Evaluering av «Søndre side»

Transkript

1 Evaluering av «Søndre side» Sammendrag Rådet har, med bakgrunn i Finansstyrets orientering til Samfundsmøtet 24. november 2012, evaluert prosjektet «Søndre side» for å belyse saksbehandlingen og overordnet gjennomføring av prosjektet. Prosjektet hadde som formål å bygge en ny hverdagsinngang som også var tilpasset tidens krav til universell utforming. Samfundsmøtet vedtok et budsjett på 10 millioner, men siste prognose fra 12. november viser en totalkostnad på nærmere 15,8 millioner. Samfundet har engasjert Karl Knudsen AS til prosjekt- og byggeledelse. Prosjektet har fra Samfundets side blitt fulgt opp av administrasjonen, som har rapportert jevnlig til Finansstyret. Finansstyret har rapportert budsjettoverskridelser til Samfundsmøtet når de har blitt gjort kjent med dem. Evalueringen viser at prosjektet ikke har blitt prosjektert i tilstrekkelig detalj til å avdekke kostnadene tidligere. En mer detaljert prosjektering ville ikke redusert kostnaden, men ville gitt Samfundet et mer nøyaktig budsjettgrunnlag. Finansstyret har etter Rådets oppfatning ikke holdt tilbake informasjon eller gått ut over sine fullmakter. Når den profesjonelle prosjektledelsen ikke har avdekket kostnadene tidligere, synes det urimelig å forvente at Finansstyret eller andre deler av organisasjonen skulle oppdaget disse. Rådet har gjennomgått Finansstyrets behandling av saken og finner at det ikke er begått formelle feil. Rådet har tillit til jobben Finansstyret har gjort. 1

2 Innledning Rådet har evaluert prosjektet «Søndre side». Bakgrunnen for evalueringen er Finansstyrets orientering til Samfundsmøtet 24. november 2012 om en kostnadsoverskridelse på ca. 6 millioner kroner. Denne rapporten forsøker å belyse saksbehandlingen i Studentersamfundet og den overordnede gjennomføringen av prosjektet for å trekke ut lærdom til fremtidige prosjekter. Prosjektbeskrivelse Utdrag fra prosjektbeskrivelsen som ble presentert på Samfundsmøte høsten 2010: «SAMFUNDSBYGNINGEN - SØNDRE SIDE MÅL FOR PROSJEKTET Prosjekt Søndre side skal gi En ny inngang med universell utforming tilgjengelighet til publikumsrettede lokaler En ny hverdagsinngang med bedre logistikk for lokalene på søndre side, samt Bodegaen, Rundhallen og Storsalen, og erstatte bakdøra En enkel, lett vinterhage som løser vedlikeholdsproblemene med dagens utforming og legge til rette for integrert uteservering UNIVERSELL UTFORMING STUDENTERSAMFUNDET FOR ALLE Det runde hus, med sine mange plan, trapper og rotunder, er nærmest utilgjengelig for rullestolbrukere og andre bevegelseshemmede. Løsningen med ny inngang på sørsiden har rampe opp til inngangsplanet og direkte atkomst til ny heis inne i bygget. Heisen gir tilgjengelighet til de viktigste publikumsarealene Strossa, Bodegaen, Rundhallen, Lyche, Edgar, Klubben og Storsalen. NY HVERDAGSINNGANG Bakdøra - dagens hverdagsinngang for medlemmene er en trang dør som står mellom en utvendig og innvendig trapp. Den er lite funksjonell og ubrukelig for funksjonshemmede. Den nye inngangen på sørsiden et nytt trappetårn i stål og glass satt inn i overgangen mellom den runde og den firkantede bygningskroppen gir, i tillegg til direkte atkomst til ny heis, egen atkomst via trapp til alle publikumsarealene på sørsiden, samt Bodegaen, Rundhallen og Storsalen. Bakdøra kan frigjøres for gjengfolk og annen intern bruk. eller flere sammen. Den gir også bedre rømningsveier fra Strossa, Bodegaen, Rundhallen, Lyche, Edgar, Klubben og Storsalen; rett ut i trappetårnet og ut på fortauet.» 2

3 Evaluering Mandat Rådet er Studentersamfundets kontrollorgan og skal etter 9 i Studentersamfundets lover «[se] til at den økonomiske driften av Studentersamfundet skjer i samsvar med lover, instrukser og vedtak i Studentersamfundet». Med utgangspunkt i denne kontrolloppgaven kan Rådet iverksette egne undersøkelser og evalueringer når de ser det er nødvendig. I tillegg har Finansstyrets leder i brev 15. november 2012 anmodet Rådet om «å foreta kontroll av Finansstyrets saksbehandling og vedtak i saken». Finansstyret har, uavhengig av de siste overskridelsene, foreslått å sette ned et utvalg for å evaluere prosjektet. I lys av overskridelsene har Finansstyrets leder foreslått at dette utvalget settes ned av Rådet eller av Finansstyret og Rådet i samarbeid. Rådet har en observatør tilstede i Finansstyrets møter, og har dermed hatt tilgang til informasjon om prosjektet gjennom hele perioden. Formål Formålet med evalueringen er å foreta kontroll av saksbehandlingen for å avdekke om det er begått formelle feil eller holdt tilbake informasjon. Målet er å trekke lærdom av prosjektet for å unngå lignende hendelser i fremtidige prosjekter. Evalueringen er gjennomført ved å undersøke følgende spørsmål: 1. Hvordan har kostnadsestimatet utviklet seg? 2. Har Finansstyret i tilstrekkelig grad informert Samfundsmøtet og videreformidlet den informasjonen de til enhver tid har hatt? 3. Har Finansstyret i tilstrekkelig grad fulgt opp prosjektet og innhentet nødvendig informasjon? Disse tre spørsmålene vil gi svar på Finansstyrets anmodning om å foreta kontroll av deres saksbehandling og vedtak i saken. Avgrensning Denne rapporten evaluerer Samfundets prosess og håndtering av prosjektet, ikke byggteknisk gjennomføring. Evalueringen begrenses i tid til det som har hendt fra Samfundsmøtet vedtok igangsettelse 14. januar 2012 og frem til budsjettoverskridelsen ble meddelt Samfundsmøtet 24. november Fremgangsmåte Ekstern kompetanse på byggeprosjekter er nødvendig dersom evalueringen skal gå inn på byggfaglige vurderinger og detaljer i prosjekteringen. Siden hovedspørsmålene i evalueringen handler om informasjonsflyt og hvordan de ulike leddene i prosjektorganisasjonen har håndtert informasjonen som har nådd dem, har Rådet valgt å utføre en intern evaluering i stedet for å hente inn ekstern ekspertise. Det byggfaglige er dermed utelatt fra rapporten. Rådet har selv stått for evalueringen. 3

4 Rådet har siden november gått gjennom samtlige sakspapirer som er tilknyttet prosjektet, snakket med dem som har vært direkte involvert eller som har informasjon i saken og på denne måten skaffet seg oversikt over prosjektets gang og involverte. Rådet har innhentet og gjennomgått følgende dokumenter: Prosjektbeskrivelse Protokoll fra Samfundsmøter Protokoll og sakspapirer fra Finansstyrets møter Referat fra byggherremøter Referat fra byggemøter Kostnadsprognoser Administrasjonens forklaring og analyse av siste prognose Finansstyrets presentasjoner på Samfundsmøter Det er også rettet spørsmål til og innhentet svar fra: Finansstyret Finansstyrets leder Dag Herrem Daglig leder Nora R. Hermansen Assisterende daglig leder Espen Halmøy I tillegg har Rådet hatt nødvendig kommunikasjon med andre relevante involverte. 4

5 Roller og informasjonsflyt Organisasjonskartet er utarbeidet av Karl Knudsen AS. Finansstyret utpekte 27. oktober 2010 Samfundets byggekomité og Trond Skjefstad (i organisasjonskartet beskrevet som «rådgiver») til å følge opp prosjektet og rapportere til Finansstyret. Dette arbeidet har fortsatt også etter at Skjefstad var ferdig med sitt verv som nestleder i Finansstyret, april Skjefstad har hatt det reelle ansvaret for overordnet ledelse mht. fremdrift, løsninger og økonomi. Samfundets byggekomité har i perioden kun vært underrettet om prosjektet. 5

6 Assisterende daglig leder, Espen Halmøy, har fungert som byggherres representant. Karl Knudsen AS ble engasjert for å ivareta prosjektledelsen (prosjektleder) og har hatt det daglige ansvaret på byggeplassen (byggeleder). Samfundsmøtet Samfundsmøtet er Studentersamfundets høyeste organ og sitter til slutt med alt ansvar i saker som angår Studentersamfundet. Studentersamfundets generalforsamling velger Finansstyret. Et Samfundsmøte kan vedta mistillit mot enkeltmedlemmer eller hele Finansstyret. I dette prosjektet har Finansstyret, på grunn av prosjektets art og kostnad, vært nødt til å innhente Samfundsmøtets godkjennelse til iverksettelse. Dette har skjedd ved en serie vedtak hvor siste kostnadsprognose har blitt lagt frem og lagt til grunn for et budsjett. I tillegg har Finansstyret informert om budsjettoverskridelser underveis. Samfundsmøtet sitter med ansvaret for vedtak om igangsettelse av prosjektet. 14. januar vedtok Samfundsmøtet enstemmig å igangsette prosjektet med en kostnadsramme på 7,5-8,5 millioner. 14. mars ble Samfundsmøtet orientert av prosjektlederen om en budsjettert kostnad på 9,075 millioner. 14. april godkjente Samfundsmøtet et budsjett på 10 millioner, hvorav ca. 1 million var lagt inn som en buffer for uforutsette utgifter. Etter byggestart ble Samfundsmøtet informert ytterligere to ganger om overskridelser: 1. september varslet Finansstyret om en overskridelse på kr grunnet uforutsette utgifter og egenpåførte kostnader (total kostnad ). 24. november ble Samfundsmøtet nok en gang informert, denne gang om prognosene fra 12. november som viser en total kostnad nær 16 millioner. Vedlegg A inneholder Samfundsmøtets orienteringer og vedtak angående prosjektet. Finansstyret Finansstyret er valgt av generalforsamlingen og må forholde seg til vedtak truffet av Samfundsmøtet, inkluderet budsjett for dette prosjektet. Finansstyret har blitt holdt orientert om prosjektet gjennom sine månedlige møter. Fremdrift og økonomi i prosjektet har vært et fast punkt på disse møtene. Innholdet i disse orienteringene har ikke blitt referatført og er derfor ikke mulig å ettergå. Finansstyret har gjennom administrasjonen etterlyst nye prosjekteringer og estimater på byggherremøtene. Administrasjonen spurte 27. juni om posten for uforutsette utgifter var brukt opp. De første kostnadsestimatene i august tydet på at prosjektet skulle holde seg innenfor budsjettet. I slutten av august ble de første overskridelsene kjent for Finansstyret. Da skulle etter planen prosjektet også vært ferdigstilt. Finansstyret ble deretter på møtet 15. november informert om den reviderte prognosen for de samlede prosjektkostnadene. Denne viste en forventet økning i prosjektkostnader fra kr til kr, med andre ord en differanse på kr siden 1. september. 6

7 Administrasjonen Finansstyret gav administrasjonen ansvar for den daglige oppfølgingen av prosjektet med Espen Halmøy som byggherrerepresentant. Halmøy var tilstede på Finansstyrets møter og har underrettet Finansstyret fortløpende. Administrasjonen reagerte blant annet på mye elektrikerarbeid og etterlyste nytt kostnadsestimat for dette. Dette skulle komme sammen med ny stipulert totalkostnad på Byggherremøtet og ble ikke kjent før totalkostnaden ble kjent 12. november. Byggherremøter Byggherremøtene er møter mellom byggherre og prosjekt- og byggeledelse. Her har representanter fra administrasjonen ved Studentersamfundet og Karl Knudsen AS vært til stede. Temaer i disse møtene var prosjektering, økonomi og den helhetlige fremdriften. Møtene ble holdt hver uke i perioden mars-juni og august-oktober. På byggherremøtet 26. september fikk Karl Knudsen AS i oppgave å vurdere ny stipulert totalkostnad for prosjektet. Dette ble etterspurt på møtene som fulgte, men ble ikke klart før 12. november. Den endelige prognosen nådde ikke Finansstyret før 15. november, sju uker etter at det første gang ble nevnt i møtereferatet fra byggherremøtet. Finansstyret fikk ikke signaler om at totalkostnaden ville være av alvorlig grad før endelig prognose. Byggemøter På de ukentlige byggemøtene var aktører fra de ulike underentrepenørene og administrasjonen ved Studentersamfundet innkalt. Her ble det informert om daglig progresjon, HMS og detaljer rundt arbeidet som pågikk. Det ble ikke diskutert overordnet budsjett på disse møtene. Disse møtene ble holdt hver uke i perioden april-juni og augustoktober. 7

8 Overskridelser Det har blitt utarbeidet sju kostnadsprognoser. De tre første ble utarbeidet før byggestart og ble lagt til grunn for prosjektets budsjett og Samfundsmøtets vedtak om godkjenning av prosjektgjennomføringen. Etter byggestart 20. april ble det utarbeidet fire prognoser: 14. august, 16. august, 24. august og 12. november. Alle prognosene er samlet i vedlegg B. De største overskridelsene har blitt synlige kun i den siste prognosen. I prognosen datert 24. august er budsjettrammen vedtatt av Samfundsmøtet overskredet med kr. 1. september informerte Finansstyret Samfundsmøtet om overskridelser på kr på grunn av selvpåførte utgifter. Administrasjonen har gått gjennom prognosen fra 12. november for å se om andre arbeider som har blitt gjort i samfundsbygningen i samme tidsperiode har blitt belastet prosjektet. Noen av disse arbeidene er gjort som følge av prosjektet og utgiftene knyttet til disse inngår således i den kostnaden man må budsjettere med. Andre arbeid er oppgraderinger de valgte å utføre i sammenheng med byggeprosjektet, da en fikk gjennomført disse til en lavere totalpris enn om de skulle gjennomføres som egne prosjekt i ettertid. Dette gjelder spesielt ventilasjonsanlegget som fikk større utbedringer enn prosjektert for å gi bedre ventilasjon av eksisterende lokaler. I tillegg finnes det kostnader som er helt utenfor prosjektet, men som av praktiske hensyn har blitt utført av de samme håndverkerne og dermed feilaktig blitt fakturert prosjektet. Rådet forholder seg likevel til prognosen fra 12. november, uavhengig av eventuell senere fordeling mellom interne regnskapsposter. 8

9 Grunn- og betongarbeider De første økningene skjedde i forbindelse med nye arkitekt- og RIB-tegninger i april som ga en revisjon til kr. Under utgravningen av tomten kom det nye elementer som gjorde at utøvelsen av arbeidet måtte endres og det påløpte økning til kr i juni. Sluttsummen på arbeidet ble kr etter ytterligere endringer til arbeidet utført og perioden utstyr ble på plassen. 9

10 Glass- og aluminiumsarbeider Budsjettoverskridelsen for posten for glass- og aluminiumsarbeider er på kr. Det meste av dette er kommet etter prognosen 24. august. På grunn av tilleggskrav underveis i byggeprosessen økte omkosningene av glass og aluminium. Det kom krav om styring av røyk- og ventilasjonslukene på toppen av trappetårnet og flere lufteluker enn originalt beregenet. Billettkontoret ble også rammet av brannkrav og glassfronten kom i tillegg til det originale estimatet. Med dobbel håndløper på begge sidene av trappen, i stedet for en enkel på én side, ble det sammen med flere krav en fordobling av det opprinnelige budsjettet. 10

11 Takisolering, tekking og innerdører Kostnaden til takisolering, tekking og innerdører var budsjettert til kr og endte på kr. I prognosen 14. august ble det opprinnelige budsjettbeløpet mer enn doblet. I prognosen 16. august ble det nok en gang mer enn doblet, til kr. 24. august ble posten nok en gang økt, denne gangen til , allerede da en grov budsjettoverskridelse på 790 %. Når dette tallet så øker til i prognosen 12. november, står denne posten alene for kr av budsjettoverskridelsene. Entrepenøren som ble satt til denne posten har foretatt seg en hel del oppgaver under prosjektet som andre entrepenører ikke har kunnet dekke. Noen av årsaksmomentene som blir listet i Karl Knudsens rapport er som følger: Dørleveransen ble dyrere enn antatt, pga strenger brannkrav Omfattende branntetting rundt heisen Hulltakinger Rydding av rømningsveier Byggvask og rydding i flere runder Leie av brakkerigg Malerarbeid og gulvbelegg i Storsalen Bygging av nye vegger i Strossa Vegger for nye handikaptoalett Branndører i Rundhallen og Bodegaen 11

12 Elektrotekniske arbeider Den nest største overskridelsen er på budsjettposten for elektrotekniske arbeider, som blant annet inkluderte oppgradering av det gamle elektriske anlegget. _ Budsjettposten var satt til kr, noe som er svært lavt for et prosjekt som trenger strøm til heis, flytting av eksisterende sikringsskap og montering av ny belysning på 4 plan. Ved ny prognose 14. august ble dette justert opp til kr, og så 24. august til , før prognosen 12. november viser kr. Det er grunn til å spørre seg hvorfor beløpet var satt så lavt til å begynne med, og ikke minst hvordan en så dramatisk økning i kostnad kunne oppstå uten at noen begynte å ane uråd. Elektroteknisk arbeid står alene for en budsjettsprekk på kr. Punktene som kom i tillegg til den budsjetterte posten er som følger: Riving sammenkoblinger, feilsøking og lapping av gammelt nett Nye føringsveier Provisorisk strøm Provisoriske tilkoblinger for nødvendig drift. Sesam, Bodegaen, Strossa Ventilasjons anlegg Strossa. Riving gammelt system og opp med et helt nytt

13 Spesielle kabelføringer pga. lav himlingshøyde Arbeider og leveranser vedrørende røykluker Fem nye fordelingsskap rundt om i Samfundet KNX styring av lys Varmekabler og styring av varme i trapp Varmekabler i sluk, nedløp og annet utvendig Fra og til koblinger i Lyche Sesamprosjektet Deler av det elektriske arbeidet har gått på utbedringer som ikke er direkte tilknyttet prosjektet, men som det likevel var nødvendig å inkludere. Disse ekstraarbeidene burde imidlertid vært mulig å forutse på forhånd, med tanke på at man også tidligere har erfart at Samfundet er et komplisert bygg å gjøre utbedringer i. Teletekniske anlegg Mer adgangskontroll en forventet enn når Sikringskomiteen først så over planene for prosjeketet. Mer kabeltrekking, flere dører og heiskontroll gjør til at prisen økte med ytterligere 200,000,- 13

14 Konklusjon Hvordan har kostnadsestimatet utviklet seg? Prosjektet har ikke avdekket kostnadene tidlig nok. Gjennom hele våren og sommeren har prognosene ligget under budsjettet, for så å eksplodere helt på slutten av prosjektet. Flere av overskridelsene kunne og burde vært oppdaget tidligere, spesielt elektrikerarbeid og ekstrakostnader til brannsikring. Prosjektet har ikke i blitt prosjektert i stor nok detalj til å avsløre de reelle kostnadene. Ytterligere prosjektering ville sannsynligvis gitt Samfundsmøtet et mer nøyaktig budsjett ved behandling. Rådet har ikke informasjon som tilsier at prosjektet hadde blitt mindre kostbart av dette. Har Finansstyret i tilstrekkelig grad informert Samfundsmøtet, gitt den informasjon de har hatt? Det har vært i byggherremøtene overskridelsene først har blitt kjent. Halmøy har videreformidlet informasjonen til Finansstyret. Finansstyret har videre tatt med informasjon om de større økonomiske overskridelsene til Samfundsmøtet. Rådet tolker det ikke som at Finansstyret har holdt tilbake informasjon eller på annen måte gått ut over sine fullmakter. Har Finansstyret i tilstrekkelig grad fulgt opp prosjektet og innhentet nødvendig informasjon? Frem til slutten av august har prognosene vist at prosjektet holdt seg innenfor budsjettet. Finansstyret skal ha blitt holdt orientert om prosjektet på sine møter, men siden dette ikke har blitt referatført er det vanskelig å etterprøve hvilken oppfølging Finansstyret har gjort. Det er ingen grunn til å tro at Finansstyret ikke har hatt tilgang til den informasjonen som har vært tilgjengelig lenger ned i prosjektorganisasjonen. I den grad Finansstyret ikke har hatt nødvendig informasjon, har denne heller ikke vært tilgjengelig andre steder i organisasjonen. Samfundet innehar ikke kompetanse innen ledelse av denne typen prosjekter. Derfor har man engasjert en prosjektleder til denne jobben. Når den profesjonelle prosjektledelsen heller ikke har klart å avdekke budsjettsprekken tidligere, er det vanskelig å se for seg hvordan Finansstyret eller andre deler av organisasjonen skulle ha klart det. Det er ikke Finansstyrets oppgave å selv ha den daglige oppfølgingen av arbeidet. Denne er delegert til administrasjonen. Gjennom administrasjonen har Finansstyret fulgt opp prosjektet og innhentet nødvendig informasjon. 14

15 Finansstyrets rolle og saksbehandling Rådet har gjennomgått Finansstyrets behandling av saken og finner at det ikke er begått formelle feil. Finansstyret har engasjert ekstern kompetanse der Samfundet selv ikke innehar denne og kan ikke forventes å avdekke svakheter som innleid ekspertise ikke varsler om. Rådet har tillit til jobben Finansstyret har gjort og viser til våre anbefalinger. Anbefalinger Det er vanskelig å gi gode anbefalinger til forbedring av rutiner i en organisasjon som sjelden gjennomfører store byggeprosjekter. Når det er få prosjekter, blir det få muligheter til å forbedre rutinene, så Samfundet må i stor grad basere seg på ekstern kompetanse. Prosjektering Erfaring tilsier at inngrep på eksisterende bygningsmasse medfører stor usikkerhet og tilhørende kostnader. Dette tilsier at man bør gjøre grundigere prosjektering enn vanlig for å få kontroll på denne risikoen. Det bør sikres at tall som fremkommer er basert på befaring på huset, ikke bare estimater basert på erfaring fra andre bygninger. Prosjektgjennomføring I prosjektgjennomføringen bør Samfundet sikre seg i størst mulig grad at prosjektet gjennomføres innenfor budsjett. Før prosjektet startes bør det foreligge en plan for kostnadskontroll og -rapportering. Denne bør underleverandører gjøres kjent med. 15

16 16

17 Vedlegg A. Orienteringer og vedtak på Samfundsmøter Utdrag av beslutningsprotokoller for Samfundsmøter. Samfundsmøte 8. september 2011 «Orientering om Søndre Side prosjektet ved Einar Hallgren Problematisk med tilgang for bevegelseshemmede. Ønske om en ny inngang med trapp og heis, samt en vinterhage. Byggingen vil foregå i to trinn der byggetrinn 1 vil få på plass inngang, trapp og heis, mens trinn 2 blir byggingen av vinterhagen. Utfordringer rundt eksternfinansieringen av prosjektet. Samlet inn 2 millioner så langt, samt fått entreprenørene ned på selvkost. Mangler fortsatt rundt 3 millioner for å få realisert prosjektet. Håp om byggestart i uke 2, 2012.» Samfundsmøte 14. januar 2012 «Vedtak om igangsettelse av Søndre Side-prosjektet Studentersamfundet i Trondhjem samlet til Samfundsmøte 14. januar 2011 vedtar igangsettelse av prosjektet Søndre Side med byggestart våren Prosjektet har en budsjettramme på 7,5-8,5 millioner kroner. Vedtatt med følgende stemmeavgiving For: 193 stemmer Mot: 0 stemmer Blankt: 1 stemme» Samfundsmøte 14. mars 2012 «Orientering om Søndre Side-prosjektet ved Trond Skjefstad Prosjektet vil gi en ny trapp, og ny heis til Strossa, Bodegaen, Lyche, Rundhallen, Edgar, Klubben og Storsalen. Dette vil gi bedre tilgjengelighet for allmennheten, samtidig som det vil gjøre flyten lettere på Samfundet. Totalkostnaden for prosjektet er 9,075 millioner inkluder mva. Har valgt en høy standard på materialet som skal brukes, slik at det tåler en del slitasje. Planlagt byggestart er fredag 20.april Satser på å ha huset klart til overlevering 10.august Under byggeperioden søkes rømningskapasiteten opprettholdt, slik at arrangementene som er planlagt kan gjennomføres.» Samfundsmøte 14. april 2012 «Forslag om økt bevilgning til Søndre Side- prosjekt Samfundsmøtet godkjenner at Finansstyret gjennomfører prosjektet Søndre Side innenfor en total prosjektkostnad på kroner 10 millioner. Prosjektet gjennomføres med kr av eksterne midler avsatt til prosjektet, og kroner av egne midler. Forslaget ble vedtatt med følgende stemmegivning: 151 stemmer for 2 stemmer mot 11 blanke stemmer» Samfundsmøte 1. september 2012 «Orientering fra Søndre Side-prosjektet ved Finansstyret Storsalen vedtok utbygging av nytt trappeløp på Søndre Side Revidert budsjett viser en overskridelse stor kroner Dette på grunn av uforutsette 17

18 utgifter og selvpåførte utgifter, som nytt kortsystem og fettutløser. Åpning og bruksstart beregnes til å bli » Samfundsmøte 24. november 2012 «Orientering om Søndre Side ved FS Dag Herrem Vi kommer med dårlige nyheter. Prosjektet ser ut til å ende på nærmere 16 millioner. Prosjektet ble ikke grundig nok prosjektert, og kostnadsoverslag ble hentet inn i sommeren 2010, da byggebransjen hadde dårlige tider noe som førte til gunstige overslag. Siden 01. september er overskridelsene på rundt 4,4 millioner. Det har flere årsaker. Noen poster er feil henført til Søndre Side, det har vært strenge brannkrav, førtidig byggestart og forsinkelser. Prosjektet ble ledet av Trond Skjefstad, tidligere nestleder i FS, og entreprenør Karl Knudsen AS. Det er satt i gang en granskning av prosjektet for å avklare ansvarsspørsmål, og alle utbetalinger er satt på vent. Rådet vil også gjennomgå FS sin saksbehandling, og denne vil bli lagt frem på et Samfundsmøte etter jul. Budsjettet for 2013 vil bli vedtatt 13. desember, og man ser ingen store kutt i driften. Det sees på løsninger for å fordele kostnadene. Vedlikeholdsplanen må revideres eller vi må ta fra et fond. Åsmund Berstad: Flott at FS informerer og ser at arbeidet har vært mangelfult. Ville det blitt billigere ved bedre prosjektering? Dag Herrem: Ja, men prosjektet ville da blitt dyrt og Storsalen hadde nok ikke vedtatt det. Aleksander Skre: Har Samfundet råd til dette? Dag Herrem: Nei. Vi har penger til å betale, men det svekker likviditeten og ødelegger for fremtidige muligheter. Eivind Rindal: Er det for dårlige rutiner for hvordan man samarbeider med eksterne? Hva kunne vært gjort annerledes? Maria Hesjedal: Vil oppfordre alle til å gi gjengene korrekt informasjon. Ikke spre rykter! Jørgen Espnes: FS har tatt overskridelsene til Storsalen fortløpende, og Storsalen har vedtatt de. Line Jacobsen: Hvordan fungerer selvkost? Gi nok og riktig informasjon videre! FS har vist god dømmekraft og de har min fulle tillit. Dag Herrem: Etter den forrige overskridelsen ble vi skuffet og det ble satt i gang en gjennomgang av prosjektet eksternt. Det er i gang et arbeid for å lage en kravsliste for større prosjekter.» 18

19 B. Prognoser Dato Marginer og reserver Uforutsett Revisjon tilbud Felleskostnader 2. Bygning Grunn- og betongarbeider Stålarbeider Branntetting og brannmaling Bygningsmessige VVS-arbeider Bygningsmessige el-arbeider Stillas Glass- og aluminiumsarbeider Blikkenslager Takisolering, tekking og innerdører Mur, puss og flisarbeider Maling og belegg VVS-installasjoner Rørtekniske anlegg Ventilasjonsarbeider Elkraft Elektrotekniske arbeider Tele og automatisering Teletekniske anlegg Andre installasjoner Heisanlegg Huskostnad (sum 1-6) Utendørs Utomhusanlegg Entreprisekostnad (sum 1-7) Generelle kostnader Arkitekt RiB RiV RiBr Lysrådgiver PL Gebyrer Byggekostnad (sum 1-8) Spesielle kostnader Prosjektkostnad (sum 0-9)