Retningslinjer for Akan ved Høgskolen i Molde (HiMolde) - vedtatt i AMU 7. juni 1999, revidert , og

Transkript

1 Retningslinjer for Akan ved Høgskolen i Molde (HiMolde) - vedtatt i AMU 7. juni 1999, revidert , og Bakgrunn Akan - Arbeidslivets kompetansesenter for rus- og avhengighetsproblematikk (Akan kompetansesenter) er en ideell organisasjon som har til formål å forebygge rus- og avhengighetsproblemer i norsk arbeidsliv ved å gi råd, veiledning og opplæring i hvordan arbeidsplassen forholder seg til slike problemstillinger. For å kunne forebygge avhengighet blant ansatte anbefaler kompetansesenteret at virksomheter utarbeider egne retningslinjer for Akan. Formål Formålet med Akan ved HiMolde er å forebygge rus og avhengighetsproblemer blant ansatte å hjelpe og formidle hjelp til ansatte som har slike problemer å gjøre ledere og ansatte i stand til tidlig å gripe fatt i risikofylt rusmiddelbruk og annen avhengighet Det er en klar målsetting at ansatte som kommer i en situasjon med avhengighet, skal ha et godt tilbud om bistand før ev. oppsigelse vurderes. Generell rus- og avhengighetspolitikk Rusmiddelpåvirkning i arbeidstiden tolereres ikke. Dette gjelder alle typer rusmidler (også medikamenter som gir rus), og innbefatter bakrus og alkohollukt. Dager etter spesielle merkedager eller høytidsdager, er vanlige arbeidsdager. Følgelig er holdningen til rusmiddelpåvirkning den samme som ellers. Ved representasjon, reiser, deltakelse på kurs og konferanser mv så representerer den ansatte høyskolen. Den ansatte skal i slike sammenhenger utvise måtehold med alkohol og ha en adferd som ikke går ut over HiMolde sitt omdømme. Spilling i arbeidstiden eller annen avhengighetsproblematikk som påvirker arbeidet tolereres ikke. Rus eller annen avhengighetsproblematikk utenfor arbeidstiden som medfører fravær eller redusert arbeidsinnsats tolereres ikke. Ledelse og ansatte skal ha en felles, bevisst holdning til det risikofylte ved alkoholbruk og medvirke til at alle ansatte opplever felles tilstelninger som positive. Alle medarbeidere har ansvar for å ta opp eventuelle belastninger i arbeidsmiljøet. Forebyggende tiltak Ansatte ved HiMolde skal gjøres kjent med retningslinjer for Akan, og det skal settes fokus på generell kompetanse på området, slik at man står bedre rustet til å takle avhengighetsproblematikk. Verneombud tilbys kurs i Akan Ledere og tillitsvalgte gis tilpasset opplæring Informasjon gis til alle ansatte Akan-utvalget utarbeider årsmelding til AMU Akan-opplegget ved HiMolde Selve grunntanken i Akan bygger på den solidaritet arbeidsgiver og kollegaer viser ved ikke å tildekke et avhengighetsproblem, men reagere tidlig slik at man har best mulighet for å lykkes. 1. Etter at et avhengighetsproblem er oppdaget gis en skriftlig advarsel (vedlegg 1) og det gjennomføres en samtale med leder der det tilbys et Akan-opplegg/-kontrakt. 2. Dersom den ansatte ønsker et Akan-opplegg, så innkaller leder til møte mellom den ansatte og verneombud (Akan-kontakt) og bedriftshelsetjeneste. Disse utgjør Akan-teamet. Det skrives en Akan-kontrakt (vedlegg 3). 3. Ved avvik på kontrakt brukes advarsler i Akan-teamet. 4. Ved oppfylt kontrakt og det ikke er avvik blir saken som regel ansett som avsluttet etter to år. Akan-kontakten sender brev til Økonomi- og personalkontoret og informerer om oppfylt Akankontrakt. 1

2 5. Ved oppsigelse av Akan-kontrakt (som begge parter står fritt til å gjøre) blir den overført til Økonomi- og personalkontoret og behandles som vanlig personalsak. Saksgangen er slik: Akankontakten sender oversikt over sakens gang m/anbefaling til Akan-utvalget. Akan-utvalget vurderer om det støtter anbefalingen. Akan-kontakten varsler Økonomi- og personalkontoret om oppsigelse av Akan-kontrakten (kontrakten vedlegges). Akan-kontrakten kan bestå av interne og/eller eksterne tiltak, f eks: Interne tiltak Regelmessige samtaler, motivasjon og støtte fra bedriftshelsetjeneste, verneombud og personkontakt, se Roller i Akan-arbeidet (under). HiMolde skal ikke opptre som behandler. Eksterne tiltak Fastlege Poliklinisk behandling eller behandlingsopphold Psykiatrisk rådgivning Rådgivning sosialtjeneste Familierådgivning Under utarbeidelsen av innholdet i en Akan-kontrakt, er det avgjørende at den som «eier» problemet tar aktivt del i utformingen. Det er viktig at kontrakten er konkret og klar, slik at konsekvenser for eventuelle brudd tydeliggjøres. Akan-arbeidet må ses som en prosess. Derfor må kontrakten revurderes månedlig, eller ved situasjoner som krever justering, for å sikre at kontraktens krav er innfridd. Roller i Akan-arbeidet Arbeidsmiljøutvalg (AMU) AMU fatter vedtak om retningslinjer for Akan og velger medlemmer til Akan-utvalget. AMU er ansvarlig for utformingen av rus- og avhengighetspolitikken ved HiMolde, og er ansvarlig for at retningslinjene fungerer og følges opp. Akan-utvalg Akan-utvalget er et underutvalg av AMU og består av: - representant fra ledelsen - hovedverneombud - representant fra bedriftshelsetjenesten Akan-utvalgets oppgave er å organisere og tilrettelegge Akan-arbeidet ved HiMolde. Akan-utvalget skal være pådriver i det forebyggende og holdningsskapende arbeidet, som bl.a. innebærer opplæring og informasjon til alle. Utvalget må også påse at høyskolens praksis samsvarer med vedtatt rusmiddelpolitikk. Utvalget skal ikke behandle personsaker. Akan-utvalget rapporterer årlig til AMU om aktivitet og framdriftsplan. Funksjonstid for Akan-utvalget er 2 år, med mulighet for gjenvalg. Ansatt Ansatte ved HiMolde skal medvirke til å nå høyskolens mål og sikre et godt og trygt arbeidsmiljø (jf. aml kap 2). Dette innebærer plikt til å si fra om belastninger i arbeidsmiljøet som påvirker både sikkerhet og psykososialt miljø. Ansatte skal ikke dekke over/skjule avhengighetsproblematikk og på den måten bidra til at avhengighet får utvikles "i fred". Det er misforstått solidaritet. Leder Ledere med personalansvar har ansvar for å formidle og følge opp høyskolens rus- og avhengighetspolitikk. I forbindelse med individuelle Akan-opplegg vil leder normalt ha den daglige oppfølging i arbeidssituasjonen, og ev. vurdere behov for forandringer i arbeidsinnhold. Leder samarbeider med verneombud og bedriftshelsetjeneste. Tillitsvalgt Fagforeningene skal bidra til et rusfritt arbeidsmiljø. Dette innebærer at de har medansvar for å praktisere retningslinjene og slik bidra til forebygging av rus og avhengighet. Tillitsvalgte bør vise solidaritet med de som har avhengighetsproblemer ved å motivere til bruk av Akan-systemet. Dersom 2

3 den ansatte ønsker det, skal den tillitsvalgte delta i advarselssituasjonen. Tillitsvalgte har ingen fast rolle i Akan-teamet. Verneombud Verneombudet har medansvar for å opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, også i ft rus og annen avhengighetsproblematikk. Verneombudet må påta seg rollen som Akan-kontakt. Nærmeste leder og verneombud har ansvar for - individuelle Akan-opplegg, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten - informasjon/opplæring sammen med Akan-utvalget - å være tilgjengelig for samtale om avhengighetsproblematikk - veiledning i personsaker Bedriftshelsetjeneste Bedriftshelsetjenesten har en fri og uavhengig rolle (jf. aml 3-3) og er HiMoldes medisinske fagkyndige. Bedriftshelsetjenesten yter bistand til leder som sammen med verneombudene har hovedansvar for individuelle Akan-opplegg. Bedriftshelsetjenesten er representert både i AMU og Akan-utvalget. Bedriftshelsetjenesten har sammen med verneombudene ansvar for veiledning av personkontakter. Alle ansatte kan kontakte bedriftshelsetjenesten for råd og veiledning. Personkontakt Som del av et Akan-opplegg kan den ansatte få tildelt en personkontakt til støtte og veiledning. Den ansatte kan selv velge sin personkontakt, men bedriftshelsetjenesten, verneombudet og leder må godkjenne valget. Det stilles som krav at personkontakten er av samme kjønn. Personkontaktens rolle må konkretiseres i den enkeltes kontrakt, både med hensyn til oppgaver og tidsbruk. Personkontakten får veiledning av verneombud, bedriftshelsetjeneste og lege/behandler. Avviksbehandling utenfor Akan Det er alltid leder som har ansvar for avviksbehandling utenfor Akan-opplegget. Eksempelvis må en som er ruset på jobb, hjemsendes på en betryggende måte. En hjemsendelse må alltid etterfølges av en personlig samtale. 1. gangs advarsel (vedlegg 1): Ved første gangs forseelse gir nærmeste overordnede en umiddelbar muntlig advarsel til vedkommende, som følges opp skriftlig. Advarselen følges opp med en personlig samtale, hvor det er ønskelig at tillitsvalgte er til stede. Det oppfordres til å ta kontakt med Akan for å gå inn i et Akanopplegg. Verneombudet og bedriftshelsetjenesten kan gi ytterligere råd og informasjon om hva et Akan-opplegg kan bestå i. Verneombudet og bedriftshelsetjenesten orienteres om at advarsel er gitt. 2. gangs advarsel (vedlegg 2): Ved andre gangs forseelse gir leder en ny advarsel, med kopi til tillitsvalgt, verneombud og bedriftshelsetjenesten. Den ansatte får igjen tilbud om å gå inn i et Akan-opplegg i samarbeid med verneombud og bedriftshelsetjeneste. Alternativt behandles saken som ordinær personalsak, og ev nye tilfeller håndteres av Økonomi- og personalkontoret. Taushetsplikt og dokumentasjon Alle som deltar i et Akan-opplegg har taushetsplikt. Det skal sørges for forsvarlig oppbevaring av dokumenter. Et råd fra Akan kompetansesenter er å oppbevare slike dokumenter i manuelle registre. I de tilfeller der en Akan-kontrakt er vellykket skal dokumentasjonen slettes etter to år. Det vil være lettere å gjennomføre dersom opplysningene er behandlet manuelt. 3

4 Vedlegg 1: Skriftlig advarsel iht Akan-retningslinjene for brudd på ansettelsesforholdet ved Høgskolen i Molde Til: Dato: Det vises til muntlig advarsel som ble gitt (dato), på bakgrunn av at du (dato) har brutt ansettelsesforholdet ved å, (konkret beskrivelse av hendelsen) gis du en skriftlig advarsel (tjenstlig tilrettevisning). HiMolde har i sine Akan-retningslinjer forpliktet seg til å tilby deg et støtteopplegg. Dette utarbeides av bedriftshelsetjenesten og verneombud, i samarbeid med deg. Hensikten er at du skal få nødvendig bistand slik at arbeidsforholdet kan fortsette. Jeg ber deg møte til samtale på mitt kontor (dag/tid). Etter samtalen avventes din avgjørelse om eventuell deltakelse i Akan-opplegg innen en uke. Det er ønskelig at du har med deg en tillitsperson i møtet. I fall du ikke ønsker å benytte deg av tilbudet om et Akan-opplegg, vil forholdet bli behandlet som en ordinær personalsak. Med hilsen Leder Kopi til bedriftshelsetjeneste, verneombud, tillitsvalgt. Bekreftelse Jeg velger/velger ikke å følge et Akan-opplegg og inngå Akan-kontrakt med leder, verneombud, bedriftshelsetjeneste og ev. personkontakt. Navn Dato 4

5 Vedlegg 2: Andre gangs advarsel iht Akan-retningslinjene for brudd på ansettelsesforholdet ved HiMolde Til Dato Det vises til advarsel av (dato). Dette er andre gangs advarsel, og gis på bakgrunn av, (konkrete beskrivelse av hendelse) På denne bakgrunn innkalles du til et møte (dato) sammen med bedriftshelsetjeneste, verneombud, tillitsvalgt og undertegnede. Hensikten med møtet er å gjøre opp status og vurdere om det er hensiktsmessig å inngå en Akan-kontrakt. Dersom slik kontrakt ikke inngås, vil saken bli oversendt Økonomi- og personalkontoret for ordinær behandling som personalsak. Med hilsen Leder Kopi til bedriftshelsetjeneste, verneombud, tillitsvalgt. 5

6 Vedlegg 3: Akan-kontrakt Jeg erklærer herved at jeg er gjort kjent med de reglene som HiMolde har for behandling av tilsatte med rusmiddelmisbruk (annen avhengighet) som har ført til brudd på ansettelsesforholdet. 1. Jeg tar i mot tilbudet om et behandlingsopplegg som utarbeides i samarbeid med leder og bedriftshelsetjeneste. 2. Jeg godtar at leder og bedriftshelsetjeneste ser til at behandlingen overholdes. 3. Jeg er klar over at det kan få innvirkning på mitt tilsettingsforhold om ikke behandlingsopplegget blir fulgt, eller om behandlingsopplegget ikke fører til tilfredsstillende bedring av rusmiddelproblemet mitt/avhengigheten min. 4. Denne erklæringen gjelder i to år. 5. Jeg er klar over at brudd på Akan-kontrakten vil medføre forlengelse for to nye år. Jeg er enig i følgende behandlingsopplegg: 1. Møte med bedriftshelsetjenesten en gang per uke til eksternt behandlingstilbud opprettes. Personkontakt kan delta etter nærmere avtale. 2. Medisinske prøver kreves i aktuelle saker (kreves egen avtale mellom den ansatte og bedriftshelsetjenesten). 3. Møte en gang per måned sammen med personkontakt, leder og bedriftshelsetjeneste. 4. Dersom denne avtalen ikke overholdes, tar de involverte parter kontakt. 5. Det kan ikke benyttes egenmelding i avtaleperioden. Fastlege skal brukes ved sykdom. Bedriftshelsetjenesten gis samtykke til kontakt med fastlege. NB! Som arbeidstaker kan en være sykmeldt fra HiMolde, men ikke fra Akan-opplegget i avtaleperioden. Dato: Ansatt Leder Vedlegg: Tillegg til Akan-kontrakt - individuell del Kopi: Bedriftshelsetjeneste 6

7 Tillegg til Akan-kontrakt individuell del Kontaktform Avklaringer Aktivitet Ansvar Personkontaktens ansvar, oppgaver, omfang og tidsbruk Økonomisk kompensasjon for reise/bilbruk (omfang) Personkontaktens rolle Kontakt med bedriftshelsetjenesten (omfang og frekvens) Leders ansvar Daglig oppfølging på jobb Evt. midlertidige forandringer i oppgaver/stilling Informasjonsrutiner Fravær Meldes til hvem/på hvilken måte Konsekvens ved uteblitt melding Fastlege Bruk av egenmeldinger Hjemmebesøk evt. av hvem Tilbakefall Trekk i lønn ved fravær? Hvem informeres/hvem gjør hva? Ekstern behandling/ rådgivning Kontinuitet Akankontrakten Fullmakt Hvem følger opp før/under/etter? Hvem informeres? Hvem gjør hva i forbindelse med fravær/ferier/fridager? Sett opp dato for revisjoner. Kontrakten kan justeres ved behov. Akan-kontakt forutsetter at bedriftshelsetjenesten får fullmakt til å samarbeide med eksterne behandlere. Annet? 7

8 Vedlegg 4: Tredje (og ytterligere) advarsel for brudd på tjenestemannsloven iht Akanretningslinjene ved Høgskolen i Molde Til: Dato: Det vises til første advarsel, gitt (dato), og andre/ytterligere advarsel/advarsler gitt (dato), samt Akan-kontrakt inngått (dato). Dette er gangs advarsel iht. Akan-retningslinjene ved HiMolde. Advarselen gis på bakgrunn av (konkret beskrivelse av hendelsen) Du innkalles med dette til et møte (dato) sammen med bedriftshelsetjeneste, Akankontakt og undertegnede (+ eventuelt tillitsvalgt). Hensikten med møtet er å gjøre opp status og vurdere om det er hensiktsmessig å fortsette med Akan-opplegget. Dersom Akan-kontrakten ikke fornyes vil saken bli oversendt Økonomi- og personalkontoret for håndtering som ordinær personal-/ disiplinærsak. Med hilsen Leder Kopi til bedriftshelsetjeneste, verneombud, tillitsvalgt. 8