NÅSITUASJONS-ANALYSE TIMEPLANARBEIDET VED HIOA

Transkript

1 NÅSITUASJONS-ANALYSE TIMEPLANARBEIDET VED HIOA

2 INNHOLD 1. Introduksjon og bakgrunn for prosjektet 2. Hovedfunn 3. Nåsituasjons-analyse av timeplansystem 4. Nåsituasjons-analyse av arbeidsprosesser 5. Refleksjoner fra analysearbeidet til videre prosess 2

3 INTRODUKSJON TIL NÅSITUASJONS-ANALYSE AV TIMEPLANARBEIDET VED HIOA Nåtids-analyse av timeplanarbeidet ved HiOA Bakgrunnen for prosjektet Hvorfor gjennomfører vi prosjektet? Hvordan har vi gjennomført prosjektet? Timeplanlegging og rombooking er en vesentlig støtteaktivitet for å sikre effektiv gjennomføring av undervisningsvirksomhet ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) I 2013 innførte Høgskolen i Oslo og Akershus nytt timeplansystem (UniUntis), og nye bestemmelser for timeplanarbeidet UniUntis skulle i utgangspunktet gi informasjon om tid og sted, mens annen informasjon skulle legges i Fronter. Innføringen av MinSide har bidratt til behov for visning av personlige timeplaner i WebUntis. Studentene har gitt uttrykk at de ikke er tilfreds med dagens løsninger og at de ønsker informasjon om tid, sted og undervisning samlet Samtidig viser en gjennomgang fra 2014 at bestemmelsene for timeplanarbeidet ikke er godt nok kjent ute på fakultetene og at bestemmelsene følges opp ulikt på tvers av HiOA PwC sin revisjonsrapport i 2015 konkluderte med at innkjøp- og implementering av timeplansystemet hadde vært mangelfull, og i liten grad understøttet brukernes reelle behov Til tross for enkelte forbedringer, opplever HiOA fortsatt at timeplansystemet og arbeidsprosessene rundt time- og romplanlegging ikke fungere optimalt HiOA vurderer å bytte timeplansystem, men trenger et grundig og detaljert vurderingsgrunnlag før en eventuelt beslutning om valg av system kan tas Rambøll med en nåtidsanalyse av timeplanarbeidet ved HiOA for å avdekke hva som fungere godt med nåværende system og arbeidsprosesser, og hva som ikke fungere like godt Analysen er basert på en involverende analyseprosess, hvor ledere, undervisere og timeplanleggere fra ulike steder i organisasjonen har vært involvert i prosessen Vi har kartlagt og analysert nåsituasjonen gjennom: Gjennomgang av tidligere analyser og rapporter Gruppeintervju med timeplanleggere Workshops med ledere, undervisere og timeplanleggere Resultater fra spørreskjemaundersøkelse blant studentene Resultatet fra dokumentstudier, intervjuer og workshops er oppsummert og beskrevet i denne rapporten Kilde: Analyse av Nåsituasjonen Timeplan Workshop med Timeplanleggerne 7.Mars 2014, vedlegg 2 Revisjonsrapport PwC 3

4 MÅLSETTINGER FOR TIMEPLANARBEIDET VED HIOA ER KVALITET FOR STUDENTENE, EFFEKTIVE ARBEIDSPROSESSER OG OPTIMAL AREALBRUK Kvalitet for studentene gjennom å tilby forutsigbarhet i studiehverdagen. Dette oppnås gjennom enkel tilgang til korrekt informasjon Optimal arealbruk hvor HiOA evner å utnytte sine lokaler på en god måte Effektive arbeidsprosesser som understøtter en god tjeneste til kjernevirksomheten med hensiktsmessig bruk av ressurser Nåsituasjons-analysen av timeplanarbeidet har tatt utgangspunkt i hvordan dagens system og prosesser understøtter HiOA sine overordnede målsettinger med timeplanarbeidet. Det er tidvis vanskelig å gjøre et klart skille mellom hva som skyldes prosess og hva som skyldes system, men vi har forsøkt så godt det lar seg gjøre å skille mellom prosess og system i den videre rapporten. 4

5 SYSTEM OG PROSESS ER KUN NOEN AV FLERE FAKTORER SOM AVGJØR OM HIOA OPPNÅR SINE MÅLSETTINGER FOR TIMEPLANARBEIDET KULTUR MÅLSETTINGER LEDELSE STRUKTUR KOMPETANSE SYSTEM OG PROSESS PERSONALE Til tross for at analysen primært har fokusert på system og prosesser, er det viktig å være oppmerksom på at det er flere faktorer som er avgjørende for om HiOA oppnår sine målsettinger for timeplanarbeidet. Dette inkluderer blant annet ledelse, kompetanse, personale, struktur og kultur. Faktorene henger tett sammen, og det har vært tilfeller hvor analysen har berørt andre faktorer enn system og prosess. Disse tilfellene er tatt hensyn til, og beskrevet i den videre rapporten. 5

6 INNHOLD 1. Introduksjon og bakgrunn for prosjektet 2. Hovedfunn 3. Nåsituasjons-analyse av timeplansystem 4. Nåsituasjons-analyse av arbeidsprosesser 5. Refleksjoner fra analysearbeidet til videre prosess 6

7 UNIUNTIS ER MODENT FOR UTSKIFTNING, MEN ET NYTT SYSTEM VIL IKKE ALENE LØSE HIOA SINE UTFORDRINGER Til tross for enkelte forbedringer siden innføring av UniUntis i 2013 er dagens system ikke tilpasset HiOA sine behov. Systemet legger i stor grad opp til manuelt arbeid, og understøtter i liten grad HiOA sin målsetting om effektive arbeidsprosesser: Systemet er ikke dimensjonert for HiOA sitt reelle behov, det oppleves som lite brukervennlig (mange klikk ) og det er dårlig integrert med andre systemer (informasjon må legges inn flere steder). Timeplaninformasjonen til studentene er i dag fordelt over flere plattformer, og ingen av disse oppleves som fullverdige eller fullgode. Dette i kombinasjon med at det ikke eksiterer en god varslingstjeneste for endringer, gjør at informasjonen oppleves som uoversiktlig. For å løse problemet har flere studenter og lærere valgt å ta i bruk egne løsninger (Facebook, egenutviklede systemer, mm.), som igjen fører til at HiOA mister kontroll over kommunikasjon med studentene. Det har kommet tydelig frem gjennom kartleggingen at flere av utfordringene i timeplanarbeidet ikke skyldes systemet alene, og disse vil ikke bli løst ved innføring av et nytt system. Når det gjelder antall endringer i timeplanen, pekes det blant annet på utfordringer rundt tidsfrister, men problemstillingen forstås ulikt av de ulike gruppene: Timeplanleggere opplever at viktige frister ikke overholdes, og at kvaliteten på informasjonen er for dårlig. Emneansvarlige og fagansvarlige har ikke nødvendig forståelse for tidsrammene, og oppfatter fristene som urimelig tidlige. Vi ser at der hvor ledelsen i stor grad tar ansvar for koordinering og styring av timeplanarbeidet fungerer dette bedre. Dagens prosesser understøtter i mindre grad optimal arealbruk: Fakultetene samkjører ikke bruk av arealer, undervisere overbooker rom for å sikre kapasitet, og oppstart av eller lengde på undervisningsøkter samsvarer ikke med tidsbolkene lagt til grunn i timeplanbestemmelsene for booking av undervisningsrom. Betydelig grad av ulikhet i behovene gjør prosessen mer krevende. Det er i tillegg en del avhengigheter til andre prosesser, uten at vi har sett nærmere på disse. 7

8 BRUK AV AUTOMATISK ROMFORDELING KAN BIDRA TIL MER OPTIMAL AREALBRUK, MEN ET NYTT SYSTEM VIL IKKE LØSE ALLE UTFORDRINGER MÅLSETTING Optimal arealbruk Målet er at HiOA evner å utnytte sine lokaler på en god måte. Totalt sett er kapasiteten ved HiOA større enn behovet, og det er potensiale for å forbedre arealbruken Samtidig er det stor forskjell i kvaliteten på tilgjengelige rom. To rom med samme anslåtte kapasitet kan varierer betraktelig i kvalitet UTFORDRINGER MÅLSETTING Den underliggende romdatabasen er i dag delt og romfordeling gjøres manuelt. Systemet mangler tilstrekkelig kapasitet til å ta i bruk funksjonen for automatisk romfordeling. På samme tid er fordeling av rommene i for liten grad samkjørt mellom fakultetene, noe som medfører dårlig utnyttelse av HiOA sine arealer totalt sett Semesteret er preget av ujevn etterspørsel etter undervisningslokaler. Det er eksempelvis stor etterspørsel etter særlig store rom ved semesterstart og mindre etterspørsel i perioder hvor store kull er i praksis. Dette medfører at rom er overfylt i perioder og står ubrukt på andre tidspunkt Emneansvarlige sine behov er ofte uklare ved frister for timeplanarbeidet, og bekymring for kapasitet medfører at enkelte velger å overbooke undervisningsrom for å sikre kapasitet. Rommene blir senere ikke avbooket, og står ubrukt i perioder Bestemmelsene for timeplanarbeidet sier at undervisningen bør være oppdelt i 2-timers økter, og at undervisningsdagen skal starte De gitte undervisningsbolkene er ikke alltid tilpasset ulike studier og studiesteders undervisningspraksis, og undervisere ender ofte opp med å booke rom i økter som ikke stemmer overens med den faktiske lengden på undervisningen «Det må bli enklere å avbooke rom man ikke lenger har behov for» UNDERVISERE «Automatisk romfordeling fungerer ikke - systemet klarer ikke å håndtere mengden data. Rom fordeles derfor manuelt ved å dra i systemet, som per i dag har en delt database» TIMEPLANLEGGER Vil ikke løses ved innføring av nytt system Vil delvis kunne løses ved innføring av nytt system Vil kunne løses ved innføring av nytt system 8

9 DAGENS SYSTEM OG PROSESSER LEGGER OPP TIL MANUELT ARBEID, NOE SOM TROLIG KAN REDUSERES VED INNFØRING AV ET NYTT SYSTEM MÅLSETTING 1 UTFORDRINGER Dagens system legger i stor grad opp til manuelt arbeid gjennom dårlig integrasjon med andre systemer (informasjon legges inn flere steder), mangel på automatiserte prosesser (eksempelvis automatisk romfordeling) og dårlig brukergrensesnitt «Jeg føler jeg klikker meg i hjel, og kombinert med at systemet generelt er tregt tar ting unødvendig lang tid» Effektive arbeidsprosesser Målet er at HiOA har arbeidsprosesser som understøtter en god tjeneste til kjernevirksomheten med hensiktsmessig bruk av ressurser Dagens system virker å være underdimensjonert HiOA sine behov. Systemet oppleves generelt som tregt av timeplanleggere, som stadig mister kontakt med databasen(e) og bruker tid på å vente mens systemet laster. Problemet forsterket ved at standard HiOA brukerutstyr ikke er kraftig nok til å håndtere systemet på en hensiktsmessig måte Dårlig kvalitet på grunnlagsdata som meldes inn til timeplanleggere ved gitte frister. Dette medfører merarbeid på senere tidspunkt hvor data må endres. Grunnlagsdata meldes i dag inn manuelt til timeplanleggere og ofte uten fast mal. Bestillingene oppleves til tider mer som utkast/skisser enn endelige bestillinger Timeplanarbeidet er organisert ulikt på tvers av fakultetene, og det varierer i hvilken grad ledelsen tar ansvar for koordinering av timeplanarbeidet. Tilbakemelding fra fakultetene er at timeplanarbeidet fungerer mye bedre der ledelsen tar ansvar for koordinering, og hvor ansvaret ikke delegeres til personer som mangler helhetsoversikt TIMEPLANLEGGER «Er det hensiktsmessig at fristene er «før man vet»? Hva er viktigst? Forutsigbarhet fra starten av juni, eller en mer korrekt timeplan i slutten av juni?» UNDERVISERE Vil ikke løses ved innføring av nytt system Vil delvis kunne løses ved innføring av nytt system Vil kunne løses ved innføring av nytt system 9

10 STUDENTENE ØNSKER INFORMASJONEN SAMLET I ETT SYSTEM OG GODE VARSLINGSMULIGHETER VED ENDRINGER I TIMEPLANEN MÅLSETTING Kvalitet for studentene Målet er at HiOA evner å tilby studentene forutsigbarhet i studiehverdagen. Dette oppnås gjennom enkel tilgang til korrekt informasjon UTFORDRINGER Timeplaninformasjon til studentene spres i dag over flere kanaler og studentene gir uttrykk for at de ønsker informasjon om tid, sted og undervisningsinnhold samlet. Flere studenter og undervisere har valgt å bruke og/eller utvikle egne løsninger for innhenting og deling av informasjon Manglende varslingsmulighet ved endringer. Spørreundersøkelse blant studentene viser at 1 av 3 studenter opplever at det blir gjort endringer i timeplanen 1-3 ganger i måneden. Manglende varsling medfører i verste fall at studentene går glipp av undervisning. Det mangler i tillegg gode varslingsmuligheter til undervisere/forelesere Dagens system er i utgangspunktet tilpasset bruk i grunnskolen/videregående hvor elevene stort sett har samme timeplan hver uke. På HiOA varierer timeplanen til studentene i større grad, og dette medfører at studentene tidvis må åpne flere timeplaner parallelt. Dette kan oppleves som tidkrevende og uoversiktlig Utilstrekkelig synkronisering mellom UniUntis og WebUntis fører tidvis til dobbelbooking av grupperom. Data eksporteres fra UniUntis til WebUntis flere ganger daglig. Når data eksporteres mellom systemene blir rombooking utilgjengelig for studentene (og andre) i en kortere periode «Vi bruker en egenutviklet nettside som en 3-års Paramedic student har utviklet. Den er raskere og mye enklere å finne frem i enn Fronter, MinSide og WebUntis» STUDENTENE «Hvordan skal de ulike systemene integreres med Canvas?» UNDERVISERE Vil ikke løses ved innføring av nytt system Vil delvis kunne løses ved innføring av nytt system Vil kunne løses ved innføring av nytt system 10

11 INNHOLD 1. Introduksjon og bakgrunn for prosjektet 2. Hovedfunn 3. Nåsituasjons-analyse av timeplansystem 4. Nåsituasjons-analyse av arbeidsprosesser 5. Refleksjoner fra analysearbeidet til videre prosess 11

12 TIMEPLANSYSTEMET ER IKKE DIMENSJONERT FOR DAGENS BRUK OG LEGGER I STOR GRAD OPP TIL MANUELT ARBEID Effektive arbeidsprosesser som understøtter en god tjeneste til kjernevirksomheten med hensiktsmessig bruk av ressurser STYRKER Timeplanleggerne har blitt bedre kjent med systemet og antall brukerhenvendelser har gått ned det siste året Brukere opplever systemet som mer stabilt enn tidligere og systemet er per i dag sjeldent nede over lengre perioder UTFORDRINGER Systemet virker å være underdimensjonert HiOA sine behov. Systemet oppleves generelt som tregt av timeplanleggerne, som stadig mister kontakt med databasen(e) og bruker mye tid på å vente mens systemet «laster». Dette medfører at informasjon må legges inn på nytt og at prosessen tar unødvendig lang tid. Problemet reduseres noe når brukerne er koblet til fast nett, og/eller bruker datamaskiner med større kapasitet. Systemet er for stort til at standard HiOA brukerutstyr klarer å håndtere systemet på en hensiktsmessig måte Systemer legger i stor grad opp til manuelt arbeid, både gjennom dårlig integrasjon med andre systemer (informasjon må legges inn flere steder), mangel på automatiserte prosesser og dårlig brukergrensesnitt (tidkrevende å legge inn informasjon) Det er ikke mulig å eksportere antall endringer fra systemet. Dette gjør det vanskelig å følge opp bruk av systemet, og formidle endringer videre innad i HiOA Kommunikasjon mellom bruker (HiOA), leverandør (IST) og utvikler (sitter i Østerrike) oppleves som tidkrevende og lite effektiv Systemet oppleves som lite brukervennlig og intuitivt som tar tid å lære seg, og hvor det er mange steg («klikk») i prosessene 12

13 INGEN ENTYDIG PLATTFORM FOR INFORMASJON TIL STUDENTENE OG STUDENTENE VARSLES IKKE VED ENDRING Kvalitet for studentene gjennom å tilby forutsigbarhet i studiehverdagen. Dette oppnås gjennom enkel tilgang til korrekt informasjon STYRKER Frafall av barnesykdommer, eksempelvis at systemet blir utilgjengelig for studenter i lengre perioder Studentene får rom- og tidsinformasjon gjennom en timeplan, og denne informasjonen er som oftest oppdatert og riktig når den først er lagt inn UTFORDRINGER Timeplaninformasjon til studentene spres i dag over flere kanaler (WebUntis, MinSide og Fronter) og kan oppleves som uoversiktlig. Dagens plattformer oppleves å ikke fungere godt nok, noe som understøttes av spørreundersøkelse blant studentene våren Flere studenter og lærere bruker egne løsninger Timeplanvisning oppleves som lite brukervennlig og spørreundersøkelsen viser at mange studenter er misfornøyd med timeplanvisningen, uavhengig av plattform Dagens system er i utgangspunktet tilpasset til grunnskolen/videregående, hvor timeplanen stort sett er lik hver uke. På HiOA varierer timeplanen til studentene i større grad, eksempelvis på grunn av valgfag og variasjon mellom uker. For å få oversikt over egen timeplan må studentene tidvis åpne flere timeplaner parallelt, noe som oppleves som uoversiktlig og tidkrevende Enveis kommunikasjon mellom UniUntis og WebUntis fører tidvis til dobbeltbooking av grupperom Eksport av data fra UniUntis til WebUntis gjennomføres flere ganger daglig. Når data eksporteres mellom systemene blir rombooking utilgjengelig for studentene en kortere periode Systemet mangler gode varslingsmuligheter for studenter og fagansvarlige ved endringer i timeplanen 13

14 AUTOMATISERT ROMTILDELING PÅ AGGREGERT NIVÅ KAN BIDRA TIL BEDRE UTNYTTELSE AV HIOA SINE LOKALER Optimal arealbruk hvor HiOA evner å utnytte sine lokaler på en god måte STYRKER Systemet fungerer akseptabelt til å booke undervisningsrom når romfordeling er gjort manuelt UTFORDRINGER Den underliggende databasen til systemet er delt og romfordeling gjøres per i dag manuelt. Automatisering av romfordeling på aggregert nivå kan bidra til bedre utnyttelse av HiOA sine lokaler og redusere behovet for tidlige frister for innmelding av rombehov. Systemet har muligheter for ta i bruk automatisert romfordeling. Systemet mangler derimot tilstrekkelig kapasitet til å ta i bruk denne funksjonen Tilbakemelding fra undervisere er at det er tidkrevende å avbooke rom som man lenger ikke har behov for, noe som medfører at rom blir stående ubrukt i perioder. Undervisere ønsker blant annet tilgang til systemet, slik at de kan avbooke rom selv 14

15 INNHOLD 1. Introduksjon og bakgrunn for prosjektet 2. Hovedfunn 3. Nåsituasjons-analyse av timeplansystem 4. Nåsituasjons-analyse av arbeidsprosesser 5. Refleksjoner fra analysearbeidet til videre prosess 15

16 TIMEPLANARBEIDET ER ORGANISERT ULIKT PÅ TVERS AV FAKULTETENE Effektive arbeidsprosesser som understøtter en god tjeneste til kjernevirksomheten med hensiktsmessig bruk av ressurser STYRKER Bedre samarbeid mellom timeplanleggere, både internt og på tvers av fakultetene. Timeplanleggere møtes blant annet ved behov for å diskutere utfordringer med timeplanarbeidet Profesjonalisert rombookingsrolle. Timeplanleggere oppleves som serviceinnstilte av brukere og evner i stor grad å skjerme faglige ansatte fra mange av utfordringene med systemet Fagpersoner har en kontaktperson (timeplanlegger) og tilbakemelding fra brukerne er at kommunikasjonen mellom timeplanansvarlige og timeplanleggere er god og tydelig UTFORDRINGER Timearbeidet er organisert ulikt på tvers av fakultetene Eksempelvis har timeplanleggere på HF direkte kontakt med over 60 emneansvarlige, mens timeplanlegger på SAM forholder seg til kun institutt- og studieleder Dårlig kvalitet på grunnlagsdata som meldes inn til timeplanleggere fører til mye merarbeid i form av endringer. Grunnlagsdata meldes inn manuelt til timeplanleggere uten fast mal og ofte er bestillingen mer et utkast enn en endelig bestilling. Det er ofte ingen konsekvenser av å levere uferdige bestillinger og gjøre endringer utenfor fristene Enkelte emneansvarlige opplever at dagens innmeldingsfrister er for tidlige, og før de vet sine faktiske behov. De velger derfor å levere skisser/utkast til timeplan for å tilfredsstille friststrukturen, og gjør nødvendige endringer på senere tidspunkt når de vet hva de trenger Til tross for flere likheter på tvers av år, gjenbrukes data fra tidligere år i liten grad Uenighet / uklarhet rundt begrepsbruk i timeplanleggingsprosessen skaper forvirring Tilbakemelding fra fakultetene er at timeplanarbeidet fungerer bedre der ledelsen tar tydelig ansvar for koordinering, og hvor ansvaret ikke delegeres til personer som mangler helhetsoversikt (eksempelvis emneansvarlige) 16

17 1 AV 3 STUDENTER OPPLEVER ENDRINGER OFTERE ENN 1-3 GANGER I MÅNEDEN Kvalitet for studentene gjennom å tilby forutsigbarhet i studiehverdagen. Dette oppnås gjennom enkel tilgang til korrekt informasjon STYRKER Informasjonen i systemet er god når den først er lagt inn og detaljopplysningene om rommene er bra Tidlig timeplaninformasjon til studentene gir viktig og nødvendig anledning til å planlegge studiesemesteret, som blant annet valg av tilleggsfag UTFORDRINGER 1 av 3 studenter opplever at informasjon i systemet blir endret 1-3 ganger i måneden eller oftere, hvorav 20% av studentene som opplever endringer kommer for sent eller går glipp av undervisning 17

18 MANGLENDE KOORDINERING MELLOM FAKULTETENE TIDLIG I PROSESSEN GIR SUBOPTIMAL AREALBRUK Optimal arealbruk hvor HiOA evner å utnytte sine lokaler på en god måte STYRKER Tilgang til en rekke ulike romtyper Til tross for variasjon mellom type rom (store auditorium/mindre auditorium/spesialrom) er romkapasiteten ved HiOA totalt sett større enn behovet for rom UTFORDRINGER Fakultetene samkjører i for liten grad bruk av undervisningslokaler, noe som medfører suboptimal utnyttelse av romkapasiteten totalt sett. Eksempelvis fremkommer det manglende koordinering på tvers av fakultetene før frislipp av rom «Rush-tids»-perioder (eks. semesterstart) hvor behovet for store rom er større enn ellers Lav utnyttelse av arealer på enkelte tidspunkt, som ettermiddager og fredager Liten fleksibilitet fra forelesere på tider de kan/vil forelese Selv om kapasiteten overordnet sett er større enn behovet, er det stor forskjell i kvaliteten på rommene ved HiOA. To rom med samme kapasitet kan varierer betraktelig i kvalitet Behov er ikke alltid avklart ved fristen for å melde behov og flere velger å «overbooke» rom for å sikre seg tilstrekkelig kapasitet. Rom blir ofte ikke avbooket dersom det ikke er behov for dem Opprettelse av nye studier samt økning i antall studieplasser kan ha store konsekvenser for romkapasiteten og timeplanleggingen. Det er i dag ikke mulig å simulere effekter av slike beslutninger Misforhold mellom ønskede undervisningsøkter og bestemmelsen om å booke rom i 2- timersøkter fører til tidvis dårlig utnyttelse av rom. Eksempelvis bookes rom i 4 timer for en 3- timers forelesning. Låste startpunkter og sluttpunkter gjør at timeplanen ikke alltid er korrekt tidsmessig (står 4 timer i studentens timeplan, selv om økten er på 3 timer, eller forelesningen starter 30 minutter senere enn det som står). Fakultetene har i varierende grad tatt i bruk 2 timer som standard undervisningsøkter 18

19 INNHOLD 1. Introduksjon og bakgrunn for prosjektet 2. Hovedfunn 3. Nåsituasjons-analyse av timeplansystem 4. Nåsituasjons-analyse av arbeidsprosesser 5. Refleksjoner fra analysearbeidet til videre prosess 19

20 VELGER HIOA Å INNFØRE ET NYTT SYSTEM KAN DETTE VÆRE EN GOD MULIGHET TIL Å GJENNOMGÅ OG FORANKRE BESTEMMELSENE FOR TIMEPLANARBEIDET Velger HiOA å innføre et nytt system kan dette være en god mulighet til å samtidig gjennomgå og forankre bestemmelsene for timeplanarbeidet bredere enn slik det oppleves i dag Det har fremkommet i kartleggingsarbeidet at flere ansatte ved HiOA ønsker en revidering av timeplanbestemmelsene Det har også fremkommet at det er betydelig variasjon i kompleksiteten rundt timeplanlegging I arbeidet med timeplanlegging er det mange ulike behov og mål som skal dekkes, og en del av disse kan være direkte motstridende i forhold til hverandre Tilbakemelding fra fagsiden er at de ønsker mer fleksibilitet i planlegging og gjennomføring av undervisningen, men det er ikke nødvendigvis i tråd med andre sentrale behov og mål Det er behov for en tydeligere felles forståelse av de ulike behovene og hvordan de påvirker hverandre, og forankring av retningslinjer og rutiner ut i alle nivåer Det er særlig 3 bestemmelser som har kommet opp hvor vi tenker det er behov for å jobbe med å skape forståelse og forankre mer på tvers: 20

21 UTFORDRING 1: DET ER UKLART HVA SOM MENES MED TIMEPLAN I ULIKE SAMMENHENGER OG MANGE SAVNER EN BEGREPSAVKLARING 1. Generelt Timeplanbestemmelse Med timeplan menes i disse bestemmelsene en samlet oversikt over når og hvor undervisning for en klasse, gruppe e.l. skal skje, hvilket emne det undervises i og hvilken lærer som skal forestå undervisningen. Begrepet omfatter altså romplanlegging. Andre undervisningsrelaterte opplysninger, som litteraturhenvisninger, temaer til forberedelse mv. forutsettes lagt ut i Fronter eller innarbeidet i egne undervisningsplaner. Input fra intervjuer og workshops Det er i dag uenighet/uklart hva som menes med ulike begreper i timeplanleggingsarbeidet ved HiOA. Dette gjelder også når man snakker om systemer. Spørsmålet som har dukket opp i intervjuer og workshops er om ett samlet timeplansystem skal løse alt, eller om HiOA skal gjøre et tydeligere skille mellom timeplansystem og rombookingssystem? Ifølge Rambøll sin årlige undersøkelse «IT i praksis» velger flere og flere virksomheter å gå vekk fra ett stort tungt system som skal løse alt, og heller integrere flere mindre løsninger til en samlet tjeneste. Tilbakemeldingen fra studentene er at de ønsker å kun forholde seg til et system, hvor all informasjon er samlet på ett sted og er enkelt tilgjengelig. Dette kan løses ved å innføre et gjennomført timeplansystem eller ha et «usynlig» rombookingsystem som leverer informasjon inn i en undervisningsplan/timeplan 21

22 UTFORDRING 2: EMNEANSVARLIGE OG FORELESERE ØNSKER MER FLEKSIBILITET I OPPSETT AV UNDERVISNINGEN 2. Undervisningsåret og -dagen Timeplanbestemmelse Undervisningsdagen begynner og avsluttes normalt kl Dagen er delt i 8 økter som starter hhv. kl , kl , kl , kl , kl , kl og kl Hver gruppe/klasse/kull forutsettes å kunne ha undervisning frem til en dag pr.uke. Det legges til grunn at studentene skal være informert om dette på forhånd. For at undervisningsarealene skal bli utnyttet best mulig, bør undervisningen være oppdelt i 2-timers økter (undervisning i 2, 4 eller 6- timers økter) Input fra intervjuer og workshops Tilbakemelding fra fagsiden er at de ønsker mer fleksibilitet i planlegging og gjennomføring av undervisningen. De gitte øktene og undervisningsbolkene på 2 timer er ikke alltid er tilpasset de ulike studier og studiesteder sine opplevde behov og eksisterende praksis, og ender opp med å booke undervisningsrom i perioder som stemmer overens med timeplanbestemmelsene, og ikke den faktiske undervisningen. Dette medfører blant annet at undervisningsrom står ubrukt i perioder, og at studenter og undervisere får opp feil tidsinformasjon i sine timeplaner. Undervisere ønsker mer fleksibilitet i oppsett av undervisningen, eksempelvis gjennom å sette sammen sine økter ved bruk av kortere undervisningsbolker (0.5 eller 1 time). Per i dag gjennomføres romfordeling manuelt, og det vil innebære betraktelig merarbeid å redusere lengden på undervisningsbolkene. Derfor forutsetter kortere bolker utstrakt brukt av automatisk romfordeling for å kunne understøtte målet om effektive arbeidsprosesser 22

23 UTFORDRING 3: DET LEVERES UKOMPLETT INFORMASJON INNENFOR FRISTENE OG DET ER BEHOV FOR Å GJENNOMGÅ DAGENS FRISTSTRUKTUR 3. Frister for timeplaner og rombooking Timeplanbestemmelse Studieavdelingen setter hvert semester frister for timeplanarbeidet ved fakultetene, og det enkelte fakultet gir deretter interne frister for arbeidet ved fakultetet. Normalt skal timeplanene foreligge tilgjengelig for studentene senest 6.6 for høstsemesteret og senest for vårsemesteret Input fra intervjuer og workshops Kompleksiteten og forutsigbarheten varierer mellom studier, og enkelte emneansvarlige opplever at dagens frister er satt tidligere enn når de vet sine faktiske behov. Dermed velger flere å levere skisser til timeplan for kommende semester, og overbooke rom for å sikre seg kapasitet. Det er flere steder ingen konsekvenser av å levere manglende informasjon innen de gitte fristene, for så å gjøre nødvendige endringer på senere tidspunkt. Dårlig grunnlagsdata medfører både mindre forutsigbarhet for studentene og betydelig merarbeid for timeplanlegger som må legge inn informasjon i systemet flere ganger. Det har fremkommet gjennom intervjuer og workshop at enkelte ønsker å utsette fristene for å sørge for at informasjonen som legges inn i systemet er korrekt i utgangspunktet 23

24 RAMBØLLS VURDERING SYSTEM Dagens system er utilfredsstillende, og møter ikke HiOAs behov. Et nytt system må ha mulighet for automatisk romplanlegging selv med såpass omfattende database og komplekse føringer som HiOA har PROSESS Et evt. nytt system kan legge til rette for mer effektive prosesser, særlig med tanke på tidsbruk knyttet til innlegging i systemet, endringshåndtering osv. KULTUR Ved/før innføring av et evt. nytt system, er det viktig å arbeide med å styrke den felles forståelsen for institusjonens behov og de overordnede målsettingene. I tillegg øke innsikten i hverandres behov og i fellesskap lete etter løsninger som balanserer de ulike behovene best mulig. STRUKTUR Det er mange avhengigheter i de ulike planarbeidene. Disse bør kartlegges, og sees i sammenheng, også i forhold til friststrukturen LEDELSE Ledere som har god forståelse for hvordan ulike behov må spille sammen, skaper større sannsynlighet for gode samarbeidsprosesser. I tillegg er det behov for arenaer hvor administrasjon og faglig ansatte møtes og får utveksle erfaringer og lytte til hverandres behov 24