RAPPORT VEILEDNING. Erfaringer fra DSBs tilsyn med elektromedisinsk. Resultater fra brukerundersøkelse til sykehus/helseforetak

Transkript

1 12 RAPPORT VEILEDNING Erfaringer fra DSBs tilsyn med elektromedisinsk utstyr Resultater fra brukerundersøkelse til sykehus/helseforetak

2 Utgitt av: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) 2012 ISBN: Grafisk produksjon: Erik Tanche Nilssen AS, Skien

3 Erfaringer fra DSBs tilsyn med elektromedisinsk utstyr Resultater fra brukerundersøkelse til sykehus/helseforetak

4 Innhold Sammendrag Innledning Bakgrunn Mål Metode og datainnsamling Spørsmålene Metodekritikk Innledende spørsmål Forberedelser til tilsynet Gjennomføring av tilsynet Kommunikasjon Kompetanse Erfaringsoverføring under tilsynet Råd og veiledning under tilsynet Rapporten som verktøy Oppfølging av avvik Erfaringer med DSBs tilsyn Forhold som respondentene er mest fornøyde med Forhold som respondentene verken er enige eller uenige i Totalopplevelse av DSBs tilsyn Felles tilsyn med andre tilsynsetater Holdninger til felles tilsyn Om det felles tilsynet Innspill til DSBs tilsyn Temaer for tilsynet Sluttmøte Rapportering og oppfølging Tilsynsrapporten... 21

5 Sammendrag Tilsyn kombinert med veiledning og informasjon er et viktig virkemiddel i DSBs samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. Målet med erfaringsinnhentingen er å få innsikt i hvordan helseforetak/sykehus mener at tilsynet fungerer, og at DSB kan få innspill som kan bidra forbedring av kvalitet og effektivitet ved tilsynet. Helseforetakene/sykehusene er fornøyde med DSBs tilsyn Undersøkelsen viser at 8 av 10 er fornøyde med totalopplevelsen av DSBs tilsyn. De mener tilsynet bidrar til bedre kvalitet på helseforetakets/sykehusets arbeid med elektromedisinsk utstyr og elsikkerhet og at tilsynsrapporten kan hjelpe dem med å få gjennomslag for nødvendige investeringer. Det er HMS-ansvarlig/kvalitetssjef/ kvalitetsrådgiver/kvalitetskoordinator som gjennomgående har mest positive erfaringer med DSBs tilsyn med sykehus/helseforetak, mens teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig er noe mindre positive til tilsynet. Dette kommenteres nærmere under forbedringspunktene nedenfor. Tilbakemeldingene sett under ett viser at det er god kommunikasjon under tilsynet, og at tilsynspersonellet har god kunnskap både el-faglig og om regelverket for elektromedisinsk utstyr. I tillegg oppleves tilsynet som en erfarings- og kunnskapsutveksling. I forberedelsene til tilsynet er helseforetak/sykehus i stor grad enig i at varsel om tilsyn gir gode muligheter til å forberede seg til tilsynet. De mener varselet gir god informasjon om hensikten med tilsynet, og at de blir varslet i tilstrekkelig tid i forkant. Det er 6 av 10 som svarer Ja på spørsmålet om DSB innhenter dokumentasjon i forkant av tilsynet, mens 3 av 10 svarer Nei. 9 av 10 mener at dokumentasjonen som innehentes er relevant for tilsynet. Når det gjelder temaer i tilsynet fremgår det at helseforetak/sykehus mener det er en passe vektlegging av temaene under tilsynet. Det er 9 av 10 som svarer at det ble avholdt sluttmøte under tilsynet. De som har erfaringer fra sluttmøte er enig i at det i stor grad ble gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøte. Det er imidlertid gitt innspill til DSB om behov for mer råd og veileding under tilsynet. Helseforetakene/sykehusene er enige i at tilsynsrapporten er oversiktlig og lett å forstå, og at det er hensiktsmessig at rapporten viser avvik og anmerkninger. Videre mener respondentene at rapporten kan benyttes som verktøy for videreutvikling av internkontrollen, at DSB følger opp av at avvikene lukkes og at de får rimelig tid til å utbedre avvikene. Det er 8 av 10 som er positive til at DSB gjennomfører felles tilsyn med andre tilsynsetater. 7 av10 har opplevd felles tilsyn med Det lokale eltilsyn (DLE). Forbedringspunkter for DSB Det er gitt innspill om behov for mer råd og veiledning under tilsynet og spesielt hvordan avvik kan lukkes. Kategorien teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig har gitt sterkest uttrykk for dette. Men også medisinsk-teknisk personell ønsker mer råd og veiledning. I kategorien teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig er det flere som er enig i påstanden om at DSB ga råd om hvordan påpekte avvik kan utbedres enn for de øvrige kategoriene. Det er viktig for DSBs omdømme og tilsynspersonellets integritet at tilsynsobjektene opplever at tilsynspersonellet har god 3

6 kompetanse i tilsynssammenheng. Det fremkommer at kategorien teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig opplever at tilsynspersonellet ikke har tilstrekkelig elfaglig kunnskap. Men i denne kategorien er det flere som er enig i påstanden om at tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket på el-området enn for de øvrige kategoriene. I kategorien leder ved medisinsk-teknisk avdeling er det færre som er enig i påstanden om at varselet ga store muligheter til å forberede seg, enn for de to øvrige kategoriene. Det samme gjelder for påstanden om at tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket for elektromedisinsk utstyr. I kategoriene teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig og leder ved medisinsk-teknisk avdeling er det en flere som er enig i påstanden om for liten mulighet for faglig veiledning fra tilsynspersonellet, enn for HMS-ansvarlig/kvalitetssjef/ kvalitetsrådgiver/kvalitetskoordinator. Når det gjelder påstandene om internkontroll i tilknytning til tilsynsrapporten (rapporten gir en god beskrivelse av hvordan internkontrollarbeidet praktiseres og rapporten er et viktig verktøy for videreutvikling av internkontrollen), viser resultatene at det for kategorien leder ved medisinsk-teknisk avdeling er færrest som er enig i påstandene. HMS-ansvarlig/ kvalitetssjef/kvalitetsrådgiver/kvalitetskoodinator er den kategorien som er mest enig. 4

7 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Tilsyn kombinert med veiledning og informasjon er blant DSBs mest kraftfulle virkemidler, og som kan være med på å bygge opp om DSBs visjon om Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar. Med tilsyn i denne sammenheng menes kontroll med virksomhetene i forhold til krav i aktuelt regelverk, eller retningslinjer kombinert med reaksjon dersom det konstateres avvik. For å få innsikt i hvordan DSBs tilsynsaktivitet oppleves av tilsynsobjektene, er det et mål å innhente erfaringer fra DSBs tilsynsområder over en tidsperiode. I tillegg vil det være interessant å kunne se tilsynsområdene i sammenheng, eventuelt trekke konklusjoner om forbedringspunkter eller synliggjøre gode eksempler. Resultatene vil samlet sett være et bidrag til en oversikt over det totale tilsynsbildet, og DSB får styringsinformasjon for ytterligere risikobaserte, effektive og enhetlige tilsyn i henhold til DSBs tilsynsstrategi. 1.2 Mål Få innsikt i hvordan sykehus/helseforetak mener at tilsynet fungerer, og at DSB kan få innspill som kan bidra til forbedring av kvalitet og effektivitet ved tilsynet. 1.3 Metode og datainnsamling Spørreundersøkelsen er gjennomført elektronisk i spørreundersøkelsesverktøyet SurveyXact. Den ble sendt til 90 respondenter i totalt 31 helseforetak/sykehus og til personell som innehar følgende funksjoner: HMS-ansvarlig/kvalitetssjef/kvalitetsrådgiver/kvalitetskoordinator leder ved medisinsk-teknisk avdeling teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig. Det var 50 respondenter som svarte på undersøkelsen. Det gir en svarprosent på 53 prosent. Nær halvparten (47 prosent) av de som har svart er HMS-ansvarlig/kvalitetssjef/kvalitetsrådgiver/kvalitetskoordinator. Det er 3 av 10 (35 prosent) som er leder av medisinsk-teknisk avdeling, mens nærmere 2 av 10 (18 prosent) er teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig. Det er en respondent som kun har besvart det første spørsmålet uten å besvare de øvrige. Der hvor resultatene viser at det er forskjeller i svarene for de tre kategoriene er det kommentert i tilknytning til det aktuelle spørsmålet/temaet i denne rapporten. Etter utsendelse kom det en henvendelse fra et av de store helseforetakene med forespørsel om flere i helseforetaket kunne få tilsendt undersøkelsen. Grunnet helseforetakets størrelse og kompleksitet ble dette etterkommet. Oversikt over antall respondenter i helseforetaket/sykehuset og antall svar per helseforetak/sykehus fremkommer i vedlegg 1. 5

8 Spørreundersøkelsen var tilgjengelig for respondentene i perioden En uke etter utsendelse ble det sendt påminnelse til de respondentene som ikke hadde svart. 1.4 Spørsmålene Undersøkelsen består av 18 spørsmål. Det er både lukkede spørsmål med svaralternativer i form av ja/nei, påstander det skal tas stilling til, spørsmål som skal graderes, og åpne spørsmål der respondentene blir bedt om å komme med innspill. Spørsmålene tar bl.a. utgangspunkt i hva et tilsyn skal inneholde jf. Tilsynsetatenes styrende dokumenter for tilsyn, et felles rammeverk for hvordan tilsyn skal gjennomføres og samordnes 1. Spørreskjemaet følger i vedlegg 2. Spørsmålene er organisert i temaer. De tre første spørsmålene er innledende spørsmål der det spørres om når siste tilsyn fra DSB ble gjennomført, rolle i helseforetaket/sykehuset og om den som svarer var til stede ved det siste tilsynet. Spørsmål 4, 5 og 6 omhandler forberedelser til tilsynet. Respondentene bes om å ta stilling til påstander om varsel av tilsynet, om DSB etterspurte dokumentasjon i forkant av tilsynet og om denne var relevant for tilsynet. Kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring under tilsynet er tema i spørsmål 7, mens spørsmål 8 og 9 tar for seg temaer for tilsynet. Spørsmål 10 og 11 omhandler sluttmøtet; om det ble avholdt sluttmøte og om det var mulig å kommentere resultatene under sluttmøtet, og i spørsmål 12 er temaet tilsynsrapporten og oppfølging etter tilsynet. I spørsmål 13 og 14 spørres det om erfaringer med DSBs tilsyn, mens spørsmål 14 til 17 handler om felles tilsyn med andre tilsynsetater. I det siste spørsmålet gis respondentene mulighet til å komme med ytterligere innspill til DSBs tilsyn. Innspillene er tatt inn i rapporten under det temaet som de ulike innspillene kan relateres til. 1.5 Metodekritikk En hovedutfordring med spørreundersøkelser er at respondentenes oppfatning av et spørsmål ikke bestandig samsvarer med det som er hensikten med spørsmålet. Et av spørsmålene i undersøkelsen har to påstander relatert til tilsynsrapporten. En respondent påpekte at tilsynsrapporten ikke forelå på svartidspunktet og at det derfor ikke var mulig å svare på disse spørsmålene. Respondenten ble anbefalt å hoppe over de to påstandene. Alternativt at svaralternativet Ikke sikker benyttes. 1 Styrende dokumenter for tilsyn. Et samarbeid mellom Arbeidstilsynet, DSB, Mattilsynet, NSO, Petroleumstilsynet, KLIF, Statens helsetilsyn og Statens strålevern, versjon av 1. juni

9 2 Innledende spørsmål Dette kapittelet omhandler når helseforetaket/sykehuset hadde siste tilsyn fra DSB, respondentenes rolle i helseforetaket og om de var til stede under tilsynet. Når hadde helseforetaket/sykehuset sist tilsyn fra DSB? 2 Det er 8 av 10 (82 prosent) som svarer at de har hatt tilsyn fra DSB for inntil 12 måneder siden. Nærmere 4 av 10 (37 prosent) har hatt tilsyn de siste seks månedene. Det betyr at det er forholdsvis kort tid å huske tilbake da de skulle svare på undersøkelsen. DSB gjennomfører tilsyn med helseforetak/sykehus en gang per kalenderår. Hvilken rolle har du i helseforetaket/sykehuset? 2 Det er en respondent som har startet utfylling av spørreskjemaet og kun svart på dette spørsmålet. 7

10 Var du til stede da helseforetaket/sykehuset sist mottok tilsyn fra DSB? På spørsmålet om respondentene selv var til stede da heleforetaket/sykehuset sist mottok tilsyn fra DSB svarer nær alle respondentene (96 %) at de selv var til stede ved det siste tilsynet. Det vil si at svarene er basert på respondentenes egne erfaringer fra tilsynet. 8

11 3 Forberedelser til tilsynet Dette kapittelet omhandler planlegging av tilsynet, herunder varsel om tilsyn, informasjon om hensikten, om dokumentasjon ble etterspurt i forkant av tilsynet og om denne var relevant. Helseforetaket/sykehuset ble varslet i tilstrekkelig tid før tilsynet Varselet ga god informasjon om hensikten med tilsynet 9

12 Varselet ga oss store muligheter til å forberede oss Nær alle respondentene (98 prosent) svarer Helt enig og Delvis enig i at helseforetaket/sykehuset ble varslet i tilstrekkelig tid før tilsynet, og at varselet gir god informasjon om hensikten med tilsynet. Det er 8 av 10 (83 prosent) som mener at varslet ga gode muligheter til å forberede seg til tilsynet. Dette må anses å være et godt utgangspunkt for gjennomføring av tilsynet. Tilsynsobjektene opplever også at de har god mulighet til å forberede seg og dermed også planlegge deltakelse på tilsynet. I kategorien leder ved medisinsk-teknisk avdeling er det færre som er enig i påstanden om at varselet ga store muligheter til å forberede seg, enn for de to øvrige kategoriene. Det kan i denne sammenheng stilles spørsmål om alle de tre kategoriene av personell mottar varsel om tilsyn samtidig, eller om en det for eksempel er HMS-ansvarlig/kvalitetssjef/kvalitetsrådgiver/kvalitetskoordinator som mottar varselet og videresender til de øvrige slik at de øvrige får kortere tid til å forberede seg. Etterspurte DSB dokumentasjon i forkant av tilsynet? Det er 6 av 10 (60 prosent) som svarer Ja på at DSB innhenter dokumentasjon i forkant av tilsynet, mens 3 av 10 (32 prosent) svarer Nei på dette spørsmålet. I henhold til Tilsynsetatenes styrende dokumenter for tilsyn gis det mulighet for å innhente dokumentasjon i forkant av tilsynet. 10

13 I hvilken grad mener dere at dokumentasjonen som DSB etterspurte var relevant for tilsynet? De som svarer Ja på spørsmålet om det ble innhentet dokumentasjon i forkant av tilsynet fikk spørsmålet om dokumentasjonen var relevant for tilsynet. Der er 9 av 10 (97 prosent) som svarer at dokumentasjonen er Svært relevant og Ganske relevant. Det er en liten prosentandel (3 %) som svarer Verken eller. Et spørsmål i denne sammenheng kan knyttes til de som ikke ble forespurt dette spørsmålet (32 prosent) fordi de svarte nei på at DSB ikke etterspurte dokumentasjon i forkant av tilsynet. Hvis de ble spurt ville de da oppleve det som relevant og nyttig at dokumentasjon ble innhentet i forkant av tilsynet? 11

14 4 Gjennomføring av tilsynet Dette kapittelet omhandler kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring samt råd og veiledning under tilsynet. 4.1 Kommunikasjon Vi opplevde åpningsmøtet som oppklarende i forhold til tilsynet Det er 9 av 10 (90 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig i påstanden om at de opplevde at åpningsmøtet var oppklarende i forhold til tilsynet. En liten prosentandel (8 prosent) svarer Verken eller. Dette kan tyde på at tilsynsobjektene mener at tilsynspersonellet gir tilstrekkelig og hensiktsmessig informasjon om det tilsynet som skal gjennomføres. Kommunikasjon med DSBs tilsynspersonell fungerte godt 12

15 I påstanden som omhandler kommunikasjon svarer 9 av 10 (90 prosent) at de er Helt enig og Delvis enig i at kommunikasjon med DSBs tilsynspersonell fungerte godt. At åpningsmøtet fungerer etter hensikten og at respondentene opplever at det er god kommunikasjon under et tilsyn må kunne sies å være en forutsetning for å gjennomføre tilsyn. Dette indikerer derfor at tilsynspersonellet har et godt utgangspunkt for å lykkes med tilsynet. 4.2 Kompetanse Tilsynspersonellet hadde ikke tilstrekkelig elfaglig kunnskap Påstanden om at tilsynspersonellet ikke hadde tilstrekkelig elfaglig kunnskap gir spredning i svarene. Det er 1 av 10 (11 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig, 1 av 10 (13 prosent) svarer Verken eller, mens 5 av 10 (52 prosent) svarer Delvis uenig og Helt uenig. I kategorien teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig er det noen flere som er enig i påstanden om at tilsynspersonellet ikke har tilstrekkelig elfaglig kunnskap enn for de øvrige kategoriene. Det antas at det er denne kategorien personell som har inngående elfaglig kunnskap og som dermed har forutsetning for å mene noe om dette. Tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket for elektromedisinsk utstyr 13

16 Det er 8 av 10 (80 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig i påstanden om at tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket for elektromedisinsk utstyr. I kategorien leder ved medisinsk-teknisk avdeling er det færre som er enige i påstanden om at tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket for elektromedisinsk utstyr enn for de øvrige kategoriene. Tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket på el-området Det er nær 7 av 10 (67 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig i påstanden om at tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket på el-området. Det er noen prosentandeler som svarer Verken eller, Delvis uenig og Helt uenig (12 %), mens 2 av 10 (21 prosent) svarer Ikke sikker. Solid kunnskap om regelverket og høy elfaglig kunnskap må sies å være et fundament for å ivareta tilsynspersonellets integritet. Det vil også bidra til å skape tillit og troverdighet hos tilsynsobjektet, noe som må anses som svært vesentlig i tilsynssammenheng. At andelen som svarer Ikke sikker på spørsmålene om elfaglig kompetanse og regelverk på el-området er forholdsvis høy er ikke overraskende. Trolig har deler av intervjuobjektene ulike faglige forutsetninger for å vurdere dette. I kategorien teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig er flere som er enig i påstanden om at tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket på el-området, enn for de øvrige kategoriene. 14

17 4.3 Erfaringsoverføring under tilsynet Vi opplevde tilsynet som en erfarings- og kunnskapsutveksling Det er 7 av 10 (74 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig i påstanden om at de opplevde tilsynet som en erfaringsog kunnskapsutveksling. Dette kan tolkes som at tilsynsobjektene oppfatter DSBs tilsyn å være dialogbasert, og at de mener de får faglig utbytte av tilsynet. Denne påstanden bekrefter langt på vei de øvrige nevnte påstandene om erfaringsoverføring under tilsynet. I kategorien teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig er det færre som er enige i påstanden om at de opplevde tilsynet som en erfarings- og kunnskapsutveksling enn for de øvrige kategoriene. Tilsynet bidro til at vi fikk økt innsikt i regelverket for elektromedisinsk utstyr og/eller på el-området Det er 6 av 10 (60 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig i påstanden om at tilsynet bidro til at økt innsikt i regelverket for elektromedisinsk utstyr og/eller på el-området. Det må anses positivt at tilsynet gir økt innsikt i regelverket for en stor andel av respondentene. 15

18 4.4 Råd og veiledning under tilsynet Vi fikk for liten mulighet til faglig veiledning fra tilsynspersonellet Svarene for påstanden om for liten mulighet til faglig veiledning fra tilsynspersonellet fordeler seg på hele skalaen. Det er verdt å bemerke at en forholdsvis stor prosentandel svarer Verken eller. Tre respondenter kommenterer følgende i denne sammenheng: Tilsynet tar ikke høyde for nødvendig råd og veiledning. Derfor vanskelig å forstå hva som må til for å lukke avvik...liten grad av rådgivning...tilsynet henger seg opp i uvesentligheter uten å gi noen innspill på hvordan dette bør løses.. Dette gir en indikasjon på at tilsynspersonellet bør være enda mer bevisste på hvordan de kommuniserer avvikene i sluttmøtet, og at de er mottakelige for spørsmål knyttet til det enkelte avvik. Et spørsmål kan være om det under sluttmøtet er tilstrekkelig tid til å gå i dybden på ulike problemstillinger knyttet til avvik/anmerkning. Det antas imidlertid at tilsynsobjektene kan ta kontakt med tilsynspersonellet etter at tilsynsrapporten er mottatt hvis de har behov for veiledning. I kategoriene teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig og leder ved medisinsk-teknisk avdeling er det flere som er enig i påstanden om for liten mulighet for faglig veiledning fra tilsynspersonellet, enn for HMS-ansvarlig/kvalitetssjef/ kvalitetsrådgiver/kvalitetskoordinator. Det kan tenkes at tilsynspersonellets kompetanse har betydning for hva det veiledes på og at de som ikke er enig har behov for en annen type veiledning enn det tilsynspersonellet kan gi. DSB ga råd om hvordan påpekte avvik kan utbedres 16

19 I påstanden om at DSB ga råd om hvordan påpekte avvik kan utbedres svarer 5 av 10 (56 prosent) Helt enig og Delvis enig. Det kan stilles spørsmål om DSB skal gi råd eller om det kun skal gis veiledning i slike sammenhenger. Det er imidlertid usikkert hvordan respondentene har oppfattet denne påstanden, om de er bevisste på hva som anses som råd og hva som anses som veiledning. Uansett kan resultatene tyde på at det er et forbedringspotensial på dette området. I kategorien teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig er det flere som er enig i påstanden om at DSB ga råd om hvordan påpekte avvik kan utbedres enn for de øvrige kategoriene. 17

20 5 Temaer for tilsynet Dette kapittelet omhandler temaer for tilsynet. Respondentene bes å ta stilling til om de nevnte temaene bør vektlegges mer eller mindre under tilsynet. I tillegg er det et åpent spørsmål der det spørres om det er andre temaer som bør vektlegges mer eller mindre i tilsynet. Tallene viser gjennomsnitt. Sluttkontroll samsvarserklæring Kvalifisert personell Risikoanalyser Tilstandskontroller Driftsforskrifter Organisasjons- og arbeidsforhold Vedlikeholdsrutiner 2,9 2,9 2,9 2,9 2,8 2,8 2, Mer Passe Mindre Resultatene viser at respondentene svarer at de nevnte temaene har Passe vektlegging. Det er liten variasjon i svarene. På spørsmålet om det er andre temaer som respondentene mener bør vektlegges mer eller vektlegges mindre i tilsynet er det fem respondenter som har gitt innspill, to av innspillene er forslag til temaer, mens de tre øvrige er mer generelle. Svarene er gjengitt i sin helhet. HMS-systemet må omfatte alle HMS lovene Beredskapsplaner Legge vekt på det opprinnelige også, det som lå fra start i tilsynet, vedlikeholdsrutiner, kontrollfunksjoner, se hvordan de ulike avd., kontrollere, mye tid brukes på orden i huset, egenkontroll, men alle tilsyn spør om det samme. Vi har 5-6 ulike tilsyn og alle spør om det samme. Kompetanse, opplæring, risikoanalyser, avvik, handlingsplaner etc. Kan ikke tilsynene samarbeide mer? Virkeligheten som OUS er i. Kontroll av beredskapsplaner ved el apparater og brann/ rømning/evakuering. 18

21 6 Sluttmøte Dette kapittelet omhandler sluttmøtet; om det ble avholdt sluttmøte og om det ble gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøtet. Ble det avholdt sluttmøte? Det er det 9 av 10 (94 prosent) som svarer Ja på at sluttmøte ble avholdt. Det er kun en liten prosentandel (6 prosent) som svarer Nei på dette spørsmålet. Det er i kategorien teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig at et lite antall svarer at det ikke er avholdt sluttmøte. I hvilken grad ble det gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøtet? Det er 8 av 10 (80 prosent) som svarer at det I svært stor grad og I stor grad blir gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøtet. I tillegg er det en liten prosentandel som svarer Verken eller. Kun en liten prosentandel svarer I liten grad (7 prosent). Det verdt å merke seg følgende kommentar fra et helseforetak/sykehus som påpeker at de under sluttmøtet savner råd og veiledning knyttet til avvikene: Helseforetaket savner råd og veiledning under sluttmøtet. Det er vanskelig å få tak på hva avvikene går ut på og hva DSB forventer av svar for å lukke avvik. DSB er veldig kortfattet i rapporten, så kortfattet at det er vanskelig å tyde hva som må til. 19

22 I henhold til Tilsynsetatenes styrende dokumenter for tilsyn, er hensikten med et sluttmøte å presentere konklusjonene fra revisjonen, og det skal fremgå hvilke avvik og anmerkninger som er avdekket. I tillegg kan sluttmøte bidra til å avklare eventuelle misforståelser. Det er i denne sammenheng vesentlig at det gjøres en oppsummering av tilsynet slik at det fremgår hva som ble resultatet, og hva tilsynsobjektene kan forvente i forhold til tilsynsrapporten. 20

23 7 Rapportering og oppfølging Dette kapittelet omhandler rapportering og oppfølging relatert til tilsynsrapporten, rapporten som verktøy og oppfølging av avvik. Respondentene bes om å ta stilling til påstander knyttet til de nevnte temaene. 7.1 Tilsynsrapporten Tilsynsrapportens fokus på avvik og anmerkninger er hensiktsmessig Tilsynsrapporten er lett å forstå 21

24 Rapporten er oversiktlig Det er nær 9 av 10 (87 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig i at tilsynsrapporten er lett å forstå og 9 av 10 (96 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig i at Rapporten er oversiktelig. Det samme gjelder påstanden om at tilsynsrapportens fokus på avvik og anmerkninger er hensiktsmessig (87 prosent). Dette kan bety at tilsynsrapporten oppbygging og form fungerer etter hensikten. 7.2 Rapporten som verktøy Rapporten gir en god beskrivelse av hvordan internkontrollarbeidet praktiseres For påstanden om at rapporten gir en god beskrivelse av hvordan internkontrollarbeidet praktiseres er det 7 av 10 (75 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig. Det fremgår av respondentenes svar at det er flere som svarer Verken eller (17 og 11 prosent) og Delvis uenig (6 prosent) på disse påstandene enn for de øvrige. 22

25 Rapporten er et viktig verktøy for videreutvikling av helseforetakets/sykehusets internkontroll Det er 8 av 10 (83 prosent) som svarer Helt enig og Delvis enig i at rapporten er et viktig verktøy for videreutvikling av helseforetakets/sykehusets internkontroll. Det kan tolkes som at tilsynsobjektene mener at de har god oversikt over eget internkontrollarbeid og hvordan dette praktiseres, uavhengig av tilsynet fra DSB. Tabellen nedenfor viser hvordan svarene fordeler seg på de tre kategoriene av personell. Når det gjelder de to ovennevnte påstandene om internkontroll i tilknytning til tilsynsrapporten, viser resultatene at det for kategorien leder ved medisinsk-teknisk avdeling er færrest som er enige totalt sett, mens HMS-ansvarlig/kvalitetssjef/ kvalitetsrådgiver/kvalitetskoodinator er mest enig. Det er nærliggende å anta at grunnen kan være at sistenevnte gruppe har sine arbeidsoppgaver knyttet til HMS/kvalitet og dermed har større forutsetninger for å være enig. 7.3 Oppfølging av avvik DSB følger alltid opp at avvikene blir lukket 23

26 Vi får rimelig tid til å utbedre avvikene Det er nærmere 9 av 10 (87 prosent) som svarer at de er enig i at de får rimelig tid til å utbedre avvikene. DSB følger alltid opp at avvikene blir lukket Det er 8 av 10 (83 prosent) som svarer at de er Helt enig og Delvis enig i påstanden om at DSB alltid følger opp at avvikene blir lukket. Det må anses å være vesentlig for å sikre at virksomhetene følger opp avvikene slik at det gjøres utbedringer som igjen bidrar til økt sikkerhet. 24

27 8 Erfaringer med DSBs tilsyn Dette kapittelet omhandler påstander knyttet til erfaringer med DSBs tilsyn. Respondentene bes å ta stilling til om de er enige eller uenig i påstandene. I tillegg omtales tilsynsobjektenes totalopplevelse av DSBs tilsyn. Figuren viser gjennomsnitt. Tilsynet påvirker ikke helseforetakets/sykehusets prioriteringer 3,7 DSBs tilsyn er ikke tilstrekkelig risikobasert Tilsynet fra DSB avdekker ikke andre problemområder enn egen kvalitetskontroll avdekker 3,3 3,4 Under tilsynet brukes for liten tid til verifikasjon 3,0 DSBs tilsyn avdekker i stor grad systemavvik Tilsynsrapporten kan hjelpe helseforetaket /sykehuset til å få g jennomslag for nødvendige investeringer DSBs tilsyn bidrar til at vi får lukket avvik Tilsynet fra DSB tar for mye tid Tilsynet bidrar til bedre kvalitet på arbeidet med elektro med utstyr og elsikkerhet 2,2 2,1 1,9 1,9 1, Helt enig Verken/eller Helt uenig 8.1 Forhold som respondentene er mest fornøyde med De forholdene som respondentene svarer at de er mest fornøyde med er at tilsynet bidrar til bedre kvalitet på helseforetakets/sykehusets arbeid med elektromedisinsk utstyr og elsikkerhet (1,8), tilsyn bidrar til at vi får lukket avvik (1,9), tilsynsrapporten kan hjelpe helseforetaket/sykehuset til å få gjennomslag for nødvendige investeringer (2,1) og DSBs tilsyn avdekker i stor grad systemavvik (2,2). Dette er forhold som må anses å være svært vesentlige for å ivareta sikkerhet knyttet til elektromedisinsk utstyr og elsikkerhet i Norge. At synliggjøring av avvik i tilsynsrapporten bidrar til gjennomslag for investeringer, forteller noe om at rapportens form er hensiktsmessig. Det kan også synes som om helseforetak/sykehus forholder seg positivt til DSBs myndighetsutøvelse. Når det fremgår at tilsynet bidrar til bedre kvalitet på arbeid med elektromedisinsk utstyr og elsikkerhet kan det ha sammenheng med at det under tilsynet åpnes for veiledning og faglig kunnskaps- og erfaringsutveksling jf. det som fremkom under kap. 4 kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring under tilsynet. Det kan tolkes slik at det under tilsynet settes fokus på riktige områder og at tilsyn virker. En respondent har gitt følgende innspill til DSB om tilsynet: DSB påviker og delvis er med på å drive kvalitetsarbeidet vedrørende drift/vedlikehold på Medisinsk Teknisk utstyr i en god retning. Spørsmålet jeg vil stille - hva skjer hos våre naboer, slike som private poliklinikker, primærhelsetjenesten og andre private aktører som er brukere av MTU. Fører DSB noen tilsyn hos disse aktørene, sikkerhet for MTU er vel også viktig på de stedene?. Påstanden om at tilsynet fra DSB tar for mye tid (1,9) er en påstand der svarene fordeler seg på hele skalaen. Det vil si at det er det er ulik oppfatning av dette, men at det er verdt å merke seg at 3 av 10 (36 prosent) svarer at det tar for mye tid. Da svarene er såpass varierte og fordeler seg på hele skalaen er det vanskelig å trekke noen konklusjon. 25

28 8.2 Forhold som respondentene verken er enige eller uenige i Respondentene svarer Verken eller på påstandene om at tilsynet fra DSB ikke påvirker helseforetakets/sykehusets prioriteringer (3,7), at tilsynet fra DSB ikke er tilstrekkelig risikobasert og at tilsynet fra DSB avdekker ikke andre problemområder enn egen kvalitetskontroll avdekker (3,3). Når det gjelder påstanden om at det under tilsynet brukes for liten tid til verifikasjon (3,0) og at tilsynet ikke er tilstrekkelig risikobasert (3,4), viser resultatene at svarene fordeler seg på hele skalaen. Dette kan tyde på at det er påstander som mange har meninger om. Hvordan respondentene oppfatter begrepet risikobasert tilsyn kan være av betydning for svarene. Men det kan tolkes slik at respondentene ønsker at tilsynet skal være ytterligere risikobasert. Også her er svarene varierte og fordeler seg på hele skalaen slik at det vanskelig å trekke klare konklusjoner. 8.3 Totalopplevelse av DSBs tilsyn Alt i alt, hvor fornøyd eller misfornøyd er du med tilsynet til DSB? Det er nær 8 av 10 (79 prosent) som svarer at de er Svært fornøyd eller Ganske fornøyd med DSBs tilsyn Dette indikerer at DSBs tilsynspersonell har opparbeidet tillit og troverdighet hos tilsynsobjektene, og at tilsynsobjektene dermed antas å mene at tilsynet oppleves som positivt. På det åpne avsluttende spørsmålet i undersøkelsen er det gitt følgende innspill som kan knyttes til totalopplevelsen av DSBs tilsyn: Tilsynspersonellet fra DSB har, etter min mening, for liten grad av praktisk tilnærming. Jeg opplever at vi sitter på forskjellige planeter, hvor DSB følger et skrivebordsprodukt nærmest slavisk, mens vi sitter i den virkelige verden og jobber med å utnytte ressursene på best mulig måte ut fra et mål om best mulig pasientsikkerhet. Da blir det eksempelvis litt tullete å få pålegg om å bruke av knappe ressurser til å framskaffe statistiske data fra ei tomannsavdeling. Det er mer effektivt å ta en prat med dem! Mere FOKUS på ting og forhold som FUNGERER BRA. DSB er VELDIG fokusert på det som IKKE er bra. Liten grad av rådgivning. Mer overordnet fokus - og mindre detaljfokus. Det er tidligere gjennomført tilsvarende erfaringsinnhenting med DLE og nettselskaper. Resultatene fra den erfaringsinnhentingen viste også at 8 av 10 (83 prosent) svarer at de er Svært fornøyd og Ganske fornøyd med DSBs tilsyn. 26

29 9 Felles tilsyn med andre tilsynsetater Dette kapittelet omhandler holdninger til felles tilsyn, om det har vært gjennomført felles tilsyn med Det lokale eltilsyn (DLE) og forhold knyttet til det felles tilsynet. 9.1 Holdninger til felles tilsyn Hvor positiv eller negativ er du til at DSB gjennomfører felles tilsyn med andre tilsynsetater? Det er 8 av 10 (80 prosent) som er positive til at DSB gjennomfører felles tilsyn med andre tilsynsetater. Det vil si at svært mange er positive til felles tilsyn og det kan ha sammenheng med at nær 7 av 10 (68 prosent) har opplevd at helseforetaket/ sykehuset har hatt felles tilsyn med Det lokale eltilsyn (DLE) og at de har gode erfaringer med felles tilsyn (jf. figuren nedenfor). Har helseforetaket/sykehuset opplevd at DSB har hatt felles tilsyn med Det lokale el-tilsyn (DLE)? 27

30 Det er nær 7 av 10 (68 prosent) som oppgir at de har hatt felles tilsyn med DLE 3. er det nær Det er 2 av 3 (23 prosent) som svarer Ikke sikker. Det kan være at det er lang tid siden tilsynet ble gjennomført og at de derfor ikke er sikre på hvem som deltok. I denne sammenheng kan nevnes at en respondent har gitt følgende innspill til DSB: Tilsyn sammen med lokalt el-tilsyn er OK men ikke med Arbeidstilsynet. Det er ikke gitt noen begrunnelse knyttet til dette innspillet. 9.2 Om det felles tilsynet På dette spørsmålet bes respondentene om å ta stilling til om de er enige eller uenige i påstander knyttet til det felles tilsynet. Figuren viser gjennomsnitt. Det var lite sammenfall i tema 3,8 Det var for liten tid til verifikasjon Tilsynet ble mindre personavhenig Det ble ikke tid til å gå i dybden av problemstillinger 3,0 3,0 3,2 Tilsynet g jorde det enklere å lage kontrollrutiner som dekker flere fagområder Tilsynet var mer strukturert enn tidligere 2,7 2,7 Tilsynet var tidsbesparende 2,2 Tilsynet var koordinert 1, Helt enig Verken/eller Helt uenig Påstandene knyttet til det felles tilsynet gir spredning i svarene. Der er en stor andel av respondentene som svarer Verken eller og Ikke sikker. Det kan være fordi de ikke har dannet seg noen mening om det felles tilsynet, og/eller at de ikke har opplevd mange felles tilsyn og dermed ikke har dannet seg noen mening om dette. Det vil si at det ikke er overraskende at mange svarer Verken eller og Ikke sikker. De påstandene som flest respondenter svarer at de er enig i, er påstanden om at tilsynspersonellet var koordinert (1,9) og at tilsynet var tidsbesparende (2,2). Påstandene om at tilsynet var mer strukturert enn tidligere (2,7), og at tilsynet gjorde det enklere å lage kontrollrutiner som dekker flere fagområder (2,7) er de også enige i. Påstander der svaralternativet Verken eller har fått høyest score er; det ble ikke tid til å gå i dybden på problemstillinger (3,0), tilsynet ble mindre personavhengig (3,0), det var for liten tid til verifikasjon (3,2) og det var lite sammenfall i tema (3,8). 3 N=45. 28

31 10 Innspill til DSBs tilsyn Hvis du har ytterligere innspill til DSBs tilsyn vil vi gjerne ha din tilbakemelding Det er 8 respondenter som har gitt innspill og disse er gjengitt i sin helhet. Det enkelte innpill er også innlemmet i aktuelt kapittel i denne rapporten. Tilsynene tar ikke høyde for nødvendig råd og veiledning. Derfor vanskelig å forstå hva som må til for å lukke avvik. Tilsyn sammen med lokalt el-tilsyn er OK men ikke med Arbeidstilsynet. DSB påviker og delvis er med på å drive kvalitetsarbeidet vedrørende drift/vedlikehold på Medisinsk Teknisk utstyr i en god retning. Spørsmålet jeg vil stille - hva skjer hos våre naboer, slike som private poliklinikker, primærhelsetjenesten og andre private aktører som er brukere av MTU. Fører DSB noen tilsyn hos disse aktørene, sikkerhet for MTU er vel også viktig på de stedene? Avvik/Merknader: Tilsynet henger seg opp i uvesentligheter uten å gi noe innspill på hvordan dette bør løses. Ved nedtegnig av avvik/merknad er tekstene generelle: Det finnes ikke sjekklister... Betyr i tilsynsøyemed at dette ikke finnes på enkelte områder, uten at dette står i teksten. Kontroll av beredskapsplaner ved el apparater og brann/ rømning/evakuering. Tilsynspersonellet fra DSB har, etter min mening, for liten grad av praktisk tilnærming. Jeg opplever at vi sitter på forskjellige planeter, hvor DSB følger et skrivebordsprodukt nærmest slavisk, mens vi sitter i den virkelige verden og jobber med å utnytte ressursene på best mulig måte ut fra et mål om best mulig pasientsikkerhet. Da blir det eksempelvis litt tullete å få pålegg om å bruke av knappe ressurser til å framskaffe statistiske data fra ei tomannsavdeling. Det er mer effektivt å ta en prat med dem! Mere FOKUS på ting og forhold som FUNGERER BRA. DSB er VELDIG fokusert på det som IKKE er bra. Liten grad av rådgivning Mer overordnet fokus og mindre detaljfokus. 29

32 Vedlegg 1 Oversikt over respondenter Hvilket helseforetak/sykehus er du tilsatt? Respondenter Sørlandet Sykehus 2 St. Olavs hospital 1 Sykehuset innlandet 1 Longyearbyen sykehus 0 Oslo Universitetssykehus 5 Sykehuset Telemark HF 2 Haraldsplass Diakonale sykehus 0 Sykehuset Vestfold 2 Helse Bergen 2 Sunnaas sykehus 2 Helse Førde 2 Vestre Viken 3 Ahus HF 1 Universitetssykehuset i Nord Norge 2 Helse Stavanger 2 Helse Finnmark 2 Nordlandssykehuset HF 2 Helse Nord Trøndelag 3 Sykehuset Østfold 3 Diakonhjemmet sykehus 1 Betanien hospital 0 Helse Møre og Romsdal 1 Helse Fonna 3 Haugesund Revmatismesykehus 0 Helgelandssykehuset HF 2 Feiring klinikken 1 Lovisenberg Diakonale sykehus 0 Martina Hansens Hospital 2 Volvat 2 Unilabs 1 Aleris 0 I alt 50 30

33 Vedlegg 2 Spørreskjema Helseforetak/sykehus - Erfaringer med DSBs tilsyn Hensikten med spørreundersøkelsen er å få innsikt i hvordan helseforetakene/sykehusene mener at tilsynet fungerer, og at DSB kan få innspill som kan bidra til ytterligere kvalitet og effektivitet av tilsynet. Innledende Spørsmål Når hadde helseforetaket/sykehuset sist tilsyn fra DSB? (1) q Mindre enn 6 måneder siden (2) q 6 til 12 måneder siden (3) q Mer enn 12 måneder siden Hvilken rolle har du i helseforetaket/sykehuset? (1) q HMS-ansvarlig/kvalitetssjef/kvalitetsrådgiver/kvalitetskoordinator (2) q Leder ved medisinsk-teknisk avdeling (3) q Teknisk sjef/eiendomssjef/elektroansvarlig Var du til stede da helseforetaket/sykehuset sist mottok tilsyn fra DSB? (1) q Ja (2) q Nei 31

34 FORBEREDELSER TIL TILSYNET Under følger noen påstander vi vil at du tar stilling til. Er du enig eller uenig i følgende? Helseforetaket/ sykehuset ble varslet i tilstrekkelig tid før tilsynet Varselet ga god informasjon om hensikten med tilsynet Varselet ga oss store muligheter til å forberede oss Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker Etterspurte DSB dokumentasjon i forkant av tilsynet? (1) q Ja (2) q Nei (3) q Ikke sikker I hvilken grad mener dere at dokumentasjonen som DSB etterspurte var relevant for tilsynet? (1) q Svært relevant (2) q Ganske relevant (3) q Verken eller (4) q Lite relevant (5) q Svært lite relevant (6) q Ikke sikker 32

35 KOMMUNIKASJON, KOMPETANSE OG ERFARINGSOVERFØRING UNDER TILSYNET Under følger noen påstander som vi vil at du tar stilling til. Er du enig eller uenig i følgende? Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker Vi opplevde åpningsmøtet som oppklarende i forhold til tilsynet Vi opplevde tilsynet som en erfarings- og kunnskapsutveksling DSB ga råd om hvordan påpekte avvik kan utbedres Tilsynet bidro til at vi fikk økt innsikt i regelverket for elektromedisinsk utstyr og/ eller på el-området Kommunikasjon med DSBs tilsynspersonell fungerte godt Vi fikk for liten mulighet til faglig veiledning fra tilsynspersonellet Tilsynspersonellet hadde ikke tilstrekkelig elfaglig kunnskap Tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket for elektromedisinsk utstyr Tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket på el-området TEMAER FOR TILSYNET Under følger temaer som er aktuelle for tilsynet. Vi vil g jerne at du tar stilling til hvordan temaene bør vektlegges under tilsynet. Bør vektlegges mer Bør vektlegges litt mer Passe vektlegging Bør vektlegges litt mindre Bør vektlegges mindre Ikke sikker/ikke relevant Vedlikeholdsrutiner Driftforskriftene Risikoanalyser Organisasjons- og arbeidsforhold Tilstandskontroll Sluttkontroll - samsvarserklæring Kvalifisert personell Er det andre temaer du mener bør vektlegges mer eller vektlegges mindre i tilsynet? 33

36 Sluttmøte Ble det avholdt sluttmøte? (1) q Ja (2) q Nei (3) q Ikke sikker I hvilken grad ble det gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøtet? (1) q I svært stor grad (2) q I stor grad (3) q Verken eller (4) q I liten grad (5) q I svært liten grad (6) q Ikke sikker Tilsynsrapport og oppfølging etter tilsynet Under følger noen påstander om den endelige rapporten. Er du enig eller uenig i følgende? Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker Tilsynsrapportens fokus på avvik og anmerkninger er hensiktsmessig Tilsynsrapporten er lett å forstå Rapporten er oversiktlig Rapporten gir en god beskrivelse av hvordan internkontrollarbeidet praktiseres Rapporten er et viktig verktøy for videreutvikling av helseforetakets/sykehusets internkontroll Vi får rimelig tid til å utbedre avvikene DSB følger alltid opp at avvikene blir lukket 34

37 ERFARINGER MED DSBs TILSYN Under følger noen påstander som vi vil at du tar stilling til. Er du enig eller uenig i følgende påstander? Tilsynsrapporten kan hjelpe helseforetaket/sykehuset til å få g jennomslag for nødvendige investeringer Tilsynet påvirker ikke helseforetakets/sykehusets prioriteringer Tilsynet fra DSB tar for mye tid Tilsynet bidrar til bedre kvalitet på helseforetakets/ sykehusets arbeid med elektromedisinsk utstyr og elsikkerhet DSBs tilsyn avdekker i stor grad systemavvik Under tilsynet brukes det for liten tid til verifikasjon Tilsynet fra DSB avdekker ikke andre problemområder enn egen kvalitetskontroll avdekker DSBs tilsyn er ikke tilstrekkelig risikobasert DSBs tilsyn bidrar til at vi får lukket avvik Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker Alt i alt, hvor fornøyd eller misfornøyd er du med tilsynet til DSB? (1) q Svært fornøyd (2) q Ganske fornøyd (3) q Verken eller (4) q Ganske misfornøyd (5) q Svært misfornøyd (6) q Ikke sikker 35

38 FELLES TILSYN MED ANDRE TILSYNSETATER Hvor positiv eller negativ er du til at DSB g jennomfører felles tilsyn med andre tilsynsetater? (1) q Svært positiv (2) q Ganske positiv (3) q Verken eller (4) q Ganske negativ (5) q Svært negativ (6) q Ikke sikker Har helseforetaket/sykehuset opplevd at DSB har hatt felles tilsyn med Det lokale el-tilsyn (DLE)? (1) q Ja (2) q Nei (3) q Ikke sikker Under følger noen påstander om det felles tilsynet. Er du enig eller uenig i følgende? Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker Tilsynet var tidsbesparende Tilsynet var mer strukturert enn tidligere Tilsynet g jorde det enklere å lage kontrollrutiner som dekker flere fagområder Tilsynspersonellet var koordinert Det ble ikke tid til å gå i dybden på problemstillinger Tilsynet ble mindre personavhengig Det var for liten tid til verifikasjon Det var lite sammenfall i tema Hvis du har ytterligere innspill til DSBs tilsyn vil vi g jerne ha din tilbakemelding Takk for at du svarte på undersøkelsen. Svarene dine er nå lagret. Når du trykker på Avslutt blir du videresendt til DSBs hjemmeside. Du kan skrive ut dine svar ved å klikke på printeren: 36

39 RAPPORT Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Postboks Tønsberg Tlf.: Faks: HR 2232 ISBN Oktober 2012