SAK M 31/13. Orienteringssaker

Transkript

1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2013/229 EST003 Dato: Sak M 31/13 SAK M 31/13 Til: Museumsstyret Møtedato: 10. desember 2013 Orienteringssaker 1. Plan for midlertidige utstillinger ved Tromsø Museum Universitetsmuseet i 2014 (arkivref.: 2013/5753) 2. Orientering om arbeidet med handlingsplan for midlertidighet ved Tromsø Museum Universitetsmuseet (arkivref.: 2010/6534) 3. Status for arbeidet med utredning (KVU: konseptvalgsutredning) av nytt museumsbygg. Muntlig orientering ved museumsstyrets leder Morten Ruud. 4. Status for det kommunikasjonsstrategiske arbeidet ved museet. Muntlig orientering ved museumsdirektør Marit Anne Hauan. Elisabeth Stormo e.f. administrativ leder Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref.: 2013/5753 Dato: NOTAT Til: Fra: Museumsstyret Tromsø Museum - Universitetsmuseet Plan for midlertidige utstillinger ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet i 2014 Tromsø Museum Universitetsmuseets (TMU) utstillinger er lokalisert i hovedbygget på sørtromsøya, Polarmuseet i sentrum og på MS Polstjerna som står i dokk sør i sentrum. I tillegg til de faste utstillingene har museet jevnlig midlertidige utstillinger. Noen av disse er produsert av TMU, mens andre er lånt fra andre institusjoner eller et resultat av samarbeidsprosjekter. TMU har også i de senere år produsert midlertidige utstillinger basert på doktorgradsarbeidet til ph.d.- kandidater tilhørende TMU og andre enheter ved UiT Norges arktiske universitetet (fersk forskning). Disse utvikles i tett samarbeid med ph.d.-kandidaten. Glimt er betegnelsen på visning av foto i storformat på hovedhusets yttervegg i mørketida. Tema for utstillingene er skiftende. I hovedbygget vises også skiftende utstillinger i Vitenskapet, som er et utstillingsmonter (skap) i trappa mellom utstillingsetasjene. Museumsstyret gis i dette notatet en orientering om planer for midlertidige utstillinger Glimt 2013: Søstre I anledninga stemmerettsjubileet viser TMU en serie med kvinneportretter. Alle foto i utstillinga er tatt av fotograf Mari Karlstad ved TMU. Tidspunkt: 5. desember januar 2014 Sted: Yttervegg på TMUs hovedbygg Apejenta Ida Utstillinga viser blant anna fossiler av en ape som har levd for 47 millioner år siden i jungelen i det som i dag er Tyskland. Fossilet er kjent under navnet Ida. Hovedmålgruppa for utstillinga er barn og unge. Utstillinga er produsert av Naturhistorisk Museum ved Universitetet i Oslo. Malerier og tegninger av kunstneren Esther van Hulsen utgjør en viktig del av utstillinga. Tidspunkt: 24. november februar 2014 Sted: TMUs hovedbygg Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

3 Varme hender vottens kulturhistorie I samarbeid med Museum Nord og tekstilforsker- og historiker Åsa Elstad, stiller TMU ut votter fra samlingene. Utstillinga viser et mangfold av eksempler på votter i det moderne Nord-Norge, inkludert noen særegne eksemplarer. Den eldste votten i utstillinga er Nord-Norges eldste og er fra tidlig 1400-tallet. Tidspunkt: 10. oktober mars 2014 Sted: TMUs hovedbygg Margrethe Wiigs bokillustrasjoner Wiik var en pioner når det gjaldt å gi samiske barn skolebøker på deres eget språk. Hennes store ABC-samling fra mange land er godt kjent. TMU viser illustrasjoner hun selv laga til lesebøker for samiske barn. Tidspunkt: 4. februar 27. april 2014 Sted: Vitenskapet i TMUs hovedbygg Tropiske slanger Utstillinga viser en samling av nærmere 40 levende slanger fordelt på ca. 25 arter. Slangene skal vises i terrarier, som er innredet med et miljø som er tilpassa arten. Publikum får anledning til å komme i nærkontakt med slangene. Det gis også et undervisningstilbud for skolene. Tidspunkt: 15. februar 27. april 2014 Sted: TMUs hovedbygg Sjøfugler Utstilling om sjøfugler basert på doktorgradsarbeidet til Tone Reiertsen, TMU. Tidspunkt: Utstillingsåpning 27. februar 2014 Sted: Polarmuseet Bosetting på Tønsnes Utstillinga viser arkeologiske funn fra bosettinga på Tønsnes som er avdekka gjennom utgravninger i de senere år. Tidspunkt: 9. mai 20. juli 2014 Sted: Vitenskapet i TMUs hovedbygg Kalde kyster nære relasjoner / Cold Coasts Close relationships En annerledes vandreutstilling om nordlig kompetanse, kunnskap og kontakt gjennom historien. Gjennom handel, fangst, fiske, ekspedisjonsliv, håndarbeid og språk har relasjonen mellom Norge og Russland satt sitt preg på de to kulturene og på kunnskapen om å leve og virke i nordområdene. Utstillinga er laget av TMU i samarbeid med Arkhangelsk fylkesmuseum, Onega historiske museum, Troms fylke, Arkhangelsk oblast og Onega distrikt. Tidspunkt: 9. mai 20. juli 2014 Sted: TMUs hovedbygg UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

4 Sjakkbrikker fra museets samlinger Sjakkspill fra Svalbard, samisk sakko og enkelfunn av gamle brikker stilles ut i forbindelse med Chess Olympiad Tromsø Tidspunkt: 28. juli 12. oktober 2014 Sted: Vitenskapet i TMUs hovedbygg Anatoly Karpovs sjakksamling I samarbeid med Chess Olympiad Tromsø 2014 utstiller TMU tidligere sjakkmester Anatoly Karpovs samling som består av frimerker, brev, mynter, medaljer og pins. Det gis også en presentasjon av verdensmestre i sjakk. Det tilbys sjakk-aktiviteter både innen- og utendørs Tidspunkt: 1. august 12. oktober 2014 Sted: TMUs hovedbygning Ka skal vi gjømme på? Tema for utstillinga er kulturminner. Utstillinga og tilhørende læringsverksted viser skoleelevers presentasjon av kulturminner. Tidspunkt: 4. november 2014 januar 2015 Sted: TMUs hovedbygg Glimt 2014 Fotoutstilling på hovedhusets yttervegg. Tema er ikke fastsatt ennå. Marit Anne Hauan museumsdirektør Elisabeth Stormo administrativ leder UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

5 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref.: 2010/6534 Dato: NOTAT Til: Fra: Museumsstyret Tromsø Museum - Universitetsmuseet Orientering om arbeidet med handlingsplan for midlertidighet ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet har (UiT) en forholdvis høy andel av midlertidige årsverk sammenligna med andre institusjoner i universitets- og høyskolesektoren (UH-sektoren). Saken ble drøfta mellom UiT og Kunnskapsdepartementet (KD) i det årlige etatstyringsmøtet i mai UiT er pålagt å følge opp utfordringene med midlertidighet gjennom å fastsette en handlingsplan med forpliktende tiltak som kan bidra til å redusere midlertidigheten ved institusjonen. Ett av tiltakene skal være å fastsette konkrete måltall for hva institusjonen samla sett og de enkelte enhetene skal oppnå på kort og lang sikt. Handlingsplanen skal oversendes KD innen utgangen av Universitetsstyret har i møte den 24. oktober 2013 behandla saken, og gjorde følgende vedtak i sak S Bruk av midlertidig tilsetting ved UiT: 1. Universitetsstyret tar den framlagte statusrapport per for bruk av midlertidig tilsetting ved Universitetet i Tromsø til orientering. 2. Universitetsstyret slutter seg til den foreslåtte handlingsplan med skisserte tiltak for å redusere bruken av midlertidig tilsetting ved institusjonen, med de kommentarer som framkom i møtet. 3. Universitetsstyret forutsetter at universitetsledelsen og de enkelte enheter ved UiT Norges arktiske universitet sørger for god oppfølging av den vedtatte handlingsplanen for midlertidig tilsetting ved institusjonen. 4. Universitetsstyret ber fakultetsstyrene om å fastsette konkrete handlingsplaner for reduksjon av midlertidig tilsetting ved avdelingene innen Fakultetenes handlingsplaner skal oversendes universitetsdirektøren for godkjenning. Universitetsledelsen har opplyst at enhetene vil motta informasjon om hvordan universitetsstyrets vedtak i saken skal følges opp. Museumsdirektøren har tidligere orientert universitetsdirektøren om dato for museumsstyrets siste møte før utgangen av 2013 og etterspurt informasjon om enhetenes arbeid med handlingsplaner slik at det blir mulig å legge fram en sak for museumsstyret innen fristen som er 31.desember Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) har i skrivende stund ikke mottatt dette. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

6 Museumsdirektøren har også bedt Seksjon for kulturvitenskap om å utarbeide forslag til tiltak for å redusere omfanget av midlertidighet i seksjonen. Dette fordi denne seksjonen har relativt omfattende bruk av midlertidige tilsettinger som en følge av forvaltningsarkeologien (arkeologiske utgravninger i landsdelen), som er en lovpålagt oppgave for museet. Forslaget fra seksjonen er oversendt for seint til at museumsdirektøren har fått anledning til å gjennomgå det før museumsstyrets møte. Det legges derfor ikke fram museumsstyret i dette møtet. Universitetsstyrets behandling av saken legges fram for museumsstyret til orientering. Museumsdirektøren vil komme tilbake til forslag til handlingsplan for TMU så snart som mulig. Det legges da opp til en mer grundig drøfting av aktuelle tiltak og hvilke konsekvenser disse vil gi for museets videre virksomhet og budsjettsituasjon. Marit Anne Hauan museumsdirektør Elisabeth Stormo administrativ leder Vedlegg: Sak S Bruk av midlertidige tilsettinger ved UiT (arkivref.: 2010/6534) UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

7 Universitetsledelsen Arkivref: 2010/6534/LIA000 Dato: Saksnr S SAK SAK S Til: Universitetsstyret Møtedato: Styresak Bruk av midlertidig tilsetting ved UiT Bakgrunn Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet har en forholdsvis høy andel midlertidige årsverk sammenlignet med andre institusjoner i universitets- og høyskolesektoren (UH-sektoren). Tall fra Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) viser at UiT i 2012 hadde 38,7 % midlertidige årsverk inkludert rekrutterings- og bistillinger, og 25,6 % uten rekrutterings- og bistillinger. Sammenligning i UH-sektoren andel midlertidige årsverk med og uten rekrutterings- og bistillinger. Kilde: DBH ,1 36,2 38, , ,3 15,5 UiO UiB UiT NTNU UH-sektoren ligger vesentlig høyere enn gjennomsnittet for arbeidslivet for øvrig når det gjelder bruk av midlertidig tilsetting, også når utdanningsstillinger og bistillinger ikke er medregnet. Gjennom de siste fire årene har det vært et mål for Regjeringen og Kunnskapsdepartementet (KD) å redusere omfanget av midlertidig tilsetting i sektoren. Dette er blant annet er omtalt i St.meld. nr. 18 ( ) Lange linjer kunnskap gir muligheter, og i KDs dialog med institusjonene. I etatsstyringsmøtet mellom KD og UiT i mai 2013 ble UiT pålagt å utarbeide en handlingsplan med forpliktende tiltak som kan bidra til å redusere midlertidigheten ved institusjonen. Ett av tiltakene skal være å fastsette konkrete måltall for hva institusjonen samlet og det enkelte fakultet/avdeling skal oppnå på kort og mellomlang sikt. Planen skal oversendes departementet innen utgangen av Tallene fra DBH er basert på antall årsverk for UiT. Dette gir ulik prosentandel midlertidighet sammenlignet med vedlagte statusrapport som er basert på antall stillinger, der datakilden er UiTs personalsystem Paga, og der kun ansatte med mer enn 50 % stillingsandel tatt med. For begge datakilder gjelder at bistillinger og utdanningsstillinger er holdt utenfor, og at tallene kun omfatter tidligere UiT, ikke Høgskolen i Finnmark. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

8 Gjennomførte tiltak ved UiT Universitetet har gjennom de siste årene arbeidet for å redusere bruken av midlertidig tilsetting ved institusjonen. Det ble høsten 2011 utarbeidet mål og tiltak for bruk av midlertidige tilsettingsforhold, med utgangspunkt i tildelingsbrev fra KD og etatsstyringsmøte i 2011, der KD uttrykte sterk forventning om at andelen midlertidige tilsettinger ved UiT blir redusert (ephorte 2010/6534). Mål og tiltak er i sin helhet gjengitt først i vedlegg 1. Universitetsdirektøren har gjennomført interne prosesser ved institusjonen for å skape forankring for dette arbeidet. Institusjonens kontroll og systematiske oppfølging av midlertidige tilsettingsforhold er styrket, i henhold til de mål som er satt. Det er fokusert både på hjemmelsgrunnlag og varighet. Oversikter og tallmateriale er gjennomgått i samarbeid med enheter og tillitsvalgte. Universitetsdirektøren har satt krav om at fakultetene jevnlig skal ta følge opp gruppen midlertidig tilsatte, kvalitetssikre registrerte opplysninger, og vurdere økt bruk av fast tilsetting. Midlertidighet har vært drøftet jevnlig med UiTs hovedtillitsvalgte i informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter (IDF-møter), siste gang Organisasjonene har uttrykt støtte til UiTs arbeid med å redusere bruken av midlertidig tilsetting, og har bedt om at universitetet som hovedregel tilsetter fast når ansatte har sterkt stillingsvern. Bruk av midlertidig tilsetting har vært tema i ulike lederfora, blant annet på ledersamling for universitetsledelsen, dekaner, fakultetsdirektører og avdelingsdirektører, og i møter mellom Universitetsdirektøren og den enkelte enhet. Det er også gjennomført seminarer og opplæring for personalmedarbeidere, ledere og andre ansatte der midlertidighet har vært tema. Tallgrunnlag og rettslig rammeverk Statusrapport for bruk av midlertidig tilsetting ved UiT er vedlagt saken (vedlegg 1). Rapporten gjengir tidligere fastsatte mål og tiltak, og viser fordeling av midlertidige tilsatte i stillingsgrupper, stillingskoder, tilsettingsforhold, fagområder, fakulteter, finansiering samt varighet og karriereløp. Sammen med det rettslige rammeverket (vedlegg 2) er statusrapporten og analysen grunnlaget for de vurderinger og forslag til tiltak som universitetsdirektøren legger fram for styret. Som nevnt innledningsvis har UiT høy andel midlertidige tilsatte sammenlignet med andre institusjoner i UH-sektoren. Data fra personalsystemet ved UiT viser en svak nedgang i andel midlertidige stillinger på 2,5 % de siste to årene, til 19,7 %. Etter universitetsdirektørens vurdering har det systematiske arbeidet som har vært utført siden mål og tiltak ble fastsatt i 2011 hatt flere positive effekter, men det har ikke ført til en vesentlig reduksjon i andel midlertidig tilsatte ved institusjonen. Det er derfor behov for å vurdere ytterligere tiltak. Undervisnings-, forsknings-, og formidlingsstillinger utgjør over halvparten av midlertidige tilsatte ved UiT (54 %), mens støttestillinger for undervisning og forskning utgjør 12 %. Innenfor disse gruppene er engasjerte forskere, ingeniører, universitetslektorer og førsteamanuenser på kvalifiseringsvilkår overrepresentert. Administrative stillinger utgjør 32 % av midlertidig tilsatte. I denne gruppen utgjør hoveddelen av de midlertidige tilsatte saksbehandlere og mellomledere i tilsettingsforholdene vikarer, engasjerte og åremål. Hovedgruppene fordeler seg med ulike andeler ved fakultetene, og i hvilket juridisk grunnlag som er brukt for midlertidig tilsetting. Det er redegjort for det rettslige rammeverket med aktuelle hjemler for midlertidig tilsetting i et eget notat, som er vedlegg 2 til saken. Tilsetting i universitets- og høyskolesektoren er regulert av lov om statens tjenestemenn (tjml), lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv (aml) og lov om universiteter og høyskoler (uhl). UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

9 Hovedregelen er at arbeidstakere skal tilsettes fast, men regelverket åpner unntaksvis opp for midlertidige tilsettinger, det vil si tidsavgrensede arbeidsavtaler. Midlertidig tilsetting skal ha et rettsgyldig grunnlag, som innebærer at det må foreligge en hjemmel i lov eller forskrift for å kunne foreta en midlertidig tilsetting. Unntak fra regelen om fast tilsetting finnes i tjml 3, nr. 2, bokstavene a-f, og i tjml forskrift 3, 5, 5 b, uhl 6-4, 6-5 og 6-6. Lovverket anvender to ulike begreper på tidsavgrenset tilsetting, som er midlertidig og åremål. Lovverket definerer ikke begrepet åremål, men dette vil omfatte avtaler som er inngått for bestemt tidsrom. En del stillinger er ut fra sitt formål av midlertidig karakter. Det gjelder særlig utdanningsstillinger som stipendiat og postdoktor. For disse stillingene, der det ikke er vurdert å være et alternativ å tilsette fast, er det er klart grunnlag for midlertidig tilsetting. Andre midlertidige tilsettingsforhold kan ha lovlig hjemmel og være saklig motivert ut fra behov, men kan være problematiske på bakgrunn av personalpolitiske hensyn. For disse stillingene kan det vurderes om det er ønskelig å gjøre fast tilsetting selv om midlertidig tilsetting er mulig, og i den vurderingen må det foretas avveininger mellom ulike hensyn. Tjenestemannslovens bestemmelser som åpner for midlertidig tilsetting må ses i sammenheng med lovens bestemmelser om opphør av midlertidig tilsetting (tjml 7), og regler om det sterke stillingsvernet som inntrer etter mer enn fire års sammenhengende tjeneste (tjml 10). Loven sondrer mellom midlertidige arbeidstakere som plikter å fratre uten oppsigelse og midlertidige som har ordinært oppsigelsesvern fra første dag. Det er hjemmelsgrunnlaget for midlertidig tilsetting som avgjør om en arbeidstaker skal fratre uten oppsigelse eller om arbeidsgiver må avslutte kontraktsforholdet gjennom oppsigelsesprosess. Grunnen til slik differensiering er at ved enkelte grunnlag, som eksempelvis midlertidig tilsetting begrunnet i omorganisering, er vanskelig å forutsi presist når (og om) arbeidskraftbehovet opphører. Da skal arbeidstaker ikke bære risiko ved å måtte fratre uten ordinær oppsigelse. Midlertidig tilsatte med mer enn fire års sammenhengende tjeneste har stillingsvern på linje med faste tilsatte. Sterkt stillingsvern innebærer blant annet at den ansatte har krav på formell oppsigelse og seks måneders oppsigelsesfrist ved opphør av stillingen. Begrunnelsen bak bestemmelsen om denne fireårsregelen er at arbeidsforhold som varer over fire år anses å indikere et mer permanent behov for arbeidskraften. En arbeidstaker som i utgangspunktet skal fratre uten oppsigelse, vil altså etter fire års tjeneste likevel kunne ha sterkt stillingsvern og dermed krav på formell oppsigelsesprosess. Ansatte i åremålsstillinger og utdanningsstillinger er unntatt fra fireårsregelen. Det innebærer at denne gruppen tjenestemenn, også etter fire års tilsetting i åremålsstillingen, skal fratre uten oppsigelse på dato for opphør av arbeidskontrakten. Vi viser til vedlagte notat for nærmere omtale av det juridiske handlingsrommet ved midlertidig tilsetting. Analyse og vurdering Analysen tar utgangspunkt i den vedlagte statusrapporten og er ordnet etter type tilsettingsforhold. Disse er engasjementer, vikariater, åremål og kvalifiseringsvilkår. Det er også gjort en vurdering av behovene for gjennomgående tiltak. Engasjementer Ansatte i engasjementer er den største gruppen midlertidige ansatte ved UiT per Disse utgjør 61 % av alle midlertidige stillinger (323 av totalt 530 i mer enn 50 % stilling), og er ansatt for å utføre et bestemt oppdrag eller for et bestemt tidsrom. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

10 Forskerkoder (118), ingeniører og forskningsteknikere (61) og universitetslektorer (38) er de største stillingskategoriene innenfor tilsettingsforholdet engasjementer. Bruken av engasjementer kan knyttes både til forskningsaktiviteter og til undervisningsbehov. Antall engasjementer varierer mellom ulike fagområder. Det framgår av statusrapporten at antall engasjerte forskere og støttestillinger til forskning er høy på områdene kjemi (21), samfunnsmedisin (15) og medisinsk biologi (16). Det samme gjelder for området arktisk og marin biologi, og forskningsteknikere i utgravingsprosjekter ved TMU. Det er registrert et forholdsvis høyt antall engasjerte universitetslektorer ved fagområdene filosofi, lærerutdanning, odontologi og helse- og omsorgsfag. UiT har til sammen 118 engasjerte forskere. Det framgår av statusrapporten at 10 av de 118 engasjerte forskerne har en fast stilling ved UiT. Disse vil ikke bli rapportert som midlertidig tilsatte til DBH for Det legges til grunn at fast ansatte som deltar i tidsavgrensede prosjekter/oppgaver skal beholde sitt faste tilsettingsforhold. Flertallet (65) av de øvrige engasjerte forskerne har mer enn fire års tilsetting ved UiT, 33 har mer enn åtte år, og 11 har mer enn 12 års tilsetting, basert på første lønningsdag ved UiT. For mange av disse omfatter tilsettingsperioden også en stipendiatperiode på fire år, og for noen en periode som postdoktor, som ut fra sitt formål regnes som midlertidige stillinger. En høy andel (66 %) av midlertidig tilsatte forskere har ekstern finansiering. UiT har til sammen 61 ingeniører og forskningsteknikere i engasjementer, hvorav de fleste er ved Helsefak (12), BFE-fak (11), NT-fak (9) og TMU (15). Midlertidig tilsatte ingeniører og teknikere arbeider i stor grad på samme fagområder som engasjerte forskere, og har høy andel (68 %) ekstern finansiering. UiT har til sammen 80 administrative stillinger i engasjementer, som i stor grad er saksbehandlerstillinger som førstekonsulent, rådgiver og prosjektleder. De fleste er ved Helsefak (20), HSL-fak (18), Administrasjonen (16), BFE-fak (8) og NT-fak (7). Midlertidige administrative stillinger er hovedsakelig finansiert over statsøkonomien, med 18 % ekstern finansiering. Andelen ekstern finansiering innenfor tilsettingsforholdet engasjementer er imidlertid vesentlig høyere, ettersom de to typene tilsettingsforhold (vikariater og åremålsstillinger) i hovedsak er finansiert over statsøkonomien. Det høye antallet engasjementer ved UiT tilsier at dette utgjør et betydelig potensiale for reduksjon av andelen midlertidig tilsetting. Fast tilsetting av samtlige forskere, ingeniører, teknikere, universitetslektorer og administrativt tilsatte som i dag er på engasjementer utgjør en potensiell effekt på 11 % reduksjon i andel midlertidig tilsatte ved UiT. En hovedutfordring ved økt grad av fast tilsetting er knyttet til finansieringsforholdene i UHsektoren, og mulighetene for langsiktig planlegging av bemannings- og kompetansebehov. En vesentlig del av engasjementene er knyttet til eksternt finansierte forskningsprosjekter, som har en bestemt tidsramme, hvor det stilles høye krav til spesifikk kompetanse, og det er sterk konkurranse mellom institusjoner og forskningsmiljøer. Selv om omfanget på eksternt finansiert aktivitet kan være relativt stabilt over tid for institusjonen som helhet, vil omfang, type prosjekter og bemannings- og kompetansebehov variere sterkere for fakulteter og institutter, som har det operative ansvaret for planlegging og bærer risiko for usikker finansiering. Mulige tiltak for å redusere antall engasjementer bør være basert på at UiT og den enkelte enhet skal kunne ivareta eksternt finansiert forsknings- og utviklingsarbeid på en god måte, og legge til rette for en økning i denne delen av virksomheten. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

11 Etter universitetsdirektørens vurdering bør tiltak for å redusere andelen engasjementer i forskerstillinger, ingeniør-/teknikerstillinger og administrative stillinger ved UiT knyttes til to forhold: Vurdering av den enkeltes fagprofil i forhold til langsiktige behov, og vurdering av varigheten av den enkeltes tilsettingsforhold. Vurdering av fagprofil i forhold til langsiktige behov er omtalt nedenfor, under Gjennomgående tiltak. Det samme gjelder vurderinger knyttet til bruk av engasjementer i undervisningsstillinger som universitetslektor og førsteamanuensis. Universitetsdirektøren vil foreslå at universitetet i større grad tilbyr fast tilsetting av ansatte som har hatt et langvarig tilsettingsforhold i engasjementer. Det gjelder også forskerstillinger. Varigheten i tilsettingsforholdet gir i stor grad en indikasjon på at universitetet har hatt behov for den ansattes arbeidskraft og kompetanse over tid, og at det vil være begrenset risiko knyttet til å omgjøre tilsettingsforholdet til fast. Universitetsdirektøren vil også peke på at ekstern finansiering eller prosjektorganisering i seg selv ikke utgjør et grunnlag for bruk av midlertidig tilsetting. For støttestillinger til forskning og undervisning (ingeniører og teknikere) og administrative stillinger mener universitetsdirektøren at fast tilsetting skal benyttes i større grad, også når den ansatte skal være knyttet til eksternt finansierte forskningsprosjekter. Også for disse stillingsgruppene bør det legges til grunn at ansatte som har lang varighet på sin tilknytning til UiT bør tilsettes fast. I tillegg vil det oftere være slik at kompetansekravene for slike stillinger er av mer generisk karakter, slik at den ansatte vil kunne arbeide med ulike prosjekter og oppgaver over tid, noe flere enheter ved UiT har erfaringer med. Bruk av midlertidig tilsetting bør være begrenset til å ivareta relativt kortvarige oppgaver som ikke representerer et langsiktig bemanningsbehov, eller når det er stilt svært spesifikke krav til kompetanse. Økt bruk av fast tilsetting i støttestillinger og administrative stillinger forutsetter at den enkelte ansattes tilknytning til UiT er på et tilstrekkelig overordnet nivå, slik at det blir mulig å omdisponere personer mellom prosjekter, enheter og ulike oppgaver over tid. Det er også en forutsetning at det blir gitt tilbud om kortvarig opplæring i forhold til nye oppgaver, slik at den ansatte kan fylle de kvalifikasjonskravene som er satt. Vikariater Vikarer utgjør 18 % av alle midlertidige stillinger (95 av totalt 530 i mer enn 50 % stilling), og er ansatt for å utføre bestemte oppgaver i en eller flere ansattes fravær. Bruk av vikariater er således knyttet opp til fraværsgrunner som langvarige permisjoner og sykemeldinger. Bruk av vikariater er forholdsvis jevnt fordelt både ved enheter og i stillingskoder. Stillingskoder med høy andel vikariater finner vi først og fremst i gruppen administrative stillinger, etterfulgt av gruppen støttestillinger for forskning-, undervisning og formidling. Undervisnings-, forskningsog formidlingsstillinger har lavest andel vikarer. En gjennomgang av grunnlagene for vikariater ved UiT viser at hoveddelen av vikarbruken er knyttet til permisjoner som er gitt i henhold til lov og retningslinjer. Det gjelder særlig foreldrepermisjon og annen omsorgspermisjon. Vikarbruk er også begrunnet i å dekke opp for undervisningsbehov ved FoU-terminer, og for ansatte som er i åremålsstillinger som ledere eller er midlertidig omdisponert til eksternt finansierte prosjekter eller andre oppgaver. Permisjoner ved overgang til annen stilling utgjør en mindre del av vikarbehovene, med ca 10 slike permisjoner for UiT som helhet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

12 Etter universitetsdirektørens vurdering er det forholdsvis lite potensiale for å redusere omfanget av permisjoner ved UiT. De fleste permisjonene følger av regelverk, eller er en følge av ordninger som UiT har valgt som en del av ledelsesordningen eller for å fremme FoU-arbeid. Universitetsdirektøren ser det som positivt at det fortsatt bør være mulighet for å gi permisjon ved overgang til annen stilling både innenfor og utenfor universitetet. En slik ordning vil kunne bidra til å beholde ansatte, og til å oppnå positive erfaringsoverføringer med arbeidslivet for øvrig. Ordningen har imidlertid noen negative virkninger i form av noe økt bruk av midlertidig tilsetting, og at det generelt er vanskeligere å rekruttere gode søkere til vikariater enn til faste stillinger. Universitetsdirektøren vil på denne bakgrunn foreslå å beholde ordningen, men peke på at avgjørelse i enkeltsaker ligger til arbeidsgivers styringsrett, og at slike permisjoner skal vurderes i forhold til virksomhetens behov. Åremål Åremålstilsatte utgjør 12 % av alle midlertidige stillinger (64 av totalt 530 i mer enn 50 % stilling). Disse er ansatt på grunnlag av de ordningene som gjelder i UH-sektoren, med adgang til å tilsette på åremål i lederstillinger og i undervisnings- og forskerstillinger hvor skapende eller utøvende kunstnerisk kompetanse inngår som et vesentlig element i kompetansekravet. De aller fleste åremålstilsatte er i gruppen administrative stillinger, med 50 stillinger. Bakgrunnen er den ordningen for styring og ledelse som gjelder ved UiT, med åremålstilsatte instituttledere, dekaner, rektorat og universitetsdirektør. Disse stillingene kan derfor anses som midlertidige ut fra sitt formål. En gjennomgang av tilsettingsforholdene viser at 29 ansatte i åremålsstillinger har annen fast stilling ved UiT, som de har permisjon fra. Potensialet for reduksjon i bruk av midlertidig tilsetting gjennom åremål er derfor knyttet til hvordan disse stillingene registreres og rapporteres til DBH. Universitetsdirektøren legger opp til at stillingene fra 2013 skal rapporteres som faste. Dette vil gi en reduksjon på ca 1 % i andel midlertidig tilsatte ved UiT. Kvalifiseringsvilkår Ansatte på kvalifiseringsvilkår utgjør 9 % av alle midlertidige stillinger (48 av totalt 530 i mer enn 50 % stilling). Disse er ansatt på grunnlag av særregler for midlertidig tilsetting av vitenskapelig personale ved mangel på fullt ut kvalifiserte søkere til ledige stillinger. Ordningen innebærer at den ansatte får fast stilling dersom kvalifikasjonskravene blir møtt innenfor en treårsperiode. Et flertall av ansatte på kvalifiseringsvilkår er førsteamanuenser. Det er blant annet registrert 17 slike stillinger ved Helsefak, 12 ved BFE-fak og 7 ved NT-fak 2. Ved tilsetting på kvalifiseringsvilkår på grunn av manglende pedagogiske kvalifikasjoner, skal det stilles krav om utvikling av pedagogisk mappe i løpet av kvalifiseringsperioden. Utvikling av pedagogisk mappe ble i 2008 innført ved UiT som metode for å tilegne seg og dokumentere pedagogiske kvalifikasjoner, og er også et tilbud for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger generelt. Ordningen ble evaluert og videreført i 2001, jf styresak S Bruk av kvalifiseringsvilkår er knyttet til rekrutteringssituasjonen og tilfanget av kvalifiserte søkere til stillinger. Universitetsdirektøren anser bruken av kvalifiseringsvilkår som et nødvendig virkemiddel for å sikre rekruttering til ledige stillinger. Potensialet for reduksjon i antall ansatte på slike vilkår vil være knyttet til to forhold: å oppnå bedre tilfang av kvalifiserte søkere, og å 2 I tillegg kommer åremål for stipendiater, postdoktorer, spesialistkandidater og vitenskapelige assistenter (utdanningsstillinger), som ikke inngår i statusrapporten. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

13 sørge for god gjennomstrømming ved utvikling av pedagogiske kvalifikasjoner. Vurdering av potensiale i forhold til søkertilfanget er omtalt under Gjennomgående tiltak nedenfor. Tilbudet om utvikling av pedagogisk mappe ved UiT (Program for pedagogisk basiskompetanse) har det siste året erfart en sterk økning i antallet søkere. Ved opptaket i 2013 var det 65 søkere til 25 plasser, mot 35 søkere i Det har også vært en økning i antall henvendelser fra enheter og ansatte om ulike andre tilbud og bistand innenfor universitetspedagogikk, i følge Universitetsbiblioteket (UB) som har ansvar for dette tilbudet. Programmet prioriterer søkere som er ansatt på kvalifiseringsvilkår. Universitetsdirektøren vil videreføre dialogen med UB om det universitetspedagogiske tilbudet, med sikte på at kapasiteten bør være tilstrekkelig til å sikre god gjennomstrømming for ansatte på kvalifiseringsvilkår, og at dette bør være et reelt tilbud også overfor øvrige ansatte i undervisnings- og forskerstillinger ved UiT. Gjennomgående tiltak Basert på gjennomgangen av statusrapport for bruk av midlertidig tilsetting ved UiT per og målet om å oppnå reduksjoner, ser universitetsdirektøren behov for å vurdere noen typer tiltak som vil gjelde mer generelt. Disse vil dreie seg om datakvalitet, planlegging, rekruttering, tilsettingsprosesser og opphør. Datakvalitet Statusrapporten og rapportering av offisiell årlig statistikk til DBH er basert på kvaliteten på data som er lagt inn i UiTs personalsystem. Det er den enkelte enhet som foretar tilsetting eller endring i arbeidsforhold som har det operative ansvaret for å sørge for at opplysninger blir korrekt registrert. Ved gjennomgang av tallgrunnlaget i denne saken og tidligere er det avdekket en god del feil i registreringene. Det kan blant annet være at tilsettinger på åremål, vikariater og kvalifiseringsvilkår er registrert som engasjementer, og at det ikke er registrert fast tilsetting når ansatte har tilfredsstilt vilkårene for kvalifisering. Universitetsdirektøren forutsetter at enhetene prioriterer å rette opp feil i datagrunnlaget og å sørge for korrekt registrering. Planlegging og rekruttering Økt grad av langsiktig planlegging av forsknings- og undervisningsaktiviteter i forhold til strategi og mulighetsrom ved det enkelte fakultet og institutt vil kunne bidra til mer forutsigbarhet i bemanningsbehovene, og dermed redusert behov for midlertidig tilsetting. Som blant annet Rindal-utvalget 3 har pekt på, vil det imidlertid være utfordringer knyttet til mulighetene for langsiktig planlegging, både ved at forholdsvis kortsiktige perspektiver både i finansiering og aktiviteter begrenser mulighetene for forutsigbarhet, og ved at nye muligheter og forskningsprosjekter i stor grad identifiseres og initieres av enkeltforskere og forskningsgrupper, og i tillegg til gjennom institusjonell styring av faglig aktivitet. Universitetsdirektøren mener likevel at det bør være potensiale for bedre ledelse og planlegging av faglige aktiviteter. Mulighetene vil blant annet være knyttet til: - Bedre vurderinger av hvilke fagområder som kan og bør styrke seg på sikt, basert på strategi og analyse av muligheter - Økt omfang på koordinerte og langsiktige satsninger 3 Rapport av fra arbeidsgruppe som på oppdrag fra KD utredet tiltak for å redusere bruk av midlertidig tilsetting i sektoren. Rapporten er tilgjengelig på UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7

14 - Bedre planlegging av behov for ny kompetanse, slik at fagprofilen til de som rekrutteres i større grad samsvarer med framtidige behov og virker utfyllende i forhold til øvrige ansattes kompetanse - Bedre bruk av tilgjengelige data for planlegging av enhetens virksomhet - Bedre ivaretakelse av interne kandidater, med karriereplanlegging og oppbygging av kompetanse - Bedre og mer langsiktig planlegging i forhold til framtidige avganger, og krav til sammensetning av fagmiljøer - Starte rekrutteringsprosesser på et tidligere tidspunkt, for å redusere behovene for vikarer eller engasjementer i påvente av fast tilsetting - Mer målrettet bruk av rekrutteringskanaler og kontakt med mulige søkere - Økt bruk av kompetanse og ressurser på tvers av enheter Et fellestrekk ved disse tiltakene er at de stiller krav til tydelig, strategisk og profesjonell ledelse ved fakulteter, institutter og forskningsgrupper. Tilsettingsprosesser Tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger innebærer at en sakkyndig komité skal gjøre en vurdering av søkernes faglige kvalifikasjoner, og at en intervjukomité ved enheten skal gjøre vurderinger i forhold til andre typer kvalifikasjoner som er definert for stillingen, før innstillingsutvalg og tilsettingsorgan behandler saken. Før stillingen blir utlyst, skal det utarbeides en kravspesifikasjon (betenkning), og etter tilsetting kan det ta noe tid før vedkommende har mulighet for å tiltre stillingen. Selv om disse prosessene gjennomføres så raskt som mulig, vil en tilsettingsprosess normalt ta flere måneder og gjerne opp mot et år. Den sakkyndige komiteen skal normalt gjøre sitt arbeid i løpet av tre måneder, men både i denne og i andre faser av tilsettingsprosessen kan det oppstå forsinkelser. En del av de engasjementene og vikariatene som blir benyttet i undervisnings- og forskerstillinger (førsteamanuenser, universitetslektorer) er begrunnet i slike forhold, ved at enhetene har kortsiktige behov for å dekke opp for undervisning. Behovet for å starte tidlig med rekrutteringsprosesser er omtalt ovenfor. Det som også er viktig, er at tilsettingsprosessene gjennomføres på en effektiv måte fra start (identifisering av behov) til slutt (tilbud om stilling). Universitetsdirektøren har i forbindelse med Forbedringsprosessen gjennomført en kartlegging og vurdering av prosessen for tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger. Det er identifisert muligheter for effektiviseringstiltak, som vil bli gjennomført for alle enheter i løpet av de nærmeste månedene. Opphør I notatet om det rettslige grunnlaget for bruk av midlertidig tilsetting (vedlegg 2) er det også redegjort for prosedyrer og utfordringer ved bruk av oppsigelser ved bortfall av arbeid og eksterne midler. Oppsigelsesprosesser kan være langvarige og innebærer høye krav til saklighet, dokumentasjon, og forsvarlig saksbehandling og ivaretakelse av den ansattes interesser underveis i prosessen. Etter universitetsdirektørens vurdering bør økt bruk av fast tilsetting i tilfeller hvor det foreligger rettslig grunnlag for bruk av engasjement innebære forståelse for at det vil kunne bli økt bruk av oppsigelse fra fast stilling ved UiT ved bortfall av arbeid, som så langt har hatt et svært lite omfang. Arbeidsgiver på alle nivåer og tjenestemannsorganisasjonene bør være innforstått med at universitetet må kunne foreta endringer/reduksjoner i bemanning ut fra saklig begrunnede behov. Økt bruk av fast tilsetting innebærer at samlet omfang på bruk av oppsigelser vil kunne øke, og at UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 8

15 universitetet vil kunne anvende opphørsbestemmelsene i tjenestemannsloven også overfor fast ansatte i større grad. Forslag til handlingsplan Ovenfor er det pekt på to muligheter for endring hvordan tilsettingsforhold blir registrert og rapportert. Det gjelder forskere som er registrert med engasjementer og ledere som er i åremålsstillinger, men som har annen fast stilling ved UiT. Dette skal rapporteres som faste tilsettinger. Disse tiltakene kan gjennomføres raskt, og effekten i forhold til reduksjon av andel midlertidig tilsatte er foreløpig beregnet til 1,4 prosentpoeng. Universitetsdirektøren ønsker også å endre rapporteringen av en del av bistillingene fra midlertidig til fast. Det gjelder bistillinger ved Det helsevitenskapelige fakultet, hvor ansatte i fast stilling ved UNN bidrar til undervisning og forskning ved fakultetet som del av samarbeidet med UNN. Universitetsdirektøren vil ta et generelt forbehold om kvaliteten på registrerte opplysninger om tilsettingsforhold. Det kan være feil både i forhold til om ansatte er registrert som faste eller midlertidige, og i type tilsettingsforhold, som omtalt ovenfor. Det må likevel legges til grunn at samlet andel midlertidig tilsetting som framgår av statusrapporten er korrekt. Det kan også legges til grunn at beregning av effekter av tiltak basert på statusrapporten vil være gjeldende også for rapporteringen til DBH, selv om datagrunnlaget er noe forskjellig (jf fotnote 1). Universitetsdirektøren vil foreslå at UiT Norges arktiske universitet setter et overordnet mål om å redusere andelen midlertidig tilsetting ned mot gjennomsnittet for de tre øvrige breddeuniversitetene, som i 2012 var 17,3 % eksklusive utdanningsstillinger og bistillinger (basert på tall for årsverk rapportert til DBH). Handlingsplanen må utformes og følges opp slik at målet skal nås i løpet av to år, det vil si innen utgangen av Det overordnede målet vil innebære at universitetet skal redusere andelen midlertidig tilsatte eksklusive utdanningsstillinger og bistillinger med 8,3 prosentpoeng i forhold til Korrigert for effekten av tekniske endringer i registrering og rapportering, betyr dette at universitetet skal redusere andel midlertidig tilsetting med ca 6,9 prosentpoeng over to år. Universitetsdirektøren ser det som viktig å videreføre de tiltakene som allerede er fastsatt (jf vedlegg 1). Tiltakene har bidratt til større bevissthet og økt kompetanse om bruk av midlertidig tilsetting, til at vurderinger og dokumentasjon i den enkelte tilsettingssak er blitt styrket, og at ansattes rettigheter i forbindelse med tilsetting og opphør er blitt bedre ivaretatt. I tillegg til dette vil det være nødvendig å redusere omfanget av engasjementer ved i større grad å lyse ut stillinger som faste, og å omgjøre gjeldende engasjementer til faste stillinger. Universitetsdirektøren foreslår at universitetsstyret fastsetter følgende hovedprinsipper for det videre arbeidet med reduksjon av omfanget av engasjementer: - Ved utlysning av undervisnings- og forskerstillinger bør det i større grad benyttes fast tilsetting, basert på vurderinger av stillingens fagprofil, varighet og reelle muligheter for videre finansiering - Støttestillinger og administrative stillinger bør utlyses som faste, med unntak for behov for å ivareta relativt kortvarige oppgaver som ikke representerer et langsiktig bemanningsbehov, og når det er stilt svært spesifikke krav til kompetanse - Tilsatte i engasjementer som har hatt et langvarig tilsettingsforhold ved universitetet etter stipendiat- og postdoktorperioder skal i større grad tilsettes fast UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 9

16 - Tilsatte i støttestillinger og administrative stillinger som har hatt et langvarig tilsettingsforhold ved universitetet skal i større grad tilsettes fast, og kunne benyttes til ulike prosjekter og oppgaver over tid Universitetsdirektøren foreslår også det legges stor vekt på å oppnå forbedringer i forhold til de gjennomgående tiltakene som er skissert ovenfor. I tillegg til dette vil universitetet i større grad ha behov for å kunne gjennomføre oppsigelsesprosesser ved bortfall av arbeid, i forhold til alle stillingsgrupper og typer tilsettingsforhold. Det foreslås at universitetsdirektøren får ansvar for å gjøre videre beregninger av behovene for tiltak basert på universitetsstyrets vedtak i denne saken, og at fakultetene skal gis i oppdrag å spesifisere konkrete tiltak for egne enheter, jf. også krav fra KD om fakultetsvise handlingsplaner. Innstilling til vedtak: 1. Universitetsstyret tar den framlagte statusrapport per for bruk av midlertidig tilsetting ved Universitetet i Tromsø til orientering. 2. Universitetsstyret slutter seg til den foreslåtte handlingsplan med skisserte tiltak for å redusere bruken av midlertidig tilsetting ved institusjonen, med de kommentarer som framkom i møtet. 3. Universitetsstyret forutsetter at universitetsledelsen og de enkelte enheter ved UiT Norges arktiske universitet sørger for god oppfølging av den vedtatte handlingsplanen for midlertidig tilsetting ved institusjonen. 4. Universitetsstyret ber fakultetsstyrene om å fastsette konkrete handlingsplaner for reduksjon av midlertidig tilsetting ved avdelingene innen Fakultetenes handlingsplaner skal oversendes universitetsdirektøren for godkjenning. Tromsø Lasse Lønnum universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Vedlegg: 1) Statusrapport per ) Rettslig grunnlag for midlertidig tilsetting Saksbehandler: Lillian Abelsen Behandling i universitetsstyret : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 10