Velkommen til Ledersamling. 7. og 8. desember 2017 Drammen

Transkript

1 Velkommen til Ledersamling 7. og 8. desember 2017 Drammen

2 Å bygge nye Asker sammen En historisk ledersamling Å skape noe nytt sammen Å bygge felles kultur og verdier Perspektiver på endringsledelse Ny fase i prosjekt nye Asker Status fra tjenesteområdene 2

3 Program 7. og 8. desember 2017 Dag 1 08:30 Ankomst med kaffe/te 09:00 Velkommen v/ Lars Bjerke 09:15 Endringsledelse v/tor Haugnes 10:45 Pause 11:00 Kommunereform v/lars Bjerke 12:00 Lunsj 13:00 Visjon og verdier nye Asker v/lene Conradi 13:30 Kommunevåpen v/martin Hafsahl 13:45 Arbeidsgiverstrategi v/jostein Bø og Stine Førlie 15:00 Pause 15:30 Endringsledelse v/tom Åge Myhren 16:45 Oppsummering av dagen v/lars Bjerke Aperitiff 19:30 Middag Dag 2 08:30 Velkommen til dag 2 v/lars Bjerke 08:45 Digitalisering nye Asker v/ragnar Husum 09:30 Pause 09:45 Prosjektenes timer v/prosjektledere 11:45 Oppsummering og avslutning v/lars Bjerke Lunsj Hjemreise

4 Strategi og medvirkning med «Joggeskoene på» Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 4

5 Endringsledelse v/tor Haugnes 5

6 Nye Asker å bygge en ny kommune «fra skisse til kranselag» Lars Bjerke, prosjekt rådmann 29 november 2017

7 Agenda Perspektiver på ledelse i nye Asker Å bygge noe nytt - FN bærekraftsmål Å måle effekter og gevinstrealisering Organisering av prosjektet nye Asker Samfunnsutvikling, demokrati, innbyggertorg og digitalisering Tidslinjen videre 7

8 Hvordan forholder vi oss til utfordringene

9 Strategisk blikk for ledelse

10 Omstilling er nødvendig - mobilisering

11 Se og holde på de røde trådene

12 Ledere bryr seg om folka sine

13 Ledere bygger tillit

14 Ledere og ansatte praktiserer medarbeiderskap

15 Ledere forstår og bygger kultur

16 Blikk for inn ovasjon ikke en «0 feils kultur»

17 Kompetanse er ferskvare Viktige drivere for kompetansemobilisering 1 Oppgavemotivasjon 2 Mestringstro 3 Selvstendighet 4 Mestringsorientert ledelse 5 Rolleklarhet 6 Mestringsklima

18 Gode ledere ser seg i speilet Ville jeg blitt ledet av meg? At jeg kommer ut av masken! At jeg forstår og fyller rollene! At jeg kommuniserer uten filter!

19 Studier om ledelse - kommunereform i Danmark Økonomisk oppfinnsomhet Ledere sikrer seg økonomisk teft og et større ledelsesrom. Kompetanse, kreativitet, innovasjon. Strategisk zoom Ledere veksler ubesværet perspektiv mellom detaljer, overblikk og fremsynthet. De ser det store i det små. Individuell innlevelse Ledere har blikk for det enkelte menneske og behandler alle med respekt. Gir profesjonelle relasjoner et personlig preg. Prestasjonsorientert pasjon Ledere streber energisk og er utholdende mot sine ambisiøse mål. De vil mye, forventer mye, yter mer og tåler mye. Brenner for området de leder. Mangfoldig mobilisering Lederne investerer i verdiskapende relasjoner til en bred krets av interessenter 360 grader. Konstruktiv konfrontasjon Lederne utfordrer, avklarer og bilegger uenighet. De er ikke redd for konfrontasjon eller konflikt og de griper inn tidlig og på en tydelig måte. Finner løsninger gjennom prosess som «alle» kan godta. Avklart autoritet Lederne er tydelige og tro mot sine verdier. Er drevet av sterke grunnleggende verdier om likeverd og respekt. Tydelig i lederrollen, robust når det stormer litt, tilrettelegger for gode prosesser, kan ta upopulære valg på et verdimessig grunnlag.

20 Nye Asker kommune - intensjonsavtalen Forståelse, likeverdighet, og gjensidig respekt Bærekraft Smart kommune Medborgerskap

21 Verden ser til Asker Måten nye Asker bruker FNs bærekraftsmål som rammeverk for byggingen av ny kommune vekker oppsikt i FN-systemet. Dere ligger lagt framme, også internasjonalt, og vi ønsker å følge prosessen deres tett, sa visegeneralsekretær Aisa Kacyira i UN Habitat etter fredagens møte i Asker rådhus. Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 21

22 Plan for gevinstrealisering Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

23 Modell for lokal samfunnsutvikling ØKONOMI SAMFUNN BIOSFÆRE

24 Gevinsthierarkiet i nye Asker kommune Demokrati og medvirkning Arbeidsgiverutvikling Samfunnsutvikling Klima, miljø og bærekraft Velferdstjenester ; behovsdekning, service og kvalitet Økonomi Innovasjon og digitalisering Aktiviteter GEVINSTLEVERANSEMODELL Leveranser Nødvendige endringer Gevinster blir «mappet» mot strategisk gevinstområder, og videre mot gevinstområder på visjonnivå (FN-målene) Effektmål Strategiske gevinster Visjon

25 50 % av jobbene (yrkene) er borte om 20 år Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 25

26 Koble teknologiene sammen Koble lokalsamfunnene / tjenestene sammen med teknologi Sentrale / like tjenester Lokalsamfunnsnære tjenester Kommune 3.0

27 Digitalt løft vs. Driftsforstyrrelser!!

28 Digitalisering og status Felles styring av fremtidige digitale leveranser gjennomføres fra 2018 Samle de tre kommunenes IKT investeringsmidler i en investeringspott - Prioritere satsningsområder / valgte IKT-systemer for nye Asker kommune - Kun nødvendig vedlikehold på eksisterende systemer i Hurum, Røyken og Asker kommuner - Ny digital prosjektportefølje og foreløpig budsjett ambisjonsnivå 100 mill. kr. Gjennomføringsplan Sektorplaner Ny IKT portefølje + +

29 Oppgavens størrelse og kompleksitet Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 29

30 Programorganisering Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

31 Prosjekter kommunereform programmet Kultur, identitet og symboler Politisk organisering Kommunevalg 2019 Politiske prosjekter Økonomisk politikk Eierskap og selskaper Kommuneplan Arbeidsgiverpolitikk Politisk/Administrative prosjekter Administrasjon og ledelse Oppvekst, undervisning, kunnskap Helse, sosial, omsorg Kultur, idrett, frivillighet Klima, miljø og tekniske tjenester NAV nye Asker Kommunik asjon Økonomi Eiendom Digitale Asker 2020 Ledelsesut vikling Administrative prosjekter Metodikken tar utgangspunkt i prosjektveiviseren fra Difi

32 Foreløpig administrativ plan Fase 1 Forberedelser Kunnskapsgrunnlag Grunnlagsdokument Organisasjonsplan Selskapene Fase 2 Rekruttering Toppledergruppe Virksomhetsledere Lederutviklingsprogram Fase 3 Ny drift og avvikling Bemanning innplassering IKT-implementering Avvikling Mars 2018 Januar

33 Prinsipp skisse innflytting - hjemmelsgrunnlag Organiseres hver for seg Samlokalisert Felles administrativ ledelse Avtalebasert, jfr. kommuneloven 1. tertial 2. tertial 3. tertial Administrasjon og ledelse Velferdstjenester Myndighetsutøvelse Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 33

34 Utkast til kart adm. inndeling i nye Asker (basert på intensjonsavtalen) Kunnskap Samfunnsplanlegging Velferdstjenester Nærdemokrati Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 34

35 Geografisk plassering av innbyggertorgene Holmen Asker Heggedal Slemmestad Spikkestad Sætre Tofte 35

36 Lokaldemokrati infrastruktur Nærdemokratiske ordninger Nye medvirkningsformer Nye digitale løsninger Innbyggertorg Felleskaper(e) «Et moderne demokrati med fokus på nye muligheter og utfordringer ved det representativt og deltakende demokrati.» Kolstad 2016

37 LOS prinsipper for nye Asker Den administrative strukturen skal samsvare med den politiske strukturen Flat struktur med to organisasjons- og fullmaktsnivåer Geografisk inndeling Tjenestene skal i hovedsak organiseres innenfor basisorganisasjonen Målgruppeorganisering, helhetlig og samordnet tjenesteyting Optimalisering av ressursbruken Skille mellom forvaltning og tjenesteytelse Felles møtearena for innovasjon og kompetanseutvikling God medbestemmelse og partssamarbeid Konkurranseeksponering / selskaper(bestiller/utfører) 37

38 Utfordringen er riktig kontroll og nivå spenn Ledelsesideologi Geografi, lokalisasjon og størrelse Kompetanse Tjenesten art (kompleksitet) Koordineringsbehov Støttefunksjonene Styringsformer Robust - effektiv 38

39 Definisjon : «Med kontrollspenn menes antallet underordnede som rapporterer til en enkelt leder uten at det skaper kommunikasjons- og koordineringsproblemer. ( ? ) 39

40 Stavanger forslag til administrativ organisering Rådmann Direktør finans og økonomistyring Direktør organisasjon og digitalisering Kommunikasjonssjef Direktør oppvekst Direktør levekår Direktør samfunnstjenester Direktør samfunnsutvikling Direktør innbyggerdialog, kultur og næring 40

41 Bærum kommune modell Rådmann Stab sjef Kommuneadvokat Kommunikasjonssjef Direktør velferdstjenester Direktør organisasjon og utvikling Direktør samfunn 14 «kommunal eller avdelingssjefer» 3 Til 5 ledernivåer avhengig av størrelse og kompleksitet 41

42 Formål: Mer velferd Det fastsettes krav til effektivisering og produktivitet i tjenesteproduksjonen gjennom årlig måling og sammenligning basert på KOSTRA-tall 42

43 Gevinster kan realiseres for eksempel som økt kvalitet, unngåtte kostnader eller spart tid Unngåtte kostnader Nye tjenester som bygger opp under for eksempel investering i forebyggende tiltak Tid Digitalisering Redusert saksbehandling Kvalitet Innbyggerinvolvering Demokrati Bedre tjenester

44 En mindre, mer effektiv og kompetent administrasjon Frigjør ressurser til : Samfunnsutvikling Demokrati Smart kommune Velferdstjenester (harmonisering) Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 44

45 Administrasjonsutgifter Asker har tatt ned administrasjonsutgiftene med 4 mill. pr. 2 tertial 2017 Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 45

46 Tre nøkler til å skape et økt handlingsrom Godt lederskap skape kultur for endring God forankring gjennom gode prosesser God metodikk og resultatmål Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 46

47 Frigjøre ressurser Fryse midler til administrasjon og ledelse i 3 år gir 5 % effekt ( ) Formål: Mer velferd Investere i digitalisering, nye arbeidsprosesser og omstilling 10 % (2020) Mål = 15 % frigjøring til mer velferd Kan måles i: Administrasjonsutgifter pr. innbygger. Produktivitetsindikator I faktiske kroner I lønnede årsverk 47

48 Pensjonsanalyse valg av ordning Pensjonsanalyse for ny Asker : - Utredning «Gabler AS» - KLP eller egen kasse. - FN behandling desember Mulig gevinst Asker kommune - 28 mill Nye Asker - 37 mill Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 48

49 Anskaffelser «Norske kommuner gjør innkjøp for flere hundre milliarder kroner årlig» Innkjøpsledelse Stor innkjøper Digitale innkjøp Innovative innkjøp Leverandørutvikling Samfunnsansvar 2 mrd. 1 5 %? Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 49

50 Vi er i gang med felles ordninger Lønningskontor Sekretariat for vigsler IKT drifts løsning ( nettsider, intranett og økonomiplan framstilt ) Kommunikasjonsarbeid klart språk Økonomiplan arbeid (økonomis politikk /investeringsstrategi ) Personvern / sikkerhets ordning Avtale om bruk av skoleplasser ved behov Sykehjemsplasser (Bråset nytt helsehus Borgen) Parkeringsmyndighet Mottak småbåter (Yggeseth) Utviklingsprogrammer barnehage, velferdsteknologi og digital skolehverdag Prosjektledelse utbyggingsprosjekter. Koordinering av planoppgaver / høringer / saker / interessepolitikk Kompetanse / ledelse/ stillinger dekkes opp på tvers. Eierskap / spillemidler / idrettsanlegg (velodrom / skiskyting) 50

51 SKISSE TIL FREMDRIFT REKRUTTERING AV LEDERGRUPPE 51

52 nyeasker.no

53 Program Dag 2 08:30 Velkommen til dag 2 v/lars Bjerke 08:45 Digitalisering nye Asker v/ragnar Husum 09:30 Pause 09:45 Prosjektenes timer v/prosjektledere nye Asker 11:45 Oppsummering og avslutning v/lars Bjerke Lunsj Hjemreise 53

54 Prosjekt A2 Organisasjons- og ledelsesutvikling Ståsted

55 Prosjektorganisering A2 Styringsgruppe Lars Bjerke Per Morstad Lars Joakim Tveit Anders Fosen (HTV) Inger Oppedal (HTV) Prosjektgruppe Sofie Stenseng (A) Turid Lohne Velund (R) Karl Hogseth (H)

56 Hva har prosjektet gjort? Kilder for å danne et bilde av ståsted 1. Hovedmål i arbeidsgiverstrategiene 2. Visjon og verdier 3. Lederprinsippene 4. Kartlagt tidligere gjennomført lederutvikling faktor medarbeiderundersøkelse 6. Hentet innspill fra direktører/kommunalsjefer 7. Intervjuet 12 ledere i de tre kommunene 8. Kartlagt formell kompetanse og ledererfaring hos 312 ledere 56

57 Mål for programmet Nye Asker har et lederskap som leder i samme retning. Ledere i nye Asker arbeider systematisk med omstillings-, endringsog implementeringsprosesser. Kommunen er effektiv og omstillingsdyktig, og har fokus på ressursoptimalisering. Kommunen praktiserer medarbeiderskap og er en innovativ, dynamisk og lærende organisasjon ( teknologi ledelse ). Ledere i nye Asker jobber systematisk med utvikling av ønsket organisasjonskultur. 57

58 Diskusjonspunkter Programmet bør inneholde arbeid med forankring og felles forståelse for ny arbeidsgiverstrategi. Programmet bør inneholde prosesser som omformer forståelse til praksis. Programmet bør inneholde arbeid med forankring og felles forståelse for visjon og verdier. Programmet bør inneholde prosesser for å tydeliggjøre hvordan verdiene skal påvirke praksisfeltet. Programmet bør inneholde forankring av lederprinsipper. Programmet bør inneholde prosesser for å omforme lederprinsipper til praksis. Prosjektet bør tilrettelegge et program som ivaretar kompetanseforskjellene mellom ledere i kommunen. Prosjektet bør legge inn arbeid med 10-faktor som en del av programmets innhold. Programmet bør ha en overordnet strategisk tilnærming. 58

59 Diskusjonspunkter Programmet bør skreddersys etter tjenesteområdenes behov. Programmet bør inneholde moduler med mindre grupper for refleksjon og erfaringsdeling. Programmets innhold og gjennomføring forankres gjennom en egen prosess i ny toppledergruppe. Programmet bør ivareta både felles samlinger og gi mulighet for lokal veiledning til virksomhetene i gjennomføring av prosesser. Programmet bør både ha en teoretisk og en praktisk tilnærming. Programmet bør gi muligheter for å gi formalisert lederutdanning. 59

60 nyeasker.no