REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-09/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering:

Transkript

1 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-09/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 27/ GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE Forslag til vedtak: Styret godkjenner møteprotokollen fra

2 Sølvberget KF Bibliotek og kulturhus Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: Faks: E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no Org.nr. NO REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO SJE-09/ & / Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommer 2.etg., Sølvberget Møtedato: Tid: kl Møteleder: Ole J. Aga Til stede på møtet Medlemmer: Ole J. Aga, Merete Eik, Anne Tove Austbø, Gro F. Haugastuen, Per A. Torbjørnsen Dessuten møtte: Kulturhussjef Marit Egaas, styresekretær Søren Jensen Tilhørere: 7 Stavanger Ole J. Aga Leder Søren Jensen Styresekretær

3 19/09 09/8559 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE Styret godkjenner møteprotokollen fra /09 09/8495 HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN ÅRSBUDSJETT Styret for Sølvberget KF tilrår bystyret å godkjenne forslag til årsbudsjett 2010 og Handlingsog økonomiplan for Sølvberget KF med de endringene som fremkom på møtet. 2. Kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialog med rådmannen. 21/09 09/7999 BRUK AV DISPOSISJONSFOND Styret for Sølvberget godkjenner at kr fra foretakets disposisjonsfond disponeres til oppussing av kjøkken og kantine i 4. etasje. 22/09 09/8494 OMGJØRING AV MIDLERTIDIGE STILLINGER 1. Styret for Sølvberget godkjenner oppretting av en 11 % stilling og en 9 % stilling som bibliotekmedarbeider, slik at vaktplanen er i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk. Kostnaden dekkes ved midler fra bibliotekets vikarbudsjett. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å gjøre mindre justeringer i stillingenes størrelse, i tråd med framtidige endringer i vaktplanen.

4 23/09 09/8448 OMGJØRING AV MIDLERTIDIG STILLING - STAVANGER FRIBYSENTER 50 % midlertidig stilling som koordinator for fribyordningen omgjøres til fast stilling fra /09 09/8088 SHAHRAZAD - RAPPORTERING TIL EU Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 25/09 09/8585 REFERATSAKER Vedlagte referatsaker blir tatt til orientering.

5 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-09/ C60 & / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 15/ Styret for Sølvberget KF 28/ TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL 2009 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar rapport for 2. tertial 2009 til orientering.

6 TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL 2009 Hva saken gjelder Tertialrapport 2. tertial I denne saken er rapportering på økonomi og statistikk samlet i en sak. I tillegg rapporteres det om status for viktige mål og tiltak i Økonomi (Tall i kr 1000) Budsjett 2009 Regnskap pr Forbruk % 30 LØNNSUTGIFTER ,7 % 31 DRIFTSUTGIFTER ,7 % 32 INVENTAR, UTSTYR OG MASKINER ,2 % 33 KJØP AV TJENESTER ,7 % 34 OVERFØRINGER ,4 % 35 FINANSUTGIFTER ,3 % Utgifter totalt ,3 % 36 INNTEKTER ,9 % 37 REFUSJONER ,8 % 38 OVERFØRINGER ,2 % 39 FINANSINNTEKTER ,4 % Inntekter totalt ,3 % Årsbudsjettet til Sølvberget medregnet prosjektene er kr 65,5 millioner. Av disse er tilskuddet fra kommunen kr 46,6 millioner. Ved utgangen av 2. tertial er samlet forbruk 58,3 %. Et snitt for 8 måneder tilsvarer et forbruk på 64 % på lønnsrelaterte konti og 66 % på øvrige driftskonti. På inntektssiden har vi fått inn 69,3 % av det som pr i dag ligger inne i budsjettet. Finansinntektene er i hovedsak øremerkede midler som er overført fra For de største prosjektene er status følgende: - Icorn har et forbruk pr 1 tertial på 32 % av budsjett på 2,8 mill. Dette er lavere enn snittet skulle tilsi, men dette skyldes at vi avventer diverse utgifter, blant annet knyttet til styremøte i Icorn i september. - Litteraturfestivalen Kapittel arrangeres i år fra 16. til 20. september. Pr er forbruket 26 % av årets budsjettt på kr 2,4 mill. - Vi er godt i gang med Shahrazad prosjektet, et eget større EU sponset prosjekt under Icorn paraplyen med budsjett på totalt 32 mill. over fem år. Budsjettet fordeles på 5 Europeiske byer, hvor Sølvberget har koordinatorrollen. Forbruket er på 44 % av totalbudsjettet på kr 1,4 mill for Sølvberget i I årets budsjett var det avsatt kr til Kiellandutredningen. Utredningen er nå avsluttet og regnskapet viser til et forbruk på kr Som det fremgår av tallene forekommer avvik mellom budsjett og regnskap. Tidsmessig vil vi få en forskyving av budsjetterte inntekter og faktiske inntekter gjennom året. Årsaken er blant annet at noen eksterne tilskudd betales i starten på året, andre kan være sene med å sende oss pengene, mens noen krever ferdig revisorgodkjent regnskap før de utbetaler. Totalt sett mener vi regnskapet er under kontroll.

7 Aktivitet 2. tertial er vanligvis en noe roligere periode når det gjelder besøk og arrangement. Mye av planleggingen av høstens aktiviteter, ikke minst Kapittel 09, gjøres i denne perioden. Kort om noen av de viktigste tiltakene i årsplanen: - Åpning av nytt bibliotek i Amfi Madla er fastsatt til ABM-utvikling har sagt opp avtalen med Sølvberget om utvikling og drift av Litteratursiden.no. - Sykefraværet er på 3,3 % i perioden Dette er bedre enn målsettingen. I 2008 var sykefraværet på 5,3 % - Kantina er oppgradert, til bruk både for ansatte og eksterne arrangement - Det er gjort avtale med Nasjonalbiblioteket om digitalisering av vinylsamlingen av rogalandsmusikk. De vil også bistå med å utarbeide en diskografi for Rogaland. Dermed er arbeidet med oppbygging av et regionalt senter for pop og rock i Rogaland startet. Rogaland fylkeskommune har gitt støtte til prosjektet med kr Securitas er valgt som leverandør for vektertjenesten på Sølvberget - Bibliotekets sommerpatrulje, med en sølvfarget veteranbil som drahjelp, var en stor suksess i år også - Ny fribyforfatter, Manal el-sheik, er på plass i Stavanger - Det er gjennomført kompetansekarlegging av ansatte, i samarbeid med Stavanger kommune - Sølvberget deltok i Musikkfest Stavanger, med Arneageren som en viktig arena - Sølvberget Cinematek fortsetter ordnær drift ut november, men det er fortsatt uavklart hvor mye statlig støtte det nasjonale prosjektet vil motta videre i Statistikk 1+2. tertial tertial 2008 % utv Utlån alle bibliotekavdelinger % Besøk hovedbibliotek % Besøk Sølvberget Galleri % Besøk på Sølvbergets nettsider % Besøk på Aleph-web (biblioteksystemet) % Arrangement/brukerorienteringer % Utlån/besøk Utlånet har økt med 7 % i år, på tross av at Madla bibliotek har vært stengt hele perioden. Besøket på hovedbiblioteket har økt med hele 11 %. Dette er svært gledelige tall. Besøket på bibliotekavdelingene har gått litt ned de tre foregående årene, mens utlånet har vært relativt stabilt, etter en markant nedgang på 10 % i Det blir spennende å se om den positive utviklingen fortsetter. Besøket på Sølvbergets nettsider går ned, en utvikling som startet våren Ved nærmere ettersyn skjedde det et plutselig fall i besøk 14. april Forklaringen er interne oppgraderinger på våre publikums PC-er (med Sølvbergets forside som startside). Den tidligere versjonen genererte et langt høyere antall treff på Sølvbergets nettforside enn den versjon som nå er i bruk. Dette funnet illustrerer hvor vanskelig det er å måle og sammenligne besøkstall på ulike nettsider.

8 Bruken av bibliotektjenestene på internett øker fortsatt. Arrangement Antall arrangement har gått ned med 43 %, noe som er forventet etter et spesielt aktivt kulturhovedstadsår. Tallet er likevel høyere enn i 2007 da det var 167. Antall arrangement for barn er faktisk høyere enn i fjor. Sølvberget Galleri Galleriet var stengt fra pga ombygging av inngangspartiet. Da åpnet Kunstskolens avgangsutstilling som vistes tre uker. Morten Krogh åpnet årets sommerutstilling Rekonstruerte minner På grunn av lang stenging, og veldig godt besøk på fjorårets opplevelsesutstilling Tre bøker, en verden er besøket gått betydelig ned sammenlignet med Det samme gjelder antall arrangement i regi av Sølvberget Galleri. Besøket er likevel bra i forhold til de utstillingene som har vært der. Marit Egaas bibliotek- og kulturhussjef

9 Statistikkvedlegg: Besøk/utlån 2. tertial Tertial 2009 % Besøk Sølvberget Stavanger bibliotek, hovedbibliotek % Sølvberget Galleri % Sum % Besøk Stavanger bibliotek Kulturbiblioteket % Faktabiblioteket % Barne- og ungdomsbiblioteket % Musikk- og filmbiblioteket % Sum hovedbibliotek % Stavanger fengsel % Besøk bydeler (Madla) stengt Samlet besøk Stavanger bibliotek % Utlån Stavanger bibliotek totalt % Bruk av nett-tjenester Besøk på Sølvbergets nettsider % Besøk på Aleph-web % Besøk på Nord-Sør biblioteket * Fornying av lån på nett 59 % 55 % -7 % Reservering av bøker på nett 54 % 60 % 11 % Arrangement (antall) Arrangement for voksne % Arrangement for barn % Brukarorientering voksne % Brukerorienteringer barn % Arrangement på Galleri Sølvberget % Arrangement totalt % *Global.no har fått nye websider. Det arbeides med å få en sammenlignbar statistikk

10 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-09/ D12 & / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 29/ ORDENSREGLER FOR SØLVBERGET - REVISJON Forslag til vedtak: Reviderte ordensregler for Sølvberget godkjennes

11 ORDENSREGLER FOR SØLVBERGET - REVISJON Hva saken gjelder Revisjon av gjeldende ordensregler for Sølvberget, vedtatt av styret 25. mai Bakgrunn for saken Det er spesielt to forhold som gjør at kulturhussjefen ønsker å revidere gjeldende ordensregler for Sølvberget: - Dagens regler innholder et forbud mot spising av medbrakt mat og drikke. Dette forbudet har vist seg svært vanskelig å overholde. - Reglene er ikke klare nok når det gjelder i hvilke tilfeller personer kan bortvises fra Sølvberget. Det er i tillegg foretatt en språklig revisjon og en forenkling av reglene. Forslag til nye ordensregler er drøftet med vaktselskapet på Sølvberget, tillitsvalgte og kommuneadvokaten. Vurdering Kulturhussjefen anbefaler at vedlagte forslag til ordensregler godkjennes. Reglene settes eventuelt i verk umiddelbart etter styrets godkjenning. Marit Egaas Bibliotek- og kulturhussjef Vedlegg - Gjeldende ordensregler - Forslag til nye ordensregler

12 Ordensregler for Sølvberget (vedtatt av styret for Sølvberget KF den 25. mai 2004) 1. Sølvberget er et kulturhus. Aktivitetene i huset skal derfor være i tråd med husets formål. Vektere og ansatte har rett til å vise bort personer som bruker huset i strid med ordensreglene. 2. Spising av medbrakt mat og drikke er forbudt. Skoleklasser, barnehager og andre grupper som har avtalt besøk på kulturhuset kan få anvist spiseplass. For kinoen gjelder egne regler. 3. Berusede personer og personer som er til alminnelig sjenanse har ikke adgang til å oppholde seg i kulturhuset og skal øyeblikkelig vises bort. 4. Det er forbudt å ta med dyr i kulturhuset. Førerhund er unntatt fra denne regelen. 5. I perioder med særskilt sårbare utstillingsobjekter er det forbudt å ta med barnevogner inn på Sølvberget Galleri. På Sølvberget Galleri skal mobiltelefoner være slått av. 6. Personer som blir tatt i hærverk/tilgrising skal avkreves legitimasjon og utestenges fra kulturhuset. Grovere tilfeller skal anmeldes til politiet. 7. Det er forbudt å henge opp plakater eller sette ut plakatbukker i fellesarealer eller utenpå kulturhuset. Alle plakater leveres kulturinformasjonen, som står for godkjenning og opphenging/utplassering. For utleide arealer og for kinoens og Sølvberget KF sine montre/oppslagstavler gjelder egne regler. 8. Utstillinger, opptredener, salgsaktiviteter, opphenging av bannere og plassering av installasjoner i eller utenfor kulturhuset kan bare skje dersom det i god tid på forhånd er godkjent av kulturhusets ledelse. 9. Alle ansatte med publikumstjeneste skal bære skilt. Vikarer og ekstrahjelp skal bære skilt merket vikar. 10. Det er forbudt å ta med sykkel eller benytte rulleskøyter, rullebrett og lignende i kulturhuset. 11. Disse ordensreglene er vedtatt av styret for Sølvberget KF den 25. mai 2004 og gjelder inntil nye ordensregler blir vedtatt.

13 Forslag til nye ordensregler for Sølvberget 1. Sølvberget er et levende kulturhus og byens sentrale møteplass. Vi forventer at alle som besøker huset, tar hensyn til andre besøkende og til ansatte. 2. Besøkende henstilles om å ta mobilsamtaler utenfor biblioteket eller Sølvberget galleri, for eksempel i foaje eller gangarealer. 3. Medbrakt mat og drikke er tillatt, så lenge alt avfall etterlates i oppsatte søppelkasser. Vi forventer at bibliotekets materiale og utstyr ikke blir tilsølt, verken ved bruk i biblioteket eller ved hjemlån. Skoleklasser, barnehager og andre grupper som har avtalt besøk på kulturhuset, kan få anvist spiseplass. 4. Førerhund er tillatt i Sølvberget. Alle andre dyr må bli igjen hjemme. Sykler, rullebrett, rulleskøyter og lignende er ikke tillatt. 5. Plakater med aktuell kulturinformasjon leveres informasjonen i 1. etasje som godkjenner og henger opp på anvist plass. 6. Alle utstillinger, opptredener og andre aktiviteter i eller utenfor kulturhuset skal godkjennes av Sølvbergets ledelse i god tid på forhånd. Søknadsskjema finnes på våre hjemmesider. 7. Bortvisning fra Sølvberget vil skje i følgende tilfeller a) Synlig rusede personer, eller personer som bruker rusmidler i lokalene b) Personer som er til sjenanse pga. bråk, eller opptrer aggressivt eller truende mot personalet eller andre besøkende c) Personer som blir tatt i å bedrive hærverk eller annen kriminell virksomhet 8. Bortvisning gjelder midlertidig i den aktuelle situasjonen. Grovere eller gjentatte tilfeller kan medføre utvisning i inntil 1 måned, eventuelt politianmeldelse. I tillegg gjelder Politivedtekt for Stavanger kommune