STYREPROTOKOLL Dato:

Transkript

1 STYREPROTOKOLL Dato: Protokoll fra styremøte 1/ februar 2009 kl Møtet ble ledet av styreleder Kari Gjesteby. Møtet ble holdt i SIFOs lokaler, Sandakerveien 24 C, Bygg B, Oslo. Til stede: Fra styret: Kari Gjesteby, styreleder Hilmar Rommetvedt, nestleder Irene Solberg, styremedlem Mari Rysst, styremedlem Harald Throne-Holst, styremedlem Åse Irene Wrålsen, styremedlem Fra administrasjonen: Arne Dulsrud, direktør Grethe Strand-Pedersen, referent Berit Nyborg Fjeldheim, administrasjonssjef Virginie Amilien, forskningsleder(vikar) Ingun Grimstad Klepp, forskningsleder Jon Christian Ottersen, økonomisjef (sak 09/1/6) Forfall: Bjørn Erik Thon, styremedlem Dagsorden: 09/1/1 Godkjenning av innkalling og dagsorden 09/1/2 Godkjenning av protokoll fra møte 5/ /1/3 Bevilgningsbrev fra BLD /1/4 Søknadsprosessen /1/5 SIFO-generelt 09/1/6 Årsregnskap /1/7 Rapport på årsplan /1/8 Årsrapport 2008 til BLD 09/1/9 Årsmelding 2008 m/styrets beretning 09/1/10 Budsjett /1/11 Årsplan /1/12 Labevaluering 09/1/13 SIFOs 70 års jubileum og 6. november /1/14 Eventuelt 09/1/15 Neste møte 09/1/16 Faglig orientering v/forsker Ardis Storm-Mathisen: Doktorgradsavhandlingen Kontekstualisert mening - "Ungdom, klær og identitet.

2 09/1/1 Godkjenning av innkalling og dagsorden Åse Irene Wrålsen ble ønsket velkommen som nytt medlem i SIFOs styre. Dagsorden godkjennes. 09/1/2 Godkjenning av protokoll fra møte 5/ Styret godkjenner utkast til protokoll fra møte 5/ , datert Representantene for de ansatte meldte at SIFOs ansatte ønsker at ordningen med kortreferatene videreføres og at referatene legges på intranett. 09/1/3 Bevilgningsbrev fra BLD 2009 Bevilgningen fra BLD for 2009 er inndelt etter de samme 4 hovedområder som fjoråret. Det er ingen vesentlige endringer verken når det gjelder fordelingsnøkkel eller størrelse. Det er 2,6 % økning i forhold til fjoråret. Styret etterlyste større fleksibilitet i hvilke oppgaver som skal prioriteres og ber SIFO gi innspill om dette til BLD. Styret ble orientert om at Riksrevisjonen ønsker å se nærmere på instituttets leveranser på grunnbevilgningen og vil ta dette opp med BLD. Styret tar orienteringen til etterretning 09/1/4 Søknadsprosessen 2008 Styret ble informert om søknadsprosessen i 2008 og tilslag og avslag på søknader. SIFO har gått nøye gjennom NFRs karaktersetting av søknadene og vil bruke notatet som styringsdokument innad i organisasjonen. Styret var godt fornøyd med tilslaget for prosjekter som er innvilget og fant dokumentet interessant for planlegging av prosjekter og den videre strategien framover. Det ble stilt spørsmål fra ett av styremedlemmene om det ville være av interesse for SIFO å se nærmere på betydningen av begrepet universell design og hva dette eventuelt vil innebære av endringer ifm. varer og tjenester for forbrukere. For øvrig viste styret til at SIFO bør avveie tidsbruken på søknadsskriving i forhold til mulig gjennomslag i enkelte programmer og miljøer. Styret tar orienteringen til etterretning. 09/1/5 SIFO-generelt Styret tar orienteringen til etterretning. 2

3 09/1/6 Årsregnskap 2008 Styret ble orientert om at regnskapet for 2008 viser et positivt resultat på i alt kr Administrasjonen har fulgt opp styrets vedtak i 2008 der styret ønsket en høyere egenkapital for bl.a. å kunne dekke et eventuelt underskudd. Administrasjonen har derfor avviklet to av de tre fondene, kompetanseutviklingsfondet og driftsfondet. Investeringsfondet er imidlertid beholdt. Styret understreket at tempoet i prosjektene må intensiveres da flere av prosjektene er forsinket og må overføres til Overføringene vil bli en stor utfordring for instituttet i 2009, og styret ber SIFO vurdere om man nå nærmer seg en kapasitetsgrense og bør sette inn nødvendige tiltak. Styret ber om at det arbeides mer for å redusere risiko. Her viste SIFO til at det nå er satt i gang flere tiltak som vil avhjelpe situasjonen og gi bedre kontroll i prosjektene. I løpet av året vil SIFO implementere nye og bedre verktøy og systemer samtidig som det er inngått en fullserviceavtale med SSØ og innført elektronisk fakturabehandling. Styret godkjenner årsregnskapet for /1/7 Rapport på årsplan 2008 Rapporten på årsplan 2008 ble gjennomgått, og styret ba om en mer overordnet rapportering neste år. Styret godkjenner årsplan for /1/8 Årsrapport 2008 til BLD Styret godkjenner årsrapport 2008 til BLD og gir administrasjonen fullmakt til å ferdigstille rapporten ut fra de råd Riksrevisjonen har gitt på enkelte punkter, bl.a. om risikostyring for prosjekter og sterkere tydelighet i bestillinger til SIFO. 09/1/9 Årsmelding 2008 m/styrets beretning Årsmeldingen utformes etter samme mal som i fjor, og vil pga. Jubileumsåret 2009 også foreligge i trykket versjon. Styret godkjenner mal for Årsmelding Utkast til styrets beretning vil bli sendt styrets medlemmer på sirkulasjon med en fast tidsfrist. Styreleder gis fullmakt til å innarbeide styrets kommentarer og ferdigstille styrets beretning. 3

4 09/1/10 Budsjett 2009 Budsjettforslaget ble lagt frem med en omsetning på nærmere 46,7 MKr. for Basisbevilgningen fra BLD er kr og det forutsettes eksterne inntekter på vel 21 MKR. Administrasjonssjefen viste til at foreligger kontraktsfestede avtaler og tilsagn på ca 19,8 MKr.. Merinntektskravet vil være ca. 1,2 MKr. for inneværende år. Direktør Arne Dulsrud viste til at siden flere av prosjektene må overføres til 2009 vil det ikke være ledig kapasitet til å øke inntektskravet ytterligere, og uttalte at nyansettelser vil føre til betydelige kostnadsøkninger. Administrasjonen hadde lagt fram flere tiltak både på inntekts- og kostnadssiden for å redusere inntektskravet i 2009 og ba styret om å få godkjent et budsjett i balanse. Styret diskuterte de ulike tiltakene og rådet SIFO til å gå kritisk igjennom alle kostnader både på kort og lang sikt, inkl. overhead og administrative kostnader. I tillegg foreslo styret at timeprisene bør vurderes økt og komme opp på NFR nivå. Styret godkjenner budsjettforslag for 2009 som er lagt fram i balanse med de merknader som kom fram på møtet. Prinsipielt ønsker styret et budsjettforslag med overskudd, men vurderer forholdene i år som spesielle bl.a. fordi en del av overskuddet i 2008 skyldes kostnader i forbindelse med tiltak som var utsatt til Styret ber om å bli holdt løpende orientert om den økonomiske situasjonen gjennom året. 09/1/11 Årsplan 2009 Styret så positivt på at administrasjonen har lagt opp til en bedre rapportering på hovedstrategier og mål for neste år for å synliggjøre forbindelsen mellom årsplanen og strategiplanen for Styret godkjenner Årsplan for 2009 med de merknader som kom fram på møtet. 09/1/12 Labevaluering Direktør Arne Dulsrud viste til styrets tidligere behandling av saken vedr. evaluering av laboratoriet, senest på styremøtet der Evalueringsrapporten ble diskutert. Fordi styret da konkluderte med at mandatet ikke var fullstendig besvart i evalueringsrapporten ble SIFO bedt om å utarbeide konsekvensutredninger av både faglig og økonomisk art ifm. de foreslåtte beslutningsalternativene. I tillegg ba styret om en analyse av hvilke faglige omprioriteringer administrasjonen ser som nødvendig ut fra framtidig tematisk inndeling og laboratoriets muligheter for inntjening og muligheter som eget forretningsområde. Videre ønsket styret å bli forelagt eventuelle investeringsbehov og nødvendig kvalitetssikring og akkreditering av laboratoriedriften. 4

5 Direktør Dulsrud orienterte om diskusjoner og behandlingen av saken internt på instituttet og viste til at det er ulike syn internt i organisasjonen når det gjelder forslaget om eventuell omprioritering av ressursene på testområdet for hvitevarer og støy til testområde for vask og tekstil. Laboratorieleder Engebret Rødningen var invitert til styremøtet og la fram laboratoriets syn i saken. Han advarte mot å legge ned testområdet for hvitevarer og støy fordi det kunne få konsekvenser på sikt hvis ikke kompetansen på maskinområdet ble opprettholdt. Han viste bl.a. til at det er nødvendig å ha kompetanse på vaskemaskiner for å kunne teste vaskemidler. Rødningen viste også til at det både er nødvendig og ønskelig å delta i internasjonale standardiseringsgrupper på området for å holde seg oppdatert. I diskusjonen la styret vekt på at det er viktig å sikre den faglige og kompetansemessige utviklingen av laboratoriets kunnskapsfelt gjennom en tilknytning til SIFOs satsingsområder. Styret var opptatt av at laboratoriet ikke er et eget forretningsområde men en integrert del av forskingsavdelingen Teknologi og miljø. Gjennom en omprioritering av oppgavene ved å tilføre ressurser til området vask og tekstil fra maskintestområdet forventer styret større muligheter for ekstern finansiering av laboratoriet, enten i form av testoppdrag eller forskningsprosjekter. Dette innebærer bl.a. at det i nåværende situasjon ikke vil bli noen form for oppbygging på maskintestområdet uten en betydelig økning i framtidige testoppdrag på dette området. Når det gjelder deltakelse i standardiseringsgrupper viste styret til at dette er svært ressurskrevende og ber SIFO vurdere om dette arbeidet heller bør defineres som en forvaltningsoppgave. Styret vedtok en omprioritering av aktiviteten på laboratoriet ut fra en helhetsvurdering om bedre integrasjon mellom lab og forskning. Dette medfører en nedprioritering av testområdet for hvitevarer og støy for å overføre ressursene (arbeidskraft og investeringer) til vask og tekstil, da det her er gode muligheter for økning i eksterne oppdrag og tverrfaglig forskning. Videre godkjente styret den bemannings- og investeringsplanen som var lagt frem for testområdene vask og tekstil. Styret forutsetter ytterligere kompetanseoppbygging gjennom en tilknytning til satsningsområdet Materiell kultur. Styret tar forslagene om deltakelse i standardiseringsarbeidet til etterretning og ber om at prioritering av deltakelse skjer innenfor økonomisk forsvarlige rammer. SIFO bør diskutere med departementet og forbrukersektoren forøvrig ut fra en forbrukerpolitisk vurdering. 09/1/13 SIFOs 70 års jubileum og 6. november 2009 Direktør Arne Dulsrud orienterte om opplegget for SIFOs 70 års jubileum 5. og 6. november i år som bl.a. vil bli markert med et todagers symposium med 5

6 tema Forbruk i velferdsstaten. Symposiet vil ha en akademisk, tung internasjonal del og en forbrukerpolitisk del. Videre vil det bli presentert en ny bok fra SIFO. I tillegg tas det sikte på en festmiddag 5. november for alle ansatte, styret og departement i tillegg til foredragsholdere m.v. samt andre SIFO-venner og spesielt inviterte personer. Styret godkjenner forslag til opplegg for SIFOs 70 års jubileum 5. og 6. november 2009 med de merknader som kom fram på møtet. 09/1/14 Eventuelt Ingen saker. 09/1/15 Neste møte Markeringen av 70-års jubiléet 5. og 6. november i år vil medføre betydelige utgifter for SIFO i inneværende år, og styret går derfor inn for at symposiet slås sammen med det årlige institutt- og styreseminar for å redusere kostnadene. Det vil bl.a. innebære at det planlagte styreseminaret i Gøteborg 9. og 10. juni utgår. Neste møte holdes etter planen tirsdag 9. juni på SIFO. Jubileumsseminaret 5 og 6. november erstatter det planlagte styreseminaret 10. juni. 09/1/16 Faglig orientering v/forsker Ardis Storm-Mathisen Forsker Ardis Storm-Mathisen orienterte fra sin doktorgradsavhandling Kontekstualisert mening - "Ungdom, klær og identitet. 6