Brukerveiledning for Kontrollør

Transkript

1 Brukerveiledning for Kontrollør

2 Systemkrav Internet Explorer 7.x Acrobat Reader min. versjon 9x (kreves ved eksport fra forhåndsvisning) Anbefalt skjermoppløsning: minst 1024x768 Begrepsdefinisjoner Kunde En kunde er det firmaet eller organisasjonen som kontrollen skal utføres for. En kunde kan ha en eller flere anleggsadresser. Kunder er registrert fra bestillers side, eller kan registreres av kontrollør. Dersom man skal gjøre en egeninitiert kontroll må man som kontrollør opprette kunde, anlegg selv. Anleggsadresse En anleggsadresse er den geografiske lokaliseringen der kontrollen skal utføres. Anlegget består av én adresse. En anleggsadresse må alltid bestå av ett eller flere kontrollobjekt. En kontroll som er utført refererer alltid til et eller flere kontrollobjekt under en anleggsadresse. En anleggsadresse kan derfor ha flere kontrollobjekt og flere kontroller. Kontrollobjekt Et kontrollobjekt er den fysiske del av bygningen der kontrollen skal utføres. All informasjon som registreres under kontrollen, refererer til det kontrollobjekt/bygget der kontrollen ble utført. Det er kun mulig å ha måleresultat på ett inntak pr kontrollobjekt og dermed også på en kontroll / ett kontrollskjema. Derfor er det vanlig å dele opp kontrollen etter antall inntak/hovedfordelinger. Kontroll En kontroll er et samlebegrep for all informasjon som lagres ved utfylling av en rapport. En anleggsadresse kan ha flere kontrollobjekt og en kontroll kan omfatte ett eller flere kontrollobjekter på en anleggsadresse.

3 Begreps- og datamodell Begreps- og datamodell for i analysetakst næring og landbruk systemet Kunde Kunden er den som eier aktuelt anlegg En eller flere Anleggs adresser Ett eller flere Inntak Fysiske anleggsadressen /gateadresse/stedsangivelse Inntak er den fysiske kabelen mellom forsyningstrafo og aktuell hovedfordeling. Det er lagt opp til ett ett hovedfordelingsskjema pr hovedrapport Ett eller flere KONTROLL objekt Kontroll objekt er en fysisk kontrollert del på anleggsadressen. Ett eller flere Kontrollpunkt De spesifikke ønsker kunden vil ha kontrollert

4 Systembruk Man har tre ulike måter å bruke systemet på / eller definerte prosesser som systemet er ment å understøtte: 1. Forespørsel Man mottar en forespørsel fra en bestiller på e-post (bestiller er typisk en tredjeperson som f.eks ett forsikringsselskap. Hele forespørsel prosessen frem til man har fått tilslag fra kunde skjer utenfor systemet og via e-post). Når man får tilslaget blir forespørselen konvertert til bestilling og følger deretter samme prosess som vanlig bestilling i systemet. 2. Bestilling Man mottar en bestilling fra bestiller, hele denne prosessen skjer inne i systemet 3. Egeninitiert kontroll Det betyr at man oppretter alt selv i systemet, det betyr kunde, anlegg, kontrollobjekt og utfylling av kontrollskjema

5 Behandle forespørsler En forespørsel fra bestiller i systemet kommer alltid på e-post til aktuelle kontrollører. Kontrollørene skal da helt utenfor systemet ta kontakt med kunde, sende tilbud til kunde (samtidig en kopi til bestilleren i systemet (GF). Det er både Bestillers og Kontrollørs ansvar å følge opp kunde frem til kunden fatter en beslutning. Hvis beslutningen blir ja til tilbudet så skal kontrolløren omgående formidle dette til Bestilleren i systemet som konverterer tilbud til bestilling. Bestillingen vil da komme på vanlig måte (omhandlet i neste kapitel) Overordnet flytskjema for forespørsler i Analysetakst næring (ELN) og Landbruk systemet (ELL) Kunde Bestiller Bestiller konverter Forespørsel til Bestilling Forespørsel Bestilling Her stopper ansvaret for bestiller En eller flere kontrollører på mail Kontrollør tar kontakt med kunde Kontrollør sender tilbud til kunde KUNDE tilslag /avslag Utenfor systemet VIKTIGE RUTINER SOM MÅ FØLGES: 1)Den bestilleren som sendte deg en forespørsel skal ha en kopi av ditt tilbud samtidig som du sender tilbudet til Kunde. 2)Samt gi omgående beskjed når kunde sier JA til ditt Tilbud 3)Bestilleren skal da omgående konvertere forespørselen over til Bestilling etter at vedkommende har fått beskjed fra Kontrollør 4)Bestiller har også ett ansvar for å få frem en beslutning hos en Kunde, og Hvis kunde faller fra, slette aktuell Forespørsel

6 Behandle bestillinger Prosessflyten når det gjelder bestilling er som følger: Overordnet flyt for bestilling i Analysetakst næring (ELN)og Landbruk (ELL) systemene Kunde Bestiller Bestilling Kontrollør Godkjent gir Grønn Lampe for bestiller Utføre Kontroll Sende rapport På mail (PDF) Kunde Registrer Installatør? Legger inn avvikslukker Mailvarsel Kunde varsler kontrollør Installatør Velge avvikslukker Installatør lukker avvik hos Kunde Logger seg inn Kontrollør Lukker Avvik i systemet Vurder Godkjenn/un derkjenn underkjent

7 I selve systemet vil dette skje på følgende måte: Bestillinger kommer inn i Bestilling innboks : Her skal da Kontrollør, Akseptere eller Avslå. Ved både aksept eller avslag så blir Bestiller varslet i systemet. For Bestiller dukker dette opp på denne måten (viser en bestilling som er avslått fra Kontrollør): Deretter skal du klikke på anleggsagressen se under:

8 Nå kommer du til selve anleggsbildet: Når anleggsbildet er kommet opp så starter du selve kontrollen ved å klikke: Start ny kontroll ved å klikke på linken (se nederst til venstre i bilde). Da er det viktig å velge riktig rapport Elkontroll generell Denne skal ikke brukes på oppdrag for gjensidige. Den er ment å fungere som en generell mal. Elkontroll Landbruk og gartnerier Denne skal brukes på alle landbruks og gartneri kontroller. Elkontroll Næring Denne skal brukes på alle næringskontroller Dersom det er tilkommet nye kontrollobjekt siden forrige kontroll, eller at det ikke er registrert kontrollobjekt så må du få dette gjort ved å trykke: Legg til kontrollobjekt.

9 Her er det også slik at du som kontrollør må vurdere hva som er hensiktsmessig oppdeling av anlegget (stikkord: antall hovedfordelinger/trafo. Husk det bør være en rapport pr hovedfordeling/ inntak for å kunne få med måleresultatet på alle inntakene) Sagt på en annen måte: Ønsker man måleresultat på det enkelte inntak så må det opprettes ett kontrollobjekt pr inntak. Fordi antall anlegg er proporsjonalt med antall inntak / hovedfordelinger til bygget Det er også viktig at man sjekker om alle tidligere kontroller er lukket. Hvis det står gamle åpne rapporter på aktuelt anlegg så SKAL DISSE LUKKES FØRST. Prosedyren du da benytter er å sende beskjed til support: [email protected] Så vil elsmart får denne rapporten lukket!! Etter at du har startet kontroll så kommer selve kontrollskjemaet opp på denne måten: Når du har fått opp dette bildet så må du fylle ut en del felter for å komme videre ( se nedenfor)

10 Her er det viktig at du følger denne oppskriften (for å kunne klare å velge akivt bygg i det øverste feltet, og dermed komme videre i prosessen med å fylle ut kontrollskjemaet): Legge inn utført dato for når kontrollen var gjennomført Velge aktuell(le) kontrollobjekt (her er det klikket av div. bygning sagbruk/høvleri) Dersom bestilt av Gjensidige eller lignende så skal e-postadressen være ferdig registrert Hvis dette er en egeninitiert kontroll så må man selv legge inn kundens e- postadresse Deretter må du lagre endringene og sjekke at endringene er blitt lagret se nedenfor: Hvis du fortsatt ikke kan velge aktivt bygg så må du lukke vinduet (klikk krysset oppe i høyre hjørnet) Og deretter gå inn på aktive kontroller og videre inn på aktuell jobb og åpne denne igjen

11 Da skal du få valgt aktivt bygg i toppen av bildet ( se nedenfor) Først etter dette kommer du deg videre i prosessen Når man har fått på plass (valgt) ett eller flere aktive bygg så kan selve kontrollskjemaet opprettes og de enkelte kontrollpunktene i menyvalgene fylles ut (se nedenfor) Menyen (altså prosess stegene er blitt blå dette betyr at de er tilgjengelige) For hvert kontrollpunkt så bør du lagre, Når alle steg eller meny elementer er utfylt ut så må du huske på å lagre (trykk knappen: lagre endringer)før du ferdigstiller rapporten Neste skritt er avvikslukking som er omtalt i eget avsnitt

12 Egeninitiert kontroll Det vil si at du som kontrollør selv oppretter en kontroll i systemet. Det vil si at det ikke er kommet noen bestilling inn i bestilling innboks. Gjennomføring av egeninitiert kontroll i analysetakst næring (ELN) og landbruk systemet (ELL) Kunde Søk kunde på navn eller org.nr. Finnes kunden? Hvis ikke opprett kunde. (HUSK! Alltid trykk Søk knappen) Anlegg Finnes Anlegg? Hvis ikke opprett anlegg (adressen) Opprett kontrollobjekt(er) Nå må det opprettes 1 eller flere kontrollobjekt Start KONTROLL Velg kontrollobjekt(er) det skal lages kontrollrapport for Sett inn utført dato og kryss av kontrollobjekter Fyll ut kontroll rapport Send til Kunde Nå må man først sette inn utført dato, så krysser man av for aktuelle Kontrollobjekter, og deretter lagre endringer. Så må man lukke vindu og åpne det igjen, da kommer de valgte kontrollobjekt inn i toppen under aktive bygg. Man tar for seg avvikspunkter for hvert enkelt kontrollobjekt, og gir en geografisk plassering i anlegget utfor hvert enkelt kontrollpunkt Når man er ferdig med ett kontrollobjekt så lagrer man og starter med neste Gå til kontrollstatus og lukk siden. Da er du tilbake i aktive kontroller. Her velger du så forhåndsvisning og får opp valget send til kunde. Trykk denne og rapporten sendes som pdf i epost til kunde. Fortsetter med avvikslukkeprosess se figur xx

13 1 trinn = Opprette ny, eller søke frem eksisterende kunde Systemet rundt en kontroll tar utgangspunkt i at det eksisterer en kunde og at kunde har minst en anleggsadresse. Dersom din kunde ikke eksisterer fra før, må du opprette den. For å opprette ny kunde: Velg "Registrere ny kunde" fra hovedmenyen Fyll ut den informasjonen som er tilgjengelig. Obligatoriske felt: Firmanavn Epost Når du trykker lagre, kommer det en bekreftende melding om at kunde er lagret. Det vises også en melding om at du ikke er registrert som takstmann på noen anlegg hos kunden.

14 Dersom kundens navn og orgnr allerede eksisterer i systemet får du en melding om dette: Deretter blir det presentert en liste med de firmaene som har det samme navnet. Du kan nå: avslutte kunderegistreringen siden kunden allerede eksisterer Velge blant kundene i listen for å se hvilken informasjon som er lagret Trykke bekreft for likevel lagre ny kunde

15 Dersom det hadde vært noen anlegg hos kunden, hvor du er registrert som kontrollør, ville de blitt listet opp. Dette kan oppnås ved å registrere et nytt anlegg på kunden. Valg for å registrere nytt anlegg får du etter at kundeinformasjonen er lagret. Søk kunder /endre kundeinformasjon Dersom du lurer på om din kunde allerede er registrert i systemet, eller ønsker å endre informasjon om din kunde, så velg "Søk kunder" fra hovedmenyen. Du får da frem et søkebilde hvor det er mulig å søke på firmanavn eller orgnr. Det er mulig å gjøre et delstrengsøk. Det vil si at du trenger ikke å skrive inn hele firmanavnet. Dersom firmaet heter "Testfirmaet AS", så er det nok å skrive "test" eller "testfirma" for å finne det. For å utføre søket, klikker du på søkeknappen (her vist som lupe). I resultatlisten vises firmanavn, org.nr, adresse og link til en anleggsadresse. Firmanavnet er klikkbart og tar deg videre til skjermbildet for å endre firmainformasjon. Det skjermbildet er likt det som kunden registreres på første gang. 2 Trinn= Opprette nytt anlegg på kunde Dersom anleggsadressen du skal utføre kontroll på ikke er registrert, må du opprette den. Velg "Registrere nytt anlegg" fra hovedmenyen. Det er viktig at du velger rett kunde som anleggsadressen skal registreres på. Dersom kunden ikke finnes, så må den opprettes først under "Registrere ny kunde". Når kunde er valgt, fyller du ut anleggsadresse. Adresse skal fylles ut selv om den er lik kundens adresse. Når dette er gjort kan anleggsadressen lagres. Når adressen er lagret, får du en bekreftende melding nederst om at ny anleggsadresse er lagret. Nå kan du registrere hvilke kontrollobjekt anlegget omfatter. Dersom ingen kontrollobjekt lagres, vil det ikke være mulig å gjennomføre en kontroll. For å endre eller slette kontrollobjekter, kan dette enkelt gjøres ved å klikke på valgene bak hvert lagret

16 kontrollobjekt. Nederst i skjermbildet står det at ingen kontroller er registrert på anleggsadressen. Dersom det hadde vært utført kontroller på ønsket anleggsadresse, ville de blitt listet opp. Søk anleggsadresser/endre anleggsinformasjon Dersom du lurer på om en anleggsadresse finnes i systemet, eller ønsker å endre anleggsinformasjon eller legge til/endre kontrollobjekter, må du søke frem anleggsadressen. Velg "Søk anlegg" fra hovedmenyen. Du vil få frem et søkebilde med mulighet til å søke på adressen til anlegget. Det er mulig å gjøre et delstrengsøk. Det vil si at du trenger bare å skrive inn deler av adressen for å finne anlegget. Dersom den fulle adressen er "Anleggsveien 123", så trenger du bare å skrive "anlegg" eller "anleggsveien" for å finne det.

17 I søkeresultatet vises navnet til kunden som eier anlegget, anleggets adresse og en link for å starte ny kontroll på anlegget. Adressen til anlegget er også en link som sender deg til siden for å endre opplysninger om anleggsadressen og kontrollobjekter, lik den siden der anleggsadressen ble registrert. Slette anleggsadresser Når du har søkt frem og valgt anleggsadresse, havner du på siden for anleggsvedlikehold som viser all informasjon som er lagret om anleggsadressen. Du kan slette denne ved å trykke på sletteknappen. Det er ikke mulig å slette anleggsadressen dersom det er registrert en eller flere kontroller på anlegget. 3 TRINN = Starte ny kontroll For å starte en ny kontroll må det foreligge en kunde med anleggsadresse og ett eller flere kontrollobjekter som knyttes til kontrollen. Du kan starter da en ny kontroll ved å søke frem et anlegg og velge "Start ny kontroll"

18 Avvikslukke prosessen Her følger en prosess skisse som viser avvikslukkingen: Gjennomføring av avvikslukking i analysetakst næring (ELN) og landbruk systemet (ELL) Registrer Installatør? Kunde Kontrollør Mailvarsel Avvikslukker (Installatør) Kunde blir bedt om å velge avvikslukker ( installatør) Kontrollør går deretter inn i systemet og velger denne på aktuell kontrolljobb. Er ikke avvikslukker registrert i systemet, må denne opprettes. Dette gjøres av Systemadministrator etter bestilling fra kontrollør Avvikslukker ( installatør) mottar en e-post om at firmaet er valgt som avvikslukker på denne aktuelle jobben Logger inn og Lukker Avvik i systemet Kontrollør underkjent Avvikslukker må logge seg inn i systemet ved hjelp av oversendt brukernavn og passord. Deretter åpne aktuell avviksrapport som ligger i innboksen for, så å registrere når og hvilke avvik som er lukket. Husk gode kommentarer. Kontrollør mottar lukkede avviksrapporter og kvalitetssikrer utført rapport. Er ikke oppgaven forstått/ godt kommentert, blir rapporten returnert avvikslukker Vurder Godkjenn/ underkjenn Dersom avviksrapporten er godkjent så kan denne nå oversendes bestiller av kontrolløren. Kunde / Bestiller Bestiller blir gjort oppmerksom på at saken er ferdig via symboler inne i sin del av systemet ( grønn lampe). Kunden er da klar for rabatt fra sitt forsikringsselskap. Det går også en e-post til bestiller når rapporten er godkjent

19 Nå skal du velge avvikslukker: Dette gjør du ved å begynne å skirve firmanavnet så vil systemet slå opp alle registerte med samme navn Her er det på sin plass å bemerke en del forhold: For det første: I praksis vil du først avklare med kunde hvem vedkommende ønsker å benytte til avvikslukkingen. I visse tilfeller kan det være flere avvikslukkere. Er det tilfelle må en gjøre seg ferdig før neste man blir definert / valgt som avvikslukker. For det andre: Kan det være tilfeller hvor aktuell avvikslukker ikke er registrert i systemet. Da må du kontakte system administrator for registrering For det tredje: Vil du i noen tilfeller ha behov for å opptre som avvikslukker selv. Da må du bli opprettet med ett nytt brukernavn og passord som har rollen som avvikslukker. Bruker du denne påloggingen kan du gjennomføre en avvikslukking, men det er viktig å kommentere grunnen til at du gjør dette selv. Når avvikslukkingen er gjennomført så må du som kontrollør inn og godkjenne rapporten i menyvalget til godkjenning. Du kan også underkjenne en avvikslukking, den vil da gå tilbake til aktuell avvikslukker for utbedring. I dagens versjon kan du ikke gi noen begrunnelse for avslaget og det må derfor påregnes telefonisk eller annen kontakt med aktuell avvikslukker NB! Dersom du får ett oppdrag av kunden av kunden på å lage internkontroll rutiner / system. I disse tilfellene må du logge deg inn som avvikslukker og få lukket det aktuelle avviket som omhandler internkontroll system / -rutiner (Det er ikke tillatt for en kontrollør å utføre fysiske reparasjoner i det aktuelle anlegget) Når du har godkjent vil aktuell rapport få Status ( Grønn = Godkjent) og kunde vil få sin rabatt hos aktuelt forsikringsselskap.

20 Husk å trykke knappen lagre endringer, etter at du har plukket installatør og trykket knappen Legge til Når dette har blitt gjort så får du opp beskjed: Informasjonen er oppdatert. Skulle du senere måtte velge ny installatør så kan du gå inn og trykke linken: Slett. Dette gjelder bare hvis installatøren ikke har begynt å lukke avvik. Hvis vedkommende har begynt men ikke fullført så brukes en annen funksjon (se bilde xxxxx) Etter at du har kontrollert rapporten og funnet denne OK, så er neste skritt å gå til kontrollstatus i menyen å klikke på: Ferdigstill kontroll Hvis du imidlertid allerede har sendt rapport til kunde via forhåndsvisning så vil ikke ferdigstillelse knappen lenger være tilgjengelig. Da må ferdigstillelse skje ved å godkjenne rapporten etter at avvikene er lukket Da sendes avviksrapporten til valgt avvikslukker, og vedkommende blir varslet pr mail og kan deretter logge seg inn med allerede mottatt brukernavn og passord eller ved det brukernavnet og passord som fulgte med e-posten som administrator har sendt.

21 Når det gjelder prosessen hos avvikslukker så følger den følgende steg: Avvikslukkeprosess hos avvikslukker Kontrollør gjør ferdig rapporten og sender den til kunde på vanlig måte i systemet Kunde mottar denne og må innen en bestemt frist velge avvikslukker Kunde velger installatør (på rapporten så står det en kort info til avvikslukker på hvordan vedkommende skal gå videre) Kunde kan gå inn i anleggsdok registeret og si hvem som er avvikslukker, eller så må avvikslukker når han legger inn rapportnr, bekrefte at han blir definert som avvikslukker Installatør logger seg inn i elsmart nettmelding, søker seg frem til aktuelt anlegg via knappen anleggsdok eller ved så skrive inn det unike rapportid,en. Kommer da rett til anlegg/ kontrollskjema, og oppgir avvikslukke.nr og hva som er gjort og OK. Duplisering foretas inne på Anleggsbilde

22 Når man kjører en duplisering så kommer det opp en ny kontroll som man kan gå inn på og jobbe videre med Diverse om bruken av skjematuren Ledetekst ved å klikke pilene. Det samme gjelder setningsbiblioteket Kodeliste får du ved å først krysse av FEB91 eller FEL99, så legge inn kodenr og klikk sett inn Avviksklasser og tilstandsgrader Flytte en kunde eller arve ett oppdrag fra en annen kontrollør. Flytte en kunde fra en kontrollør til en annen må gjøres av administrator av systemet. Her er det viktig å huske på at allerede utførte eller igangsatte (ikke sluttførte) jobber blir liggende igjen hos opprinnelig kontrollør, og må avsluttes av denne. Skulle dette,

23 av en eller annen grunn ikke være praktisk mulig må den nye kontrolløren gjøre den praktiske oppfølgingen og be administrator sluttføre jobben i systemet. Eller duplisere den gamle jobben og gjøre den på nytt. Klassifisering av avvik i forbindelse med kontroll av elektriske anlegg I forbindelse med avtale mellom ELSIF og Gjensidige Forsikring (GF) er det ønskelig å klassifisere avvik. GNF ønsker et system med rød, gul og grønn varsellampe for kunder som er med i ordningen. NS3424 har følgende kategorisering: Klassifikasjon (i hht NS3424) 0 INGEN KOMMENTAR; ikke noe behov for tiltak 1 MINDRE AVVIK TIL ORIENTERING; ny kontroll må avtales 2 VIKTIG AVVIK REGISTRERT; må utbedres snarest mulig 3 ALVORLIG AVVIK; omgående utbedring er nødvendig Følgende retningslinjer foreslås ut fra vår tolkning: INGEN KOMMENTAR; ikke noe behov for tiltak I denne kategori kommer kun anlegg uten avvik Benyttes i hovedsak i fbm etterkontroll. MINDRE AVVIK TIL ORIENTERING; ny kontroll må avtales I denne kategori kommer avvik som karakteriseres som mindre alvorlig Type avvik : Mangelfullt internkontrollsystem (dokumenterte rutiner for elektro) mangelfull merking av vern og utstyr mangelfull merking av N/PE/PEN-leder mangelfull rengjøring, mangelfull dokumentasjon, gjennomføringer, (innføring/nipler) VIKTIG AVVIK REGISTRERT; må utbedres snarest mulig I denne kategori kommer avvik som karakteriseres som alvorlig

24 Type avvik: Mangelfullt internkontrollsystem (dokumenterte rutiner for elektro ikke i orden ved 2.kontroll gjelder kun for møller, landbruk og gartnerier. I øvrige installasjoner skal det forbli et TG 1 avvik forutsatt at det blir gjennomført grundig kontroll) manglende jording/jordfeilbryter/jordfeilvarsler/overspenningsvern/etc. festing og forlegning feil/feilmontasje av vern/jordfeilbryter/utstyr avdekking (IP grad), isolasjonsmotstand, branntetting ALVORLIG AVVIK; omgående utbedring er nødvendig I denne kategori kommer avvik som karakteriseres som brann og/eller berøringsfarlige Type avvik: dårlig kontakt, varmgang, overoppheting, begynnende lysbueskade løse koblinger, elektrotekniske feil, (feildimensjonert vern og utstyr, manglende N/PE/PEN-leder, etc) manglende avdekking av spenningsførende deler. Automatisk epost som sendes fra systemet Fra brukertype elsikkerhetskonsulent Til installatør når rapport ferdigstilles Til installatør når avviksbehandling overstyres og installatør slettes eller ferdigstilles Til installatør når ny installatør legges til etter at avviksbehandling er påbegynt Til bestiller når bestilling aksepteres Til bestiller når bestilling avslås Til bestiller når rapport er godkjent Til kunde når "Send til kunde" trykkes på forhåndsvisning (Forutsetter at rett epostadresse til kunde er innlagt) Fra brukertype installatør (Avvikslukker) Til kontrollør når avviksrapport ferdigstilles Til kontrollør når behandling av avviksrapport avslås

25 Fra brukertype bestiller Til kontrollør når ny kontroll bestilles Til kontrollør når anbud bestilles Til kontrollør når anbud konverteres til bestilling Statustyper for bestilling - Anbud sendt - Bestilling sendt - Bestilling akseptert - Bestilling avslått - Under behandling - Ferdig behandlet