Byrådsak 1051/10. Dato: 19. januar Byrådet

Transkript

1 Dato: 19. januar 2010 Byrådsak 1051/10 Byrådet Bruk av videokonferanser i Bergen kommune - status for gjennomført pilot og anbefalinger vedrørende videre bruk av dette verktøyet for møtevirksomhet OBTU SARK Hva saken gjelder: Byrådet behandlet i møte sak vedrørende. Klima-/miljøtiltak i egen virksomhet og fattet bl.a. følgende vedtak knyttet til Klimaavgift flyreiser: Det settes av inntil til anskaffelse og oppgradering av utstyr som kan brukes til videokonferanser. Det ble opprettet et pilotprosjekt for videokonferanse, inkludert utprøving av løsninger, etablering av konferansemuligheter og samordning med øvrig videokonferanseplanlegging i kommunen. Målet var å redusere behov for flyreiser for ansatte i Bergen kommune samt redusere transport til og fra møter mellom lokaliteter i byområdet. Dette ble koplet til Byrådsavdeling for barnehage og skoles planer for bruk av videokonferanseutstyr i morsmålsundervisningen og for internasjonalt samarbeid i bergensskolen. Det viste seg at det er langt enklere å anskaffe utstyr, enn å få folk til faktisk å bruke det på en slik måte at de forventete gevinster kan nås. Det er også utredet en driftsmodell for denne type utstyr. Prosjektrapporten vedrørende bruk av videokonferanser i møtesammenheng legges med dette frem for byrådet til orientering. Videokonferanser kan brukes med suksess målt i form av reduksjon i reiseutgifter mv både internt i større virksomheter med mange lokaliteter og knyttet til møter med eksterne deltakere. Dette forutsetter at det er mulig å kople seg opp mot både interne og eksterne parter på en enkel måte. Dette setter igjen krav til standardisering knyttet til løsninger f eks for offentlig sektor. I saksutredningen vil en kortfattet presentere hovedelementene i prosjektrapporten. I tillegg vil en legge frem forslag til hvordan en kan gå videre for å sikre en effektiv bruk av videokonferanseløsninger. En overgang til økt bruk av videokonferanser til erstatning for fysiske møter som innebærer at en forflytter seg med bil/fly, vil kreve en relativt betydelig innsats med hensyn til styring og oppfølging. I den fremlagte rapporten fra pilotprosjektet er det listet opp ulike tiltak det må tas stilling til. Enkelte tema må undergis en behandling i byrådet, mens andre kan iverksettes basert på de fullmakter som allerede er lagt til administrasjonen. Eksempler på det siste er stillingtaken til anskaffelse av nødvendig utstyr samt inngåelse av avtaler knyttet til drift og støtte. 1

2 Kostnadene knyttet til gjennomføring av pilotprosjektet er utgiftsført i kommunens regnskap i 2007, 2008 og Dette har fortløpende blitt dekket over tilgjengelige prosjektmidler i SKU. Det er ikke lagt inn midler til drift av videokonferanseløsninger i budsjettet for For å bygge bro mellom pilotprosjektet og de kostnader som påløper ved ordinær drift, foreslås det at driftsutgifter inkludert anskaffelse av infrastruktur og supplerende utstyr/programvare i 2010, dekkes over Klimafondet. Dette anslås å utgjøre til sammen kr 1,4 mill. Anslaget er basert på oppgitte priser fra IKT Drift med hensyn til å etablere en fullverdig infrastruktur og drifte løsningen, og fra utstyrsleverandør. I tillegg er det lagt inn midler til etablering av et større videokonferansestudio i Rådhuset og forbedring av brukervennligheten til tre eksisterende systemer. For å øke kapasiteten og bruk av videokonferanse foreslås det å etablere videokonferanse i resterende alle 3 møterommene i 2. etasje på Rådhuset. Kostnad per rom er anslått til kr ,- med en total ramme på kr ,-. Dette inkluderer da opprustning av det eksisterende møterommet som har videokonferanseutstyr. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter Byrådets ansvar for kommunens løpende drift, innebærer en fullmakt til kontinuerlig å utvikle og forbedre den enkelte drifts- og forvaltningsenhets prestasjoner,. Byråden for finans, konkurranse og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet tar den fremlagte rapport fra pilotprosjektet vedrørende økt bruk av videokonferanseløsninger til orientering. 2. Arbeidet med etablering av videokonferanseløsninger videreføres med følgende hovedmål: a. Reiseaktiviteten i Bergen kommune skal reduseres. b. Etablere videokonferanse som en viktig møteform som skal benyttes i den grad det er mulig og hensiktsmessig. c. Det gis mandat til å etablere nye videokonferanserom der det raskt vil gi vesentlig redusert reising. 3. Det opprettes en arbeidsgruppe med representanter for alle byrådsavdelinger som på grunnlag av prosjektgruppens anbefalinger arbeider for å legge til rette for en aktiv bruk av videokonferanseløsninger i alle deler av kommunens virksomhet. 4. IKT Forretningsutvikling ivaretar kommunens eierfunksjon vedrørende videokonferanser og er ansvarlig for videreutvikling av løsningen. 5. Til etablering, drift og videreutvikling av kommunens videokonferanseløsning i 2010 stilles inntil 2,0 mill til disposisjon med dekning i Klimafondet. Tiltak: a. Implementere nødvendig infrastruktur for videre utbygging og drift av løsningen i kommunen. b. Opprette et hovedstudio i Rådhusets 14. etasje. c. Opprette videokonferansefasiliteter i alle møterom i Rådhusets 2. etasje d. Ferdigstille eksisterende installasjoner. Harald Victor Hove byråd for finans, konkurranse og eierskap 2

3 SAKSUTREDNING Bakgrunn Byrådet behandlet i møte sak vedrørende. Klima-/miljøtiltak i egen virksomhet og fattet bl.a. følgende vedtak knyttet til punktet - Klimaavgift flyreiser: Det settes av inntil til anskaffelse og oppgradering av utstyr som kan brukes til videokonferanser. Videokonferansepilotprosjektet ble opprettet for å etablere konferansemuligheter og samordne dette arbeidet med øvrig videokonferanseplanlegging i kommunen. Målet var å redusere behov for flyreiser for ansatte i Bergen kommune og redusere transport til og fra møter mellom lokaliteter i byområdet. I mandatet for prosjektet som ble etablert ble det derfor lagt vekt på å se arbeidet i sammenheng med planene ved Byrådsavdeling for barnehage og skole, med hensyn til bruk av videokonferanseutstyr i morsmålsundervisningen og for internasjonalt samarbeid i bergensskolen. Overgang til økt bruk av videokonferanser vil berøre flere aspekter ved kommunens virksomhet, herunder: - Klimapolitiske utfordringer - Valg av teknologiske løsninger, og samhandling med andre som bruker slike løsninger - Effektiv forvaltning av ressurser Prosjektet ble etablert ved Seksjon for konkurranse og utvikling/ikt Forretningsutvikling som er tillagt det overordnete ansvaret for å utvikle og vedlikeholde kommunens teknologiske plattform. Etablering av infrastrukturen var en forutsetning for å gå videre med tiltak for ulike områder i kommunens virksomhet. Prosjektgruppen Prosjektgruppen ble satt sammen slik at en ivaretok en balanse mellom fokus på praktisk tilrettelegging av tjenester, teknologifokus og de mer generelle klima- og miljøproblemstillinger knyttet til bruk av videokonferanseløsninger. - Lars Petter Bergh, prosjektdeltaker, kontaktperson rådhuskvartalet, studiovert møterom 222. (Rådhuset) - Thor Eirik Borgersen, prosjektdeltaker med hovedansvar for teknologi og leverandørkontakt, studiovert Lodin Lepp (møterom i Rosenkrantzgt. 3). - Ragnar Buset, prosjektdeltaker med hovedansvar for prosjektets grønne del og kontaktpunkt mot GRIP og departement. - Helge Mikkelsen, prosjektleder. Prosjektrapport/tidsbruk Prosjektgruppen har drevet utforskning av de muligheter bruk av videokonferanser har både med hensyn til kostnadseffektivitet og som klimatiltak. Erfaringene som er gjort i arbeidet er nedfelt i en prosjektrapport som følger vedlagt. Rapporten fra piloten er levert innenfor fastsatt tidsrom. Nedenfor vil en gå gjennom de viktigste anbefalingene fra prosjektgruppen, samt komme med forslag til hvordan en kan gripe fatt i temaet videokonferanse, for å sikre at Bergen kommune makter å ta ut de potensielle gevinster en bevisst bruk av videokonferanser kan gi. 3

4 Prosjektgruppens hovedanbefalinger Med utgangspunkt i de erfaringer prosjektet har gitt, både gjennom praktiske utprøving av bruk av videokonferanser som arbeidsverktøy og gjennom utforskning av videokonferanse som møteform, anbefaler prosjektgruppen at: Videokonferanse og e-møte tas i bruk som en anbefalt møteform i Bergen kommune Ny arbeidsgruppe for e-møter/konferanser opprettes Konseptet utvikles og markedsføres internt og eksternt Avtale vedrørende drift av løsning som velges, inngås med IKT Drift Tiltak Det er etablert videokonferanserom på følgende lokaliteter: Rådhuset rom 222 SKU Rosenkrantzgaten Byrådsavdeling for barnehage og skole, fagavdelingen på Nøstet Fana og Ytrebygda kulturhus I tillegg har IKT Drift opprettet et rom på Spelhaugen Det er inngått rammeavtale for kommende anskaffelser av relevant utstyr. Prosjektgruppen har i sin utredning pekt på en rekke tiltak som bør settes i gang. Disse forslagene kan deles i tre hovedkategorier ved at de er innrettet mot: a. Kommunens klimautfordringer b. Effektiv utnyttelse av kommunens ressurser c. Utvikling og oppfølging av teknologiske løsninger Oppfølging og videreutvikling av de tema de ulike forslag inneholder, bør gjøres i de respektive byrådsavdelinger som har hovedansvaret på de enkelte områder. For å skape et tydelig trykk i det videre arbeid med å implementere en effektiv håndtering av de utfordringer en utstrakt bruk av videokonferanser gir, foreslår prosjektgruppen at det av IKT Forretningsutvikling etableres en ny arbeidsgruppe som får ansvaret for videreutvikling av e-møtekonseptet og implementering av løsninger etter hvert som de utvikles, samt fremkomme med konkrete forslag til målsettinger som skal være styrende for kommunens reisevirksomhet. For å sikre realisering av de aktuelle gevinster en økt bruk av videokonferanseløsninger kan gi, må det også i det videre arbeid utarbeides konkrete systemer for oppfølging av de tiltak som settes i gang, samt utvikling av den styringsinformasjon en trenger i den forbindelse. Det første skritt i det videre arbeid, vil være å implementere de løsninger som foreligger ferdig utredet gjennom pilotprosjektet. Fase 2 vil være å utvikle gode systemer for oppfølging av de målsettinger og krav til resultat som legges på løsningen. Kostnader De påløpte kostnader forbindelse med gjennomføring av pilotprosjektet, er belastet regnskapet for Seksjon for konkurranse og utvikling i 2007, 2008 og 2009, og dekket inn over ledige prosjektmidler. 4

5 For budsjettåret 2010 det første året med ordinær drift knyttet til videokonferanseløsningen er det ikke satt av egne driftsmidler. For å bygge en bro til 2011 hvor ordinære driftsmidler kan legges inn i budsjettet, foreslås det at det for 2010 stilles til disposisjon kr 2.0 mill fra Klimafondet. Disse kostnadene består av følgende elementer: Anskaffelse av sentral infrastruktur 0,7 mill Etablering av kommunalt hovedstudio på Rådhuset 0,3 mill Brukervennlighetstiltak eksisterende konferanserom 0,2 mill Driftskostnader sentral infrastruktur 0,2 mill Opprette videokonferansefasiliteter i alle møterom i Rådhusets 2.etg. 0,6 mill I 2010 bør en vurdere nærmere om en skal etablere flere møterom med videokonferansefasiliteter i Bergen kommune, og se nærmere på de muligheter for økt kvalitet i tjenesteproduksjonen som bruk av denne teknologien kan gi. Forenklet kan en si at dersom en fra hver lokalitet månedlig gjennomfører minst en videokonferanse til erstatning for en reise med fly til en annen by, vil månedsleien i de aller fleste tilfeller være dekket dersom en også inkluderer tapt arbeidstid i forbindelse med reise etc. Regnestykket vil bli enda bedre dersom mer enn en person ellers ville ha deltatt på reisen. Utfordringer Oppfølging av prosjektgruppens anbefalinger, innebærer klare utfordringer for den kommunale organisasjon. Gjennom kartlegging og nærmere beskrivelse av noen av de utfordringer vi står overfor, har prosjektgruppen imidlertid bidratt til å redusere terskelen for å komme videre i arbeidet med å gjøre videokonferanser og e-møte til en effektiv møteform. Arbeidet som er gjort både med hensyn til standardisering av utstyr og oppkoplingsmuligheter (kontakt med andre) samt de retningslinjer som er utarbeidet for å gjøre utstyret enkelt å ta i bruk (brukervennlighet), bidrar til å øke muligheten for en effektiv bruk av det ustyr som er anskaffet/skal anskaffes. Dette representerer en grunnleggende forutsetning for at en kan få til en styrt overgang fra bruk av bil/fly i forbindelse med møter, til bruk av videokonferanser. Den enkle delen i prosjektet og oppfølgingen av det, er anskaffelse og vedlikehold av det tekniske utstyret som representerer en nødvendig forutsetning for å lykkes. Tilstedeværelse av utstyret og en god løsning for oppkopling er imidlertid ikke en tilstrekkelig forutsetning for å lykkes med å erstatte en viss del av kommunens reiser med videokonferanser. Endringen må styres og følges opp i kommunens organisasjon slik at bruk av videokonferanse blir et reelt alternativ til reisevirksomhet. Kommunens ledelse må fastsette ambisjonsnivået med hensyn til omfanget av videokonferanser en skal legge til rette for, og hvordan en skal følge opp for å sikre dette. Prosjektgruppen har følgende eksempler på tiltak som kan bidra til å skape en kostnads- og miljøeffektiv bruk av videokonferanseløsninger i kommunen: Innkjøp o Leverandører med videokonferansemuligheter blir preferert. o Ved enkelte innkjøp skal forhandlinger utelukkende skje via videokonferanse, på sikt skal alle forhandlinger gå via videokonferanse. 5

6 Flyreiser. o Dersom Bergen kommune er vertskap vurder om arbeidsmøter kan gjennomføres gjennom videokonferanse. o Vurdere om Bergen kommune skal sende en enkel pakke med kamera/mikrofon og programvare, som eksterne kan installere hos seg! (Hvis Bergen kommune ved dette unngår én reise til eksempelvis Oslo, vil denne pakken kunne være innspart. Ren gevinst ved neste e-møte). o Det bør ikke være mulig å bestille flybilletter via reisebyrået til BK før videokonferanse er vurdert. Det må settes mål (f.eks. antall flyreiser til de største byene i Norge ned 40 % fra dagens nivå, 20 % reduksjon på resten). o Det utarbeides forslag til kutt i reisebudsjetter som fremmende tiltak for økt bruk av e-møter. I samarbeid med Miljøavdelingen bør det lages spørreundersøkelser som gir oversikt over bruken av ny teknologi fremfor reisevirksomhet. Med base i slik kunnskap lages det miljøsertifikater eller andre tiltak som vil være noe å strekke seg etter for kommunens enheter. Seminarer o Egne/interne seminarer skal alltid overføres via videokonferanse. Eventuelt streames slik at eksterne aktører kan følge seminaret fra sin PC. o Ved eksterne seminarer bør kommunen påvirke arrangøren og alltid be denne om å tilby seminaret i elektronisk form, slik at ansatte i kommunen kan følge seminaret fra Bergen! Konsulenter. o En prosentandel av all konsulentbistand skal skje via videokonferanse (prosentsats kan diskuteres). Det er dårlig bruk av kommunale midler å betale for reisetiden til dyre konsulenter! Dette må gjelde også for konsulentfirma i Bergen selv om de insisterer på å komme! Målsettinger må inn i ulike styringskort (balansert målstyring). Disse anbefalingene må vurderes og konkretiseres i det videre oppfølgingsarbeid. Eier av konseptet videokonferanser i Bergen kommune Bruk av videokonferanseløsninger berører mange sider ved kommunens virksomhet. På lik linje med annen type oppgaveløsning, vil videreutvikling og forbedringer av de løsninger en har, være viktig for en fremtidig effektiv oppgaveløsning. Det er derfor av stor betydning at det utpekes en dedikert eier som kan videreutvikle videokonferanseløsningen. Dette kan tenkes gjort på flere måter: Videokonferanser forstått som et klimatiltak, kan tilsi at det er byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling som bør tillegges dette eieransvaret. Dersom en ser på videokonferanse-løsningen som et møtelokale, vil det være nærliggende å legge ansvaret til den avdeling som er ansvarlig for de felles møtelokalene i rådhuset. Et tredje perspektiv på eierskapet, er å legge dette til den enheten i kommunen som er best egnet til å se en videreutvikling av videokonferanseløsninger opp mot og integrert med andre teknologiske løsninger telefoni, samordnede kommunikasjonstjenester mv. 6

7 I et helhetsperspektiv, vil det være naturlig å legge ansvaret for videreutvikling av kommunens videokonferanseløsninger til Seksjon konkurranse og utvikling ved IKT Forretningsutvikling, da man her har konsernansvaret for sammenkoblingen mellom kommunens forretnings- og teknologistrategi, og en vellykket videokonferanseløsning må være godt integrert med dagens og kommende informasjons- og kommunikasjonstjenester. Arbeidet videre De klimapolitiske utfordringene må løftes frem og tydeliggjøres i det videre arbeid. Byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling v/klimasjefen må ha en sentral rolle i dette arbeidet. Parallelt med arbeidsgruppens arbeid på dette felt, må det settes i gang et arbeid med de teknologiske utfordringene økt bruk av videokonferanser på tvers av organisasjonsgrenser gir. I dette arbeidet vil det først og fremst være viktig å ta i bruk og videreutvikle den teknologiske kompetansen ved Seksjon for konkurranse og utvikling. Som en del av arbeidet i piloten har prosjektet hatt kontakt med Administrasjons og fornyingsdepartementet på saksbehandlernivå vedrørende hvordan en bør utvikle standardoppsett for videokonferanseløsninger i offentlig sektor, for dermed gjøre det enklere å bruke slike løsninger i møter mellom kommune/kommune, kommune/fylke og kommune/stat. Departementet har gitt uttrykk for at det kan være interessant å trekke veksler på den kompetanse Bergen kommune har utviklet på dette området, også på et nasjonalt nivå. Bergen kommune bør tilkjennegi at kommunen er beredt til å bidra i utvikling av slike fellesløsninger, dersom staten er villig til å legge en basisbevilgning i bunn, basert på det ambisjonsnivå en ønsker å legge til grunn. Bruk av videokonferanser prioriteres og styres av kommunaldirektørene. Bruk av videokonferanse som erstatning for flyreiser må ha høy ledelsesmessig fokus. Det er kommunaldirektørene sitt ansvar å gi tiltaket tilstrekkelig prioritet og se til at det anvendes i organisasjonen. 7