Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling Styret for Sølvberget KF Saker til behandling 11/17 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 3

Transkript

1 Møtebok: Styret for Sølvberget KF ( ) Styret for Sølvberget KF Dato: Sted: Kiellandrommet Notat:

2 Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling Styret for Sølvberget KF Saker til behandling 11/17 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet /17 Handlings- og økonomiplan /17 Evaluering av meråpent bibliotek 16 14/17 Røykfri arbeidstid 30 15/17 Nye Stavanger - husleieavtale 48 16/17 Tillegg til leieavtale mellom Sølvberget KF og Renaa Xpress Sølvberget 51

3 Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Sølvberget KF Sølvberget KF Postadr.: Postboks 8001, 4068 STAVANGER Besøksadr.: Sølvberggata 2 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no Orgnr.: UTVALGSSEKRETÆR ARKIVSAK ARKIVNR. DATO Mette Bjørnstad Falnæs 17/ Saksliste Utvalg: Styret for Sølvberget KF Møtested: Utsikten, 4.etasje Møtedato: Saksnr. 11/17 Arkivsaksnr. 17/ Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet / Forslag til årsbudsjett 2018 og handlings- og økonomiplan / Evaluering av meråpent bibliotek 16/ Røykfri arbeidstid 17/ Nye Stavanger - husleieavtale 16/ Tillegg til leieavtale mellom Sølvberget KF og Renaa Xpress Sølvberget AS 12/17 13/17 14/17 15/17 16/17 Tid: 15:30 1 Møtenr.

4 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF 11/17 Møtedato: Votering: På sakslisten Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner møteprotokoll fra styremøte / Deres ref

5 Sølvberget KF Postadr.: Postboks STAVANGER Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no Orgnr UTVALGSSEKRETÆR ARKIVSAK ARKIVNR. DATO Mette Bjørnstad Falnæs 17/ Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Valbergtårnet Møtedato: Møteleder: Hilde Karlsen Til stede på møtet Medlemmer: Dessuten møtte: Tid: 15:30 Møtenr. Hilde Karlsen (H), Anne Kristin Vik Bruns (KrF), Olav T. Laake (Ap), Eirik Faret Sakariassen (SV), Linn Tønnessen (Ansattes representant), Marit Egaas (Administrasjon), Mette Bjørnstad Falnæs (Administrasjon) Anne Liv Tønnesen informerte om Kapittel 17 og åpning av utstillingen til Kjell Pahr-Iversen, Galleri Sølvberget, i starten av møtet. Journalister: Tilhørere: 2 2

6 Saksnr. 6/17 7/17 8/17 9/17 10/17 Arkivsaksnr. 17/ Godkjenning av møteprotokoll / Tertialrapport 1. tertial / Medarbeiderundersøkelsen / Status for Nye Sølvberget etasje 16/ Nordisk barnebokkonferanse rapport og regnskap 3

7 Saker til behandling 6/17 Godkjenning av møteprotokoll Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 6/17 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til møteprotokoll Vedtak Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til møteprotokoll [Lagre] 7/17 Tertialrapport 1. tertial 2017 Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 7/17 Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 1. tertial 2017 til orientering. 2. Budsjettendringer vedtas i tråd med kulturhussjefens forslag. Vedtak 1. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 1. tertial 2017 til orientering. 2. Budsjettendringer vedtas i tråd med kulturhussjefens forslag. [Lagre] 4

8 8/17 Medarbeiderundersøkelsen 2017 Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 8/17 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar resultatene av medarbeiderundersøkelsen til orientering. Vedtak Styret for Sølvberget KF tar resultatene av medarbeiderundersøkelsen til orientering. [Lagre] 9/17 Status for Nye Sølvberget etasje Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Saknr 9/17 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Vedtak Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. [Lagre] 10/17 Nordisk barnebokkonferanse rapport og regnskap Behandlet av 1 Styret for Sølvberget KF Møtedato Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Vedtak Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. [Lagre] 5 Saknr 10/17

9 Hilde Karlsen Anne Kristin Vik Bruns Leder Nestleder Eirik Faret Sakariassen Olav T.Laake Medlem Linn Tønnessen Medlem Medlem 6

10 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF Møtedato: / Deres ref Votering: Forslag til årsbudsjett 2018 og handlings- og økonomiplan Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF tilrår bystyret å godkjenne forslag til årsbudsjett 2018 og handlings- og økonomiplan for Sølvberget KF. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialog med rådmannen. 1

11 Forslag til årsbudsjett 2018 og handlings- og økonomiplan Bakgrunn for saken Som en del av rådmannens budsjettprosess, utarbeider foretakene forslag til årsbudsjett 2018 og handlings- og økonomiplan for perioden Frist for å levere dette videre til rådmannen er Rådmannen sitt forslag til handlings- og økonomiplan skal etter planen legges fram Da starter den politiske behandling, som avsluttes i bystyret Fakta Vedlagte forslag til handlings- og økonomiplan er utformet i tråd med reglene om årsbudsjett for kommune og fylkeskommuner. Budsjettet består av en driftsdel og en investeringsdel. Sølvbergets basisbudsjett bygger på vedtaket i forrige økonomiplan og endringer som er gjort etter dette når det gjelder det gjelder basistilskudd fra Stavanger kommune. I tillegg er det lagt inn driftsutgifter som er en konsekvens av investeringer. Alt dette er nærmere gjort rede for i vedlagte forslag til handlings- og økonomiplan. Forslag til årsbudsjett for Sølvberget 2018, med oppdatert oversikt over utgifter og inntekter, blir lagt fram for styret etter at bystyret har vedtatt budsjettet. Vurdering Sølvberget har en stabil økonomi med god kontroll over utgifter og inntekter. En utfordring i vedlagte budsjettforslag er konsekvensene av de store investeringene i 2017 og Disse vil påføre Sølvberget nye finansutgifter som betyr store belastninger for driftsbudsjettet i årene framover, dersom de ikke kompenseres. Konklusjon Kulturhussjefen anbefaler følgende forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF tilrår bystyret å godkjenne forslag til årsbudsjett 2018 og handlings- og økonomiplan for Sølvberget KF. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialog med rådmannen. Marit Egaas Bibliotek- og kulturhussjef Vedlegg: Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2

12 Sølvberget KF Forslag til årsbudsjett 2018 og handlings- og økonomiplan Sølvbergets virksomhet Formål Sølvberget KF er et kommunalt foretak i Stavanger kommune. Foretakets hovedformål er å forestå driften av Stavanger bibliotek og kulturhus. Virksomheten Sølvbergets virksomhet består av lovpålagt bibliotektjeneste, program- og gallerivirksomhet, internasjonalt kulturnettverk, nettsider og ulike digitale tjenester, Kapittelfestival, Kiellandsenter og flere utviklingsprosjekt. Etter ombygging og store omlegginger i 2017 er bibliotekvirksomheten på Sølvberget fordelt på fire etasjer. I tillegg drives flere bydelsrettede tjenester, blant annet tilbud til skoler og barnehager, fengselsbibliotek og Madla bibliotek. Sølvberget har samarbeidsavtaler med Rogaland fylkeskommune og med ICORN, fribynettverket for forfulgte forfattere. Samlet gir dette en bredde få av fylkets kulturinstitusjoner er i nærheten av. Sølvberget har 68 fast ansatte fordelt på 61,4 årsverk og 3 årsverk knyttet til prosjekt. Sølvberget KF leier kulturhuset, unntatt kinoen, av Stavanger eiendom. Sølvbergets hovedmål - Vi skal sikre alle rett til den samme informasjonsmengden. Vi skal være rustet til å svare på de spørsmålene innbyggerne har og de spørsmålene de ikke visste at de hadde. Vi skal stimulere til nysgjerrighet og refleksjon. - Vi skal by på de gode opplevelsene og formidle de viktige fortellingene til begeistring og glede for stadig nye generasjoner. - Vi skal fungere på tvers av kulturell, religiøs og økonomisk bakgrunn på tvers av økonomiske, aldersmessige og samfunnsmessige skillelinjer. Dette er en viktig ressurs som kan videreutvikles gjennom deltagelse og aktiv formidling. - I en stadig mer fragmentert og kommersiell hverdag er behovet for møteplasser med høye dører og vide porter større enn noen gang. Sølvberget skal preges av nærhet og romslighet slik at vi kan møte innbyggerne der de er og gi dem arenaer for medvirkning, deltakelse og diskusjon. Prioriterte oppgaver og framtidsutsikter Sølvberget er i ferd med å avslutte en lang periode med endringer og store investeringer, og 2018 vil bli et år for konsolidering og kvalitetssikring. I løpet av 2018 vil det også være rom til å se nærmere på noen utfordringer som vil komme i årene framover. Vi vil komme tilbake til videre konkretisering i neste HØP. - Starte arbeidet med en utredning som ser på det offentlige bibliotektilbudet i folke- og skolebibliotek samlet, og i sammenheng med kommunes utbyggingsplaner og den digitale utviklingen. Starte arbeidet med en mulighetsstudie for grønne tak på Sølvberget (må gjøres av huseier Stavanger Eiendom). Sølvbergets rolle fram mot byjubiléet i 2025.

13 - Hva betyr Stavanger kommunes smartbysatsing for Sølvberget? Følge opp tiltak i forbindelse med ny kulturplan Konsekvenser av framtidig kommunesammenslåing med Finnøy og Rennesøy. Nasjonal bibliotekstrategi for perioden har store ambisjoner på vegne av folkebibliotekene. «Bibliotekene er av våre best likte og mest brukte kulturinstitusjoner. Vi ønsker pulserende bibliotek som sprer informasjon, kunnskap og kulturarv. Bibliotekene er samtidig arenaer for samtale, refleksjon og dannelse som er tilgjengelig for alle», sies det bl.a. i strategien. Sølvberget blir trukket fram som et eksempel på et bibliotek som er i front i denne utviklingen. Det er grunn til å tro at de økonomiske rammene vil bli strammere i årene framover, og at samtidig som Sølvberget utvikler framtidens bibliotek og kulturhus, må det ses på ulike tiltak for omstilling og effektivisering av driften. I den forbindelse er tiltakene fra Nasjonal bibliotekstrategi viktige. Nasjonalbiblioteket har tatt en førende rolle i arbeidet med å etablere en nasjonal, digital infrastruktur. Dette sammen med innføring av nytt biblioteksystem for Sølvberget i 2018 vil være viktig for videre arbeid med smarte løsninger, digitalisering og forenkling av arbeidsprosesser, slik at ressurser kan omdisponeres til publikumsrettede aktiviteter. 2. Forslag til driftsbudsjett for perioden Forutsetninger Basistilskuddet fra Stavanger kommune er satt til kr 62,205 mill., som er basert på faktisk tilskudd for Det forutsettes at Sølvberget i tillegg får dekket merutgifter som følge av lønnsoppgjør slik som tidligere. Dette gjelder også for pensjonskostnader og AFP. Sølvberget har investeringer i 2017/2018 som fører til økte rente- og avdragsutgifter på driftsbudsjettet. Noe av dette ble kompensert i forrige HØP, men det gjenstår fortsatt udekkede finanskostnader. Beløpet går ned mot slutten av perioden siden noen av de gamle låneavtalene løper ut. Kostnadsberegningen er basert på låneperiode på 10 år for lån tatt opp før 2017, og 15 år for nye lån i 2017 og Redegjørelse for basisbudsjettet Sølvbergets drift består hovedsakelig av lovpålagt bibliotektjeneste, inkludert programvirksomhet og aktiviteter knyttet til dette. Den største utgiften er lønnskostnader. I tillegg er det betydelige kostnader knyttet til utgifter til husdrift, men også faste leieinntekter. Andre store driftsutgifter er innkjøp av medier, arrangement, markedsføring og IKT-drift. Sølvberget får refundert moms og deler av kostnadene til husdrift fra SF Kino. Det pågår revisjon av husleieavtalen mellom Sølvberget KF og Stavanger kommune. Dersom det gjøres endringer i husleienivået eller kostnadsfordelingen, kan dette påvirke Sølvbergets basisbudsjett. Dette vil vi eventuelt komme tilbake til når ny husleieavtale er inngått. Det er ikke gjort vesentlige endringer i forhold til forrige års driftsbudsjett, og det er heller ikke foreslått nye tiltak eller volumendringer.

14 Driftsbudsjett (tall i hele 1000) Basistilskudd fra kommunen Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett Kompensasjon for framtidige finanskostnader Andre inntekter Refusjoner Eksterne midler ICORN (uten kommunens tilskudd) Sum inntekter Lønnsutgifter Driftsutgifter Sum utgifter Brutto driftsresultat Forslag til nye tiltak ICORN Finanstransaksjoner (gamle og nye lån) Finanstransaksjoner (renteinntekter) Resultat eksterne finanstransaksjoner Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 3. Forslag til investeringsbudsjett for perioden Forutsetninger og tiltak Sølvberget har store investeringer i Det gjelder både sluttføring av Nye Sølvberget, nytt biblioteksystem og Kiellandsenter. De økonomiske rammene som er gitt i gjeldende HØP ser ut til å holde, men noen av de godkjente investeringsmidlene for 2017 vil måtte forskyves. Av en total investeringsramme på kr 30,15 mill. i 2017 foreslås det å forskyve kr 11,8 mill. til Det gjelder kr 3 mill. til Nye Sølvberget, kr 6,8 mill. til Kiellandsenter og kr 2 mill. til innkjøp av nytt biblioteksystem. I årene framover er det bare lagt opp til noen mindre investeringer, som vi regner med å finansiere med låneinntekter fra Renaa og noe bruk av egne midler. Datautstyr og programvare: Årlig sum til innkjøp av datautstyr og programvare er videreført fra forrige HØP. Oppgradering av Madla bibliotek: Amfi Madla ønsker å samarbeide med Sølvberget om å utvikle bibliotektilbudet i kjøpesenteret i kombinasjon med en kafe. Dette vil kreve mindre investeringer og tilpasninger fra bibliotekets side, men en forutsetning for å være med vil være at det ikke blir økning i husleien. Det er Amfi Madla som kjører prosessen, og det er ikke avklart når dette skal gjennomføres. Foreløpig er det satt opp en mindre investering i 2018 på kr 0,6 mill.

15 Investeringsbudsjett (tall i hele 1000) Nye Sølvberget - forskjøvet fra 2017 Kiellandsenter - forskjøvet fra 2017 Skifte av biblioteksystem - forskjøvet fra 2017 Datautstyr, programvare Oppgradering Madla bibliotek Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Låneinntekter annen finansiering Ubrukte lånemidler fra 2017 Låneopptak godkjent 2017, forskjøvet til 2018 Behov for nye lån Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett Styrets vedtak Styret for Sølvberget KF behandlet forslag til handlings- og økonomiplan Styret fattet slikt vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF tilrår bystyret å godkjenne forslag til årsbudsjett 2018 og handlings- og økonomiplan for Sølvberget KF. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialog med rådmannen.

16 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF Møtedato: Evaluering av meråpent bibliotek Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering / Deres ref Votering:

17 Evaluering av meråpent bibliotek Bakgrunn for saken Offisiell åpning av meråpent bibliotek på Madla bibliotek var 12. juni Erfaringene med utvidede, ubemannede åpningstider på Amfi Madla er gode, og meråpent bibliotek på hovedbiblioteket ble offisielt åpnet av ordføreren 24. januar Tilbudet om å bruke biblioteket når personalet ikke er til stede (meråpent) er kun tilgjengelig for brukere som underskriver en kontrakt (vedlegg 1), og er kun tilgjengelig for brukere over 18 år, barn og ungdom kan bruke lokalene i meråpent tid sammen med foresatte. Sølvberget har en annen type meråpent enn andre bibliotek, i og med at vi kun har meråpent så lenge første etasje har bemannet åpent. Nå er det gjennomført en evaluering av meråpent etter 4-5 måneders drift på Sølvberget. Fakta Team Bibliotekservice, som har driftsansvar for meråpent, gjennomførte en evaluering av tilbudet i mai og juni Evalueringen er presentert og drøftet med tillitsvalgte og ansatte, og tatt til orientering på ledermøtet 16. juni Evalueringen består av innhentet informasjon fra både brukere av meråpent tilbudet og fra ansatte ved Sølvberget. Evalueringen omfattet også både meråpent biblioteket på Sølvberget og på Madla bibliotek. Undersøkelse hos brukerne Undersøkelsen (se vedlegg) ble laget i verktøyet Questback. Spørreundersøkelsen ble sendt ut på e-post til alle de som hadde signert kontrakt for å bruke meråpent og som hadde registrert e-postadresse. Til sammen 2049 brukere fikk spørreundersøkelsen på e-post. Hele 528 brukere svarte på undersøkelsen. Spørsmålene inkluderte blant annet hvilke tjenester brukerne benytter i meråpen tid, hvilke tidspunkter de ønsker å bruke meråpent bibliotek og om det har vært noen problemer med meråpent bibliotek. Det var også et felt for kommentarer i spørreundersøkelsen. Undersøkelse hos ansatte De fire aktuelle sonelederne ble bedt om å ta opp saken med sine medarbeidere i sonen og komme med tilbakemeldinger på hvordan informasjonen ved oppstart fungerte, hvilke erfaringer som er blitt gjort, og hva som trenger å forbedres. Securitas ved objektleder gav oss også tilbakemeldinger på det samme. Vurdering Bibliotekets brukere benytter meråpen tid til å låne bøker og benytter i stor grad bibliotekets andre tilbud. Brukerne på Madla bibliotek bruker i svært stor grad meråpen tid til å låne. Nesten fire av fem av brukerne av hovedbiblioteket på Sølvberget bruker meråpent tid til å låne. Sølvberget har et tydeligere preg av studiebibliotek enn Madla bibliotek. Det er naturlig nok i første rekke de yngre aldersgruppene som bruker biblioteket som studiested, og i den yngste aldersgruppa (18-29) brukes biblioteket mer som studiested enn som lånebibliotek. De eldre aldersgruppene bruker meråpent bibliotek til å låne, og å lese bøker og aviser. Videre fylles lokalene i meråpent tid opp av folk som benytter seg av vårt trådløse nettverk og bibliotekets stasjonære PCer. Spesielt lørdag ettermiddag og søndager domineres lokalene av barnefamilier som tar seg god tid. 2

18 Prosent 100% 90,7% 90% 78,9% 80% 70% 60% 50% 40% 32,5% 30% 17,8% 17,5% 17,2% 16,8% 16,7% 16,1% 20% 10,8% 10,3% 8,6% 8,4% 7,5% 6,7% 6,1% 5,1% 5,6% 5,1% 4,2% 3,3% 3,3% 10% 0% Sølvberget På Madla bibliotek Alderssammensetningen på meråpentbrukerne viser også den store forskjellen mellom hovedbiblioteket og Madla bibliotek meråpent bibliotek på Sølvberget brukes mest av den yngste målgruppen, mens det er de eldre som utgjør størsteparten av brukerne på Madla bibliotek Antall (N = 88) (N = 120) (N = 138) (N = 88) (N = 66) På Sølvberget i Stavanger sentrum På Madla bibliotek Det meråpne tilbudet har også fått brukerne til å bruke biblioteket i større grad enn tidligere. Nesten halvparten svarer at de bruker biblioteket mer nå enn før innføringen av meråpent bibliotek. 3

19 100% 90% 80% 70% Prosent 60% 48,1% 50% 41,6% 40% 30% 20% 7,3% 10% 1,7% 1,3% 0% Nei, bruker det omtrent på samme måte Jeg er her sjeldnere Jeg er her oftere Vet ikke Annet Vi spurte om måten å bruke biblioteket på endret seg etter tilbudet om meråpent bibliotek. Brukerne setter pris på de utvidede åpningstidene men spesielt de yngre aldersgruppene ønsker at biblioteket skal være tilgjengelig i flere av døgnets timer. 100% 90% 80% Prosent 70% 60% 74,6% 60,5% 60,3% 54,6% 50,6% % ,0% 40% 30% 24,7% 20% 10% 33,7% 30,3%27,9% 28,6% 21,3% 21,3% 18,5% 16,3% 13,4% 11,9% 12,5% 10,5% 10,1% 8,1% 9,0% 7,4% 6,0% 5,6% 3,7% 5,0% 2,5% 1,5% 0,0% 0% Akkurat sånn Åpent Åpent lengre Åpent Åpent lenger som det er tidligere om på kvelden tidligere i på kvelden i nå morgenen på på hverdager helgene helgene hverdager Annet Her har brukerne svart på hvordan åpningstidene bør være for å tilfredstille deres behov. Brukerne kunne merke av for flere valg

20 ROS-analyse ble gjennomført før åpning og vedtatt i AMU. Tilbakemeldingene fra sonelederne viser at meråpent bibliotek har medført mindre rot og problemer enn antatt. Åpningen skjedde i en periode med allerede mye endringer i tjenestetilbud, store endringer i rutiner og ombygginger. De ansatte ser det positive i meråpent åpningstid. I tiden fram til 10 om morgenen er ansatte i lokale samtidig med brukerne. Noen brukere forventer da hjelp fra de ansatte. Her skal det arbeides målrettet med brukeropplevelsen, og rutiner og informasjon forbedres med hensyn til hva brukerne kan forvente av service i meråpen åpningstid. Kontrollpunktet i 2. etasje ved intern trapp inkluderer kortleser, dagens glassport som er modifisert for automatisk åpne/lukke og alarmporter. All trafikken både ut og inn til meråpne lokaler sluses gjennom kontrollpunktet i 2. etg. Securitas er til stede kveld og helger, og tar jevnlig runder i de meråpne lokalene. Det har ikke vært noen episoder. Tilgjengelighet Personalet er til stede like mye som før, men totalt har ordningen betydd at biblioteket i 2. og 3. etasje utvider åpningstiden med 36 timer pr.uke. 1. etasje 2. og 3. etasje Meråpent Man tors og Fredag og Lørdag Søndag Vurdering Meråpent bibliotek er en svært populær tjeneste på Sølvberget, og det er god samfunnsøkonomi at de skattebetalte tilbud får størst mulig anvendelse. Tilbudet er nytt på hovedbiblioteket Sølvberget og etter hvert som flere blir oppmerksomme på tilbudet om meråpen selvbetjent åpningstid forventes det at besøket i den meråpne tiden vil øke. Meråpent bibliotek er et viktig supplement til den betjente åpningstiden, dette uttrykker både brukerne og de ansatte. Meråpent gir brukerne stor fleksibilitet i hverdagen, og på Sølvberget svarer halvparten at meråpent gjør at de bruker biblioteket mer enn de ellers ville gjort. Den tidligere kontorfløyen i 4.etg. øst på Sølvberget er nå gjort tilgjengelig for publikum og studieplasser er etablert og deler av mediesamlingen er flyttet opp i 4. etg. Det jobbes nå med å utvikle også 4. etg. øst til et meråpent område. Både publikum og personale har uttrykt at det er et savn at samlingene og arealene i 2. etasje vest (kunst, film, tegneserier, verksted og galleri) ikke er tilgjengelig i meråpen tid. Dette er et komplisert område med hensyn til automatisert åpne/lukke system, men det jobbes med en løsning med hensyn til dette områd Besøk og utlån 5

21 Meråpent besøk* 20/1-30/6 Totalt Sølvberget: 6417 Madla: MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG Sølvberget FREDAG LØRDAG 283 SØNDAG Madla * Besøk er likt antallet som bruker kort for å få adgang. Det er grunn til å tro at antall personer som benytter seg av tjenesten er høyere. Særlig søndager når det er mange barnefamilier som bruker meråpent bibliotek. Dette gjelder også statistikken under. Besøk og utlån meråpent 2,7 utlån pr. besøk 1,1 utlån pr. besøk MADLA SØLVBERGET Besøk Utlån Det er mer utlån i meråpent tid på Madla bibliotek. Sølvberget brukes mye mer som studiested. 6

22 Bruk av meråpent pr. dag Sølvberget MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG Besøk FREDAG LØRDAG SØNDAG Utlån Utlån etter normal åpningstid** mandag tirsdag onsdag torsdag fredag ** Etter kl. 19:00 mandag torsdag, 17:00 fredag, 16:00 lørdag 7 lørdag

23 Antall lånere med meråpent kontrakt % Menn Kvinner 58 % Madla søndager og påske Utlån pr. besøk 1,3 Utlån pr. besøk 2, SØNDAGER PÅSKEDAGENE Besøk Utlån 8

24 Konklusjon Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Marit Egaas leder Sissel A. Dahle saksbehandler Vedlegg: Kontrakt.docx Spørreundersøkelse 2017.pdf Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 9

25

26 QuestBack Til brukere av meråpent bibliotek Kjære brukere av meråpent bibliotek. Sølvberget har nå tilbudt meråepent bibliotek siden januar Vi ønsker at din opplevelse av meråpent bibliotek skal være best mulig. Derfor ønsker vi dine tilbakemeldinger, slik at vi kan forbedre vårt tilbud. 1) Hvor bruker du meråpent bibliotek (du kan krysse av for begge)? På Sølvberget i Stavanger sentrum På Madla bibliotek 2) Hvor ofte bruker du meråpent bibliotek? Daglig (2-7 ganger i uken) Ukentlig (2-4 ganger i måneden) Har brukt det noen få ganger Har brukt meråpent bibliotek én gang Har registrert meg, men ikke brukt meråpent bibliotek enda 3) På hvilke tidspunkter bruker du meråpent bibliotek (du kan merke av ere)? Før ordinær åpningstid Etter ordinær åpningstid På dager biblioteket ikke er åpent (søndager eller helligdager) Ikke brukt det enda 1/4

27 QuestBack 4) Hvor fornøyd er du med de meråpne åpningstidene? Veldig fornøyd Fornøyd Middels fornøyd Under middels fornøyd Ikke fornøyd 5) Hvis vi skulle tilpasse åpningstidene til ditt behov, hvordan skulle åpningstidene vært da? (Mulighet for å krysse av på ere) Akkurat sånn som det er nå Åpent tidligere om morgenen på hverdager Åpent lengre på kvelden på hverdager Åpent tidligere i helgene Åpent lenger på kvelden i helgene Annet 6) Bruker du biblioteket også i ordinær/bemannet åpningstid? Ja Nei Annet Vet ikke 2/4

28 QuestBack 7) Hva bruker du meråpent bibliotek til (du kan merke av ere aktiviteter)? Studerer alene Studerer sammen med andre Låner bøker og annet materiale Bruker det trådløse nettverket Bruker bibliotekets datamaskiner Leser aviser, tidsskrifter eller bøker Møter andre Bruker det til å slappe av Bruker barnebiblioteket sammen med mine barn på søndager Deltar på arrangementer Annet 8) Har din måte å bruke biblioteket på endret seg etter tilbudet om meråpent bibliotek? Nei, bruker det omtrent på samme måte Jeg er her sjeldnere Jeg er her oftere Annet Vet ikke 9) Bruker du mer eller mindre tid på biblioteket nå som det er meråpent? Jeg bruker mer tid Jeg bruker mindre tid Jeg bruker like mange timer her som før 3/4

29 QuestBack 10) Bruker du ere eller færre av bibliotekets tilbud og tjenester etter at biblioteket ble meråpent Jeg bruker ere av bibliotekets tilbud enn tidligere Jeg bruker færre av bibliotekets tilbud enn tidligere Jeg bruker de samme tilbudene nå som før jeg begynte å bruke meråpent bibliotek 11) Har du hatt noen problemer med å bruke meråpent bibliotek? (Mulig å sette ere kryss) Ja, med kontrakten for meråpent bibliotek Ja, med adgang/innlogging til meråpent bibliotek Ja, med utlånsautomater Ja, med søkeskjermer Ja, med bibliotekets PC-er Ja, med å nne frem i biblioteket Ja, med tilgang med barnevogn eller rullestol Nei, ingen problemer Annet 12) Hvor gammel er du? Velg... 13) Kjønn Kvinne Mann Annet/vil ikke oppgi Copyright All Rights Reserved. 4/4

30 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF Møtedato: / Deres ref Votering: Røykfri arbeidstid Forslag til vedtak: 1. Sølvberget KF innfører ordningen med røykfri arbeidstid fra Sølvberget følger Stavanger kommunes retningslinjer for ordningen. 1

31 Røykfri arbeidstid Bakgrunn for saken Stavanger formannskap vedtok å innføre røykfri arbeidstid i Stavanger kommune. De kommunale foretakene ble i vedtaket anmodet om å innføre tilsvarende ordning, men valgte å avvente evaluering av ordningen etter ett år. Røykfri arbeidstid er nå evaluert for å undersøke om ordningen fungerer, om det er behov for ytterligere tiltak eller informasjonsaktiviteter, og om det er behov for justeringer i retningslinjer. Fakta Å være en røykfri arbeidsplass innebærer at bruk av røyk ikke tillates i arbeidstiden. Ledere har ansvar for at tobakksfri arbeidstid overholdes. Ved eventuelle brudd vil saksgang i personalsaker gjelde. Evalueringen konkluderer med at innføringen av røykfri arbeidstid har vært vellykket, blant annet med tanke på positiv mottagelse og aksept hos ansatte og positiv effekt på helse og arbeidsmiljø. Arbeidsgiver vil fortsette med kulturbygging og holdningsskapende arbeid. På bakgrunn av evalueringen vedtok Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) å videreføre røykfri arbeidstid i Stavanger kommune, samt å innarbeide retningslinjene i personalhåndboken. HAMU oppfordret samtidig til at ordningen også gjøres gjeldende for de kommunale foretakene. Sølvbergets AMU behandlet sak om røykfri arbeidstid AMU anbefaler at Sølvberget nå innfører tilsvarende ordning som Stavanger kommune. Vurdering Innføring av røykfri arbeidstid i Stavanger kommune har vært vellykket. Den er akseptert hos de fleste ansatte. Over halvparten, henholdsvis 64% i skole og barnehage og 51% av de andre ansatte er positive (ambassadører) det første året etter røykfri arbeidstid ble innført. Det er grunn til å anta at endringen i ansattes røykevaner vil ha en positiv helsemessig konsekvens for dem det gjelder. Det har også vært positive effekter for det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet. At ansatte ikke forlater arbeidsplassen for å ta en røyk, sikrer et enhetlig arbeidsmiljø samt tilstedeværelse for brukere. Det er grunn til å tro at de samme effektene vil gjelde for Sølvberget dersom røykfri arbeidstid innføres. Det vil være viktig å prioritere informasjon og holdningsskapende arbeid både ved innføring og håndheving av ordningen. Det kan være vanskelig for noen ledere av røykere å håndheve forbudet i praksis. Ved eventuelle sanksjoner vil Sølvberget følge kommunens retningslinjer. 2

32 Kommunen gir tilbud røyke- og snuskuttkurs som ser ut til å dekke behovet. Konklusjon Sølvbergets AMU er positive til ordningen, og det foreligger ingen praktiske grunner til at ikke Sølvberget skal innføre samme ordning som Stavanger kommune. Det foreslås derfor at Sølvberget KF innfører ordningen med røykfri arbeidstid fra Det vil være viktig å prioritere informasjon og holdningsskapende arbeid både ved innføring og håndheving av ordningen. Det kan nok i noen saker være en utfordring for ledere å håndheve forbudet i praksis. Ved eventuelle sanksjoner vil Sølvberget følge kommunens retningslinjer. Marit Egaas Bibliotek- og kulturhussjef Vedlegg: RÃ ykfri arbeidstid - evaluering _7_1.pdf Tobakksfri arbeidstid- vedlegg til HAMU-sak _1_1.pdf Vedtak HAMU, , Sak 2_17, RÃ ykfri arbeidstid - evaluering _1_1.pdf Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 3

33 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Hovedarbeidsmiljøutvalget Møtedato: / Deres ref Votering: Røykfri arbeidstid - evaluering Forslag til vedtak Arbeidsgiver viderefører ordningen med røykfri arbeidstid. Retningslinjene vil bli lagt inn i personalhåndboken. HAMU ber om at saken sendes de folkevalge hvor man oppfordrer til at røykfri arbeidstid blir gjort gjeldende også for de folkevalgte. HAMU ber foretakene også vurdere å slutte seg til røykfri arbeidstid. Sammendrag Evalueringen viser at innføringen har vært vellykket. Å innføre røykfri arbeidstid er et riktig grep i lys av samfunnsutviklingen. Den elektroniske undersøkelsen viser at ca. 5% har fortsatt å røyke eller snuse i arbeidstiden. Fem prosent forholder seg med andre ord ikke til røykeforbudet. Arbeidsgiver vil arbeide videre med kulturbygging og holdningskapende arbeid. Arbeidsgiver vil også påpeke lederes ansvar for å sørge at vedtaket blir håndhevet. Ved eventuelle brudd vil saksgang i personalsaker gjelde. Enkelte ledere og et av kommunens AMU mener det må vurderes å ta inn en klargjøring av sanksjonsmuligheter i arbeidsreglementet ved brudd. De to største AMU-ene i Oppvekst og Levekår ser ikke behov for ytterligere justeringer i personalreglement. Arbeidsgiver legger fram saken til diskusjon og eventuell oppfølging. I etiske gråsoner har ledelsens rolle og atferd mye å si. Det går derved i denne evalueringen en samlet tilbakemelding til de folkevalgte. Deres standpunkt om selv å fortsette å røyke er ikke forenelig med å lykkes fullt ut med et skifte i kultur og tilpasning til endringene i tobakkskadeloven. 1

34 Røykfri arbeidstid - evaluering Bakgrunn for saken Retningslinjer for tobakksbruk ble i 2015 behandlet i HAMU, administrasjonsutvalget og i formannskapet. Vedtaket fattet i formannskapet , er som følger: 1. Stavanger kommune skal være en røykfri arbeidsplass. Dette gjelder alle 2. virksomheter og avdelinger og innebærer at all bruk av røyk, ikke tillates i arbeidstiden. 3. Alle skoler og barnehager skal være tobakksfrie. 4. Retningslinjene innføres fra Saken oversendes de kommunale foretakene med anmodning om å innføre en tilsvarende ordning. Ordningen evalueres etter et år. 6. Det var også foreslått et punkt 6 om røykeforbud for de folkevalgte, men fylkesmannen opphevet dette, siden formannskapet ikke har myndighet fra bystyret til å fatte et slikt vedtak. (Viser til HAMU-sak Retningslinjer for tobakksbruk i Stavanger kommune og HMS-håndbok, kap Røykfri arbeidstid) Stavanger kommune har den vært en røykfri kommune i ett år. Denne saken vil omhandle evalueringen av ordningen. Metode for evaluering HR-utvikling og Bedriftshelsetjenesten (BHT) har utarbeidet et opplegg for evaluering hvor målet er å vurdere om ordningen fungerer som den skal, eller om det anbefales å sette i gang ytterligere tiltak. Blant annet vil informasjonsbehov og behov for justeringer i retningslinjer vurderes. Evalueringen belyser effekten av innføringen på ulike nivå i Stavanger kommune, fra de ulike arbeidsmiljøutvalgene (AMU) ned til HMS-gruppe og individnivå. Når det gjelder utforming av spørreskjemaet har BHT gitt faglige råd knyttet til innholdet. Også den enkelte ansattes opplevelse og erfaringer ved innføringen er viktig å få belyst. Tobakksbruk handler om en avhengighetsproblematikk og for noen en opplevelse av inngripen i privatlivet. For å evaluere denne siden av innføringen ble det utarbeidet et anonymt og elektronisk spørreskjema (questback). Det er innhentet informasjon som grunnlag for denne saken til HAMU gjennom: Anonymt elektronisk spørreskjema Masteroppgave Erfaringer fra HR-støtte Erfaringer fra Bedriftshelsetjenesten Innspill fra de ulike AMU Erfaringer fra over 200 røykfrie kommuner i Sverige 2

35 Faktagrunnlag Elektronisk spørreskjema (questback) Dette ble sendt ut til 150 ansatte i skole/barnehage og 350 andre ansatte på tvers av virksomhetsområder i Stavanger kommune. Disse ble tilfeldig utvalgt. Svarprosenten var henholdsvis 60% for den som ble sendt til skole/barnehage og 44% for den som gikk til ansatte fordelt på resten av kommunen. Svarprosenten regnes som god. Funnene viser at innføringen er godt kjent i hele organisasjonen. Opp mot 95% kjenner til røykeforbudet og over 91% kjenner til tobakksforbudet i skole/barnehage. Over 72% opplever å ha fått god informasjon i forbindelse med innføringen. Rundt 70% sier de ikke røyker/snuser slik at problemstillingen ikke er relevant for dem. Et av spørsmålene måler direkte effekt for den enkelte av innføringen av forbudet: Har tobakksfri arbeidstid hatt praktisk betydning for ditt forbruk av røyk og/eller snus? Dersom vi ser på skole og barnehageområdet ser vi at 2,4% helt har sluttet å røyke eller snuse. Totalt 8,4 % har enten sluttet å røyke/snuse på jobb eller har kuttet ned i arbeidstida. Viktig å merke seg er at det for flere ansatte har medført en endring i røyk og/eller snusvaner. Tilsvarende tall for resten av Stavanger kommune, er at hele 5,6 % helt har sluttet å røyke og 10,5% røyker nå mindre eller har sluttet å røyke på jobb. Dette samsvarer med forskningen fra Sverige (se under). Det ser ut til at dem som har gjort endringer i sitt tobakksforbruk ikke har gjort bruk av de ulike tilbudene som finnes for røykeslutt. For over 90% i begge grupper har ikke spørsmålet vært relevant. Det er grunn til å tro at de har klart å slutte selv uten hjelpemidler. Kun noen få oppgir å ha benyttet seg av appen Slutta og nikotintyggegummi. Det er likevel noen som fortsatt røyker og/eller snuser på jobb, opp mot 5%. Se vedlegg 1. ( Questback/eletronisk spørreskjemaet i sin helhet.) Erfaringer fra kommuner i Sverige I Sverige har allerede over 200 kommuner blitt røykfri de siste 10 åra. De har dermed data på effekten av dette. I «Tobaksfritt arbetsliv. Idéskrift för arbetsgivare» utgitt av Statens folkhelsoinstitut, står det: Att företag och organisationer satsar på tobaksfrihet är viktigt för arbetsmiljön. Forskning visar att en stark policy om en rökfri arbetsplats bidrar till att omkring 4 6 procent slutar röka och de som fortsätter drar ner konsumtionen med omkring 10 procent. Det är även lönsamt för företaget. Arbetskraftskostnaden för rökarens extra sjukdagar och rökpauser beräknas uppgå till kronor per rökare och år. Det blir 5,3 miljoner kronor för en organisation med anställda och ett genomsnittligt antal rökare, vilket motsvarar 11 heltidstjänster. «Stavanger kommune som røykfri arbeidsplass, en kvalitativ studie av de ansattes opplevelse av innføringen og implementeringen av røykfri arbeidstid». I løpet av fjoråret har masterstudent i endringsledelse skrevet masteroppgave på dette temaet. Veileder har vært folkehelsekoordinator og HMS-avdelingen bidro med informasjon, rådgivning og å knytte kontakt med informanter. Denne konkluderer med at implementering av de formelle prosessene i tilknytning til forbudet har vært vellykket, men at de ansatte i de forskjellige virksomhetene har opplevd forbudet ulikt. Dette kan både knyttes til forskjellige fagområder, ulik kontekst relatert til røykeandel, mangel på sanksjoner, negative holdninger tilknyttet de folkevalgtes fritak og ulike generelle 3

36 holdninger til tobakksrestriksjoner. Videre nevner alle informantene, i noe ulik grad, at de anerkjenner at et slikt forbud som er innført i Stavanger kommune kan ansees som en naturlig del av samfunnsutviklingen, i tillegg til at røyking i samtiden er blitt upopulært. Flere av (HMS) gruppene var likevel kritiske, på tross av at de godtok forbudet, da de opplevde at forbudet ikke kom til å ha en reell innvirkning. Dette begrunnet de hovedsakelig med mangel på sanksjoner. Lederne på sykehjemmet sa de opplevde sin rolle som leder relatert til håndheving av forbudet som problematisk. Noen av informantene sa de mistenkte at ansatte fortsatt røykte, men at ledelsen ikke orket å være «røykepoliti» når de uansett ikke hadde mulighet til å gripe inn med sanksjoner. Det ble i denne sammenhengen også nevnt at de ansatte opplevde det negativt at de folkevalgte hadde fått fritak. Det kan argumenters for at de folkevalgte burde gå foran som forbilder for de ansatte som røyker. Det at den øverste ledelsen «slipper» det samme forbudet som de har pålagt sine ansatte, ble derfor ikke godt mottatt. Innføringen av røykfri/tobakksfri arbeidstid har også hatt betydning for det psykososiale arbeidsmiljøet. Det ble nevnt i tre gruppeintervju i barnehagen, bofellesskapet og sykehjemmet at et positiv aspekt var at de ikke lenger måtte forholde seg til problematikken med at kollegaer forsvant fra arbeidsplassen for å ta seg en røyk. En informant sa: «[ ] Det var mange som gikk ut for å røyke, og det skapte på en måte litt splid i personalgruppen. [ ] En gjeng var ute og en gjeng var inne [.] Så det var liksom det å jobbe i forhold til arbeidsmiljøet også.» Røykfri arbeidstid som del av personalreglement I Stavanger kommune har vi foreløpig ikke innført endringer i personalreglementet knyttet til røykfri arbeidstid. Når det gjelder skoler og barnehager er dette regulert av lovverket (med forbud mot tobakk). Andre store virksomheter har innført endringer i røykebestemmelser som en del av sitt arbeidsreglement, se SUS sitt som vedlegg. BHT har etterspurt HR-støtte om de har fått henvendelser knyttet til personalreglement og eventuelle brudd på retningslinjene. Det var noen spørsmål like ved innføringen, men siden har det ikke kommet forespørsler om dette, ifølge konstituert HR-sjef. Heller ikke bedriftshelsetjenesten har blitt kontaktet av ansatte eller ledere som har behov for bistand eller oppfølging i håndtering og/eller oppfølging av røykeforbudet. BHT, som har en fri og uavhengig rolle i alle saker som omhandler arbeidsmiljøet og i tillegg har taushetsplikt, har ikke fått klager eller meldinger om misnøye fra ansatte og/eller ledere. Det har kommet flere positive utspill knyttet til kampanjen, informasjonssiden på intranettet og også når det gjelder hvor greit det har gått i praksis. Vurdering Kultur: Innføringen har vært vellykket. Den er akseptert hos de fleste ansatte, over halvparten, henholdsvis 64% i skole og barnehage og 51% av de andre ansatte er positive (ambassadører) det første året etter røykfri arbeidstid ble innført. Helse: Det er grunn til å anta at endringen i ansattes røykevaner, vil ha en positiv helsemessig konsekvens for dem det gjelder. Forskning fra Sverige viser at tiltak knyttet til røykfri arbeidstid blant annet er med på å bidra til helsefremmende arbeidsplasser og gi økt nærvær, som er en del av Stavanger kommunes IA og HMS-mål. Bedre helse fører til høyere produktivitet og kvalitet på tjenestene. Arbeidsmiljø: Det har også vært noen kanskje uventede positive effekter for det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet, melder flere HMS-grupper om. At ansatte 4

37 ikke forlater arbeidsplassen for å ta en røyk, sikrer et enhetlig arbeidsmiljø samt tilstedeværelse for brukere/beboere/barn. Også dette har betydning for kvaliteten på tjenestene. Hjelp og tilbud for røykeslutt: Det ser ut til at tilbudet dekker behovet, få benytter seg av Frisklivssentralen (av dem som svarer på spørreundersøkelsen), appen Slutta og tobakkssubstitutter er mer populært. BHT vil likevel fortsette med å legge ut informasjon på intranettet om nye røyke-og snuskuttkurs samt dekke kursavgiften for ansatte i Stavanger kommune Informasjon: Informasjonsarbeidet ble gjort i samarbeid med kommunikasjonsavdelingen og reklamebyrå. Drahjelp fikk kommunen også av media hvor innføringen ble gjort til et tema ved flere anledninger. Ordningen er svært godt kjent i organisasjonen. Personalreglement: Det oppleves vanskelig for noen ledere av røykere å håndheve forbudet når det ikke foreligger sanksjonsmuligheter. Konklusjon Evalueringen viser at innføring har vært vellykket. Å innføre røykfri arbeidstid er et riktig grep i lys av samfunnsutviklingen. Den elektroniske undersøkelsen viser at ca. 5% har fortsatt å røyke eller snuse i arbeidstiden. Fem prosent forholder seg med andre ord ikke til røykeforbudet. Arbeidsgiver vil arbeide videre med kulturbygging og holdningskapende arbeid. Arbeidsgiver vil også påpeke lederes ansvar for å sørge at vedtaket blir håndhevet. Ved eventuelle brudd vil saksgang i personalsaker gjelde. Enkelte ledere og et av kommunens AMU mener det må vurderes å ta inn en klargjøring av sanksjonsmuligheter i arbeidsreglementet ved brudd. De to største AMU-ene i Oppvekst og Levekår ser ikke behov for ytterligere justeringer i personalreglement. Arbeidsgiver legger fram saken til diskusjon og eventuell oppfølging. I etiske gråsoner har ledelsens rolle og atferd mye å si. Det går derved i denne evalueringen en samlet tilbakemelding til de folkevalgte. Deres standpunkt om selv å fortsette å røyke er ikke forenelig med å lykkes fullt ut med et skifte i kultur og tilpasning til endringene i tobakkskadeloven. Olve Molvik Direktør Anne Grethe Næss Fagsjef HR-utvikling Dagny Krogedal Høie Leder BHT Sigrid Utne Saksbehandler Vedlegg: 1.Innspill fra de ulike Arbeidsmiljøutvalgene i Stavanger kommune 2.Retningslinjer fra SUS 3.Praksis i de kommunale foretakene 4.Røykfri arbeidstid-resultater questbac 5.Tobakksfri arbeidstid- resultater questback 5

38 Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Vedlegg 1: Innspill fra de ulike Arbeidsmiljøutvalgene (AMU) i Stavanger kommune Bedriftshelsetjenesten utarbeidet et notat som grunnlag for å innhente uttalelser fra de ulike AMU -ene i Stavanger kommune. Spørsmål vi ba AMU besvare var 1. Hva har fungert bra etter innføring av røykeforbudet? 2. Hva kan bli bedre? (Stikkord til de to første spørsmålene ( f.eks færre røykere, positive eller negative forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet, det psykososiale arbeidsmiljøet, rollemodelltenkning i skole/barnehage, risiko/tilstedeværelse på arbeidsplassen, tilstrekkelig tilbud om røykesluttkurs og andre tiltak for røykeslutt) 3. Har informasjonskampanjen vært dekkende/tilstrekkelig? 4. Behov justeringer i retningslinjer/personalreglement? 5. Mener AMU at det er behov for videre informasjonsarbeid, på hvilken måte eventuelt? Av seks Amu har vi fått innspill fra fire AMU Oppvekst AMU oppvekst ser positivt på ordningen og ser ikke behov for ytterligere justeringer i retningslinjer og personalreglementet, men vil oppfordre det politiske nivå til også å følge dette. AMU Levekår AMU ser positivt på ordningen og ser ikke behov for ytterligere justeringer i retningslinjer og personalreglementet, men en vil bemerke at denne ordningen også bør gjelde våre politisk folkevalgte. AMU Kultur og byutvikling AMU diskuterte fordeler og ulemper med ordningen, bl.a. ordningens positive intensjoner og ønske om gode helseeffekter, utilsiktede virkninger, ulike regler for ansatte og folkevalgte, manglende muligheter for håndheving/sanksjoner, og generelt antatt liten effekt på folks røykevaner ut over at noen går lengre vekk fra arbeidsstedet for å røyke. Vedtak: AMU har følgende svar på spørsmål fra bedriftshelsetjenesten Røykeforbudet antas å ha hatt liten effekt, slik AMU-KB vurderer det. Vi er ikke kjent med at det har ført til røykeslutt. Det er registrert at røykepauser fortsatt finner sted, men lengre borte fra adm.byggene. Ordninger som ikke kan håndheves bør ikke vedtas. Det har ingen konsekvens om noen bryter forbudet. Ulike ordninger for folkevalgte og ansatte er svært uheldig og må forbedres. Informasjonen har vært godt dekkende, både om forbudet og om kurs for røykeslutt. Alle er også godt kjent med farene og ulempene med å røyke. Eventuelle endringer i retningslinjer/personalreglement må ha til hensikt å korrigere kulepunkt 2. Vedlegg 2: Retningslinjer fra SUS Helse Stavanger HF er et røykfritt sykehus. Ansatte skal ikke røyke i arbeidstiden. Røykeforbudet gjelder: Alle ansatte (fast, midlertidig, vikar etc) med arbeidsplass på Helse Stavangers område, uansett hvem som er formell arbeidsgiver 6

39 Alle studenter som får sin opplæring i Helse Stavanger Innleid personell som utfører oppdrag på Helse Stavangers område Deltakere på kurs/konferanser som arrangeres på Helse Stavangers område Alle ledere har et ansvar for å påse at vedkommendes ansatte, studenter, innleide og besøkende etterlever røykeforbudet. Ved første og event. andre avvik fra reglementet skal det bli gjort klart hva et røykfritt Helse Stavanger innebærer, og at avvik fra arbeidsreglementet ikke skal skje igjen. Vedrørende event. tredjegangs avvik legges kopi av dokumentasjon i personalmappen, eller sendes relevant universitet/høyskole/ekstern arbeidsgiver. Ved ytterligere avvik innkalles til samtale med leder med evet. bistand fra personalavdelingen. Det opplyses om hva som vil være aktuelle reaksjonsformer fra arbeidsgiver hvis røykeforbudet ikke blir respektert. Saken skal fra dette tidspunktet behandles som en personalsak på lik linje med øvrige brudd på reglement gitt av arbeidsgiver. Vedlegg 3: Praksis i de ulike kommunale foretakene Stavanger byggdrift SBD innfører ikke Stavanger Kommunes retningslinjer for bruk av tobakk i arbeidstida nå, men avventer evalueringen som gjøres etter et år. SBD ansatte som arbeider på kommunale bygg følger ordningen som er vedtatt for bygget. SBD vil likevel oppfordre alle ansatte om å etterfølge Stavanger Kommunes vedtak. Stavanger natur-og idrettsservice Styret, vedtak: Stavanger natur- og idrettsservice KF innfører ikke Stavanger kommunes retningslinjer for bruk av tobakk i arbeidstida nå, men avventer evalueringen som gjøres etter et år. NIS ansatte som arbeider i kommunale bygg følger ordningen som er vedtatt for bygget/eiendommen. Foretaket vil likevel oppfordre alle ansatte om å etterfølge Stavanger kommunes vedtak. AMU: «Røykeforbud i arbeidstiden, vedtak fra styret Endelig vedtak fra styret er gjennomgått. AMU ønsker fortsatt fokus på 8 punkt: 1. Finne frem dagens regler, prosedyre/retningslinjer 2. Vi innfører IKKE røykeforbud i arbeidstiden på lik linje med SK 3. Er ikke mange røykere i NIS p.t 4. Fotsette med røykeavvenningskurs 5. Forbudt: - Røyking i bil, innendørs, lager, ganger, utenfor inngangsparti samt i og ved skoler og barnehager. 6. Utarbeide adferdskode (Code of conduct) og ta med at vi ikke røyker offentlig i arbeidstiden. 7. Like regler i alle avdelinger i NIS 8. Røyking i arb.tiden begrenses, dersom det går ut over drift vil den det gjelder bli innkalt til samtale.» Stavanger parkering Retningslinjer for bruk av tobakk i arbeidstida Det er utarbeidet nye retningslinjer for bruk av tobakk i arbeidstida. Retningslinjene ble behandlet av formannskapet og følgende flertallsvedtak ble fattet: 1. Stavanger kommune skal være en røykfri arbeidsplass. Dette gjelder alle virksomheter og avdelinger og innebærer at all bruk av røyk, ikke tillates i arbeidstiden. 2. Alle skoler og barnehager skal være tobakksfrie. 3. Retningslinjene innføres fra Saken oversendes de kommunale foretakene med anmodning om å innføre en tilsvarende ordning. 5. Ordningen evalueres etter et år. 6. Røykeforbudet skal også gjelde folkevalgte 7

40 Vedtak: Stavanger Parkeringsselskap KF innfører ikke Stavanger kommunes retningslinjer for bruk av tobakk i arbeidstida nå, men avventer evalueringen som gjøres etter et år. Sølvberget Saken ble behandlet i styret for Sølvberget (sak16/15) med følgende vedtak: «Sølvberget KF innfører ikke Stavanger kommunes retningslinjer for bruk av tobakk i arbeidstida nå, men avventer evalueringen som gjøres etter et år». 8

41 Tobakksfri arbeidstid: skole og barnehage :06 1. Kjenner du til at Stavanger kommune innførte tobakksfri (ingen bruk av snus eller røyk i arbeidstiden) i skoler og barnehager fra ? 100% 91,1% 90% 80% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 20% 8,9% 10% 0% Ja Nei

42 Tobakksfri arbeidstid: skole og barnehage :06 2. Opplever du å ha fått god nok informasjon ved innføringen av tobakksfri arbeidstid? 100% 90% 80% 74,4% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 17,8% 20% 7,8% 10% 0% Ja Nei Vet ikke

43 Tobakksfri arbeidstid: skole og barnehage :06 3. Har tobakksfri arbeidstid hatt praktisk betydning for ditt forbruk av røyk og/eller snus? 100% 90% 80% 72,6% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 20% 10,7% 10% 3,6% 4,8% 1,2% 1,2% 3,6% 2,4% 0% Nei, jeg Nei, jeg røyker/snuser røykte/snuste ikke/jeg har aldri ikke på jobb. røykt/snust Nei, jeg Ja, jeg Ja, jeg røyker Ja, jeg snuser Ja, jeg har sluttet Ja, jeg har sluttet røyker/snuser røyker/snuser ikke, bare snuser ikke, bare røyker å røyke/snuse på helt å fortsatt på jobb. mindre på jobb. på jobb på jobb jobb. røyke/snuse.

44 Tobakksfri arbeidstid: skole og barnehage :06 4. Hvor positivt eller negativt synes du tobakksfri arbeidstid har vært? 0 er veldig negativt og 10 er veldig positivt. 34 NPS -skåre 30,3% 5,6% Kritikere 64,0% Passive Ambassadører 0% 10% 20% 30% 40% 50% Prosent 60% 70% 80% 90% 100%

45 Tobakksfri arbeidstid: skole og barnehage :06 5. Hvis du sluttet eller trappet ned røyking/snusing etter innføringen av tobakksfri arbeidstid, benyttet du deg av noen av disse tilbudene? 100% 96,5% 90% 80% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 20% 10% 3,5% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Frisklivssentralens røykesluttkurs Appen: Slutta Røykeslutt telefonen Helsenorge.no 0,0% 0% Nikotintyggegummi Spørsmålet er ikke relevant Annet

46 Personal og organisasjon Saksprotokoll Postadr.:Postboks 8001, 4068 STAVANGER Besøksadr.:Arne Rettedalsgate 12 Telefon: E-post: Org.nr SAKSBEHANDLER ARKIVSAK Sigrid Elin Utne 16/28933 Utvalg: Møtedato: Sak: ARKIVNR. DATO dato Hovedarbeidsmiljøutvalget /17 Røykfri arbeidstid - evaluering Resultat: Behandlet Arkivsak: 16/28933 Hovedarbeidsmiljøutvalget har behandlet saken i møte sak 2/17 Møtebehandling HAMU la frem følgende tilleggsforslag: Ordningen med røykfri arbeidstid videreføres. Retningslinjene innarbeides i personalhåndboken. Hamu oppfordrer til at røykfritt arbeidsmiljø også gjøres gjeldende for folkevalgte i sitt virke i kommunens arbeids- og møtelokaler. Saken legges frem til politisk behandling og til de kommunale foretakene. Votering Vedtak HAMU støtter at ordningen med røykfri arbeidstid videreføres. Retningslinjene innarbeides i personalhåndboken. Hamu oppfordrer til at røykfritt arbeidsmiljø også gjøres gjeldende for folkevalgte i sitt virke i kommunens arbeids- og møtelokaler. Saken legges frem til politisk behandling og til de kommunale foretakene.

47 Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2

48 Saksframlegg Dato: Saksnummer: Deres ref.: Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Styret for Sølvberget KF Møtedato: / Deres ref Votering: Nye Stavanger - husleieavtale Forslag til vedtak: Kulturhussjefen får fullmakt til å forhandle med Nye Stavanger om framleie av kontorlokaler i 4. etasje, samt bruk av møterom/arrangementslokaler. 1

49 Nye Stavanger - husleieavtale Bakgrunn for saken Prosjektorganisasjonen Nye Stavanger har tatt kontakt med Sølvberget KF for å undersøke om vi har kontorlokaler til utleie for dem i ca. to år framover. De oppgir at Sølvberget er spesielt interessant for dem fordi det er en sentral møteplass for hele regionen. Fakta Nye Stavanger trenger kontorlokaler som er fleksible og som har arbeidsplass til 5-10 personer. I tillegg trenger de tilgang til interne møterom og arrangementslokaler. I dialog med Nye Stavanger er det vurdert at deler av kontorlokalene i 4. etasje øst som tidligere tilhørte kinoadministrasjonen, er svært aktuelle. Disse arealene inneholder tre rom som er egnet til felleskontor/møterom samt garderobe og toalett. Totalt areal er rundt 100 kvm. Lokalene ligger i nærheten av kantine for ansatte og ett av de interne møterommene. I tillegg ønsker Nye Stavanger å bruke arrangementslokaler, primært i første etasje, til ulike informasjonsmøter for innbyggerne o.l. De ønsker også å bruke 1. etasje til å profilere og informere om den nye kommunen. 2