Altinn II Funksjonell spesifikasjon Sluttbrukerløsningen (SBL)

Transkript

1 Altinn II Funksjonell spesifikasjon Sluttbrukerløsningen (SBL)

2 Innhold 1 Om dette dokumentet Innledning Hva er Altinn? Tjenester i Altinn Overordnet funksjonalitet Sluttbrukerløsningen for sluttbrukere - portal Sameksistens Altinn I og Altinn II Informasjonsportal Språkstøtte Hjelp Innlogging og sikkerhet Registrering og innlogging for nye brukere Innlogging for eksisterende brukere Sperring av brukere Utlogging Sikkerhetsnivåer Rettigheter og endre rapporterer for Kontroll ved start tjeneste Min profil Administrasjon av rettigheter Administrasjon av klientrettigheter Tjenestekoder og tjenesteutgavekoder Dyplenker Min hovedside Resultatlisten Ulike faner i venstre navigasjonsmeny Behandling av forekomster Steginformasjon Avansert søk Innsendingstjenester Instansiering Utfylling Validering Signering Innsending Meldingstjenester Sluttbrukerløsningen for sluttbrukere sluttbrukersystem Autentisering Funksjonalitet tilsvarende Min hovedside i portalen Innsendingstjenester Meldingstjenester Sluttbrukerløsningen for tjenesteeiere og andre Preutfylling Preutfylling av oppgavesett Feltbasert preutfylling Registerbasert preutfylling Prioritering av preutfylling Abonnement Altinn II Side 2 / 48

3 5.3 Melding Varsel Tjenesteeiers arkiv Tiltrodd tredjeparts arkiv Altinn II Side 3 / 48

4 1 Om dette dokumentet Dette dokumentet beskriver sluttbrukerløsningen (SBL) i Altinn. Hensikten er å gi en overordnet funksjonell forståelse av hvilken funksjonalitet som ligger i løsningen uten gå i detaljer. Altinn II Side 4 / 48

5 2 Innledning 2.1 Hva er Altinn? Hvert år fyller norsk næringsliv ut en rekke skjema for å dekke det offentliges behov for informasjon. Undersøkelser viser at norske bedrifter bruker mer enn årsverk på rapportering bare til statlige organer. Som et tiltak for å minske den offentlige rapporteringsbyrden er overgang til elektronisk rapportering et satsningsområde innen offentlig nærings- og IT-politikk. I 2002 gikk Skatteetaten, Statistisk Sentralbyrå og Brønnøysundregistrene sammen for å lage en internettportal for offentlig innrapportering. Portalen ble lansert i desember 2003 under navnet Altinn, og har vært i full drift siden. Siden den gang har til sammen 23 etater og kommuner gått med i Altinn-samarbeidet, bedrifter har gått over fra papir til elektronisk innlevering av offentlige skjemaer gjennom Altinn og Altinn utvides stadig med nye, brukervennlige tjenester. Altinn er myndighetenes løsning for innrapportering og dialog med næringslivet. Alle tjenester fra det offentlige til næringslivet skal gjøres tilgjengelige her. Målet er at næringslivet bare skal behøve å forholde seg til én nettportal for all rapportering og kommunikasjon med forvaltningen. Mens fokus i begynnelsen av Altinn I var på innrapportering har fokus gradvis skiftet til å sørge for at Altinn er en fremtidsrettet plattform for elektronisk kommunikasjon og samhandling på tvers av aktører. I fremtiden skal felles rapportering og tilbakemelding være tilpasset bedriftenes forretningsprosesser, uavhengig av myndighetenes inndeling i etater og forvaltningsnivåer. For å muliggjøre dette oppdateres nå løsningen til en mer fremdriftsrettet plattform. Arbeidet med Altinn II startet i Målet med Altinn II er at Altinn skal bli et samhandlingsnav for offentlig norsk e-forvaltning. Videre skal Altinn som et transaksjonsnav sørge for håndtering av sluttbrukertjenester som innsendings-, meldings-, og innsynstjenester. Som tjenestenav skal Altinn være tilbyder av offentlige fellestjenester som kan gjenbrukes på tvers av offentlige enheter. Tjenestene som tilbys gjennom Altinn kan produsere lokalt hos i Altinn eller hos tredjeparter. Altinn vil operere som et samlende punkt for disse tjenestene, for å tilfredsstille en enhetlig infrastruktur for offentlige IT-tjenester. Den viktigste funksjonaliteten som ligger i Altinn i dag er: Informasjon om lovverk, skjemaer og plikter Innlogging via utbredte autentiseringsløsninger Innrapportering Forhåndsutfylling av skjemaer fra sentrale registre og etatenes egne registre Meldingspostkasse for tilbakemelding til brukerne om saksgang, resultater osv. Oppbevaringsløsning for brukernes egne innsendinger og meldinger Altinn er tilgjengelig for alle borgere, og de kan velge å benytte ulike deler av Altinn på ulike måter. Brukerne har tilgang til Altinn både via en egen portalløsning og egne sluttbrukersystemer, dersom dette systemet har integrasjon mot Altinn. Typiske brukergrupper av sluttbrukerløsningen er: Altinn II Side 5 / 48

6 Person som representerer seg selv som privatperson (for eksempel innsending av selvangivelsen) Person som representerer sin egen virksomhet (for eksempel innsending av årsoppgjør) Person som representerer en virksomhet Person som representerer en av etatene som deltar i Altinn-samarbeidet 2.2 Tjenester i Altinn Det finnes i dag følgende tjenestetyper i Altinn: Tjenestetype Innsendingstjenester Meldingstjenester Innsynstjenester Lenketjenester Formidlingstjenester Beskrivelse Den vanligste Altinn-tjenesten foreløpig. Skjemaer som er utviklet og presentert i Altinn, fylles ut i portalen (etter innlogging) eller gjennom et sluttbrukersystem hos brukeren, signeres og sendes inn. Påbegynte og innsendte innsendingstjenester kan oppbevares på brukernes hovedside i Altinn. Svardata sendes tjenesteeier. Tjenesteeier kan også legge skjemaet klart i den enkeltes brukers arbeidsliste og varsle om frister og lignende. En innsending kan bestå av et skjema, et knippe skjemaer med innbyrdes avhengigheter og/eller filvedlegg (oppgavesett). Offentlige virksomheter sender informasjon/melding til brukers hovedside i Altinn. Meldingene støtter HTML og vedlegg. Brukeren kan varsles med e-post eller SMS om at informasjon er gjort tilgjengelig for innsyn eller behandling. Tjenesteeieren får informasjon om hvilke utsendte meldinger som er åpnet og kan eventuelt kreve at brukeren bekrefter mottaket innen en fastsatt frist. Meldingene kan oppbevares på sluttbrukerens hovedside i Altinn i en fastsatt periode, eventuelt slettes av brukeren. Etatene kan gjøre informasjon i egne registre (for eksempel saksbehandlingsløsninger eller elektroniske saksarkiv/saksmapper) tilgjengelig for den enkelte brukeren eller dennes representant. Innlogging via Altinn for tjenester på andre nettsteder. Brukeren kan nå tjenesten fra virksomhetens egne nettsteder og fra Altinn, men blir uansett innom Altinn for autentisering og eventuell autorisasjon. Tilbakemelding til brukeren kan gis via Altinns meldingstjeneste. Grade av integrasjon mellom Altinn og det eksterne nettstedet kan variere fra tjeneste til tjeneste. Benytter Altinn som formidlingssentral mellom offentlige virksomheter og mellom offentlige og private virksomheter, når store datavolumer skal formidles. For denne tjenesten utvikles det ikke presentasjon i portalen. Informasjon hentes fra virksomhetens saksbehandlingsløsninger/registre og distribueres til en eller flere offentlige eller private mottakere gjennom Altinn. Tabell 1 Tjenestetyper i Altinn Altinn II Side 6 / 48

7 2.3 Overordnet funksjonalitet Figuren under viser de viktigste funksjonelle områdene i sluttbrukerløsningen: Sluttbruker Sikkerhet Lenketjenester Forklaring SBL Innsynstjenester Ikke SBL Hjelp Meldingstjenester Innsendingstjenester Informasjonsportalen Min hovedside Brukers meldingsboks Sluttbrukersystem Tjenesteeier Melding Abonnement Varsel Preutfylling Tjenesteeiers arkiv Etatssystem Formidlingstjenester Etatssystem Tjenesteutviklingsløsningen Andre Figur 1 Funksjonelle områder i sluttbrukerløsningen Tiltrodd tredjeparts arkiv For sluttbrukere er det to ulike presentasjonslag for funksjonaliteten: Portal bruker logger seg inn på instansierer, fyller ut og sender inn innsendingstjenester, leser meldinger etc. Sluttbrukersystem bruker henter ut informasjon fra Altinn til sitt eget system, fyller ut og sender inn innsendingstjenester, henter ut meldinger etc. Med noen få unntak er all funksjonalitet i portal også tilgjengelig for sluttbrukersystemer. Sluttbrukersystemene er oftest sluttbrukerens regnskapssystemer som har integrert seg mot Altinn. Det betyr at disse systemene ofte inneholder hele regnskapet til en sluttbruker, men for at brukeren skal slippe å fylle ut skjemaene manuelt i portalen vil disse systemene fylle ut nødvendige skjemaer for brukeren. Videre kan brukeren sende dem direkte inn til Altinn. Dersom sluttbrukersystemet støtter signering kan innsendingstjenestene sendes direkte til etat fra sluttbrukersystem (via Altinn) uten at brukeren behøver å åpne innsendingstjenestene i portalen. De fleste innsendingstjenester kan lastes ned i sluttbrukersystemene, men de fleste sluttbrukersystemene har kun utviklet støtte for de mest brukte skjemaene. Volummessig kommer faktisk de fleste innsendinger fra sluttbrukersystemene, og ikke fra portal. Fortsatt er det nok slik at en del sluttbrukersystemer er mest fokusert på innrapportering. Med tiden vil sannsynligvis flere av de utvikle seg i forhold til å bli mer orienterte mot samhandling. Altinn II Side 7 / 48

8 På brukerens hovedside vil brukeren ha tilgang til innsendingstjenester under utfylling og meldinger. I tillegg vil brukeren ha tilgang til sendte og arkiverte innsendingstjenester. Når brukeren via tjenestekatalogen instansierer en innsendingstjeneste vil denne legge seg på brukerens hovedside. Samtidig startes tjenesten med utfylling av tjenesten. Brukeren kan da fylle ut, validere, signere, sende det inn og se kvittering for innsendingstjenesten. Når brukeren sender inn et skjema gjøres følgende: Skjemaet overføres til tjenesteeier (enten direkte eller via batch) Skjemaet legges i brukers meldingsboks Skjemaet legges i tjenesteeiers arkiv Hendelsen logges i tiltrodd tredjeparts arkiv I tillegg til at innslag kan instansieres på brukerens hovedside via portal og sluttbrukersystem kan også tjenesteeier trigge dette via innsending av meldinger, abonnement og preutfylling med umiddelbar instansiering. Tjenesteeiere kan benytte følgene funksjonalitet som vil påvirke hva sluttbrukerne ser i sluttbrukerløsningen: Tjenestetype Beskrivelse Melding Tjenesteeier kan sende inn en eller flere meldinger som vil vises på sluttbrukers hovedside Preutfylling Tjenesteeier kan sende inn preutfyllingsdata for en tjenesteutgave av en tjeneste for en spesifikk bruker (kun innsendingstjenester). Når brukeren instansierer denne innsendingstjenesten er hele eller deler av skjemaet preutfylt. Abonnement Tjenesteeier kan sørge for automatisk instansiering av en spesifikk tjenesteutgave for en bruker på gitte tidspunkter. Kan kombineres med preutfylling. Varsel I forbindelse med abonnement og umiddelbar instansiering av preutfyllingsdata kan det sendes varsel til brukeren på e-post og/eller SMS Tabell 2 Funksjonalitet for tjenesteeiere Dersom det oppstår en tvist om innsendinger i forhold til ikke-benekt kan tiltrodd tjenestepart få tilgang til logger i tiltrodd tredjeparts arkiv. Tjenesteutviklingsløsningen (TUL) er en samling av verktøy som tilgjengliggjøres for tjenesteutviklere på en felles arbeidsflate. På bakgrunn av disse kan tjenesteutvikler designe, opprette, definere, utvikle, teste og produksjonssette tjenester som skal være tilgjengelig for sluttbrukere i sluttbrukerløsningen. Altinn II Side 8 / 48

9 3 Sluttbrukerløsningen for sluttbrukere - portal 3.1 Sameksistens Altinn I og Altinn II For å realisere Altinn II er det planlagt to versjoner. Versjon 1 vil være re-implementering av kjernefunksjonaliteten i løsningen, mens versjon 2 vil være re-implementering av øvrig funksjonalitet samt utvikling av ny funksjonalitet. Før all funksjonalitet er implementert på ny plattform må derfor begge plattformene sameksistere. Dette har visse konsekvenser for funksjonalitet, men for brukeren vil Altinn fremstå som en løsning. Så lenge begge plattformer eksisterer vil det finnes innsendingstjenester som er utviklet på hver sin plattform. Brukerens hovedside og tjenesteeiers arkiv henter derfor for eksempel innsendingstjenester fra begge plattformer. Informasjonsportalen vil imidlertid være den samme på begge plattformer. En oversikt over den viktigste funksjonaliteten og hvor den ligger vises i tabellen nedenfor: Funksjonalitet Infoportal Altinn I Altinn II Informasjonsportal Innlogging og sikkerhet Min profil Administrasjon av rettigheter Lenketjenester Innsynstjenester Innsendingstjenester Meldingstjenester Min hovedside Hjelp Dyplenker Tjenesteeiers arkiv Tiltrodd tredjeparts arkiv Abonnement Preutfylling Varsel Tabell 3 Funksjonalitet i forhold til Altinn I og Altinn II 3.2 Informasjonsportal Altinn skal være den naturlige møteplassen for virksomheters kontakt med forvaltningen. Informasjon om offentlig regelverk og støtteordninger for næringslivet samles derfor i Altinn. Denne informasjonen er tilgjengelig også uten innlogging og har lenker til lovtekst, til fordypning på den aktuelle etatens nettsted og med lenker til relevante skjemaer og andre tjenester innenfor Altinn. Typisk informasjon som tilgjengeliggjøres her er: Altinn II Side 9 / 48

10 Driftsmeldinger Hjelp til regelverk Nyheter og aktuelle saker Skjemakatalog med beskrivelser og lenker til ca. 700 offentlige skjemaer (ikke alle ligger i Altinn) Figur 2 Informasjonsportalen Diverse informasjon Altinn II Side 10 / 48

11 Figur 3 Informasjonsportalen Tjenestekatalogen Funksjonell spesifikasjon - Sluttbrukerløsningen.doc Informasjonen som ligger i informasjonsportalen publiseres via en egen publiseringsløsning (EPI-server) av informasjonsansvarlig. Også deler av hjelpefunksjonen vedlikeholdes i denne publiseringsløsningen. 3.3 Språkstøtte Løsningen har støtte for ulike språk som skrives venstre-mot-høyre. Det er lagt opp til at bruker kan velge mellom bokmål, nynorsk og engelsk. Standardspråk velges i brukerens profil. Hvis valgt språk ikke finnes velges bokmål. Valgt språk styrer alle sider som vises i informasjonsportalen, samt alle andre sider i Altinnløsningen. Det styrer også hvilken språkutgave som velges av en innsendingstjeneste. Hvis språkutgaven ikke finnes velges standardspråk for innsendingstjenesten (definert i TUL). Skjemaer som er instansiert på et språk vil ikke endres hvis språket i portalen endres. Når det gjelder meldingstjenester og varsler styrer tjenesteeier selv språket i disse ved innsending. Figur 4 Valg av språk 3.4 Hjelp Flere steder i Altinn har brukeren tilgang til hjelp. Innholdet i hjelp kan i de fleste tilfeller editeres og publiseres direkte i løsningen av tjenesteeier. Språkstøtte gjelder også for hjelp. På alle sider hvor det finnes hjelp er det et hjelpeikon. Ved å klikke på dette vil hjelpesidene åpnes i et eget vindu. På en del av sidene finnes det også hjelpetekster til høyre i siden Hjelpesidene vedlikeholdes og publiseres via EPI-server. Hjelpetekstene som ligger på sidene i løsningen er imidlertid vedlikehold i egne ressursfiler. Altinn II Side 11 / 48

12 Figur 5 Hjelp i siden Figur 6 Hjelpefunksjonen Altinn II Side 12 / 48

13 3.5 Innlogging og sikkerhet Altinn inneholder en kopi av folkeregisteret og enhetsregisteret. Alle som har et norsk fødselsnummer eller D-nummer kan bruke løsningen. Eksterne systemer som stoler på Altinns autentiseringsløsning kan gjennom føderering, gi brukerne tilgang til sine egne tjeneter når brukeren er innlogget i Altinn. Det vil si at brukeren ikke trenger eksplisitt å logge på det eksterne systemett så lenge brukeren er logget inn i Altinn. Slik kan andre systemer benytte Altinn som sin innloggingsløsning Registrering og innlogging for nye brukere Brukere som ikke har benyttet Altinn kan få tilgang til løsningen ved å oppgi sitt fødselsnummer og bestille PIN-koder. PIN-kodene vil bli levert i et brev fra Altinn. Personer med strengt fortrolig adresse får ikke bestilt PIN-koder. Nye brukere kan alternativt benytte en av de andre innloggingsmetodene: BuyPass (krever eget smartkort utstedt fra enten Altinn eller tredjepart som for eksempel Norsk Tipping) MinID (felles innloggingstjeneste for offentlige tjenester, se PIN-koder fra selvangivelsen (Skatteetaten sender ut et eget kodebrev med 20 koder i forbindelse med utsending av selvangivelsen) Figur 7 Registrering for nye brukere Første gang brukeren logger seg inn i løsningen må vedkommende akseptere en samtykketekst i forhold til bruk av løsningen. Deretter blir brukeren oppfordret til å oppgi mobilnummer og passord i sin profil som vises ved første gangs innlogging. Dette åpner for at brukeren kan logge inn i løsningen på flere og enklere måter. Altinn II Side 13 / 48

14 3.5.2 Innlogging for eksisterende brukere Eksisterende brukere som har registrert passord og mobilnummer kan i tillegg logge seg inn ved å anvende passord eller passord og engangskode på SMS. Dette gir følgende innloggingsmåter for eksisterende brukere: Passord Passord og engangskode på SMS Engangskoder fra Altinn Engangskoder fra Selvangivelsen MinID BuyPass Eksisterende brukere har også anledning å bestille nye engangskoder fra Altinn. Dersom brukeren har glemt passord må vedkommende logge seg inn med en av metodene som ikke krever passord. Deretter kan passordet endres i brukerens profil. Eksisterende brukere kan også bestille nye PIN-koder fra Altinn Sperring av brukere Dersom brukeren taster feil fødselsnummer og/eller kode tre ganger vil brukeren bli sperret for innlogging i 60 minutter. Hvis man derimot oppgir feil engangskode tre ganger etter hverandre blir engangskoden brukt opp. Brukeren må da oppgi neste kode. En bruker kan også selv velge å sperre innlogging i Altinn. Følgende innloggingsmetoder kan sperres direkte i Altinn: Passord Passord og SMS Engangskoder fra Selvangivelsen Engangskoder fra Altinn Sperrer brukeren en av disse metodene blir det også logget i løsningen. For følgende innloggingsmetoder må man kontakte andre: MinID kan gjøres fra egen lenke i Altinn eller ved å kontakte MinID BuyPass BuyPass brukerservice For å oppheve sperring initiert av bruker selv må brukeren velge en annen innloggingsmetode eller bestille nye engangskoder fra Altinn. Ved innlogging må da passord byttes. Dersom brukeren har sperret MinID eller BuyPass må vedkommende ta kontakt med samme instans som sperret disse innloggingsmetodene Utlogging Brukeren kan til en hver tid velge Logg ut øverst på alle sider. For øvrig vil brukeren bli automatisk logget ut av løsningen etter 30 minutter ved inaktivitet. Hvis brukeren etter utlogging forsøker å gjøre noe på siden vil innloggingssiden vises igjen. Altinn II Side 14 / 48

15 Dersom innloggingen er vellykket vil brukeren tas tilbake til siden vedkommende var på da utloggingen fant sted. Dersom brukeren er logget ut vil det heller ikke sendes føderingsinformasjon for denne brukeren Sikkerhetsnivåer Innloggingsmetoden brukeren benytter for å logge inn i løsningen har ulik grad av sikkerhet. Derfor vil innloggingsmetoden styre hvilket sikkerhetsnivå brukeren får når vedkommende logger inn i løsningen. Alle tjenester i Altinn har krav til sikkerhetsnivå både i forhold til ulike operasjoner som instansiering, utfylling, signering, innsending osv. I tillegg kan sikkerhetsnivået også gi begrensning i forhold til hvilke operasjoner man får utføre. Tabellen viser hvilket sikkerhetsnivå ulike innloggingsmetoder gir: Innloggingsmetode Sikkerhetsnivå Passord 1 Passord og engangskode på SMS 2 Engangskoder fra Altinn 2 PIN-koder fra selvangivelsen 2 MinID 3 BuyPass 4 Tabell 4: Innloggingsmetoder og sikkerhetsnivå Hvilke tjenester og operasjoner en bruker får tilgang til gitt sikkerhetsnivå vil til en hver tid være avhengig av det tjenesteeier har satt som krav til tjenestene og hva operasjonene er konfigurert til å kreve. Pr. i dag gir de ulike sikkerhetsnivåene følgende tilganger: Sikkerhetsnivå Tilgang til 1 Et fåtall skjemaer, kan ikke endre mobilnummer 2 De fleste skjemaer, profilendringer 3 Tilgang til flere skjemaer 4 Digital signering Tabell 5 Sikkerhetsnivåer og hva de gir tilgang til Et sikkerhetsnivå gir alle rettigheter på et lavere sikkerhetsnivå. Hvis brukeren logger inne på et lavere sikkerhetsnivå som en tjeneste eller operasjon krever vil vedkommende bli presentert sider for å logge inn på et høyere sikkerhetsnivå Rettigheter og endre rapporterer for All innlogging i Altinn skjer via en privatpersons fødselsnummer. Avhengig av hvilke rettigheter brukeren har fått tildelt kan personen rapportere på vegne av andre privatpersoner eller virksomheter. I eksempelet nedenfor kan innlogget person (Vibeke Tvedt) rapportere både på vegne av seg selv, en annen privatperson og to virksomheter. Ved å velge Vis flere vil hun også ha mulighet til å søke på underenheter samt å vise eventuelt slettede enheter. Altinn II Side 15 / 48

16 Figur 8 Endre rapporterer for Altinn støtter import av rettigheter fra eksterne registre. I dag benyttes Enhetsregistrert som kilde for rettigheter knyttet til virksomheter. I eksempelet over har Vibeke Tvedt rollen Daglig leder for Vikeså og Svarstad regnskap og dette er årsaken til at hun har mulighet til å rapportere på vegne av denne virksomheten. Enhetsregisteret inneholder kun roller i forhold til virksomheter. At Vibeke Tvedt også kan rapportere for en privatperson skyldes at denne privatpersonen har delegert en eller flere rettigheter. Det er også mulig å delegere rettigheter fra virksomheter til privatpersoner gitt at privatpersonen som delegerer på vegne av virksomheten har rettighet til å delegere videre (dette krever rettigheten Administrator ). Dette er tilfellet for Vibeke Tvedt og Namsos og Snåsa Regnskap hvor hun ikke har noen roller for virksomheten i forhold til virksomheten. Dette gir følgende muligheter for hvordan en privatperson oppnår rettigheter for andre: Privatpersonen har en rolle for virksomheten som er registrert i Enhetsregisteret En privatperson med rettigheter for en virksomhet har delegert rettigheten videre En privatperson har delegert rettigheter for innrapportering for seg selv videre Merk at det også finnes rettigheter som ikke kan delegeres både for privatpersoner og virksomheter Kontroll ved start tjeneste Hver gang en tjeneste startes kontrolleres det at brukeren har nødvendige rettigheter. I tillegg er det mulig å kontrollere at man har riktig avgivertype: Alle Privatperson Juridisk enhet Bedrift Juridisk enhet eller bedrift Altinn II Side 16 / 48

17 3.5.8 Min profil Bruker har tilgang til en egen profil hvor følgende kan angis: Funksjonell spesifikasjon - Sluttbrukerløsningen.doc Sikkerhetsnivå Tilgang til Telefonnummer Brukers telefonnummer Mobilnummer Brukers mobilnummer for utsendelse av engangskode på SMS, samt varsler Privat Privat mobilnummer mobilnummer E-post Brukes til utsendelse av varsler i forbindelse med delegering av rettigheter og varsler i forbindelse med abonnement og online instansiering av preutfyllingsdata Passord Benyttes for å kunne logge inn i løsningen for sikkerhetsnivå 1 og sikkerhetsnivå 2 (da med engangskode på SMS i tillegg) Sortering på Standard sortering av elementer på brukers hovedside. Det kan velges hovedside mellom: Dato Fra/Til/Endret av Emne Status Frist/Ref. Språk Brukers foretrukne språk i Altinn. Hvis siden finnes tilgjengelig på det foretrukne språket vises den på dette språket. Hvis ikke er standard bokmål. Gjelder også skjemaer. For meldinger blir imidlertid språket styrt av etaten som har sendt meldingen. Elementer som er sendt inn fra sluttbrukersystem er også styrt fra sluttbrukersystemet. Forhåndsvalgt Dersom brukeren har tilgang til flere avgivere kan her angis den som skal virksomhet Jeg ønsker ikke å bli spurt om avgiver hver gang skjema åpnes være standard når man logger seg inn. Dersom man har tilgang til flere avgivere vil brukeren bli bedt om å velge avgiver for innsendingstjenesten dersom det ikke er entydig hvem innsendingstjenesten gjelder for. Ved å huke av dette valget vil instansieringen gjøres for den som er som avgiver. Tabell 6 Funksjonalitet i Min profil Virksomheter har ingen profil og det er heller ikke mulig å endre profilen til privatpersoner man har rettigheter for. Altinn II Side 17 / 48

18 Figur 9 Min profil Administrasjon av rettigheter Følgende funksjoner kan benyttes i forbindelse med administrasjon av rettigheter: Sikkerhetsnivå Tilgang til Mine rettigheter Viser hvilke rettigheter innlogget bruker har for valgt avgiver Fra Enhetsregisteret Viser hvilke roller som er registrert i Enhetsregisteret hvis avgiver er en virksomhet. Alle roller og rettigheter Viser alle delegerte rettigheter for valgt avgiver Deleger rettigheter enkeltvis Gjør det mulig å delegere rettigheter for valgt avgiver Registrer datasystem Registrere et sluttbrukersystem for valgt avgiver Deleger systeminnsending Mulig å delegere at en organisasjon skal ha rettighet til å rapportere på vegne av deg fra sitt sluttbrukersystem Tabell 7 Administrasjon av rettigheter Nedenfor gjennomgås de ulike funksjonene i mer detalj. Ved å gå til Administrasjonsmenyen og valget Mine rettigheter kan innlogget bruker få se hvilke rettigheter vedkommende har. Ved å endre Rapporterer for kan man også se hvilke rettigheter man har for andre privatpersoner og virksomheter. Altinn II Side 18 / 48

19 Figur 10 Mine rettigheter Dersom brukeren rapporterer på vegne av en virksomhet vil valget Fra enhetsregisteret være aktivert. Siden viser hvilke personer som er registrert med tilhørende roller i Enhetsregisteret for virksomheten. Figur 11 Fra Enhetsregisteret For en oversikt over hvilke rettigheter som er delegert kan bruker velge Alle roller og rettigheter. Her vises en liste over hvem som har fått delegert rettigheter, hvem som har delegert og når rettigheten ble delegert. Rettigheter som er delegert fordi personen har en rolle i Enhetsregisteret kan ikke slettes. For å fjerne disse må enhetsregisteret oppdateres. Rettighetene fjernes da fra Altinn neste gang oppdateringene fra Enhetsregisteret mottas. Altinn II Side 19 / 48

20 Figur 12 Alle roller og rettigheter Delegering av rettigheter gjøres ved å velge Deleger rettigheter enkeltvis. Figur 13 Delegering av rettigheter Altinn II Side 20 / 48

21 Brukeren taster her inn fødselsnummer og etternavn på brukeren som rettighetene skal delegeres til. I tillegg markeres de rettighetene som ønskes delegert. Brukeren man delegerer rettigheter til blir så varslet på e-post med den adressen som ligger i brukerens profil. Hvis brukeren ikke har e-postadresse registrert i sin profil må den som delegerer angi e-postadressen til den som får delegert rettigheten. Denne e-postadressen blir ikke lagret i mottakers profil. Fra denne siden får innlogget bruker også oversikt over hvilke andre som har blitt tildelt rettigheter. Det er også anledning å slette tildelte rettigheter herfra. Dersom man sletter rettigheter blir den som mister rettigheter varslet på e-post. For å kunne bruke Altinn fra et sluttbrukersystem må dette registreres. Dette gjøres under Registrer datasystem og gjelder da for valgt avgiver. Det er mulig å registrere flere sluttbrukersystemer. For å registrere et sluttbrukersystem må brukeren angi en beskrivelse av systemet, velge hva slags type systemet er og angi et passord. Basert på dette får man angitt en id som sammen med passordet må brukes i sluttbrukersystemet for å kunne sende inn til Altinn. For å kunne bruke sluttbrukersystemet mot Altinn er man avhengig at leverandøren av systemet har inngått en avtale med Altinn. Sluttbrukersystemer som har inngått avtale med Altinn er angitt i listeboksen Datasystem type. Dersom sluttbrukersystemet støtter signering må det angis her om denne funksjonaliteten skal kunne anvendes. Figur 14 Registrer datasystem Hvis en organisasjon skal sende inn fra sitt system på vegne av valgt avgiver, må den registreres med organisasjonsnummer på denne siden. Det kan for eksempel være regnskapsfører eller revisor. Dersom det finnes en regnskapsfører registrert i Enhetsregisteret vil vedkommende ha rettigheter på vegne av klienten og kan også bruke sitt sluttbrukersystem til innsending på vegne av denne. Altinn II Side 21 / 48

22 Figur 15 Delegering av systeminnsending Administrasjon av klientrettigheter Dersom regnskapsfører for en virksomhet er registrert i Enhetsregisteret med rollen regnskapsfører vil daglig leder i regnskapsførerfirmaet ha tilgang til å rapportere på vegne av virksomheten. De fleste regnskapsførere har imidlertid såpass mange klienter at daglig leder ofte ikke er involvert i det operative. For slike servicebedrifter er det derfor mulig for daglig leder å delegere rettigheter for klientene til andre. I eksempelet nedenfor er Colin Aase daglig leder for Sandvoll og Norheimsund regnskap, som igjen er regnskapsfører for rundt 50 virksomheter. Colin Aase har derfor rettigheten Klientadministrator for Sandvoll og Norheimsund regnskap og har dermed mulighet til å delegere rettigheter enkeltvis eller samlet. For å delegere klientrettigheter må man oppgi organisasjonsnummer på klienten man ønsker å delegere samt fødselsnummer og etternavn på den i firmaet han ønsker å delegere rettigheten til. Merk at for å kunne delegere klientrettigheter må den som delegerer ha rollen Klientadministrator for regnskapsførerfirmaet. Denne rollen kan delegeres til andre hvis bruker ønsker at noen andre skal utføre delegeringen av klientrettigheter. Når en bruker har denne rettigheten vil valgene nederst vedrørende klientrettigheter vises på administrasjonsmenyen når brukeren rapporterer på vegne av regnskapsførerfirmaet. Det er kun mulig å delegere rettigheter som man har selv om skjermbildet viser alle rettigheter. Altinn II Side 22 / 48

23 Figur 16 Delegering av klientrettigheter enkeltvis For effektivt å kunne delegere rettigheter for flere virksomheter til flere personer på en gang kan dette lastes opp fra en kommaseparert fil som regnskapsførerfirmaet må lage selv. I denne filen angis en linje pr. rettighet pr. virksomhet og person. I tillegg angis e-postadresse og hvorvidt rettigheten skal legges til eller fjernes. Man kan laste ned en eksempelfil ved å velge Last ned delegeringsfil. Etter at filen er lastet opp vil man få tilsendt en kvittering over hvilke delegeringer som var vellykkede og hvilke som feilet. Altinn II Side 23 / 48

24 Figur 17 Delegering av klientrettigheter samlet Det er også mulig å få oversikt over alle delegerte klientrettigheter ved å velge Søk og slett klientrettigheter. I dette skjermbildet kan man avgrense i forhold til organisasjon, rettighet og fødselsnummer. Det er mulig å slette rettigheter fra dette skjermbildet. For øvrig slettes alle klientrettigheter dersom regnskapsfører endres i Enhetsregisteret. Altinn II Side 24 / 48

25 Figur 18 Søk og slett klientrettigheter 3.6 Tjenestekoder og tjenesteutgavekoder For å identifisere en tjeneste benyttes tjenestekode i kombinasjon med tjenesteutgavekode: Tjenestekode en unik kode definert i TUL som identifiserer tjenesten (Aksjonærregisteroppgaven, Selvangivelsen etc.) Tjenesteutgavekode en unik kode innenfor hver tjenestekode som identifiserer utgaven av tjenesten (for eksempel en utgave pr. år) I Altinn I tilsvarer tjenestekodebegrepet OR-nummer mens tjenesteutgavekode tilsvarer versjon. Altinn II åpner for at tjenestene kan være definert i andre metadatakilder enn Oppgaveregisteret (OR) og derfor har man valgt identifiseringsbegreper som er uavhengig av metadatakilde. Tjenestekoder benyttes blant annet følgende steder: Dyplenker for å identifisere hvilket skjema som skal instansieres Preutfyllingsdata for å identifisere hvilken utgave dataene gjelder for Abonnement for å identifisere hvilken tjeneste som skal instansieres på gitt mellomrom Ved innsending av meldinger for å identifisere hvilken meldingsmal (definert i TUL) som skal benyttes ved instansiering av meldingen Eksempel 1 : Aksjonærregisteroppgaven for 2009 kan refereres til i dyplenker ved å angi tjenestekode 1 og tjenesteutgave 2009, mens tjenestekode 1 og tjenesteutgavekode 2008 vil gi Aksjonærregisteroppgaven for Innsendingstjenestene vil ha andre tjenestekoder enn i eksemplet Altinn II Side 25 / 48

26 Tilsvarende kan tjenestekode 2 og tjenesteutgavekode 1 gi Selvangivelsen for 2008, mens tjenestekode 2 og tjenesteutgavekode 2 gir Selvangivelsen for Ved å utelate tjenesteutgavekode velges den tjenesteutgavekoden med høyest verdi for dyplenker og abonnement. Tjenestekodebegrepet benyttes kun av tjenester som vedlikeholdes i TUL. I Altinn II versjon 1 benyttes derfor tjenestekoder av: Innsendingstjenester Meldingstjenester Innsynstjenester ligger i Altinn I og bruker derfor ikke tjenestekode på samme måte. Lenketjenester og formidlingstjenester har heller ikke tjenestekoder Dyplenker En hver side brukeren har tilgang til i Altinn både som innlogget og ikke-innlogget bruker er det mulig å lenke til eksternt. Hvis siden lenken går mot krever at man er autentisert på et visst sikkerhetsnivå vil brukeren bli bedt om å autentisere seg på dette nivået. Hvis brukeren logges inn på tilstrekkelig sikkerhetsnivå, men ikke har de nødvendige rettigheter for siden det lenkes til vil det vises en feilmelding om dette. Dersom avgivertype for tjenesten er noe annet enn privatperson vil brukeren etter innlogging tas til en side hvor avgiver må velges før tjenesten eller siden instansieres/vises. Eksempler på hva det kan dyplenkes til: Sider i informasjonsportalen Min hovedside Min profil En lenketjeneste En innsynstjeneste En ny forekomst av en innsendingstjeneste En eksisterende forekomst av en innsendingstjeneste En kopi av en eksisterende innsending En melding Tjenestekatalogen, som ligger i informasjonsportalen, benytter dyplenker for å liste opp alle tjenester som finnes i løsningen. Når brukeren trykker lenken instansieres innsendingstjenesten på hovedsiden. I en dyplenker kan man angi både tjenestekode og tjenesteutgavekode for innsendingstjenesten slik at man kan spesifisere at ulike tjenesteutgaver skal instansieres. Dersom man ikke angir tjenesteutgavekode vil høyeste tjenesteutgavekode instansieres. Det betyr at om tjenesteeier alltid ønsker at siste utgave av innsendingstjenesten skal instansieres så angis ikke tjenesteutgavekode. Det er mulig å dyplenke til innsendingstjenester både i Altinn I og Altinn II. Altinn II Side 26 / 48

27 3.7 Min hovedside På Min hovedside kan brukeren finne frem alle skjema og offentlige tjenester som er under arbeid, sendt inn eller mottatt. Foreløpig er det kun følgende tjenestetyper som vises på Min hovedside: Innsendingstjenester Meldingstjenester Forekomster kan oppstå på Min hovedside på følgende måter: Brukeren instansierer et skjema fra tjenestekatalogen Brukeren sender inn et skjema fra sluttbrukersystem Brukeren følger en dyplenke som instansierer et skjema En annen bruker har sendt skjemaet videre til neste steg Brukeren velger ny kopi fra Sendt og arkivert Tjenesteeier oppretter et abonnement som instansierer skjema på gitte intervaller Tjenesteeier sender preutfyllingsdata med umiddelbar instansiering Tjenesteeier sender en melding Navnet på forekomsten er vanligvis navnet på innsendingstjenesten. Dersom tjenesten har definert presentasjonsfelter kan også feltverdier fra det utfylte skjemaet vises på hovedsiden. For eksempel kan man for aksjonærregisteroppgaven benytte aksjeklassefeltet som et presentasjonsfelt. Det vil da kunne stå på hovedsiden Aksjonærregisteroppgaven 2009, A- aksjer og Aksjonærregisteroppgaven 2009, B-aksjer selv om begge forekomstene er samme tjenesteutgave av en tjeneste. Figur 19 Min hovedside Altinn II Side 27 / 48

28 3.7.1 Resultatlisten Ved å endre Rapporterer for vises hovedsiden for valgt avgiver i stedet. Dersom brukeren kun kan rapportere for et begrenset antall brukere kan brukeren imidlertid be om å få se samtlige brukere på hovedsiden. Dette gir en effektiv mulighet for oppfølging av et mindre antall klienter. Har man flere klienter enn dette kan man benytte avansert søk for å følge opp disse. Det utføres en rettighetssjekk ved lasting av siden. Dersom brukeren ikke har leserettighet for et element vil elementet ikke vises. Imidlertid kontrolleres det ikke mot krav til sikkerhetsnivå. Brukeren vil derfor se elementer som også krever høyere sikkerhetsnivå for lesing. Hvis brukeren åpner et slikt element blir vedkommende tatt til siden for å oppgradere sikkerhetsnivå. Listen kan filtreres ut i fra periode og skjemanavn som angis av bruker. Videre kan brukeren angi hvor mange treff som skal vises pr. side, angi side vedkommende ønsker å navigere til, navigere til neste/forrige og navigere til første/siste. I tillegg til tittel på skjema eller melding vises et symbol for hver forekomst som sier noe om status på instansen. Videre vises frist eller referanse hvis dette er oppgitt. Dersom fristen er passert vises fristen i rødt. Noen dager før fristen går ut vises symbolet med et utropstegn. Ved å klikke på kolonneoverskriftene kan listen sorteres etter: Tittel Dato Navn (dersom Alle i Rapporterer for -listen er valgt) Fra/Til/Endret av Status/Frist/Ref Overskriftene er de samme på alle fanene i den venstre navigasjonsmenyen. For brukeren fremstår Min hovedside som integrert og oversiktlig. I virkeligheten henter denne siden informasjon fra flere kilder: Arbeidsliste fra Altinn I Arbeidsliste fra Altinn II Meldingsboks fra Altinn I Meldingsboks fra Altinn II Postkasse Ulike faner i venstre navigasjonsmeny I venstre navigasjonsmeny på Min hovedside har brukeren forskjellige faner som vil avgrense innholdet på Min side: Flik Innhold Kilde Til behandling Skjema brukeren har rettigheter til å gjøre noe med, for eksempel fylle ut eller signere. Når det offentlige har entydig informasjon om en brukers skjemaplikt, vil det ofte legges inn nye skjemaer automatisk (for Arbeidsliste Altinn I Arbeidsliste Altinn II Altinn II Side 28 / 48

29 Flik Innhold Kilde eksempel selvangivelsen og aksjonærregisteroppgaven). Her ligger også uleste meldinger du har mottatt fra det offentlige. Til behandling av andre Mottatte meldinger Sendt og arkivert Alle innsendingstjenester bruker har rettighet til å lese som er under arbeid, men som å behandles av andre (for eksempel revisor) fordi bruker ikke selv har rettigheter til det. Meldinger som det offentlige har sendt til brukeren. Skjemaene brukeren har sendt inn med mindre tjenesteeier har spesifisert at innsendt skjema ikke skal lagres i Sendt og arkivert. Elementene blir arkivert i 10 år. Tabell 8 Faner i venstre navigasjonsmeny på Min hovedside Arbeidsliste Altinn I Arbeidsliste Altinn II Postkasse Arkiv Altinn I Arkiv Altinn II Hver gang brukeren bytter mellom fanene i venstre navigasjonsmeny oppheves alle filtreringer, inkludert angivelse av hvem man ønsker å se instanser for Behandling av forekomster Selve innsendingstjenesten eller meldingen åpnes ved å klikke på navnet på forekomsten. Man har fra hovedsiden også tilgang til diverse handlinger: Utskrift viser en utskriftsversjon av skjemaet (pdf) Slett hvis skjemaet eller meldingen kan slettes vises lenke for dette. Brukeren må bekrefte slettingen. Om skjema viser diverse informasjon om utfylling av skjemaet fra tjenesteeier Ny kopi instansierer en kopi av tidligere innsendt skjema på hovedsiden hvis tjenesteeier tillater dette Alle forekomster kan slettes fra arbeidslisten. Imidlertid må tjenesteeier ha definert at innsendte skjemaer skal kunne slettes. Sletting som gjøres i sendte og arkiverte elementer har ingen innvirkning på det som ligger lagret i tjenesteeiers arkiv. Merk at det i sendte og arkiverte elementer ikke er mulig å slette elementer for virksomheter. Det finnes funksjonalitet for å angi at mottatte meldinger og elementer instansiert fra abonnement ikke skal være synlig for sluttbruker på hovedsiden før en viss dato og klokkeslett. Dette er for å sikre at alle brukere får tilgang til elementene (for eksempel selvangivelsen og skatteoppgjøret) samtidig da innlesingen av disse gjøres over flere dager Steginformasjon Ved å klikke på den enkeltes forekomst sin status får man opp steginformasjon: Altinn II Side 29 / 48

30 Figur 20 Steginformasjon Altinn II Side 30 / 48

31 3.7.5 Avansert søk Brukeren har anledning til å utføre avanserte søk og samtidig lagre søket. Det er ingen begrensning i hvor mange søk som kan lagres. Det er blant annet mulig å filtrere søket på: Hvem man rapporterer for Fane i venstre navigasjonsmeny Periode Skjema Etat Status Referansenummer (gjelder kun skjemaer som er sendt inn) Resultatet av søket kan eksporteres til en fil. Dette er nyttig for servicebedrifter (revisorer, regnskapsførere) som ønsker å følge opp diverse klienter i et regneark. Figur 21 Avansert søk Servicebedrifter som har mange klienter vil ikke ha valget Alle i Rapporterer -listen tilgjengelig. De kan i stedet benytte avansert søk og deretter Klikk for å velge fra liste under søkekriteriet Hvem?. I denne listen kan de velge et begrenset antall klienter. Ved å lagre søket kan man dermed opprette forskjellige klientgrupper som man ønsker å følge opp på. Denne Altinn II Side 31 / 48

32 funksjonaliteten erstatter den tidligere klientstatusrapporten i Altinn I. Klikk for å velge fra liste vises kun dersom man kan rapportere for flere enn 2. Figur 22 Velge klienter for oppfølging i avansert søk 3.8 Innsendingstjenester Innsendingstjenestene er de mest brukte tjenestene i Altinn Instansiering Som tidligere nevnt kan en innsendingstjeneste instansieres på følgende måter: Bruker instansierer fra portal (tjenestekatalog) Bruker sender inn fra sluttbrukersystem Bruker følger dyplenke som instansierer ny forekomst Bruker velger ny kopi fra arkiv for innsendt skjema Tjenesteeier har instansiert via et abonnement Tjenesteeier har sendt preutfyllingsdata med umiddelbar instansiering Uansett instansieringsmetode vil det alltid kjøres en kontroll i forhold til at man har riktige rettigheter for avgiver og at man oppfyller eventuelle andre krav til avgivertype for innsendingstjenesten. Dersom det finnes preutfyllingsdata når skjemaet instansieres benyttes disse (dette gjelder uansett instansieringsmetode). Dette gjelder både preutfylling for oppgavesett, feltbasert og registerbasert. Se beskrivelse av dette senere i dokumentet. Altinn II Side 32 / 48

33 Dersom det finnes flere preutfyllingssett for samme innsendingstjeneste og utgave (samme tjenestekode og tjenesteutgavekode) for samme bruker instansieres et tomt sett hvis instansieringen skjer fra portal. Eneste måte å benytte flere preutfyllingsdatasett er da å instansiere skjemaet via abonnement og identifiserende felter. En ny forekomst opprettes alltid først i arbeidslisten Utfylling Utfyllingen starter i det bruker åpner skjemaet. Det er utviklet en egen komponent i Altinn som brukes for å vise skjemaene i henhold til Elmer II-standarden. I henhold til Elmer II-komponenten har skjemaene følgende inndeling: Navigasjonsmeny (venstre meny) mulig å navigere direkte til hver side i skjemaet Hjelpemeny (del av høyre meny) knyttet til de enkelte poster i skjemaet Feillistemeny (del av høyre meny) Knapper for forrige og neste side Skjemaet i midten Link til hjelpeside med generell hjelp samt informasjon om selve skjemaet som ikke er knyttet til en enkelt post Imidlertid kan tjenesteutvikler av et skjema velge å avvike: Styrt navigering bruker kan da ikke fritt navigere mellom sidene i skjemaet må bruke knappene for neste og forrige Sporvalg basert på et valg brukeren gjør i skjemaet vil deler av skjemaet kunne vises eller skjules Altinn II Side 33 / 48

34 Figur 23 Skjema som følger Elmer II-standarden Et oppgavesett kan bestå av: Hovedskjema Ingen, ett eller flere vedleggsskjema Ingen, ett eller flere filvedlegg Et oppgavesett må alltid inneholde et hovedskjema. Det er imidlertid opp til tjenesteeier å definere om det skal være lov å ha med vedleggsskjema og filvedlegg. Innenfor skjemaet kan det utføres kalkyler. Både på grunnlag av verdier i felter på den siden brukeren står på eller på andre sider i skjemaet. Det er også mulig å benytte felter i vedleggsskjema. Skjemaene kan også benytte seg av dynamikk slik at deler av skjemaet kan låses og åpnet basert på valg brukeren gjør i skjemaet. Det er også mulig i skjemaet å kalle eksterne webservices for oppslag mot registre utenfor Altinn Tjenesteeier kan utvikle hooks som kjøres før skjemaet instansieres Validering Når brukeren har avsluttet utfyllingen er det mulig for tjenesteeier å angi at skjemaet skal valideres. Alle skjemaer må valideres. Altinn II Side 34 / 48

35 Ved valideringer kjøres et sett av harde kontroller som må passeres for at brukeren skal kunne tas til neste steg i arbeidsflyten. Kontrollene kan ta utgangspunkt i enkeltfelt eller kryssvalidering mellom felter. Det kan også refereres til felter i vedleggsskjemaer. Dersom det er feil i skjemaet vil disse vises på en feilliste til høyre i skjermbildet. Hvis brukeren trykker på en feil tas han til det stedet i skjemaet hvor feilen har oppstått dersom dette er entydig. I tillegg markeres feltene det er feil i med røde rammer. Figur 24 Skjemavalidering med feilliste For øvrig finnes det en skjemaoversikt hvor brukeren kan se hovedskjema, samt eventuelle vedleggsskjema og filvedlegg. I denne oversikten vil valideringsstatus i forhold til det enkelte skjema også vises. Skjemaene kan også valideres og sendes inn herfra. Brukeren kan også velge å kontrollere alle skjemaene samtidig. Status på det enkelte skjema oppdateres da fortløpende. Altinn II Side 35 / 48

36 Figur 25 Skjemaoversikt Signering Alle skjemaer er knyttet til en arbeidsflytmal. Denne malen regulerer arbeidsprosessene til skjemaet gjennom løsningen. Det er for eksempel mulig å angi at skjemaet skal ha ett eller flere signeringssteg ved å benytte to forskjellige maler. Dersom skjemaet krever signering må bruker signere skjemaet før det kan sendes inn. Det er også mulig for tjenesteutvikler å angi at kun deler av oppgavesettet behøver å signeres. Noen arbeidsprosesser: Ingen signering Ett signeringstrinn samme krav til utfylling og signering Ett signeringstrinn ulikt krav til utfylling og signering To signeringstrinn med ulike rettighetskrav Det kan også settes krav til ulike sikkerhetsnivåer på de ulike stegene. For eksempel kan man kreve sikkerhetsnivå 2 ved utfylling og 4 (digital signatur) ved signering. Dersom bruker mangler rettighet for å utføre neste steg i en signeringsprosess, kan brukeren velge å sende skjemaet videre til behandling hos en bruker som allerede har disse rettighetene, for eksempel revisor. Det er også anledning til å legge til informasjon i forbindelse med signering. Signeringskrav kan også styres ut i fra innholdet i forsendelsen. Dette gjøres ved at det defineres grenseverdier på arbeidsflytnivå eller skjemanivå for hvilke signeringssteg som må gjennomføres. Et eksempel på dette kan være krav om revisorsignering som avhenger av omsetning for en organisasjon. Når et skjema sendes videre til annen person for behandling vil den dukke opp på denne personens hovedside for denne avgiveren. Personen som sendte den videre vil se instansen under fanen Til behandling av andre. Dersom det oppdages feil av den andre personen kan skjemaet sendes tilbake til forrige steg, for eksempel utfyllingssteget. Altinn II Side 36 / 48

37 3.8.5 Innsending Innsending skjer etter at alle signeringstrinn er utført eller ved at skjema uten signering er valgt innsendt. Ved innsending skjer følgende: Oppgavesettet kopieres til brukers meldingsboks ( Sendte og arkiverte innsendinger ) Oppgavesettet kopieres til tjenesteeiers arkiv Det logges til tiltrodd tjenesteeiers arkiv at innsendingen har skjedd Oppgavesettet slettes fra brukers arbeidsliste Det vises en kvitteringsside med referansenummer på innsendingen Bruker har mulighet til å sende kvitteringen på e-post Oppgavesettet blir lagt klar for oversending til etat dersom etaten har batchvis mottak Oppgavesettet sendes direkte til etat dersom etaten har direkte mottak Kvitteringssiden som vises kan inkludere nøkkelinformasjon fra skjemaene som ble sendt inn. 3.9 Meldingstjenester Meldinger sendes inn av tjenesteeier og kan ikke instansieres av brukeren selv. Det er imidlertid mulig å dyplenke til en melding. En melding kan ha følgende egenskaper: Egenskap Tittel Avsender Frist Sammendrag Meldingstekst Vedlegg InfoPath-skjema Svaralternativ Varsel Beskrivelse Tittel på meldingen som vises på hovedsiden og på meldingssiden. Navn på tjenesteeier Frist for når meldingen må bekreftes Vises øverst i meldingen Selve meldingsteksten. Kan være formatert som HTML (og inneholde for eksempel lenker) eller ren tekst. Det er mulig å sende med ett eller flere binære vedlegg. Når brukeren trykker på vedlegget åpnes disse i separat vindu. Vedleggene må være Base64-kodet. Binære vedlegg tar relativt sett stor plass. Det er derfor også mulig å kun sende inn skjemadata som rendres med et InfoPathskjema som må være lastet opp i TUL. Det kan kun være ett InfoPath-skjema pr. melding. Det er mulig å angi ett eller flere svaralternativer av følgende typer: Lenke til å opprette en ny forekomst av en innsendingstjeneste Referanse til tidligere innsending Ny kopi av tidligere innsendt innsendingstjeneste Svaralternativene vises som lenker i meldingen. Det kan angis at det skal sendes varsel på e-post og/eller SMS til en eller flere mottakere. Alle utsendte varsler vil vises på meldingssiden. Altinn II Side 37 / 48

38 Tabell 9 Egenskaper for meldinger Figur 26 Meldingssiden I hovedsak er det to typer meldinger: Meldinger som må bekreftes av mottaker Meldinger som ikke må bekreftes av mottaker I tillegg til å sette sikkerhetsnivå for å lese meldingen kan det settes rettighetskrav på følgende operasjoner knyttet til meldinger: Lese melding Bekrefte melding Slette melding Tjenesteeier kan også angi når meldingen skal være synlig i portalen. Dersom meldingen kan bekreftes vises en egen knapp for dette. Har brukeren sletterettigheter vises en slettelenke. Meldingen kan skrives ut ved hjelp av en Skriv ut-knapp. Meldinger som skal bekreftes har en bekreft-knapp som vises hvis man har rettighet til å bekrefte. Det er ikke mulig til å slette meldinger sendt til virksomheter. Altinn II Side 38 / 48

39 4 Sluttbrukerløsningen for sluttbrukere sluttbrukersystem Med noen få unntak er all portalfunksjonalitet også tilgjengelig via eksternt eksponerte webservices som sluttbrukersystemene kan bruke. De fleste leverandører av sluttbrukersystemer leverer ulike regnskapssystemer. De fleste sluttbrukersystemleverandører har derfor tradisjonelt vært mest opptatt av skjemaordningene med høyest volum. Imidlertid har også en del av leverandørene implementert funksjonalitet for meldingstjenester. Etter hvert som sluttbrukersystemfunksjonaliteten utvides i forhold til funksjonalitet og bedre feilmeldinger er det nærliggende å tro at sluttbrukersystemene også vil endre seg fra å fokusere på innrapportering til å bli en viktig aktør i samhandlingen mellom brukerne og det offentlige. 4.1 Autentisering Fra sluttbrukersystemer er det mulig å sende inn data til portalen uten å være autentisert. Dette skjer ved at brukeren i tillegg til sluttbrukersystemets system id angir brukernavn og passord til systemet som er registrert i portalen på brukeren. Siden brukeren i et slikt tilfelle ikke er autentisert vil innsendingstjenesten aldri bli sendt videre til tjenesteeier. Det er derfor ikke mulig å signere oppgavesettet uten å være autentisert. For å autentisere sluttbrukeren kan sluttbrukersystemet kalle en webservice som sender ut engangspassord på SMS eller som aksepterer engangskoder fra Altinn eller Selvangivelsen. Denne koden kan brukes innen 30 minutter og kan da brukes flere ganger innenfor de neste 8 timene. Autentisering via engangskoder gir sikkerhetsnivå 2. Det er ikke mulig å oppnå høyere sikkerhetsnivå ved autentisering via sluttbrukersystem. 4.2 Funksjonalitet tilsvarende Min hovedside i portalen Det meste av portalens funksjonalitet er tilgjengelig for sluttbrukersystemene. For at man skal kunne utføre samme funksjonalitet som i portalen fra sluttbrukersystemene finnes følgende webservices tilgjengelige: Liste over tjenester i Altinn (tjenestekatalogen) Liste over aktive elementer Liste over arkiverte elementer Slette et aktivt element Til flere av webservicene er det mulig å angi søkeparametere. Når det gjelder tjenestene som returnerer elementer fra hovedsiden vil det kontrolleres mot når de skal være synlig i portal slik at sluttbrukersystemene ikke får flere elementer enn det som vises i portal. 4.3 Innsendingstjenester Via en webservice lastes XSD-definisjonen av tjenesten ned. Brukeren editerer skjemaet i sluttbrukersystemet eller sluttbrukersystemet fyller ut skjemaet basert på data i sluttbrukersystemet. Altinn II Side 39 / 48

40 Dersom sluttbrukersystemet støtter signering og brukeren har registrert systemet i portalen og angitt at denne funksjonaliteten skal anvendes kan signerte oppgavesett sendes inn. Innsendinger fra sluttbrukersystem vil vises på Min hovedside i portalen. Hvis skjemaet ikke krever signering legges det direkte til Sendte og arkiverte innsendinger og skjemaet sendes direkte videre til etaten på lik linje med skjemaene som er sendt fra portalen. Samme vil skje dersom skjemaet er signert og det kun er ett signeringssteg. Dersom det er flere signeringssteg vil skjemaet legge seg i arbeidslisten til den personen som har rettigheter for å signere neste steg. Også skjemaer som ligger til signering hos andre kan lastes ned i denne brukerens sluttbrukersystem og deretter signeres på nytt. For hver innsending som gjøres til Altinn vil sluttbrukersystemet få en kvittering og en referanse. I noen tilfeller kan det ta tid å prosessere innsendingen, og da trengs denne referansen for å spørre om status senere. Dersom skjemaet sendes inn fra sluttbrukersystemet med samme referanse som sist vil skjemaet overskrive det som allerede ligger i portalen. Hvis ikke vil det legges til. Skjemaer som sendes med status komplett fra sluttbrukersystemet vil ikke kunne endres i portalen. Sluttbruker kan da kun signere skjemaet i portalen. Sendes det som ikke-komplett er skjemaet åpent for editering. 4.4 Meldingstjenester Som nevnt over er det mulig å ta ut en liste over alle mottatte meldinger og deretter hente ned en spesifikk melding. I tillegg finnes følgende funksjonalitet for meldinger: Bekrefte melding Slette melding Samme krav som gjelder i portalen i forhold til rettigheter, avgivertype etc. gjelder også fra sluttbrukersystem. Altinn II Side 40 / 48

41 5 Sluttbrukerløsningen for tjenesteeiere og andre Tjenesteeiere har tilgang til egne sider for å se mottatte meldinger og innsendte innsendingstjenester i tjenesteeiers arkiv. I tillegg kan tjenesteeiere påvirke innholdet i sluttbrukerløsningen ved å anvende følgende funksjonalitet: Preutfylling Abonnement Melding Varsel I tillegg finnes tiltrodd tredjeparts arkiv. 5.1 Preutfylling Preutfylling gjelder kun innsendingstjenester og gir tjenesteeier mulighet til å sende inn forhåndsutfylte data, såkalte preutfylte data, for en bestemt bruker. Preutfylling finnes i tre forskjellige former: Oppgavesett Feltbasert Registerbasert Preutfylling av oppgavesett Preutfylling av oppgavesett gir tjenesteeier mulighet til å preutfylle et helt oppgavesett bestående av hovedskjema, ett eller flere vedleggsskjema og ett eller flere filvedlegg for en spesifikk bruker (sendes for et fødselsnummer eller organisasjonsnummer). Tjenesteeier kan også velge å bare preutfylle hovedskjema. Dersom det finnes preutfyllingsdata for en utgave av en innsendingstjeneste vil oppgavesettet instansieres i henhold til det preutfylte oppgavesettet hvis brukeren instansierer denne utgaven av innsendingstjenesten. Dette betyr at om det finnes et preutfyllingssett for Aksjonærregisteroppgaven 2009 og brukeren instansierer 2009-utgaven i portalen vil disse preutfyllingsdataene benyttes. Dersom brukeren i stedet instansierer 2008-utgaven benyttes preutfyllingsdataene for 2008 hvis de finnes. Ved å benytte identifiserende felter i tilknytning til et preutfylt oppgavesett er det mulig å sende flere preutfylte oppgavesett til samme bruker, samme innsendingstjeneste og samme utgave. Dette benyttes for eksempel i tilknytning til Aksjonærregisteroppgaven hvor det kan sendes inn flere oppgavesett for samme utgave. For eksempel sendes det for 2009 en aksjonærregisteroppgave for klasse A-aksjer og en for B-aksjer. Dette gir for eksempel følgene muligheter for preutfylling (fiktive tjenestekoder, tjenesteutgavekoder og identifiserende felt): Aksjonærregisteroppgaven 2008, Klasse A (tjenestekode 1, tjenesteutgavekode 1, identifiserende felt Aksjeklasse=A) Altinn II Side 41 / 48

42 Aksjonærregisteroppgaven 2009, Klasse A (tjenestekode 1, tjenesteutgavekode 2, identifiserende Aksjeklasse=A) Aksjonerregisteroppgaven 2009, Klasse B (tjenestekode 1, tjenesteutgavekode 2, identifiserende Aksjeklasse=B). Dersom det finnes flere oppgavesett med preutfylling for samme innsendingstjeneste og utgave vil det instansieres et tomt oppgavesett i portalen om bruker selv instansierer innsendingstjenesten. Eneste måte for å nyttiggjøre identifiserende felter er dermed i tilknytning til abonnement. For øvrig settes det gyldighet på preutfyllingsdataene. Preutfyllingsdataene ignoreres dersom brukeren instansierer en utgave av et skjema hvis datoen er utenfor dette tidsrommet. Det er mulig for tjenesteeier å sende inn preutfylling for oppgavesett både batchvis og via webservices. For preutfyllingsdata som sendes inn via webservices er det mulig å angi at dataene skal instansieres umiddelbart. Det er også mulig å sende inn preutfyllingsdata i forhold til formatet i Altinn I Feltbasert preutfylling I tillegg til preutfylling av oppgavesett er det mulig å preutfylle enkeltfelter. For å kunne benytte denne formen for preutfylling må imidlertid tjenesteutvikler i TUL ha angitt at feltet skal kunne motta feltbasert preutfylling. Når det gjelder preutfylling av oppgavesett ignoreres denne innstillingen. Innsending av feltbasert preutfylling kan gjøres via webservices. Feltbasert preutfylling kan blant annet brukes for å rette opp mindre feil i preutfyllingsdataene til ett oppgavesett Registerbasert preutfylling Altinn inneholder data fra følgende registre: Folkeregisteret Enhetsregisteret Dersom det er angitt for innsendingstjenesten i TUL kan verdier fra disse registrene benyttes i forhold til preutfylling Prioritering av preutfylling Siden det finnes flere kilder til preutfylling er det også definert en prioriteringsrekkefølge. Først benyttes preutfyllingsdata for oppgavesettet. Deretter skriver feltbasert preutfylling over verdier i oppgavesettet. Til slutt skriver verdier fra registrene over disse verdiene igjen. Dette gir følgende prioriteringsrekkefølge: 1. Registerbasert preutfylling 2. Feltbasert preutfylling Altinn II Side 42 / 48

43 3. Oppgavebasert preutfylling Merk at dersom en innsendingstjeneste er instansiert og det gjøres endringer i preutfyllingsdataene får dette ingen virkning på allerede eksisterende forekomster. 5.2 Abonnement Med et abonnement kan tjenesteeier angi at en innsendingstjeneste skal instansieres på et fast tidspunkt. Det er mulig å angi at en instansiert forekomst ikke skal være synlig på brukerens hovedside før etter et visst tidspunkt. Dermed er det mulig å instansiere et større antall instanser over en lengre periode og likevel la alle brukere få tilgang til de samtidig. Hvilken innsendingstjeneste som skal instansieres (tjenestekode) må alltid angis. I tillegg er det mulig å angi hvilken utgave som skal instansieres (tjenesteutgavekode). Hvis tjenesteutgavekode ikke angis vil alltid den utgaven med den høyeste tjenesteutgavekoden instansieres. Følgende intervaller for instansiering støttes: Engang (kun én instansiering ingen gjentagelse) Daglig Ukentlig Annenhver uke Månedlig Annen hver måned Hvert tertial Halvårlig Årlig Det er mulig å sette varighet på et abonnement i form av start- og sluttdato. En innsendingstjeneste som har en varighet på 2 år og månedlig instansiering vil dermed bli instansiert totalt 24 ganger. Ved instansiering via abonnement vil innsendingstjenestene instansieres med preutfyllingsdata hvis slike finnes. Det er via abonnement også mulig å benytte identifiserende felter slik at man kan instansiere flere oppgavesett for samme innsendingstjeneste og utgave med forskjellige preutfyllingsdata. Ved å bruke presenterende felter (satt for innsendingstjenesten i TUL) kan instansene enkelt skilles på hovedsiden slik at det for eksempel står Aksjonærregisteroppgaven 2009, A-aksjer på den ene instansen og Aksjonærregisteroppgaven 2009, B-aksjer på den andre instansen. Abonnement er eneste måten å nyttiggjøre flere preutfyllingssett for samme innsendingstjeneste og utgave. Abonnement kan sendes inn via batch og webservices. 5.3 Melding Tjenesteeiere har også mulighet til å sende inn meldinger til. Meldingene kan sendes til både fødselsnummer og organisasjonsnummer. Altinn II Side 43 / 48

44 En melding kan sammenlignes med et brev som sendes til brukeren og vises på hovedsiden til brukeren. Se for øvrig tidligere beskrevet funksjonalitet om meldingstjenester. Alle meldinger må knyttes til en meldingstjeneste definert i TUL ved å angi tjenestekode og tjenesteutgavekode. En del av egenskapene for en melding settes i denne malen, mens resten settes pr. melding. Følgende egenskaper settes i henholdsvis TUL og pr. melding: Egenskap TUL Melding Avsender Om bekreftelse kreves Rettighet for å lese Rettighet for å bekrefte Rettighet for å slette Rettighet for å lese i tjenesteeiers arkiv Krav til sikkerhetsnivå for å lese melding Tittel Sammendrag Tekst Binært vedlegg Skjemadata Dato for synlighet Dato for sletting Svaralternativer Varsel Tabell 10 Meldingsattributter som settes henholdsvis i TUL og på den enkelte melding Tjenesteeier må selv vite hvilket språk meldingen skal sendes på. Språket i portalen overstyrer kun ledetekster, ikke innholdet i meldingen. Meldinger kan sendes inn både batchvis og via webservice. Det er mulig å sende meldingene på Altinn I-format, men det krever at innsendingstjenesten er definert i TUL. Etter at tjenesteeier har sendt inn meldinger mottas en kvittering på forsendelsen. Åpnede og bekreftede meldinger sendes tjenesteeier enten via batch eller webservice. Det finnes også et eget bekreftelsesformat på Altinn 1-format. Tjenesteeier kan da velge å ikke sende ut papirbrev (for eksempel skatteoppgjøret) til brukere som enten har åpnet meldingen eller bekreftet den. 5.4 Varsel Løsningen støtter utsendelse av varsler både til privatpersoner og virksomheter ved at varslene lagres på det fødselsnummeret/organisasjonsnummeret bruker rapporterer for. Varslene kan sendes ut både på e-post og SMS. Foreløpig er det mulig å sende varsel ved følgende operasjoner: Altinn II Side 44 / 48

45 Umiddelbar instansiering av innsendingstjeneste med preutfyllingsdata Instansiering av innsendingstjeneste via abonnement Mottak av melding Tjenesteeier må selv spesifisere mottakeradresse, tidspunkt for varsel, språk for varselen og varselmal. Det er mulig å benytte ferdige varslingsmaler eller egendefinerte varslingstekster. Varslene sendes innenfor gitt tidspunkter. For eksempel sendes det ikke ut varsler på helligdager eller utenfor vanlig arbeidstid. I tillegg varsles også brukeren på e-post ved delegering av rettigheter. I dette tilfellet benyttes e- postadressen som brukeren har oppgitt under Min profil. Bruker kan sende e-post til seg selv eller andre med inneholdet av en melding, innholdet av en kvittering eller lenke til en innsendingstjeneste. Den e-postadressen som bruker har lagt inn i Min profil vil autoatisk legges inn i Til-feltet. Dne adressen kan fjernes og bruker kan legge inn flere andre e-postadresser selv. 5.5 Tjenesteeiers arkiv I tjenesteeiers arkiv kan tjenesteeier søke i utførte tjenester gjennom et nettlesergrensesnitt. Det er også anledning til å finne meldinger. Disse søkene tilbys også som webservices slik at etatenes egne fagsystemer kan hente ut informasjon fra dette arkivet. Når det gjelder innsendingstjenester vises både tjenester som ligger på Altinn I og Altinn IIplattformen. For å få tilgang til tjenesteeiers arkiv kreves det at IP-adressen tilhører et tillatt domene. Videre må man ha nødvendige rettigheter for å se innsendte skjemaer og meldinger. Når brukeren går inn på siden er resultatlisten tom. Et minimum av søkekriterier må angis. Altinn II Side 45 / 48

46 Figur 27 Tjenesteeiers arkiv Listen inneholder: Dato Emne Referansenummer System id (hvis sendt inn fra sluttbrukersystem) Sendt komplett Listen kan sorteres. Ved å klikke på en innsendingstjenesteinstans vises kvitteringen. Ved å klikke på en meldingstjeneste vises meldingstjenesten slik den så ut ved innsending. Når etatene sender inn meldinger legges en kopi av meldingen i brukers meldingsboks og i tjenesteeiers arkiv. Det er ingen synkronisering mellom brukers meldingsboks slik at statusendringer på meldingen, om den er bekreftet etc. ikke blir oppdatert i tjenesteeiers arkiv. Det blir heller ikke oppdatert i forhold til sletting i brukers meldingsboks. Det er imidlertid mulig for tjenesteeier i forbindelse med utvikling av en tjeneste å sette at skjemaet ikke skal lagres i arkiv. I slike tilfeller vil man ikke kunne se innsendingene i tjenesteeiers arkiv. Altinn II Side 46 / 48