Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 13/149 Møtedato/tid: , kl. 12:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Formannskapssalen, Rådhuset Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold Erik Snekvik Jorulf Gumdal Asbjørn Åsmul (vara for Kjønsvik) Kristin Kjønsvik Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim,.2013 Geir Rostad (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste 018/13 Referatsaker 019/13 Godkjenning av protokoll fra møte /13 Orientering fra rådmannen - svar på henvendelse angående saksbehandling m.m. ved Tekniske tjenester 021/13 Rapport fra forvaltningsrevisjon - næringsutvikling 022/13 Orientering om status for regnskapsrevisjonen /13 Prosess for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon /13 Eventuelt 2

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/149-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Tilbakemelding - forvaltningsrevisjon om betryggende kontroll i byggesaker Rapport fra tilsyn med brannvesenets forebyggende arbeid i Hemne og Aure kommuner Tilbakemelding på tilsynsrapport DSB Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Oppfølging av henvendelse angående vei i Gjengstø boligfelt (muntlig redegjørelse). 2. Rådmannens tilbakemelding forvaltningsrevisjon om betryggende kontroll i byggesaker. 3. Tilsyn med forebyggende brannvern fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. 3

4 Kommunestyret Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 12/ HK/RÅD/TAA KONSEK - FORVALTNINGSREVISJON BYGGEPROSJEKT - BETRYGGENDE KONTROLL I BYGGESAKER Jeg viser til overnevnte sak som ble behandlet i møte i kommunestyret den som sak nr. 25/12. Kontrollutvalget har etterlyst rådmannens tilbakemelding til kommunestyret. Følgende vedtak ble fattet: «Kommunestyret tar rapporten Betryggende kontroll i byggesaker til orientering, og er tilfreds med at kommunen har kommet langt i arbeidet med å sikre slik kontroll. Kommunestyret ber om at rådmannen vurderer tiltak innenfor følgende områder, og rapporterer om dette innen utgangen av 2012: 1. Rapportering av avvik på rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet. 2. Sårbarheten i kompetanse og ressurser. 3. Kommunikasjonsprosedyrer med eksterne parter. 4. Oppfølgingsrutiner i kvalitetssystemet. 5. Helhetlig rapportering for kommunens internkontroll til kommunestyret.» Kontrollutvalgssekretariatet har videre påpekt at saken sto som avsluttet i rådmannens tilbakemelding om oppfølging av vedtak til kommunestyret for Oppfølging: Rutinene ved politisk behandling av saker, er at saken blir ekspedert til saksansvarlig som følger opp vedtaket. I saker fra kontrollutvalget står KONSEK som saksansvarlig og saken ekspederes dit. Ved utsjekk vil den da framkomme som klar for til å avsluttes. I dette tilfellet har ikke rådmannen stått som medmottaker. Saken forsvinner da fra rådmannens oppgaveliste. Rutinene på dette punktet er nå endret som følge av denne Postadresse: Trondheimsveien Kyrksæterøra Besøksadresse: Trondheimsveien 1 Kyrksæterøra Telefon: * Telefax: Bankgiro: Organisasjonsnr: E-post/ Internett: postmottak@hemne.kommune.no

5 saken. Det er viktig å presisere at risikoen kun gjelder denne sakstypen. Alle andre saker starter og avsluttes internt. Rådmannen har allikevel hatt saken liggende fremme til vurdering. Det er vel mer tidspunktet for tilbakerapportering som har glippet som følge av overforstående. Oppfølgingen har vært drøftet internt og grunnen til at vi har brukt tid er at vi har spekulert en del på hvilket nivå vi skal legge oss på med hensyn til systemer. Oppfølging av vedtaket: Under refereres det til hvert enkelt nummerert punkt i vedtaket: 1. Rapportering på avvik og rutiner i kvalitetssystemet: Kommunen har et velutviklet kvalitetssystem og det rapporteres på avvik. Vi er i ferd med å gjennomgå hele systemet. Dette er organisert som et prosjekt. Vi er ferdige med organisasjonsplanen, plassering av systemansvar for det enkelte delsystem og mandatene. Systemrutiner på helhetlig kvalitetssystem, opplæring, prosedyre, HMS, avvik og ledelsens gjennomgang er under revisjon. Når dette er på plass om kort tid vil opplæring av alle enheter bli repetert. Vi har en forestilling om at det er underrapportering på avvik på en del enheter. Dette følges opp i ledersamtaler, lederavtaler og målekort ved at det settes mål for av avvik. Vi ser at innføring av systemer tar tid. Om ønskelig kan systemet gjennomgås med kommunestyret. Rådmannen anser dette punktet for å være ivaretatt, men det er en kontinuerlig oppgave å følge opp. Når det gjelder rapportering på økonomi i investeringsprosjekt til rådmannen, etableres rutine som skal ivareta: Rapportering til rådmannen en gang pr mnd. i strategisk lederteam. Rapportering skjer ved at rapporten som kommunestyret får med risiko, budsjett og regnskap for hvert prosjekt oppdateres kontinuerlig. I henhold til vedtatt økonomireglement skal det rapporteres til rådmann hver annen måned med kommentarer til framdrift og økonomi. I hovedsak gjelder dette tekniske tjenester. Budsjettkontroll til kommunestyret skjer pr april og pr august - skjer i egen sak Intern prosess i TLM hvor prosjektledelse holder enhetsleder kontinuerlig skriftlig oppdatert på prosjekt. 2. Sårbarhet i kompetanse og ressurser: Innenfor kommunen har vi en prosjektleder på investeringsprosjekt. Vedkommende er siv.ing. med relevant fagkrets. I tillegg har vi en byggingeniør og en anleggsingeniør begge med lang erfaring. Når det gjelder planlegging og kostnadsoverslag, arbeider disse i team innenfor relevante fagområder. Enhetsleder deltar i tillegg i deler av prosessen. Han er ingeniør og har erfaring fra store prosjekt, herunder detaljplanlegging, kostnadsberegning og bygging. 5

6 Vi må hele tiden vurdere hva vi tar internt og hva vi må sette bort til eksterne prosjektleder. Mange kommuner setter bort alle prosjekt av en viss størrelse til eksterne. Selv om et miljø med en person kan sies å være sårbart, har vi alltid muligheten for å leie eksternt. Når det gjelder anskaffelsesprosessen, er alt innkjøpsansvar delegert til enhetsleder tekniske tjenester. Han har i forbindelse med dette gjennomgått opplæring via KS innkjøp i 2012, og er via dem sertifisert på anskaffelser etter anskaffelsesloven. Det er etablert en faggruppe som skal kvalitetssikre alle kravspesifikasjoner før de legges ut. Faggruppen består av 4 personer som jevnlig håndterer kravspesifikasjoner / innkjøp. Den ledes av enhetsleder TLM. Det er etablert en egen rutine for kvalitetssikring av anskaffelsesprosessen. Ved uenighet / usikkerhet skal bl.a. teksten kvalitetssikres av kommunens advokatforbindelse eller KS innkjøp (advokater). Min konklusjon er at ut fra de forutsetningene vi har som en relativt liten kommune, har vi utnyttet ressursene godt og gjort oss så lite sårbare som mulig. Vi vil etter hvert få en utfordring på byggfaget (byggesak og bygningskompetanse) på grunn av alderssammensetning. Pr. i dag har vi styrket staben med siv.ing bygg i 40 % stilling. Arbeidsavtalen går snart ut, og det bør vurderes hvorvidt vi nå skal benytte sjansen å etablere et fast tilsettingsforhold da denne kompetansen er vanskelig å rekruttere. På innkjøpssiden mener vi at vi er godt forspent med kompetanse og system ut fra våre forutsetninger. Det ligger en åpenbar styrke i advokatavtalen og mulighet for kompetanseheving og rådgiving gjennom KS. 3. Kommunikasjon med eksterne aktører: Kommunikasjon må gjøres enkelt og vi må ikke formalisere dette på en måte som skaper unødig tunge arbeidsprosesser. Byggemøter er formelle arenaer og det skrives referat. All annen kommunikasjon der v ser konfliktfylte tema, tas i møte hvor det deltar minst to fra kommunen. Det skrives referat. Uformell kommunikasjon uten dokumentasjon skaper utfordringer i etterkant når det gjelder det faktiske innholdet. Epost er ok så fremt den omhandler enkle tema og at den videresendes arkiv. Rådmannen ser ikke behov for spesielle rutiner på dette området som avviker fra arbeidsmåter for øvrig. Både arkivlov og forvaltningslov regulerer dette. 4. Oppfølgingsrutiner i kvalitetssystemet: Oppfølgingsrutiner i kvalitetssystemet er stort sett på plass. Vi avdekker hele tiden behov for justering av rutiner og nye rutiner. 5. helhetlig rapportering på kvalitetssystemet: Vi har famlet litt rundt dette punktet. Hvordan skal vi føle opp uten at vi etablerer for tunge arbeidsprosesser rundt tiltak som egentlig gir liten gevinst? Vi har valgt å løse dette ved å rapportere en gang årlig i årsberetningen første gang i 2013 for året (kommende årsberetning). Det må etableres en prosedyre for hva det skal rapporteres på. Rådmannens konklusjon er at vi stort sett er i rute med oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten. 6

7 Det etableres 2 nye prosedyrer i kvalitetssystemet: Prosedyre for rapportering budsjett, regnskap, avvik og risiko i pågående investeringsprosjekt. Prosedyren praktiseres i dag, men er ikke skriftliggjort på det nivå jeg oppfatter som ønskelig fra kommunestyret. Prosedyre for rapportering på kvalitetssystemet til kommunestyret. Ansvar for prosedyrene er plassert. Med vennlig hilsen Hemne kommune Torger Aarvaag Rådmann dir. innv torger.aarvaag@hemne.kommune.no Kopi til: Kontrollutvalget Roar Kjerstadmo Inger Johanne Lillemyr Steinveg Inger Sporild Svein Johny Forren Arnt Joar Moen Eva Randi Oldervik 7

8 Dokument dato Vår referanse /13597/OPVE Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Vera Lisa Opsahl, tlf av 5 Hemne kommune, rådmannen Arkivkode KYRKSÆTERØRA Oversendelse av rapport fra tilsyn med brannvesenets forebyggende arbeid i Hemne og Aure kommuner Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) oversender rapport etter dokumenttilsyn med brannvesenets forebyggende arbeid i Hemne og Aure kommuner. DSB forutsetter at kommunen utarbeider en forpliktende handlingsplan og sender denne til DSB innen Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for Beredskap, redning og nødalarmering Hans Kristian Madsen avdelingsleder Vera Lisa Opsahl senioringeniør Vedlegg: Veiledning innenfor sentrale tema Kopi med vedlegg til: Hemne kommune, brannsjefen 7200 KYRKSÆTERØRA Hemne kommune, hovedverneombud 7200 KYRKSÆTERØRA Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Statens Hus 7468 TRONDHEIM Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks Tønsberg Kontoradresse Rambergveien Tønsberg E-post postmottak@dsb.no 8 Telefon Internett dsb.no Telefaks Org.nr Hovedkontoradresse Rambergveien Tønsberg

9 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 2 av 5 Enhet for Beredskap, redning og nødalarmering /13597/OPVE Tilsynsrapport 1 Innledning 1.1 Generelt Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) gjennomførte tilsyn med brannvesenets forebyggende arbeid første kvartal Tilsynet er en kontroll av innsendt dokumentasjon og besvarelse av elektronisk spørreskjema. Rapporten omhandler de avvik og anmerkninger som ble avdekket i forhold til de lovverk DSB forvalter, jf. punkt Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Etter lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) 9, skal kommunen sørge for drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Utfyllende bestemmelser om dette er gitt i forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (heretter kalt dimensjoneringsforskriften) og forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (heretter kalt forebyggendeforskriften) kapittel 5 og 6. Etter brann- og eksplosjonsvernloven 8 fremkommer det at kommunen skal ha et system (internkontroll) for å sikre at kravene etter loven og forskriftene blir overholdt. Selv om bestemmelsen ikke fremkommer av loven kapittel 3, som omhandler kommunens plikter og fullmakter, fremgår det av lovens forarbeider at 8 også gjelder bestemmelsene i kapittel 3. Dersom DSB ved en gjennomgang av innsendt dokumentasjon ser at pliktene, som for eksempel gjelder bemanning, ikke er fulgt, vil dette kunne være en indikasjon på at kommunen ikke har et system etter brann- og eksplosjonsvernloven 8. Kommunens internkontrollsystem skal sikre at kravene til brannvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid blir overholdt. Kravene fremkommer av brann- og eksplosjonsvernloven og forskrifter gitt i medhold av denne, dvs. dimensjoneringsforskriften og forebyggendeforskriften. Et system etter 8 bør inneholde følgende elementer: Igangsette: Sette mål og beskrive ansvar og myndighet. Kartlegge: Skaffe oversikt over aktuelle lover/forskrifter og kartlegge evt. avvik, kartlegge risiko. Planlegge og prioritere tiltak: Lage handlingsplan for gjennomføring. Følge opp: Gjennomføre tiltak, foreta jevnlig gjennomgang av systemet for å sikre at det fungerer i praksis. Kravet til internkontroll omfatter også brannvesenets FOREBYGGENDE plikter/oppgaver. 9

10 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 3 av 5 Enhet for Beredskap, redning og nødalarmering /13597/OPVE 2 Hjemmelsgrunnlag og regelverk Tilsynet er hjemlet i følgende lover og forskrifter: Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) Forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn Forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen Forskrift 6. desember 1996 nr om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 3 Tema og omfang for tilsynet Tilsynets formål er å vurdere om kommunen har et internkontrollsystem som sikrer at krav fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven innen brannvesenets forebyggende arbeid overholdes. Systemet ble kontrollert på følgende områder: bemanning ledelse/forebyggende avdeling kompetanse forebyggende avdeling risiko- og sårbarhetsanalyse plan over brannverntiltak myndighetsutøvelse ved tilsyn informasjonstiltak samarbeid med andre kommuner om brannvesenets forebyggende oppgaver 4 Resultater fra tilsynet 4.1 Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. 10

11 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 4 av 5 Enhet for Beredskap, redning og nødalarmering /13597/OPVE 4.2 Avvik Følgende avvik ble avdekket under tilsynet: Avvik 1 Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Avvik fra Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) 8 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 9 Etablering og drift av brannvesen Kommentar Kommunen plikter å gjennomføre et systematisk internkontrollarbeid for selv å kunne sikre at kravene til brannvesenets forebyggende oppgaver til enhver tid blir overholdt. Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brannvesenet kan planlegge og gjennomføre forebyggende tiltak for å redusere kartlagt risiko i kommunen på en systematisk måte. Dette arbeidet skal dokumenteres. Dersom kommunen ikke har kompetanse eller ressurser til å utføre dette arbeidet selv må denne tjenesten kjøpes av kompetent personell. Funn på blant annet følgende områder viser at internkontrollsystemet ikke er tilfredsstillende: risiko- og sårbarhetsanalyse myndighetsutøvelse ved tilsyn samarbeid Dette er funn som viser at kommunen ikke har et internkontrollsystem som sørger for at konkrete krav etter lov/forskrift blir fulgt. Det er derfor sannsynlig at det fins flere forhold som ikke er omtalt i rapporten, men som vil bli avdekket gjennom et tilfredsstillende internkontrollsystem. Dersom kommunen skal kunne tilfredsstille krav fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven, er det en forutsetning at brannvesenet har tilstrekkelig med personell, og at personellet har de kvalifikasjoner som er nødvendige for å kunne ivareta brannvesenets forebyggende oppgaver på en forsvarlig måte. Hvis kommunen ikke disponerer kvalifisert personell selv, må tjenesten kjøpes eller det må etableres interkommunalt samarbeid. DSB har god erfaring med at fullt interkommunalt samarbeid sikrer kvalitet og stabilitet i det brannforebyggende arbeidet. 4.3 Anmerkninger Det ble ikke gitt noen anmerkninger under tilsynet. 11

12 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap 5 av 5 Enhet for Beredskap, redning og nødalarmering /13597/OPVE 5 Oppfølging av tilsynet DSB ber om at det blir utarbeidet en fremdriftsplan med forslag til korrigerende tiltak i forhold til avviket som ble avdekket ved tilsynet. Frist for å oversende fremdriftsplan til DSB er Fremdriftsplanen skal beskrive hvordan avviket ikke tilfredsstillende internkontroll skal lukkes, og ikke være en plan som omhandler hvordan hvert enkelt funn skal utbedres. Det må fremgå av fremdriftsplanen at kommunen skal utarbeide et internkontrollsystem som sikrer at krav fastsatt i eller i medhold av loven overholdes, og når dette arbeidet skal være ferdigstilt. Internkontroll i forbindelse med beredskapsarbeid er ikke en del av dette tilsynet. Tønsberg, Vera Lisa Opsahl senioringeniør 12

13 HEMNE KOMMUNE Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Postboks TØNSBERG, )Teknisk-Landbruk-Miljø - _ 2 o 11 / 13s-7). 3 eelsi?,17 f Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Dcres ref: Dato 10/ M80 HK/TEKN/OVO TILSYN MED BRANNVESENETS FOREBYGGENDE ARBEID SVAR PÅ RAPPORT Jeg viser til mottatt rapport datert fra Deres tilsyn med brannvesenets forebyggende arbeid i Hemne og Aure kommuner. Etter mottatt rapport har vi jobbet med oppgaver i tillmytning til avvik som vi fikk avdekt ved tilsynet. Eneste avvik gjelder at internkontrollsystemet, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsvernloven, er mangelfullt. Vi har allerede startet videreføring av arbeidet med forbedring av internkontrollsystemet med blant annet utarbeiding av nye skjema og sjekldister. Som forpliktende handlingsplan har jeg satt at vi innen utgangen av februar 2013 skal ha utarbeidet et tilfredsstillende internkontrollsystem for kommunenes brannforebyggende arbeid. Dette systemet vil dokumenteres overfor DSB. Med hilsen Ola Volden brannsjef dir. innv PostadreYse: Besoksadresse: Teletbn: Bankgiro: Epost/ Internett Trondhcimsvcien 1 Trondhcimsveien * postmottak@hcmnc.kommune.no 7200 Kyrksætcrora Kyrksætcrora Telefax: Organisasjonsnr

14 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/149-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget. 14

15 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato/tid: kl. 12:00 14:45 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Rådhuset, Formannskapssalen Geir Rostad (møteleder) Eldbjørg Røstvold Jorulf Gumdal Erik Snekvik Kristin Kjønsvik Asbjørn Åsmul Saker til behandling: 012/13-017/13 Arkivsak: 13/73 Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torger Aarvaag, rådmann (sak 14, 17) Roar Kjerstadmo, enhetsleder teknisk (sak 17) NB! Protokollen blir godkjent i kontrollutvalgets neste møte. Saksliste 012/13 Referatsaker 013/13 Selskapskontroll Trønderenergi - Prosjektplan 014/13 Kontrollrapport og årsrapport skatteinnkreving /13 Budsjett for kontrollutvalget 2014 og økonomiplan /13 Forvaltningsrevisjon næringsutvikling - prosjektplan 017/13 Eventuelt 15

16 Sak 012/13 - Referatsaker Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert i møtet: 1. Konsek-samling for kontrollutvalg 15. oktober Endring av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor.innstillinga ble enstemmig vedtatt. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak Referatsakene tas til orientering. Sak 013/13 - Selskapskontroll Trønderenergi - Prosjektplan Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Prosjektplanen tas til orientering. Utsatt leveringsfrist til godkjennes. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Prosjektplanen tas til orientering. Utsatt leveringsfrist til godkjennes. Sak 014/13 - Kontrollrapport og årsrapport skatteinnkreving 2012 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollrapport og årsrapport angående skatteinnkreving 2012 tas til orientering. Kontrollutvalget merker seg påpekninger om en knapp ressurssituasjon. Protokoll 16

17 Rådmannen kommenterte ressurssituasjonen for skatteoppkrevingen i Hemne kommune. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollrapport og årsrapport angående skatteinnkreving 2012 tas til orientering. Kontrollutvalget merker seg påpekninger om en knapp ressurssituasjon. Sak 015/13 - Budsjett for kontrollutvalget 2014 og økonomiplan Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Forslag til budsjett for 2014 og økonomiplan oversendes kommunestyret. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak Forslag til budsjett for 2014 og økonomiplan oversendes kommunestyret. Sak 016/13 - Forvaltningsrevisjon næringsutvikling - prosjektplan Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Prosjektplanen tas til orientering. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak Prosjektplanen tas til orientering. Sak 017/13 - Eventuelt Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 17

18 Protokoll Henvendelse angående vei i tilknytning til Gjengstø boligfelt. Kontrollutvalgets leder orienterte om å ha mottatt en henvendelse fra en innbygger vedrørende veibygging i tilknytning til Gjengstø boligfelt. Henvendelsen er oversendt sekretariatet. Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalgssekretariatet bes avklare med innsender i sak vedrørende Gjengsø bolighfelt hvorvidt dette dreier seg om en klagesak. Henvendelse angående kommunal prosjektering m.m. Jorulf Gumdal orienterte om mottatt henvendelse fra Arkitekt Aage Sørlie med en rekke spørsmål deriblant spørsmål om kommunal egenprosjektering av utbyggingssaker. Følgende omforente forslag ble fremmet: Innsendte spørsmål fra Aage Sørlie oversendes rådmannen som bes gi kontrollutvalget en redegjørelse i neste møte. Deponering av grus ved Hemnehallen og oppfølging av prosjekter ved teknisk kontor. Det var på forhånd stilt spørsmål angående deponering av grus i forbindelse med veivedlikehold ved Hemnehallen. Torger Aarvaag og Roar Kjerstadmo orienterte angående dette. Følgende omforente forslag ble fremmet: Informasjon fra rådmannen angående deponering av grus ved Hemnehallen tas til orientering. Omforente forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalgssekretariatet bes avklare med innsender i sak vedrørende Gjengsø bolighfelt hvorvidt dette dreier seg om en klagesak. Innsendte spørsmål fra Aage Sørlie oversendes rådmannen som bes gi kontrollutvalget en redegjørelse i neste møte. Informasjon fra rådmannen angående deponering av grus ved Hemnehallen tas til orientering. 18

19 Orientering fra rådmannen - svar på henvendelse angående saksbehandling m.m. ved Tekniske tjenester Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/128-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar henvendelse fra Aage Sørli og rådmannens svar til orientering. Vedlegg Brev fra Aage Sørli: Diverse spørsmål angående tekniske tjenester Henvendelse tekniske tjenester - svar fra rådmannen Saksutredning Kontrollutvalget ble i møte orientert om en innkommet henvendelse fra arkitekt Aage Sørli angående saksbehandling med mer ved tekniske tjenester. Rådmannen uttrykte på bakgrunn av dette ønske om å komme med en egen besvarelse på spørsmålene fremmet av Sørli. Med dette som bakgrunn har rådmannen kommet med vedlagte notat, som med dette forelegges kontrollutvalget. Rådmannen vil også orientere i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet ser ikke at det i Sørlis henvendelse, eller rådmannens svar, ligger saker som det er naturlig for kontrollutvalget å behandle videre, og foreslår derfor at kontrollutvalget merker seg informasjonen og tar denne til orientering. 19

20 Vi ser i Søvesten den at Hemne kommune skal i gang med en nødvendig og etterlengtet utbygging ved Hemne legesenter. Sitat fra oppslaget: «Hemne kommune har prosjektert utvidelse av Hemne legesenter selv, og ikke benyttet arkitekt.» I den forbindelse hadde det vært interessant med svar fra Hemne kommune på noen enkle spørsmål: 1. For å prosjektere bygg med disse funksjonene kreves det godkjenning av kompetanse, både innen arkitekturprosjektering, og annen teknisk prosjektering som ventilasjon, elektro, akustikk, brannteknikk mm. Har Hemne kommune sentral godkjenning for denne prosjekteringen, og i tilfelle i hvilke tiltaksklasser? 2. I tilfelle Hemne kommune ikke har sentral godkjenning: Plan- og bygningslovenn forutsetter at det gjelder samme krav til kompetanse for lokal som sentral godkjenning. Har Hemne kommune lokal godkjenning for prosjektering, og i tilfelle for hvilke områder og tiltaksklasser? 3. Dersom Hemne kommune har lokal godkjenning, blir de neste spørsmål: Hvem har behandlet Hemne kommunes søknad om lokal godkjenning? For vanlige næringsdrivende er det Hemne kommune som avgjør søknad om lokal godkjenning. Er det slik at tekniske tjenester i kommunen selv avgjør sin egen søknad? 4. Hvis Hemne kommune også har rollen som ansvarlig søker; er det slik at tekniske tjenester saksbehandler og avgjør sin egen søknad? 5. Dersom det er slik at det er Hemne kommune som behandler sine egne søknader, blir neste spørsmål: Har Hemne kommune vurdert habiliteten og lovligheten av dette? 6. Har Hemne kommune også vært både ansvarlig prosjekterende og ansvarlig søker for barnehage-utvidelse på Svanem, omsorgsboliger på Rønningsbakken, rehabilitering av den eldste fløyen på Sodin, og boliger ved Haugafossen? I så tilfelle; har Hemne kommune fagutdannet arkitektkompetanse til dette? 7. Hvilken annen prosjekterende fagkompetanse har vært engasjert og hvilke innkjøpsrutiner har vært fulgt? 8. Hvordan er honorarene beregnet for de forskjellige prosjektene? Og hvordan er dette belastet byggeregnskapene? Ved beregning av honorarer; Har kommunen vurdert om man går andre virksomheter i næringen og tildeler seg selv oppdrag uten å følge lov om offentlige anskaffelser? 9. Det har tidligere, for en del år siden, (på 1980 og 90-tallet) vært utført prosjekteringstjenester ved teknisk etat som senere har vært saksbehandlet av den samme etaten. Denne praksisen ble stoppet av tidligere rådmann Leif Lie. Hva er begrunnelsen for at praksisen er tatt opp igjen? 20

21 10. Det bygges nå hc-garderober på Sodin skole, svømmebassenget, uten at planene oppfyller krav til universell utforming. Arkitekturprosjektering ved prosjektert av Tekniske Tjenester i Hemne Kommune. 11. Det registreres at Norconsult får oppdrag med prosjektering av parkanlegg i Bugen. Har dette oppdraget vært kunngjort på Doffinbasen? 12. Det samme forholdet gjelder ombygging av rådhuset? Hvordan er dette oppdraget kunngjort? 21

22 KONSEK v/sverre Midthjell Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 13/ HK/TEKN/ROK Viser til spørsmål fra Kontrollutvalget, basert på spørsmål fra arkitekt Aage Sørli, oversendt Rådmannen fra KONSEK den Besvarelse av spørsmål, med henvisning til oversendt spørsmålsliste: Spørsmål 1: Det er ikke krav i Plan og Bygningsloven (PBL)om godkjent arkitekt-kompetanse for å prosjektere bygg eller anlegg. Det gjelder ingen andre regler for offentlig virksomhet enn for privat virksomhet. Hemne kommune har ikke sentral godkjenning for prosjektering. Kommunen søker lokal godkjenning for hvert enkelt prosjekt, som prosjekteres i egen regi. Dette følger av reglene i Plan og bygningsloven. Prosjektene betaler gebyrer for saksbehandlingen på lik linje med andre private aktører. Hemne kommune har fagkompetanse i de fleste tekniske fag. I de tilfeller hvor det ikke er tilfellet, kjøpes aktuell kompetanse fra andre leverandører. Dette er typiske fag som brannberegninger, automasjon etc. All kjøp av tjenester følger reglene i Lov om offentlige anskaffelser (LOA) med forskrift, og de terskelverdier som er definert der. Hemne kommune har ansatt en egen kompetent prosjektleder. Prosjektleder har fullmakt til å kjøre prosjekter på vegne av Hemne kommune. Postadresse: Trondheimsveien Kyrksæterøra Besøksadresse: Trondheimsveien 6 Kyrksæterøra Telefon: * Telefax: Bankgiro: Organisasjonsnr E-post/ Internett: postmottak@hemne.kommune.no 22

23 Spørsmål 2: Ansees besvart i Spørsmål 1. Spørsmål 3: Søknad om lokal godkjenning behandles av kommunens byggesaksmyndighet, som ligger i forvaltningsavdelingen. Prosjektleder er ikke ansatt i forvaltningsavdelingen, men er sidestilt funksjon i stab på enheten (TLM). Det er ingen habilitetskonflikter i denne organiseringen, ref. habilitetsreglene i Forvaltningsloven 6-(2). Spørsmål 4: Ansees besvart i Spørsmål 3. Spørsmål 5: Ansees besvart i Spørsmål 3. Spørsmål 6: Hemne kommune har prosjektert angitte prosjekt. Kommunen har godkjent prosjekteringskompetanse for nevnte prosjekt (siv. ing bygg), og gjennom kjøpt kompetanse på enkelte fag. Det er ikke krav om spesifikk arkitektkompetanse. Spørsmål 7: LOA, med gjeldende terskelverdier følges ved kjøp av ekstern av kompetanse. Det er ikke nødvendig å oppgi til private aktører hvilke firma som er leverandører til de enkelte prosjekt, så lenge de ikke er del av konkurransen. Vedkommende som ønsker innsyn i kommunens saksdokumenter, må sende en spesifikk innsynsbegjæring til kommunen. Spørsmål 8: Hemne kommune har ikke internfakturering på prosjektene, av prosjekteringstimer utført i egen regi. Hemne kommune er ansvarlig for at offentlige midler blir brukt til høyest mulig verdiskapning for hemnesamfunnet. Som forretningsfører er kommunen fri til å bestemme hva som skal utførers i egenregi eller kjøpes eksternt. Dette gjelder for alle drifts og prosjektoppgaver, som byggeprosjekt, bygg-vedlikehold, renhold, brøyting, etc. Der hvor kommunen har kompetanse, samt finner det mest regningssvarende å bruke intern kompetanse og kapasitet, vil den bli benyttet. Ut fra dette perspektivet, har ikke kommunene ansvar for å ukritisk tildele oppdrag til private aktører, uten at det er vurdert som den mest regningssvarende bruk av offentlige midler. 23

24 All utsetting av oppdrag til private aktører, konkurranse utsettes etter reglene i LOA. Spørsmål 9: Besvares ikke. Viser til besvarelse i tidligere spørsmål. Spørsmål 10: Nevnte prosjekt oppfyller kravene til universell utforming i PBL og TEK 10. Spørsmål 11: Ja. Spørsmål 12: Prosjektet var ikke påstartet da dette spørsmål ble reist. Prosjektet er nå startet, og følger anskaffelsesregelverket i LOA. Med vennlig hilsen Hemne kommune Med vennlig hilsen Hemne kommune Torger Aarvaag Roar Kjerstadmo Rådmann Enhetsleder TLM Torger.aarvaag@hemne.kommune.no roar.kjerstadmo@hemne.kommune.no 24

25 Rapport fra forvaltningsrevisjon - næringsutvikling Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 13/6-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunstyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av næringsutvikling i kommunen til orientering. Kommunestyret tar revisors anbefaling om en konkretisering av kommunens målsettinger innen næringsarbeidet til etterretning, og ber rådmannen legge til retet for at dette tas med i videre planarbeid på området. Vedlegg Rapport fra forvaltningsrevisjon - Oppfølging av næringsutvikling Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 4/2013, på bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret, å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på arbeid med næringsutvikling i Hemne kommune. Prosjektet ble vedtatt gjennomført innenfor en ramme på 230 timer med levering innen 25. oktober Revisjon Midt-Norge leverte 25. oktober rapporten Oppfølging av næringsutvikling i kommunen som svar på denne bestillingen. Om rapporten Revisor har to problemstillinger som utgangspunkt for sin undersøkelse: 1. Har Hemne kommune nødvendig styring med næringsutviklingen i kommunen? 2. Har kommunen etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? Revisor har vurdert disse problemstillingene opp mot revisjonskriterier utledet fra føringer fra staten, fylkeskommunen og kommunen. Vurderingene baserer seg på gjennomgang av dokumenter fra kommunen og intervju med relevante personer hos kommunen og Hemne næringshage. Innenfor den første prosblemstillingen vurderer revisor at midlene brukes i tråd med fylkesplanens innsatsområder fra fylkeskommunen. Etter revisors vurdering er dette også i tråd med kommunens mål. Revisor finner imidlertid at kommunen i den interne saksbehandlingen i større grad kunne bruke kommunens egen mal for tydligere å få fram forankringen i overordnede planverk. 25

26 Revisor påpeker også at den rapporteringen som foreligger ikke gjør det mulig å vurdere om det enkelte prosjekt har relevans eller effekt for de overordnede målene. Det trekkes fram som en utfordring at kommunen ikke har satt mål og tiltak som er egnet til å evaluere mot. Dette kan være hensiktsmessig i et system med mål- og resultatstyring. Innenfor den andre problemstillingen er det revisors vurdering at næringsarbeidet i kommune har en organisering som gir gode muligheter for dialog mellom de ulike partene innenfor næringsarbeidet, og at det er etablert hensiktsmessige arenaer for samordning. Eierne, deriblant kommunen, av Hemne næringshage har god mulighet til å styre næringshagen på en fleksibel måte gjennom mye uformell kontakt. Revisor påpeker imidlertid at kommunen bør gi de viktigste styringssignalene på en mer formalisert måte, for eksempel gjennom utarbeidelse av skriftlige handlingsplaner. I tillegg til dette anbefaler revisor at målformuleringer i kommunens planverk legges operasjonaliseres slik at det i større grad blir mulig å vurdere resultatet av det arbeidet som utføres. Som en del av dette anbefaler revisor at planer bør konkretiseres med planlagte tiltak som skal bidra til måloppnåelse for hver strategi. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten gir inntrykk av at Hemne kommunes næringsutviklingsmidler brukes i tråd med formålet, selv om det er et visst forbedringspotensiale i saksbehandlingen. Rådmannen bør ta med seg revisors innspill i det videre arbeidet på området. Når det gjelder rapportering og evaluering gir rapporten inntrykk av at kommunens målsettinger er slik utformet at det er vanskelig å evaluere om prosjektene bidrar til å oppfylle dem. Kommunen bør merke seg behovet for å konkretisere målene på en slik måte at det er mulig å evaluere arbeidet opp mot disse, og ta det med i videre planarbeid. Ut fra rapporten ser det også ut til at arbeidet med næringsutvikling er organisert på en formålstjenlig måte som gir gode muligheter for samarbeid og samordning. God uformell kontakt gir et godt grunnlag for samarbeid, men en god forvaltning tilsier at kommunen bør gi de viktigste styringssignalene på en noe mer formalisert måte. 26

27 Orientering om status for regnskapsrevisjonen 2013 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/179-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Revisors redegjørelse tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget skal i følge kommuneloven 77 nr. 4 og kontrollutvalgsforskriften 6 påse at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Som en del av dette plikter utvalget å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalgets ansvar omfatter ikke en faglig vurdering av revisjonens utførelse, da det er revisor som har det faglige ansvaret for selve gjennomføringen av revisjonen. Mer om regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med denne kan leses i Kontrollutvalgsboken kapittel 9, ss Revisjon Midt-Norge utfører regnskapsrevisjon for Hemne kommune. I tillegg til kontroll av det avlagte årsregnskapet skjer dette gjennom en løpende kontroll gjennom året og kontrollhandlinger i tilknytning til fylkeskommunens økonomiske internkontroll. Som kontrollutvalget tidligere har blitt orientert om har daglig leder Inge Storås tatt over som oppragsansvarlig regnskapsrevisor. Han vil gi en orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å ta informasjonen fra revisor til orientering. 27

28 Prosess for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &58, &30 Arkivsaknr.: 12/88-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides i tråd med plan skissert i saksframlegget, med sikte på instilling til kommunestyret i januar Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse 2012 Saksutredning Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget å utarbeide og legge frem for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) Fra perioden har det i Hemne blitt lagt opp til å vedta toårige planer. Tidligere ble planene vedtatt for perioder på ett år. Erfaringen fra siste planperiode er at en toårig plan gir bedre mulighet til helhet i prioriteringene og bedre kontinuitet i arbeidet. Videre er det også noe ressursbesparende for sekretariat og kontrollutvalg og gir større mulighet til fleksibilitet i forhold til når prosjekter igangsettes. Planen skal i følge forskriften baseres på en overordnet analyse av risiko ved kommunens virksomhet. I forbindelse med utarbeidelsen av plan for inneværende periode ble det gjort et forholdsvis omfattende arbeid med overordnet analyse. Sekretariatet foreslår at denne legges til grunn også for ny plan. Ytterligere informasjon om planer for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon 1 generelt kan finnes i KRDs veileder Kontrollutvalgsboken, kapittel 6 og 7 (s. 77- ). 1 Elektronisk versjon av Kontrollutvalgsboken kan lastes ned her: 28

29 Forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret , og hadde tre prioriterte prosjekter: 1. Arbeid med næringsutvikling 2. Personalpolitikk og kompetanse 3. Forebyggende innsats overfor barn og unge Hemne kommune disponerer i tråd med avtale med Revisjon Midt-Norge for timer i året til forvaltningrevisjon. Dette tilsier i utgangspunktet ca. ett forvaltningsrevisjonsprosjekt i året. I 2012 ble det gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandling av utbyggingssaker, bestilt før utarbeidelse av ny plan. I 2013 er det bestilt et prosjekt om arbeid med næringsutvikling. Utestående prosjekter fra planen for bør tas med i prosessen med ny plan og vurderes opp mot eventuelle nye forslag. Prosess for ny plan Fokus for prosessen med å utarbeide analyse- og plandokumenter bør ligge på å finne fram til prosjekter som kan bidra til forbedring og økt måloppnåelse for hele virksomheten. Det bør legges vekt på å skaffe relevant informasjon fra ulike parter, både fra politisk og administrativt hold og andre relevante kilder. Planen skal være et verktøy for kommunestyret for å ivareta sitt overordnede kontroll- og tilsynsansvar. Det er derfor en intensjon at de prosjektområdene som fremheves i planen oppfattes som nyttige for kommunestyrets virksomhet. I forbindelse med utarbeidelse av plan for inneværende periode inviterte kontrollutvalget gruppeledere fra kommunestyret til å gi innspill til arbeidet gjennom et eget møte. Erfaringene fra dette var gode, og sekretariatet oppfordrer til at denne praksisen videreføres i år. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår følgende prosess for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon: 12. desember KU-møte Innspill fra gruppeledere Innledende diskusjon om FR-tema i kontrollutvalget Januar Januar/Februar KU-møte Sekretariatet legger frem planforslag. Kontrollutvalget vedtar innstilling til kommunestyret. Kommunestyret Kommunestyret vedtar ny plan. 29

30 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/149-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 30