Anskaffelsesstrategi for nye Altinn-kontrakter fra Vedlegg 2 Vurdering av mulige prismodeller (jf. kap 9 i anskaffelsesstrategien)

Transkript

1 Anskaffelsesstrategi for nye Altinn-kontrakter fra 2014 Vedlegg 2 av mulige prismodeller (jf. kap 9 i anskaffelsesstrategien) Innhold 1. Prismodeller Mulige prisingsmekanismer Prismodell Drift Applikasjonsforvaltning Videreutvikling Tredjepartstjenester... 7 Side 1

2 1. Prismodeller Prismodellene som presenteres i det etterfølgende er anbefalte prismodeller for å sammenligne tilbud innenfor hvert av avtaleområdene. Det vil i konkurransegrunnlaget bli åpnet for at tilbyderne kan foreslå alternative prismodeller i tillegg. Beskrivelsene av de ulike prismodellene, og for eksempel rutiner og vilkår for bestilling, må i avtaler og konkurransegrunnlag utformes slik at de er i henhold til regler for offentlige anskaffelser. Her behandles kun prismodeller for betaling til leverandører. Hvem som skal betale (sentral finansiering gjennom BR, finansiering fra tjenesteeiere eller en kombinasjon) ligger i eksisterende forretningsmodell for Altinn jf. Samarbeidsavtale med tjenesteeierne. Drøftingen er disponert slik: Mulige prismekanismer Prismodell 1.1. Mulige prisingsmekanismer Prosjektet har i arbeidet identifisert 4 ulike hovedtyper av prisingsmekanismer. Nedenfor er disse prisingsmekanismene definert og det er angitt egenskaper ved prisingsmekanismen. Prismekanisme: Transaksjonspris Definisjon: Betaling på grunnlag av leverte tjenester Fordel 1: Kunden betaler for de tjenester han mottar. Fordel 2: Gir godt samsvar mellom kostnad og nytte. Fordel 3: Kunden kan vanligvis greit kontrollere om han har mottatt den ytelse han betaler for. Virkning 1: Gir leverandøren insitament for å bidra til å øke volumet eller antallet tjenester. Ulempe 1: Kan gi liten forutsigbarhet i kostnader der kunden har usikre prognoser for tjenestevolum. Ulempe 2: Kunden har begrenset mulighet for å kontrollere om det er rimelig samsvar mellom leverandørens kostnader og inntekter. Ulempe 3: De kan være vanskelig å beskrive tilstrekkelig presist hvilke ytelser som inngår i en transaksjon, og ikke minst eventuelle tilleggsytelser som skal være inkludert i transaksjonspris. Prismekanisme: Ressurspris Definisjon: Betaling på grunnlag av brukte ressurser. Grunnlaget for betaling kan være antall servere, lagringsplass, timepris for allokert personell etc. Fordel 1: Gir liten risiko for leverandør, og vil derfor normalt ikke medføre behov for noe påslag for risiko i prisingen. Fordel 2: Gir god sikkerhet for at leverandøren allokerer nok ressurser til å sikre god kvalitet på ytelsene. Ulempe 1: Kan føre til overdimensjonering av ressursene ut over det egentlige behovet, og derved at kunden betaler for ressurser som ikke er nødvendig for ytelsen. Ulempe 2: Kan medføre at leverandøren bruker og fakturerer for ressurser han ellers ikke har anvendelse for. En variant av denne, er avtale om dekning basert på leverandørens selvkost, tillagt en avtalt margin. Dette fungerer godt hvor selvkost kan knyttes til kjente størrelser, men selvkost vil ellers kunne være vanskelig kontrollerbart for kunden. Side 2

3 Prismekanisme: Fastpris for periode Definisjon: Fast avtalt samlet godtgjørelse for en periode (pr år eller for en hel avtaleperiode) Fordel: Gir forutsigbarhet for begge parter. Ulempe 1: Det er vanlig at leverandøren beregner en risikomargin som legges inn i prisen. Ulempe 2: Kunden har begrenset mulighet for å kontrollere om det er rimelig samsvar mellom leverandørens kostnader og inntekter. Ulempe 3: En vanlig virkning av fastpris er at leverandøren vil søke å begrense sin ressursbruk på de oppgaver som inngår i fastprisytelsen. Så lenge dette skjer ved at ytelsen utføres mest mulig effektivt, vil det normalt ikke være noe problem for kunden. Ofte vil det imidlertid medføre at leverandøren søker å begrense ytelsens omfang og/eller kvalitet og krever tilleggsbetaling for å levere det kunden forventer å få. Konsekvensene kan da bli tilleggskostnader, redusert ytelse, tvister om ytelsesomfang, eller en kombinasjon av disse. Prismekanisme: Oppdragspris Definisjon: Avtalt pris for en nærmere angitt arbeidsoppgave. Kan være fastpris som er en ren oppdragspris, eller målpris som ligger mellom fast oppdragspris og ressurspris. Oppdragspris kan være en angitt pris for ett oppdrag eller en ramme for ressursinnsats (for eksempel timer) for ett oppdrag. I det siste tilfellet blir prisen for oppdraget beregnet ut fra antatt ressursbruk multiplisert med en pris for ressursen som er fastsatt i avtalen. Oppdragspris beregnet ut fra ressursbruk kan være i form av en fastpris eller en målpris. Fordeler og ulemper: I prinsippet som Fastpris for periode. Jo mer oversiktlig og godt beskrevet ytelsen er, vil imidlertid "Ulempe 3" bli mindre. Side 3

4 1.2. Prismodell I dette kapitlet gis det for hvert avtaleområde en overordnet vurdering av de ulike prisingsmekanismene. Ulike oppgaver innenfor avtaleområdene er vurdert for seg, slik at for eksempel etablering av driftstjenesten kan ha en annen prisingsmekanisme enn den daglige driften. Avslutningsvis i kapitlet beskrives prinsipper for håndtering av tredjepartstjenester Drift I tabellen nedenfor er vurderingen av de ulike prisingsmekanismene for drift beskrevet. Prisingsmekanisme Transaksjonspris Transaksjonsprising for tjenester fra driftsleverandør vil kunne medvirke til at leverandøren ønsker og medvirker til økt bruk av løsningen. Men transaksjonsprising kan medføre at det er lite samsvar mellom kostnader og inntekter til leverandøren. Dette vil medføre at kunden i en del tilfeller betaler mer enn nødvendig. Når leverandøren pådrar seg kostnader som på kort/mellomlang sikt medfører at kostnaden er høyere enn inntektene er det en fare for at kunden må betale utover transaksjonspris. Prosjektet mener derfor at transaksjonspris ikke bør benyttes i prismodell for drift. Ressurspris Midlertidig oppskalering I Altinn er det behov for midlertidig oppskalering av driftsplattform i forbindelse med innleveringsfrist for enkelte høyvolum skjemaordninger. Prosjektet mener at det er fornuftig med en ressursprising av slik midlertidig oppskalering. Fastpris for periode Grunnfinansiering av driftstjenesten, herunder o Kvalitetssikre, klargjøre og produksjonssette tjenester o Støtte til teknisk integrasjon for etater som knytter seg til Altinn Denne prismekanismen anses som godt egnet for normal kapasitet. For at denne prisingsmekanismen skal fungere etter hensikten er det helt avgjørende at kunde og leverandør spesifiserer i detalj hva som skal være dekket av fastpris. Prosjektet ønsker at oppgaver knyttet til produksjonssetting av sluttbrukertjenester (for eksempel skjema) og støtte til teknisk integrasjon mot tjenesteeieres systemer også dekkes av fastprisen. For denne type oppgaver er det nødvendig at kunde og leverandør blir enig om kapasitet for perioden basert på en etablert produksjonsplan. Det må i forespørselen angis at prinsipper for regulering av grunnfinansieringen skal avklares som en del av dialogen. Reguleringen må blant annet ta hensyn til: Reduksjon på grunn av mer effektiv drift Endringer antallet tjenester og volumer Side 4

5 Prisingsmekanisme Oppdragspris Etablering av tjenesten Bistand/testing nye versjoner/mellom releaser (verifisere og teste for å sikre at nye versjoner har tilfredsstillende driftsmessig kvalitet, inkludert kapasitetsvurdering) Utvidet tilgjengelighet/ beredskap Eventuell overtagelse av nye løsninger For oppgaver som kan variere fra år til år i omfang og kompleksitet, mener prosjektet det vil være fornuftig å benytte oppdragsprising. Dette gjelder også for etablering av driftstjenesten. Oppdragsprising forutsetter også at det er avklart mellom kunde og leverandør hva oppgaven består i, for å unngå diskusjoner om hva som er inkludert eller ikke. Oppdragsprising forutsetter at kunden har kompetanse til å spesifisere oppgaven og vurdere prisingen av den. Prising kan være avklart i avtalen, eller avklares gjennom at kunde utarbeider en endringsanmodning. Leverandøren utarbeider et endringsoverslag med angivelse av hvilke ressurser og omfang for ressurser som vil medgå, og basert på avtalens priser for ressursene blir oppdragsprisen beregnet. Oppsummering Prosjektet anbefaler at prismodell for driftstjenesten består av: Fastpris for grunnfinansiering av tjenesten som skal dekke de vanlige driftsoppgavene og normal kapasitet. Midlertidig oppskaleringsbehov skal dekkes gjennom ressursprising. Øvrige oppgaver som kan variere i omfang og kompleksitet fra år til år, dekkes gjennom oppdragspris. Prismodellen for driftstjenester har lagt vekt på å sikre en modell som for den løpende driften gir forutsigbarhet for både kunde og leverandør. Totalt sett er også risiko fordelt mellom kunde og leverandør gjennom å sikre at oppgaver med usikkert omfang dekkes gjennom oppdragsfinansiering, mens normale driftsoppgaver dekkes av fastpris for periode. For å sikre at prismodellen fungerer etter hensikten, er det svært viktig at både kunde og leverandør har kompetanse til å spesifisere hva som skal inngå i fastpris og i de enkelte oppdrag. Å avklare hva som skal ligge i fastpris blir en viktig oppgave i anskaffelsesprosessens forhandlingsfase Applikasjonsforvaltning I tabellen nedenfor er vurderingen av de ulike prisingsmekanismene for applikasjonsforvaltning beskrevet. Prisingsmekanisme Transaksjon spris Ressurspris Prosjektet mener at transaksjonsprising ikke er egnet prismekanisme for applikasjonsforvaltning. Applikasjonsforvaltningsleverandør vil i liten grad kunne påvirke volumene og kostnadene vil i liten grad påvirkes av volumene. Prosjektet er av den oppfatning at det er vanskelig for kunden å kontrollere ressursbruk hos leverandør og vurderer derfor at ressursprising er en lite egnet prisingsmekanisme. Side 5

6 Prisingsmekanisme Fastpris for periode Oppdragspris Grunnfinansiering av en avtalt kapasitet. Denne avtalte kapasiteten benyttes blant annet til overvåking, feilretting og noe endringsarbeid. Støtte til fagsystemleverandører (sluttbrukersystemer). Årlig fastpris som dekker en viss mengde arbeid, tilleggsbetaling utover det Etablering av tjenesten Bistand/testing nye versjoner (verifisere og teste for å sikre at nye versjoner har tilfredsstillende driftsmessig kvalitet) Utvidet tilgjengelighet/ beredskap Overtagelse av nye løsninger Denne prismekanismen anses som godt egnet for å sikre at leverandøren har en gitt kapasitet. For at denne prisingsmekanismen skal fungere etter hensikten er det helt avgjørende at kunde og leverandør spesifiserer i detalj hva grunnkapasiteten skal være og hvilke oppgaver som skal være dekket av fastpris. Prosjektet ønsker at oppgaver knyttet til støtte til leverandører av sluttbrukersystemer skal dekkes av fastpris, men med en avtalt ramme for leverandørens ressursinnsats for en gitt periode. Det må i forespørselen angis at prinsipper for regulering av grunnfinansieringen skal avklares som en del av forhandlingene. Reguleringen må blant annet ta hensyn til: Reduksjon på grunn av mer effektiv applikasjonsforvaltning Endringer i omfang av løsningen, antallet tjenester og volumer For oppgaver som kan variere fra år til år i omfang og kompleksitet, mener prosjektet det vil være fornuftig å benytte oppdragsprising. Dette gjelder også for etablering av applikasjonsforvaltningstjenesten. Oppdragsprising forutsetter også at det er avklart mellom kunde og leverandør hva oppgaven består i, for å unngå diskusjoner om hva som er inkludert eller ikke. Oppdragsprising forutsetter at kunden har kompetanse til å spesifisere oppgaven og vurdere prisingen av den. Prising kan være avklart i avtalen, eller avklares gjennom at kunde utarbeider en endringsanmodning. Leverandøren utarbeider et endringsoverslag med angivelse av hvilke ressurser og omfang for ressurser som vil medgå, og basert på avtalens priser for ressursene blir oppdragsprisen beregnet. Oppsummering Prosjektet anbefaler at prismodell for applikasjonsforvaltningstjenesten består av: Fastpris for grunnfinansiering av tjenesten som skal dekke en viss kapasitet for å sikre en god driftsmessig kvalitet. Øvrige oppgaver som kan variere i omfang og kompleksitet fra år til år, dekkes gjennom oppdragspris. Prismodellen for applikasjonsforvaltningstjenester har lagt vekt på å sikre en modell som for den løpende forvaltningen gir forutsigbarhet for både kunde og leverandør. Totalt sett er også risiko fordelt mellom kunde og leverandør gjennom å sikre at oppgaver med usikkert omfang dekkes gjennom oppdragsfinansiering, mens normale forvaltningsoppgaver dekkes av fastpris for periode. For å sikre at prismodellen fungerer etter hensikten, er det svært viktig at både kunde og leverandør har kompetanse til å spesifisere hva som skal inngå i fastpris og i de enkelte oppdrag. Å avklare hva som skal ligge i fastpris blir en viktig oppgave i anskaffelsesprosessens forhandlingsfase. Side 6

7 Videreutvikling I tabellen nedenfor er vurderingen av de ulike prisingsmekanismene for videreutvikling av Altinn løsningen beskrevet. Ressurspris Prisingsmekanisme Transaksjon spris Fastpris for periode Oppdragspris Eventuelt for mindre utviklingsoppdrag. Nye hovedversjoner Nye moduler/ komponenter Prosjektet mener at transaksjonsprising ikke er egnet prismekanisme for videreutvikling. Utviklingsleverandør vil i liten grad kunne påvirke volumene og kostnadene vil ikke påvirkes av volumene. Prosjektet er av den oppfatning at det er vanskelig for kunden å kontrollere ressursbruk hos leverandør og vurderer derfor at ressursprising er en lite egnet prisingsmekanisme. Ressursprising kan medføre at utviklingen blir for leverandør styrt. Men ressursprising kan være egnet for mindre utviklingsoppdrag. For utvikling dekkes dette av Oppdragspris. Prosjektet mener at oppdragsprising er godt egnet for oppgavene utviklingsleverandøren skal utføre. For utvikling av hovedversjoner vil oppdragsfinansiering tvinge kunden til å prioritere og spesifisere. Dette vurderes som ønskelig for å sikre at videreutviklingen skjer på kundens premisser. Men det vil stille krav til en styrket forvaltning for å kunne sikre en god spesifisering av nye versjoner. Prising avklares gjennom at kunde utarbeider en endringsanmodning. Leverandøren utarbeider et endringsoverslag med angivelse av hvilke ressurser og omfang for ressurser som vil medgå, og basert på avtalens priser for ressursene blir oppdragsprisen beregnet. Oppsummering Prosjektet anbefaler at prismodell for videreutvikling er Oppdragspris. Prismodellen for videreutvikling har lagt vekt på å sikre at kunden har og tar styringen på videreutviklingen. For å sikre at prismodellen fungerer etter hensikten, er det svært avgjørende at kunden har kompetanse til å spesifisere hva som skal inngå i de enkelte oppdrag. Dette vil kreve en styrking av dagens forvaltningsorganisasjon Tredjepartstjenester Det vil være behov for tredjepartstjenester til Altinn. To eksempler i forhold til dagens løsning er SMStjenesten for varsel og engangskode ved pålogging og sikkerhetstester som gjennomføres ved endringer i autentiseringsløsningen i Altinn. Prosjektet mener at det for tredjepartstjenester er mest hensiktsmessig å benytte de prisingsmekanismene som tilbys i markedet. Det vil for eksempel si at SMS-tjenesten har en transaksjonsprising, mens sikkerhetstester benytter oppdragspris. Side 7