og lagring av opplysningene. Dette betyr at du som bruker HMSREG må være spesielt oppmerksom på: Ditt brukernavn og passord er personlig. Skal ikke lånes bort. Beskytt informasjonen i systemet. Vær varsom med å dele informasjon med andre. Logg ut eller lås enheten når forlater den. Gi beskjed hvis noe er feil. Dersom en arbeidstaker har HMS-kortnummer og mobiltelefonnummer registrert i HMSREG kan personen få tilgang til informasjonen lagret for HMS-kortet ved å benytte funksjonen nederst på siden Eventuelt må arbeidsgiver kontaktes for å få informasjonen. 33

34 Integrasjoner Startbank Fra Startbank hentes Startbank-indikatoren (rød/grønn sirkel), kredittvurdering, betalingserfaring og informasjon om mva og mva-restanser. Klikk på Startbank-indikatoren for å kommer rett inn i Startbank for mer informasjon. Dette fungerer kun dersom du har en Startbank-bruker med samme e-post-adresse. Informasjon fra Startbank oppdateres hver 4. time. HMS-kort Oppdateres mot byggekort.no første gang kortet benyttes i systemet. Deretter kan det gjøres manuelle oppslag ved å velge HMS-kort oversikt på menyen og søke opp aktuelt HMS-kort. Utløpsdato lagres automatisk i løsningen og oppdateres kontinuerlig. Hver natt sjekkes HMS-kort for alle passeringer som er gjort den foregående dagen. Månedlig resjekkes alle HMS-kort som ikke allerede er sjekket i forbindelse med passeringer den måneden. Om ønskelig kan et enkelt kort resjekkes manuelt ved å klikke på pilene. Beregn noe tid før sjekken er gjort. Trykk F5 for å oppdatere. Enhetsregisteret HMSREG oppdateres mot hovedregisteret hver natt. I tillegg gjøres det oppdatering mot nyregistreringer gjøres hver 4. time. Endringer sjekkes kun på aktive leverandører, dvs. de som har vært inne i HMSREG. Det kan derfor gå en dag før avvik på helt nye leverandører dukker opp. Adgangssystemer og tidsregistreringssystemer Infobric. Data hentes av HMSREG hvert 2. minutt. Infotech. Data hentes av HMSREG hvert 2. minutt. Registreringsbokser. Registreringer fra disse oppdateres hvert minutt. I tillegg er det utarbeidet et REST-API ( som gjør at ulike registreringssystemer kan overføre passeringsdata til HMSREG. 34

35 HMSREG-nummer Et HMSREG-nummer er det unike nummeret som identifiserer en oppdragslokasjon. Dette nummeret er nødvendig for å knytte opp adgangssystemer eller tidsregistreringssystemer til HMSREG. Du finner nummeret under navnet på selve oppdragslokasjonen: Eller ved å gjøre som følgende: 1. Gå til Oppdragslokasjoner på menyen 2. Finn eller søk frem aktuell oppdragslokasjon 3. Klikk på knappen Tabell og noter 6-sifret nummer foran oppdragslokasjonen Infobric og Infotech Koblingen mot adgangssystemene Infobric og Infotech gjøres av disse to selskapene. Som en bekreftelse på at leverandøren gir Oslo kommune tilgang til å motta dataene fylles det ut en fullmakt. Fullmakt - data til HMSREG fra Infobric. Fullmakt - data til HMSREG fra Infotech Proresult For prosjekter som skal kobles opp mot HMSREG fra Proresult gjøres dette av den enkelte leverandør. Leverandøren trenger en API-bruker for å kunne knytte de to systemene. Denne brukeren fås ved å kontakte support@omega.no. Veileder fra Proresult for koblingen ligger her: 35

36 Endringslogg Tid Type endring Ansvarlig Månedsrapport for Kontrakt / Oppdragslokasjon. Kathrine Steen Andersen Sammenstilling av antall timer, lærlinger, skader, RUH HMSREG-nummer. Unik identifisering av en Kathrine Steen Andersen oppdragslokasjon Oversikt over andel lærlinger og faglærte pr måned Kathrine Steen Andersen gjennom Rapportdata er også tilgjengelig på rammeavtaler Integrasjon mot andre adgangssystemer / Kathrine Steen Andersen timeregistreringssystemer beskrevet i API på Fullmakt for overføring av data til Infobric/Infotech lagt inn. Veileder fra Proresult for å knytte opp prosjekt med HMSREG. Kathrine Steen Andersen 36