Brukerveiledning for FG-kontroll Utgave 1.12,

Transkript

1 Brukerveiledning for FG-kontroll Innhold Brukerveiledning for FG-kontroll... 1 Innledning... 2 Startsiden... 2 Innlogging... 3 Glemt passord... 3 Innlogget som kontrollør... 4 Aktører - generelt... 4 Aktører - Kontaktinformasjon... 5 Foretaksopplysninger... 6 Aktører - Legg til kunde... 8 Legg til kontaktperson... 9 Anlegg Registrering av nytt anlegg Nøkkelopplysninger Bygning Detaljer Aktører Tilstand Avvikslukking Anlegg, legge til dokument (kontroll, avvikslukking og forespørsel) til et utvalg anlegg Kontrollør overta et anlegg fra et annet kontrollforetak Eier søker etter kontrollforetak Eier oppretter forespørsel om kontroll Eier oppretter forespørsel om kontroll uvalgte kontrollforetak Forsikring finn anlegg Forsikring opprett aktør og anlegg Forsikring legge til forespørsel

2 E-postvarsler Innledning Finans Norge har laget en databaseløsning for registrering av kontrollrapporter for elanlegg (næring, landbruk og privat). Det vil også bli tilsvarende registrering for brannalarmanlegg, sprinkleranlegg og innbruddsalarmanlegg og søknader for listeføring av FG-godkjente produkter. I det etterfølgende er det laget brukerveiledninger for ulike brukernivåer. Startsiden 2

3 Innlogging Ved førstegangs innlogging må funksjonen Klikk her for å sette et nytt passord benyttes. Klikk på Klikk her for å sette et nytt passord. Dette vinduet vises, skriv inn e-postadresse og trykk Send link. Passord blir ikke lagret i databaseløsningen. Glemt passord Ved glemt passord må prosedyren Klikk her for å sette et nytt passord og Send link benyttes. 3

4 Innlogget som kontrollør Når kontrollørene er logget inn vil deres skjermvisning være som vist under. Aktører - generelt Aktører er sertifiserte kontrollører, sertifiserte foretak, forsikringsansatte, forsikringsselskap og eier/kunde. Aktører kan legges til som relasjon til anlegg. Dette er bildet som man ser som innlogget. 4

5 Aktører - Kontaktinformasjon Når du klikker på eget navn til høyre i bildet. I fanen Kontaktinformasjon kan kontrolløren selv legge til de opplysningene som ikke er fylt ut. I fanen Brukerprofil kan du legge til og justere enkelte opplysninger og funksjoner. For å komme tilbake til dette skjermbildet klikk på eget navn Vises som NN (Person) Logg ut til høyre i skjermbildet. Under Relasjoner kommer det opplysninger om hva som er registrert av hvem, kunder, arbeidssted og sertifiseringen. 5

6 Foretaksopplysninger Klikk på foretakets navn. Neste bilde blir dette: 6

7 Foretak, legge til region Det kan presiseres hvor man tilbyr sine tjenester. Hensikten er at det blir enklere for kunder å vite at de aktuelle foretak er aktive i aktuelt område. Dette kan begrenses til en kommune. Og maksimalt, og utgangspunktsinnstillingen er, «Hele Norge». Når man velger «Hele Norge» er det hva som gjelder. Dersom man f.eks. ønsker kun Nordland fylke legger man til kun det, og ikke «Nord-Norge» og ikke «Hele Norge». Det er anledning til å legge til så mange og så få valg som man ønsker. 7

8 Aktører - Legg til kunde Trykk på Aktører og Legg til i den blå menylinjen igjen, og følgende vises: Klikk på link om det er næringskunde eller privatkunde. Her er det valgt næringskunde, fyll inn opplysninger. 8

9 Klikk på Lagre og registrert kunde er synlig under fanen Kunde. Til alle næringsforetak skal det registreres en person. I FG-kontroll er det personer og ikke foretak som får tilgang. Eier av anlegget får tilgang til sine opplysninger. Legg til kontaktperson 9

10 Klikk på kontaktperson Fyll ut de røde feltene og aller helst e-postadresse da det er den som benyttes ved tilgang. Klikk Lagre. 10

11 Klikk «Brukerprofil». Klikk på feltet ved «Kan logge inn», velg ja. Det er også mulighet å justere ja/nei i de øvrige feltene, men det kan også tilpasses senere og av personen selv. 11

12 Anlegg Her er kontrollørens registrerte anlegg. Et anlegg er et elanlegg. Om det er flere elanlegg på samme bygningsnummer, gnr, bnr, knr er det beskrivelsesfeltet som skal benyttes for å gi en forklaring på hvor anlegget/anleggene er. Det er tillatt å registrere flere anlegg sammen, eksempelvis Alle bygningene på gårdsbruket. 12

13 Registrering av nytt anlegg Klikk på Aktører i blå menylinje. Klikk på fanen Kunde og klikk på linjen med aktuell kunde som skal ha registrert kontroll. Velger Andre Forsøk og følgende skjermbilde vises: 13

14 Klikk på fanen Legg til, og følgende valg er mulige: Klikk på Elanlegg med Andre Forsøk som eier, fyll ut opplysningene - steg 1 av 2. Nøkkelopplysninger Ved å klikke på linken i parentesen vil du komme til en nettside som heter Se eiendom, hvor du finner opplysninger om kommunenr, gårdsnr, bruksnr og bygningsnummer. Feltene under nøkkelopplysninger må fylles ut. 14

15 Bygning Bygningsnummer kan fylles ut, se info over. Eksempel på et søk: Her kommer det opp relevante opplysninger. Klikk på Vis mer informasjon om eiendommen. Her er eiendommens bygningsnummer som skal benyttes i FGkontroll. 15

16 Beskrivelse bør benyttes, eksempelvis butikk eller hovedlager. Seksjonsnummer kan fylles ut, se info over. Detaljer Anleggsnummer er nummeret til sikringsskapet. Adresse er byggets adresse. Poststed er adressenes postnummer og poststed. Aktører Eier: Fylles ut, men er normalt utfylt da man oppretter eier som en aktør først. Forsikringsselskap: Fylles ut om det er kjent. Om nedtrekksmenyen ikke inneholder aktuelt forsikringsselskap sender du mail til Kontrollforetak: Er automatisk fylt ut. Tilstand Kontrollintervall: Fylles ut. Hvordan finne riktig kontrollintervall klikk her for å komme til FGs nettside. Tilstand: Endres i neste steg. 16

17 Når opplysningene er fylt ut kan det se slik ut: Steg 2 er å fylle ut evt. flere opplysnigner og klikke Lagre. Nå er anlegget registrert og kontrollen skal legges til. Velg Legg til og Kontroll på kun dette anlegget.. 17

18 Fyll inn de opplysninger som mangler. Klikk Lagre. 18

19 Opplysninger kan endres og kontrollrapport og termograferingsrapport skal lastes opp. Bruk Velg filer. Når dokumenter er lagt til og opplysninger sjekket klikk Lås og offentliggjør, da blir dette synlig registrerte aktører. 19

20 Avvikslukking Det skal legges til en avviksrapport når de er utbedret. Det er kontrollør som normalt vil gjøre dette. Avvikslukker skal ikke logge inn i FG-kontroll. Under Anlegg finner du oversikt over dine anleggs status - grønn, gul eller rød. Klikk på linjen med anlegget hvor det skal registreres avvikslukking. 1. Klikk på «Anlegg» i blå menylinje 2. Klikk på «Legg til» i grå menylinje. 20

21 3. Velg aktuell blå linje. 4. Legg til dato for når avvikslukkingen ble utført. Dato kan ofte være noe tilbake i tid. 5. Klikke på grønn boks «Lagre». 21

22 6. Legg til avviksdokument. 7. Klikk på grønn boks «Lås og offentliggjør» 8. Klikk OK i popup-boksen. 9. Avvikslukkingsregistreringen er registrert. 22

23 Anlegg, legge til dokument (kontroll, avvikslukking og forespørsel) til et utvalg anlegg Mange av deres kunder har mange anlegg. Det kan være anlegg fordelt på ulike lokasjoner, f.eks. en bedrift i Moss og en i Fredrikstad. Når kontroll, avvikslukking eller forespørsel skal registreres er det hensiktsmessig å kunne velge ut aktuelle anlegg. Her er oppskriften på å velge ut anlegg. Nå man står i bildet med aktuell kunde kan man benytte «Legg til» når dokumenter skal legges til. 23

24 Her kommer valgmuligheten om å legge til forespørsel, elkontroll eller avvikslukking på alle anlegg. Det kan være at man ønsker å legge til på et utvalg av anleggene som tilhører kunden. Det kan man gjøre. Klikk på en av de tre kulepunktene under «Dokument». Da får man opp bildet med alle anleggene. Klikk «Lagre». 24

25 I dette bildet kan med krysse vekk de anlegg som ikke skal knyttes til aktuelle dokumenter samt fylle ut info og laste opp dokument(er). 25

26 Kontrollør overta et anlegg fra et annet kontrollforetak Velg «Anlegg» i blå menylinje. Fyll ut søkefeltet med kommunenr., gårdsnr. og bruksnr. Klikk på anlegget. Dette bildet vises. 26

27 Klikk på «Legg til» i grå menylinje. Klikk på «Kontroll på kun dette anlegget». Følg deretter videre vanlig prosedyre. 27

28 Eier søker etter kontrollforetak Klikk på Aktører i den blå menylinjen og velg Sertifisert i den grå menylinjen. Det er laget to listeføringer, en med sertifiserte foretak og en med sertifiserte kontrollører, som igjen kategorisert for Næring eller Bolig. Det kan være sertifiserte foretak og sertifiserte kontrollører som foreløpig ikke er registrert i FGkontroll. Info om komplett oversikt: Benytt søkefeltet til å finne kontrollør/-foretak i valgt område. 28

29 Her kan man søke for eksempel på fylke eller by eller kommune. Gjør oppmerksom på at flere kontrollforetak er landsdekkende uten at det fremkommer per nå i FG-kontroll. Viser da til link til komplett oversikt i avsnittet over. Eier oppretter forespørsel om kontroll Eier av anlegg kan opprette forespørsel til en kontrollør, utvalgte kontrollører eller alle kontrollører. Klikk på Anlegg i blå menylinje. Klikk på anlegget. Klikk på Legg til i grå menylinje. 29

30 Klikk på Forespørsel på kun dette anlegget 30

31 En forespørsel kan legges ut synlig for alle kontrollører eller kun for kontrollforetaket som er oppgitt under Aktører. Ved å velge Alle sertifiserte foretak under Synlighet for deretter å klikke Lagre (grønn boks) vil følgende skjermbilde komme opp: Funksjonen Skal noen av disse aktørene få beskjed er valgfritt, og benyttes etter behov. Ved valg av kun et kontrollforetak vil det være gunstig at de blir varslet om at det er lagt til en forespørsel. Andre ganger kan det være avtalt med forsikringsselskapet at de skal varsles om at forespørsel om kontroll er lagt til. Klikk Lås og offentliggjør (grønn boks) og forespørsel er registrert. 31

32 Eier oppretter forespørsel om kontroll uvalgte kontrollforetak Følg samme prosedyrer som over frem til Synlighet og velg Bare aktørene i dette dokumentet. Klikk Lagre (grønn boks). Klikk på Aktører i grå menylinje. Velg Legg til i neste grå menylinje. 32

33 Velg Kontrollforetak i neste grå menylinje. Her kan søkeboksen benyttes for å finne et egnet utvalg, eksempelvis fylkesvis. Tekst fylles inn i søkefeltet eller man kan legge til nytt vilkår for så å søke. Eksempelvis er det benyttet søkeordet Oslo, og da ser man at 14 foretak vises. Velg foretak ved å klikke på det grønne plusstegnet. Flere foretak kan velges. Velger her Bravida. Velger så å søke Akershus. Velger her 2 Sikre AS. Klikk så på Detaljer i øverste menylinje, se rød pil. 33

34 Her får vi da oversikt over de kontrollforetak som er valgt. Funksjonen Skal noen av disse aktørene få beskjed per e-post er det det valgt Kontrollforetak, for å sikre at de får info om forespørsel sendt i FG-kontroll. Klikk Lås og offentliggjør (grønn boks) og forespørselen er utført. 34

35 Forsikring finn anlegg Hvert forsikringsselskap har tilgang til de anlegg som de er relatert til. Forsikringsselskapenes ansatte kan søke opp andre anlegg når gårdsnr., bruksnr. og kommunenr. er kjent. Klikk på Anlegg i blå menylinje. Klikk på nedoverpilen til høyre for søkefeltet for å fylle inn opplysninger (gnr, bnr, knr). Forsikring opprett aktør og anlegg Klikk på Aktører i blå menylinje. Klikk på Legg til i grå menylinje. 35

36 Velg Næringskunde av Spare Klikk på Lagre. 36

37 Klikk på Elanlegg med Gress Klikk på Fortsett. 37

38 Klikk på Lagre. 38

39 Forsikring legge til forespørsel Klikk på Anlegg i blå menylinje. Klikk på anlegget som det skal legges til forespørsel på. Klikk på Legg til i grå menylinje. 39

40 Klikk på Forespørsel Det kan legges til flere opplysninger eller ved å klikke på Lagre kommer man til siste side i prosedyren. 40

41 Synlighet har alternativene Alle sertifiserte foretak eller Bare aktørene i dette dokumentet. Ved valg av Alle sertifiserte foretak kan det klikkes på Lås og offentliggjør. Muligheten Skal noen av disse aktørene få beskjed er for om noen skal varsles særskilt. Når man ønsker at utvalgte kontrollforetak skal motta forespørsel, velger man under Synlighet Bare aktørene i dette dokumentet. Klikk på Aktører i grå menylinje, deretter på Legg til i neste gråmenylinje, deretter på Klikk på Kontrollforetak i neste grå menylinje. Eksempelvis ønsker du å finne kontrollforetak i Østfold. 41

42 Skriv inn østfold i søkefeltet, trykk enter. Klikk på grønt plusstegn for de foretak som skal knyttes til forespørselen. Klikk på Detaljer i øverste grå menylinje. Velger også Send e-post til Kontrollforetak, for å sikre at de raskt får beskjed. Men det er slik at dette automatisk gjøres synlig i kontrollforetakets database. Klikk på Lås og offentliggjør. 42

43 E-postvarsler Varsel om neste kontroll sendes 180, 120 og 60 dager før kontrollfrist hvis kontrollintervall er 3 eller 5 år. 120 og 60 dager før hvis kontrollintervall er 1 år. Sendes til: Kontrollforetak (ikke til kontrollør pass på e-postadresser) Eier (alternativt kontaktperson) hvis denne har e-postadresse Forsikringsansatt som la inn siste forespørsel 43