Brukerveiledning for virksomheter i Oslo kommune

Transkript

1 Oslo kommune Brukerveiledning for virksomheter i Oslo kommune Oslo kommunes system for leverandøroppfølging og elektroniske mannskapslister innenfor bygg, anlegg og vedlikehold Brukerstøtte: (kl. 8:00-16:00) eller via Improve inne i HMSREG. Denne veilederen og annet støttemateriell finnes under: Anskaffelsesveileder -> Kontraktsoppfølging -> Digital mannskapskontroll på UKE s intranettsider Februar

2 Innhold Brukere og tilganger... 7 Opprette en ny bruker... 7 Oversikt over brukerprofiler på ulike nivåer, roller og rettigheter... 8 Ny bruker på virksomhetsnivå... 9 Mine innstillinger... 9 Tilganger/ Roller... 9 Varsler... 9 Forside / startside Oversiktsliste Oppdragslokasjoner Søk etter oppdragslokasjon: Lag en ny oppdragslokasjon: En oppdragslokasjon kan enten være en gitt adresse. I HMSREG vil denne tilordnes GPSkoordinater og markeres som et punkt Oppdragslokasjon oversikt over fanene Oppdragslokasjoner i kart Kontrakt Søk etter eller lag en ny kontrakt For ekstra innstillinger på kontrakten se punktet nedenfor Kontraktsinformasjon - innstillinger 17 Viktig å huske på når en ny kontrakt registreres Oppsett for en ny kontrakt Leverandøroversikt Kontraktsinformasjon - innstillinger Autoregistrering vs. forhåndsregistrering av leverandører og arbeidstakere Andel fagarbeidere og lærlinger Lokal identifikasjon av mannskap Erfaringer Unntak fra avvik og autogenerering Rapportdata Samordningsskjema Avsluttet kontrakt / oppdragslokasjon Renholdskontrakter på Oslo kommunes samkjøpsavtaler Månedsrapport Rammeavtaler Søk etter eller lag en ny rammeavtale

3 Mannskap legges inn ved å klikke på aktuell leverandør Parallelle rammeavtaler Oppsett for rammeavtale Oversikt over leveranse (mannskap) på en rammeavtale Direkte på oppdragslokasjonen På leverandørprofilen På oversiktslisten Utløpt / avsluttet rammeavtale Samkjøpsavtale Avvik Oversikt over avvik Behandle avvik Automatisk behandling av avvik Ukeoppsummering over avvik til leverandører Prosjekt dashboard Sletting Sletting av mannskap Sletting av en leverandør Sletting av tilganger Sletting av rammeavtale Sletting av kontrakt Sletting av søknader Til stede kontroller Start kontroll En til stede kontroll kan også startes direkte fra meny -> Til stede kontroller Oversikt over gjennomførte kontroller Søknad om ny underleverandør Godkjenning av nye underleverandør Krav til vedlegg for søknad om ny underleverandør Maler til bruk i søknadsprosessen Autogodkjenning av tidligere godkjente underleverandører Gi tilgang til leverandør i søknadsprosessen Ikke godkjente leverandører på leverandøroversikten Leverandører og mannskap Redigere mannskapsliste Dokumentasjon på fagbrev, svennebrev eller kurs

4 Redigere leverandørhierarki Oversikt over leverandør og leveranser Leverandørbildet og oversikt over fanene Bruk av app for registrering av mannskap Oppdragslokasjoner med nummerserie eller oppganger OBS-listen Dokumentarkiv Dokumenter lagret på oppdragslokasjonen Dokumenter lagret på leverandøren / ved mannskapslisten Innstillinger for virksomhet Generelle innstillinger Krav til mannskapslister Avdelinger Porteføljer Personvern og innsyn Integrasjoner Startbank HMS-kort Enhetsregisteret Adgangssystemer og tidsregistreringssystemer HMSREG-nummer Infobric og Infotech Proresult Endringslogg

5 HMSREG er bygget opp med tilganger og rettigheter som skal sørge for informasjonssikkerhet, samtidig som brukeren får tilgang til den informasjonen som er nødvendig. Brukere opprettes på det nivået de skal ha tilgang, og vil ha oversikt over egen bedrift og tilhørende prosjekter/ underleverandører. Det er spesielt viktig at leverandør-brukerne opprettes på den enkelte kontrakt eller rammeavtale slik at disse ikke får tilgang til mer enn det som er nødvendig for deres arbeid. Under en skisse over hvordan HMSREG er bygget opp. Oppdragsgiver/byggherre: vil ha tilgang til alt innenfor egen organisasjon, dvs. alle oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler. Prosjektleder på oppdragslokasjon: vil ha tilgang til alt som foregår på denne oppdragslokasjonen, dvs. alle kontrakter og rammeavtaler som knyttes opp gjennom at mannskap stempler seg inn/ut. Hovedleverandør: Vil ha oversikt over egen kontrakt med alle underleverandører og mannskap som tilhører disse. Underleverandør: Vil ha oversikt over egne leveranser til prosjektet med mannskapslister og tilstede historikk for egne ansatte. Dersom denne leverandøren igjen har underleverandører vil det gis tilgang til å se denne informasjonen slik at informasjons- og påseplikt kan ivaretas. 5

6 Eksempel på skjermbilde i løsningen med hovedbegreper: Generell funksjonalitet: Tekst i blått symboliserer en link som du kan klikke på for å komme til mer informasjon Kolonne heading i blått. Klikk på heading for å sortere eller filtrere. Nummer, leverandørnavn, annen informasjon i blått. Klikk for å komme til mer informasjon. 1-10/21 <> viser at det ligger flere oppføringer i tabellen. Klikk på tallet for å vise flere oppføringer på hver side. Klikk på < > for å bla gjennom. Klikk F5 for å oppdatere. Løsningen auto lagrer kontinuerlig. I tabeller: Klikk på diskett eller bytt til neste rad for å lagre Klikk på eget navn for å Logge ut, Endre innstillinger med varsling, Se oversikt over begreper/definisjoner, og Brukerveiledning 6

7 Brukere og tilganger Opprette en ny bruker Nye brukere opprettes der hvor de skal ha tilgang. Nye brukere kan opprettes på virksomhetsnivå, på en oppdragslokasjon, på en kontrakt, på en rammeavtale eller i en portefølje. Brukere opprettes alltid under fanen som heter Brukertilganger. 1. Klikk på «Opprett brukerkonto her» og legg inn informasjon for ny bruker.!! Brukerprofiler for leverandører skal helst opprettes med fødselsnummer. Dette gjør at leverandører logger seg inn via id-porten og gir sikker autentisering for eksterne brukere. 2. Hver bruker må også tildeles en Rolle avhengig av hvilke rettigheter de skal, hva de skal ha mulighet til å endre og se. Dersom en bruker skal ha tilgang til et utvalg oppdragslokasjoner kan funksjonen Porteføljer benyttes. Se Porteføljer for mer informasjon. En oversikt over alle brukere som hører til oppdragsgiver finnes ved å velge Brukerkontoer fra menyen. 7

8 Oversikt over brukerprofiler på ulike nivåer, roller og rettigheter Nivå Rettigheter Roller Virksomhet Brukeren får tilgang til alle oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler for hele virksomheten. Oppdragslokasjon Kontrakt / rammeavtale Typiske brukere er superbrukere, byggherrer på overordnet nivå, controllere/innkjøpere og ledelse. Brukeren får tilgang til alle kontrakter og rammeavtaler som har leveranse på lokasjonen. Typiske brukere er prosjektledere på enkeltoppdrag som utføres på noen få lokasjoner. Brukeren får tilgang til alle leverandører med mannskapslister, til stede historikk og avvik på en kontrakt. Sammen med brukerrollen spesifiseres det hvilken / hvilke leverandør man skal ha tilgang til. I hovedsak kontraktsansvarlig leverandør og underleverandører, men også interne oppdragsgivere dersom de kun skal ha ansvar for en kontrakt Byggherre. Har mulighet til å se all informasjon, redigere og opprette nye brukere på overordnet nivå. Byggherre kan opprette oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler. Byggherre er ansvarlig for godkjenning av nye underleverandører og får varsel hver gang det sendes inn søknad om nye UE til virksomheten. Superbruker. Har mulighet til å se all informasjon, opprette brukere på alle nivåer, samt redigere i oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler. Er ikke involvert i søknadsprosessen med nye UE. Controller. Har mulighet til å se all informasjon, men ikke gjøre noen endringer. Tilgang til å gjennomføre til stede kontroller på oppdragslokasjoner. Godkjenn underleverandør. Har mulighet til å se all informasjon, samt å godkjenne nye underleverandører. Prosjektleder. Har mulighet til å se all informasjon, redigere og opprette nye brukere. Controller. Har mulighet til å se all informasjon, men ikke gjøre noen endringer. Tilgang til å gjennomføre til stede kontroller på oppdragslokasjoner. Godkjenn underleverandør. Har mulighet til å se all informasjon, samt å godkjenne nye underleverandører. Kontraktsansvarlig. Har mulighet til å se all informasjon på kontrakten, samt opprette nye brukere. Har tilgang til å starte søknadsprosessen for nye underleverandører. Leverandør. Har mulighet til å se og endre informasjon på egen mannskapsliste. Vil kun ha tilgang til seg selv og eventuelle egne underleverandører. 8

9 Ny bruker på virksomhetsnivå Gjør følgende for å opprette en ny bruker på øverste nivå i din virksomhet. (kun tilgjengelig for superbrukere) 1. Gå til Meny -> klikk på Virksomhet 2. Opprett ny bruker under fanen Brukertilganger og tildel rolle Mine innstillinger Tilganger/ Roller Klikk på navnet ditt på menyen. Velg Innstillinger. Her får du oversikt over hvilke kontrakter og rammeavtaler du er definert som bruker på og hvilken rolle du har. Varsler Under Innstillinger kan du også velge hvilke varsler du ønsker å motta, og hvordan du ønsker å motta disse. Leverandør-brukerne har mulighet til å sette opp de samme varslene, med unntak av OBS-listen. De får i tillegg en automatisk generert e-post hver mandag som presenterer de aksjonene de bør ta på bakgrunn av prosjektene i HMSREG: - Nye UE som må godkjennes - Mannskapslister med feil - Andre avvik som må følges opp - Underleverandører som har Startbank rød og må følges opp 9

10 Forside / startside Du kommer til startsiden ved å klikke på logoen til HMSREG øverst i menyen eller ved å velge Forside. Forsiden gir en oversikt over alt som gjelder for din virksomhet og din bruker den aktuelle dagen. Klikk på blå tekster for å gå direkte til søknader, mannskapslister, avvik, etc. Forsiden kan filtreres på avdeling for å følge egne oppdragslokasjoner og avtaler. Oversiktsliste Oversiktslisen viser alle passeringer i løpet av en dag for på kontrakter og rammeavtaler for din virksomhet / dine brukertilganger. Oversiktslisten finner du på menyen. 10

11 Oversiktslisten kan sorteres på avdelinger, områder, etc. dersom oppdragslokasjonene har denne informasjonen. I eksemplet vises kun oppdragslokasjonene som tilhører Eiendomsavdelingen hos Undervisningsbygg. Klikk på de blå overskriftene Oppdragslokasjon eller Leverandør for å sortere eller for å filtrere ut en enkelt leverandør eller lokasjon. Oppdragslokasjoner En oppdragslokasjon representerer den geografiske lokasjonen der arbeidet blir uført, enten i form av et prosjekt som har en kontrakt eller ved avrop/ordre på en rammeavtale. Søk etter oppdragslokasjon: 1. Velg Oppdragslokasjoner fra menyen 2. Let gjennom listen eller søk i fritekst-felt merket Filter Lag en ny oppdragslokasjon:!! Husk alltid å sjekke om oppdragslokasjonen allerede eksisterer før du lager en ny.!! Ved nybygg eller rehabilitering som krever inngjerdet byggeplass og adgangskontroll kan det vurderes om det skal opprettes en ny oppdragslokasjon. En egen oppdragslokasjon for nybygg/rehabilitering vil skille investeringsprosjektet fra løpende vedlikehold og drift. Dette gir kontroll på registreringene, rapporter og avviksmeldinger. 1. Velg Oppdragslokasjon fra menyen 2. Klikk på Ny oppdragslokasjon på verktøylinje 3. I dialogen som kommer opp: o Velg oppdragsgiver, legg inn avdeling dersom dette er definert. Hvis ikke, la det stå blankt. Dette kan oppdateres senere. o Gi oppdragslokasjonen et navn som er lett identifiserbart o Legg inn adresse dersom du har dette. Kan evnt. stå blankt. o Legg inn arbeidstid o Klikk Opprett 4. Du kommer nå til fanen Informasjon under Oppdragslokasjon 5. Dersom du ikke har lagt inn adresse, kan du klikke Velg posisjon fra kart. Finn oppdragslokasjonen på kartet ved å flytte og zoome. Klikk på kartet (du får en rød markør). Klikk Velg oppe til høyre. Oppdragslokasjonen oppdateres med kart øverst i bildet. 11

12 !! Merk - en oppdragslokasjon må ha en adresse eller en kartreferanse for å opptre i oversiktskartet, og for å bli tilgjengelig for inn- og ut-registrering i app. Oppdragslokasjon som et geografisk punkt eller som et område En oppdragslokasjon kan enten være en gitt adresse. I HMSREG vil denne tilordnes GPS-koordinater og markeres som et punkt. Det er også mulig å danne et område for en oppdragslokasjon. Da benyttes alternativet Omriss når lokasjonen skal defineres. Dette er nytig ved rehabilitering av større områder eller veistrekninger eller ved rammeavtaler som har roder eller geografiske områder å forholde seg til. Dersom app benyttes vil man kunne logge seg inn på dette området uavhengig av hvor man er innenfor grensene. HMSREG-nummer for unik identifisering Et HMSREG-nummer er det unike nummeret som identifiserer en oppdragslokasjon. Dette nummeret er nødvendig for å knytte opp adgangssystemer eller tidsregistreringsystemer til HMSREG. Du finner nummeret ved: 1. Gå til Oppdragslokasjoner på menyen 2. Finn eller søk fram aktuell oppdragslokasjon 3. Klikk på knappen Tabell og noter 6-sifret nummer foran oppdragslokasjonen 12

13 Oppdragslokasjon oversikt over fanene Kontrakt/leveranser. Viser en oversikt over hvilke kontrakter som er aktive på denne lokasjonen og tilhørende leverandører. Status. Viser leverandører til stede i dag, hvilke leverandører som har avvik, og hvilke avvik som eksisterer i dag. Klikk på leverandør eller avvik for å få rett til aktuell statistikk. Avvik. Viser alle avvik på denne oppdragslokasjonen. Sorter på leverandør, type avvik eller dato og lav, moderat eller høy alvorlighetsgrad. Til stede historikk. Viser historikken for denne oppdragslokasjonen. Sorter på leverandør eller dato. Informasjon. Gir mer informasjon om selve oppdragslokasjonen. Her noteres generell informasjon som gjnbrukes i samordningsskjema, samt KU og PL for signering av månedsrapport. Brukertilgang. Legge inn eller opprett brukere som skal ha tilgang til denne oppdragslokasjonen. - Tilgang til oppdragslokasjonen gir mulighet til å se alt som skjer der, både av kontrakter og passeringer. I utgangspunktet tiltenkt interne prosjektledere. - Tilgang til hovedentreprenør og UE benyttes for å gi tilgang til den enkelte leverandør. Hovedentreprenør tildeles rollen Kontraktsansvarlig, mens underentreprenører tildeles rollen Leverandør. 13

14 Kontroller. Oversikt over gjennomførte kontroller på oppdragslokasjonen. Kontroll startes fra knappen øverst i skjermbildet. Lærlinger. Gir en oversikt over lærlinger knyttet til leverandører på denne oppdragslokasjonen. Unntak fra avvik og autogenerering. Gir mulighet til å sette opp organisasjonsnummer som det ikke skal genereres avvik på og som ikke skal føres opp på leverandørlisten, eks. egne ansatte, sjåfører, konsulenter, vareleverandører, el.l. Rapport data. Viser oversikt over antall timer på kontrakten fra måned til måned for beregning av andel faglærte og andel lærlinger. Oppdragslokasjoner i kart Alle oppdragslokasjoner der det har vært mannskap til stede i løpet av dagen kan vises i et kart. Kartet kan hentes opp fra to steder: 1. Velg HMSREG eller Forsiden fra menyen og klikk på «Vis til stede i kart». 14

15 2. Velg Oppdragslokasjon fra menyen og klikk på «Vis i kart» på verktøylinjen. Dette gir alle lokasjoner, uavhengig av om det er arbeidstakere til stede eller ikke. Klikk på «Vis alle til stede» på verktøylinjen for kun de lokasjonene der mannskap er registrert inn. 15

16 Eksempel på kartvisning. Der det er mange lokasjoner nært hverandre aggregeres disse opp til en sirkel med tall. Klikk på sirkelen for å zoome inn. 16

17 Kontrakt En kontrakt er knutepunktet mellom en hovedleverandør, underleverandører og en oppdragslokasjon. Søk etter eller lag en ny kontrakt Søk etter kontrakt: 1. Velg Kontrakter fra menyen 2. Let gjennom listen eller søk i fritekst-felt merket Filter 3. eller gå direkte til Oppdragslokasjonene og fanen Kontrakt/leveranse Lag ny kontrakt: 1. Gå til aktuell oppdragslokasjon 2. Klikk «+ NY kontrakt» (blå knapp) 2. I dialogen som kommer opp: Velg oppdragsgiver Velg hvilken oppdragslokasjon denne kontrakten gjelder for. Dersom oppdragslokasjonen ikke finnes, velg Ny lokasjon for å opprette. Velg lokasjonen. Legg inn kontraktsnavn og kontraktspart (Hovedleverandør) Legg inn tidsperiode og andel lærlinger og fagarbeidere. Klikk på Opprett For ekstra innstillinger på kontrakten se punktet nedenfor Kontraktsinformasjon - innstillinger Viktig å huske på når en ny kontrakt registreres En kontrakt knyttes til en oppdragslokasjon. Sjekk om oppdragslokasjonen allerede eksisterer, og om du kan benytte denne. Vurder om det er nødvendig med en egen oppdragslokasjon for dette prosjektet, eller om det fungerer greit å benytte den eksisterende. Ved felles oppdragslokasjon vil løpende drift/ vedlikehold og prosjektet vises samlet. Dersom det settes opp en egen lokasjon holdes dette adskilt. 17

18 Dersom det skal overføres passeringsdata fra et adgangssystem eller tidsregistreringssystem må denne koblingen settes opp ved hjelp av fullmakt for overføring av data fra Infobric eller Infotech eller REST-API. Se Oppsett for en ny kontrakt Leverandøroversikt Viser alle leverandører som er registrert inn av oppdragsgiver eller som er autogenerert på grunn av passeringsdata fra arbeidstakere. Kontrakt / leveranse. Denne første fanen viser alle kontrakter som er knyttet til denne oppdragslokasjonen. Klikk på den enkelte kontrakt for å se tilhørende leverandørhierarki. Legg inn godkjente underleverandører i tabellen med leverandørhierarki. Klikk i feltet for Orgnr i en ny rad for å starte søk mot Enhetsregisteret. Skriv inn navn eller organisasjonsnummer.!! Navnet må skrives som i Enhetsregisteret. Grå bakgrunn betyr at søket pågår. Oppdater leverandøroversikten med alle leverandører som er inkludert i kontrakten. Klikk i feltet under Godkjent for å sette godkjent dato. Leverandøren er da godkjent på denne leveransen. Ikonene til høyre hvor hvert leverandørnavn bringer deg til mannskapslisten, gir informasjon om hvem som har tilgang til denne leverandøren og gjør at de kan gå rett til leverandørens oversiktsside. Mannskap. Klikk på ikonet for mannskapsliste ved aktuell leverandør tabellen for å se eller legge inn mannskap tilhørende den leverandøren. Hierarki. Endre tilhørighet underleverandører ved å klikke på orgnr i kolonnen Underlev. til. Velg hvilken leverandør denne skal være underleverandør til. Startbank. Informasjonen som vises er hentet ut fra Startbank. Startbankindikatoren (rød/grønn) viser antall år med innrapportert årsregnskap, samt grønn/rød basert på om leverandøren er ajour/ikke ajour med erklæringer/avgifter. Dersom Startbankindikatoren er rød kan du holde musepekeren over for å se forklaring på hvorfor den er rød. Levert fullmakt SKAV betyr at Startbank har informasjon om MVA innbetalinger og eventuelle restanser. 18

19 Informasjon fra Enhetsregisteret. HMSREG henter også inn informasjon fra Enhetsregisteret som kan være nyttig i kontraktsoppfølgingen. B = Bemanningsforetak, R = Reholdsvirksomhet, N = NUF, Norsk Utenlandsk Foretak, E = Enkeltmannsforetak, P=Bruker Cobuilder ProductXchange stoffkartotek. Kontraktsinformasjon - innstillinger Klikk på ikonet merket under for å se informasjon om kontrakten og endre i innstillinger. Autoregistrering vs. forhåndsregistrering av leverandører og arbeidstakere Gjennom kontraktens levetid kan det veksles mellom forhåndsregistrering og autoregistrering. Med autoregistrering vil leverandører og mannskap automatisk føres opp på leverandøroversikt/mannskapslisten basert på passeringsdata fra adgangssystemet. Oppdragsgiver må gjøre en jobb i forhold til godkjenning av den enkelte leverandør. Dette kan være en god løsning i oppstarten av et prosjekt, slik at leverandøroversikten og mannskapslistene automatisk fylles opp.!! Dersom leverandøren ligger på oversiktslisten, men ikke har en godkjent-dato vil det komme opp avvik «Leverandør ikke godkjent». Dersom det er haket av for forhåndsregistrering krever systemet at alle leverandører og mannskap må ligge inne i listene for at det ikke skal genereres avvik. Dersom det kommer passeringer fra ikke 19

20 godkjent leverandør/mannskap genereres det et avvik på «Leverandør ikke forhåndsgodkjent» og «Arbeidstaker ikke forhåndsgodkjent».!! Merk at dersom det er flere kontrakter definert opp på en og samme oppdragslokasjon vil ikke autoregistrering fungere, da løsningen ikke vet hvilke leverandører som skal kobles opp til hvilken kontrakt. Her er det derfor viktig å følge med på avviksoversikten for kontrakten og koble opp nye leverandører til den enkelte kontrakt ved å gå til Avviksoversikt, velge Behandle avvik -> Leverandør ikke forhåndsregistrert, og knytte leverandøren til riktig kontrakt. Andel fagarbeidere og lærlinger Fyll inn med de nivåene som er spesifisert i kontrakten. Under fanen Lærlinger vises en oversikt over de lærlingene som er definert opp på mannskapslister for denne kontrakten. Lokal identifikasjon av mannskap Dersom det er ønskelig med ekstra nummerering eller spesifisering av mannskap pr lokasjon vil avkrysning i «Bruk lokal identifikasjon på mannskap» gi et ekstra felt i mannskapslisten som kan benyttes til nummerering. Bruk av app for å registrere passeringer på kontrakt Dersom det skal benyttes app for registrering av passeringer på kontrakten må dette merkes av under. Erfaringer Under erfaringer kan alle som har tilgang til kontrakten legge inn en vurdering av leveransen med en rangering på Kvalitet og HMS. Kommentaren vil være synlig for oppdragsgiver, leverandøren og andre oppdragsgivere i Oslo kommune. Erfaringer vil kobles opp til en leverandør og vil også være synlig når det i fremtiden søkes om godkjenning for denne leverandøren på en ny kontrakt eller rammeavtale. 20

21 Unntak fra avvik og autogenerering Alle leverandører/organisasjoner som registrerer seg inn på byggeplassen gjennom HMS-kort kommer opp på leverandørlisten og med evnt. avvik dersom de ikke er godkjent. Dette betyr at det også genereres oppslag og avvik for blant annet egne ansatte (eks. Omsorgsbygg eller Boligbygg), konsulenter til byggherren, sjåfører, vareleveranser, ol. som i prinsippet ikke skal på leverandørlisten og som det heller ikke skal søkes om godkjenning for. På Unntak fra avvik og autogenerering merkes enkelte organisasjonsnummer slik at disse ikke genererer avvik eller blir ført opp på leverandørlisten. Leverandører kan føres opp på denne listen ved å klikke på tannhjul-symbolet ved den aktuelle leverandør på Leverandøroversikten. På den enkelte oppdragslokasjon kan det legges opp til unntak både på bedrifter og på enkeltmannskap med adgangskort. Eks. kan skoleelever som har lånekort bli lagt på listen med en kommentar slik at man slipper avvik hver gang lånekortet benyttes. Brukertilgang Tilgang til en enkelt kontrakt for leverandører eller interne brukere gis på følgende måte: 1. Klikk på fanen Brukertilgang. 2. Når det står merket på aktuell leverandør legges de som skal ha tilgang inn derfra 3. Velg først «klikk for å søke etter person» for å se om de ligger inn. Her kan du søke både på navn og e-post adresse. 4. Dersom du ikke finner brukeren, lage en ny bruker på «opprett brukerkonto her». 5. Tilgang til interne brukere gis under «Tilganger til oppdragslokasjonen» 21

22 Rapportdata Under fanen Rapport data finnes en oversikt pr måned over totale arbeidstimer, fagarbeidertimer og lærlingetimer. Oversikten benyttes som en hjelp til følge oppfyllelsen av andel fagarbeidere og lærlinger gjennom prosjektet. Merk at beregningene gjøres basert på alle arbeidstimer på prosjektet. 22

23 Samordningsskjema På Kontrakter er det mulig å hente ut et samordningsskjema som dokumentasjon på hvem som er hoved bedrift i forhold til samordning av verne- og miljøarbeidet. Skjemaet genereres automatisk opp i HMSREG basert på informasjonen fra leverandørlisten, mannskapslisten og oppdragslokasjonen og vil se slik ut: Samordningslisten lastes ned fra oppdragslokasjonen ved å klikke på verktøylinjen: 23

24 Leverandørhierakiet hentes direkte fra kontrakten. Du må gjøre følgende for å tilrettelegge for Samordningslisten. Feltene i toppen av skjema settes fra fanen Informasjon på Oppdragslokasjonen: Informasjon til feltet «Tidsrom for samordningen» settes under innstillinger som finnes under tannhjul-symbolet på kontrakten. Stedlig verneombud for leverandøren settes på mannskapslisten: 24

25 Avsluttet kontrakt / oppdragslokasjon Når en kontrakt er ferdig og avsluttet må dette merkes av i HMSREG. Velg Innstillinger på kontrakten: Legg inn dato for når kontrakten er avsluttet. All informasjon vil lagres 6 måneder etter denne datoen, før kontrakten arkiveres. Der hvor kontrakten er knyttet til en Oppdragslokasjon som skal avsluttes når prosjektet er ferdig må også denne deaktiveres. Dette gjøres ved å gå til fanen Informasjon når du er på oppdragslokasjonen. Velg Rediger nederst på siden og legg inn dato for avslutning. Når denne datoen er satt vil det ikke lenger sendes varsler og ukesoppsummeringer til de som har tilgang til denne lokasjonen. 25

26 Renholdskontrakter på Oslo kommunes samkjøpsavtaler HMSREG skal også benyttes for oppfølging av renholdskontrakter. Renholdsbedriftene har også krav om HMS-kort, også kalt renholdskort ( Ved oppsett av en kontrakt der HMSkort fra renholdsbedrifter skal benyttes må dette merkes av i kontraktens innstillinger. Husk også å merke av om det skal benyttes app for registrering av passeringer. 26

27 Månedsrapport Månedsrapporten sammenfatter oppdragslokasjonens aktiviteter når det gjelder timeantall, skader, RUH (rapport uønskede hendelser), oppfølging av påseplikt, miljø, samt prioriteringer fremover. Månedsrapporten startes fra meny -> Månedsrapporter. Hovedbedrift / hovedleverandør er ansvarlig for å opprette og fylle ut rapporten. Timeforbruk. Registrerte timer i HMSREG hentes automatisk. Tallene kan korrigeres direkte i cellen der timeantallet er vist. Linken «Vis grunnlag» viser detaljer pr leverandør. Skader. Her noteres antall personer og fraværsdager som faller innenfor kategoriene H1 (skader med fravær utover skadedagen) og H2 (Skader uten fravær utover skadedagen). Påseplikt. Noter antall gjennomført kontroller på enkeltpersoner, samt avvik og hvordan disse er eller skal lukkes. Lærlinger. Antall lærlinger og fagområde hentes automatisk basert på mannskapslister på oppdragslokasjonen. RUH. Rapport om uønskede hendelser og handlinger. Skriv inn antall for den enkelte forekomst den siste måneden. Miljø. På fanen Informasjon på oppdragslokasjonen noteres prosjektstørrelse i kvadratmeter. De andre cellene fylles inn basert på månedens avfall og kildesortering. Prioriteringer. Siste og kommende måneds prioriteringer innenfor HMS og SHA føres opp. Tilleggsdokumentasjon. Dokumenter fra samordningsmøter eller samordningsrunder lastes opp. Oppsummering. Gå igjennom og sjekk at opplysningene er korrekt. Signeres av hoved bedrift (1), KU (SHA-koordinator for utførelsen) (2) og prosjektleder (3). Hver signering etterfølges av en e-post til neste ansvarlige om at månedsrapporten er klar. KU og PL har mulighet til å legge inn en kommentar sammen med sin signering. KU og PL defineres under fanen Informasjon på oppdragslokasjonen. 27

28 Rammeavtaler En rammeavtale knytter en oppdragsgiver og en kontraktspart/ leverandør. Først når arbeidstakeren registrer seg inn for å utføre arbeidet vil den kobles til en oppdragslokasjon. En rammeavtale gir leverandørens mannskap tilgang til å sjekke inn og ut på alle de oppdragslokasjonene som hører til virksomheten. Søk etter eller lag en ny rammeavtale Søk etter rammeavtale: 1. Velg Rammeavtaler fra menyen 2. Let gjennom listen eller søk i fritekst-felt merket Filter. Søk på leverandørnavn eller på rammeavtalenavn. 3. Eller klikk på Leverandører i menyen og deretter på fanen Leveranser for å få en oversikt over alle rammeavtaler for denne leverandøren. Lag ny rammeavtale: 1. Klikk Ny rammeavtale på verktøylinjens høyre side 2. I dialogen som kommer opp: Velg oppdragsgiver Legg inn navn på rammeavtalen og kontraktspart Legg inn tidsperiode og andel lærlinger og fagarbeidere. Klikk på Opprett Rammeavtalen kan tilknyttes en bestemt avdeling under arkfanen Rammeavtaleinformasjon. Mannskap legges inn ved å klikke på aktuell leverandør. Parallelle rammeavtaler Ved opprettelse av en rammeavtale kan det kun velges en kontraktspart. Vi anbefaler derfor at det oppdrettes separate rammeavtaler for hver hovedleverandør. Dette gir en mer ryddig oversikt over underleverandører og passeringer. Eksempel under fra samkjøpsavtalene der det er opprettet en separat rammeavtale for hver av de tre hovedleverandørene. 28

29 1. Godkjente underleverandører kan legges inn samtidig som rammeavtalen opprettes 2. Skriv inn firmanavn i kolonnen Orgnr, der det står «Legg til ny» og velg aktuell part 3. I feltet Underlev velger du hvem leverandøren er underleverandør til Oppsett for rammeavtale Leverandører. Viser oversikten over alle leverandører på denne avtalen. Rammeavtaleinformasjon. Her kan du redigere navn på rammeavtalen, andel fagarbeider/lærlinger og tidsperioden. 29

30 Til stede historikk. Viser passeringsdata for leverandører og mannskap som jobber på avtalen knyttet opp mot de ulike oppdragslokasjonene som er besøkt. Brukertilganger. Legg inn brukere som skal ha tilgang til rammeavtalen. Erfaringer. Her kan du lagre erfaringer knyttet til denne leverandøren på denne rammeavtalen. Erfaringene vil være tilgjengelig både for oppdragsgiver og for leverandør. Oppdragslokasjoner. Viser alle de oppdragslokasjonene denne rammeavtalen har tilgang til. Rapportdata. Under fanen Rapport data finnes en oversikt pr måned over totale arbeidstimer, fagarbeidertimer og lærlingetimer. Oversikten benyttes som en hjelp til følge oppfyllelsen av andel fagarbeidere og lærlinger gjennom rammeavtalen. Merk at beregningene gjøres basert på alle arbeidstimer på prosjektet. I tillegg gjøres beregningene kun basert på det som regitreres av timer gjennom appen. Registreringer på Oslo kommunes registreringsbokser viser ikke hvilken rammeavtale den aktuelle arbeidstakeren jobber på. Oversikt over leveranse (mannskap) på en rammeavtale Arbeid på en rammeavtale vil først vises når arbeidstakerne sjekker seg inn på en oppdragslokasjon. Rammeavtalene kan derfor følges opp på ulike måter: På rammeavtalen Klikk på fanen Til stede historikk for oversikt over mannskap, leverandører og oppdragslokasjoner som er besøkt på rammeavtalen. Direkte på oppdragslokasjonen Dersom du vet hvor arbeidet skal gjennomføres og ønsker å sjekke tilstedeværelse på oppdragslokasjonen går du rett til aktuell lokasjon og klikker på Til stede historikk: 30

31 31

32 På leverandørprofilen Du kan også få en fullstendig oversikt over alle kontrakter og rammeavtaler en leverandør jobber på ved å gå direkte på leverandørprofilen. 1. Klikk på Leverandører i menyen og søk opp aktuell leverandør. 2. Under fanen Status vises hvilke oppdragslokasjoner denne leverandøren har besøkt i dag. Merk at her vises kun de første 10 av totalt 21 lokasjoner. Klikk på <> for neste side eller på 1-10/21 for å endre hvor mange du ønsker å se om gangen. 3. Under fanen Til stede historikk fås en oversikt over arbeidstakere på de ulike lokasjonene tilbake i tid På oversiktslisten Dersom det er interessant med en oversikt over mannskap som har vært til stede for en enkelt leverandør gjennom en bestemt dag kan også Oversiktslisten benyttes. 1. Velg Oversiktsliste i menyen 2. Sorter på leverandør 3. Oversiktslisten vises pr dag her kan man også velge en annen dato 32

33 Utløpt / avsluttet rammeavtale Når tidsperioden for en rammeavtale er utløpt vil den markeres i kursiv i oversikten, avtalen vil fortsatt være tilgjengelig i appen. For å avslutte en rammeavtale må du gå inn på avtalen, velge fanen Rammeavtaleinformasjon og sette en dato for avsluttet. Rammeavtalen vil nå ikke lenger være tilgjengelig for mannskap i appen. Samkjøpsavtale En samkjøpsavtale er som en rammeavtale. Forskjellen ligger i at samkjøpsavtalene opprettes sentralt hos UKE, og at leverandørene på disse får tilgang til absolutt alle oppdragslokasjoner for Oslo kommune. Du finner igjen samkjøpsavtalene under Rammeavtaler merket «Samkjøpsavtale: xxx». At rammeavtalen er en samkjøpsavtale merkes av under Rammeavtaleinformasjon. 33

34 Avvik Et avvik i HMSREG betyr at det er mangler eller avvik ved en leverandør, leverandørens forhold til leveransen, mannskapet, eller endringer i leverandørens finansielle status. Avvikene skal behandles som indikasjoner på at kontraktbetingelser eller regelverk ikke følges, og skal følges opp med den enkelte leverandør. Se for øvrig Rutine for oppfølging av avvik i HMSREG under Anskaffelsesveilederen. Oversikt over avvik Avvikene vil kunne endres over tid etter hvert som erfaringer viser oss hvilke forhold det er viktig å følge med på. Avvikene er kategorisert i alvorlighetsgrad: Lav: Moderat: Høy: Avvik på mannskap, bruk av HMS-kort og negativ utvikling i leverandørens finansielle stilling. Vurderes og følges opp ved behov. Indikasjon på brudd av kontraktsvilkår, lønns- og arbeidsvilkår eller lovkrav. Vurderes og følges opp. Indikasjon på alvorlige brudd på lovkrav eller kontraktsvilkår. Avvik må følges opp umiddelbart. Beskrivelse Arbeidstaker ikke forhåndsregistrert HMS-kort ikke gyldig Negativ utvikling for kredittvurdering Alternativ korttype benyttet Leverandør ikke forhåndsregistrert dvs. leverandør finnes ikke på leverandøroversikten Leverandør ikke godkjent dvs. leverandør finnes på leverandøroversikten, men er ikke godkjent av oppdragsgiver enda Kan ikke bekrefte arbeidsforhold Leverandør ugyldig (slettet/konkurs) Antall leverandører i kjede > 1/2 Duplikat bruk av HMS-kort forskjellige kort Duplikat bruk av HMS-kort samme kort Alvorlighetsgrad Lav Lav Lav Lav Moderat Moderat Moderat Høy Høy Høy Høy Avvikene som fremkommer i systemet kan sees i ulike skjermbilder og rapporter. På forsiden. 34

35 På Oppdragslokasjon. Under fanen Avvik. Meny -> Avviksoversikt Gir en oversikt over alle avvik i basen. Kan sorteres på dato, leverandør eller oppdragslokasjon. Klikk på Avvik for å velge utvalgte avvik å se på. Avvikene oppdateres hver hele time. Behandle avvik Behandling av avvik gjøres direkte på oppdragslokasjonen hvor avviket har dukket opp. 35

36 1. Klikk Behandle på avviket du vil behandle. Avhengig av type avvik får du opp noen ulike valg for behandling. 2. Velg type behandling og tilordne oppfølgingen til deg selv eller til en annen brukerkonto På kontrakter hvor innstillingene er satt opp til å forhåndsregistrere underleverandører vil avviket «Leverandør ikke forhåndsregistrert» dukke opp. Leverandøren må da tilordnes riktig kontrakt. Dette gjøres enten på Meny -> Avviksoversikt eller på Oppdragslokasjonen Når leverandøren er knyttet til en kontrakt må søknadsprosessen settes i gang for å søke om godkjenning på aktuelt prosjekt. Automatisk behandling av avvik Som en hjelp til å behandle og fjerne gamle avvik som blir liggende er det innført en automatisk behandling av følgende avvik etter definerte prinsipper: HMS-kort ikke gyldig. Når nytt HMS-kort for arbeidstaker benyttes til passering i HMSREG settes automatisk de gamle avvikene til behandlet og skjules i systemet. Dette gjelder kun der hvor HMSREG henter passeringsdata fra adgangssystemer. 36

37 HMS-kort ikke gyldig pga utløpt dato. Avviket dukker først opp etter 7 dager for å gi arbeidstakeren tid til å få nytt kort i posten. Alternativt kort benyttet. Ved bruk av lånekort dukker avviket først opp etter 7 dager, dvs. at det er tillatt å bruke lånekort i noen dager. Leverandør ikke godkjent. Når en leverandør blir godkjent vil alle tidligere avvik med "leverandør ikke godkjent" automatisk behandles og skjules Ukeoppsummering over avvik til leverandører Hver mandag sendes det ut en e-post til de registrerte leverandørbrukerne som forteller om ikke godkjente HMS-kort, mangelfulle mannskapslister eller ikke godkjente leverandører. Med denne oversikten ønsker vi å løfte ut avvikene for leverandørene, slik at det er lett å se hva som må følges opp. Eksempel på en slik e-post følger under: 37

38 Prosjekt dashboard Prosjekt dashboard er utviklet slik at man kan følge opp alle avvik sortert på kategori totalt eller for en enkelt oppdragslokasjon. Dette gir oppdragsgiver / bestiller mulighet til å gjenskape den informasjonen som leverandøren får beskjed om hver mandag gjennom ukesoppsummeringen. Tidsrom og oppdragslokasjon velges i toppen. Deretter kan man klikk epå de ulike kategoriene (eks. Leverandører uten tilgang i HMSREG) og få opp oversiktene på dette. Sletting Det er kun mulig å slette «tomme» kontrakter eller rammeavtaler. Før sletting må derfor følgende gjøres: Fjern mannskap fra mannskapslisten Fjern leverandører fra leverandørlisten Fjern alle brukere under fanen Tilganger/Brukertilganger. Fjern evetuelle dokumenter som er lagt inn. Sletting av mannskap Stå på aktuell linje. Klikk på pil til høyre og velg slett. Her vil man også enkelt kunne endre HMS-kort nummer når en arbeidstaker har fått nytt HMS-kort 38

39 Sletting av en leverandør Sørg for at mannskapslisten til aktuell leverandør er tom. Sletting av tilganger Slett tilganger på den aktuelle kontrakten eller rammeavtalen du ønsker å slette. Sletting av rammeavtale Trykk på Slett under fanen Rammeavtaleinformasjon. Sletting av kontrakt Trykk på Slett under fanen Kontraktsinformasjon. 39

40 Dersom kontrakten eller rammeavtalen inneholder til stede historikk, dvs. at det er registrert inn- og utpasseringer på mannskap kan den ikke slettes av deg som bruker. Kontakt support. Sletting av søknader Dersom en søknad har blitt opprettet med feil informasjon kan denne også slettes. Sikre først at det ikke ligger inne brukertilganger, mannskapsliste eller dokumenter. Deretter kan du stå på leverandøroversikten merke linjen til aktuell leverandør velge søppelkasseikonet til høyre. Dette sletter både søknaden og aktuell leverandør på leverandøroversikten. 40

41 Til stede kontroller I HMSREG ligger støtte for å hente ut en oversiktsliste i det du skal gjennomføre kontrollen. Oversiktslisten vil vise alle som er registrert inn på det aktuelle tidspunkt. Start kontroll Velg Oppdragslokasjon fra menyen 1. Velg aktuell oppdragslokasjon 2. Trykk Start kontroll på verktøylinje 3. Klikk på Velg for å aktivere hver arbeidstaker o Ja betyr kontrollert og tilstede. Skriv evnt. kommentar ved mangler. o Nei betyr at personen ikke er funnet 4. Velg Filter for å hente ut enkeltleverandør 5. Legg til nye mannskap under «ny person» dersom du treffer på personer som ikke står på listen 6. Legg inn bilder og rapporter/dokumenter under fanen Resultat/rapport. 7. Klikk fullført når ferdig. Når kontrollen er fullført kan den ikke slettes. En til stede kontroll kan også startes direkte fra meny -> Til stede kontroller. Oversikt over gjennomførte kontroller Oversikt over gjennomførte kontroller kan hentes ut flere steder: - Fra menyen, velg Til stede kontroll - På oppdragslokasjonen, velg fanen Kontroller - I menyen, velg Leverandører og finn aktuell leverandør, velg fanen Kontroller 41

42 Søknad om ny underleverandør Gjennomføres av hovedansvarlig leverandør. Prosessen startes fra kontrakts- eller rammeavtale bildet. Mottakere av e-post med varsel om Søknad nye underleverandører kan settes opp for hver virksomhet: 1. Alle med rollen Byggherre mottar automatisk alle søknader for virksomheten 2. Brukere med rollen Godkjenn ny leverandør mottar søknad. Dersom denne personen legges på en oppdragslokasjon vil den kun motta søknader for denne konkrete oppdragslokasjonen 3. Under innstillinger kan det settes opp en felles e-post for godkjenning. Alle søknader går da dit. Se Innstillinger for oppdragsgiver. Klikk på Underleverandør-søknader for en oversikt og for å søke opp aktuelle søknader. Godkjenning av nye underleverandør Etter at de nødvendige kontroller av søknadsskjema, fullmakt, mannskap, osv er gjort har oppdragsgiver tre valg (knapper øverst i søknadsbildet): Godkjenn søknad. Alt er ok og leverandøren er godkjent for prosjektet. Det settes en godkjent-dato på leverandøren i Leverandørhierarkiet. Dersom det tidligere er generert avvike med «Leverandør ikke godkjent» vil disse behandles og skjules. Ikke godkjenn søknad. Søknaden er mangelfull, det må foretas rettinger eller gjøres andre tiltak før de kan godkjennes. Bruk av denne knappen sender søknaden tilbake til kontraktspart for å utbedre manglene. Avvis. Grunnet forhold ved søknad, restanser hos Skatt øst, kompetanse eller annet er dette en leverandør som ikke skal benyttes på prosjektet. 42

43 Krav til vedlegg for søknad om ny underleverandør Den enkelte byggherre/oppdragsgiver bestemmer hvilke krav som settes i forbindelse med søknad om ny underleverandør. 1. Klikk på Virksomhet fra menyen og finn riktig oppdragsgiver 2. Etabler nye vedlegg ved å skrive på tom linje 3. Sett hake ved Påkrevd dersom dette er ønsket. Det vil da ikke være mulig å sende søknad før de nødvendige vedlegg er lagt inn. 4. Kolonnen Sortering kan benyttes for å endre rekkefølge på vedleggene når de kommer opp for leverandøren. 43

44 Maler til bruk i søknadsprosessen Maler som «fullmakt skatt øst», søknadsskjema eller andre skjema kan legges under fanen Dokumenter på Virksomhet. Malene som blir lagt inn her er tilgjengelige for leverandøren under fanen Dokumentmaler i selve søknadsbildet. Autogodkjenning av tidligere godkjente underleverandører Systemet kan settes opp slik at søknadsskjemaet automatisk fylles ut med de sist brukte vedleggene, dersom underleverandøren tidligere er godkjent i samme virksomhet. Leverandøren vil da bli automatisk godkjent når søknaden sendes.!! Husk opprette tilganger til leverandøren!! Husk leverandøren må legge inn mannskapsliste Gi tilgang til leverandør i søknadsprosessen Det er hovedleverandøren som gir tilgang til leverandørene i forbindelse med en søknadsprosess, men oppdragsgiver kan også opprette denne tilgangen. 1. Søk opp søknaden fra menyen Underleverandør-søknader. Alternativt gå til Leverandøroversikten på Oppdragslokasjonen og klikk på Søknad opprettet for aktuell leverandør. 2. Klikk på fanen Tilganger/Brukertilganger 44

45 3. Opprett en ny bruker eller let frem eksisterende. Husk at leverandørene kun skal ha tilgang til seg selv. Ikke godkjente leverandører på leverandøroversikten Dersom kontrakten er satt opp med autoregistrering og det kommer arbeidstakere som fra en ikke godkjent leverandør, vil leverandøren automatisk legge på leverandøroversikten. Her kan hovedleverandøren enkelt klikke på Opprett søknad om godkjenning for å starte godkjenningsprosessen mot oppdragsgiver. 45

46 Leverandører og mannskap Leverandørene ser i hovedsak det samme som oppdragsgiverne, men kun for seg selv, sine kontrakter/rammeavtaler og sine underleverandører. Leverandørene har Mannskapslister som et ekstra innslag i menyen. Dette bringer dem rett til tilgjengelige rammeavtaler og kontrakter for å kunne redigere og følge opp mannskapslisten. Redigere mannskapsliste Både hovedleverandør og underleverandør skal / kan redigere egne mannskapslister så sant de har en tilgang til HMSREG. 1. Klikk på Mannskapsliste. Velg aktuell kontrakt / rammeavtale. Mannskap kan føres opp på følgende måte: A. Skriv kortnummer, navn og evnt. mobilnummer rett inn tabellen. Velg kategori. Mannskap som ikke er tildelt kategori settes automatisk til ufaglært. B. Tilrettelegg og last opp mannskapsliste fra Excel bruk malen som kan lastes ned. C. Hent mannskap fra en annen kontrakt 2. Det er påkrevet å legge inn KortNr (HMS-kort), Navn og Kategori pr mannskap Krav til mannskapslister Den enkelte oppdragsgiver kan også kreve informasjon om faggruppe, erfaring, språk og nasjonalitet for å godkjenne mannskapslisten Mange KortNr begynner med 0, systemet vil automatisk legge på denne dersom det ikke er registrert i Excel-filen Malen håndterer kun HMS-kort nummer, ikke lånekort eller andre kortformater Merk! Dersom det mangler kortnummer på en eller flere av mannskapene vil ikke filen la seg laste inn Krav til hvilke felter som må fylles ut på en mannskapsliste styres av superbruker fra Innstillinger 46

47 Som standard kreves det at mannskapsliste må fylles ut i forbinelse med en søknadsprosess i HMSREG. Det er mulig å fjerne dette kravet på den enkelte kontrakt ved å gå inn på kontraktens innstillinger. Dokumentasjon på fagbrev, svennebrev eller kurs På hver enkelt arbeidstaker kan det lastes opp dokumentasjon på at de er faglært. Eksempelvis fagbrev. Dette gjøres ved å klikke på Last opp dokument når arbeidstakeren er merket i tabellen. Redigere leverandørhierarki Leverandøroversikten skal gjenspeile det faktiske leverandørhierarkiet med hovedkontraktspart, første ledd og andre ledd. Ved autogenerering vil alle leverandører automatisk legges inn som første ledd. Dersom du eller leverandøren ønsker å redigere i listen. Klikk på Orgnr og velg hvilken aktør denne skal være underleverandør til. Merk også at det er mulig å velge om du skal se alle leverandører på prosjektet eller kun de som er aktive. Aktive er definert som leverandører med mannskap som har hatt passeringer de siste 30 dagene. 47

48 Oversikt over leverandør og leveranser Fra menyen, velg Leverandører for å få en oversikt over alle leverandører som har levert til kontrakter og rammeavtaler i systemet. Klikk på leverandøren/orgnr for mer oversikt på den enkelte leverandør. Leverandørbildet og oversikt over fanene Status. Viser hvilke oppdragslokasjoner leverandøren er til stede på i dag. Leveranser. Viser hvilke kontrakter og rammeavtaler leverandøren har vært leverandør på. Avvik. Viser alle avvik for denne leverandøren, på alle oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler. Til stede historikk. Viser all til stede historikk for denne leverandøren, på alle oppdragslokasjoner, kontrakter og rammeavtaler. Kontroller. Oversikt over gjennomførte kontroller der denne leverandøren har vært involvert. StartBANK. Viser eventuell endringer i statusen hos StartBANK. Erfaringer. Viser erfaringer andre har lagret på denne leverandøren. Oppfølginger. Viser de oppfølgingene som er startet og avsluttet for denne leverandøren. ID kort. Oversikt over mannskap fra leverandøren som har benyttet HMS-kort til passering. 48

49 Bruk av app for registrering av mannskap På rammeavtaler der det ikke finnes faste registreringsbokser på oppdragslokasjonen skal appen HMSREG benyttes for innregistrering. Appen lastes ned gratis fra Google Play eller App store. Forutsetning for at app kan benyttes for mannskap: Rammeavtalen må være etablert under aktuell oppdragsgiver Mannskap må være registrert med kortnummer og mobilnummer Oppdragslokasjonen må være registrert på oppdragsgiveren Ved første gangs innlogging må HMS kort nr og telefonnummer registreres og verifiseringskode mottas. 1. Ved første gangs bruk knytes HMS-kort og mobilnummer til appen. 2. Rammeavtalene er knyttet til en oppdragsgiver. 3. Når du har valgt en rammeavtale kan oppdragslokasjon velges. Alle lokasjoner innenfor en radius på 500 meter vises. Velg den som er aktuell. Klikk på Endre for å komme tilbake til bilde 2 for å velge avtale/oppdragsgiver. 4. Velg INN for å starte registreringen. Velg UT når arbeidet den dagen er ferdig.!! Dersom appen skal benyttes for registrering på kontrakter må dette merkes av i innstillingene for den aktuelle kontrakten. 49

50 Oppdragslokasjoner med nummerserie eller oppganger Oppdragslokasjoner som kombinerer flere gatenummer kan deles opp slik at håndverkere som registrere seg inn i appen velger akkurat det gatenummer de besøker for oppdraget. I tillegg kan oppgang velges, men dette er ikke påkrevet. Bruken av dette settes opp på den enkelte oppdragslokasjon, der feltet bolignummer signaliserer valgmuligheter. Dersom dette er tomt er det kun mulig å registrere seg på hovednummeret. Håndverker velger aktivt bolignummer, valg av oppgang er ikke obligatorisk. 50

51 OBS-listen OBS-listen er integrert i HMSREG og vises ved et rødt utropstegn ved de aktørene som står på listen. Hold musepeker over for mer informasjon. Markeringen vises kun for Oslo kommunes brukere, og er synlig på Leverandører (fra meny) og på Leverandøroversikten for den enkelte kontrakt eller rammeavtale. Dokumentarkiv Dokumenter kan lagres på oppdragslokasjon eller på den enkelte leverandør, og vil være synlige for alle som har tilgang til dette. Dokumenter lagret på oppdragslokasjonen Dokumenter lagret på leverandøren / ved mannskapslisten 51

52 Innstillinger for virksomhet Generelle innstillinger Velg Virksomhet fra menyen. Brukernavn for godkjenningsepost. Her kan det settes opp en felles e-post-konto som benyttes for alle godkjenninger. Dersom denne er blank går søknader til de som har rollen byggherre. Organisasjonsnummer for foretak. Her legges virksomhetens organisasjonsnummer inn. Det vil da ikke genereres avvik «Arbeidstaker ikke forhåndsregistrert» dersom ansatte fra egen organisasjon registrerer seg inn på byggeplasser. Egen virksomhet vil heller ikke dukke opp på leverandørlisten, men alle som registreres inn vil føres opp på Oversiktslisten. Aktiver auto-godkjenning. Ved nye søknad for en allerede godkjent UE vil alle søknadspapirer fra forrige søknad lastes automatisk inn. Søknaden godkjennes automatisk etter at mannskap er lastet inn og tilganger er opprettet. Aktiver mulighet for å lage samkjøpsavtaler. Ligger foreløpig kun aktiv hos UKE v/konserninnkjøp. Gjør det mulig å etablere rammeavtaler som er en samkjøpsavtale og som kan benyttes av flere oppdragsgivere. Leverandøroversikt og mannskapsliste håndterers kun hos den oppdragsgiveren som har etablert rammeavtalen. Krev at Startbank er OK. Her er det mulig å sette på en sperre slik at leverandør ikke får sendt inn søknad før løsningen viser at de er registrert i Startbank og indikatoren viser grønt. Andre konfigureringer pr virksomhet er: Krav til mannskapslister I løsningen ligger det krav til at en mannskapsliste skal inneholde HMS-kortnr, Navn og Kategori. I tillegg kan den enkelte virksomhet sette krav til hvilke felter i mannskapslisten som må fylles ut. Innstillinger satt av virksomheten vises mannskapslisten ved at de påkrevde feltene er merket med *. Dersom de påkrevde feltene ikke fylles ut av leverandøren vil de bli merket røde for å signalisere at noe mangler. Se eksempel under. 52

53 Avdelinger Alle oppdragslokasjoner kan tilordnes en avdeling, slik at det kan sorteres og filtreres på disse i eksempelvis Oversiktslisten eller på Avviksoversikten. Avdelinger defineres fra menyen ved å velge Virksomhet -> Avdelinger. Skriv inn ny avdeling på nederste linje. Riktig avdeling velges når ny oppdragslokasjon lages, evnt. importeres liste over oppdragslokasjoner med tilhørende avdelinger. Eksempel på filtrering ved hjelp av Avdeling. Porteføljer Ved hjelp av porteføljer kan du styre hvilke oppdragslokasjoner ulike brukere har tilgang til. Porteføljene kan være lik Avdeling eller det kan settes opp helt nye porteføljer. Velg Virksomhet fra menyen, deretter arkfanen Porteføljer. 53

54 Skriv inn navnet på porteføljen på en ledig linje. Velg hvilke oppdragslokasjoner som hører til. Velg hvilke brukere som skal ha tilgang til denne porteføljen. Personvern og innsyn Formålet med behandling av personopplysninger i HMSREG er å oppfylle plikten til byggherre om å føre en oversiktsliste over alle som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplassen. Videre benyttes opplysningene til systematisk kontroll og analyse av leverandører med formål å begrense sosial dumping og arbeidslivskriminalitet. Følgende opplysninger samles inn: Navn Kjønn Fødselsdato Arbeidsgiver Arbeidsgivers organisasjonsnummer HMS-kort nummer Lokasjon stedet arbeidet utføres Passeringsdata / inn- og ut registrering HMSREG tar den enkelte arbeidstakers personvern på alvor gjennom sikker tilgang, bruk og lagring av opplysningene. Dette betyr at du som bruker HMSREG må være spesielt oppmerksom på: Ditt brukernavn og passord er personlig. Skal ikke lånes bort. Beskytt informasjonen i systemet. Vær varsom med å dele informasjon med andre. Logg ut eller lås enheten når forlater den. Gi beskjed hvis noe er feil. 54

55 Dersom en arbeidstaker har HMS-kortnummer og mobiltelefonnummer registrert i HMSREG kan personen få tilgang til informasjonen lagret for HMS-kortet ved å benytte funksjonen nederst på siden Eventuelt må arbeidsgiver kontaktes for å få informasjonen. 55

56 Integrasjoner Startbank Fra Startbank hentes Startbank-indikatoren (rød/grønn sirkel), kredittvurdering, betalingserfaring og informasjon om mva og mva-restanser. Klikk på Startbank-indikatoren for å kommer rett inn i Startbank for mer informasjon. Dette fungerer kun dersom du har en Startbank-bruker med samme e-post-adresse. Informasjon fra Startbank oppdateres hver 4. time. HMS-kort Oppdateres mot byggekort.no første gang kortet benyttes i systemet. Deretter kan det gjøres manuelle oppslag ved å velge HMS-kort oversikt på menyen og søke opp aktuelt HMS-kort. Utløpsdato lagres automatisk i løsningen og oppdateres kontinuerlig. Hver natt sjekkes HMS-kort for alle passeringer som er gjort den foregående dagen. Månedlig resjekkes alle HMS-kort som ikke allerede er sjekket i forbindelse med passeringer den måneden. Om ønskelig kan et enkelt kort resjekkes manuelt ved å klikke på pilene. Beregn noe tid før sjekken er gjort. Trykk F5 for å oppdatere. Enhetsregisteret HMSREG oppdateres mot hovedregisteret hver natt. I tillegg gjøres det oppdatering mot nyregistreringer gjøres hver 4. time. Endringer sjekkes kun på aktive leverandører, dvs. de som har vært inne i HMSREG. Det kan derfor gå en dag før avvik på helt nye leverandører dukker opp. Adgangssystemer og tidsregistreringssystemer Infobric. Data hentes av HMSREG hvert 2. minutt. Infotech. Data hentes av HMSREG hvert 2. minutt. Registreringsbokser. Registreringer fra disse oppdateres hvert minutt. 56

57 I tillegg er det utarbeidet et REST-API ( som gjør at ulike registreringssystemer kan overføre passeringsdata til HMSREG. HMSREG-nummer Et HMSREG-nummer er det unike nummeret som identifiserer en oppdragslokasjon. Dette nummeret er nødvendig for å knytte opp adgangssystemer eller tidsregistreringssystemer til HMSREG. Du finner nummeret under navnet på selve oppdragslokasjonen: Eller ved å gjøre som følgende: 1. Gå til Oppdragslokasjoner på menyen 2. Finn eller søk frem aktuell oppdragslokasjon 3. Klikk på knappen Tabell og noter 6-sifret nummer foran oppdragslokasjonen Infobric og Infotech Koblingen mot adgangssystemene Infobric og Infotech gjøres av disse to selskapene. Som en bekreftelse på at leverandøren gir Oslo kommune tilgang til å motta dataene fylles det ut en fullmakt. Fullmakt - data til HMSREG fra Infobric. Fullmakt - data til HMSREG fra Infotech Proresult For prosjekter som skal kobles opp mot HMSREG fra Proresult gjøres dette av den enkelte leverandør. Leverandøren trenger en API-bruker for å kunne knytte de to systemene. Denne brukeren fås ved å kontakte support@omega.no. Veileder fra Proresult for koblingen ligger her: 57

58 58