Referat fra styremøte i Stavanger Turistforening

Transkript

1 Referat fra styremøte i Stavanger Turistforening Mandag 28. august 2017 kl i Klostersalen Til stede fra styret: Forfall: Referent; Per Hanasand, Trine Danielsen, Tove Sivertsen, Christian Alden, Gunhild Holtet Eie, Lars Kristian Bjørheim, Arne Storhaug, Geir Olsen, Axel Wirowski (ansattes representant) og Trygve Forgaard (Rådet). Inger Karin Natlandsmyr, Edward Prestholm og Jarand Aasvold (DNT Ung Stavanger). Preben Falck SAKSLISTE 07/17-1 Referat fra forrige styremøte - Beslutningssak Referat fra styremøte 22. juni 2017 vedlegges for styrets godkjenning. Referat fra styremøtet 22. juni 2017 godkjennes. Behandling i møtet: Det var ikke merknader til referatet. Referat fra styremøtet 22. juni 2017 godkjennes. 07/17-2 HMS-rapport - Orienteringssak Sommeren har forløpt i hovedsak uten betydelige uønskede hendelser. Det har vært en rekke redningsaksjoner ved Preikestolen og Kjerag også i år, men de tiltak som er iverksatt ser ut til å ha god effekt. Beredskapsplanen er gjennomgått og supplert med detaljerte rutiner og instrukser. En ungdom på sommerjobb skadet ankelen på tur mellom Bakken Gård og Songesand. De andre medhjelperne klarte å få hjulpet ham tilbake uten ekstern bistand. Behandling i møtet: Det var ikke merknader til rapporten. 07/17-3 Orientering om driften - Orienteringssak 22. august passerte STF medlemmer! Sommersesongen har stort sett vært preget av høy aktivitet, tross vått og kaldt vær særlig siste del av sommeren. Endelige tall er ikke klar enda, men det kan se ut til at vi får en sommersesong på nivå med det svært gode besøket vi hadde i fjor. En foreløpig tendens ser ut til å være noe svakere besøk på en del av de eldre hyttene, mens de nye populære hyttene, spesielt Skåpet og Kvitlen, fortsatt trekker mye folk. Veksten rundt de store attraksjonene i Lysefjorden ser også ut til å ha flatet noe ut, spesielt i det norske markedet. Stavanger Turistforening, Pb 239 Sentrum, 4001 Stavanger Telefon Bankkonto Org. nr E-post: Tursenter@stf.no

2 Utfyllende rapporter fra de betjente anleggene er vedlagt. Gjennomgående er det godt besøk og høy aktivitet. De økonomiske resultatene påvirkes av store investeringer på Haukeliseter og en del større nyanskaffelser og oppussing også på de andre betjente anleggene. Etter klage har forsikringsselskapet gitt oss delvis medhold i kravet om erstatning for skade på slamavskilleren på Haukeliseter. Vi har nå akseptert et oppgjør på kr Dette er 22 % av kostnaden på rundt. kr I juli fikk vi i tillegg problemer med brønnen som måtte bores opp og vi måtte bytte noen deler. Byggingen av sikringshytte på Sandvatn går etter planen. Tømmerarbeidene er i det alt vesentligste ferdig, det gjenstår innredningsarbeider, maling og innflytting. En kronerulling på Facebook i juni brakte kr i gaver fra private til prosjektet. Det er montert støydemping i taket på flere av våre anlegg i år: Haukeliseter, Stranddalen, Gramstad låven og Kvitlen. Dette gir veldig god effekt, tilsvarende vil bli vurdert både på fremtidige nybygg og på andre deler av våre bygg. Det har vært en større dugnad på Holmavatn, med utskifting av kjøkken og generelt vedlikehold. Også på Flørli er det utført arbeid i sommer. Uteområdene på Gramstad blir ferdigstilt i disse dager, med universell tilgjengelighet og et stort steinarbeid. STF har vært godt synlige i media i sommer, men likevel noe færre saker enn i fjor. Omfattende mediomtale av bestyrerskiftet på Stranddalen har resultert i fornyet interesse for stedet og en betydelig økning i besøket. Mediesaker, sommer 2017 (2016) fra 23. Mai til 23. Aug: 74 papir (95) 80 web (83) Totalt: 154 (178) Vi er to måneder inn i et samarbeid med selskapet iprospect, som bistår med segmenterte markedskampanjer via sosiale medier og Adwords-annonsering. Før sommeren satte vi opp 11 kampanjer/annonser, fordelt på to måneder. De omhandlet fjellhyttene våre, medlemskap og aktivitetstilbud. Førstnevnte ble en soleklar vinner, med 2406 konverteringer/klikk, direkte inn på våre hyttesider. Totalt var fjellhytte-annonsene våre synlig for i distriktet. Aktivitet hadde en nettannonse som nådde i distriktet og 62 stk meldte seg på via annonsen. Annonsene våre har bidratt til 188 nye medlemmer på to måneder. Avtaleperioden med iprospect går ut september og vi vil fokusere på medlemsverving og medlemsfordeler, før samarbeidet blir evaluert. Forsand kommune har nedlagt ferdselsforbud på Preikestolen i en periode i september i forbindelse med innspilling av en «Mission Impossible» film der. STF gav enkelte kritiske merknader med krav om at det bør stilles strengere vilkår for en slik innspilling. Innspillingen er senere utsatt på ubestemt tid. Saken vil bli fulgt opp gjennom en evaluering i regi av Stiftelsen Preikestolen. Vår markeds- og kommunikasjonssjef er fortsatt sykemeldt, og ser ikke ut til å kunne komme tilbake i august/september som tidligere planlagt. Det er usikkert når hun vil komme tilbake i jobb. I tursenteret har flere av de timeansatte sluttet pga flytting, studier mm. Nye ansatte er på plass, og det søkes fortsatt etter flere timeansatte til ekstravakter og for å fylle inn ved behov. Atle Ommundsen er engasjert i en 50% stilling ut 2017 for å følge opp prosjektet med stiverter til Preikestolen og Kjerag, finansiert av statlige midler fra Nasjonale Turstier. 2

3 Ferietiden er tradisjonelt ikke høysesong for fellesturer, men det har vært gjennomført en rekke aktiviteter. Det ar avholdt 3 barneleire «Kongesommer» på Gramstad, 2 Barneleire på Stranddalen og 2 familieleire, en på Sandsa og en på Ådneram. Alle disse arrangementene har vært fulltegnet og med gode tilbakemeldinger. Tripp Trapp Triathlon går av stabelen 26. august, og var fulltegnet med 160 deltakere allerede 2 måneder før start. Lysefjorden vandrefestival september blir nå markedsført, men vi trenger mer påmelding til denne. Vi er nå i gang med aktiviteter på Dyrsnes ved Stokkavatnet i Stavanger, som ble «innviet» med ca 20 deltakere på telttur august. Turgruppen Fjells venner og turkompani feiret 1. august ettårsdag, og har nå over 3000 følgere på Facebook. Gruppen har arrangert 342 turer, med et snitt på 9 deltagere, dvs. over 3000 fjellvandrere på tur ila det siste året. DNTs daglig ledermøte avholdes på Skåpet september. Daglig leder deltok på synfaringstur for kontaktutvalget for Vormedalsheia og Lusaheia landskapsvernområde (del av SVR) august. Det er inngitt en høringsuttalelse til langtidsplan for Stiftelsen Preikestolen. Stiftelsens langtidsplan og STFs høringsuttalelse vedlegges. STFs forretningsfører fra 1955 til 1993, Kjell Robberstad, døde 10 juli. STF deltok i bisettelsen, Kjell Helle-Olsen holdt tale over ham under bisettelsen og familien arrangerte minnestund i Klostersalen med omkring 90 fremmøtte. Minneord som ble publisert i Stavanger Aftenblad er vedlagt innkallingen. Behandling i møtet: Styret diskuterte enkelte poster i orienteringen. 07/17-4 Administrasjon - orienteringssak Stillingen som Økonomi og administrasjonssjef ble utlyst i juni. Det er 85 søkere til stillingen, mange svært godt kvalifiserte. Christian Alden og daglig leder har håndtert ansettelsesprosessen. Det nærmer seg en konklusjon på dette rekrutteringsarbeidet og arbeidet med andre organisasjonsendringer som henger sammen med det. Det vil bli gitt en orientering i møtet. Det er ikke gjort noe videre med nyansettelse innen marked og kommunikasjon. Behandling i møtet: Daglig leder orienterte om at rekrutteringsprosessen er så godt som i mål. Administrasjonen planlegger å gi et tilbud til Ragny Bergesen om ansettelse som Økonomi- og administrasjonssjef, og til Hartvik Amdal som medarbeider innen økonomi og IT. De to ansettelsene innebærer en vesentlig styrking av foreningens administrative kapasitet. Dette gjøres for å kunne øke kvaliteten på arbeidet i administrasjonen, og for å bygge opp ressurser til å ta en aktiv rolle i utviklingen av fellesfunksjoner i DNT. Økonomisk planlegges de to stillingene delvis dekket inn gjennom effektivisering av regnskapsfunksjonen, og ved utleie av Hartvik til DNT. Det vil også bli søkt om samhandlingsmidler fra DNT til å utrede 3

4 et tettere samarbeid med Haugesund turistforening om regnskap og økonomistyring. Styret sa seg positiv til en slik satsing. 07/17-5 Økonomisk situasjonsrapport - orienteringssak Økonomisk rapport for juli vedlegges. Det vil i møtet bli gitt en orientering om likviditetssituasjonen, og større endringer i forhold til budsjett. Rapportene er unntatt offentlighet. Behandling i møtet: Daglig leder gjennomgikk hovedtallene og kommenterte utsiktene for resten av året. Generelt har driften gitt gode resultater, noe som har muliggjort omfattende arbeider med vedlikehold og nyinvesteringer. Det ble påpekt noen feil i rapporten. Administrasjonen vil gjennomgå denne på nytt og sende ut en oppdatert versjon. 07/17-6 Rehabilitering Haukeliseter - beslutningssak Som styret tidligere er orientert om er ombygging av hovedetasjen i hovedbygget på Haukeliseter gjennomført. Dette ble vesentlig mer kostbart enn opprinnelig budsjettert. Det arbeides med en oppdatert og revidert langtidsplan for rehabilitering av Haukeliseter, som vil bli presentert for styret under strategisamlingen på stedet i november. Likevel er det fortsatt behov for å videreføre arbeidet med rehabilitering av anlegget. I tråd med opprinnelig langtidsplan er neste post på prioritetslisten å gå i gang med rehabilitering av gjesterom, i første omgang fjellrommene i underetasjen til hovedbygget. Det er administrasjonens foreløpige vurdering at foreningen vil ha tilgjengelig likviditet til å videreføre rehabiliteringsarbeidet innenfor en ramme på 1-1,5 mill i løpet av kommende høst og vinter. Omfanget av nødvendige arbeider og tilgjengelig likviditet vil bli klarere i løpet av de neste ukene. De planlagte arbeidene nå er av en slik karakter at det er mulig å tilpasse arbeidets omfang til tilgjengelig finansiering. Styret ber om å få forelagt en oppdatert langtidsplan for rehabilitering av Haukeliseter på strategisamlingen 11. november. Frem til dette får administrasjonen fullmakt til å igangsette nødvendig rehabiliteringsarbeider innenfor en samlet ramme på 1,5 mill kr. Behandling i møtet: Styret drøftet saken. Det var enighet om at det er viktig å fortsette arbeidet med rehabilitering av Haukeliseter, og om mulig fortsette arbeidet med oppgradering av hovedbygget. Styret ønsket imidlertid å begrense rammen for arbeidene i denne fasen noe. Økonomisk ramme blir derfor satt til kr. 1 mill, ikke 1,5 mill som foreslått i innstillingen. 4

5 Styret ber om å få forelagt en oppdatert langtidsplan for rehabilitering av Haukeliseter på strategisamlingen 11. november. Frem til dette får administrasjonen fullmakt til å igangsette nødvendig rehabiliteringsarbeider innenfor en samlet ramme på 1 mill kr. 07/17-7 Strategiprosess beslutningssak STFs gjeldende mål- og strategidokument utløper ved utgangen av DNT sentralt arbeider med et nytt veivalgsdokument som planlegges vedtatt på Landsmøtet i Oslo juni Et bakgrunnsnotat til DNTs veivalgsprosess vedlegges. Det foreslås at STF legger opp til en strategiprosess som er parallell til DNTs, men slik at STF da vedtar vårt strategidokument før DNT formelt vedtar sitt, på årsmøtet i april I et slikt arbeid bør det legges opp til involvering av medlemmene i foreningen, og å engasjere flere medlemmer fra både styre og administrasjon. Styreleder vil redegjøre nærmere for forslag til prosess. Behandling i møtet: Styret drøftet saken. Styret legger opp til en strategiprosess for vedtak av en ny strategi for perioden på årsmøtet i Det var enighet om å legge opp til en prosess som leder frem til vedtak av ny strategi for på årsmøtet i Styret ønsker å utarbeide et strategidokument på et overordnet nivå, gjerne i en mer spisset form enn DNTs veivalgsdokument og någjeldende strategi for STF. Det bør inviteres til ulike former for innspillrunder i møter, i nettfora e.l. Styret ønsker å gjennomføre en spørreundersøkelse for å kartlegge synspunkter i medlemsmassen. Trine Danielsen ble spurt om å lede en strategikomité, som rapporterer til styret. Øvrige medlemmer til komitéen er: Edward Prestholm, Trygve Forgaard, Gunhild Holtet Eie, Tove Sivertsen og Preben Falck. Styret legger opp til en strategiprosess for vedtak av en ny strategi for perioden på årsmøtet i /17-8 Kjeraghytte, status - orienteringssak Styreleder og daglig leder presenterte planene for en Kjeraghytte for rådgivende utvalg (i hovedsak styret) i SVR 16. juni. I etterkant av presentasjonen ble saken behandlet av styret under «eventuelt» og vi mottok en del signaler som oppfattes negative til planene slik de ble presentert. Dette skaper en usikkerhet rundt prosjektet som innebærer at videre arbeid både med prosjektering og finansiering mm blir begrenset til et minimum. I august er det gjennomført samtaler både med styreleder i SVR og ordfører og administrasjon i Forsand kommune som nyanserer bildet noe. 5

6 Styreleder og daglig leder vil orientere nærmere i møtet, for en diskusjon om videre strategi og fremdrift. Behandling i møtet: Daglig leder og styreleder redegjorde for saken. Trine Danielsen gav et referat fra møte med statssekretæren i KMD sammen med Bergen og Hordaland turlag, der planene for hytter på Trolltunga og Kjerag ble presentert. Styret drøftet saken. Samlet sett er situasjonen ikke vesentlig endret, og det ligger fast at STF ønsker å jobbe for å realisere en slik hytte. Signalene fra SVR innebærer at man må ta høyde for at utfallet av en dispensasjonssøknad kan bli negativt. Styret oppfordrer administrasjonen til å jobbe for å fremlegge en søknad for SVR til styremøtet i desember. 07/17-9 Orienteringer fra aktivitetsgruppene Orienteringer fra styremedlemmer som har vært i kontakt med "sine" turlag eller aktivitetsgrupper. Behandling i møtet: Det var ikke noe nytt å melde. 07/17-10 Møteplan beslutningssak Styret bes diskutere møteplan for 2017, for planlegging av hovedsaker av strategisk betydning fordelt mellom de gjenstående møtene i høst. Behandling i møtet: Styret fastsatte følgende møteplan for resten av møtene i 2017: Dato Tema 25. september Kystsatsing, kystled mm. Geir Olsen innleder til diskusjon 30. oktober Sosialt ansvar, fattigdomsproblematikk, integrering mm. Kommunaldirektør Per Haarr, Stavanger kommune inviteres til å holde et innlegg. Hyttestruktur Budsjett november Strategisamling Haukeliseter Nytt strategidokument Videreutvikling av Haukeliseter 27. november Videreutvikling av Preikestolen fjellstue Budsjett 8. desember Julebord, Gramstad Notat etter møtet: Det ble etter møtet avklart at Per Haar kan delta på styremøtet i oktober, men ikke september. Tema på de to møtene er derfor byttet om i forhold til det som ble diskutert i møtet. 6

7 07/17-11 Eventuelt Ingen saker til behandling. Preben Falck referent Neste styremøte er 25. september. 7