Universitetet i Nordland. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon: RFID

Transkript

1 Universitetet i Nordland ilag 1 spesifikasjon: RFID

2 Del 2 RFID spesifikasjon ilag 1 Innhold 1. Oppbygging av kravspesifikasjonen Krav til besvarelse Klassifisering av krav: Formål og målsettinger med anskaffelsen Dagens system Krav til løsning Utstyr Funksjonelle krav Tekniske krav Krav til opplæring av ansatte Krav til gjennomføring av leveransen Krav til dokumentasjon Miljøkrav Krav til universell utforming Krav til service/vedlikehold Pris og prisbestemmelser Side 2 av 11

3 Del 2 RFID spesifikasjon ilag 1 1. Oppbygging av kravspesifikasjonen Denne kravspesifikasjonen er delt inn i flere områder i den hensikt å gi tilbyderne mest mulig detaljert informasjon om de krav oppdragsgiver har. Det er derfor satt opp informasjon om dagens situasjon/hva tilbyder kan legge til grunn for leveransen, en overordnet gjennomgang av ønsket, fremtidig løsning, samt liste over detaljerte krav, basert på informasjon gitt i kapittelet ønsket/fremtidig løsning. 2. Krav til besvarelse Leverandøren bes besvare alle krav og utfyllende beskrive hvordan kravene oppfylles i tilbudt løsning. Leverandøren oppfordres dessuten til å tilby og begrunne/beskrive relevant og verdiøkende funksjonalitet utover oppstilte krav, som kan bidra til å realisere mål med anskaffelsen. Manglende oppfyllelse av obligatoriske krav anses som vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen og vil medføre at tilbud blir avvist. Kunden vil foreta en evaluering av kravoppfyllelse opp mot de respektive tildelingskriterier. Det er derfor svært viktig at tilbyderne gir en grundig løsningsbeskrivelse knyttet til hvert av kravene. Kravene er beskrevet og skal besvares på formatet som vist i tabellen under. Leverandøren skal nytte bilag 2 (SSA-K lille, bilag 2b) til å besvare kravtabellen, med mindre annet er angitt. Kravtabellen skal forstås på bakgrunn av informasjon nedenfor samt supplerende opplysninger i øvrige bilag. 2.1 Klassifisering av krav: Absolutte krav () Absolutte, poengsatte krav () Viktige krav () Ønskede krav (I) Opsjoner (O) Kravet MÅ tilfredsstilles. Tilbud som ikke tilfredsstiller alle MÅ-krav vil bli avvist. Kravet vurderes som oppfylt/ikke oppfylt og poengsettes ikke. Kravet MÅ tilfredsstilles. Tilbud som ikke tilfredsstiller alle MÅ-krav vil bli avvist. Kravet poengsettes på følgende måte: For krav som anses oppfylt, men ikke gir noen merverdi utover minimumsforlangende, gis score 3. For krav som anses oppfylt, og gir oppdragsgiver merverdi utover minimumsforlangende, vil den tilbudte merverdi bli evaluert og gitt høyere score enn 3, men maksimalt 6. Kravet tillegges høyere vekt enn -krav. Kravet ØR tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil ha stor betydning for evaluering av tilbudet. Kravet tillegges høyere vekt enn I-krav. Kravet poengsettes på følgende måte: For besvarte krav: asert på oppdragsgivers evaluering vil score bli gitt fra lav 1 til høy 6. Toppscore er å anse som beste tilbudte løsning for det enkelte krav. Ikke besvarte krav vil bli gitt 0. Informasjon som gir merverdi til leveransen. Det er ønskelig at kravet imøtekommes, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil ha betydning for evaluering av tilbudet. Kravet tillegges lavere vekt enn -krav. Kravet poengsettes på følgende måte: For besvarte krav: asert på oppdragsgivers evaluering vil score bli gitt fra lav 1 til høy 6. Toppscore er å anse som beste tilbudte løsning for det enkelte krav. Ikke besvarte krav vil bli gitt 0. eskrivelse av fremtidige muligheter, vil kunne vektlegges i evalueringen. Side 3 av 11

4 Del 2 RFID spesifikasjon ilag 1 3. Formål og målsettinger med anskaffelsen Universitetet i Nordland er lokalisert med hovedcampus i odø, og på studiestedene Campus Helgeland (Mo i Rana) og Campus Vesterålen (Stokmarknes). Universitetet har vel 6000 studenter og vel 600 ansatte. Universitetsbiblioteket (UiN) har hovedbibliotek i odø, med bibliotekfilialer på studiestedene. Denne anskaffelsen gjelder utlåns- og alarmsystem til hovedbiblioteket i odø. iblioteket i odø har utlånsautomater og to utganger med alarmportaler. Vi ønsker å bytte utlånsautomatene og alarmportalene med nye. Vi vil konvertere hele den åpne samlingen og ta i bruk den nye løsningen før semesterstart høsten 2014, eller etter nærmere avtale. Grunnet ferieavvikling kan det være en fordel at utstyret er installert innen ferieperiodens oppstart sommeren Innføring av RFID-merking ved UiN, er et effektiviserings- og sikringstiltak med flere delmålsettinger. En del av tiltaket er å forenkle/effektivisere arbeidet rundt utlån av dokumenter ved at dette flyttes til publikum via selvbetjening. Målet med avtalen er å legge grunnlaget for å bidra til: At utlån av dokumenter gjøres sikkert og effektivt av publikum At systemet er hensiktsmessig og robust i bruk At ulike lånekort leses, og at det kan lånes ut en bunke objekter på en gang. På samme måte som publikum skal ha et raskt og intuitivt system, ønsker vi også å effektivisere: At oppgavene rundt utlån og retur av bøker som fjernlånes til andre bibliotek kan håndteres innenfor systemet. Den andre delen av tiltaket omfatter sikring av samlingene. Vi ønsker et sikringssystem med alarm som utløses i alarmbøyler ved utgangene når objektet ikke er registrert utlånt. Vi ønsker også tilhørende programvare som registrerer hvilke objekt som har passert alarmbøylene uten å være registrert som utlånt. Vi ønsker å finne feilplasserte objekt både for å lette gjenfinningen på hyllene, og for å sikre at ikke objekt forsvinner i mengden på hyllene. Delmålene bidrar i sum til å sikre at vi har en åpen, tilgjengelig samling vi har kontroll over, samt at det skal være vanskelig å ta med seg objekt/dokumenter ut av lokalene uten at lån er registrert. rukerne skal tidsmessig, rasjonelt og sikkert kunne betjene sine lån av objekt fra samlingen. Side 4 av 11

5 Del 2 RFID spesifikasjon ilag 1 4. Dagens system. iblioteket benytter ibsys biblioteksystem. ibsys er et konsortium som omfatter den norske universitets- og høgskolesektoren. ibsys skal etter planen erstattes med nytt kommersielt system, ExLibris, i løpet av ibsys underskrev avtale med leverandøren desember Det er opplyst fra utvikler at det nye systemet vil bli tilrettelagt for RFID-teknologi og selvbetjening, og bygge på åpne standarder. Det meste av et nytt biblioteksystem er likevel ukjent for oss brukere. Det er derfor viktig at systemet som velges støtter internasjonale standarder og protokoller og kan integreres med biblioteksystemer og eventuelt andre informasjonssystemer via programmerbare grensesnitt (API). Anskaffelsen må fungere innenfor både nåværende og kommende biblioteksystem. Dagens biblioteksystem, ibsys, setter antagelig enkelte begrensninger for hvilke tjenester som kan tilbys på selvbetjeningsautomater, men med innføring av nytt biblioteksystem ønsker vi at dette utvides. Flere tjenester må da kunne selvbetjenes, som f. eks tilgang til låneoversikt, fornying av lån samt system for selvbetjent henting av bestilte bøker. RFID skal erstatte dagens strekkodesystem på låneobjekt, men strekkodesystem for lånekort skal beholdes. I dag er alle objekt merket med en strekkode for dokument-id, og en magnetstripe med alarm. Dette systemet fungerer ikke optimalt. Alarmen utløses under forhold hvor den ikke skal utløses, og det er til tider utfordringer med å få lånt objekt fra UiNs samling. Vi ønsker å eliminere driftsmessige uregelmessigheter med det nye systemet. Om PC-er Vi ønsker ikke å kjøpe PC-er, verken som del av arbeidsstasjon/leseplate, eller som innmat i selvbetjeningsautomat. Vi ønsker å stille med våre egne PC-er, og få installert RFID-utstyr til/med disse. Om utstyr til konvertering av samlingen Vi ønsker å lage våre egne mobile konverteringsstasjoner ved å kjøpe traller og bærbare pc-er og strekkodelesere utenom denne anskaffelsen. RFID lese-/skriveplater forespurt her, vil vi installere på disse. 5. Krav til løsning Hele dette dokumentet inneholder kravpunkter som skal danne grunnlaget for tilbyders besvarelse. Leverandøren skal i bilag 2a (SSA-K lille, bilag 2a) gi en overordnet løsningsbeskrivelse som understøtter hvordan løsningen vil oppfylle og målsettinger. Nedenfor er det listet detaljerte krav i tabell, samt klassifisering. Alle krav besvares i SSA-K bilag 2b. Vi forventer at tilbyder gir en utfyllende beskrivelse på alle krav som tilbyderen mener er viktig for vår beslutning og/eller som kan gi oss alternative perspektiver til de krav som er uttrykt i våre kravspesifikasjoner. Her skal han gi sin beskrivelse angi hvordan kravet oppfylles. Her skal det også angis hvorvidt leverandøren vurderer kravet som spesielt komplekst eller kostnadsdrivende og eventuelt har foreslått en alternativ løsning. Dersom det ikke er plass i kolonnen til å gi en utfyllende nok beskrivelse, kan beskrivelsen inntas i bilag 2a eller under kravtabellen med klar henvisning til aktuelt kravnummer Side 5 av 11

6 Del 2 RFID spesifikasjon ilag Utstyr Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering Ikke overskrivbare/låste RFID-brikker, forhåndstrykt, for bøker og trykt materiale Ikke overskrivbare/låste RFID-brikker, forhåndstrykt, for CD/DVD-plater RFID-skrive og leseplater til arbeidsstasjoner/pc, med nødvendig programvare Selvbetjeningsautomater med kvitteringsskrivere, RFID-leser og skannere (for registrering av lånekortenes strekkoder) Alarmportaler med nødvendig programvare Håndholdt hyllerydder med nødvendig programvare Leverandøren skal i eget kapittel i bilag 2a (SSA-K lille, bilag 2a) spesifisere behov for nødvendig oppgradering av utstyr hos kunden (jf. bilag 3) hvis det skal til for at Leverandørens ytelse skal fungere som avtalt. Kostnader for dette vil bli tillagt evaluering av totale kostnader Leverandøren skal i eget kapittel i bilag 2a (SSA-K lille, bilag 2a) gi en oversikt over eventuell fri programvare som inngår i leveransen samt beskrivelse av eventuelle forhold relevant for den generelle avtaletekstens punkt 4.3 knyttet til slik programvare. Kopi av lisensbetingelsene for eventuell fri programvare vedlegges bilag Funksjonelle krav Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering Selvbetjeningsautomatens skanner kan lese strekkoder plassert forskjellige steder, på ulike typer lånekort Selvbetjeningsautomaten har brukergrensesnitt på flere språk, minimum norsk og engelsk Selvbetjeningsautomaten støtter andre språk/målformer enn over. Leverandøren oppgir opsjoner med tilhørende priser Hvis låntaker har Stoppkommentar, skal vedkommende ikke kunne låne bøker på selvbetjeningsautomat, men få beskjed på skjerm om å henvende seg i skranken Selvbetjeningsautomatene kan låne ut flere objekter av gangen Selvbetjeningsautomatene gir kvittering ved lån. ruker bør kunne velge mellom kvittering på skjerm, kvittering per e-post eller via kvitteringsskriver Selvbetjeningsautomatene kan skifte til nødutlån hvis biblioteksystem eller nettverk er ute av drift. Automaten registrerer selv når forbindelsen til biblioteksystemet er gjenopprettet, og overfører automatisk utlånsdata. Automaten kan skrive ut en liste over eventuelle komplikasjoner og feil i forbindelse med overføringen RFID-lese/skriveplater leveres med nødvendig utstyr og programvare til konverteringsbruk, dvs. til programmering av RFID-brikkene Tilgang til ubegrenset antall lisenser RFID-utstyret takler objekter som består av flere dokumenter (for eksempel bok med CD/DVD-plate i permen, eller lydbøker med flere CD-plater) Alarmportalene har besøksteller Alarmportaler har mulighet for å hente ut statistikk over objekt som er tatt med ut uten å ha blitt registrert Alarmportalene takler gjennomgang av flere personer samtidig Andre tjenester / annen funksjonalitet som tilbys og understøtter kontraktens formål med RFID-systemet. Opsjoner med priser oppgis av leverandør. O Følgende krav er gjeldende dersom det tilbys hyllerydder: Side 6 av 11

7 Del 2 RFID spesifikasjon ilag Hylleleser må kunne lese RFID-brikker (jf ) og kjenne igjen ibsys-koder Hylleleser skal kunne sjekke status på dokumentene på hyllene, og identifisere om materialet fortsatt har status som utlånt eller reservert, om alarm er av/på, om RFIDbrikken ikke har data (ikke er konvertert ordentlig) eller er defekt etc. Dokumentasjonskrav: eskriv hylleleserens funksjoner på etterspurte området Oppdragsgiver skal kunne legge inn tekstfiler, f.eks. lister med dokid over bøker som er tapt, etc. Kommer man over slikt materiale når man går langs hyllene, skal hyllerydderen gi beskjed. Dokumentasjonskrav: eskriv hylleleserens funksjoner på etterspurt område Hylleleser bør ha et instruktivt og enkelt brukergrensesnitt Dokumentasjonskrav: eskriv grensesnittet, og bilde/brosjyre av hylleleserne som viser grensesnitt (tekst i disse brosjyrene vil ikke tas med i evaluering eller kontrakt) 5.3 Tekniske krav Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering RFID-brikken må følge «norsk RFID standard» for bibliotek (se ), som bygger på den danske standarden, og er kompatibel med ISO og ISI Programvare som krever kommunikasjon med biblioteksystemet, må fungere med ISYS biblioteksystem, som beskrevet i bilag All programvare må fungere på vår tekniske plattform, som beskrevet i bilag RFID-systemet, med all tilhørende programvare, følger internasjonale standarder og protokoller, og kan integreres med bibliotek- og informasjonssystemer via programmerbare grensesnitt (API-er) Programvare til arbeidsstasjon/leseplate støtter tastatursnarveier, som alternativ til bruk av datamus Program til arbeidsstasjon/leseplate kan brukes uten administratorrettigheter Programvare oppgraderes etter behov, se bilag Selvbetjeningsautomatene har touch-skjerm Selvbetjeningsautomatene leveres uten integrert pc eskriv antatt livslengde på elektronikken i RFID-brikkene i antall år I eskriv hvor lenge en ubenyttet RFID-brikke kan oppbevares (for eksempel før limet tørker og gjør brikken ubrukelig) I Limet på RFID-brikkene er tilpasset objektet, og varer i dets livslengde I Alarmportalen skal gi alarm når materiell med tyveriaktivert RFID-brikke passerer utgangen Alarmportalen må være robust, og tåle påkjenningen med å være i et miljø med stor ferdsel Alarmportalen må være tilpasset bygget og omgivelsene slik at falske alarmer unngås. Alarm skal ikke utløses av byggets elektriske anlegg, materiell, wifi-system eller lignende Alarmportalen skal ikke gi utslag på annet materiell enn det som er tyveriaktivisert etter angitte spesifikasjoner, ref. punkt og Alarmportalen skal være så presis som mulig, dvs. at de helst kun skal gi utslag når noen beveger seg gjennom utgangen, og at området rundt tyverisikringene hvor tyveriaktivisert materiell gir utslag er så lite som mulig. Dokumentasjonskrav: eskrive nærmere hvordan tyverisikringene er på dette punktet Alarmportalen bør passe inn i interiøret og være minst mulig iøynefallende. Dokumentasjonskrav: ilder/brosjyrer av de tilbudte tyverisikringene som viser disse i forskjellige miljø (tekst i disse brosjyrene vil ikke tas med i evaluering eller kontrakt) Alarmportalen skal logge alarmer med tidspunkt og info fra RFID-brikken. Dokumentasjonskrav: eskrive hvilke opplysninger som kan loggføres, og hvordan det rapporteres til systemet Side 7 av 11

8 Del 2 RFID spesifikasjon ilag Krav til opplæring av ansatte Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering Opplæring skal inneholde installasjon av utstyr og programvare sammen med kunden, slik at komplett løsning er klar til bruk og slik at kunden blir i stand til forvaltning: Kunden gis opplæring, slik at den er i stand til å foreta enkle driftsoppgaver selv, som for eksempel installasjon av programvare for arbeidsstasjoner/leseplater, på nye/andre maskiner. (Hvis aktuelt, må opplæring inneholde sertifisering av kundens personale) Kunden gis opplæring, slik at den selv er i stand til å konfigurere ting som standardtekster i brukermenyer/kvitteringer. Det skal leveres opplæring til 12 personer ved UiN. Opplæring skal finne sted i Kundens lokaler i odø, og kan utføres etter tidsplan i bilag 4. Leverandøren skal beskrive hvilken opplæring som inngår i leveransen for definerte målgrupper. eskrivelsen skal som minimum inneholde: - Opplæringens målsetting og innhold samt forventet resultat etter gjennomført opplæring - Opplæringsform - Varighet Grunnet ferieavvikling kan det bli nødvendig med flere opplæringsrunder Kunden skifter biblioteksystem i 2015, til nytt system som er felles for hele universitets- og høgskolesektoren i Norge. Kunden kan ha behov for ytterligere opplæring utover det som inngår i leveransen. Leverandør bes beskrive sitt tilbud og priser på dette. Slik beskrivelse skal inngå i bilag 7, avsnitt opsjoner. O Side 8 av 11

9 Del 2 RFID spesifikasjon ilag Krav til gjennomføring av leveransen Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering Leverandøren skal med støtte i anvendt prosjektgjennomføringsmetodikk gi en fullstendig og detaljert beskrivelse av sin prosjekt- og fremdriftsplan. eskrivelsen skal være på et tilstrekkelig detaljert nivå som gjør planen egnet for oppfølging fra Kundens side. Planen skal inneholde en overordnet og faseinndelt fremdriftsplan samt detaljert beskrivelse av aktiviteter og oppgaver som skal estimeres og tidsettes. Som del av prosjektplanen skal leverandøren foreslå en ansvarlig modell for idriftsetting. Forventet kundeinnsats skal tilsvarende beskrives og estimeres for de aktiviteter dette er påkrevet, spesielt skal dette tydeliggjøres i forbindelse med idriftsetting. Milepæler skal tydelig angis. Som minimum skal følgende milepæler beskrives og tidsettes: - Dokumentasjon for standard programvare overlevert, jf. avtalens pkt Opplæring gjennomført, jf. avtalens pkt Leverandørens inspeksjon og godkjenning av at installasjon kan finne sted, jf. avtalens pkt Installasjonsdag, jf. avtalens pkt Leverandørens grunnlagsmateriale til akseptansetestplanen utarbeidet (ref. bilag 5), jf avtalens pkt Oppstart og avslutning av akseptansetest, jf avtalens pkt Akseptansetestens lengde må være tilstrekkelig for at en fullstendig test av løsningen skal kunne foretas på en forsvarlig måte. En del av akseptansetesten bør kunne gjennomføres i et driftsmiljø med normal til høy belastning på den leverte løsningen. Rammetidsplan fra Kunde (primo uke 23): Ommerking/brikking av samling starter Tilbyders beskrivelser og tekst knyttet til fremdrifts- og tidsplan i forhold til gjennomføring og igangsetting av ny løsning, skal inngå i SSA-K ilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Krav vedrørende organisering, bemanning og samhandling er oppstilt i bilag 6 Administrative bestemmelser (SSA-K lille, bilag 6). Leverandøren skal beskrive sitt forslag til organisering, bemanning, tilbudt kompetanse og samhandling basert på sin beste praksis i samsvar med kravene i dette bilaget. Leverandøren innarbeider sitt forslag i del 2, bilag 6 (SSA-K lille) Test og godkjenning leveres i henhold til beskrivelse i bilag 5 (SSA-K lille, bilag 5). Leverandøren skal besvare kravene og beskrive sitt forslag til gjennomføring av test og godkjenningsrelaterte aktiviteter basert på sin beste praksis i samsvar med kravene i dette bilaget. Leverandørens løsningsforslag til test og godkjenning innarbeides i SSA-K bilag Etter godkjent akseptansetest er det leverandørens ansvar å sette løsningen i drift i produksjonsmiljøet i tråd med Kundens anvisninger. Side 9 av 11

10 Del 2 RFID spesifikasjon ilag Krav til dokumentasjon Krav nr Klassifisering Leverandøren skal utarbeide og levere nødvendig dokumentasjon for hele leveransen; herunder for basisløsning og tilpasninger. Dette skal som minimum omfatte: - Systemdokumentasjon - rukerdokumentasjon - Kursdokumentasjon - Installasjons-dokumentasjon - Driftsdokumentasjon - Integrasjons-dokumentasjon ruksanvisninger og teknisk dokumentasjon på utstyret skal være enkelt tilgjengelig. Vennligst beskriv hvordan dette ivaretas Dokumentasjon skal fortrinnsvis leveres på norsk, alternativt på svensk og/eller dansk eskrivelse av dokumentasjonen (format, elektronisk, trykt m.m.) 5.7 Miljøkrav Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering Det skal opplyses om hvilke HMS-krav (stråling, støy osv.) utstyret som tilbys oppfyller. I Det skal gis en beskrivelse av utstyrets godkjenninger og sertifikat. I eskrivelse av korrekt avhending av defekt utstyr (avfallshåndtering). I 5.8 Krav til universell utforming Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering Systemet skal oppfylle krav til universell utforming, jf. Forskrift om universell utforming av informasjons- og kommunikasjonsteknologiske (IKT)-løsninger ( Alarmportal ved utgang må kunne passeres problemfritt av rullestolbrukere. 5.9 Krav til service/vedlikehold Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering Vedlikehold, service og support, samt tilpasning til nytt biblioteksystem, leveres i henhold til beskrivelse i del 3, bilag 1-3 (SSA-V lille, bilag 1-3). Leverandørens løsningsforslag innarbeides i del 3, bilag 1-3. Side 10 av 11

11 Del 2 RFID spesifikasjon ilag Pris og prisbestemmelser Alle kostnadselementer knyttet til anskaffelse og implementering skal fremgå av SSA-K bilag 7. Alle kostnadselementer knyttet til vedlikeholdsavtale (service/support) skal fremgå av SSA-K bilag 3b. Krav nr eskrivelse av krav Klassifisering Alle priser knyttet til leveransen, slik som hw/sw, implementeringskostnader av leveransen skal oppgis. Det skal også oppgis timepris på konsulenttjenester. Prismatriser i SSA-K bilag 7 og SSA-V bilag 3b skal fylles ut Tilbyder skal oppgi estimert ressursbruk fra oppdragsgiver i implementeringsprosjektet. Slik ressursbruk skal fremgå av SSA-K bilag 4. Estimert ressursbruk fra oppdragsgiver vil bli tillagt en kostnad på kr. 500,- per time i evalueringssammenheng Hvis tilbud fra tilbyder medfører utbytte av eksisterende utstyr/lisenser, bes det spesifisert hva som kan realiseres i innbytte. Side 11 av 11