RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON Barneverntjenesten KVALSUND KOMMUNE

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2009 Barneverntjenesten KVALSUND KOMMUNE

2

3

4 INNHOLDSFORTEGNELSE 0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet Revisors vurderinger og konklusjoner Anbefalinger INNLEDNING Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Formål Avgrensning og problemstillinger Avgrensing Problemstillinger Revisjonskriterier Kilder til kriterier Utledning av kriterier Metode Datainnsamling Dataenes gyldighet og pålitelighet BAKGRUNNSOPPLYSNINGER Hvem gjør hva i barnevernet Barnevernet i Kvalsund Sammenligning av barnevernstjenesten med andre kommuner ved hjelp av KOSTRA 9 3. HVORDAN BLIR BARNEVERNETS GENERELLE OPPGAVER IVARETATT? Hvordan ivaretas barnevernets forebyggende arbeid? Hvordan samarbeider barnevernet med andre deler av forvaltningen? Vurdering HAR KOMMUNEN ETABLERT INTERNKONTROLL I BARNEVERNTJENESTEN? Har barneverntjenesten iverksatt noen tiltak i henhold til kravet om internkontroll? Har barnevernet skriftlige rutiner og prosedyrer for arbeidet? Vurdering ER SAKSBEHANDLINGEN I BARNVERNET I KVALSUND TILFREDSSTILLENDE? Bakgrunnsopplysninger Overholdes de ulike fristene i saksbehandlingen? Tilfredsstiller saksbehandlingen forvaltningslovens krav til enkeltvedtak? Vurdering FØLGES BARN MED TILTAK OPP PÅ EN TILSTREKKELIG MÅTE? Utarbeides det tiltaksplaner? Holder barnevernet seg orientert om barnets situasjon? Vurdering KONKLUSJONER Hvordan blir barnevernets generelle oppgaver ivaretatt? Har kommunen etablert internkontroll i barneverntjenesten? Er saksbehandlingen i barnevernet i Kvalsund tilfredsstillende? Følges barn med tiltak opp på en tilstrekkelig måte?... 24

5 8. ANBEFALINGER AVSLUTTENDE KOMMENTARER LITTERATURLISTE VEDLEGG 1: RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG 2: UTVALGTE BESTEMMELSER Lov om barneverntjenester Forvaltningsloven Forskrift om Internkontroll Utdrag fra arkivforskriften FIGUROVERSIKT Figur 1: Netto driftsutgifter til barnevernet per innbygger 0-17 år, tall rapportert til SSB 9 Figur 2: Netto driftsutgifter per barn i barnevernet 10 Figur 3: Barn med undersøkelse i forhold til innbyggere 0-17 år, tall rapportert til SSB 10 Figur 4: Andel barn med barneverntiltak i forhold til innbyggere 0-17 år, tall rapportert til SSB 11 Figur 5: Andel netto driftsutgifter til barn som bor i sin opprinnelig familie, tall rapportert til SSB 11 TABELLOVERSIKT Tabell 1: Utledning av underproblemstillinger med bakgrunn i revisjonskriteriene... 6 Tabell 2: Driftsbudsjett... 9 Tabell 3: Mottatte meldinger i perioden juli desember 2008, tall rapportert til Fylkesmannen Tabell 4: Tidsbruk ved håndtering av bekymringsmeldinger, tall rapportert til Fylkesmannen for perioden juni 2007-desember Tabell 5: Tidsbruk ved håndtering av bekymringsmeldinger i 12 utvalgte saker Tabell 6: Tidsbruk ved gjennomføring av undersøkelser i perioden juni 2007 desember 2008, tall rapportert til Fylkesmannen Tabell 7: Tidsbruk ved gjennomføring av undersøkelser i 12 utvalgte saker i perioden juni 2007-desember 2008, tall rapportert til Fylkesmannen Tabell 8: Undersøkelser i perioden juni 2007-desember 2008, tall rapportert til Fylkesmannen Tabell 9: Barn med hjelpetiltak og tiltaksplan i Kvalsund kommune, tall rapportert til Fylkesmannen... 22

6 0. SAMMENDRAG 0.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvordan barneverntjenesten i Kvalsund kommune ivaretar barnevernlovens formål om å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid og å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Mer konkret har formålet vært å undersøke om kommunen overholder kravene i lov om barneverntjenester med tilhørende forskrifter. 0.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Hvordan blir barnevernets generelle oppgaver ivaretatt? Barnevernet i Kvalsund har de siste årene rettet fokus mot å styrke det forebyggende arbeidet, blant annet gjennom synliggjøring av egen virksomhet, men også gjennom et økende samarbeid med andre etater. Det har vært en prioritert oppgave å bevisstgjøre ansatte i barnehager og skoler og andre deler av det offentlige hjelpeapparatet om deres rolle i arbeidet med å trygge oppvekstvilkårene for barn. Vi fant at selv om barneverntjenesten i Kvalsund har etablert kontakt med andre etater de siste årene, har samarbeidet i lange perioder vært inaktivt på grunn av bemanningssituasjonen ved kontoret Har kommunen iverksatt noen tiltak i henhold til kravet om internkontroll i barneverntjenesten? I følge KOSTRA har barneverntjenesten i Kvalsund kommune meldt at kontoret innførte internkontroll i Av data fra Fylkesmannens for siste termin i 2007 og første termin i 2008 leser vi at barneverntjenesten ikke hadde gjennomført internkontroll. Kontoret hadde heller ikke utarbeidet interne prosedyrer og rutiner eller opplæringsplan for de ansatte ved disse tidspunktene for rapportering. Ved 2. termin i 2008 rapporterte barneverntjenesten at interne prosedyrer og rutiner var under arbeid. Våre undersøkelser viste at det meste manglet på dette området Er saksbehandlingen i barnevernet i Kvalsund tilfredsstillende? Barnevernet i Kvalsund har ikke utformet interne retningslinjer for behandling av meldinger og gjennomføring av undersøkelser. En gjennomgang av saksmapper tyder på at enheten har et klart forbedringspotensial på dette området. Barnvernets rapportering til Fylkesmannen viser at ukefristen for gjennomgang av meldinger gjennomgående overholdes. Vi fant i vår undersøkelse at det er vanskelig å dokumentere hvorvidt ukefristen overholdes eller hva barneverntjenesten har gjort etter at de mottok meldinga. Når det gjelder tidsbruken i gjennomføring av undersøkelser viser tall rapportert til Fylkesmannen at barneverntjenesten bryter fristen på 3 måneder i nesten 75 % av tilfellene. Det ble i tre tilfeller besluttet at saksbehandlingstida ville ta mer enn 3 måneder. Vi fant i vår gjennomgang av saksmapper at kontoret hadde holdt 3 måneders fristen i halvparten av tilfellene. Noe av forklaringen på de ulike funnene kan skyldes problemer med registrering av meldinger i saksbehandlingssystemet Familia, som har gitt feil saksbehandlingstid. Tall rapportert Fylkesmannen vil derfor også være feil. 1

7 Vedtakene som gjøres ved barnevernet er ikke tilfredsstillende utredet og begrunnet. Vår gjenomgang av saksmapper viste at utredningsarbeidet kan forbedres. Det foreligger blant annet ingen plan for arbeidet med å samle inn opplysninger eller sluttrapport med konklusjon. I flere tilfeller virket barnevernets oppfølging av meldinger noe tilfeldig og lite systematisk. Det kan skyldes mangelfull dokumentasjon i saksmappene. Våre informanter oppgir at dokumenter oppbevares i permer før disse legges i mappe. Arkivrutinene kan med fordel forbedres og styrkes. Vår informant oppgir at det nye elektroniske saksbehandlingssystemet til en viss grad vil kunne angi fremdrifta i undersøkelsen, men at de ansatte per i dag ikke behersker Familia godt nok. Saksbehandling er tilfredsstillende i forhold til de formelle kravene i forvaltningsloven Følges barn med tiltak opp på en tilfredsstillende måte? Barnevernet har ikke dokumentert i saksmapper at barnevernet i Kvalsund følger opp og fører kontroll med barn som har vedtak om tiltak. Det mangler tiltaksplaner, og i de tilfellene hvor plan foreligger, er den utarbeidet av Bufetat. Alle fosterhjemsbarn i Kvalsund kommune hadde tilsynsfører på tidspunktet for undersøkelsen. Det var imidlertid ikke dokumentert gjennom rapporter at alle lovpålagte besøk var gjennomført av tilsynsfører. 0.3 Anbefalinger Kommunen må sørge for at barnevernet kan utføre forebyggende arbeid Kommunen må sørge for at tidsfristene etter barnevernloven overholdes i barnevernets undersøkelser og saksbehandling. Kommunen må sørge for at barn med tiltak følges opp på en tilstrekkelig måte etter barnevernlovens krav Kommunen må påse at det utarbeides tiltaksplaner for barn med tiltak Kommunen må sikre at prosedyrer og rutiner for internkontroll utarbeides og internkontroll gjennomføres/utføres jevnlig Kommunen bør vurdere om barnevernet har en hensiktsmessig organisering og fordeling av arbeidet. Kommunen må sørge for at all dokumentasjon vedrørende en sak er arkivert samlet og forsvarlig 2

8 1. INNLEDNING 1.1. Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Bakgrunnen til dette prosjektet er at kommunestyret i Kvalsund den vedtok at det skulle gjøres en forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten i kommunen (sak 47/08 - Plan for forvaltningsrevisjon) Formål Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvordan barneverntjenesten i Kvalsund kommune ivaretar barnevernlovens formål om å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid og å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Mer konkret har formålet vært å undersøke om kommunen overholder kravene i lov om barneverntjenester med tilhørende forskrifter Avgrensning og problemstillinger Avgrensing Undersøkelsen er i hovedsak avgrenset til årene 2007 og Når det gjelder undersøkelse av saksbehandlingen har vi gjort et uttrekk blant meldinger innkommet i løpet av 2007 og For å se på oppfølging av barn med tiltak ble det tatt utgangspunkt i en liste over barn med vedtak om hjelpetiltak fra 2007 og Undersøkelsen har hatt fokus på barnevernets saksbehandling, oppfølging av barn under tiltak og rutinene rundt dette. Vi har ikke gått inn på barnevernets faglige vurderinger i den enkelte sak Problemstillinger 1. Hvordan blir barnevernets generelle oppgaver ivaretatt? Vi har sett på hvordan barnevernet ivaretar forebyggende virksomhet og samarbeid med andre deler av forvaltningen. Barnevernet har ansvar for å følge nøye med i de forhold barn lever under, og finne forebyggende tiltak. Barnevernet skal også medvirke til at barns interesser ivaretas av andre offentlige organer. 2. Har kommunen etablert internkontroll i barneverntjenesten? Her har vi undersøkt om barnevernet har innført systematiske tiltak for å sikre at barneverntjenesten oppgaver utføres i samsvar med kravene i lov om barneverntjenester. Barnevernstjenesten skal sikre en forsvarlig drift gjennom dokumenterte retningslinjer og prosedyrer for hvordan pålagte oppgaver skal løses. Det kreves også en systematisk gjennomgang av internkontroll for å sikre at den fungerer etter hensikten. 3. Er saksbehandlingen i barnevernet i Kvalsund tilfredsstillende? Vi har vært opptatt av undersøkelsesfasen, fra en melding blir mottatt til det blir truffet vedtak om tiltak eller saken blir besluttet henlagt. Vi har undersøkt om saksbehandlingsreglene i barnevernloven og forvaltningsloven følges, herunder om lovbestemte tidsfrister overholdes. 3

9 4. Følges barn med tiltak opp på en tilstrekkelig måte? Vi har her være opptatt av oppfølgingsfasen. Det vil si hvordan barnet følges opp etter at det er fattet vedtak om hjelpetiltak. Vi har sett på om det er utarbeidet tidsavgrenset tiltaksplan, og hvordan barnevernet holder seg orientert om hvordan det går med barnet Revisjonskriterier Kilder til kriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på krav og forventninger som brukes for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot datagrunnlaget, og danner basis for analyser, vurderinger og konklusjoner. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra: Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av Vi har valgt ut noen bestemmelser fra lov om barneverntjenester, forvaltningsloven og forskrift om internkontroll som er særlig relevante for å belyse problemstillingene. De utvalgte paragrafene ligger som vedlegg til rapporten. I tillegg har vi brukt tall fra SSB (KOSTRA) fra årene 2006, 2007 og 2008 for å holde barnevernet i Kvalsund opp mot barnevernet i noen sammenlignbare kommuner. Det er videre tatt utgangspunkt i kommunens rapportering til Fylkesmannen Utledning av kriterier Vi har sett problemstillinger og revisjonskriterier i sammenheng, og utleder noen krav til de undersøkte områdene. Kravene er så omformulert til spørsmål, som vi forsøker å besvare i undersøkelsen. Kommunen og barnevernets generelle oppgaver (bvl. kap. 3) Kommunen skal følge nøye med i de forhold barn lever under, og har ansvar for å finne tiltak som kan forebygge omsorgssvikt og atferdsproblemer (bvl 3-1). Barneverntjenesten skal søke å avdekke problemer så tidlig at varige problemer kan unngås, og sette inn tiltak i forhold til dette. Barneverntjenesten skal også medvirke til at barns interesser ivaretas av andre offentlige organer, og samarbeide med andre sektorer og forvaltningsorganer når dette kan bidra til å løse oppgaver den er pålagt etter loven. Som ledd i dette skal barneverntjenesten gi uttalelser og råd, og delta i den kommunale planleggingsvirksomhet og i de samarbeidsorganer som blir opprettet (bvl 3-2). Ut fra bestemmelsene over kan vi utlede følgende krav: Barneverntjenesten skal innrette sin virksomhet på en slik måte at den forebygger omsorgssvikt og atferdsproblemer Barneverntjenesten skal samarbeide med andre deler av forvaltningen for å bidra til å løse oppgaver den er pålagt etter loven 1 Alle kommuner rapporterer to ganger i året (30.06/31.12) nøkkelopplysninger på barnevernsområdet, for eksempel antall meldinger, saker og tiltak, til Fylkesmannen. 4

10 Internkontroll i barneverntjenesten (bvl. kap 2-1 og forskrift om internkontrol) I forskift for internkontroll for kommuners oppgaver etter lov om barneverntjenester betyr internkontoll: systematiske tiltak som skal sikre at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenesten. I følge forskriften skal barneverntjenesten kunne dokumentere form og omfang på internkontroll. Ut fra bestemmelsene over kan vi utlede følgende krav: Barneverntjenesten skal opprette tiltak for å sikre at enheten utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov Internkontrollen må kunne dokumenteres Saksbehandling i barnevernet (bvl. kap. 4 og 6, og fvl. kap. IV, V, VI) Med en tilfredsstillende saksbehandling mener vi her at barnevernet har gode rutiner for arbeidet, og at barnevernlovens og forvaltningslovens krav til saksbehandling følges. Viktige stikkord er tidsbruk og kvalitet i saksbehandlingen. Barnevernloven inneholder en rekke bestemmelser om tidsfrister i saksbehandlingen (bvl 4-2, 4-3, 6-9), og det vil være naturlig å undersøke om disse overholdes. Videre stiller både barnevernloven og forvaltningsloven krav til kvaliteten i saksbehandlingen. Barnevernloven har blant annet krav om at innkomne meldinger skal undersøkes dersom det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak, og angivelse av hvordan undersøkelser skal gjennomføres (bvl 4-3, 6-4, ). Det er videre slått fast at avgjørelser etter barnevernloven er enkeltvedtak, og at forvaltningslovens bestemmelser gjelder i saksbehandlingen, med de særregler som er fastsatt i barnevernloven (bvl 6-1). I forvaltningsloven stilles det blant annet krav om at vedtak skal grunngis, og krav til hva begrunnelsen skal inneholde (fvl 24, 25). Loven har også bestemmelser om hvordan partene skal underrettes om vedtak (fvl 27) og hvordan klager skal behandles (bvl 33). Ut fra bestemmelsene over kan vi utlede følgende krav: Tidsfristene i barnevernloven og forvaltningsloven skal overholdes i barneverntjenestens saksbehandling Vedtak om tiltak skal være utredet og begrunnet i henhold til kravene i barnvernloven og forvaltningsloven Det skal gis underretning til partene i henhold til kravene i forvaltningsloven Oppfølging av barn på tiltak (bvl. Kap. 4) Med tiltak menes her hjelpetiltak 2 (bvl 4-4) Når et barn på grunn av forholdene i hjemmet eller av andre grunner har særlig behov for det, skal barneverntjenesten sørge for å sette i verk hjelpetiltak for barnet og familien. Når hjelpetiltak vedtas skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan (bvl 4-5). Barneverntjenesten skal videre holde seg orientert om 2 Barnevernet har i hovedsak vedtakskompetanse i forhold til frivillige tiltak (hjelpetiltak), og Fylkesnemnda har vedtakskompetanse i omsorgsovertakelse. Vedtak om omsorgsovertakelse betyr at barn ikke kan bo sammen med sine foreldre og vil derfor plasseres utenfor hjemmet. Dersom det blir gjort ett omsorgsvedtak på barn tilhørende i Kvalsund får kommunen ansvaret for omsorgen og blir dermed omsorgskommune. Vi tar ikke stilling til barn med omsorgsvedtak i denne undersøkelsen. 5

11 hvordan det går med barnet og foreldrene, og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak. Ut fra bestemmelsene over kan vi utlede følgende krav: Barnevernet skal utarbeide tiltaksplaner for alle barn med hjelpetiltak Barnevernet skal holde seg orientert om hvordan det går med barnet Tabell 1: Utledning av underproblemstillinger med bakgrunn i revisjonskriteriene Problemstillinger Underproblemstillinger Revisjonskriterier Hvordan blir barnevernets generelle oppgaver ivaretatt? Har kommunen etablert en tilfredsstillende internkontroll i barneverntjenesten? Er saksbehandlingen i barnevernet tilfredsstillende? Følges barn med tiltak opp på en tilstrekkelig måte? Hvordan ivaretas barnevernets forebyggende virksomhet? Hvordan samarbeider barneverntjenesten med andre deler av forvaltningen? Har barneverntjenesten iverksatt tiltak for å sikre at alle oppgaver uføres i henhold til lovens krav? Har barneverntjenesten skriftlige rutiner og prosedyrer for arbeidet? Overholdes de ulike tidsfristene i saksbehandlingen? Tilfredsstiller saksbehandlingen forvaltningslovens krav til enkeltvedtak? Utarbeides det tiltaksplaner? Holder barnevernet seg orientert om barnets situasjon? bvl 3-1 bvl 3-2 bvl 2-1 Forskrift om internkontroll etter barnevernloven bvl 4-2, 4-3, 6-9 bvl 6-1 fvl 24, 25, 27 bvl 4-4, Metode Datainnsamling Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har hovedsakelig vært intervju og dokumentanalyse. Hovedinformantene har vært helse- og sosialleder Aina Holmgren. Vi har også snakket med de ansatte i barneverntjenesten 6

12 For å undersøke de to siste problemstillingene, om saksbehandling og oppfølging av barn på tiltak, tok vi utgangspunkt i en oversikt over innkomne meldinger og igangsatte undersøkelser i 2007 og 2008 og plukket ut 12 tilfeldige saker av et utvalg på 20. Ved gjennomgang av sakene har vi blant annet undersøkt om saksbehandlingsfrister overholdes og om partene blir underrettet om vedtaket. Vi sjekket også om det var utarbeidet tiltaksplan for barn med vedtak om hjelpetiltak. Også her har vi støttet oss på opplysninger framkommet i intervju med barneverntjenestens ansatte. Vi har også tatt utgangspunkt i tall barneverntjenesten har rapportert til SSB og Fylkesmannen, som vi har jamført og drøftet i forhold til vårt utvalg. Barnevernet i alle kommunene rapporterer blant annet om antall mottatte meldinger, igangsatte undersøkelser, henlagte saker, hjelpetiltak, samt oversittelser av de ulike tidsfristene. Kommunene må også rapportere nøkkeltall til KOSTRA på barnevernsområdet en gang per år. Vi bruker disse rapporteringene som en del av datagrunnlaget. Her er det mulig å sammenligne Kvalsund med andre kommuner Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at innsamlede data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene som framkommer i rapporten representerer et utvalg av virkeligheten. Vi har ikke gjennomgått alle saker, og heller ikke alle forhold ved de undersøkte sakene. Vi mener likevel at vi har tilstrekkelig med informasjon til å svare på de problemstillingene som er satt opp for undersøkelsen. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er blant annet ivaretatt ved at de faktaopplysningene som er framkommet i intervju, er verifisert av informanten ved barnevernet. Videre er tilliten til resultatet styrket ved at det er samsvar mellom data som er framkommet gjennom intervju, dokumentanalyse og statistikk. Tallmaterialet fra SSB og Fylkesmannen kan imidlertid inneholde feil dersom kommunene har rapportert feil, eller på forskjellig måte. SSB publiserer ureviderte tall for kommunene 15. mars, og reviderte tall 15. juni hvert år. KOSTRA-tallene for 2006 og 2007 som er brukt i rapporten er reviderte tall, mens tallene for 2008 er ureviderte tall. 2. BAKGRUNNSOPPLYSNINGER 2.1. Hvem gjør hva i barnevernet Kommunen, Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat), Fylkesmannen, Fylkesnemnda for sosiale saker og Barne- og familiedepartementet har alle oppgaver etter barnevernloven. Kommunen skal sørge for at den har en barneverntjeneste som utfører det daglige løpende arbeidet etter loven (bvl 2-1). Den kommunale barneverntjenesten skal gi råd og veiledning, ta imot meldinger om barn som har det vanskelig, undersøke saker, treffe vedtak eller forberede saker for behandling i fylkesnemnda, samt iverksette og følge opp tiltak. I tillegg gjør barnevernet utredninger ved adopsjonssaker. Bufetat forvalter det statlige barnevernet, og består av fem regionale barnevernmyndigheter og en sentral barnevernmyndighet (Barne, ungdoms- og familiedirektoratet). De regionale barnevernmyndighetene skal bistå barneverntjenesten i kommunene med plassering av barn 7

13 utenfor hjemmet, bistå kommunene med rekruttering og formidling av fosterhjem og sørge for at fosterhjemmene får opplæring og veiledning. Etaten har også ansvar for godkjenning av private og kommunale institusjoner som benyttes etter barnevernloven. Herunder er fosterhjemstjenesten organisert. Fylkesmannen skal føre tilsyn med barnevernvirksomheten i den enkelte kommune. Det innebærer at Fylkesmannen skal påse at kommunene utfører oppgavene etter barnevernloven, sørge for at kommunene får råd og veiledning og føre tilsyn med barneverninstitusjonene. Barnevernet rapporterer rutinemessig til Fylkesmannen to ganger i året. I tillegg kan Fylkesmannen komme på varslet tilsyn. Fylkesmannen er også klageinstans for enkeltvedtak som barneverntjenesten fatter etter barnevernloven. Fylkesnemnda for sosiale saker er et domstollignende forvaltningsorgan som har avgjørelsesmyndighet i blant annet saker om omsorgsovertakelse og om tvangsinngrep ved alvorlige atferdsvansker. Det er 12 nemnder i landet. Nemnda består i den enkelte sak av en leder som er jurist, to sakkyndige medlemmer og to medlemmer fra et alminnelig utvalg. Avgjørelser fattet av fylkesnemnda kan bringes inn for tingretten. Barne- og familiedepartementet skal føre tilsyn med at lov og øvrig regelverk blir anvendt riktig, sørge for at erfaringer med loven blir evaluert og foreta nødvendige endringer. Departementet har også ansvar for å gi retningslinjer og instrukser, sette i gang forskning på området, utvikle den generelle barnevernpolitikken og legge til rette for at det finnes informasjon om barnevernet Barnevernet i Kvalsund Barneverntjenesten i Kvalsund kommune var fram til februar 2009 organisert under avdeling for helse- og sosial, men ble samlokalisert under NAV etter denne dato. Det betyr at leder for barnevernet har det faglige ansvaret, men at personalansvaret tillegges leder av NAV. I praksis vil det si at to saksbehandlere fortrinnsvis vil jobbe med saker som sorterer under barnevernets ansvarsområde, men vil avlaste NAV etter behov og dersom det er mulig. Situasjonen ved enheten har de siste fire årene vært preget av mye usikkerhet, med stort gjennomtrekk av personer og høyt fravær på grunn av sykemelding, og leder for helse- og sosial har i lange perioder fungert som leder for barneverntjenesten. Helse- og sosialleder oppgir at denne situasjonen fortsatte fram til høsten 2008, da enheten fikk to nye ansatte. Vi forstår nå at en av disse vil slutte i løpet av våren Etaten har hatt to fagstillinger, leder og saksbehandler, men mangler per februar 2009 barnevernfaglig kompetanse. Det ble derfor tilført midler til en ekstra stilling som var tenkt tilsatt i løpet av våren Stilling som barnevernleder ble derfor lyst ut, men etter fristens utløp i februar 2009 hadde kommunen ikke mottatt søknader til stillingen. En tidligere ansatt har sagt seg villig til å avhjelpe kontoret og det er inngått en avtale om et ettårig engasjement. Kvalsund kommune sliter fremdeles med rekruttering av ansatte til barnvernstjenesten. Kvalsund kommune er, som en av sju kommuner, medlem i Vest-Finnmark Regionråd. Regionsrådet ser blant annet på hvordan økt samarbeid over kommunegrensene kan bedre kvaliteten på og effektivisere de kommunale tjenestene. I Felles tiltaksplan 2009 leser vi i forprosjektet: Samarbeid om tjenester i kommunene i Vest-Finnmark at barneverntjenesten er ett av fire områder hvor der anbefales å iverksette konkrete samarbeidsprosjekter. 8

14 Tabell 2: Driftsbudsjett Regnskap Budsjett Avvik Vi ser at barneverntjenesten i Kvalsund kommune i 2006, 2007 og 2008 hadde et lavere forbruk for virksomheten enn det budsjetterte. Kvalsund kommune er i dag både omsorgskommune 3 og fosterhjemskommune 4. Som omsorgskommune skal de føre kontroll med barnets situasjon i fosterhjemmet, og foreta ett lovbestemt antall hjemmebesøk i året. Som fosterhjemskommune har de ansvar for at det føres tilsyn med barnet i fosterhjemmet, og skal oppnevne en særskilt tilsynsfører til det enkelte barn. Tilsynsfører skal ha kontakt med barnet for å skre at han/hun får tilfredsstillende omsorg i sitt nye hjem. Loven stiller også her krav til antall besøk og rapportering til barnevernet i etterkant av besøket. Rapporten skal sendes fosterhjemskommunen med en kopi til omsorgskommunen Sammenligning av barnevernstjenesten med andre kommuner ved hjelp av KOSTRA Vi har med utgangspunkt i rapportering til SSB (KOSTRA), sammenlignet Kvalsund kommune med gjennomsnittet for kommunegruppe 6 5 og gjennomsnittet for alle kommunene i Finnmark. Kvalsund har ikke rapportert økonomisk informasjon på barnevernsområdet i 2008, derfor viser figur 1, 2 og 5 bare tall fra 2006 og 2007 i søylen for Kvalsund. Figur 1: Netto driftsutgifter til barnevernet per innbygger 0-17 år, tall rapportert til SSB Kvalsund Gj.snitt Finnmark Gruppe 6 Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barneverntjenesten, 2006 Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barneverntjenesten, 2007 Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barneverntjenesten, 2008 Netto driftsutgifter til barnevernet per innbygger 0-17 år viser hva kommunene bruker i kroner per år på hver innbygger i målgruppen for tjenesten. Rapporteringen viser at netto driftsutgifter til barnevernet per innbygger 0-17 år økte svakt både i Kvalsund og i gjennomsnittet for sammenligningskommunene fra 2006 til Kvalsund brukte imidlertid betydelig mindre per innbygger 0-17 år til barnevernet enn kommunene i gruppe 6 og kommunene i Finnmark. Figuren viser at netto driftsutgifter økte kraftig fra 2007 til 2008 for 3 Omsorgskommunen er den kommune som etter barnevernloven har ansvaret for å treffe vedtak om tiltak og for gjennomføring av tiltaket, samt for utgiftene forbundet med tiltaket. 4 Fosterhjemskommunen er den kommunen hvor fosterhjemmet ligger. Barneverntjenesten i fosterhjemskommunen har, etter barnevernsloven, ansvaret for godkjenning og tilsyn av hjemmet. 5 SSB har delt landets kommuner i grupper for statistikkformål og sammenligning. Kvalsund tilhører gruppe 6 som består av 58 kommuner med høye bundne kostnader per innbygger og høye frie disponible inntekter. 9

15 gjennomsnittet av finnmarkskommunene og kommunegruppe 6, mens det mangler rapportering fra Kvalsund som gjør at vi ikke kan uttale oss om utviklingen der. Figur 2: Netto driftsutgifter per barn i barnevernet Kvalsund Gj.snitt Finnmark Gruppe 6 Netto driftsutgifter (f 244, 251 og 252) pr. barn i barnevernet, 2006 Netto driftsutgifter (f 244, 251 og 252) pr. barn i barnevernet, 2007 Netto driftsutgifter (f 244, 251 og 252) pr. barn i barnevernet, 2008 Netto driftsutgifter per barn i barnevernet viser hva kommunen bruker i gjennomsnitt på hvert barn som er under tiltak av barnevernet, innbefattet både frivillige hjelpetiltak og omsorgstiltak. Rapporteringen viser at kostnadene per barn i barnevernet er redusert fra 2006 til 2007 i Kvalsund. Vi ser også at Kvalsund bruker betydelig mindre per barn i barnevernet i sammenligningsgruppene. Det er ikke rapportert inn tall for Kvalsund i For sammenligningskommunene viser tallene at det har vært en viss økning i perioden Figur 3: Barn med undersøkelse i forhold til innbyggere 0-17 år, tall rapportert til SSB Kvalsund Gj.snitt Finnmark Gruppe 6 Barn med undersøkelse ift antall innb år, pst, 2006 Barn med undersøkelse ift antall innb år, pst, 2007 Barn med undersøkelse ift antall innb år, pst, 2008 Figur 3 viser prosentvis andel barn med undersøkelse i løpet av året i forhold til alle barn mellom 0-17 år. Vi ser at mens Kvalsund har hatt en markant økning i perioden, viser gjennomsnittet for sammenligningskommunene små endringer. Videre ser vi av figuren at andelen barn med undersøkelser i Kvalsund for perioden lå på et langt høyere nivå enn for gruppe 6 og gjennomsnittet for alle kommunene i Finnmark. 10

16 Figur 4: Andel barn med barneverntiltak i forhold til innbyggere 0-17 år, tall rapportert til SSB Kvalsund Gj.snitt Finnmark Gruppe 6 Andel barn med barneverntiltak ift. innb år, 2006 Andel barn med barneverntiltak ift. innb år, 2007 Andel barn med barneverntiltak ift. innb år, 2008 Av figuren over ser vi at andelen barn med barneverntiltak i Kvalsund i likhet med snittet av de andre kommunene, økte fra 2006 til Vi ser også at Kvalsund i 2007 hadde en noe større andel av barn mellom 0-17 år i kommunen med barnevernstiltak, enn sammenligningskommunene. Figur 5: Andel netto driftsutgifter til barn som bor i sin opprinnelig familie, tall rapportert til SSB Kvalsund Gj.snitt Finnmark Gruppe 6 Andel nto drutg til barn som bor i sin opprinnelige familie (funksjon 251), pst, 2006 Andel nto drutg til barn som bor i sin opprinnelige familie (funksjon 251), pst, 2007 Andel nto drutg til barn som bor i sin opprinnelige familie (funksjon 251), pst, 2008 Kvalsund brukte en betydelig høyere andel av netto driftsutgifter til barn som bor i sin opprinnelige familie enn gjennomsnittet for gruppe 6 og snittet for kommunene i Finnmark, men det er en viss nedgang fra 2006 til 2007, og det mangler data for I 2007 brukte Kvalsund kommune over 40 % av driftutgiftene på barn med tiltak som bor hjemme, mens sammenligningskommunene i snitt brukte vel 15 %. Oppsummering Figur 1 og 2 viser at Kvalsund kommune har lave kostnader til barnevernet både per innbygger i målgruppen og per barn i barnevernet. Det har trolig sammenheng med at kommunen ikke har noen barn under omsorg i fosterhjem eller på institusjon. Det kan også ha sammenheng med vakanser i stillinger i barnevernet. De lave utgiftene skyldes ikke få saker eller få tiltak. Det illustreres av figur 4 og 5 som viser at andel barn med undersøkelser og tiltak i Kvalsund kommune ligger over gjennomsnittet vi sammenligner med. Tiltakene er hjelpetiltak i familien med relativt lave kostnader. Figur 5 viser at Kvalsund bruker relativt mer til hjelpetiltak i familien enn sammenligningskommune. Det ligger utenfor rammene til denne undersøkelsen å vurdere om barnevernet har gjort riktige vurderinger og prioriteringer. 11

17 3. HVORDAN BLIR BARNEVERNETS GENERELLE OPPGAVER IVARETATT? 3.1. Hvordan ivaretas barnevernets forebyggende arbeid? I årsmeldinga for 2007 leser vi at barneverntjenesten ønsker større kapasitet til generelt forebyggende barnevern. Det framgår videre av meldinga at kontoret på grunn av kapasitetsproblemer ikke har kunnet prioritere forbyggende arbeid. I perioder har kontoret vært ubemannet eller kun hatt en person i redusert stilling, som har hatt ansvaret for den daglige driften. Som et ledd i det forebyggende arbeidet har barnevernet avlagt besøk ved samtlige av kommunens skoler og barnehager. Planen er at besøkene skal gjennomføres en gang per år, fortrinnsvis på høsten etter skolestart. I tillegg har barnevernet besøkt skoleklasser og oppgir at de ved å ta kontakt direkte med elevene har opplevd at ungdom lettere tar kontakt etter besøkene. I følge vår informant var de ansatte i barnevernet høsten 2008 i skoler og barnehage for å orientere om meldeplikt og betydningen av at barnevernet, for å minimere skadeomfanget, blir involvert så tidlig som mulig dersom barn har problemer. Selv om meldere i vårt utvalg har vist seg å tilhøre det offentlige, har bekymringsmeldingene i enkelte tilfeller også kommet fra private utenom familien. Det har gjerne skjedd i forkant eller i samme periode hvor representanter fra offentlige etater har uttrykt mistanke om uheldige forhold ved barnets situasjon. Barneverntjenesten oppgir i årsmelding for både 2007 og 2008 at det stadig er flere foreldre som tar kontakt og ber om hjelp. Barnevernet tolket dette som en positiv utvikling fordi det blir enklere for barnevernet å utføre sin jobb når foreldre er inneforstått med at barnet trenger hjelp og gjerne vet hvilke hjelp barnet behøver. Barnevernet forstår dette som at barnevernets rolle og ansvarsområde er kjent, og at hjelpen fra barnevernet ikke oppfattes like stigmatiserende som tidligere. Vi ser av et raskt besøk på Kommunens hjemmesider at informasjonen om barnevernet er lite aktuell. Det er vanskelig å finne nyttige opplysninger om barneverntjenestens oppgaver og tjenestetilbud. På våre kommentarer til dette ser får vi vite at hver avdeling har ansvar for å framstille og oppdatere informasjon om tjenester og kontaktpersoner, mens en egen IT-ansatt har ansvaret for å gjøre informasjonen tilgjengelig for publikum Hvordan samarbeider barnevernet med andre deler av forvaltningen? Vi kan lese i årsmeldinga for 2007 at Kvalsund kommune så en økende tendens i forhold til atferdsproblematikk. De sier at det derfor er viktig å styrke det tverrfaglige/ tverretatlige samarbeidet slik at det blir lettere å fange opp eventuelle problemer. Fungerende leder sier at barnevernet har etablert formelt samarbeid med ulike instanser både internt i kommunen og over kommunegrensen. Psykologisk pedagogisk tjeneste (PPT) kaller inn til månedlige samarbeidsmøter, hvor det diskuteres generelle saker og enkeltsaker anonymt. Foruten barnevernet deltar BUP, helsesøster, kommunelege og PPT. Enkelte ganger blir personer utenfra invitert for å belyse aktuelle problemstillinger, for eksempel utfordringer knyttet til psykiatri og rus. Barneverntjenesten har også kontakt med BUP i Hammerfest annenhver måned eller ved behov. Her diskuteres generelle saker eller spesielle saker gjennomgås anonymt. De ansatte 12

18 ved kontoret i Kvalsund har, spesielt i fravær av faglig leder, kunne støttet seg til kompetansen som finnes i et større fagmiljø ved kontoret i Hammerfest. En dag i uka tilbyr barneverntjenesten i samarbeid med idrettslaget et treningsopplegg til jenter i alderen år, og en av de ansatte er til stede. Erfaringer tilsier at ungdom lettere tar kontakt i etterkant dersom barnevernet gjør seg mer tilgjengelig og legger til rette for uformell samtale. Høsten 2002 startet RUSUKE, et samarbeid mellom politi, skole og barnevernet, som skulle arrangeres annen hvert år. Her inngår ett møte med foreldre og ett møte med skolen og de unge. Neste RUSUKE blir etter planen gjennomført til høsten. De ansatte ved kontoret i Kvalsund hadde fra 2006 også anledning til å hospitere ved barneverntjenesten i Hammerfest en dag i uka. Hospiteringen, som av de ansatte i barnevernet var en entydig positiv erfaring, er i bero for tiden, men fungerende leder ønsker å gjenopprette ordningen hvor ansatte kan jobbe i ett større fagmiljø Vurdering I følge bvl. 3-1 skal kommunen følge nøye med i de forhold barn lever under, og har ansvar for å finne tiltak som kan forebygge omsorgssvikt og atferdsproblemer. Bestemmelsen sier videre at barnevernet har et spesielt ansvar for å søke og avdekke omsorgssvikt, atferds-, sosiale og emosjonelle problemer så tidlig at varige problemer kan unngås, og sette inn tiltak i forhold til dette. Det vil si at kommunen har det overordnede ansvaret for at lovverket blir fulgt. I praksis betyr det at barnevernet skal sikre at barn ikke lider unødig overlast. For å kunne utføre sine lovpålagte oppgaver er barnevernet avhengig av at eksterne aktører tilfører enheten nødvendig kunnskap om barns situasjon slik at de kan reagere. Vår undersøkelse viser at melderne hovedsakelig tilhører offentlige etater. Det kan tyde på at de kjenner den lovpålagt plikten til å melde fra til den kommunale barnverntjenesten av eget initiativ, dersom de har mistanke om at barn lever under forhold som kan skade deres helse eller utvikling, jf. bvl 6-4. Når ansatte i skoler og helsesektoren viser at de tar ansvar og har omtanke for barns situasjon og utvikling, blir det viktig at barnevernet følger opp meldinger. Barnevernet bør derfor ha prosedyrer som sørger for at meldere føler nytten av å ta kontakt, og samtidig tilrettelegge for at de som sier i fra føler seg ivaretatt og komfortabel i rollen som melder. Undersøkelsen vår fant ikke støtte for at foreldrene i økende grad tar kontakt med barnevernet. Vår gjennomgang av melding mottatt i løpet av 2007 og 2008 at mor/foreldre sjelden melder. Eventuell annen kontakt mellom foreldre og barnevernet er ikke behandlet her. Kommunens hjemmesider for barnevernstjenesten er viktige som informasjonskilde og kan med fordel forbedres. Hjemmesidene bør ferdigstilles og oppdateres jevnlig. For å øke informasjonstilfanget kan det tenkes at skriftlig materiale med en kort presentasjon av hvilke tjenester barnevernet tilbyr og oppdaterte kontaktadresser, også kan legges ut på eksempelvis helsestasjoner og lege- og tannlegekontor. I følge barnevernloven ( 3-2) skal barneverntjenesten samarbeide med andre sektorer og forvaltningsnivåer når dette kan bidra til å løse oppgaver som tjenesten er pålagt etter loven. Barneverntjenesten skal gi uttalelser og råd, og delta i kommunal planleggingsvirksomhet og i de samarbeidsorganer som blir opprettet. Barnevernet ønsker i større grad å kunne prioritere det forebyggende arbeidet for å begrense skadeomfanget for barn som ikke får hjelp i tide. Forebyggende arbeid er slik avhengig av 13

19 samarbeid med andre som har kontakt med barn og krever samtidig en planmessig og jevn innsats over tid. Barnevernet kan, ved å rette det forebyggende arbeidet til barnehager, SFO og barneskole, avdekke omsorgssvikt eller andre problemer knyttet til barnet på et tidlig tidspunkt. Vi ser at barnevernet over tid har etablert kontakt med andre offentlige etater og skoler, men at de i løpet av de siste årene i liten grad har deltatt i formelt samarbeid, ut over det som skjer i konkrete enkeltsaker. At barnevernet ikke har klart å opprettholde samarbeid med naturlige støttespillere utenfor barnevernet, kan i stor grad forklares på bakgrunn av forhold ved kontoret. Vakanser og hyppige utskiftninger av ansatte gjør det vanskeligere å opprettholde kontinuitet i samarbeidsforhold. Vi oppfatter det som positivt at barnevernet er bevisst på at de må styrke det tverrfaglig arbeidet, og forventer samtidig at en forhåpentligvis mer stabil bemanningssituasjon og økt kapasitet vil ha en positiv betydning for utviklingen. 4. HAR KOMMUNEN ETABLERT INTERNKONTROLL I BARNEVERNTJENESTEN? 4.1. Har barneverntjenesten iverksatt noen tiltak i henhold til kravet om internkontroll? Internkontroll innebærer at kommunen blant annet skal: - ha interne rutinebeskrivelse hvor ansvar, oppgaver og myndighet er klarlagt - sikre at de ansatte har kunnskap om og tilgang til gjeldende lover og forskrifter - sørge for at ansatte er faglig kvalifiserte og holder seg oppdatert på saksfeltet - gjøre nytte av erfaringene til ansatte, oppdragstakere og brukere - foreta risikovurdering av barneverntjenesten Hensikten med internkontroll er å kvalitetssikre barneverntjenesten og sikre en tilfredsstillende og forsvarlig drift. Det betyr at rutiner og prosedyrer skal sikre at barneverntjenesten utfører lovpålagte oppgaver i henhold til bestemmelsene på området. En regelmessig gjennomgang av systemet for internkontroll skal sikre at kvalitetssikring til enhver tid skjer i henhold til gjeldende regelverk, og på den måten bidra til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten. Vi finner ingen dokumentasjon på at det er gjennomført internkontroll. Det er heller ikke dokumentert at barnevernet har utarbeidet retningslinjer for internkontroll etter at pålegg om innføring av internkontroll i kommunene kom i Aktuelle lovverk, forskrifter og bestemmelser som regulerer barneverntjenestens ansvarsområde finnes lett tilgjengelig på kontorene. De ansatte har også tilgang til permer og bøker med nyttig fagstoff om ulike problemer som kan oppstå rundt barn og egnede behandlingsalternativ. Vi finner også informasjon om ulike instanser som barneverntjenesten har kontakt med i den daglige driften, som for eksempel Bufetat Har barnevernet skriftlige rutiner og prosedyrer for arbeidet? Organisering av barneverntjenesten vil variere fra kommune til kommune blant annet som følge av størrelse, økonomi, administrativ struktur, ressurser, omfang og innhold i barnevernssaker. Forskriften for internkontroll sier at innholdet i internkontrollen skal dokumenters i den form og omfang som er nødvendig på bakgrunn av barnevernets størrelse, 14

20 aktiviteter og risikoforhold, samt ut fra lokale forskjeller i blant annet kultur, holdninger og fagkompetanse. Dokumentasjon skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. I følge rapporteringen til Fylkesmannen ble internkontroll innført i 2006, men helse- og sosialleder oppgir at det per mars 2009 ikke er utformet interne rutinebeskrivelser av saksbehandlingsprosedyrer, gjennomføring av undersøkelser eller andre oppgaver som sorterer under barnevernet. Barnevernet benytter rutinehåndboka, som ligger tilgjengelig på hjemmesidene til barne- og likestillingsdepartementet, som veileder for tjenester og oppgaver som enheten i følge barnevernloven er pålagte å utføre. Kontoret i Kvalsund støtter seg også til en rutinehåndbok utarbeidet av barneverntjenesten i Hammerfest, som de skulle bruke som et utgangspunkt for å utforme egne kontorrutiner. Arbeidet med å utforme prosedyrer og interne rutiner vil prioriteres når alle stillinger er besatt Vurdering I Forskrift om internkontroll betyr internkontroll systematisk tiltak som skal sikre at barnverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller av lov om barneverntjenester. Det fordrer blant annet en systematisk gjennomgang av rutiner og prosedyrer for oppgaver og tjenester som sorterer under barnverntjenesten, og på den måten sikre en forsvarlig og tilfredsstillende virksomhet. For å sikre at internkontrollen fungerer må også prosedyrene for gjennomføring av internkontroll jevnlig revideres. Selv om internkontroll i følge rapporteringen til KOSTRA ble innført i 2006, har barneverntjenesten i Kvalsund per februar 2009 ikke utformet retningslinjer for de ulike oppgavene og tjenestene som er lagt til barnevernet. Det betyr igjen at manglende målingskriterier gjør det vanskelig å gjennomføre internkontroll. Vi ser igjen at en utstabil bemanningssituasjon gjør det vanskelig for barneverntjenesten å få nedfelt interne rutinebeskrivelser. Selv om barneverntjenesten i Kvalsund benytter seg av oppslagsverk fra andre etater, bør interne prosedyrer og kontorrutiner være mer i samsvar med lokale forhold. Nedskrevne retningslinjer sikrer ikke nødvendigvis at oppgaver blir utført i henhold til regelverk, men kan være nyttig og bidra til å forenkle arbeidsdagen for de ansatte. Spesielt med tanke på at kontoret har hatt rekrutteringsproblemer, og interne rutinebeskrivelser vil avhjelpe i opplæringen av nyansatte. 5. ER SAKSBEHANDLINGEN I BARNVERNET I KVALSUND TILFREDSSTILLENDE? 5.1. Bakgrunnsopplysninger Av tall rapportert til Fylkesmannen går det fram at barnevernet mottok 14 nye meldinger i Det var en liten nedgang fra året før. I følge årsmeldinga for 2007 mottok barnevernet 17 meldinger i løpet av året, som igjen var en økning på 10 fra Tabell 3: Mottatte meldinger i perioden juli desember 2008, tall rapportert til Fylkesmannen 2. tertial tertial tertial 2008 Mottatte meldinger Undersøkte saker 10* 5 6 *at antall undersøkte saker er høyere enn mottatte meldinger skyldes det et etterslep fra tidligere periode 15

21 Vi ser av tabellen at antall meldinger som barneverntjenesten har mottatt varierer mellom 6-8 meldinger per halvår i perioden juli desember Videre kan vi lese ut fra tallene rapportert til Fylkesmannen at av det totale antallet meldinger innkommet i 2008, ble 2 henlagt uten undersøkelser, 1 sak overført til barnevernet i en annen kommune og 11 undersøkt videre. Tallene viser også at antallet igangsatte undersøkelser i siste halvår i 2007 er på nivå med det samlede antall igangsatte undersøkelser for hele I følge informantene vurderes meldingene fortløpende og seinest på kontormøtet første mandag etter at meldingen er mottatt. Barnevernet mottar ikke meldinger hver uke, og få ansatte gjør det både mer formålstjenelig og enklere å samles ved behov. Det går fram av samtaler med de ansatte at meldinga vurderes senest innen en uke, og da avgjør de om innholdet tilsier at barneverntjenesten må sette i gang en undersøkelse Overholdes de ulike fristene i saksbehandlingen? Lovverket som regulerer barnevernets arbeid angir hvor lang tid etaten skal bruke i behandling av saker, og barnevernet må forholde seg til klare tidsfrister for behandling av bekymringsmeldinger og undersøkelser. Barnevernet skal innen en uke etter de har mottatt meldingen avgjøre om det skal foretas ytterligere undersøkelser eller om meldinga skal henlegges. Fra den dagen barnevernet bestemmer at meldinga skal følges opp med undersøkelse skal denne gjennomføres inne tre måneder. Barnevernet bruker saksbehandlingssystemet Familia, som ble tatt i bruk høsten 2008, men de ansatte har per mars 2009 ikke den nødvendige brukerkompetansen for å få maksimal nytte av systemet. Mye av den manglende kompetansen skyldes at ansatte som deltok ved siste kurs ikke kjente barnevernets arbeidsoppgaver godt nok til å få tilfredsstillende utbytte av kurset, eller ved at kunnskap har forsvunnet når ansatte som har vært på kurs, har slutter. Vår informant oppgir at kontoret har hatt betydelig utgifter i forbindelse med kursing av ansatte. Familia er i følge vår informant svært logisk bygd opp og de ansatte vil derfor ha støtte under saksbehandlingen. Systemet gir med andre ord en viss føring i forhold til struktur og innhold og kan tjene som en veileder for den enkelte saksbehandler. I tillegg angir trinnene i Familia de aktuelle bestemmelsene som gjelder for det feltet som behandles, herunder ulike lovpålagte krav. Her registreres mottatte meldinger, starttidspunktet og avslutningen for undersøkelser, og rapporter tatt ut fra systemet kan rask gi en oversikt over tidsbruk i saksbehandlingen. Informasjonen som ligger i saksbehandlersystemet danner grunnlaget for rapportering videre til Fylkesmannen. Tallene som oversendes Fylkesmannen skal normalt hentes fra Familia, men ble ved siste rapportering utført manuelt. Manglende kompetanse i bruk av Familia førte til at rapporteringa til Fylkesmannen til nå har blitt gjort på grunnlag av manuell telling og gjennomgang av saker. Tabell 4: Tidsbruk ved håndtering av bekymringsmeldinger, tall rapportert til Fylkesmannen for perioden juni 2007-desember 2008 Mottatte meldinger Ukefristen overholdt Brudd på ukefristen I løpet av rapporteringsperioden har barnevernet i Kvalsund rapportert at de har mottatt totalt 22 meldinger. Av disse ble 20 gjennomgått innen en uke, mens fristen ble oversittet i 2 tilfeller. 16

22 Oversikten vi finner i rapporteringen til Fylkesmannen gir ingen detaljerte opplysninger om hvor lang tid kontoret har brukt på å gjennomgå meldinger der ukefristen er brutt. For å få et mer detaljert bilde av saksbehandling av barnevernssaker foretok vi et utplukk av 12 saker fra en liste over mottatte meldinger i 2007 og Vi har blant annet sjekket om tidsfristen for å behandle bekymringsmeldinger og undersøkelser er overholdt. Tabell 5: Tidsbruk ved håndtering av bekymringsmeldinger i 12 6 utvalgte saker Utvalgte saker Ukefristen overholdt Brudd på ukefristen Annet* * stor usikkerhet med hensyn til tidsbruk på grunn av manglende dokumentasjon To av bekymringsmeldingene ble behandlet innen en uke, mens i ett tilfelle brukte kontoret over en uke på å gjennomgå meldinger. Vi mangler informasjon til å kunne si noe sikkert om tidsbruken i ni saker. Det fordrer en eller annen form for datert skriftlig dokumentasjon for å kunne etterprøve tidsbruk og vurderinger barnevernet har gjort når de har mottatt en melding. Dokumentasjon knyttet til undersøkelser, som for eksempel brev til foresatte om oppstartsmøte eller en samtykkeerklæring fra foreldre til å innhente opplysninger, er ikke knyttet direkte opp mot meldinger, men gir oss likevel et inntrykk av forløpet fra mottatt melding til start av undersøkelsen. Vår gjennomgang viste at det var mangelfull dokumentasjon. I et tilfelle fant vi eksempelvis et samtykkeskriv fra foresatte, som dokumenterer at undersøkelsen er igangsatt, men ikke sier noe direkte om hvor lang tid barnevernet har brukt på å vurdere meldinga. I andre tilfeller har vi tidspunktet for mottatt melding og dokumentasjon på gjennomført undersøkelse ved at brevet som underretter om vedtak var datert og lå i mappa. Det vil heller ikke her framgå hvor lang tid barnevernets ansatte har brukt på å vurdere meldinga. I andre mapper igjen mangler brev hvor foreldre blir innkalt til oppstartsmøte med barneverntjenesten, men vi ser av ulike notat at barnevernet har foretatt en undersøkelse. Vi er opplyst i samtale med de ansatte at noe av den maglende dokumentasjonen kan finnes i brevsamlere på kontoret i påvente av å bli lagt i de aktuelle saksmappene. I andre tilfeller vil det mangle dokumentasjon på hva barnevernet har foretatt seg, både når det gjelder meldinger og i forhold til undersøkelser. Vi forstår av dokumenter i enkelte mapper, at barnevernet har blitt kontaktet på et tidligere tidspunkt enn registrert tidspunkt for melding, men uten at det går fram hva barnevernet har foretatt seg i perioden mellom den første kontakten fant sted og registrert melding. På forsiden av saksmappen skal all korrespondanse loggføres. Det viser seg at dateringen på forsiden i flere tilfeller ikke alltid samsvarer med dateringen på notat, brev og andre dokumenter som ligger inni mappen. Undersøkelser Tabell 6: Tidsbruk ved gjennomføring av undersøkelser i perioden juni 2007 desember 2008, tall rapportert til Fylkesmannen Nye undersøkelser Behandlet innen 3 mnd. Undersøkt i løpet av 3-6 mnd. Saksbehandlingstid over 6 mnd. 17* *at det totale antall nye undersøkelser avviker med summen av undersøkelser som er oppgitt i tabellen kan skyldes feilregistrering eller etterslep av undersøkelser fra tidligere perioder 6 De utvalgte sakene gjelder 12 barn, men siden de fleste har søsken blir det totale antallet berørte barn høyere. 17