Handlingsplan for reduksjon av midlertidig tilsatte ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet

Transkript

1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2014/470 IBA004 Dato: Sak M 3/14 SAK M 3/14 Til: Museumsstyret Møtedato: 11. februar 2014 Handlingsplan for reduksjon av midlertidig tilsatte ved Tromsø Museum - Universitetsmuseet Bakgrunn UiT Norges arktiske universitet (UiT) har en relativt høy andel midlertidige årsverk sammenliknet med andre institusjoner i universitets- og høgskolesektoren. Kunnskapsdepartementet har derfor pålagt UiT å redusere antallet midlertidige tilsatte, og universitetssyret har i møte 24. oktober 2013 vedtatt en handlingsplan for å oppnå dette. Det er vedtatt å redusere bruken av midlertidige stillinger ved institusjonen ned mot gjennomsnittet for de tre øvrige breddeuniversitetene (ca 17 % eksklusive utdannings- og bistillinger) innen utgangen av Tilsatte i engasjementer, vikariater, åremål og på kvalifiseringsvilkår regnes som midlertidige stillinger. Statusgjennomgangen for denne typen stillinger ved UiT viser at det er størst potensiale for å oppnå vesentlig reduksjon i forhold til bruken av engasjementer det vil si midlertidig tilsetting av tjenestemenn for å utføre et bestemt oppdrag eller for et bestemt tidsrom. Universitetet må derfor i større grad gjøre faste tilsettinger av forskere, ingeniører, teknikere, universitetslektorer og administrativt ansatte. Dette må også gjelde for stillinger som er eksternt finansiert. Universitetsstyret har derfor vedtatt at alle fakulteter og enheter ved UiT må fastsette konkrete handlingsplaner for reduksjon av midlertidige tilsatte. Handlingsplan for UiT For å oppnå målet om reduksjon i midlertidige tilsatte innen utgangen av 2015, har styret ved UiT fastsatt å gjennomføre følgende tiltak: - Videreføring av tiltak som ble fastsatt i 2011 (se vedlegg 2 i dette saksfremlegget) - Øke kvaliteten på registrering og rapportering av arbeids- og ansattforhold - Effektivisere tilsettingsprosessen av faste stillinger - Økt bruk av opphørsbestemmelsene i tjenestemannsloven - Bedre planlegging og rekrutering gjennom å: Gjøre bedre vurderinger av hvilke fagområder som kan og bør styrkes på sikt, basert på strategi og analyse av muligheter Økt omfang på koordinerte og langsiktige satsninger Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Bedre planlegging av behov for ny kompetanse, slik at fagprofilen til de som rekrutteres i større grad samsvarer med framtidige behov og virker utfyllende i forhold til øvrige ansattes kompetanse Bedre bruk av tilgjengelig data for planlegging av enhetens virksomhet Bedre ivaretakelse av interne kandidater, men karriereplanlegging og oppbygging av kompetanse Bedre og mer langsiktig planlegging i forhold til framtidige avganger, og krav til sammensetninger av fagmiljøer Starte rekrutteringsprosesser på et tidligere tidspunkt, for å redusere behovene for vikarer eller engasjementer i påvente av fast stilling Mer målrettet bruk av rekrutteringskanaler og kontakt med mulige søkere Økt bruk av kompetanse og ressurser på tvers av enheter - Redusere bruken av engasjementer: Ved utlysning av undervisnings- og forskerstillinger skal det i større grad benyttes fast tilsetting, basert på vurderinger av stillingens fagprofil, varighet og reelle muligheter for videre finansiering Støttestillinger og administrative stillinger skal utlyses som faste, men unntak for behov for å ivareta relativt kortvarige oppgaver som ikke representerer et langsiktig bemanningsbehov, og når det er stilt svært spesifikke krav til kompetanse Tilsatte i engasjementer som har hatt et langvarig tilsettingsforhold ved universitetet etter stipendiat- og postdoktorperioder skal i større grad tilsettes fast Tilsatte i støttestillinger og administrative stillinger som har hatt et langvarig tilsettingsforhold ved universitetet skal i større grad tilsettes fast, og kunne benyttes til ulike prosjekter og oppgaver over tid Status ved Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) TMU står i en særskilt stilling i forhold til andre fakulteter og enheter ved universitetet, da museets virksomhet i stor grad baserer seg på samling i tillegg til forskning og formidling. Dette gjelder i sær forvaltningsarkeologien. Men også vedlikehold av Botanisk Hage og grøntarealer, og museets og Polarmuseets utstillingsvirksomhet skiller TMU fra andre fakultet og enheter. TMU har dermed særlige utfordringer i forhold til midlertidige tilsatte grunnet sesongarbeidere om somrene på arkeologiske utgravingsprosjekter, i Botanisk Hage og som ekstrabemanning i museene. Dette er arbeid som kun kan utføres i løpet av sommersesongen. De fleste eksternt finansierte arkeologiske utgravingsprosjektene har ikke flerårig finansering ved prosjektets start, noe som medfører at feltarbeidere ikke kan tilsettes fast. Samtidig er forvaltningsarkeologien en svært viktig del av museets virksomhet. I Botanisk Hage er det kun aktivitet om sommeren, mens begge museene har lengere åpningstider fra juni til september noe som krever ekstra bemanning 1. Tall fra universitetets personal- og økonomidata understreker tendensene med høyt antall midlertidig tilsatte i sommermånedene. Av alle midlertidige stillingskategorier ved TMU 1 Skrankevaktene som har vært ansatt på timesbasis i museene er ikke med i oversikten over midlertidighet nedenfor, da disse stillingene ikke registreres i universitetets personal- og økonomidata. Det har i løpet av hele 2013 vært ansatt 21 personer på timesbasis som skrankepersonale ved TMU, og syv personer på timesbasis ved Polarmuseet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 (Engasjerte, Vikariat og Åremål 2 ) var det det per tilsatt 53 personer i midlertidige stillingskategorier av totalt 124 stillinger (42,7 %) ved TMU. Fordelingen blant stillingskategoriene var som følger: E = 52 stk (98,1 % av midlertidige stillinger) V = 1 stk (1,9 % av midlertidige stillinger) De engasjerte er i stort flertall i sommersesongen. Av disse var 5 stk tilsatt i administrative stillinger, 4 stk i undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger, 29 er tilsatt i støttestillinger for undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger (blant annet feltledere og -assistenter 3 ), og 14 stk i drifts- og vedlikeholdsstillinger (betjenter i Botanisk Hage og for vedlikehold av grøntarealene). Fordelingen av de 52 engasjerte på seksjonene/enhetene ved TMU er som følger: - Ledelse og stab: 1 stk - Seksjon for kulturvitenskap: 5 stk - Seksjon for naturvitenskap: 4 stk - Forvaltningsvirksomheten: 28 stk - Botanisk Hage/Grøntarealene: 14 stk Til sammenlikning var det per tilsatt 17 personer av totalt 91 (18,7 %) stillinger i midlertidige stillingskategorier ved TMU. Fordelingen av stillingene var slik: E = 16 stk (94,1 % av midlertidige stillinger) V = 1 stk (5,9 % av midlertidige stillinger) Dermed ser vi at det er antallet engasjerte som også resten av året topper statistikken ved TMU. Av de 16 engasjerte var 5 stk tilsatt i administrative stillinger, 4 stk i undervisnings-, forskningsog formidlingsstillinger, mens 7 var tilsatt i støttestillinger for undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger (feltledere). Fordelingen av de 16 engasjerte på seksjonene/enhetene ved TMU er som følger: - Ledelse og stab: 4 stk - Seksjon for kulturvitenskap: 3 stk - Seksjon for naturvitenskap: 3 stk - Forvaltningsvirksomheten: 6 stk Det er allerede gjort tiltak for å redusere midlertidighet ved TMU ble en prosjektlederstilling for de arkeologiske forvaltningsprosjektene gjort fast. Fra og med ble to skrankevakter ved Polarmuseet fastansatt i 17 % stillinger, og fra ble åtte skrankevakter fastansatt i henholdsvis 9 % eller 13 % stillinger ved TMU. Dette har ført til en 2 TMU har tre faste åremålsstillinger. Disse tilhører seksjonslederne ved Seksjon for kultur- og naturvitenskap og museumsdirektøren. Disse tre stillingene blir ikke tatt med i videre tall over midlertidighet. Ved TMU er det ingen tilsatte på kvalifiseringsvilkår. 3 I løpet av feltsesongen 2013 har det i tillegg vært ansatt 15 feltassistenter på timesbasis som ikke er med i oversikten over midlertidighet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 reduksjon i de timebaserte tilsatte per er det ved Polarmuseet tilsatt fire personer på timesbasis, mens det ved TMU er to stk. Oppsummert ses en klar tendens til at engasjementer er den største midlertidige kategorien ved TMU, både i sommersesongen og ellers i året. Men det ses også en markant økning av engasjementer i sommermånedene på grunn av det nødvendige sesongbetonte arbeidet. Dette er midlertidige tilsettinger TMU ikke kommer utenom på grunn av arbeidets art. Handlingsplan for TMU For å oppnå målet om reduksjon i antall midlertidige tilsatte, har administrasjonen ved TMU i samarbeid med museumsdirektøren utarbeidet følgende forslag til handlingsplan: - TMU vil kontinuerlig kvalitetssikre tallene for tilsatte i midlertidige stillinger slik at styret og ledergruppa alltid er kjent med de reelle tall - Det skal utredes om eksisterende midlertidige stillinger er aktuelle for fast tilsetting innen 1. juni Stillingene deles i to kategorier: a. Direkte tilsetting Kriterier utarbeides i løpet av våren 2014 b. Ekstern utlysning Eventuelle aktuelle stillinger lyses ut våren Kriterier for fast tilsetting utarbeides og spesifiseres i betenkningen, for eksempel krav til innhenting av ekstern finansiering - Alle stillinger vitenskapelige, tekniske og administrative som ønskes utlyst etter 11. februar 2014 skal være grundig vurdert mot fast utlysning. Det skal foreligge skriftlig begrunnelse for behovet for midlertidighet i stilling - Midlertidig utlysning kan kun begrunnes ut fra følgende kriterier: a. Stillingen er kun del av TMUs sommervirksomhet b. Stillingen er kun finansiert i 1-3 år c. Stillingen vil mest sannsynlig ikke kunne finansieres videre etter 3 år d. Faglige prioriteringer setter tidsmessige begrensninger Forslag til vedtak: Museumsstyret godkjenner forslag til handlingsplan for reduksjon av midlertidige stillinger ved Tromsø Museum Universitetsmuseet Marit Anne Hauan museumsdirektør Inger Kaisa Bækø førstekonsulent UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 Vedlegg: 1. Universitetsstyresak Bruk av midlertidig tilsetting ved UiT, arkivref. 2010/ Statusrapport per ved UiT, arkivref. 2010/ UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 Vedlegg 1 til Sak M 3/14. Arkivref.: 2010/ Universitetsledelsen Arkivref: 2010/6534/LIA000 Dato: Saksnr S SAK SAK S Til: Universitetsstyret Møtedato: Styresak Bruk av midlertidig tilsetting ved UiT Bakgrunn Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet har en forholdsvis høy andel midlertidige årsverk sammenlignet med andre institusjoner i universitets- og høyskolesektoren (UH-sektoren). Tall fra Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) viser at UiT i 2012 hadde 38,7 % midlertidige årsverk inkludert rekrutterings- og bistillinger, og 25,6 % uten rekrutterings- og bistillinger. Sammenligning i UH-sektoren andel midlertidige årsverk med og uten rekrutterings- og bistillinger. Kilde: DBH ,1 36,2 38, , ,3 15,5 UiO UiB UiT NTNU UH-sektoren ligger vesentlig høyere enn gjennomsnittet for arbeidslivet for øvrig når det gjelder bruk av midlertidig tilsetting, også når utdanningsstillinger og bistillinger ikke er medregnet. Gjennom de siste fire årene har det vært et mål for Regjeringen og Kunnskapsdepartementet (KD) å redusere omfanget av midlertidig tilsetting i sektoren. Dette er blant annet er omtalt i St.meld. nr. 18 ( ) Lange linjer kunnskap gir muligheter, og i KDs dialog med institusjonene. I etatsstyringsmøtet mellom KD og UiT i mai 2013 ble UiT pålagt å utarbeide en handlingsplan med forpliktende tiltak som kan bidra til å redusere midlertidigheten ved institusjonen. Ett av tiltakene skal være å fastsette konkrete måltall for hva institusjonen samlet og det enkelte fakultet/avdeling skal oppnå på kort og mellomlang sikt. Planen skal oversendes departementet innen utgangen av Tallene fra DBH er basert på antall årsverk for UiT. Dette gir ulik prosentandel midlertidighet sammenlignet med vedlagte statusrapport som er basert på antall stillinger, der datakilden er UiTs personalsystem Paga, og der kun ansatte med mer enn 50 % stillingsandel tatt med. For begge datakilder gjelder at bistillinger og utdanningsstillinger er holdt utenfor, og at tallene kun omfatter tidligere UiT, ikke Høgskolen i Finnmark. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

7 Gjennomførte tiltak ved UiT Universitetet har gjennom de siste årene arbeidet for å redusere bruken av midlertidig tilsetting ved institusjonen. Det ble høsten 2011 utarbeidet mål og tiltak for bruk av midlertidige tilsettingsforhold, med utgangspunkt i tildelingsbrev fra KD og etatsstyringsmøte i 2011, der KD uttrykte sterk forventning om at andelen midlertidige tilsettinger ved UiT blir redusert (ephorte 2010/6534). Mål og tiltak er i sin helhet gjengitt først i vedlegg 1. Universitetsdirektøren har gjennomført interne prosesser ved institusjonen for å skape forankring for dette arbeidet. Institusjonens kontroll og systematiske oppfølging av midlertidige tilsettingsforhold er styrket, i henhold til de mål som er satt. Det er fokusert både på hjemmelsgrunnlag og varighet. Oversikter og tallmateriale er gjennomgått i samarbeid med enheter og tillitsvalgte. Universitetsdirektøren har satt krav om at fakultetene jevnlig skal ta følge opp gruppen midlertidig tilsatte, kvalitetssikre registrerte opplysninger, og vurdere økt bruk av fast tilsetting. Midlertidighet har vært drøftet jevnlig med UiTs hovedtillitsvalgte i informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter (IDF-møter), siste gang Organisasjonene har uttrykt støtte til UiTs arbeid med å redusere bruken av midlertidig tilsetting, og har bedt om at universitetet som hovedregel tilsetter fast når ansatte har sterkt stillingsvern. Bruk av midlertidig tilsetting har vært tema i ulike lederfora, blant annet på ledersamling for universitetsledelsen, dekaner, fakultetsdirektører og avdelingsdirektører, og i møter mellom Universitetsdirektøren og den enkelte enhet. Det er også gjennomført seminarer og opplæring for personalmedarbeidere, ledere og andre ansatte der midlertidighet har vært tema. Tallgrunnlag og rettslig rammeverk Statusrapport for bruk av midlertidig tilsetting ved UiT er vedlagt saken (vedlegg 1). Rapporten gjengir tidligere fastsatte mål og tiltak, og viser fordeling av midlertidige tilsatte i stillingsgrupper, stillingskoder, tilsettingsforhold, fagområder, fakulteter, finansiering samt varighet og karriereløp. Sammen med det rettslige rammeverket (vedlegg 2) er statusrapporten og analysen grunnlaget for de vurderinger og forslag til tiltak som universitetsdirektøren legger fram for styret. Som nevnt innledningsvis har UiT høy andel midlertidige tilsatte sammenlignet med andre institusjoner i UH-sektoren. Data fra personalsystemet ved UiT viser en svak nedgang i andel midlertidige stillinger på 2,5 % de siste to årene, til 19,7 %. Etter universitetsdirektørens vurdering har det systematiske arbeidet som har vært utført siden mål og tiltak ble fastsatt i 2011 hatt flere positive effekter, men det har ikke ført til en vesentlig reduksjon i andel midlertidig tilsatte ved institusjonen. Det er derfor behov for å vurdere ytterligere tiltak. Undervisnings-, forsknings-, og formidlingsstillinger utgjør over halvparten av midlertidige tilsatte ved UiT (54 %), mens støttestillinger for undervisning og forskning utgjør 12 %. Innenfor disse gruppene er engasjerte forskere, ingeniører, universitetslektorer og førsteamanuenser på kvalifiseringsvilkår overrepresentert. Administrative stillinger utgjør 32 % av midlertidig tilsatte. I denne gruppen utgjør hoveddelen av de midlertidige tilsatte saksbehandlere og mellomledere i tilsettingsforholdene vikarer, engasjerte og åremål. Hovedgruppene fordeler seg med ulike andeler ved fakultetene, og i hvilket juridisk grunnlag som er brukt for midlertidig tilsetting. Det er redegjort for det rettslige rammeverket med aktuelle hjemler for midlertidig tilsetting i et eget notat, som er vedlegg 2 til saken. Tilsetting i universitets- og høyskolesektoren er regulert av lov om statens tjenestemenn (tjml), lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv (aml) og lov om universiteter og høyskoler (uhl). UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

8 Hovedregelen er at arbeidstakere skal tilsettes fast, men regelverket åpner unntaksvis opp for midlertidige tilsettinger, det vil si tidsavgrensede arbeidsavtaler. Midlertidig tilsetting skal ha et rettsgyldig grunnlag, som innebærer at det må foreligge en hjemmel i lov eller forskrift for å kunne foreta en midlertidig tilsetting. Unntak fra regelen om fast tilsetting finnes i tjml 3, nr. 2, bokstavene a-f, og i tjml forskrift 3, 5, 5 b, uhl 6-4, 6-5 og 6-6. Lovverket anvender to ulike begreper på tidsavgrenset tilsetting, som er midlertidig og åremål. Lovverket definerer ikke begrepet åremål, men dette vil omfatte avtaler som er inngått for bestemt tidsrom. En del stillinger er ut fra sitt formål av midlertidig karakter. Det gjelder særlig utdanningsstillinger som stipendiat og postdoktor. For disse stillingene, der det ikke er vurdert å være et alternativ å tilsette fast, er det er klart grunnlag for midlertidig tilsetting. Andre midlertidige tilsettingsforhold kan ha lovlig hjemmel og være saklig motivert ut fra behov, men kan være problematiske på bakgrunn av personalpolitiske hensyn. For disse stillingene kan det vurderes om det er ønskelig å gjøre fast tilsetting selv om midlertidig tilsetting er mulig, og i den vurderingen må det foretas avveininger mellom ulike hensyn. Tjenestemannslovens bestemmelser som åpner for midlertidig tilsetting må ses i sammenheng med lovens bestemmelser om opphør av midlertidig tilsetting (tjml 7), og regler om det sterke stillingsvernet som inntrer etter mer enn fire års sammenhengende tjeneste (tjml 10). Loven sondrer mellom midlertidige arbeidstakere som plikter å fratre uten oppsigelse og midlertidige som har ordinært oppsigelsesvern fra første dag. Det er hjemmelsgrunnlaget for midlertidig tilsetting som avgjør om en arbeidstaker skal fratre uten oppsigelse eller om arbeidsgiver må avslutte kontraktsforholdet gjennom oppsigelsesprosess. Grunnen til slik differensiering er at ved enkelte grunnlag, som eksempelvis midlertidig tilsetting begrunnet i omorganisering, er vanskelig å forutsi presist når (og om) arbeidskraftbehovet opphører. Da skal arbeidstaker ikke bære risiko ved å måtte fratre uten ordinær oppsigelse. Midlertidig tilsatte med mer enn fire års sammenhengende tjeneste har stillingsvern på linje med faste tilsatte. Sterkt stillingsvern innebærer blant annet at den ansatte har krav på formell oppsigelse og seks måneders oppsigelsesfrist ved opphør av stillingen. Begrunnelsen bak bestemmelsen om denne fireårsregelen er at arbeidsforhold som varer over fire år anses å indikere et mer permanent behov for arbeidskraften. En arbeidstaker som i utgangspunktet skal fratre uten oppsigelse, vil altså etter fire års tjeneste likevel kunne ha sterkt stillingsvern og dermed krav på formell oppsigelsesprosess. Ansatte i åremålsstillinger og utdanningsstillinger er unntatt fra fireårsregelen. Det innebærer at denne gruppen tjenestemenn, også etter fire års tilsetting i åremålsstillingen, skal fratre uten oppsigelse på dato for opphør av arbeidskontrakten. Vi viser til vedlagte notat for nærmere omtale av det juridiske handlingsrommet ved midlertidig tilsetting. Analyse og vurdering Analysen tar utgangspunkt i den vedlagte statusrapporten og er ordnet etter type tilsettingsforhold. Disse er engasjementer, vikariater, åremål og kvalifiseringsvilkår. Det er også gjort en vurdering av behovene for gjennomgående tiltak. Engasjementer Ansatte i engasjementer er den største gruppen midlertidige ansatte ved UiT per Disse utgjør 61 % av alle midlertidige stillinger (323 av totalt 530 i mer enn 50 % stilling), og er ansatt for å utføre et bestemt oppdrag eller for et bestemt tidsrom. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

9 Forskerkoder (118), ingeniører og forskningsteknikere (61) og universitetslektorer (38) er de største stillingskategoriene innenfor tilsettingsforholdet engasjementer. Bruken av engasjementer kan knyttes både til forskningsaktiviteter og til undervisningsbehov. Antall engasjementer varierer mellom ulike fagområder. Det framgår av statusrapporten at antall engasjerte forskere og støttestillinger til forskning er høy på områdene kjemi (21), samfunnsmedisin (15) og medisinsk biologi (16). Det samme gjelder for området arktisk og marin biologi, og forskningsteknikere i utgravingsprosjekter ved TMU. Det er registrert et forholdsvis høyt antall engasjerte universitetslektorer ved fagområdene filosofi, lærerutdanning, odontologi og helse- og omsorgsfag. UiT har til sammen 118 engasjerte forskere. Det framgår av statusrapporten at 10 av de 118 engasjerte forskerne har en fast stilling ved UiT. Disse vil ikke bli rapportert som midlertidig tilsatte til DBH for Det legges til grunn at fast ansatte som deltar i tidsavgrensede prosjekter/oppgaver skal beholde sitt faste tilsettingsforhold. Flertallet (65) av de øvrige engasjerte forskerne har mer enn fire års tilsetting ved UiT, 33 har mer enn åtte år, og 11 har mer enn 12 års tilsetting, basert på første lønningsdag ved UiT. For mange av disse omfatter tilsettingsperioden også en stipendiatperiode på fire år, og for noen en periode som postdoktor, som ut fra sitt formål regnes som midlertidige stillinger. En høy andel (66 %) av midlertidig tilsatte forskere har ekstern finansiering. UiT har til sammen 61 ingeniører og forskningsteknikere i engasjementer, hvorav de fleste er ved Helsefak (12), BFE-fak (11), NT-fak (9) og TMU (15). Midlertidig tilsatte ingeniører og teknikere arbeider i stor grad på samme fagområder som engasjerte forskere, og har høy andel (68 %) ekstern finansiering. UiT har til sammen 80 administrative stillinger i engasjementer, som i stor grad er saksbehandlerstillinger som førstekonsulent, rådgiver og prosjektleder. De fleste er ved Helsefak (20), HSL-fak (18), Administrasjonen (16), BFE-fak (8) og NT-fak (7). Midlertidige administrative stillinger er hovedsakelig finansiert over statsøkonomien, med 18 % ekstern finansiering. Andelen ekstern finansiering innenfor tilsettingsforholdet engasjementer er imidlertid vesentlig høyere, ettersom de to typene tilsettingsforhold (vikariater og åremålsstillinger) i hovedsak er finansiert over statsøkonomien. Det høye antallet engasjementer ved UiT tilsier at dette utgjør et betydelig potensiale for reduksjon av andelen midlertidig tilsetting. Fast tilsetting av samtlige forskere, ingeniører, teknikere, universitetslektorer og administrativt tilsatte som i dag er på engasjementer utgjør en potensiell effekt på 11 % reduksjon i andel midlertidig tilsatte ved UiT. En hovedutfordring ved økt grad av fast tilsetting er knyttet til finansieringsforholdene i UHsektoren, og mulighetene for langsiktig planlegging av bemannings- og kompetansebehov. En vesentlig del av engasjementene er knyttet til eksternt finansierte forskningsprosjekter, som har en bestemt tidsramme, hvor det stilles høye krav til spesifikk kompetanse, og det er sterk konkurranse mellom institusjoner og forskningsmiljøer. Selv om omfanget på eksternt finansiert aktivitet kan være relativt stabilt over tid for institusjonen som helhet, vil omfang, type prosjekter og bemannings- og kompetansebehov variere sterkere for fakulteter og institutter, som har det operative ansvaret for planlegging og bærer risiko for usikker finansiering. Mulige tiltak for å redusere antall engasjementer bør være basert på at UiT og den enkelte enhet skal kunne ivareta eksternt finansiert forsknings- og utviklingsarbeid på en god måte, og legge til rette for en økning i denne delen av virksomheten. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

10 Etter universitetsdirektørens vurdering bør tiltak for å redusere andelen engasjementer i forskerstillinger, ingeniør-/teknikerstillinger og administrative stillinger ved UiT knyttes til to forhold: Vurdering av den enkeltes fagprofil i forhold til langsiktige behov, og vurdering av varigheten av den enkeltes tilsettingsforhold. Vurdering av fagprofil i forhold til langsiktige behov er omtalt nedenfor, under Gjennomgående tiltak. Det samme gjelder vurderinger knyttet til bruk av engasjementer i undervisningsstillinger som universitetslektor og førsteamanuensis. Universitetsdirektøren vil foreslå at universitetet i større grad tilbyr fast tilsetting av ansatte som har hatt et langvarig tilsettingsforhold i engasjementer. Det gjelder også forskerstillinger. Varigheten i tilsettingsforholdet gir i stor grad en indikasjon på at universitetet har hatt behov for den ansattes arbeidskraft og kompetanse over tid, og at det vil være begrenset risiko knyttet til å omgjøre tilsettingsforholdet til fast. Universitetsdirektøren vil også peke på at ekstern finansiering eller prosjektorganisering i seg selv ikke utgjør et grunnlag for bruk av midlertidig tilsetting. For støttestillinger til forskning og undervisning (ingeniører og teknikere) og administrative stillinger mener universitetsdirektøren at fast tilsetting skal benyttes i større grad, også når den ansatte skal være knyttet til eksternt finansierte forskningsprosjekter. Også for disse stillingsgruppene bør det legges til grunn at ansatte som har lang varighet på sin tilknytning til UiT bør tilsettes fast. I tillegg vil det oftere være slik at kompetansekravene for slike stillinger er av mer generisk karakter, slik at den ansatte vil kunne arbeide med ulike prosjekter og oppgaver over tid, noe flere enheter ved UiT har erfaringer med. Bruk av midlertidig tilsetting bør være begrenset til å ivareta relativt kortvarige oppgaver som ikke representerer et langsiktig bemanningsbehov, eller når det er stilt svært spesifikke krav til kompetanse. Økt bruk av fast tilsetting i støttestillinger og administrative stillinger forutsetter at den enkelte ansattes tilknytning til UiT er på et tilstrekkelig overordnet nivå, slik at det blir mulig å omdisponere personer mellom prosjekter, enheter og ulike oppgaver over tid. Det er også en forutsetning at det blir gitt tilbud om kortvarig opplæring i forhold til nye oppgaver, slik at den ansatte kan fylle de kvalifikasjonskravene som er satt. Vikariater Vikarer utgjør 18 % av alle midlertidige stillinger (95 av totalt 530 i mer enn 50 % stilling), og er ansatt for å utføre bestemte oppgaver i en eller flere ansattes fravær. Bruk av vikariater er således knyttet opp til fraværsgrunner som langvarige permisjoner og sykemeldinger. Bruk av vikariater er forholdsvis jevnt fordelt både ved enheter og i stillingskoder. Stillingskoder med høy andel vikariater finner vi først og fremst i gruppen administrative stillinger, etterfulgt av gruppen støttestillinger for forskning-, undervisning og formidling. Undervisnings-, forskningsog formidlingsstillinger har lavest andel vikarer. En gjennomgang av grunnlagene for vikariater ved UiT viser at hoveddelen av vikarbruken er knyttet til permisjoner som er gitt i henhold til lov og retningslinjer. Det gjelder særlig foreldrepermisjon og annen omsorgspermisjon. Vikarbruk er også begrunnet i å dekke opp for undervisningsbehov ved FoU-terminer, og for ansatte som er i åremålsstillinger som ledere eller er midlertidig omdisponert til eksternt finansierte prosjekter eller andre oppgaver. Permisjoner ved overgang til annen stilling utgjør en mindre del av vikarbehovene, med ca 10 slike permisjoner for UiT som helhet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

11 Etter universitetsdirektørens vurdering er det forholdsvis lite potensiale for å redusere omfanget av permisjoner ved UiT. De fleste permisjonene følger av regelverk, eller er en følge av ordninger som UiT har valgt som en del av ledelsesordningen eller for å fremme FoU-arbeid. Universitetsdirektøren ser det som positivt at det fortsatt bør være mulighet for å gi permisjon ved overgang til annen stilling både innenfor og utenfor universitetet. En slik ordning vil kunne bidra til å beholde ansatte, og til å oppnå positive erfaringsoverføringer med arbeidslivet for øvrig. Ordningen har imidlertid noen negative virkninger i form av noe økt bruk av midlertidig tilsetting, og at det generelt er vanskeligere å rekruttere gode søkere til vikariater enn til faste stillinger. Universitetsdirektøren vil på denne bakgrunn foreslå å beholde ordningen, men peke på at avgjørelse i enkeltsaker ligger til arbeidsgivers styringsrett, og at slike permisjoner skal vurderes i forhold til virksomhetens behov. Åremål Åremålstilsatte utgjør 12 % av alle midlertidige stillinger (64 av totalt 530 i mer enn 50 % stilling). Disse er ansatt på grunnlag av de ordningene som gjelder i UH-sektoren, med adgang til å tilsette på åremål i lederstillinger og i undervisnings- og forskerstillinger hvor skapende eller utøvende kunstnerisk kompetanse inngår som et vesentlig element i kompetansekravet. De aller fleste åremålstilsatte er i gruppen administrative stillinger, med 50 stillinger. Bakgrunnen er den ordningen for styring og ledelse som gjelder ved UiT, med åremålstilsatte instituttledere, dekaner, rektorat og universitetsdirektør. Disse stillingene kan derfor anses som midlertidige ut fra sitt formål. En gjennomgang av tilsettingsforholdene viser at 29 ansatte i åremålsstillinger har annen fast stilling ved UiT, som de har permisjon fra. Potensialet for reduksjon i bruk av midlertidig tilsetting gjennom åremål er derfor knyttet til hvordan disse stillingene registreres og rapporteres til DBH. Universitetsdirektøren legger opp til at stillingene fra 2013 skal rapporteres som faste. Dette vil gi en reduksjon på ca 1 % i andel midlertidig tilsatte ved UiT. Kvalifiseringsvilkår Ansatte på kvalifiseringsvilkår utgjør 9 % av alle midlertidige stillinger (48 av totalt 530 i mer enn 50 % stilling). Disse er ansatt på grunnlag av særregler for midlertidig tilsetting av vitenskapelig personale ved mangel på fullt ut kvalifiserte søkere til ledige stillinger. Ordningen innebærer at den ansatte får fast stilling dersom kvalifikasjonskravene blir møtt innenfor en treårsperiode. Et flertall av ansatte på kvalifiseringsvilkår er førsteamanuenser. Det er blant annet registrert 17 slike stillinger ved Helsefak, 12 ved BFE-fak og 7 ved NT-fak 2. Ved tilsetting på kvalifiseringsvilkår på grunn av manglende pedagogiske kvalifikasjoner, skal det stilles krav om utvikling av pedagogisk mappe i løpet av kvalifiseringsperioden. Utvikling av pedagogisk mappe ble i 2008 innført ved UiT som metode for å tilegne seg og dokumentere pedagogiske kvalifikasjoner, og er også et tilbud for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger generelt. Ordningen ble evaluert og videreført i 2001, jf styresak S Bruk av kvalifiseringsvilkår er knyttet til rekrutteringssituasjonen og tilfanget av kvalifiserte søkere til stillinger. Universitetsdirektøren anser bruken av kvalifiseringsvilkår som et nødvendig virkemiddel for å sikre rekruttering til ledige stillinger. Potensialet for reduksjon i antall ansatte på slike vilkår vil være knyttet til to forhold: å oppnå bedre tilfang av kvalifiserte søkere, og å 2 I tillegg kommer åremål for stipendiater, postdoktorer, spesialistkandidater og vitenskapelige assistenter (utdanningsstillinger), som ikke inngår i statusrapporten. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

12 sørge for god gjennomstrømming ved utvikling av pedagogiske kvalifikasjoner. Vurdering av potensiale i forhold til søkertilfanget er omtalt under Gjennomgående tiltak nedenfor. Tilbudet om utvikling av pedagogisk mappe ved UiT (Program for pedagogisk basiskompetanse) har det siste året erfart en sterk økning i antallet søkere. Ved opptaket i 2013 var det 65 søkere til 25 plasser, mot 35 søkere i Det har også vært en økning i antall henvendelser fra enheter og ansatte om ulike andre tilbud og bistand innenfor universitetspedagogikk, i følge Universitetsbiblioteket (UB) som har ansvar for dette tilbudet. Programmet prioriterer søkere som er ansatt på kvalifiseringsvilkår. Universitetsdirektøren vil videreføre dialogen med UB om det universitetspedagogiske tilbudet, med sikte på at kapasiteten bør være tilstrekkelig til å sikre god gjennomstrømming for ansatte på kvalifiseringsvilkår, og at dette bør være et reelt tilbud også overfor øvrige ansatte i undervisnings- og forskerstillinger ved UiT. Gjennomgående tiltak Basert på gjennomgangen av statusrapport for bruk av midlertidig tilsetting ved UiT per og målet om å oppnå reduksjoner, ser universitetsdirektøren behov for å vurdere noen typer tiltak som vil gjelde mer generelt. Disse vil dreie seg om datakvalitet, planlegging, rekruttering, tilsettingsprosesser og opphør. Datakvalitet Statusrapporten og rapportering av offisiell årlig statistikk til DBH er basert på kvaliteten på data som er lagt inn i UiTs personalsystem. Det er den enkelte enhet som foretar tilsetting eller endring i arbeidsforhold som har det operative ansvaret for å sørge for at opplysninger blir korrekt registrert. Ved gjennomgang av tallgrunnlaget i denne saken og tidligere er det avdekket en god del feil i registreringene. Det kan blant annet være at tilsettinger på åremål, vikariater og kvalifiseringsvilkår er registrert som engasjementer, og at det ikke er registrert fast tilsetting når ansatte har tilfredsstilt vilkårene for kvalifisering. Universitetsdirektøren forutsetter at enhetene prioriterer å rette opp feil i datagrunnlaget og å sørge for korrekt registrering. Planlegging og rekruttering Økt grad av langsiktig planlegging av forsknings- og undervisningsaktiviteter i forhold til strategi og mulighetsrom ved det enkelte fakultet og institutt vil kunne bidra til mer forutsigbarhet i bemanningsbehovene, og dermed redusert behov for midlertidig tilsetting. Som blant annet Rindal-utvalget 3 har pekt på, vil det imidlertid være utfordringer knyttet til mulighetene for langsiktig planlegging, både ved at forholdsvis kortsiktige perspektiver både i finansiering og aktiviteter begrenser mulighetene for forutsigbarhet, og ved at nye muligheter og forskningsprosjekter i stor grad identifiseres og initieres av enkeltforskere og forskningsgrupper, og i tillegg til gjennom institusjonell styring av faglig aktivitet. Universitetsdirektøren mener likevel at det bør være potensiale for bedre ledelse og planlegging av faglige aktiviteter. Mulighetene vil blant annet være knyttet til: - Bedre vurderinger av hvilke fagområder som kan og bør styrke seg på sikt, basert på strategi og analyse av muligheter - Økt omfang på koordinerte og langsiktige satsninger 3 Rapport av fra arbeidsgruppe som på oppdrag fra KD utredet tiltak for å redusere bruk av midlertidig tilsetting i sektoren. Rapporten er tilgjengelig på UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7

13 - Bedre planlegging av behov for ny kompetanse, slik at fagprofilen til de som rekrutteres i større grad samsvarer med framtidige behov og virker utfyllende i forhold til øvrige ansattes kompetanse - Bedre bruk av tilgjengelige data for planlegging av enhetens virksomhet - Bedre ivaretakelse av interne kandidater, med karriereplanlegging og oppbygging av kompetanse - Bedre og mer langsiktig planlegging i forhold til framtidige avganger, og krav til sammensetning av fagmiljøer - Starte rekrutteringsprosesser på et tidligere tidspunkt, for å redusere behovene for vikarer eller engasjementer i påvente av fast tilsetting - Mer målrettet bruk av rekrutteringskanaler og kontakt med mulige søkere - Økt bruk av kompetanse og ressurser på tvers av enheter Et fellestrekk ved disse tiltakene er at de stiller krav til tydelig, strategisk og profesjonell ledelse ved fakulteter, institutter og forskningsgrupper. Tilsettingsprosesser Tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger innebærer at en sakkyndig komité skal gjøre en vurdering av søkernes faglige kvalifikasjoner, og at en intervjukomité ved enheten skal gjøre vurderinger i forhold til andre typer kvalifikasjoner som er definert for stillingen, før innstillingsutvalg og tilsettingsorgan behandler saken. Før stillingen blir utlyst, skal det utarbeides en kravspesifikasjon (betenkning), og etter tilsetting kan det ta noe tid før vedkommende har mulighet for å tiltre stillingen. Selv om disse prosessene gjennomføres så raskt som mulig, vil en tilsettingsprosess normalt ta flere måneder og gjerne opp mot et år. Den sakkyndige komiteen skal normalt gjøre sitt arbeid i løpet av tre måneder, men både i denne og i andre faser av tilsettingsprosessen kan det oppstå forsinkelser. En del av de engasjementene og vikariatene som blir benyttet i undervisnings- og forskerstillinger (førsteamanuenser, universitetslektorer) er begrunnet i slike forhold, ved at enhetene har kortsiktige behov for å dekke opp for undervisning. Behovet for å starte tidlig med rekrutteringsprosesser er omtalt ovenfor. Det som også er viktig, er at tilsettingsprosessene gjennomføres på en effektiv måte fra start (identifisering av behov) til slutt (tilbud om stilling). Universitetsdirektøren har i forbindelse med Forbedringsprosessen gjennomført en kartlegging og vurdering av prosessen for tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger. Det er identifisert muligheter for effektiviseringstiltak, som vil bli gjennomført for alle enheter i løpet av de nærmeste månedene. Opphør I notatet om det rettslige grunnlaget for bruk av midlertidig tilsetting (vedlegg 2) er det også redegjort for prosedyrer og utfordringer ved bruk av oppsigelser ved bortfall av arbeid og eksterne midler. Oppsigelsesprosesser kan være langvarige og innebærer høye krav til saklighet, dokumentasjon, og forsvarlig saksbehandling og ivaretakelse av den ansattes interesser underveis i prosessen. Etter universitetsdirektørens vurdering bør økt bruk av fast tilsetting i tilfeller hvor det foreligger rettslig grunnlag for bruk av engasjement innebære forståelse for at det vil kunne bli økt bruk av oppsigelse fra fast stilling ved UiT ved bortfall av arbeid, som så langt har hatt et svært lite omfang. Arbeidsgiver på alle nivåer og tjenestemannsorganisasjonene bør være innforstått med at universitetet må kunne foreta endringer/reduksjoner i bemanning ut fra saklig begrunnede behov. Økt bruk av fast tilsetting innebærer at samlet omfang på bruk av oppsigelser vil kunne øke, og at UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 8

14 universitetet vil kunne anvende opphørsbestemmelsene i tjenestemannsloven også overfor fast ansatte i større grad. Forslag til handlingsplan Ovenfor er det pekt på to muligheter for endring hvordan tilsettingsforhold blir registrert og rapportert. Det gjelder forskere som er registrert med engasjementer og ledere som er i åremålsstillinger, men som har annen fast stilling ved UiT. Dette skal rapporteres som faste tilsettinger. Disse tiltakene kan gjennomføres raskt, og effekten i forhold til reduksjon av andel midlertidig tilsatte er foreløpig beregnet til 1,4 prosentpoeng. Universitetsdirektøren ønsker også å endre rapporteringen av en del av bistillingene fra midlertidig til fast. Det gjelder bistillinger ved Det helsevitenskapelige fakultet, hvor ansatte i fast stilling ved UNN bidrar til undervisning og forskning ved fakultetet som del av samarbeidet med UNN. Universitetsdirektøren vil ta et generelt forbehold om kvaliteten på registrerte opplysninger om tilsettingsforhold. Det kan være feil både i forhold til om ansatte er registrert som faste eller midlertidige, og i type tilsettingsforhold, som omtalt ovenfor. Det må likevel legges til grunn at samlet andel midlertidig tilsetting som framgår av statusrapporten er korrekt. Det kan også legges til grunn at beregning av effekter av tiltak basert på statusrapporten vil være gjeldende også for rapporteringen til DBH, selv om datagrunnlaget er noe forskjellig (jf fotnote 1). Universitetsdirektøren vil foreslå at UiT Norges arktiske universitet setter et overordnet mål om å redusere andelen midlertidig tilsetting ned mot gjennomsnittet for de tre øvrige breddeuniversitetene, som i 2012 var 17,3 % eksklusive utdanningsstillinger og bistillinger (basert på tall for årsverk rapportert til DBH). Handlingsplanen må utformes og følges opp slik at målet skal nås i løpet av to år, det vil si innen utgangen av Det overordnede målet vil innebære at universitetet skal redusere andelen midlertidig tilsatte eksklusive utdanningsstillinger og bistillinger med 8,3 prosentpoeng i forhold til Korrigert for effekten av tekniske endringer i registrering og rapportering, betyr dette at universitetet skal redusere andel midlertidig tilsetting med ca 6,9 prosentpoeng over to år. Universitetsdirektøren ser det som viktig å videreføre de tiltakene som allerede er fastsatt (jf vedlegg 1). Tiltakene har bidratt til større bevissthet og økt kompetanse om bruk av midlertidig tilsetting, til at vurderinger og dokumentasjon i den enkelte tilsettingssak er blitt styrket, og at ansattes rettigheter i forbindelse med tilsetting og opphør er blitt bedre ivaretatt. I tillegg til dette vil det være nødvendig å redusere omfanget av engasjementer ved i større grad å lyse ut stillinger som faste, og å omgjøre gjeldende engasjementer til faste stillinger. Universitetsdirektøren foreslår at universitetsstyret fastsetter følgende hovedprinsipper for det videre arbeidet med reduksjon av omfanget av engasjementer: - Ved utlysning av undervisnings- og forskerstillinger bør det i større grad benyttes fast tilsetting, basert på vurderinger av stillingens fagprofil, varighet og reelle muligheter for videre finansiering - Støttestillinger og administrative stillinger bør utlyses som faste, med unntak for behov for å ivareta relativt kortvarige oppgaver som ikke representerer et langsiktig bemanningsbehov, og når det er stilt svært spesifikke krav til kompetanse - Tilsatte i engasjementer som har hatt et langvarig tilsettingsforhold ved universitetet etter stipendiat- og postdoktorperioder skal i større grad tilsettes fast UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 9

15 - Tilsatte i støttestillinger og administrative stillinger som har hatt et langvarig tilsettingsforhold ved universitetet skal i større grad tilsettes fast, og kunne benyttes til ulike prosjekter og oppgaver over tid Universitetsdirektøren foreslår også det legges stor vekt på å oppnå forbedringer i forhold til de gjennomgående tiltakene som er skissert ovenfor. I tillegg til dette vil universitetet i større grad ha behov for å kunne gjennomføre oppsigelsesprosesser ved bortfall av arbeid, i forhold til alle stillingsgrupper og typer tilsettingsforhold. Det foreslås at universitetsdirektøren får ansvar for å gjøre videre beregninger av behovene for tiltak basert på universitetsstyrets vedtak i denne saken, og at fakultetene skal gis i oppdrag å spesifisere konkrete tiltak for egne enheter, jf. også krav fra KD om fakultetsvise handlingsplaner. Innstilling til vedtak: 1. Universitetsstyret tar den framlagte statusrapport per for bruk av midlertidig tilsetting ved Universitetet i Tromsø til orientering. 2. Universitetsstyret slutter seg til den foreslåtte handlingsplan med skisserte tiltak for å redusere bruken av midlertidig tilsetting ved institusjonen, med de kommentarer som framkom i møtet. 3. Universitetsstyret forutsetter at universitetsledelsen og de enkelte enheter ved UiT Norges arktiske universitet sørger for god oppfølging av den vedtatte handlingsplanen for midlertidig tilsetting ved institusjonen. 4. Universitetsstyret ber fakultetsstyrene om å fastsette konkrete handlingsplaner for reduksjon av midlertidig tilsetting ved avdelingene innen Fakultetenes handlingsplaner skal oversendes universitetsdirektøren for godkjenning. Tromsø Lasse Lønnum universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Vedlegg: 1) Statusrapport per ) Rettslig grunnlag for midlertidig tilsetting Saksbehandler: Lillian Abelsen Behandling i universitetsstyret : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 10

16 Vedlegg 2 til Sak M 3/14. Arkivref.: 2010/ Statusrapport per midlertidige ansatte ved UiT Avdeling for personal- og organisasjon (POA) Vedlegg 1 Styresak 59-13

17 Mål og tiltak utformet av universitetsdirektøren i 2011 jf ephorte 2010/6534 Mål Tiltak 1. Redelige og transparente tilsettingsvilkår for alle 2. Alle tilsettinger skal ha et rettsgyldig grunnlag og en strategisk begrunnelse 3. UiTs andel tilsatte i engasjementer skal reduseres 4. UiT skal kunne forklare og begrunne institusjonens bruk av midlertidig tilsetting ut fra rettsgrunnlag samt faglige, strategiske og økonomiske forhold 1. Institusjonen og den enkelte enhet skal ha tilstrekkelig oversikt, kontroll og dokumentasjon i forhold til bruk av midlertidig tilsetting, herunder hjemmelsgrunnlag og begrunnelser 2. Tilstrekkelig og systematisk opplæring for å sikre nødvendig kunnskap om grunnlag og premisser knyttet til midlertidig tilsetting 3. Styrke vurderinger og dokumentasjon i det enkelte tilfelle 4. Fra andre gangs midlertidige tilsetting skal det gjøres grundigere vurderinger med hensyn til muligheter for fast tilsetting, med følgende momenter: a. vedkommende kompetanse/fagprofil/egnethet i forhold til enhetens strategier og prioriteringer b. reell økonomisk risiko, slik at arbeidsgiver tar en noe større andel av risikoen ved usikker finansiering c. framtidige avganger og enhetens økonomiske situasjon d. varighet av vedkommende tilsettingsforhold ved UiT 5. Ledere skal ha oversikt over og følge opp bruken av midlertidig tilsetting ved enheten, og planlegge bemanning i forhold til framtidige behov, muligheter og prioriteringer 6. Tilstrekkelig informasjon til den enkelte ansatte om rettigheter og prosedyrer 7. Større grad av fast tilsetting i tekniske og administrative stillinger gjennom mer fleksibel bruk av stillinger på tvers av enheter og prosjekter 8. Større grad av fast tilsetting i undervisningsstillinger som varierer på en forutsigbar måte gjennom året 9. Arbeide videre med å kvalitetssikre data, skille mellom ønsket og uønsket midlertidig tilsetting, og konsentrere tiltak 10. Årlige drøftinger med tillitsvalgte om bruken av midlertidige tilsettinger Statusrapport og oversikt over midlertidige ansatte ved UiT 2013 På grunn av stabil og høy andel midlertidige ansatte ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet (UiT) har universitetsdirektøren utarbeidet en statusoversikt med etterfølgende hovedkonklusjoner med det formål å gi ett presist bilde av andel midlertidige ved institusjonen. Hensikten er å avdekke midlertidige i ulike stillingsgrupper, stillingskoder, tilsettingsforhold, finansiering samt identifisere organisasjonstilknytning og faglig tilhørighet. Definisjoner og avgrensinger Midlertidige ansatte er i denne sammenheng stillinger i følgende tilsettingsforhold: engasjerte =E vikarer = V ansatte på kvalifiseringsvilkår = K åremål =Å Ansatte med en stillingsandel < 50 % er utelatt i tallmaterialet. Rekrutteringsstillingene stipendiat og postdoktor stillinger er å betrakte som utdanningsstillinger, og er holdt utenfor. Bistillinger som professor II og førsteamanuensis II har fast stillingshjemmel i bunn, og holdes også utenfor denne rapporten. Rapporten kategoriserer midlertidige stillinger i stillingsgrupper fordelt på fakulteter/enheter i organisasjonen. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: postmottak@uit.no 2

18 Tabell 1 - oversikt stillingsgrupper og stillingskoder Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger UFF Professorer, amanuenser, førsteamanuenser, universitetslektorer, forskere, høyskolelærere, høgskolelektorer, dosenter, lektorer, Hjelpestillinger undervisning og forskning Universitetsbibliotekarer/førstebibliotekarer Administrative stillinger ADM Lederstillinger, rektor universitetsdirektør, dekaner, direktører, avdelingsdirektører, ass-direktører Saksbehandler-, og utreder stillinger, rådgivere, kontorstillinger Mellomledere, instituttledere, underdirektør, studieledere, kontorsjef, seksjonsledere, avdelingsledere, sjefingeniører Støttestillinger underv., forsk., formidling STØTTE Ingeniørkoder Tekniske stillinger for forskning og undervisning Bibliotekstillinger Driftsstillinger og andre stillinger DRIFT Drift og vedlikeholdsstillinger (betjenter) Renholdsbetjenter Kategoriseringen av stillinger er i tråd med krav til rapportering til Database for statistikk for høyere utdanning (DBH), der rapporteringsfristen for personaldata er Kildematerialet i denne rapporten er i sin helhet hentet fra PagaKilde Bas som oppdateres daglig i henhold til de endringer som gjøres vedrørende den enkeltes ansettelse ved UiT. Kilden kan være arbeidskontrakt, lønnsmeldinger eller andre stillingsendringer, som registreres i PagaWeb ved alle våre enheter. Datamaterialet er tidfestet til i 2013, 2012 og Tidligere Høgskolen i Finnmark holdes utenfor denne rapporten. Begge institusjoner rapporterer som selvstendige enheter til DBH ut Per er det i PagaKilde Bas registrert 3264 tilsatte. Utdanningsstillingene og bistillingene utgjør 564 personer. Per samme dato i 2012 er det registrert 3148 ansatte, utdanningsstillinger og bistillinger utgjør 567 personer. Per samme dato 2011 er det registrert 3028 ansatte, utdanningsstillinger og bistillinger utgjør 578. Det vil si økning fra 2011 på 236 personer. I Databasen for statistikk for høyere utdanning (DBH) er det ved UiT registrert 2567,8 årsverk (2012). Ved rapportering til DBH konverteres individdata i PagaKilde Bas til antall årsverk i DBH basen. Utvikling alle stillingsgrupper Tabell 2 - utvikling i midlertidige tilsatte per stillingsgruppe UiT UiT Stillingsgrupper UFF STØTTE ADM DRIFT Sum I gruppen administrative stillinger er åremålstilsatte faglige ledere, det vil si instituttledere og dekaner inkludert. Disse utgjør til sammen 39 stillinger. 29 av disse har faste tilsettingsforhold i bunn ved UiT (24 instituttledere og 5 dekaner). Det er en økning i gruppen UFF stillinger fra % 2 % 0 % 32 % UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø 54 % Sentralbord: Faks: Figur 1 fordeling midlertidige i stillingsgrupper UiT 2013 postmottak@uit.no 3

19 UFF - 54 % ADM - 32 % STØTTE - 12 %, DRIFT/ANDRE - 2 %. Tabell 3 utvikling midlertidighet UiT UiT ,2 % 20,9 % 19,7 % Det er registrert en svak nedgang i andel midlertidige tilsatte fra 2011 til 2013 på 2,5 %. Tabell 4 variasjoner gjennom året UiT (-) 552 (+42) 530 (-22) Tre tilfeldig utvalgte tidspunkt i 2013 viser variasjon av midlertidige tilsatte gjennom året. Omdisponering av bemanning, ad hoc løsninger for å dekke undervisningsbehov i påvente tilsetting påvirker variasjon gjennom året. Fordeling - tilsettingsforhold Figur 2 - fordeling midlertidige i ulike tilsettingsforhold Engasjerte Kvalifiseringsvilkår 9 % 18 % Vikarer Åremål 12 % 61 % Engasjerte = 61 % Kvalifiseringsvilkår = 9 % Åremål = 12 % Vikarer = 18 % Engasjerte forskere fordelt i tilsettingsforhold Av 118 ansatte i forskerkoder er 113 tilsatt i engasjement og 4 er vikarer. 1 forskningssjef er ansatt på åremål. Av 64 universitetslektorer er 38 engasjerte, 21 vikarer og 5 er ansatt på kvalifiseringsvilkår. Av 64 førsteamanuenser er 37 ansatt på kvalifiseringsvilkår14 engasjerte og 13 vikarer Figur 3 UFF - status i utvalgte stillingskoder Series1 Forskere fordelt på forskningsområder UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: postmottak@uit.no 4

20 Figur 4 engasjerte forskere fordelt på forskningsområder antall forskningsområder Antall forskere Forskningsområder Median=3 Gjennomsnitt=6 1-5 Fysikk, farmasi, samisk senter, klinisk medisin, helse og omsorg, NAFKAM, kvinneforskning, historie, sosiologi, arkeologi, informatikk, naturvitenskap (TMU), 6-10 Geologi, språkforskning, fiskeri (NFH) Arktisk biologi, samfunnsmedisin Medisinsk biologi Kjemi Forskere - varighet > 4 år - faste stillingshjemler Av 118 engasjerte forskere er 10 forskere identifisert med faste stillingshjemler i bånn Av 108 forskere har 65 > 4 års ansettelsesforhold (før ) Av 65 forskere har 33 > 8 års ansettelsesforhold (før ) Av 33 forskere har 11 > 12 års ansettelsesforhold (før ) For flere forskere omfatter tilsettingsperioden et utdanningsløp med en stipendiatperiode på 4 år, fulgt av åremålstilsetting som postdoktor og/eller vitenskapelig assistent. Figur 5 midlertidige undervisningsstillinger fordelt på enheter Andre BFE fak HSL fak Jurfak Kunstfak Helsefak NT fak Helsefak og HSL fak har høyest andel midlertidige i undervisningsstillinger. Fagområder som lærerutdanning og fagområder ved helse og omsorgsfag har særlige behov for midlertidige ansatte i fagområder med svakt rekrutteringstilfang. I tillegg har filosofi variert undervisningsbehov gjennom året. Figur 6 annet museum eiscat 3 kjemi fiskerihøyskole farmasi 1 klinisk medisin 1 UiT medisinsk Norges biologi arktiske universitet N-9037 samfunnsmed Tromsø Sentralbord: Faks: STØTTE tekniske støttestillinger fordelt på fagområder (ingeniører /forskningsteknikere) postmottak@uit.no

21 Ingeniørkoder har høy andel midlertidige ved fagområdene samfunnsmedisin, medisinsk biologi og kjemi, og som sammenfaller med engasjerte forskere. TMU har midlertidige feltarbeidere/forskningsteknikere i sesongbetont arbeid. Fordeling av midlertidige tilsatte per fakultet Figur 7- % andel midlertidige i alle stillingsgrupper fordelt pr. fakultet % andel HSLfak NT fak Jurfak Kunstfak Helsefak BFE fak Uadm 19,7 26,1 30,4 17,6 10,5 24,4 28,1 3,6 % andel midlertidige stillingsgrupper snitt UiT er 19,7 % pr Figur 8 - % andel midlertidige UFF stillinger fordelt per fakultet % andel 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Helsefak HSL fak NT fak BFE fak Kunstfak Jurfak 25,50% 25,90% 31,40% 32,10% 27,20% 35,70% Tabell 5 UFF midlertidige fordelt i tilsettingsforhold og per fakultet 2013 Enhet E V Å K Koder med høy andel midlertidighet Helsefak Forskere, universitetslektorer og førsteamanuenser UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: postmottak@uit.no 6

22 HSL- fak Universitetslektorer, høgskolelærere, førsteamanuenser og forskere BFE- fak Forskere, universitetslektorer og førsteamanuenser Jurfak Universitetslektorer, førsteamanuenser Kunstfak Universitetslektorer, førsteamanuenser NT fak Forskere, universitetslektorer og førsteamanuenser Tabell 6 STØTTE midlertidige fordelt i tilsettingsforhold og per fakultet/enhet Enhet E V Å K koder med høy andel midlertidighet Helsefak Ingeniørkoder, tekniske stillinger HSL fak Ingeniørkoder, tekniske stillinger BFE fak Ingeniørkoder, tekniske stillinger Jur fak Ingeniørkoder, tekniske stillinger Kunstfak Ingeniørkoder, tekniske stillinger NT fak Ingeniørkoder, tekniske stillinger Uadm Ingeniørkoder, tekniske stillinger TMU Ingeniørkoder, tekniske stillinger UB Ingeniørkoder, tekniske stillinger Tabell 7 ADM midlertidige fordelt i tilsettingsforhold og per fakultet Enheter E V Å K koder med høy andel midlertidighet Helsefak Saksbehandlere, mellomledere, faglige administrative ledere HSL fak Saksbehandlere, mellomledere, faglige administrative ledere BFE fak Saksbehandlere, mellomledere, faglige administrative ledere Jur fak Saksbehandlere, mellomledere, faglig administrativ leder Kunstfak Saksbehandlere, mellomledere, faglige administrative ledere NT fak Saksbehandlere, mellomledere, faglige administrative ledere Uadm Saksbehandlere UB/TMU Andre enheter av 50 åremålsstillinger er faglige administrative ansatte instituttledere og dekaner med fast stillingshjemmel i bunn, jf uhl 6-4. De vil ikke rapporteres som midlertidige til DBH UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: postmottak@uit.no 7

23 Finansieringsfordeling - grunnbudsjett og eksterne midler Inntekter fra andre kilder enn bevilgning fra Kunnskapsdepartementet utgjør en stor del av universitetets samlede inntekter. Pr var disse på 351 mill. kr. I prosent utgjør dette 21 % av universitetets samlede inntekter, og er på samme nivå som for tilsvarende periode i De eksterne inntektene inkluderer tildelinger fra andre statlige, fylkeskommunale og kommunale organer, EU, næringslivet, organisasjoner i tillegg til gaver og gaveforsterkninger. Av dette utgjør tilskudd fra NFR (Norges Forskningsråd) ca. 93 mill. kr og fra EU 12,3 mill kr. Inntekt fra annen bidragsfinansiert aktivitet er i perioden på 71 mill. kr. Sammenlignet med samme periode i 2012, er det en nedgang i NFR-inntektene med 26,5 mill kr, mens det for EU-inntektene er en økning med 6,5 mill kr, jf Avdeling for økonomi. Figur 9 finansieringsfordeling Ekstern finansiering Budsjett 55 % 45 % 45 % av midlertidige ansatte i alle stillingsgrupper er eksternt finansierte stillinger (EF). 0 % Figur 10 - finansieringsfordeling per stillingsgruppe 100 % 80 % 60 % 40 % GB EF 20 % 0 % UFFst ADMst STØTTEst UFF STØTTE ADM Ekstern finansiering 51 % 68 % 18 % Budsjett 49 % 32 % 82 % Figur 11 - finansieringsfordeling forskerkoder 34 % Ekstern finansiering Budsjett 66 % 66 % av midlertidige ansatte i forskerkoder er finansiert med eksterne midler. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: Faks: postmottak@uit.no 8