Bamble kommune Tilsyn og ulovligheter

Transkript

1 UTARBEIDET AV SKIEN KOMMUNE I SAMARBEID MED DE ANDRE KOMMUNENE I GRENLAND Bamble kommune Tilsyn og ulovligheter Rutiner for samarbeid og intern oppfølging Denne fremstillingen er sentrert rundt rutiner og arbeidsmetoder. Den skal gi klarhet i de ulike ansvarsforholdene i arbeidet med tilsyn og ulovligheter, både internt og interkommunalt. Dokumentet skal gi klare retningslinjer som kan brukes i det daglige tilsyns- og ulovlighetsarbeidet, samtidig som det skal være et utgangspunkt for å kunne revidere og forbedre nåværende rutiner.

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Rammer for fremstillingen Lovverk Definisjoner Tilsyn Ulovlighet Ulike tilsynsformer Reaksjoner Samarbeidsavtale Forvaltningsrevisjon om tilsyn i byggesaker Problemstillinger Anbefalinger om tiltak Organisering Intern tilsynsfunksjon Felles tilsynsgruppe Tilsynskontoret Plan- og byggesaksforum Rapportering Prioritering av tema for tilsyn Samarbeid med andre myndigheter Ansvars- og oppgavefordeling ved samarbeid med tilsynskontoret Ulovlighetsoppfølging Prioritering av ulovlighetssaker Utfyllende gjennomgang av ulovlighetsrutinene Rutiner Rutiner for oversending av saker til tilsynskontoret Gjennomføring av tilsyn i samarbeid med tilsynskontoret Kommunens oppfølging av tilsyn gjennomført av tilsynskontoret Rutiner for tilsyn internt i kommunen Dokumenttilsyn Byggeplasstilsyn

3 8.5 Rutiner for oppfølging av avvik og mangler etter tilsyn Rutiner for bruk av reaksjoner Registrering og arkivering av tilsynsdokumenter Rutiner for registrering og arkivering av rapporter ved kommunalt tilsyn Rutiner for registrering og arkivering av tilsyn som utføres av tilsynskontoret Rutiner for tilsyn av kvalifikasjoner i foretaket Rutine for tilsyn av produktdokumentasjon Rutine for håndtering av uenigheter i samarbeidet Rutine for ulovlighetsoppfølging Revisjon av rutiner Vedlegg Flytskjema tilsyn Flytskjema ulovlighetsoppfølging Kildeliste Revidert: Endret pkt til pkt. 9. Lagt til flere lenker rettet pkt. 2.3 om ulovlighetsgebyr og 7.2 om ulovlighetsoppfølging. Pkt endret. Div. skrivefeil/formuleringer i fremstillingen. Forside Tilpasset Bamble kommune. Innledning og intern tilsynsfunksjon (5.1) 2

4 1 Innledning Byggesaksenheten i Skien kommune har utarbeidet dette dokumentet i samarbeid med de andre Grenlandskommunen for å samle nåværende rutiner knyttet til tilsyn og ulovlighetsoppfølging på ett sted. Vi ønsker at dette skal bidra til en enhetlig og forutsigbar behandling av saker knyttet til tilsyn og ulovligheter. Selv om ulovlighetsoppfølgingen kan holdes adskilt fra tilsyn og det interkommunale samarbeidet har kommunene valgt å samle disse rutinene i ett dokument. Vi ser også nytteverdien av å skrive ned nåværende system, rutiner og metoder fordi vi mener at dette vil være et godt utgangspunkt for å kunne revidere og forbedre disse rutinene og systemene i etterkant. Fremstillingen er todelt hvor første del gir en kort innføring i rammeverket rundt tilsynsarbeidet og det interkommunale samarbeidet, mens del to er sentrert rundt selve rutinene. 2 Rammer for fremstillingen 2.1 Lovverk Kommunens rett og plikt til å føre tilsyn i byggesaker er hjemlet i plan og bygningsloven Kommunen har etter 25-1 første ledd 1 plikt til å føre tilsyn med at tiltak i byggesaker gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og andre bestemmelser i lovverk, forskrift og reguleringer. Dette er en generell norm og kommunen er ikke pålagt å undersøke alle byggesaker for å avdekke ulovligheter, selv om det etter pbl annet ledd 2 skal føres tilsyn i et slikt omfang regelbrudd kan avdekkes. Tilsynsplikten blir konkretisert i saker der det allerede er gitt pålegg og dersom kommunen blir gjort oppmerksom på ulovligheter som ikke er av bagatellmessig art, jf. 25-1, annet ledd. Kommunens tilsyn skal bare avdekke brudd på bestemmelser som er gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. Det vil si at annet regelverk og privatrettslige forhold faller utenfor. Kapittel 32 i plan- og bygningsloven hjemler kommunens plikt til å forfølge overtredelser av bestemmelsene i loven og fastsetter den videre gangen når en ulovlighet er fastslått. 1 Pbl. 25-1, 1. ledd: «Kommunen har plikt til å føre tilsyn i byggesaker med at tiltaket gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, og at ansvarlig foretak er kvalifisert.» 2 Pbl. 25-1, 2. ledd: «Kommunen skal føre tilsyn i slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd. Kommunen skal føre tilsyn ved allerede gitte pålegg og når den blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Kommunen skal føre tilsyn med særlige forhold etter nærmere forskrift fra departementet.» 3

5 2.2 Definisjoner Tilsyn etter plan- og bygningsloven kan avgrenses både mot vanlig saksbehandling og videre mot oppfølging av ulovligheter Tilsyn Tilsyn er alle undersøkelser som har som mål å avdekke eksisterende lovbrudd og forhindre situasjoner som eventuelt kan føre til lovbrudd. Det er ikke nødvendig at det foreligger en mistanke om ulovlighet før et tilsyn igangsettes. Tilsyn etter pbl skal avdekke hvorvidt et konkret tiltak eller byggesak er i samsvar med gitte bestemmelser i plan- og bygningsloven. Tilsynet kan ha en individpreventiv funksjon ved for eksempel avdekke sviktende rutiner hos et foretak før det oppstår feil i fremtidige byggeprosjekter. Det kan også ha en allmennpreventiv effekt ved at kommunen opptrer som en aktiv tilsynsmyndighet. Kommunens tilsynsaktivitet skal generelt også bidra til økt kvalitet på byggverk. Tilsyn kan gjennomføres på alle stadier av byggesaken og inntil fem år etter at ferdigattest er gitt, jf. pbl Ulovlighet En ulovlighet i denne sammenhengen vil være et brudd på bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. Ulovligheter som er av en viss størrelse vil kunne forfølges av kommunen etter plan- og bygningsloven kapittel 32. I ulovlighetsoppfølging er fokuset på kommunens håndtering av saker der det allerede er avdekket overtredelser av plan- og bygningsloven og tilknyttede bestemmelser. Ulovligheter etter andre lover eller privatrettslige forhold faller utenfor definisjonen Ulike tilsynsformer De tre hovedformene for tilsyn er som følger: 1. Dokumenttilsyn Brev etter egen mal sendes til ansvarlig søker og aktuell dokumentasjon kreves innsendt. Eksempler på slik dokumentasjon kan f.eks. være sjekklister og 3 Pbl. 25-2: «Utover tilsynsplikten i 25-1 avgjør kommunen i hvilke saker og på hvilke områder det skal føres tilsyn. Tilsynet gjennomføres på den måte, i det omfang og med den intensitet som kommunen finner hensiktsmessig. Kommunen kan føre tilsyn når som helst i løpet av byggesaken og inntil 5 år etter at ferdigattest er gitt, jf syvende ledd. Hvis tilsynet viser vesentlig svikt som ikke er ivaretatt ved uavhengig kontroll, kan kommunen kreve sakkyndig bistand eller utføre tekniske prøver for tiltakshavers regning. Tilsynet skal avsluttes med en sluttrapport. Departementet kan gi forskrift om innhold, gjennomføring og rapportering av tilsyn.» 4

6 dokumentasjon på kvalifikasjoner. Formålet er å tilse at det foreligger nødvendig dokumentasjon og går ikke nærmere inn på selve utførelsen. Det avgrenses mot vanlig saksbehandling hvor innhenting av dokumentasjon og andre opplysninger er nødvendig for at kommunen kan fatte vedtak. Denne tilsynsformen vil normalt være sentrert rundt den enkelte byggesak. 2. Byggeplasstilsyn Kan gjennomføres med eller uten forhåndsvarsling og er en fysisk inspeksjon på byggeplassen i forbindelse med en konkret sak. Tilsynet kan fokusere på utvalgte temaer. 3. Revisjonstilsyn En gjennomgang av foretakets kontrollrutiner og inspeksjon av dokumentasjon fra prosjektering og utførelse. Tilsynet skal konkludere på bakgrunn av en rekke fakta som samles inn fra intervju, observasjoner og rent fysiske forhold. Denne formen for tilsyn er det mest inngående og ressurskrevende av de tre tilsynsformene og har hovedfokus på foretaket. 2.3 Reaksjoner Ulike monetære reaksjoner kan tas i bruk i tilsynsarbeidet og ulovlighetsoppfølgingen. Tvangsmulkt - Tvangsmulkt hjemles i pbl og er ikke ment som en straff, men er et virkemiddel for å få gitte pålegg etterkommet. Beløpet må da settes i samsvar med dette. Begrunnelsen skal fremkomme i vedtaket. Etter pbl første ledd 5 skal mulkten være rimelig i forhold til ulovligheten. Tvangsmulkt brukes når ikke søknad, retting eller etterfølgelse av pålegg skjer innen frist. Tvangsmulkten forfaller første Tvangsmulkt: «Ved forhold i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven, kan plan- og bygningsmyndighetene fastsette tvangsmulkt for å få gjennomført gitte pålegg innen en særskilt angitt frist. Tvangsmulkten fastsettes samtidig med pålegg om retting og løper fra fristoverskridelsen for retting. Der tvangsmulkt ikke fastsettes samtidig med pålegg, skal det gis eget forhåndsvarsel om tvangsmulkt. Det kan fastsettes at tvangsmulkten løper så lenge det ulovlige forhold varer, som et engangsbeløp eller som en kombinasjon av løpende mulkt og engangsbeløp. Tvangsmulkten ilegges den ansvarlige for overtredelsen, og tilfaller kommunen. Når det ulovlige forhold er rettet, kan kommunen nedsette eller frafalle ilagt tvangsmulkt.» Samordning av sanksjoner: «Sanksjoner skal stå i rimelig forhold til ulovligheten. Dersom det utferdiges flere ulike typer sanksjoner for samme overtredelse, må disse samordnes slik at overtrederen ikke rammes på en urimelig måte. Plan- og bygningsmyndighetene kan ikke ilegge den ansvarlige et overtredelsesgebyr dersom den ansvarlige tidligere ved rettskraftig dom eller endelig vedtak er frifunnet eller ilagt strafferettslig reaksjon eller rettighetstap for samme forhold.» 5

7 virkedag etter at fristen er ute 6 og avsluttes når kommunen får kunnskap om at forholdet er lovliggjort. Det skal tas hensyn til uaktsomhet og grovhet i overtredelsen. Ulovlighetsgebyr Kan ilegges etter pbl Dette er en administrativ sanksjon og skal dekke kommunens merarbeid med saken. Ulovlighetsgebyret er ikke ment som en straff. Skien kommune har vanligvis et minstegebyr på kr Gebyret beregnes etter medgått tid. Timepris for medgått tid er kr pr. time. Ulovlighetsgebyr brukes vanligvis i alle saker hvor det er en fastslått ulovlighet hvis tiltaket blir omsøkt og behandlingen av saken innebærer «tjenesteyting» ovenfor tiltakshaver. Dette kan f.eks. være møter, mangelbrev o.l. Det er en forutsetning for å ilegge gebyr ved ulovlighetsoppfølging at det innkommer en søknad. 8 Overtredelsesgebyr Kommunens mulighet til å ta i bruk overtredelsesgebyr er hjemlet i pbl Sak 16-1 utdyper beløpsgrenser. Overtredelsesgebyret har fellestrekk med andre straffesanksjoner og faller inn under Den europeiske menneskerettighetskonvensjonen. Overtredelsesgebyr kan bare ilegges til den som er ansvarlig for oppføringen av tiltaket. Overtredelsesgebyr kan brukes ved forsettlig eller uaktsom overtredelse av forholdene i Overtredelsesgebyr kan ikke overstige kr , jf. Sak 10, 16-1, tredje ledd. 9 Overtredelsesgebyr kan avskjære annen strafferettslig forfølgelse. 3 Samarbeidsavtale I 2005 inngikk kommunene Kragerø, Drangedal, Bamble, Porsgrunn, Skien og Siljan en avtale om etablering og drift av 6 DIBK Veiledning for bruk av tilsynsmaler, Pbl Gebyr: «Kommunestyret selv kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknad om tillatelse, utferdigelse av kart og attester og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre, herunder behandling av private planforslag. Gebyret skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand under tilsyn. Andelen av gebyr som innkreves for tilsyn skal framgå av regulativet. Tiltakshaver kan selv sørge for de nødvendige utredninger. Eier skal betale gebyr for kostnadene for behandling av søknad om driftstillatelse og for driftskontroll til vedkommende myndighet. Gebyr for driftskontroll kan helt etter delvis dekkes av årsavgiften.» Sak10, 16-1, tredje ledd: «Overtredelsesgebyr ilagt en privatperson eller et foretak kan uansett ikke overstige kr for ett tiltak, verken for én overtredelse eller sammenlagt for flere overtredelser.» 6

8 felles kontor for utførelse av tilsynsoppgaver etter plan- og bygningsloven. Tilsynskontoret har siden hatt 1 ansatt tilsynskoordinator. Porsgrunn kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret, mens alle driftsutgifter dekkes av deltakerkommunene i forhold til en fordelingsnøkkel som er basert på folketallet i kommunene. Driften av tilsynskontoret fungerte de første 5 årene som et prosjekt, men har siden 2011 fungert som et fast interkommunalt samarbeid. På bakgrunn av anbefalinger i forvaltningsrevisjonen for tilsyn fra 2015 for utvalgte grenlandskommuner ble det utarbeidet et forslag til ny samarbeidsavtale av Plan- og byggesaksforum i Grenland. Denne trådte i kraft Forvaltningsrevisjon om tilsyn i byggesaker I 2014 bestilte kontrollutvalgene i Porsgrunn, Kragerø, Drangedal og Bamble forvaltningsrevisjon over tilsyn med byggesaker etter plan- og bygningsloven. Revisjonen tok også for seg Tilsynskontorets oppgaver. 10 Rapporten etter forvaltningsrevisjonen forelå høsten Rapporten pekte på sentrale problemstillinger i kommunesamarbeidet og fremsatte anbefalinger basert på funnene. Dette danner utgangspunktet for denne fremstillingen og er gjengitt i det følgende: 4.1 Problemstillinger Følgende problemstillinger ble undersøkt 11 : 1. I hvilken grad driver kommunene tilsyn med byggesaker i samsvar med plan- og bygningsloven? 2. Er organiseringen av Tilsynskontorets oppgaver i tråd med bestemmelsene i kommuneloven? 3. I hvilken grad driver Tilsynskontoret byggesakstilsyn i samsvar med inngått avtale? 4. I hvilken grad er ansvars- og oppgavefordelingen mellom Tilsynskontoret og Bamble, Drangedal, Kragerø og Porsgrunn tydeliggjort når det gjelder tilsyn med byggesaker? 4.2 Anbefalinger om tiltak På bakgrunn av rapportens konklusjoner, ble følgende anbefalinger om tiltak framsatt, (som i hovedsak er de samme for alle kommunene som ble kontrollert): 1. Sørge for at kommunene utfører tilsynsvirksomhet i tråd med plan- og bygningsloven, herunder å utarbeide årlig tilsynsrapport. 2. Ta initiativ til at samarbeidet om byggesakstilsyn organiseres i samsvar med kommunelovens bestemmelser om interkommunal myndighetsutøvelse. 3. Iverksette tiltak for å sikre riktig arkivering av dokumenter mottatt av Tilsynskontoret. 10 Forvaltningsrevisjon Tilsyn med byggesaker Porsgrunn. 11 Forvaltningsrevisjon Tilsyn med byggesaker Porsgrunn, s. 4. 7

9 4. Iverksette tiltak for å tydeliggjøre ansvars- og oppgavefordelingen mellom kommunene og Tilsynskontoret. Punkt 2 vedr. organisering av samarbeid i samsvar med kommuneloven er behandlet av alle 6 kommuner i Grenlandssamarbeidet i etterkant av rapporten. Kommunene har nå delegert myndighet til forvaltning av plan- og bygningslovens kapittel 25 til Porsgrunn kommune for de oppdrag i kommunene som utføres av Tilsynskontoret. De øvrige punktene går på konkrete rutiner og vil bli kommentert i pkt. 8 i dette dokumentet. 5 Organisering 5.1 Intern tilsynsfunksjon Byggesaksenheten skal ha en intern tilsynsfunksjon som skal arbeide med tilsyn. Den interne tilsynsfunksjonen har et særlig ansvar for gjennomføring og etterlevelse av kommunens tilsynsstrategi. Tilsynsfunksjonen skal til enhver tid ha oversikt over hvilke saker som er tilsendt tilsynskontoret og saker hvor det føres tilsyn i egen regi. Tilsynsfunksjonen i Bamble kommune består av en person på deltid (20 %). Aktuelle saker vil bli meldt inn fra de andre saksbehandlerne. Tilsynsfunksjonen skal gjennomføre byggeplasstilsyn og kan evt. også utføre dokumenttilsyn i kommunens regi på vegne av vanlig saksbehandler. 5.2 Felles tilsynsgruppe Kommunene i Grenlanssamarbeidet har en felles tilsynsgruppe som skal fungere som bindeledd til tilsynskontoret. Her diskuteres saker av felles interesse. Alle kommunene har et fast medlem i denne gruppa som møtes jevnlig. Tilsynsgruppa skal ha 4. stk. møter i Tilsynskontoret Tilsynskontoret utfører sine arbeidsoppgaver i henhold til inngått samarbeidsavtale med deltakerkommunene. Tilsynskontoret har som overordnet mål å sikre god kvalitet på byggverk i Grenlandsområdet. Det er en heltidsansatt på kontoret. 5.4 Plan- og byggesaksforum Dette er øverste myndighet for tilsynsvirksomheten innenfor Grenlandssamarbeidet. 8

10 5.5 Rapportering Kommunen skal ha en tilsynsstrategi og skal årlig utarbeide en rapport som ser på hvordan tilsynsvirksomheten har vært i forhold til tilsynsstrategien, jf. SAK , annet ledd. 12 Rapporten skal gi en oversikt over hvilke tilsyn som er avholdt og gi en begrunnelse dersom evt. planlagte tilsyn ikke er gjennomført. Kommunen skal ha oversikt over hvilke tilsyn som er gjennomført, hvilke tiltak som er iverksatt som følge av tilsynet, hva tilsynet har avdekket og eventuelle sanksjoner m.m. Rapporten skal også vise hvordan kommunen har gjennomført tilsynsoppgaver etter pbl. 15-3, de tidsavgrensede krav for tilsyn. Rapporten er ment til internt bruk. Økt informasjon om kommunens tilsynsvirksomhet kan være et bidrag til å sikre økt kvalitet i byggeprosjekter og motvirke ulovlig byggevirksomhet da det gir tydelige signaler til ulike aktører om at myndighetene følger opp. Tilsynskontoret utarbeider tertialrapporter/årsrapporter som gjøres tilgjengelige for deltakerkommunene. Det utarbeides rapport på kommunens tilsynsvirksomhet som sendes til DIBK årlig. 5.6 Prioritering av tema for tilsyn Departementet kan etter pbl tredje ledd 13, pålegge kommunen å føre tilsyn med særlige forhold. Fra 1. januar 2016 og to år fremover skal kommunene prioritere tilsyn med kvalifikasjoner og produktdokumentasjon, jf. SAK , annet ledd. Pbl første ledd gir kommunen mulighet til selv å bestemme hvilke saker og på hvilke områder det skal føres tilsyn utover den konkretiserte tilsynsplikten. Kommunen bestemmer også selv hva den finner for å være hensiktsmessig fremgangsmåte, organisering, ressursbruk og omfang på tilsynsområdet , annet ledd «Kommunen skal utarbeide en årlig rapport over tilsynsvirksomheten, og hvordan aktiviteten har vært i forhold til strategien.» Gjennomføring av tilsynet: «Utover tilsynsplikten i 25-1 avgjør kommunen i hvilke saker og på hvilke områder det skal føres tilsyn. Tilsynet gjennomføres på den måte, i det omfang og med den intensitet som kommunen finner hensiktsmessig. Kommunen kan føre tilsyn når som helst i løpet av byggesaken og inntil 5 år etter at ferdigattest er gitt, jf syvende ledd. Hvis tilsynet viser vesentlig svikt som ikke er ivaretatt ved uavhengig kontroll, kan kommunen kreve sakkyndig bistand eller utføre tekniske prøver for tiltakshavers regning. Tilsynet skal avsluttes med en sluttrapport. Departementet kan gi forskrift om innhold, gjennomføring og rapportering av tilsyn.» 9

11 Tilsynsaktiviteten i kommunen skal i hovedsak rettes mot byggesaker hvor det mistenkes regelbrudd eller lignende. I større byggeprosjekter, og saker med branntekniske problemstillinger, har Bamble kommune praksis for å gjennomføre byggeplasstilsyn i samarbeid med brannvesenet. Generelt skal tilsyn i prosjekteringsfasen prioriteres i større grad da dette kan være mer effektivt for å sikre at det ferdige prosjektet er i samsvar med plan- og bygningsloven. Tilsyn i tidligere faser vil dessuten vanligvis være mindre ressurskrevende og kan derfor også være gunstig for kommunen økonomisk sett. 14 Prioriteringer defineres i et samarbeid mellom saksbehandlere og ledelse og føres ned i strategidokumentet. Tilsyn skal gjennomføres på en positiv og konstruktiv måte. 5.7 Samarbeid med andre myndigheter Ved større byggeprosjekter, og i andre saker med branntekniske problemstillinger har Bamble kommune etablert praksis for å gjennomføre byggeplasstilsyn i samarbeid med brannvesenet i forbindelse med søknad om midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. Andre myndigheter det kan være aktuelt å involvere i tilsynsarbeidet er Arbeidstilsynet, NAV og andre kommuner i Grenlandssamarbeidet. Ved samarbeid med andre myndigheter vil det være naturlig at byggesaksenheten tar på seg et koordineringsansvar slik at tilsynsarbeidet blir mer samstemt. 14 DIBK Tilsynsveileder, s. 7 (2013). 10

12 6 Ansvars- og oppgavefordeling ved samarbeid med tilsynskontoret F Ø R T I L S Y N Planlegge og organisere tilsyn i konkret sak/foretak Gir beskjed til TK om ønsket tilsyn og ønsket tema/deltagelse Sender alle relevante saksdokumenter m/ mail til TK Tar imot sak fra kommunen Ansvaret for tilsyn ligger hos kommunen Når kommunen oversender saken til TK går ansvaret for tilsynet også over til TK = TILSYNSKONTORET (TK) = KOMMUNEN U N D E R Varsler foretak om tilsynsstart m/kopi til kommunen Gjennomfører tilsyn Kommunen deltar i tilsynet hvis dette er avtalt i forkant E T T E R T I L S Y N Utarbeider rapport fra tilsyn Sender rapport til kommunens postmottak Kommunen har arkivansvar og arkiverer i P360 Kommunen har ansvar for oppfølging, lukking av avvik og sanksjoner TK arkiverer egne anmerkninger og tilsynsrapporter og gjør dette tilgjengelig for deltakerkommunene Når rapporten er ferdig går ansvaret for tilsynet tilbake til kommunen 11

13 7 Ulovlighetsoppfølging Ulovlighetsoppfølgingen er ikke direkte omfattet av samarbeidet med tilsynskontoret. 7.1 Prioritering av ulovlighetssaker Hver sak vurderes individuelt, men saker vil ofte kunne prioriteres etter følgende mønster: Prioritering av ulovlighetssaker 1. Umiddelbar fare for liv og helse 2. Ulovlige boenheter, 100m belte, større ulovligheter under oppføring 3. Små tilbygg, terrasse/veranda, mindre bygging i nabogrense, ulovligheter som klart ville blitt godkjent hvis omsøkt o.l. 4. Saker av bagatellmessig art som kommunen kan velge å ikke forfølge etter pbl Utfyllende gjennomgang av ulovlighetsrutinene Innmelding av saker - kommunen blir gjort oppmerksom på ulovlighet Ref. boks 1 i flytskjema for ulovligheter i vedlegg Ulovlighetsoppfølgingen starter med at kommunen blir gjort oppmerksom på en uregelmessighet eller et avvik. Det kan for eksempel være et tiltak som ikke er søkt om eller et omsøkt tiltak som fraviker fra opprinnelig søknad. Innmelding av avvik til kommunen skjer gjennom ulike kanaler. Noe blir sendt til Servicesenteret i Skien kommune. Det blir da laget en sak og dokumentene blir registrert elektronisk i saksbehandlingssystemet P360. Når saker kommer til Servicesenteret blir det opprettet en sak som deretter fordeles til saksbehandler i postmøte på byggesaksenheten. Nåe saker blir meldt inn direkte til saksbehandlere, gjennom telefon, epost eller ved direkte oppmøte bes det om en skriftlig innmelding. Typisk er melderne naboer som oppdager at et tiltak iverksettes eller leieboere som ønsker å vite om en leilighet er godkjent da de mistenker at dette er en mulig ulovlighet. En del av henvendelsene er anonyme og ønsker ikke at tiltakshaver skal vite hvem som har meldt fra. 12

14 En god del avvik blir oppdaget av eiendomsskattekontoret. På befaringer i forbindelse med taksering er det ofte nødvendig med bildedokumentasjon. Dette gjør at det oppdages en god del uregelmessigheter på disse befaringene som dokumenteres for ettertiden. Informasjonen som da blir samlet blir så registrert inn i en egen wordmal for avviksmeldinger og eventuelle bilder legges ved. Dette lagres på et eget område og kopi legges inn i sak i 360. Det er ønskelig å samle flest mulig innmeldinger gjennom en hovedkanal. Dette bidrar til å gjøre ulovlighetsoppfølgingen mer oversiktlig og samtidig sikre en mer enhetlig videre saksbehandling. Når saker blir innmeldt muntlig eller pr. telefon skal det henvises til at saker skal meldes inn gjennom rett kanal, ved enten å sende brev eller mail til postmottak. Alle innmeldinger skal skje skriftlig for å sikre etterprøvbarhet. Det er ofte et stort omfang av tidligere innmeldte ulovligheter og en kontinuerlig tilflyt av nye saker samtidig som oppfølging av pågående saker foregår. Den store saksmengden kombinert med at ulovlighetsoppfølgingen er en krevende saksprosess med flere ulike brev, vedtak, varsler og purringer fører til at saksbehandlingstiden er lang i de fleste ulovlighetssaker. Det arbeides kontinuerlig med å forbedre og effektivisere rutinene på ulovlighetsoppfølgingen. Midlertidig vurdering av ulovlighetssaken og videre gang Ref. boks 2,3 og 4 i flytskjema for ulovligheter i vedlegg Saksmengden fordrer at saker blir behandlet i en prioritert rekkefølge. Saker som utgjør en umiddelbar fare for liv og helse prioriteres høyest. Når ulovlighetssakene behandles blir det innhentet nødvendig dokumentasjon dersom innmeldingen ikke inneholdt tilstrekkelig med informasjon om tiltaket. Byggesaksenheten gjør en vurdering av om det er innenfor etatens arbeidsområde. Det hender at det meldes inn saker som ligger utenfor byggesaksenhetens fagområde og hvor plan- og bygningsloven ikke gir noen hjemmel til inngripen. Saken avsluttes da som byggesak og det kan meldes fra til eventuell rett instans som f.eks. brannvesen, NAV, arbeidstilsynet eller politi som tar videre stilling til saken. Byggesaksenheten har plikt etter pbl. til å forfølge ulovligheter. Det er likevel adgang til å unnlate å følge opp en ulovlighet dersom den anses for å være av bagatellmessig art. 15 Det er viktig å understreke at kommunens plikt til å forfølge ulovligheter likevel ikke skaper rettigheter for andre. 15 Pbl. 32-1, annet ledd: «Er overtredelsen av mindre betydning, kan kommunen avstå fra å forfølge ulovligheten. Beslutning om dette er ikke enkeltvedtak.» 13

15 Dette gjør at plikten f.eks. ikke utløser noe rettskrav til private rettssubjekter på at ulovligheter forfølges, slik som f.eks. naboer. 16 I vurderingen av ulovligheten tas det stilling til om dette er en del av et større avvik og om dette evt. utløser et behov for tilsyn. Det vurderes også å gjennomføre en «befaring» dersom det ikke foreligger tilstrekkelig bildedokumentasjon av tiltaket eller dersom noe annet fremstår som uklart i saken. Forhåndsvarsel og videre gang Ref. boks 5 i flytskjema for ulovligheter i vedlegg Neste steg i prosessen er å sende ut forhåndsvarsel. Dette er en ferdigprodusert mal som limes inn i P360 for hvert brev. Malen skal på sikt bli integrert inn i standardtekstene i P360 for å gjøre saksbehandlingsprosessen lettere. I brevet opplyses det om at kommunen er gjort oppmerksom på en mulig ulovlighet på eiendommen. Det gis informasjon om at det er mulig å søke om godkjenning i ettertid, hvordan dette skal gjøres og innen hvilken frist. Fristen skal ikke være kortere enn tre uker og det skal opplyses om at dersom det ulovlige forholdet ikke blir rettet innen fristen vil forholdet kunne følges opp med pålegg om å rette eller stanse og med tvangsmulkt eller forelegg. Skien kommune forsøker å operere med korte tidsfrister for å oppmuntre til rettidig retting/avklaring av forholdet. Med hvert forhåndsvarsel sendes det ut informasjon om hva som burde ligge ved en søknad. Forhåndsvarselet varsler både om pålegg om retting og tvangsmulkt. Det gis minst 3 ukers frist for å gi uttalelse. Målet med forhåndsvarselet er å komme i kontakt med tiltakshaver og få til en dialog om tiltaket for å kunne avklare hvorvidt det foreligger et ulovlig forhold eller ikke. Dersom tiltaket blir rettet innen fristen kreves det dokumentasjon på at det er gjort. Når dette blir sendt til kommunen og kommunen anser det for å være tilstrekkelig kan saken avsluttes, jf. boks 5A i ulovlighetsskjema. Tiltakshaver kan bestemme seg for å omsøke tiltaket slik det fremkommer av boks 5B i ulovlighetsskjema. Det opplyses da normalt om hvordan lignende saker har blitt behandlet, slik at søker vet mer om hvordan utfallet i saken kan ventes å bli. Søknaden skal behandles uten hensyn til at det foregår en ulovlighetsoppfølging. Når tiltakshaver bestemmer seg for å søke forstås dette som at vedkommende aksepterer at forholdet er ulovlig Ot.prp. 45 ( ) s Pedersen et al. (2011) Plan- og bygningsrett del II, s

16 Saksgang dersom forhold ikke blir rettet /omsøkt innen frist Ref. boks 6 og 7 i ulovlighetsskjema i vedlegg Ofte innkommer det en redegjørelse etter at forhåndsvarsel er sendt, uten at omsøking eller retting forekommer. Hvis adressaten for forhåndsvarselet fortsatt mener at forholdet ikke er ulovlig må kommunen fortsette saksbehandlingen. Etter fvl. 17 skal en sak være så godt opplyst som mulig før det evt. fattes et vedtak. Før det evt. gis pålegg skal spørsmålet om tiltaket er ulovlig være behandlet etter forvaltningslovens bestemmelser. Hvis det er konstatert en ulovlighet og det ikke innkommer søknad eller dokumentasjon på retting blir neste steg i saken normalt å fatte vedtak om pålegg om retting og tvangsmulkt. Det gis da minst 3 ukers frist på å etterkomme kravet før mulkten begynner å løpe. Mulkten kan fastsettes enten som engangsgebyr eller løpende. Alle vedtaksbrev i ulovlighetsoppfølgingen blir skrevet ut og sendes manuelt av saksbehandler for deretter å sendes rekommandert. 15

17 8 Rutiner I forvaltningsrevisjonen ble det fremsatt fire punkter som kommunene og tilsynskontoret må ha lik forståelse av. Disse punktene har dannet grunnlaget for de rutinene vi har utarbeidet i denne fremstillingen. «Kommunene og Tilsynskontoret bør ha lik forståelse av: i. hvordan Tilsynskontoret får en konkret tilsynsoppgave av kommunen, ii. hvordan samarbeidet skal være med oppdragskommunen når Tilsynskontoret utfører et tilsyn iii. når Tilsynskontorets ansvar for et tilsyn opphører, og oppdragskommunen overtar, og iv. hvordan en løser uenighet om punktene i-iii.» Rutiner for oversending av saker til tilsynskontoret Skien kommune har følgende rutiner for oversendelse av saker til tilsynskontoret: 1. Saksbehandler blir gjort oppmerksom på et foretak eller sak hvor det er hensiktsmessig med tilsyn. 2. Saksbehandler melder fra til den interne tilsynsgruppa om ønsket tilsyn. 3. Tilsynsgruppa oppretter ny sak i P360 for dette tilsynet. 4. Den interne tilsynsgruppa melder fra til tilsynskontoret om at det er ønsket tilsyn på et gitt foretak eller i en konkret sak. Ønsket tilsynsform må oppgis. 5. Den interne tilsynsgruppa henter ut relevant dokumentasjon fra P360 og oversender det til tilsynskontoret via mail med følgebrev fra mal. Kommunen må spesifisere hvilke forhold som skal undersøkes, og i hvilken grad kommunen ønsker involvering i tilsynet. 6. Ansvaret for gjennomføringen av tilsynet ligger da hos Tilsynskontoret. 8.2 Gjennomføring av tilsyn i samarbeid med tilsynskontoret Rutiner for samarbeid ved tilsyn i regi av Tilsynskontoret: 1. Tilsynskontoret mottar relevante saksdokumenter og følgebrev fra kommunen. 2. Alle brev tilbake fra tilsynskontoret til kommunen skal sendes til postmottak for å sikre rett arkivering av dokumenter, evt. med kopi til saksbehandler. 3. Tilsynskontoret sender ut varselbrev til foretaket med kopi til kommunen når tilsynet skal gjennomføres. 4. Tilsynskontoret holder kommunen oppdatert om fremgangen, aktivt og fortløpende ved behov. 5. Tilsynskontoret utarbeider en tilsynsrapport etter gjennomført tilsyn. 6. Tilsynskontoret sender tilsynsrapporten til kommunens postmottak, med kopi til saksbehandler. 18 Forvaltningsrevisjon Tilsyn med byggesaker Porsgrunn 16

18 8.3 Kommunens oppfølging av tilsyn gjennomført av tilsynskontoret 1. Kommunen har overtatt ansvaret når tilsynskontoret har fullført tilsynet. 2. Tilsynsrapporten blir lagt inn i tidligere opprettet tilsynssak i P Kommunen har ansvaret for å vurdere videre gang angående eventuelt avdekkede avvik og mangler og følge opp disse. 8.4 Rutiner for tilsyn internt i kommunen Dokumenttilsyn Dokumenttilsynet gjennomføres av saksbehandler selv eller den interne tilsynsgruppen og avgrenses mot vanlig saksbehandling. 1. Saksbehandler blir gjort oppmerksom på et forhold i en byggesak hvor dokumenttilsyn kan være hensiktsmessig 2. Saksbehandler oppretter en egen mappe i P360 for tilsynet for å holde det adskilt fra byggesaken 3. Saksbehandler bruker mal i P360 eller mal fra dibk.no for å etterspørre de dokumenter som ønskes 4. Saksbehandler tar stilling til dokumentene når de innkommer 5. Det utarbeides tilsynsrapport på utført tilsyn som sendes til ansvarlig søker og arkiveres i P360. Kopi til tilsynskontoret hvis hensiktsmessig Byggeplasstilsyn Byggeplasstilsynet gjennomføres vanligvis av den interne tilsynsgruppa. 1. Saksbehandler blir gjort oppmerksom på en byggesak hvor byggeplasstilsyn kan være hensiktsmessig 2. Saksbehandler melder fra til den interne tilsynsgruppa og gir forslag til tema for tilsynet 3. Den interne tilsynsgruppa forbereder tilsynet og avgjør tema for tilsynet 4. Den interne tilsynsgruppa oppretter en egen mappe for tilsynet for å holde den avskilt fra byggesaken 5. Det gjøres avtale med evt. eksterne rådgivere, f.eks. brannvesen. 6. Det sendes ut varsel om tilsyn til ansvarlig søker (kan sløyfes, men bør benyttes for å sikre utbytte av tilsynet) 7. Ved gjennomføringen av tilsynet skal det være minst to deltakende fra byggesaksenheten. 8. ipad med applikasjon utviklet av DIBK bør brukes ved gjennomføringen av tilsynet for å notere relevante observasjoner og bruke relevante sjekklister. Evt. burde sjekklister tas med i papirform 9. Det burde ikke konkluderes på byggeplassen, men heller samle observasjoner. 10. Den interne tilsynsgruppa utarbeider tilsynsrapport som sendes til ansvarlig søker og tiltakshaver. Vurder kopi til tilsynskontoret og DIBK. 11. Den interne tilsynsgruppa har ansvaret for oppfølging av avvik/mangler avdekket i tilsynet 17

19 8.5 Rutiner for oppfølging av avvik og mangler etter tilsyn 1. Hvis det ikke foreligger avvik som skal følges opp er tilsynet formelt avsluttet når tilsynsrapporten sendes. 2. Dersom det fremkommer avvik i tilsynsrapporten skal disse følges opp. 3. Saksbehandler kan sette en rimelig frist for når avviket må rettes. Ved større avvik kan man be tiltakshaver om å sende inn en «fremdriftsplan» for retting av avvik hvor det fremgår hvordan og innen hvilken tid avvikene skal lukkes. 4. Kommunen avgjør hvordan rettingen skal dokumenteres. Det kan skje ved nytt tilsyn eller innsending av dokumentasjon. 5. Dersom frist for retting av avvik ikke overholdes kan kommunen sende purring til tiltakshaver/ansvarlig søker. 6. Hvis videre sanksjonsmidler har blitt forhåndsvarslet tidligere i saksprosessen kan enkeltvedtak om pålegg gis. Hvis det ikke har blitt forhåndsvarslet tidligere, må dette gjøres og følges opp videre. 8.6 Rutiner for bruk av reaksjoner Disse reaksjoner kan brukes i oppfølgingen av både tilsyn og ulovligheter. 1. Det foreligger en sak hvor det er konstatert en ulovlighet eller avvik 2. Det sendes ut forhåndsvarsel om pålegg og tvangsmulkt. Det gis minst 3 ukers frist, men dette varierer med sakens omfang. Frist settes på i P Dersom avvik ikke blir rettet innen frist sendes det purring med ny frist. Frist settes på i P Hvis det ikke er hensiktsmessig å sende purring eller dette allerede er gjort, kan vedtak om pålegg/tvangsmulkt fattes. Frist settes på i P Dersom evt. frist for retting ikke etterkommes skal dette følges opp videre f.eks. evt. innkreving av tvangsmulkt 6. Saken kan avsluttes når tiltakshaver dokumenterer at avvikene er lukket/rettet uavhengig av hvor man er i saksforløpet. Avvik eller ulovlighet er oppdaget/konstatert Kommunen sender forhåndsvarsel om pålegg og tvangsmulkt Kommunen vedtar pålegg og tvangsmulkt 3 UKER* 3 UKER* Retting må dokumenteres eller videre oppfølging av pålegg/mulkt *fristene kan variere fra sak til sak. 18

20 8.7 Registrering og arkivering av tilsynsdokumenter Tilsynskontoret fører register over foretatte tilsyn og anmerkninger som er gjort, men arkivansvaret ligger hos kommunen. Alle tilsynsrapporter fra tilsynskontoret skal være tilgjengelig for alle deltakerkommunene. Det vil ofte være firma som opererer på tvers av kommunegrensene og tilsynsrapportene er derfor av stor interesse for de ulike kommunene. Det vil også kunne være en ressurs for å finne frem til lignende saker i egen saksbehandling. Alle kommunene skal bruke P360 til å arkivere tilsynsrapporter. Dette gjelder både for tilsynsrapporter i egen strategi og rapporter tilsendt fra tilsynskontoret. Skien kommune ønsker å praktisere at tilsynssaken holdes adskilt i en egen digital saksmappe enn byggesaken i P360. Dette gjør det mer oversiktlig og lettere å finne tilbake til relevante dokumenter i både byggesaken og tilsynssaken. Dette er særlig viktig med tanke på at byggesak og tilsynssak ofte vil forløpe samtidig og at dette kan generere en stor mengde saksdokumenter Rutiner for registrering og arkivering av rapporter ved kommunalt tilsyn 1. Tilsynsrapport utarbeides av kommunen 2. Tilsynsrapport arkiveres i egen mappe i kommunens saksbehandlingssystem, P Kopi av tilsynsrapporten kan sendes til tilsynskontoret på mail dersom det anses som hensiktsmessig 4. Den interne tilsynsgruppa sender tilsynsrapporten til vedkommende som har ansvaret for å legge ut tilsynsrapporter fra deltakerkommunene på grenlandsstandarden.no Rutiner for registrering og arkivering av tilsyn som utføres av tilsynskontoret 1. Tilsynsrapport utarbeides av tilsynskontoret 2. Tilsynskontoret sender tilsynsrapport til oppdragskommunens postmottak og arkiverer egen rapport. 3. Tilsynskontoret har ansvar for at denne videresendes slik at alle tilsynsrapporter samles og gjøres tilgjengelig for alle deltakerkommunene på grenlandsstandarden.no 19

21 8.8 Rutiner for tilsyn av kvalifikasjoner i foretaket Porsgrunn kommune har utarbeidet følgende rutine: Formål: Utføres av: Når: Sikre at foretaket innehar nødvendige og relevante faglige kvalifikasjoner for å gjennomføre tiltaket på en forsvarlig måte. Kommunen v/byggesak Tilsyn skal føres tidligst mulig i byggesaksbehandlingen. Dette for å motvirke at foretak, som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, får utføre arbeidet. Henvisninger: Plan- og bygningsloven kap. 25 Forskrift om byggesak SAK10 kap. 15 Hjelpemidler: Temaveiledning "Tilsyn ved kvalifikasjoner i foretak" kap. 2 og 5 med tilhørende brevmal, og sjekkelite. For mer utdypende veiledning kan Temaveileder "Tilsyn" brukes Dokumentasjon: Relevant utdanning og praksis innenfor foretakets funksjon og ansvarsområder i tiltaket. Gjennomføring: Tilsynet gjennomføres på den måten, i det omfanget og med den intensiteten som kommunen finner hensiktsmessig ut fra prioritering og tilgjengelige ressurser og kompetanse. Tilsynsprosess: 1. Saksbehandler varsler ansvarlig foretak om dokumenttilsyn av foretakets kvalifikasjoner og ber om å få oversendt nødvendig dokumentasjon på foretakets kompetanse. 2. Saksbehandler gjennomgår mottatt dokumentasjon og kvalitetssjekker denne opp mot sjekkliste for kvalifikasjonskrav. 3. Foretaket informeres ved mangelfull dokumentasjon. 4. Kommunen innkaller foretaket til gjennomgang av mottatt dokumentasjon og oppsummering av tilsynet. 5. Når tilsynet er gjennomført, skrives det en rapport, jf. SAK Dersom foretaket ikke kan dokumentere at kvalifikasjonskravene er oppfylt innen fristen, skal kommunen varsle foretaket om at ansvarsretten vil bli fratatt foretaket, jf. 6-9 første ledd bokstav c. Følgende brevmaler og sjekkliste brukes: 1. Tilsyn med kvalifikasjoner innsending av dokumentasjon 2. Tilsyn med kvalifikasjoner og bruk av underleverandør - innsending av dokumentasjon 3. Tilsyn med foretakets kvalifikasjoner,(sjekkliste utdanning og praksis) 20

22 8.9 Rutine for tilsyn av produktdokumentasjon 1. Saksbehandler varsler foretak om tilsyn av produktinformasjon i igangsettes og ber om innsendelse av nødvending dokumentasjon 2. Dokumentasjonen gjennomgås og sjekkes opp mot relevante sjekklister fra DIBK Hvis dokumentasjonen er mangelfull skal foretaket varsles 4. Når tilsynet er gjennomført skrives tilsynsrapport Kragerø kommune har gode erfaringer med at tilsyn på produktdokumentasjon ofte kan utføres med mindre tidsbruk ved stedlig tilsyn. Et godt varsel om tilsyn som klargjør hvilke dokumenter som skal være på byggeplassen ved tilsyn og godt forberedt tilsyn fra kommunens side, vil dette gjøres unna ganske kjapt. Ipad applikasjon fra DiBK legger til rette for dette. 9 Rutine for håndtering av uenigheter i samarbeidet Håndtering av større uenigheter innen tilsynssamarbeidet, slik som utmelding, er regulert i samarbeidsavtalen. Det ble påpekt i forvaltningsrevisjonen at det burde være klarere rutiner for håndtering av mindre uenigheter. Skien kommune foreslår derfor følgende rutiner for håndtering av uenigheter knyttet til samarbeid med tilsynskontoret: 1. Saken tas først opp med den interkommunale tilsynsgruppa 2. Dersom uenigheten ikke kan løses ved hjelp av den interkommunale tilsynsgruppa foreslås det å bruke PBF som et forum for å ta opp slike saker i annen instans 10 Rutine for ulovlighetsoppfølging Ulovlighetsoppfølgingen er klart adskilt fra tilsynsaktiviteten, men Bamble ønsker å samle disse rutinene på ett sted og inkluderer derfor også dette i denne fremstillingen: 1. Byggesaksenheten blir gjort oppmerksom på en mulig ulovlighet. Enten via innmelding i P360, mail, telefon eller annet. Be om skriftlig redegjørelse hvis saken er innmeldt muntlig 2. Sak opprettes i P360 av saksbehandler eller arkiv dersom saken ikke er registrert i P360 fra tidligere 3. Saken vurderes opp mot prioriteringsliste og om det er innenfor byggesaksenhetens arbeidsområde. Hvis ikke skal korrekt instans varsles 4. Det burde sendes svarbrev/mail til innmelder om at saken er mottatt hvor det opplyses om saksgangen. 5. Saken blir gjennomgått og det tas midlertidig stilling til saken, evt. «befaring» 6. Send ut rekommandert forhåndsvarsel når man har nok dokumentasjon til at det anses som hensiktsmessig

23 7. Sett på frist/varsel i P360 i saken, vanligvis tre uker frem i tid, om at det innen da må være innkommet redegjørelse eller fullstendig søknad fra tiltakshaver 8. Hvis omsøkt: Søknaden behandles som en vanlig byggesak 9. Hvis redegjørelse innkommer: Ta stilling til innkommet dokumentasjon. Vurder ny frist for innsending av søknad eller følge opp med vedtak om pålegg/tvangsmulkt. 10. Hvis rettet: Be om dokumentasjon på at tiltaket er rettet tilbake til opprinnelig stand 11. Hvis tiltaket ikke rettes/omsøkes innen frist: Vurder ny frist for innsending av søknad eller følge opp med vedtak om pålegg/tvangsmulkt. 12. Pålegg som ikke oppfylles kan i ytterste konsekvens følges opp med forelegg dersom tvangsmulkt ikke nytter. 11 Revisjon av rutiner Skien kommune foreslår følgende rutine for revisjon: Rutinene rulleres første gang ett år etter den er vedtatt Deretter revideres hvert andre år. 22

24 12 Vedlegg 12.1 Flytskjema tilsyn Kommunen blir gjort oppmerksom på en uregelmessighet eller ønsker å gjennomføre «stikkprøve» eae Byggesaksenheten er ikke rett instans varsle f.eks. NAV, arb. tilsyn, brannvesen osv. Dokumenttilsyn Lite ressurskrevende Dokumentbasert Spesifikk byggesak i fokus Kommunen sender forespørsel og etterspør dokumentasjon Kommunen tar stilling til om det er nødvendig/hensiktsmessig/lovpålagt med tilsyn i saken Dersom tilsyn er nødvendig/hensiktsmessig/lovpå lagt må kommunen vurdere hvilken tilsynsform som skal benyttes Byggeplasstilsyn Middels ressurskrevende Tilsyn på enkelte forhåndsbestemte områder Kommunen kan sende brev om evt. tilsyn eller komme uanmeldt på byggeplassen Tilsyn ikke nødvendig, f.eks. pga. feilinformasjon, konstatert ulovlighet e.l. Revisjonstilsyn Ressurskrevende Omfattende tilsyn på flere punkter Foretaket i fokus Går evt. over til ulovlighetsoppfølging Kommunen melder fra til tilsynskontoret i Grenland og ber om et tilsyn Byggesaksbehandler gjennomfører dokumenttilsynet Kommunen gjennomfører byggeplasstilsyn Tilsynskontoret i Grenland gjennomfører tilsyn Kommunen utarbeider rapport Kommunen vurderer videre gang Konkluderer Oppfølging 23 Tilsynskontoret utarbeider rapport og sender til kommunen

25 12.2 Flytskjema ulovlighetsoppfølging Kommunen blir gjort oppmerksom på ulovlighet Byggesaksenheten tar midlertidig stilling til saken og bestemmer videre gang Byggesaksenheten er ikke rett instans varsle evt. rett instans. F.eks. NAV, arb. tilsyn, Plikter/velger å forfølge saken videre med ulovlighetsoppfølging Saken forfølges ikke, f.eks. på grunn av feilaktig informasjon, bagatellmessig art e.l. Byggesaksenheten innhenter nødvendig dokumentasjon på innmeldte forhold, vurderer evt. behov for tilsyn, befaring e.l. Kan utløse tilsynssak Sender ut forhåndsvarsel. 3 ukers frist til å uttale seg. Krever søknad/retting innen frist. 3 U K E R Rettes: Sender inn dokumentasjon på at forhold er rettet og sak avsluttes Blir ikke rettet/omsøkt innen frist Omsøkes: Søknad behandles på vanlig måte uten hensyn til at det er ulovlighetssak. Vedtak om pålegg/tvangsmulkt 3 U K E R 24 Innkreving av tvangsmulkt/gebyr

26 13 Kildeliste DIBK Veiledning for bruk av tilsynsmaler, DIBK Veiledning for produkttilsyn DIBK Veiledning for kvalifikasjonstilsyn DIBK Tilsynsveileder (2013) Forvaltningsrevisjon Tilsyn med byggesaker Porsgrunn Ot.prp. 45 ( ) Om lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (byggesaksdelen) Pedersen et al. Plan- og bygningsrett del II (2011) Plan og bygningsloven med kommentarer SAK10 med veiledning Ressurser til bruk ved tilsynsarbeid Tilsyn med kvalifikasjoner Sjekklister og maler - Produkttilsyn Sjekklister og maler