Fylkesrådet legger saken frem for fylkestinget med følgende forslag til vedtak:

Transkript

1 Saknr. 09/ Ark.nr. Saksbehandler: Hans Ove Hjelsvold REVISJON AV FYLKEKOMMUNENS PROSJEKTHÅNDBOK Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Fylkesrådet legger saken frem for fylkestinget med følgende forslag til vedtak: Fylkestinget vedtar at den reviderte håndboka for Hedmark fylkeskommune, datert , legges til grunn ved gjennomføring av prosjektarbeid i Hedmark fylkeskommune. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Trykte vedlegg: - Prosjekthåndbok datert Hamar, Svein Borkhus fylkesrådsleder

2 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Fylkesrådet har besluttet å gjennomføre en revisjon av prosjekthåndboka for Hedmark fylkeskommune. Revisjonen er foretatt med utgangspunkt i forrige prosjekthåndbok, slik denne framgår i sak 09/2619. Fylkesrådet ser at det over tid har vokst frem et behov for å tydeliggjøre nødvendigheten av å etablere en felles forståelse for mandat, rammer, arbeidsform, kvalitetssikring og målsetninger for ulike prosjekter. Samtidig synes håndboka i all hovedsak å fungere godt for store deler av organisasjonen. Samlet sett gjør dette at fylkesrådet i denne omgang har bedt om en revisjon som har vært begrenset i omfang. De endringer som foreslås i saksutredningen ivaretar på en god måte opp de forhold i prosjekthåndboka av 2009, som fylkesrådet ønsket å revidere i denne omgang. Fylkesrådet slutter seg til de endringer som er gjort i prosjekthåndbok for Hedmark fylkeskommune, og anbefaler at den reviderte håndboka for Hedmark fylkeskommune, datert , legges til grunn ved gjennomføring av prosjektarbeid i Hedmark fylkeskommune.

3 SAKSUTREDNING: Bakgrunn og innledning Gjeldende prosjekthåndbok har sin opprinnelse fra november 2000, men ble seinere revidert hhv. i 2005 og våren At håndboken underlegges ny revisjon så nært opp til den forrige, skyldes fylkesrådets og fylkesadministrasjonens erfaringer med prosjekt-etableringsfasen for større byggeprosjekter. Utredning Begrunnelsen for de foregående revisjonene har i hovedsak vært disse: Revisjonen i 2000: o Ambisjonen om å øke innslaget av matrise-baserte arbeidsformer, herunder ble det gjennomført en omfattende kompetanseheving innen prosjektledelse og gjennomføring. Revisjonen i 2005: o For å tilpasse ordlyden i håndboka som følge av vedtaket om å innføre en parlamentarisk styringsmodell. Revisjonen i 2009: o Ble drevet frem av oppdragsgiver/prosjekteier for å tilføre nødvendige, men i omfang begrensede tydeliggjøringer, endringer og tilføyelser. Revisjonen i 2009 fanget opp mange viktige endringsbehov. Det ble da gjort presiseringer mhp gjennomføring av større prosjekter i fylkeskommunal regi, herunder erfaringer fra gjennomføring av større byggeprosjekter. Etter noe tids praktisk anvendelse av gjeldende prosjekthåndbok har det vist seg at viktige forutsetninger og føringer fra oppdragsgiver tidvis ikke oppfattes som rammefaktorer for de øvrige prosjektfasene. Dette kan føre til at viktige rammefaktorer blir gjort til gjenstand for problematisering på lavere nivå i prosjekt-hierarkiet. Sett fra en oppdragsgivers ståsted fremstår dette som uheldig, og gir den avgjørende begrunnelsen for en supplerende revisjon nært opptil den forrige. Som følge av at revisjonsbehovet primært har oppstått på oppdragsgiver-/prosjekteier-nivået, ble det valgt en forenklet revisjonsmetode. Revisjonen ga innspill til disse tilføyelsene, endringene og suppleringene av prosjekthåndboka: Etableringen av en felles forståelse for prosjekters mandat, rammer, arbeidsform og målsetninger må tydeliggjøres og beskrives i håndboka (dette har ført til et nytt punkt) Utvide listen over aktuelle prosjekttyper, herunder beskrive disse, slik at de også omfatter: o Administrative utviklings- og videreutviklingsprosjekter o Regionale utviklingsprosjekter. Tydeliggjøre ansvars- og myndighetsfordelingen mellom styringsgruppe, prosjektansvarlig, prosjektleder og prosjektgruppeleder, slik at styringsgrupper ikke unødig blir involvert i problemstillinger som forventes avklart på et lavere nivå i prosjekt-hierarkiet Gi henvisninger og veiledning mhp. å raskt kunne innhente supplerende kunnskap om prosjektgjennomføring ut over det som fylkeskommunens håndbok er ment å gi.

4 Arbeidet med denne nødvendige, men like fullt begrensede revisjonen av fylkeskommunens prosjekthåndbok har i tillegg avdekket mindre avgjørende forhold. Disse er registrert og bringes med videre til bruk i en eventuell full revisjon av håndboka. En oversikt over disse gjøres tilgjengelig på fylkeskommunens intranettsider i tilknytning til en elektronisk versjon av håndboka. Ansvarlig for ajourhold av denne tillegges strategisk stab.

5 FYLKESRÅDETS DRØFTING: Når behovet for revisjon av prosjekthåndboka av 2009 først ble avdekket, vurderte fylkesrådet det som riktig å benytte anledningen til å gjøre mindre justeringer og tilføyelser. Omfanget av revisjonen er like fullt relativt beskjeden og gjenkjennbarheten til den forrige versjonen dermed bibeholdt. Fylkesrådet er av den oppfatning at de mindre justeringer, tilføyelser og større endringer i fremlagte versjon er nødvendig og tilstrekkelig for å sikre at prosjekthåndboka består som et relevant og operativt referansedokument.... Sett inn saksutredningen over denne linja