MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM.

Transkript

1 NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM. TID: kl STED: FORMANNSKAPSSALEN, 2. ETG. Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 7/12 8/12 9/12 10/12 ORIENTERING OM LEAN OG REVIDERT PROSJEKTPLAN INFORMASJON VEDRØRENDE SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE FORPROSJEKT ORGANISERING AV MILJØARBEIDERTJENESTEN, TILRETTELAGTE TJENESTER OG ANDRE BOFELLESSKAP BEHOV FOR FLERE STILLINGER I AVDELING FOR TILRETTELAGTE TJENESTER NORDRE LAND KOMMUNE, den 12. september Liv Solveig Alfstad ordfører

2 Lnr.: 10950/12 Arkivsaksnr.: 12/2168 Arkivnøkkel.: 000 Saksbehandler: MLT Utskrift til: ORIENTERING OM LEAN OG REVIDERT PROSJEKTPLAN Sammendrag: Forprosjektet for Lean er nå satt i gang, i tråd med bestillingen fra Kommunestyret. Prosjektplanen for forprosjektet er revidert med hensyn til ny framdriftsplan og økonomi. Rådmannen anbefaler at formannskapet støtter revidering av prosjektplan Forprosjekt Lean i Nordre Land kommune. Evaluering og forslag om eventuell videreføring av Lean som arbeidsmetode i organisasjonen legges fram for Formannskapet i desember Vedlegg: - Revidert prosjektplan for forprosjektet - Rapport om valg av konsulentmiljø unntatt offentlighet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Saksopplysninger: Kommunestyret har gjennom Handlingsplan gitt rådmannen i oppdrag å sette i gang et pilotprosjekt om Lean som arbeidsmetode for å kunne arbeide mer hensiktsmessig på en del områder. Hensikten er å frigjøre tid og ressurser som kan brukes til å gi et bedre tjenestetilbud og økt kvalitet for brukeren. Anbudsgrunnlag for tilknytning av eksternt konsulentmiljø for opplæring og implementering av Lean ble sendt til tre kjente tilbydere, i tråd med Lov om offentlige anskaffelser. Etter vurdering og rangering med bakgrunn i fire kriterier ble SINTEF Raufoss Manufacturing AS (SRM) valgt som ekstern konsulent og samarbeidspartner. Det er valgt ut tre piloter i forprosjektet; Torpa barnehage- Mariringen, Psykisk helse og Hjemmetjenesten Dokka. Disse er nå i gang med opplæring i og implementering av Leanverktøy på sine avdelinger. Vurdering: Med bakgrunn i erfaringer fra andre kommuner som har tatt i bruk Lean og i samråd med SRM, har prosjektledelsen og styringsgruppa kommet fram til at opprinnelig framdriftsplan var for kort til å kunne fullføre implementering i de tre pilotavdelingene. Perioden for forprosjektet burde minimum forlenges til medio desember 2012, men for å kunne evaluere

3 og behandle saken i forbindelse med budsjett 2013, foreslås prosjektperioden forlenget til Budsjettet i prosjektplanen er revidert med bakgrunn i følgende forhold: 1. Økt tilskudd, etter søknad til KS. 2. Perioden for forprosjektet forlenges, dermed økes også lønnskostnadene. 3. Nordre Land kommune har bedt om mer aktiv bistand fra SRM. 4. Lønnskostnader som dekkes over avdelingenes egne budsjett er tatt med i oppstillingen. Det vises til vedlagte rapport om vurdering og valg av konsulentmiljø, når det gjelder begrunnelse for endringsforslagene. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde formannskapet-adm. til å fatte slikt vedtak: 1. Formannskapet tar orienteringen om status i forprosjektet til etterretning. 2. Formannskapet tar revideringen av prosjektplanen til etterretning. 3. Sluttrapport og evt. anbefaling om videre utrulling vil bli lagt fram for Formannskapet 12. desember NORDRE LAND KOMMUNE, den 4. september 2012 Jarle Snekkestad rådmann Merethe Lien Tøftum

4

5

6

7

8

9

10 Lnr.: 11738/12 Arkivsaksnr.: 12/2290 Arkivnøkkel.: 033 Saksbehandler: RIF Utskrift til: INFORMASJON VEDRØRENDE SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE Sammendrag: Nordre Land kommune ønsker å søke om deltakelse i det nasjonale utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune med oppstart årsskiftet 2012/2013. Deltakelsen i programmet vil fokusere på kompetanse og rekruttering gjennom tre ulike delprosjekter; kompetanseutvikling i barnehagene, strategisk kompetanseplan i enhet Teknisk Drift og Eiendom og rekruttere og beholde- strategisk kompetansestyring. Rådmannen vil råde til å fatte slik vedtak: Formannskapet- administrative saker tar rådmannens planer om hovedprosjekt og delprosjekter til etterretning, og anbefaler en søknad om opptak til utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune høsten Vedlegg: Prosjektplan Saman om ein betre kommune Prosjektplan-delprosjekt kompetanseutvikling i barnehagene Prosjektplan-delprosjekt strategisk kompetanseplan i enhet Teknisk Drift og Eiendom Prosjektplan- delprosjekt rekruttere og beholde Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Søknad om skjønnsmidler til omstillings- og fornyingsprosjektet til Fylkesmannen våren Beskrivelse av oppdrag til konkurransegrunnlag (tilbudsgrunnlag til anbudsrunden på Doffin). Saksopplysninger: Nordre Land kommune søker om opptak i andre runde av det nasjonale utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune høsten 2012, med oppstart januar Utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune er et samarbeid mellom Kommunal- og regionaldepartementet, KS, LO Kommune, YS Kommune, Unio og Akademikerne, og hvor kommunalministeren er ansvarlig. Hovedformålet med programmet er at det skal medvirke til nasjonal fornyelse, og de lokale prosjektene i programmet skal systematiseres og kunne spre kunnskap til andre kommuner. Deltakerkommunene vil få tilgang til ressursmiljø og et faglig fellesskap med andre kommuner, og kommunene får også økonomisk støtte til gjennomføring av sine lokale prosjekter. Erfaringer fra blant annet KKP har vist at flere prosjekter med ulike temaer er vanskelig å håndtere og følge opp, og denne gangen ønsker man derfor å fokusere på et av kommunesektorens hovedutfordringer som arbeidsgiver, nemlig tilstrekkelig og kompetent arbeidskraft- rekruttering og kompetanse. Det ene delprosjektet skal jobbe med utfordringene kommunen har med å rekruttere og beholde arbeidskraft med tilstrekkelig og riktig kompetanse. Ved hjelp av en rekrutteringsmodell utarbeidet

11 av KS kan man bl.a få svar på spørsmålene hvor mange årsverk trenger en kommune for at kommunen skal kunne yte tjenester til befolkningen i årene fremover, hvor mange ansatte, og hvilken kompetanse kan kommunen i regne med å beholde i årene fremover? og hvor mange ansatte, og hvilken kompetanse må kommune rekruttere for å opprettholde dagens tjenestetilbud. Svarene vil blant annet være med å aktualisere spørsmålet om kompetanse internt i kommunen og danne grunnlag for det videre arbeidet med strategisk kompetansestyring kommunen. Prosjektet vil vare fra primo januar 2013 til Det andre delprosjektet skal arbeide konkret med strategisk kompetansestyring i enhet Teknisk Drift og Eiendom. Med bakgrunn i økte krav til spesialkunnskap ved utførelse av enkelte oppgaver, sårbart fagmiljø og forholdsvis mange eldre arbeidstakere som innehar verdifull kompetanse, er det behov for en grundig gjennomgang av hvilke kompetansekrav som finnes og hva som er dagens kompetansebeholdning. Etter denne kartleggingen vil det bli utarbeidet en strategisk kompetanseplan. Planen vil inneholde konkrete tiltak for å kunne utvikle kompetanse som forefinnes, og forslag til rekruttering av ny kompetanse. Forslagene til tiltak vil bli utredet og fremkomme i prioritert rekkefølge i kompetanseplanens tiltaksdel. Det er et mål at den strategiske kompetanseplanen skal fungere som mal for de andre enhetene i deres arbeid med å utarbeide kompetanseplaner i nærmeste fremtid. Prosjektet vil vare fra til Det største delprosjektet vil inkludere alle barnehageansatte. Inspirert av prosjektet Lær og lære i kommunens grunnskoler, med påfølgende toårig etterutdanning for alle ansatte i skolen i regi av Høgskolen i Hedmark, ønsker barnehagene å jobbe mot tre av sine hovedmål gjennom et lignende undervisningsopplegg. Formålet med prosjektet vil være å lage en felles pedagogisk plattform for å sikre likeverdig og høg kvalitet i samtlige barnehager, styrke barnehagen som læringsarena og sikre at alle barn får et tilrettelagt omsorgs- og læringsmiljø i barnehagen. Anbud vil bli innhentet i løpet av høsten 2012, og planlagt oppstart er januar Prosjektet vil vare fra primo januar 2013 til , men med forberedende aktiviteter fra oktober Delprosjektene vil jobbe for å ivareta fokuset som er lagt på brukerperspektivet, medarbeiderperspektivet og økonomiperspektivet etter kommunens omlegging til balansert målstyring. Det er ønskelig å videreføre trepartssamarbeidet som ble initiert gjennom Kvalitetskommuneprogrammet. Målet med samarbeidet er å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte. For å ivareta de folkevalgte og de tillitsvalgtes rolle i dette samarbeidet vil tre personer fra hver av partene være representert i prosjektets styringsgruppe. I tillegg vil de tillitsvalgte ha en representant i to av delprosjektene. For å sikre medvirkning for alle parter vil styringsgruppen ha møter annenhver måned. Dette vil også gjøre det enklere for medlemmene å følge opp prosjektene på en god måte. For også å øke forutsigbarheten er det utarbeidet en møtekalender for styringsgruppen for Delprosjektlederne skal utarbeide statusrapporter for sitt prosjekt før hvert styringsgruppemøte. Bakgrunnsinformasjon: Forskning viser at riktig og god kompetanse sikrer kommunen kvalitet i tjenestene, effektiv ressursutnyttelse, innovasjon og utvikling og et godt omdømme som en attraktiv arbeidsplass. Strategisk kompetansestyring innebærer både rekruttering og videreutvikling av eksisterende kompetanse i forhold til organisasjonens mål. I likhet med de fleste mindre kommuner i Norge har Nordre Land utfordringer på kompetansefronten; det er vanskelig å rekruttere kvalifisert personell inn i enkelte yrker og det er behov for å sette mer fokus på strategisk styring av kompetanseressursene som allerede finnes i organisasjonen. I tillegg vil det i bli en stor jobb å erstatte kompetansen man mister når mange går

12 over i pensjonistenes rekker de nærmeste årene. Nordre Land ønsker å gjøre en innsats, og være i forkant av denne utviklingen. Gjennom søknaden om opptak til utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune ønsker kommunen å jobbe med disse utfordringene gjennom tre delprosjekter som alle omhandler strategisk kompetansestyring, men tre ulike aktiviteter i denne prosessen. Arbeidet skal gjennomføres gjennom et samarbeid mellom kommunens administrasjon, folkevalgte og tillitsvalgte. For et par år siden la kommunen om til balansert målstyring. Med dette styringssystemet fikk man et mer balansert og helhetlig fokus på å oppnå resultater. Hvordan man lykkes måles gjennom tre ulike perspektiver: brukerperspektivet (Hvor godt tilfredsstiller vi brukernes ønsker og behov?), medarbeiderperspektivet (Bidrar vi til motivasjon og trivsel hos de ansatte?) og økonomiperspektivet (Utnyttes de økonomiske ressursene på en effektiv måte?), i tillegg til samfunnsperspektivet. De tre delprosjektene vil jobbe for å ivareta og bruker-, medarbeider- og økonomiperspektivet på en god måte. I følge kommunens handlingsplan skal skole og barnehage være fokusområder for kommuneplanperioden , og målene satt i planen er blant annet: barn og unge skal ha trygge oppvekstvilkår, gode utviklingsmuligheter og god helse. Nordre Land skal være offensive når det gjelder barnehage og skoleutvikling. Gi barn i førskolealder et sosialt og pedagogisk godt tilbud. Delprosjektet i barnehagene vil være et viktig bidrag for å nå disse målene. Organisering og arbeidsformer: Deltakelsen i Saman om ein betre kommune vil bli forankret gjennom et trepartssamarbeid mellom politikere, administrasjon og fagforeningene. Prosjektet vil bli organisert som et overordnet hovedprosjekt med tre delprosjekter med egen prosjektorganisering etter PLP-metoden. Rådmann Jarle Snekkestad er Oppdragsgiver og prosjekteier: Jarle Snekkestad, rådmann, jarle.snekkestad@nordre-land.kommune.no, tlf / Prosjektansvarlige (PA): Hovedprosjekt: Inger Berit Heimdal, kommunalsjef, inger.b.heimdal@nordre-land.kommune, tlf / Delprosjekt strategisk kompetanseplan TDE: Enhetsleder TDE Knut Andreas Kind, knut.a.kind@nordre-land.kommune.no, tlf Delprosjekt rekruttere og beholde: Kommunalsjef Inger Berit Heimdal, inger.b.heimdal@nordreland.kommune, tlf / Delprosjekt kompetanseutvikling i barnehage: Kommunalsjef Inger Berit Heimdal, inger.b.heimdal@nordre-land.kommune, tlf / Prosjektledere (PL): Hovedprosjekt: Rigmor Frøyslid, saksbehandler i faggruppe HR, rigmor.froyslid@nordreland.kommune.no, tlf Delprosjekt kompetanseutvikling i barnehage: Camilla Gjerdalen, Barnehagekoordinator, camilla.gjerdalen@nordre-land.kommune.no, tlf Delprosjekt rekruttere og beholde: Hege Nermoen, saksbehandler i faggruppe HR, hege.nermoen@nordre-land.kommune.no, tlf Delprosjekt strategisk kompetanseplan TDE: Rigmor Frøyslid i faggruppe HR, rigmor.froyslid@nordre-land.kommune.no, tlf

13 De øvrige aktørene i prosjektarbeidet er valgt ut med bakgrunn i relevant kompetanse og erfaring, i tillegg til et hensiktsmessig antall politikere og tillitsvalgte i fra fagforeningene i styringsgruppen. Medlemmene i prosjektgruppene står beskrevet i vedlagte prosjektplaner. Styringsgruppen (SG): Det vil være en styringsgruppe for alle tre delprosjektene. Gruppen består av tre politikere, tre tillitsvalgte og tre representanter fra administrasjonen: Liv Solveig Alfstad, ordfører, liv.s.alfstad@nordre-land.kommune.no, tlf / Politiker 1 Politiker 2 Jarle Snekkestad, rådmann, jarle.snekkestad@nordre-land.kommune.no, tlf / Anne Lise Olsen, HTV Fagforbundet, anne.l.olsen@nordre-land.kommune.no, tlf / Vibeke Bjørkeli, Tillitsvalgt Delta, vibeke.bjorkeli@nordre-land.kommune.no, tlf Finn Taraldstad, Tillitsvalgt-vara, NITO, finn.taraldstad@nordre-land.kommune.no,tlf Lisbeth Nygård, enhetsleder, lisbeth.nygård@nordre-land.kommune.no, tlf / Geir Steinar Loeng, kommunalsjef, geir.s.loeng@nordre-land.kommune.no, tlf / Det er laget et forslag til møtekalender for Styringsgruppen for Denne fremkommer i fremdriftsplanen i prosjektplanen for hovedprosjektet. Det vil være statusmøter/ beslutningspunkter for gruppen ca. annenhver måned. Prosjektets/ prosjektenes mål: Målene nedenfor et tatt ut i fra vedlagte prosjektplaner: Overordnet prosjektmål for deltakelsen i Saman om ein betre kommune er, gjennom et grundig arbeid, å fullføre de tre planlagte delprosjektene som alle tar utgangspunktet i en svært viktig utfordring i kommunesektoren rekruttering og kompetanse. Gjennom dette arbeidet vil kommunens ansatte, ledere og folkevalgte se viktigheten og nytten av å jobbe strategisk med kompetanse og elementene i begrepet kompetanse- holdninger, evner, ferdigheter og kunnskap. Erfaringene fra arbeidet skal kunne spres til andre kommuner. Prosjektmål for delprosjekt rekruttere og beholde: Formålet med prosjektet er å legge et grunnlag for at kommunen skal kunne skaffe seg tilstrekkelig fagutdannet personell. Det skal også medvirke til at kompetanseutvikling og heving kan skje. - Gi en omfattende analyse av situasjonen på arbeidsmarkedet og skissere tiltak for å skaffe nødvendig rekruttering og styrke kompetansen i virksomheten. Analyse skal gjennomføres ved hjelp av personalrekrutteringsmodellen utarbeidet av KS. - Utrede muligheter for alternative rekrutteringsmåter for å få rett kompetanse på rett plass - Se på ulike tiltak for å erstatte kompetanse på en god måte - Evaluere og utvikle dagens seniorpolitikk Prosjektmål for delprosjekt - strategisk kompetanseplan TDE: - Arbeidet med strategisk kompetanseplan skal gi en oversikt over lokale og nasjonale krav til kompetanse og enhetens kompetansebeholdning. - Kompetanseutvikling (kompetansetiltak) skal gi mer kompetente og fornøyde medarbeidere. - Man ønsker med prosjektet å øke bevisstheten på at kompetanseutvikling er en kontinuerlig prosess som må sees i sammenheng med bl.a endrede krav til kunnskap og utskifting av personell.

14 Prosjektmål for delprosjekt kompetanseutvikling barnehage : - Man skal gjennom prosjektperioden jobbe for å nå deler av de tre hovedmålene satt i St.meld 41. Prosjektmålet er å øke alle barnehageansattes kompetanse med hensyn til å oppnå en felles pedagogisk plattform for å sikre likeverdig og høg kvalitetsutvikling i samtlige barnehager, styrke barnehagen som læringsarena og sikre at alle barn får et tilrettelagt omsorgs- og læringsmiljø i barnehagen, og alle barn skal få delta aktivt i et inkluderende fellesskap. - Prosjektet skal bidra til en mer enhetlig og forutsigbar barnehagekultur og tjeneste. En kritisk suksessfaktor i gjennomføringen, og senere videreføringen, av prosjektet er et godt samarbeid mellom barnehagene og foresatte, PPT, barnevern, barneskolene og helsestasjon. Resultatmål Resultatmål for delprosjekt rekruttere og beholde: Gjennom en analyse av dagens personalressurser ønsker man å finne det fremtidige rekrutteringsbehovet for kommunen frem til Analysen av fremtidig behov og krav til ulik kompetanse skal resultere i en rekrutteringsplan. Utarbeide et godt grunnlag for en helhetlig plan for strategisk kompetansestyring i kommunen Gjennom samarbeid med bolystsatsingen tiltrekke høyt utdannede arbeidstakere Resultatmål for delprosjekt-kompetanseplan TDE: Overordnet mål: Teknisk Drift og Eiendom har nok nødvendig kompetanse på rett plass til rett tid innen Det skal i løpet av prosjektperioden medio oktober 2012 utgangen av juni 2013 være utarbeidet en strategisk kompetanseplan for Teknisk Drift og Eiendom. Planen skal gi en oversikt over enhetens kompetansebeholdning, kompetansekrav som er satt på kommunalt og nasjonalt plan, en analyse av forholdene mellom krav og eksisterende kompetanse. Videre vil planen inneholde konkrete tiltak for å kunne utvikle kompetansen som finnes, bedre utnyttelsen av den og evt. forslag til rekruttering av ny kompetanse. De planlagte tiltakene vil bli utredet og fremkomme i prioritert rekkefølge i kompetanseplanens tiltaksdel. Med bakgrunn i kommunens mål om enhetlige kompetanseplaner for alle resultatenhetene, skal kompetanseplanen for enhet TDE kunne brukes som mal for andre enheter i deres planarbeid. Resultatmål for delprosjekt kompetanseutvikling i barnehagene: Gjennomført kompetansetiltak over to år. Tiltaket skal være et tilbud for alle, og inneholde felles samlinger/ dagskurs, e-læring og gruppeoppgaver med skriftlige innleveringer. De tre hovedmålene det skal jobbes mot i prosjektet er nedfelt i St.meld.41 (Kvalitetsmeldingen): -likeverdig og høy kvalitet i alle barnehager Her vil aktuelle temaer f..eks være samarbeid hjem- barnehage og fremme læring og danning i aktiv deltakelse. Tidsperiode: 8 måneder. - styrking av barnehagen som læringsarena Her vil aktuelle temaer f.eks være relasjonskompetanse- hvordan behandle barn, vennskap og deltakelse, samt danning og holdningsarbeid. Tidsperiode: 8 måneder. -alle barn skal få delta i et inkluderende fellesskap Her vil aktuelle temaer f.eks være barns medvirkning, tidlig innsats/ tidlig intervensjon og tverrfaglig samarbeid. Tidsperiode: 8 måneder. Effektmål

15 Effektmål for delprosjekt rekruttere og beholde: Lettere å rekruttere rette personer med rett kompetanse. Kommunen vil være mindre sårbare ved naturlig avgang av medarbeidere. Godt omdømme som arbeidsgiver gjennom gode fagmiljøer Effektmål for delprosjekt strategisk kompetanseplan TDE: Brukertilfredsheten skal være høyere enn steder vi sammenligner oss med. Vi løser lovpålagte oppgaver med høy kvalitet med og personell med riktig kompetanse. Brukerundersøkelser kan teste kvaliteten. Mer kompetente og motiverte medarbeidere fører til økt trivsel. Sykefraværet skal reduseres som en følge av dette. Flere av de nåværende ansatte vil ønske å ta en fagutdanning/ videreutdanning. Attraktiv arbeidsplass som fører til at det er lett å rekruttere fagutdannet personell- større fagmiljø. Effektmål for delprosjekt kompetanseutvikling i barnehagene: Mer enhetlig og forutsigbar barnehagekultur og tjeneste fører til et bedre fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse. Målet om et mer stabilt personale med god basiskompetanse i temaer behandlet i tiltaket vil føre til en høyere grad av trygghet og tilknytning mellom voksne og barn i barnehagene. Forventning om at økt kompetanse for alle barnehageansatte og et godt tverrfaglig samarbeid med skolene, PP-tjenesten, barnevern- og helsesøstertjenesten vil kunne føre til resultater som gode overganger og mindre spesialoppfølging ved overgang barnehage-skole, og færre som dropper ut av skolen når de blir eldre. Økonomi: Tiltaket felles kompetanseutvikling i barnehage ble delvis forskuttert gjennom en søknad om skjønnsmidler fra Fylkesmannen i mars Det ble søkt om ,- kroner, og det ble i mai gitt tilsagn på hele beløpet. Det ble i tillegg søkt om midler øremerket kompetanseutviklingstiltak fra Fylkesmannen omtrent på samme tid. Her fikk kommunen tildelt kr ,- til nevnte tiltak. Det vil bli søkt om skjønnsmidler også for de kommende årene, så lenge prosjektet varer. Resterende kostnader vil bli innarbeidet i barnehagenes budsjett for 2013 og Estimerte totalkostnader for er på det nåværende tidspunkt ca NOK. Tilbudsgrunnlag for den forestående anbudsrunden på kompetansetiltaket er sendt den regionale innkjøpesenheten, som vil legge anbudet ut på Doffin snarlig. Utgiftene til delprosjektet strategisk kompetanseplan for Teknisk Drift og Eiendom og rekruttere og beholde vil i all hovedsak bestå av lønnskostnader til interne ressurser og prosjektleder i ca % stilling. Estimert totalkostnad er NOK for hvert prosjekt. Man regner med å få dekket halvparten av kostnadene gjennom deltakelsen i Saman om ein betre kommune. Resten vil bli innarbeidet i enhetenes budsjett. Noe mer detaljert budsjett er forelagt i vedlagte delprosjektplaner. Fremdriftsplan: Foreløpige fremdriftsplaner med milepæler og beslutningspunkter er utarbeidet og finnes i vedlagte delprosjektplaner. Vurdering: Erfaringene fra KKP viser at det er utfordrende å gjennomføre prosjekter som har svært forskjellige temaer og favner vidt. Det er derfor vurdert som hensiktsmessig å fokusere på færre temaer, og

16 valget har falt på temaene rekruttering og kompetanse, med strategisk kompetansestyring som primærområde. I kommunens arbeidsgiverpolitikk står det blant annet at formålet med den er å medvirke til et positivt omdømme for å sikre tilstrekkelig bemanning med rett kompetanse, og at det skal være samsvar mellom kompetanse, myndighet og ansvar. Delprosjektet i Teknisk Drift og Eiendom har nettopp tilstrekkelig bemanning med rett kompetanse som overordnet resultatmål. I Kommuneplanens handlingsplan for beskrives blant annet satsingen på kompetanse i barnehagene: den økte satsingen på kvalitet i barnehagene har ført til økt fokus på blant annet kompetanse hos personale og foreldrenes medvirkning og forbedret samarbeid mellom barnehagen og hjemmet. Det blir også lagt føringer til kommunedelplanen som er under rullering; i planen må det inngå konkrete og målbare mål som kan brukes for å synliggjøre kvalitetsutvikling i barnehagene i Nordre Land. Det planlagte delprosjektet er et viktig tiltak for å synliggjøre kommunens fokus på kvalitet i barnehagene gjennom økt kompetanse. Kontinuerlig organisasjonsutvikling er viktig for at Nordre Land kommune kan fremstå som en attraktiv og god arbeidsgiver. Deltakelsen ses i sammenheng med kommunens fokus på forbedringsarbeid gjennom deltakelsen i Samarbeid om etisk kompetanseheving (KS nettverk) og LEAN-prosjektet. Nordre Land kommune ønsker med deltakelsen i Saman om ein betre kommune å være en lærende organisasjon søm ønsker å bidra til ny og endret kompetanse, bedre kommunens læringsarenaer, økt samhandling og dialog på tvers i organisasjonen, og økt ressurseffektivitet. Dette er i tråd med formålene i kommunens arbeidsgiverpolitikk. Med bakgrunn i ovennevnte vurderinger er det ønskelig for Nordre Land kommune å delta i utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune. En slik deltakelse vil være nyttig for å få drahjelp til å utvikle organisasjonen videre. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde Formannskapet-adm til å fatte slikt vedtak: 1. Formannskapet- administrative saker tar rådmannens planer om hovedprosjekt og delprosjekter til etterretning. 2. Formannskapet-administrative saker godkjenner søknad om opptak til utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune høsten NORDRE LAND KOMMUNE, den Jarle Snekkestad rådmann Rigmor Frøyslid

17 Prosjektavtale Fase. Hovedprosjekt 1 Prosjektnummer: Saksnummer: Strategisk kompetanseplan for Teknisk Drift og Eiendom Prosjektnavn: Prosjektstart: Prosjektslutt: Prosjektansvarlig: Navn: Stilling: E-post: Tlf.nr.: Knut A.Kind Enhetsleder Knut.a.kind@nordreland.kommune Prosjektleder: Navn: Stilling: E-post: Tlf.nr.: Rigmor Frøyslid Rigmor.froyslid@nordreland.kommune.no Saksbehandler 25 Sammendrag. Prosjektmålet er arbeidet med strategisk kompetansestyring skal gi en oversikt over, og bedre utnyttelsen av enhet Teknisk Drift og Eiendoms kompetansebeholdning. Kompetanseutvikling skal gi mer kompetente og fornøyde medarbeidere, og man ønsker å øke bevisstheten på at kompetanseutvikling er en kontinuerlig prosess som må sees i sammenheng med bl.a endrede krav til kunnskap og utskifting av personell. Det overordnede resultatmålet er at Teknisk Drift og Eiendom har nok nødvendig kompetanse på rett plass til rett tid innen Det skal i løpet av prosjektperioden medio oktober 2012 utgangen av juni 2013 være utarbeidet en strategisk kompetanseplan for Teknisk Drift og Eiendom. Planen skal gi en oversikt over enhetens kompetansebeholdning, kompetansekrav som er satt på kommunalt og nasjonalt plan, en analyse av forholdene mellom krav og eksisterende kompetanse. Videre vil planen inneholde konkrete tiltak for å kunne utvikle kompetansen som finnes, og forslag til rekruttering av ny kompetanse. De planlagte tiltakene vil bli utredet og fremkomme i prioritert rekkefølge i kompetanseplanens tiltaksdel. Med bakgrunn i kommunens mål om enhetlige kompetanseplaner for alle resultatenhetene, skal kompetanseplanen for enhet TDE kunne brukes som mal for andre enheter i deres planarbeid. Prosjektet gjennomføres over en 9 måneders periode fra medio november 2012 til utgangen av august Prosjektet gjennomføres innenfor et totalbudsjett på kr ,-.

18 1. Bakgrunn Resultatenheten Teknisk Drift og Eiendom består av flere avdelinger som yter ulike tjenester til Nordre Land kommunes innbyggere og egne ansatte. Noen av tjenestene er lovpålagt, og noen er det ikke. Større krav til spesialkunnskap på enkelte tjenester gir enheten utfordringer. Med utgangspunkt i enhetens mål og økte kompetansekrav til utførelse av ulike tjenester ønsker ledelsen en grundig gjennomgang av enhetens kompetansebeholdning for å se om man har riktig og tilstrekkelig kompetanse på rett sted, og om man forvalter de menneskelige ressursene på en hensiktsmessig måte. Enheten har også forholdsvis mange eldre arbeidstakere som innehar verdifull kompetanse. Det vil bli en utfordring å erstatte denne kompetansen når medarbeiderne forsvinner om noen år. Nordre Land skal søke om opptak til utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune, hvor hovedtemaet er kompetanse. Med bakgrunn i dette ønsker rådmannen at prosjektet strategisk kompetanseplan for Teknisk Drift og Eiendom blir et av delprosjektene i dette programmet. Kompetanseplanen skal ta utgangspunkt i mal for strategisk kompetanseplan utarbeidet av KS. 2. Mål 2.1 Prosjektmål - Arbeidet med strategisk kompetanseplan skal gi en oversikt over lokale og nasjonale krav til kompetanse og avdekke enhetens kompetansebeholdning. - Kompetanseutvikling (kompetansetiltak) skal gi mer kompetente og fornøyde medarbeidere. - Man ønsker med prosjektet å øke bevisstheten på at kompetanseutvikling er en kontinuerlig prosess som må sees i sammenheng med bl.a endrede krav til kunnskap og utskifting av personell. Delprosjektet skal gjennomføres innenfor den økonomiske rammen på NOK, og personressursene rekrutteres fra egen basisorganisasjon. 2.2 Resultatmål Overordnet mål: Teknisk Drift og Eiendom har nok nødvendig kompetanse på rett plass til rett tid innen Det skal i løpet av prosjektperioden medio oktober 2012 utgangen av juni 2013 være utarbeidet en strategisk kompetanseplan for Teknisk Drift og Eiendom. Planen skal gi en oversikt over enhetens kompetansebeholdning, kompetansekrav som er satt på kommunalt og nasjonalt plan, en analyse av forholdene mellom krav og eksisterende kompetanse. Videre vil planen inneholde konkrete tiltak for å kunne utvikle kompetansen som finnes, bedre utnyttelsen av den og evt. forslag til rekruttering av ny kompetanse. De planlagte tiltakene vil bli utredet og fremkomme i prioritert rekkefølge i kompetanseplanens tiltaksdel.

19 Med bakgrunn i kommunens mål om enhetlige kompetanseplaner for alle resultatenhetene, skal kompetanseplanen for enhet TDE kunne brukes som mal for andre enheter i deres planarbeid. 2.3 Effektmål Brukertilfredsheten skal være høyere enn steder vi sammenligner oss med. Vi løser lovpålagte oppgaver med høy kvalitet med og personell med riktig kompetanse. Brukerundersøkelser kan teste kvaliteten. Mer kompetente og motiverte medarbeidere fører til økt trivsel. Sykefraværet skal reduseres som en følge av dette. Flere av de nåværende ansatte vil ønske å ta en fagutdanning/ videreutdanning. Attraktiv arbeidsplass som fører til at det er lett å rekruttere fagutdannet personell- større fagmiljø. 3. Organisering 3.1 Prosjektansvarlig Knut Andreas Kind, knut.a.kind@nordre-land.kommune, tlf Prosjektleder Rigmor Frøyslid,,saksbehandler faggruppe HR, rigmor.froyslid@nordre-land.kommune.no, tlf Øvrige roller Prosjektgruppe: Arne-Edgar Rosenberg, avdelingsleder Drift, eller Jørn Håvard Øversveen, ingeniør Astrid K.Hagen, avdelingsleder Eiendom Line Bekkelund, avdelingsleder Renhold Kjell Erik Hatterud, ingeniør Trond Øyhus, varabrannsjef Kjell Ingar Taaje, arbeider Drift Bruken av basisorganisasjonens egne medarbeidere i prosjektet er avklart med ressurseier ved enhetsleder Knut A. Kind. Styringsgruppen for hovedprosjektet Saman om ein betre kommune vil være styringsgruppe også for dette delprosjektet.

20 Det vil ikke være behov for noen referansegruppe i dette prosjektet, men man vil få råd og tips fra fagfolk i nettverket som er opprettet i forbindelse med Saman om ein betre kommune. 4. Framdrift 4.1 Milepæler BP er Beslutningspunkt. Akt.nr. Dato Hendelse BP Godkjenning av prosjektplan i F-adm HA-1/BP Oppstart, Kick-off og prosjektgruppemøte HA Ekstern og intern informasjon HA Frist for innhenting av kompetansekrav HA-4/BP Statusmøte- møte SG HA Frist for innhenting av kompetansebeholdning HA-6/BP Statusmøte- møte SG HA Utkast tiltaksplan HA-8/BP Statusmøte- møte SG HA Ferdigstillelse av kompetanseplan HA-10/BP Statusmøte- møte SG HA Ferdigstillelse og overlevering av prosjektrapport til SG HA-12/BP 7 Medio september 2013 Avslutning av prosjektet Se for øvrig pkt.8.1 Aktivitetsoversikt for mer detaljert beskrivelse over aktivitetsforløpet. I tillegg vil det bli avholdt oppfølgingsmøter mellom PL og PA første onsdag i hver måned. 4.2 Beslutningspunkt I dette prosjektet er det lagt inn seks beslutningspunkter, ett ved oppstart og avslutning, samt fire statusmøter hvor styringsgruppa skal møtes. Det høye antallet er valgt for at politikerne og tillitsvalgte skal få en reell medvirkning og innflytelse i prosjektprosessen. 5. Risiko 5.1 Risikofaktorer Kritisk faktor S(Sannsynlighet) K(Konsekvens) RF(Risikofaktor) Mottiltak Prosjektleder Har prosjektmedlem

21 blir syk Høyt sykefravær i prosjektgruppen som kan ta over som PL på kort varsel Ingen mottiltak nødvendig. PL og de andre i prosjektgruppen kan ta over i en periode 5.2 Kritiske risikofaktorer Dette er et virksomhetsinternt prosjekt som strekker seg over ni måneder. De økonomiske rammene er lagt, og 95% av budsjettet er lønnskostnader. Det forefinnes i liten grad kritiske risikofaktorer i forstudiet fordi: - Prosjektet er forankret i toppledelsen i kommunen og ledelsen i enheten. - Prosjektleder ønsker åpen dialog med alle ansatte i enheten, og dette vil komme frem i den interne informasjonen som går ut til alle. - Prosjektet skal følges opp og kvalitetssikres med løpende vurderinger av milepæler (fremdrift) og måloppnåelse bl.a ved statusrapporter og beslutningspunkter annenhver måned. 5.3 Risikohåndtering Kritisk faktor: Prosjektleder blir syk. Om prosjektleder blir syk ut over en arbeidsgiverperiode må man få inn en ny for å få prosjektet i havn. Kjell Erik Hatterud har tidligere jobbet med diverse prosjekter, og har god kjennskap til PLPmetoden. Han kan ta over prosjektlederjobben på forholdsvis kort varsel, gjerne i samarbeid med kommunalsjef Øverby, som har også tatt videreutdanning innen kompetansestyring og prosjektledelse. 5. Rapportering 6.1 Krav til ekstern rapportering Det er planlagt hyppige statusrapporter og lagt inn flere beslutningspunkter. Det vil bli utarbeidet statusrapporter med påfølgende beslutningspunkter annenhver måned. Referat fra beslutningspunktmøtene og statusrapportene vil bli forelagt formannskapet (hvor ofte?) sammen med sammendragene fra de andre delprosjektene i Saman om ein betre kommune.

22 6.2 Krav til intern rapportering Det vil ikke være krav om skriftlig rapportering mellom PL og PA ut over nevnte statusrapporter, men det vil bli avholdt oppfølgingsmøter mellom disse første onsdag i hver måned. Prosjektorganisasjonen for øvrig vil få en kopi av de utarbeidede statusrapportene. 6. Informasjon 7.1 Ekstern informasjon Det vil bli informert om delprosjektet på kommunens intranettside under samlesiden Saman om ein betre kommune. 7.2 Intern informasjon Det vil bli informert om prosjektets hensikt og mål på personalmøter i enheten. Siden arbeidstakerne i denne enheten er spredt på mange forskjellige arbeidsplasser, vil det i tillegg bli laget flyere med informasjon om prosjektet, som blir distribuert til alle ansatte i TDE. De som skal være med i prosjektgruppa vil få informasjon om prosjektet delvis gjennom lesing av prosjektplanen, men mest gjennom oppstartsmøte/ kick-off, med påfølgende prosjektgruppemøte. 7. Aktivitets- og ressursplan 8.1 Aktivitetsoversikt BP-1: Godkjenning av prosjektplan i F-adm. Prosjektplanen godkjennes som en del av Saman om ein betre kommune, og prosjektavtale inngås. Når: HA-1/ BP-2: Oppstart, Kick-off og prosjektgruppemøte. Kick-Off møte den Deretter gjennomgås prosjektplan som er laget med utgangspunkt i PLP-metoden og planlegge oppfølgingen av prosjektet. Når: HA-2: Ekstern og intern informasjon Gi god og bred informasjon om prosjektet internt i enheten. Her oppfordres enhetens ansatte til å komme med spørsmål og/eller innspill. I tillegg bør det legges ut en artikkel om prosjektet på kommunens intranett og internett, hvor man informerer litt om prosjektet. Når: Distribuere internt materiell og legge ut på intranett og internett i løpet av uke 45.

23 HA-3. Frist for innhenting av kompetansekrav. Kartlegge hvilke kompetansekrav som finnes hos de ulike tjenestene, og hvilke tjenester er lovpålagt og ikke. Når: Starte arbeidet uke 46, og frem til fristen den HA-4/BP 3: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på evt. avvik i forhold til fremdriftsplan. Når: HA-5 Frist for innhenting av kompetansebeholdning Kartlegge hva slags kompetanse som finnes hos de ansatte ved de ulike tjenesteområdene. Realkompetanse blir også viktig å få kartlagt. Når : Starte arbeidet umiddelbart etter statusmøtet i uke 2, og frem til fristen den HA-6/BP4: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på evt. avvik i forhold til fremdriftsplan. Når: HA-7. Utkast tiltaksplan Foreta kompetanseanalyse, og med bakgrunn i den utarbeide en plan med prioriterte tiltak. Når: Starte arbeidet umiddelbart etter statusmøtet i mars, og frem til fristen den HA-8/BP5: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på evt. avvik i forhold til fremdriftsplan. Når: HA-9: Ferdigstillelse av strategisk kompetanseplan Ferdigstillelsen av kompetanseplanen, med tiltaksdel, starter etter statusmøtet den , og skal være klar for overlevering til Styringsgruppen etter sommerferien. Når: HA-10/BP-6: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på den utarbeidede kompetanseplanen. Når: Ferdigstillelse og overlevering av prosjektrapport til SG

24 Ferdigstille sluttrapport for prosjektet. Rapporten skal være klar for Styringsgruppa, og senere politisk behandling, før første Formannskapsmøte etter sommerferien. Når: Frist HA-1: BP-7: Prosjektet avsluttes. Saken har vært behandlet i Formannskapet, og det vil foreligge en anbefaling vedrørende den videre veien for prioriterte tiltak. Prosjektet avsluttes med et sosialt arrangement for hele prosjektgruppen. Når: ca. medio september Ressursbehov Det er behov for prosjektleder i ca.20-30% stilling i hele prosjektperioden. Behovet ut over dette er i all hovedsak interne personressurser som er ansatt ved Teknisk Drift og Eiendom. Disse kostnadene blir dekket av enhetens driftsbudsjett. 8.3 Kompetansebehov Prosjektleder har tatt en videreutdanning innen kompetansestyring og prosjektledelse, og det er grunn til å anta at dette vil være tilstrekkelig fagkompetanse for å kunne utarbeide en strategisk kompetanseplan og følge opp prosjektet. I tillegg vil prosjektgruppas medlemmer inneha meget god kunnskap om enhetens mål, nåværende kompetanse blant de ansatte og kompetansekrav. 8.4 Ressurs- og kompetanseplan Medlemmene i prosjektgruppa er valgt ut som representanter og ressurspersoner for de enkelte tjenesteområdene i enheten. Siden dette prosjektet i stor grad vil ha til hensikt å avdekke de enkelte tjenesteområdenes anvendelse av kompetanse og kartlegging av dagens kompetansebeholdning, vil alle medlemmene være nyttige bidragsytere i hovedaktivitetene H-1, H-3 og H-5. Det er ikke planlagt noen kompetanseutviklingstiltak for prosjektmedlemmene i forbindelse med dette prosjektet. 8. Økonomi 9.1 Budsjett Budsjett Kostnader: Finansiering: Prosjektleder i ca.20 % stilling NOK Møteutgifter, NOK driftskostnader,vikarinnleie etc. Totalkostnader NOK Støtte fra Saman om ein betre

25 kommune Det vil ikke bli nødvendig med vikarinnleie for prosjektgruppemedlemmene, men det vil bli ført et timeregnskap for disse møte for å få en oversikt over de interne kostnadene. 9.2 Vedlegg Underskrifter Prosjektansvarlig Prosjektleder Vedlegg:

26 Prosjektavtale Fase. Hovedprosjekt 2 Prosjektnummer: Saksnummer: Rekruttere og beholde -strategisk kompetansestyring Prosjektnavn: Prosjektstart: Prosjektslutt: Prosjektansvarlig: Navn: Stilling: E-post: Tlf.nr.: Inger Berit Heimdal Kommunalsjef Inger.b.heimdal@nordreland.kommune.no Prosjektleder: Navn: Stilling: E-post: Tlf.nr.: Rigmor Frøyslid Rigmor.froyslid@nordreland.kommune.no Saksbehandler 25 Sammendrag. Rekruttering av kvalifisert arbeidskraft er uttalt som en av kommunesektorens hovedutfordringer. Norge har en ressursbruk i verdenstoppen, og utviklingen de siste årene viser at behovene fremover vil øke og ressursene vil avta. Kompetent arbeidskraft er med og legger grunnlaget for verdiskaping i kommunen, og Nordre Land kommune ønsker å se på disse utfordringene nå for å stå bedre rustet bl.a når mange arbeidstakere går av med pensjon de neste årene. Formålet med prosjektet er å legge et grunnlag for at kommunen skal kunne skaffe seg tilstrekkelig fagutdannet personell. Prosjektet skal gi en omfattende analyse av situasjonen på arbeidsmarkedet og skissere tiltak for å skaffe nødvendig rekruttering og styrke kompetansen i virksomheten. Analyse skal gjennomføres ved hjelp av personalrekrutteringsmodellen utarbeidet av KS. Muligheter for alternative rekrutteringsmåter for å få rett kompetanse på rett plass skal utredes, og man skal se på ulike tiltak for å erstatte kompetanse på en god måte. Til sist vil man gjennomgå og evaluere kommunens seniorpolitikk. Prosjektet skal gjennomføres gjennom en periode på ett år, fra primo januar 2013 til Prosjektet vil gjennomføres som et delprosjekt i utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune. Prosjektet vil ha egen prosjektorganisering, men med en felles styringsgruppe (SG)med de to øvrige delprosjektene i programmet.

27 1. Bakgrunn Etter andre verdenskrig var det store fødselskull her i landet. Personer som ble født i 1946 blir 65 år i Etter hvert som disse kullene trapper ned sin yrkesaktivitet eller forlater arbeidslivet, vil det bli krevende å rekruttere ny arbeidskraft. Allerede nå merker spesielt de små kommunene mangel på kvalifisert arbeidskraft innenfor enkelte fagområder. Behovet vil bli vesentlig forsterket i årene som kommer. I tillegg til utfordringer med å rekruttere nye medarbeidere har også kommunene utfordringer med å beholde kompetansen som finnes i organisasjonen, og utvikle denne i takt med tidens krav. Balansen mellom arbeidsliv og privatliv blir stadig viktigere for arbeidstakere. Lojalitet til egen bedrift har blitt mindre de siste årene, og lang og tro tjeneste er ikke noen motivasjonsfaktor lengre. Lønn, sammen med andre personlige og individuelle goder blir viktigere for folk, og dette setter nye krav til personalledelse og strategisk ledelse hos arbeidsgivere i privat og offentlig sektor. 2. Mål 2.1 Prosjektmål Formålet med prosjektet er å legge et grunnlag for at kommunen skal kunne skaffe seg tilstrekkelig fagutdannet personell. Det skal også medvirke til at kompetanseutvikling kan skje og at pålagt sertifisering kan gjennomføres, der dette er påkrevd. - Gi en omfattende analyse av situasjonen på arbeidsmarkedet og skissere tiltak for å skaffe nødvendig rekruttering og styrke kompetansen i virksomheten. Analyse skal gjennomføres ved hjelp av personalrekrutteringsmodellen utarbeidet av KS. - Utrede muligheter for alternative rekrutteringsmåter for å få rett kompetanse på rett plass - Se på ulike tiltak for å erstatte kompetanse på en god måte - Evaluere og utvikle dagens seniorpolitikk 2.2 Resultatmål Gjennom en analyse av dagens personalressurser ønsker man å finne det fremtidige rekrutteringsbehovet for kommunen frem til Analysen av fremtidig behov og krav til ulik kompetanse skal resultere i en rekrutteringsplan. Utarbeide et godt grunnlag for en helhetlig plan for strategisk kompetansestyring i kommunen Gjennom samarbeid med bolystsatsingen tiltrekke høyt utdannede arbeidstakere

28 2.3 Effektmål Lettere å rekruttere rette personer med rett kompetanse. Kommunen vil være mindre sårbare ved naturlig avgang av medarbeidere. Godt omdømme som arbeidsgiver gjennom gode fagmiljøer 3. Organisering 3.1 Prosjektansvarlig Inger Berit Heimdal, kommunalsjef, tlf Prosjektleder Hege Nermoen, Saksbehandler HR, Øvrige roller Prosjektgruppe: Bente Øverby, kommunalsjef, / Mona Sæther Harefallet, saksbehandler faggruppe Service, Informasjon og Forvaltning, tlf Marit Ødegård, fag- og kvalitetsutvikler, tlf Anne Beathe Bakken, hjelpepleier, tlf. Arild Megrund, Styringsgruppa for hovedprosjektet Saman om ein betre kommune vil være styringsgruppe (SG) også for dette delprosjektet. Referansegruppe: Det ser på det nåværende tidspunkt ikke nødvendig å ha en referansegruppe i dette prosjektet, men man vil få råd og tips fra fagfolk i nettverket som er opprettet i forbindelse med Saman om ein betre kommune.. 4. Framdrift 4.1 Milepæler BP er Beslutningspunkt. Akt.nr. Dato Hendelse BP Godkjenning av prosjektplan i F-adm HA-1/BP Oppstart, Kick-off og prosjektgruppemøte HA-2/BP Statusmøte- møte SG HA Opplæring i personalrekrutteringsmodell HA-4/BP Statusmøte- møte SG

29 HA-5/BP Statusmøte- møte SG HA-6/BP Statusmøte- møte SG HA-7/BP Statusmøte- møte SG HA Ferdigstillelse og overlevering av prosjektrapport til SG HA-9/BP Avslutning av prosjektet Se for øvrig pkt.8.1 Aktivitetsoversikt for mer detaljert beskrivelse over aktivitetsforløpet. I tillegg vil det bli avholdt oppfølgingsmøter mellom PL og PA første onsdag i hver måned. 4.2 Beslutningspunkt I dette prosjektet er det lagt inn 8 beslutningspunkter, ett ved oppstart og avslutning, samt 6 statusmøter hvor styringsgruppa skal møtes. Det høye antallet er valgt for at politikere og tillitsvalgte skal få en reell medvirkning og innflytelse i prosjektprosessen. 5. Risiko 5.1 Risikofaktorer List opp kritiske risikofaktorer, gjerne i tabells form, som vist under: Kritisk S(Sannsynlighet K(Konsekvens RF(Risikofaktor Mottiltak faktor ) ) ) Prosjektlede r blir syk 2 8 Har prosjektmedlem som kan ta over som PL på kort sikt For lang Internkontroll i form av tidsbruk hyppige statusmøter/beslutningspun kt Manglende finansiering Tabellen ovenfor gir en oversikt over hvordan man ser for seg risikovurderingen for dette prosjektet. Normalt er det slik at alle med risikofaktor mer enn 10 må settes opp med mottiltak for å redusere risikoen. 5.2 Kritiske risikofaktorer Manglende finansiering: Dersom kommunen ikke blir tatt opp i utviklingsprogrammet vil dette føre til at prosjektet sannsynligvis ikke vil bli startet opp, i alle fall ikke i denne formen.

30 5.3 Risikohåndtering Kritisk faktor: Prosjektleder blir syk. Om prosjektleder blir syk ut over en arbeidsgiverperiode må man få inn en ny for å få prosjektet i havn. Bente Øverby har tidligere jobbet med diverse prosjekter, og har videreutdanning innen PLPmetoden. Hun kan normalt ta over prosjektlederjobben for en periode. Kritisk faktor: For lang tidsbruk/ for store kostnader. Hvis man ser at man bruker for lang tid på enkelte aktiviteter, vil dette avviket bli tatt vare på gjennom hyppige statusmøter. 5. Rapportering 6.1 Krav til ekstern rapportering Det er planlagt hyppige statusrapporter og lagt inn flere beslutningspunkter. Det vil bli utarbeidet statusrapporter med påfølgende beslutningspunkter annenhver måned. Referat fra beslutningspunktmøtene og statusrapportene vil bli forelagt formannskapet sammen med sammendragene fra de andre delprosjektene i Saman om ein betre kommune. 6.2 Krav til intern rapportering Det vil ikke være krav om skriftlig rapportering mellom PL og PA ut over nevnte statusrapporter, men det vil bli avholdt oppfølgingsmøter mellom disse første onsdag i hver måned. Prosjektorganisasjonen for øvrig vil få en kopi av de utarbeidede statusrapportene. 6. Informasjon 7.1 Ekstern informasjon Det vil bli informert om delprosjektet på kommunens intranettside under samlesiden Saman om ein betre kommune. 7.2 Intern informasjon De som skal være med i prosjektgruppa vil få informasjon om prosjektet delvis gjennom lesing av prosjektplanen, men mest gjennom oppstartsmøte/ kick-off, med påfølgende prosjektgruppemøte. Det vil bli utarbeidet en informasjonsstrategi av prosjektgruppen for å gjøre resultatene fra prosjektet kjent i organisasjonen.

31 7. Aktivitets- og ressursplan 8.1 Aktivitetsoversikt BP-1: Godkjenning av prosjektplan i F-adm. Prosjektplanen godkjennes som en del av Saman om ein betre kommune, og prosjektavtale inngås. HA-1/ BP-2: Oppstart, Kick-off og prosjektgruppemøte. Kick-Off møte den Deretter gjennomgås prosjektplan som er laget med utgangspunkt i PLP-metoden og planlegge oppfølgingen av prosjektet. Når: HA-2/BP 3: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på evt. avvik i forhold til fremdriftsplan. Når: HA-3 Opplæring i personalrekrutteringsmodell For å kunne analysere data i KS rekrutteringsmodell må minst to av prosjektgruppens medlemmer ha opplæring i verktøyet. Når: HA-4/BP4: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på evt. avvik i forhold til fremdriftsplan. Det skal også legges frem en oppdatert fremdriftsplan på dette møtet. Når: HA-5/BP5: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på evt. avvik i forhold til fremdriftsplan. Når: HA-6/BP-6: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på evt. avvik i forhold til fremdriftsplan. Når: HA-7/BP-7: Statusmøte Planlagt statusmøte med styringsgruppen (SG) for å se på evt. avvik i forhold til fremdriftsplan. Når:

32 HA-8: Ferdigstillelse og overlevering av prosjektrapport til SG Ferdigstille sluttrapport for prosjektet. Rapporten skal være klar for Styringsgruppa, og senere politisk behandling i god tid før årsskiftet. Når: Frist HA-9/BP 8: Prosjektet avsluttes. Prosjektet avsluttes med et sosialt arrangement for hele prosjektgruppen. Når: Det vil selvfølgelig komme til flere hovedaktiviteter i fremdriftsplanen, men det vil være opp til prosjektgruppen hvordan de ønsker å nå prosjektmålene. En oppdatert fremdriftsplan skal være ferdig til statusmøtet den Ressursbehov Det er behov for prosjektleder i ca. 20 % stilling i hele prosjektperioden. Behovet ut over dette er i all hovedsak interne ressurser fra organisasjonen. Ressurseiere vil bli forespurt om å dekke kostnadene tilknyttet prosjektgruppemøter. 8.3 Kompetansebehov Prosjektleder og prosjektgruppas medlemmer innehar tilstrekkelig kompetanse til å jobbe med temaene knyttet til strategisk rekruttering og det å beholde arbeidstakere. Det vil imidlertid bli behov for opplæring i å anvende KS` personalrekrutteringsmodell. 8.4 Ressurs- og kompetanseplan Opplæring i KS` personalrekrutteringsmodell kan bli gitt av intern ressurs Merethe L.Tøftum eller Rigmor Frøyslid. Det er forventet at deltakelsen i Saman om ein betre kommune vil tilføre økonomisk støtte tilsvarende minst 50% av totalkostnadene for delprosjektet. 8. Økonomi 9.1 Budsjett Budsjett Kostnader: Finansiering: Prosjektleder i ca.20 % stilling NOK