Nytt GUI til versjon 7.30

Transkript

1 Visma Global 7.30

2 Nytt GUI til versjon 7.30 Nordic cool Skape mer ro og inntrykk av moderne arbeidsmiljø Luft Guiding Inaktivitet Bedre struktur på skjermbilder, samt høyere kvalitet på ikoner og andre grafiske elementer

3 Før 7.30

4 7.30

5 Tildeling av bilagsnummer Nytt bilagsnummerregister hvorfor? Bedre kontroll på bilagsnummertildeling Bedre kontroll og sporbarhet av bilagsnummer Gjenbruk av slettede bilagsnummer Ved hull i bilagsnummerserien så vil systemet tette hullet Dublett- og bruddkontroll

6 Bilagsnummergruppe - Gjenbruk av bilagsnummer Kryss av for gjenbruk av slettede og ubrukte bilagsnummer

7 Firmainnstillinger Bilagsnummerkontroll Velg hva slags bilagsnummerkontroll som kunden ønsker

8 Firmainnstillinger Bilagsnummerkontroll: Ingen kontroll: Ingen varsling Dublettkontroll: Varsel under bilagsregistrering ved bruk av bilagsnummer som finnes i annen (u)oppdatert bunt. Dublett-og brudd-kontroll: Som dublett, men i tillegg varsel hvis bilagsnummeret hopper over en verdi. Bilagsnummerkontrollen tar hensyn til om du har kryss for bilagsserie pr år Fungerer kun under bilagsregistrering

9 Tildeling av bilagsnummer Ny tabell Voucher (Bilag) Unike bilagsnummer pr gruppe/år I denne tabellen ligger registrerte bilag, både uoppdaterte og oppdaterte Tabellen inneholder rader hvor feltet VoucherStatus indikerer bilagets status: 0 = Preregistrert 1 = Under registrering, ikke oppdatert 2 = Oppdatert bilag/bunt 9 = Slettet under bilagsregistrering

10 Bilagsinformasjon Nytt menypunkt under forespørsel Bilagsinformasjon (skjermbilde SFD) Også F12 søk under bilagsregistrering: Skjermbilde Søk/oversikt over brukte bilagsnummer Blå søkelinje Benytt sortering på kolonner Nyttig utvalg er Regnskapsår, bilagsgruppe

11 Bilagsvisning Informasjon om bilaget Vise/endre DokID og status

12 Bilagsnummergruppe Før 7.30 styrte bilagsnummergruppe-oppsettet tildeling av neste bilagsnummer Endringer du gjorde her påvirket neste bilagsnummer uten å ta andre hensyn Nå er det Voucher tabell sammen med parameter for gjenbruk som styrer neste bilagsnummer

13 Bilagsnummergruppe Krysset Gjenbruk av slettede bilagsnummer Uten bilagsserier pr år: - Innenfor bilagsgruppen Med bilagsserier pr år: - Innenfor regnskapsår/bilagsgruppe

14 Bilagsnummergruppe Opprette ny bilagsnummerserie/bilagsgruppe: Legg inn første ønskede bilagsnummer i feltet Første bil.nr i gruppen. Dette bilagsnummeret vil da blir foreslått ved bilagsregistrering på bilagsarter med denne bilagsgruppen. Det kreves at første og siste bilagsnummer på bilagsgruppen er utfylt Bilagsnummer utenfor intervallet første/siste vil ikke bli godkjent Krever nå en bilagsnummergruppe for hver bilagsnummerserie!

15 Oppsummering bilagsnummer tildeling Bilagsgruppe uten gjenbruk: Leser først fra Siste tildelte nr på bilagsserien og plusser på 1, sjekker så mot vouchertabellen om det foreslåtte nummeret er brukt, hvis ikke brukes dette. Hvis det er brukt finner den neste ledige i fra vouchertabellen. Deretter skrives verdien tilbake til bilagsgruppen igjen for å oppdatere Sist tildelte bilagsnr. Bilagsserie med gjenbruk Bruker ikke Sist tildelte bilagsnr. på samme måte. Nå sjekker den kun om det ligger ledige nummer innenfor Første bil.nr og Siste bil.nr. Det laveste av disse brukes

16 Konvertering av bilagsnummer Ved første gangs oppstart av Global på 7.30 konverteres verdier til vouchertabellen. Siste brukte bilagsnummer i vouchertabellen på bilagsgruppen legges til feltet Sist tildelte bilagsnr. på bilagsgruppens bilagsserie. Benyttes bilagsserie pr. år er det siste bilagsnummer pr. år i vouchertabellen som legges til Sist tildelte bilagsnr. på samme år for bilagsgruppen

17 VIKTIG Det er ikke lenger mulig å ha bilagsarter uten bilagsgruppe. Tidligere ble bilagsgruppe nr. 1 brukt hvis du ikke hadde noen standard når bilagsarten ikke hadde bilagsgruppe Nå MÅ du fylle inn bilagsgruppe for at bilagsnummertildelingen skal fungere korrekt Inntasting av brukt bilagsnummer vil hente tilgjengelig informasjon fra Voucher-tabell for bilagsnummeret Info til bruker om at dette bilagsnummeret er brukt Kan benyttes til preregistrering NB! Dere skal kontrollere bilagsnummergruppene etter oppgradering eller ny installasjon

18 Tidsstyrte oppgaver Aktiviseres fra: Verktøy - Administrator - System Start av utskrifter tidsstyrt Satsvise rutiner tidsstyrt Utvalgte rutiner Kan være vi utvider til kommende versjon Begge settes opp med intervall samt start- og stoppdato Husk stoppdato

19 Start av utskrift tidsstyrt Sett opp ønsket intervall. Velg start- og stopp dato samt klokkeslett. Velg hvilke rapporter du ønsker skal skrives ut tidsstyrt. Gi så jobben et navn og trykk på lagre. Trykk så på Skriv ut for og aktiverer jobben.

20 Satsvise rutiner tidsstyrt Velg hvilken rutine du ønsker skal starte tidsstyrt. Sett opp ønsket intervall. Velg start- og stoppdato samt klokkeslett. Gi jobben et navn og trykk på knappen Start for og aktivere jobben.

21 Tidsstyrte oppgaver Lagres i tabellen Jobs Med informasjon om Start/Stopp - dato, intervall, type Oversikt og administrasjon Under Verktøy Administrator - Status Jobboversikt Fane 3 Tidsstyrte oppgaver Merk oppgave og slett

22 Tidsstyrte oppgaver forts. Hvis du har en tidsstyrt jobb aktivert så vil rg_srv.exe ikke gå ned når siste bruker logger ut Krever at rg_srv.exe går Den tidsstyrte oppgaven vil ikke starte serverprosessen.. Ved oppstart av rg_srv.exe restartes tidsstyrte oppgaver for alle firmaer Styres av XML-filen ScheduledJobConfig.xml som ligger under C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Visma\Global\Config> (2003 og lavere) C:\ProgramData\Visma\Global\Config> (Vista og 2008)

23 Nyheter kasse 7.30 Betaling av faktura Ny avstemmingsrutine

24 Nyheter kasse Betaling av faktura Ny funksjon i kassesalg knapp Betaling i kassen Mulighet for og betale kredittfakturaer i kassepunktet Kort og kontant samt kombinasjon som betalingsmåter Deres ref. må oppgis samt medarbeider Betalingen blir en del av kasseoppgjøret Egen kvitteringsutskrift Lager bunt for oppdatering i regnskapet Mulighet for spesifik bilagsart via kassepunktoppsett

25 Betaling av faktura Pass på utskriftsprofil og blankettprofil på kunden Egne blanketter for betaling i kassen Mulighet for reprint Adgangskontroll

26 Tast inn kundenummer eller søk frem kunden via F12. Nyheter kasse betaling av faktura Tast inn fakturanummer eller søk frem via F12 Velg betalingstype. Enten kontant eller kort. Også mulighet for kombinasjon. Må fylle ut Referanse for og få avsluttet transaksjonen

27 Nyheter kasse Ny avstemmingsrutine Egen Tabell CashOrderReconciliation Alle felter som har med avstemming Full historikk Data skrives med en gang nytt avstemmingsnummer opprettes ReconcliationNo => Klikk på Neste knappen Flere felter som hensyntas IB og UB håndtering Mulighet for reprint, eget avstemmingsnummer Adgangskontroll Heter Kassejournal oppdatering

28 Ny avstemmingsrutine Ny UB felter lagres for og kommer transaksjoner automatisk frem som som er betalt IB på neste som faktura i kassepunkt. kasseavstemming

29 Reprint kasseavstemming Velg riktig skriver og velg utskrift. Tast inn avstemmingsnummer eller trykk F12 for søk.

30 Kasseavstemming Hvis differanse: Bruk PaymentTypeTransaction og CashOrderReconciliation for analyse Hvis CustomerOrderCopy.PaymentType <> PaymentTypeTransaction.PaymentType så skyldes dette ofte ukonsistent bruk av rutinen For eksempel betalingstype Manuell med kort, men feltet Kontant benyttes for betalt beløp Differanse mellom Global og bankterminal

31 Time Status Nyheter/endringer Prishåndtering Faktura forberedelser Overfør og fakturer Overfør til eksisterende ordre Endring av priser på førte timer Kreditering Integrasjon mot CRM

32 Time Fakturering Time for time Akonto fakturering Fakturaplan

33 Prishåndtering 3 lags hierarki Prosjekt Medarbeider Firma Mulighet for og legge inn datointervall Kontroll av datointervallet Bruk av verdien 0

34 Prishåndtering eksempel med verdien 0 Hvordan få en med.kategori til og ha en pris i et datointervall uansett prosjekt Sett opp en linje med prosjektnr 0 og f.eks med.kat.nr 1. Sett så start- og stoppdato og prisen som skal gjelde.

35 Fakturaforberedelse Overfør og fakturer Timegrunnlaget blir straks fakturert og fakturajournal klar for oppdatering

36 Fakturaforberedelse Overfør til eksisterende ordre Stå i Ordrenr. feltet og trykk F12. Kun gyldige ordre returneres.

37 Fakturaforberedelse Gyldige ordre er: At kundenummer og prosjektnummer i salgsordren er det samme som det er i fakturahodet (fakturaforberedelse) Det er ikke tidligere overført timer til ordren Har du behov for at: Flere fakturahoder (fakturaforberedelse) skal på samme faktura må du samlefakturere kunden

38 Fakturaforberedelse Time eksport status. Statuskode 0 og 1: Ordren er opprettet av overføringsrutinen i fakturaforberedelse og skal ved kansellering slettes helt. Statuskode 2: Ordren er opprettet av ordrerutinen og har fått timer lagt til. Ved kansellering skal kun time-linjene slettes. Gjelder også kreditering. Test og opprette ordre og legge til varelinjer. Hvilken tabell ligger statuskoden.

39 Endring av priser på førte timer Timer som er ført med feil priser. Fane 10 på prosjekthjemmesiden. Endre salgsprisen på timer som ikke er: Overført til ordre Fakturert Ved endring av salgspris endres også fakturapris automatisk.

40 Kreditering Kreditering av rene timeordre. Kreditering av blandede ordre. Tidligere var det problem med at timene ikke ble frigjort slik at de måtte føres på nytt. Nå får du spørsmål om timene skal åpnes slik at de kan endres og faktureres på nytt.

41 Kreditering Hva med timer og varer? Hvis kreditering fra fakturaforberedelse: Da krediteres kun timelinjene. Hvis kreditering fra fakturaarkiv: Da er timene låst slik at de ikke kan føres på nytt.

42 Integrasjon mot CRM Timetransaksjoner Prosjektkategori Start- og stoppdato Medlemmer Prosjektleder

43 Fakturering Time for time Akonto Fakturaplan

44 Fakturering - Akonto Fakturer en sum ved prosjektstart. Avregn akonto etterhvert eller ved prosjektslutt. Krav: Må ha minimum en aktivitet som er knyttet mot transaksjonstype Akonto og som er krysset av for fakturerbart. Den første faktureringen må føres manuelt i rutinen fakturaforberedelser Må sette gruppering til Alle linjer. Må fylle ut transakosjonstype, medarbeider, aktivitet, dato, fakturaantall og fakturapris. Kryss også av for Akonto

45 Fakturering - Akonto

46 Fakturering - Fakturaplan Fakturer etter kontrakt. F.eks: kr hver måned i 6 måneder Da må du sette en aktivitet med transkasjonstype Fakturaplan som er fakturerbar Andre aktiviteter bør da være Ikke fakturerbare Fakturaplan linjene vil da komme frem i rutinen faktura forberedelse i henhold til dato intervallet

47 Fakturering - Fakturaplan

48 Div nyheter Omskriving av innkjøp Leveringsdatokobling Personlige ordreinnstillinger Kopiering av linjer

49 Logistikk omskriving av innkjøp Mer linjebasert enn tidligere. Dvs. si at bestillingslinjene kan ha egne statuser. Mye enklere og ha kontroll på hva som faktisk er på vei inn på lager. Bedre restordre håndtering.

50 Logistikk Leveringsdato oppdatering Oppdatering av leveringsdato på ordrelinje fra leveringsdatoen på innkjøpslinjen Knytning mellom innkjøp og ordre Både med og uten reservasjon Ment for de som bruker Kopier til bestilling funksjonen Også mulig og manuelt knytte en ordre mot bestilling

51 Logistikk leveringsdato oppdatering Endre Trykk på avslutt

52 Logistikk leveringsdato oppdatering Endre Kryss av for Oppdater ordrelinje lev.dato Trykk og trykk på avslutt Ok.

53 Logistikk leveringsdato oppdatering Systemet foreslår ny leveringsdato på ordrelinjen som manuelt leveringsdatoen på innkjøpslinjen. ReferanseID Endre viser hvilken ordre som er knyttet mot innkjøpetkan overstyres. Kryss evt. også av for utskrift av ny ordrebekreftelse. Kryss av for Oppdater ordrelinje lev.dato Trykk på avslutt og trykk Ok.

54 Avstemme lagerverdi logistikk - regnskap Hvorfor tema? Parametersettinger Kjøreregler ved ordinær bruk av systemet Vanlige årsaker til avvik Sjekkliste Tips & triks Diverse

55 Hvorfor tema avstemming regnskap logistikk? Support statistikk mange henvendelser vedr. tema! Revisor krever avstemming! Ved avvik mellom lagerverdi regnskap - logistikk hva er mest korrekt? Mange kombinasjonsmuligheter Parametersettinger Kjøreregler gode interne rutiner

56 Sammenligning - lagerstyringsprinsipper Tradisjonell - Lager og dekning etter veiet eller siste kostpris - Negativ lagersaldo - Plukking av standard/bekreftet ordre - Vanskelig å spore evt årsaker til lagerdiffer - Ikke mulig å reservere FIFO - Lager og dekning etter partiets pris - Tradisjonell lagerstyring - Ikke mulig å reservere - Negativ lagersaldo - Plukking av alle ordrestatuser - Oppdatering av innpris i ettertid - Full sporbarhet gjennom systemet Reservasjon - Lager og dekning etter partiets pris - Ikke negativ lagersaldo - Unntak kassefunksjon - Plukking av alle ordrestatuser - Oppdatering av innpris i ettertid - Full sporbarhet gjennom systemet - Mulig å reservere varer

57 Parametersettinger Lagerstyring og parametersetting Firmainstillinger Bokfør varemottak Lagerbehandling Reservasjon Grunndata artikkel Prisprofil Lagerprofil Posteringsmal Priskalkyle

58 Parameter Firmainnstillinger logistikk

59 Parametere grunndata artikkel

60 Parametersettinger Prisprofil: Innpriskode Innpris/Selvkost/Leverandørpris

61 Parametersettinger Lagerprofil: Lagerstyres/Fifo Automatisk vareforbruk/prisavvik

62 Oppsett posteringsmal

63 Oppsett posteringsmal m. Bokfør varemottak

64 Kjøreregler ved ordinær bruk (Best practice) Avklar behov for avstemmingspresisjon før valg av lagerstyringsprinsipp. Unngå hybrid løsninger om mulig. Eksempel på dette er veiet og ikke veiet om hverandre Det bør utarbeides gode interne rutiner som underbygger funksjonaliteten i VG Ikke gjør om på lagerprofiler/prisprofiler på artikler hvor lagersaldo er ulik 0

65 Kjøreregler ved ordinær bruk Veiet innpris m. innpriskode innpris og aut. Vareforbruk vil kun medføre små differanser (avrunding/valuta) forutsatt at innpris ikke overstyres på grunndata Ved bruk av innpriskode selvkost anbefaler vi at det også benyttes priskalkyle Avvik ved varetelling må bokføres manuelt. Det er kun internoverføringer som automatisk genererer en journal

66 Eksempel: Bruk av veiet/uveiet m.aut. vareforbruk Veiet artikkel Innkjøp 1stk kr. 500 Innkjøp 1stk kr. 700 Uveiet artikkel Innkjøp 1stk kr. 500 Innkjøp 1stk kr. 700 Salg 1 stk til VI=kr.600 Salg 1 stk til UI=700 Resultat: Verdi Regnskap=kr.600 Verdi Logistikk=kr.600 Avvik = 0 Resultat: Verdi Regnskap=kr.500 Verdi Logistikk=kr.700 Avvik = 200

67 Vanlige årsaker til avvik trad. logistikk Ordre som ligger til fakturagrunnlag ved rapporteringstidspunkt Tilbakevirkende ingen mulighet for sporing Mottatte varer som ikke er bokført ved rapporteringstidspunkt Salg før bekreftet innpris av innkjøp Lagerkorreksjoner/lagertelling uten manuell føring av avvik i regnskap

68 Vanlige årsaker til avvik forts. Overstyring av innpris Endring av innpris vil ødelegge veiet innpris håndtering, samt forårsake feil lagervurdering i regnskapet om man benytter automatisk vareforbruk. Aut. Vareforbruk slått på med lagersaldo <> 0 Negativ lagerverdi

69 Eksempel på sjekkliste ved avstemming Sjekkliste for avstemming Fakturer - tøm fakturagrunnlag Bokfør alle mottatte varer (Evnt. Ta ut rapport på varer til bokføring) Posteringsmaler med ulike konti for varer i arbeide og vareforbruk Finnes det alternative lagerprofiler/prisprofiler Er innpris endret manuelt

70 Tips & triks Endringslogg sett opp logging på endring av innpris/selvkost Servicerutiner Utfør konsistenssjekk Kalkuler stocksurvey på lager fra fifo Lagerhistorikk saldoliste utvidet Statis-ticker rapportype lager Lagerrapport Lageroversikt, (Multirapport) Lagertelling bokføringsgrunnlag Filtrer på lagerendringsnr. Kontoforespørsel på varer i arbeide smlg mot lagerrapport Kostnadsbærer knytt opp mot artikkel/gruppering