MELDAL KOMMUNE Kommunestyret

Transkript

1 MELDAL KOMMUNE Kommunestyret Møteinnkalling Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: , Kl. 19:00 Sakliste Saksnr. Saktittel 029/14 13/656 Ny barnehage i Storås og Å krets 030/14 13/344 Meldal Fotballhall AS - Søknad om driftstilskudd, investeringstilskudd og lånegaranti 031/14 13/1144 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Bruken av tilskuddsmidler i næringsutvikling i Meldal kommune 032/14 14/172 Søknad om overføring av bevilling for salg av alkoholholdig drikke med inntil 4,70 volumprosent i perioden /14 14/676 Midler til reparasjon av sykesignal 034/14 14/148 Reguleringsendring Stensmoen - Sluttbehandling 035/14 14/664 Tertialrapport for 1. tertial 2014 til Kommunestyret 036/14 06/399 Boliger i Meldal AS 037/14 13/121 Bosetting av flyktninger - avmelding av status og prinsipper 038/14 14/449 Meldal kommunes regnskap og årsberetning for /14 14/677 Årsmelding /14 14/734 Høring - Forslag om å anbudsutsette deler av attføringsfeltet Orientering fra Ungdomsrådet

2 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Meldal, Helge Ringli Varaordfører Petter Lindseth Rådmann

3 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Formannskapet /14 Kommunestyret /14 Saksbehandler: Ola Wold Arkiv: FE-150, FA-A10 Arkivsaknr: 13/656 Ny barnehage i Storås og Å krets Formannskapets forslag til vedtak utdeles i møtet. Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannen avventer møtet med FAU og vurderer eventuelt å fremme forslag til vedtak i formannskapsmøtet.

4 Vedlegg: Budsjett etter forhandlinger for barnehage på Å og Storås, datert Saksframlegg sak FS-022/14 Saksopplysninger: Kommunestyret gjorde i sak KS-036/13 vedtak om detaljprosjektering og utbygging med formål om å flytte Storås barnehage med 2 avdelinger inn i tidligere Storås skole, og Å barnehage med 2 avdelinger inn i tidligere Å skole. Dette vedtaket ble fulgt opp gjennom budsjettvedtaket for Her ble det i tillegg tatt inn en 3. avdeling i tidligere Storås skole. Samlet ramme for investeringene var 15,0 mill. fordelt på 6,7 mill. på Å og 8,3 mill. på Storås. Rådmannen har fått utarbeidet detaljprosjekter og gjennomført anbudskonkurranse for barnehage med 3 avdelinger i Storås skole og barnehage med 2 avdelinger i Å skole. Disse anbudene ble forkastet av formannskapet i sak 022/14. Formannskapet vedtok å invitere anbyderne til forhandlinger med tanke på endring/justering av løsninger, og reduksjon av kostnader for begge prosjektene. De første anbudene var følgende (fra saksframlegg sak FS-022/14): Anbudsprotokoll for Storås barnehage viser en anbyder, Meldal Byggservice AS, med en anbudssum inkl. MVA på kr ,- eks opsjoner. Anbudsprotokoll for Å barnehage viser to anbydere, Meldal Byggservice AS, med en anbudssum på inkl. MVA på kr ,- eks. opsjoner. I tillegg LH Bygg Entreprenør AS, med en anbudssum inkl. MVA på kr ,- eks. opsjoner. Budsjett for Å barnehage viser en sum på kr ,-. Budsjett for Storås barnehage viser en sum på kr ,-. Etter forhandlinger har vi følgende resultat: Anbudsprotokollen for Storås barnehage viser at anbyder Meldal Byggservice AS nå har en anbudssum på kr eks. mva og opsjoner. Anbudsprotokollen for Å barnehage viser fortsatt to anbydere, Meldal Byggservice AS med en anbudssum på kr eks. mva og opsjoner, og LH Bygg og Entreprenør AS med en anbudssum på kr eks. mva og opsjoner. Dette betyr at etter forhandlinger, er anbudene rundt regnet redusert med ca. 2 mill. på hver av barnehagene. I dette ligger at det grovt sett er gjort følgende endringer i prosjektene: - Storås: o Rimeligere løsning på inngangsparti o Dører og vinduer i tre i stedet for aluminium, enklere beslag o Annen type golvbelegg o Ventilasjon ant. aggregat er redusert og sonestyring utgår o Ikke vannbåren varme. Dette er erstattet med varmepumpe luft-luft og elektrisk oppvarming. o Påstøp i stedet for plategolv o Pussing av lecamur utgår - Å: o Rimeligere løsning på inngangsparti o Dører og vinduer i tre i stedet for aluminium, enklere beslag o Annen type golvbelegg

5 o Ventilasjon ant. aggregat er redusert og sonestyring utgår o Ikke vannbåren varme. Dette er erstattet med varmepumpe luft-luft og elektrisk oppvarming. o Påstøp i stedet for plategolv o Tiltak i kjeller utgår (forutsatt å inngå i dugnad) Fullstendig oversikt over kostnadene framgår av vedlagte budsjett. Budsjettet for inventar og utstyr er noe økt i forhold til det som var lagt fram for formannskapet i sak 022/14. Ut fra erfaringstall fra Løkken barnehage er det satt inn kr til Å barnehage og kr til Storås barnehage. Marginer og reserver er satt til 20 % av entreprisekostnad. Egen administrasjon er tatt inn med kr på hver barnehage og byggeledelse tilsvarende med kr Detaljprosjekteringen utgjør kr for Å barnehage og kr for Storås barnehage. Utomhus, dvs. trafikk og lekeareal, er lagt inn med hhv. 1,943 mill. kr for Storås og 2,3 mill. kr for Å. I tillegg kommer det for Å en kostnad med å rive mellombygget, noe nytt panel og beising på kr I finansieringsplanen for begge prosjektene er det lagt inn betydelige verdier på dugnad. Dette gjelder spesielt på uteområder, men også beising og annet. På Å omfatter dugnaden riving av mellombygget. Det er imidlertid tatt høyde for at alle kostnader med innkjøp av utstyr, materiell, o.l. skal dekkes av kommunen. Det er mottatt skriftlig bekreftelse/tilbud fra Å. Denne er spesifisert med timeinnsats, maskiner og utstyr. Fra Storås foreligger muntlig bekreftelse på dugnad. Netto investering blir da for 3 avdelinger i tidligere Storås skole 13,9 mill. kroner og for 2 avdelinger i tidligere Å skole 13,3 mill. kroner, til sammen i overkant av 27 mill. kroner. Saksbehandlerens vurdering: Med bakgrunn i at anbudene fortsatt ligger langt over vedtatte investeringsrammer, har rådmannen funnet det nødvendig å presentere alternative løsninger. Rådmannen vil imidlertid presisere at barnehagestrukturen med barnehage i hver av de tidligere skolekretsene, skal opprettholdes. Alternativ I er flytting til tidligere skoler som beskrevet ovenfor. Detaljprosjekteringen må dekkes inn uansett valg av alternativ. Storås Alt. II (A og B): Barnehage med to avdelinger i eksisterende Storås barnehage og en avdeling i sokkel på tidligere Storås skole, dvs. gjøre midlertidige lokaler mer permanent. Eksisterende barnehage har tilstrekkelig areal for barn i to avdelinger (ca. 250 m2), men mangler nødvendige rom for personalet. Bygninger og uteareal er også merket av mange års drift, og krever oppussing. Tekniske anlegg, spesielt ventilasjon må graderes opp. Deler av sokkel på Storås skole er i dag i bruk som midlertidig avdeling (ca. 150 m2), i tillegg benyttes sanitærrom i nordfløy. Skolens personalavdeling er tatt i bruk av barnehagens personell som personalrom (ca. areal inkl. ganger mm 250 m2). Alle summer er eks. mva.

6 1 Generell oppussing av eksisterende lokale - malerarb., nye Kr golvbelegg etc. 2 Nytt ventilasjonsanlegg, ca m3/h Kr Tilbygg personalavdeling ca. 60 m2 (A) Kr Oppgradering personalavdeling i skole (B). Arealet vil omfatte Kr hele sokkelen eks. gymsal med tilhørende rom (ca. 250 m2). En event. reduksjon av arealet, medfører vesentlige kostnader. 5 Oppgradering avd. i sokkel Kr Supplering/ utskifting inventar (3 avd.) Kr Oppgradering uteareal Kr Sum Alternativ 1I (A) Kr Sum Alternativ II (B) Kr Alt. III: Barnehage med 2 avdelinger i eksisterende Storås barnehage Eksisterende barnehage har tilstrekkelig areal for barn i to avdelinger (ca. 250 m2), men mangler nødvendige rom for personalet. Bygninger og uteareal er også merket av mange års drift, og krever oppussing. Tekniske anlegg, spesielt ventilasjon må graderes opp. 1 Generell oppussing av eksisterende lokale - malerarb., nye Kr golvbelegg etc. 2 Nytt ventilasjonsanlegg, ca m3/h Kr Tilbygg personalavdeling ca. 60 m2 Kr Supplering/ utskifting inventar (2 avd.) Kr Oppgradering uteareal Kr Sum Alternativ 1I (A) Kr Dette alternativet forutsetter at den midlertidige avdelinga i sokkelen kan opprettholdes som den er, så lenge det er behov for den. Alt. IV: To midlertidige avdelinger i 1 etg. i tidligere Storås skole. Alternativet vil medføre vesentlige investeringer som justering av oppdeling, nye sanitærrom (både WC og stellerom), kjøkken, nytt varmeanlegg og ventilasjonsanlegg mm. Likeså kommer opparbeidelse av lekeareal utvendig. En vil da være tilbake til opprinnelig løsning fra ON AS der kostnader ble beregnet til kr ,- eks. MVA. Ut fra de erfaringene vi har høstet med det anbudet vi har mottatt, er det ingen grunn til å tro at ON sin sum vil holde sjøl for 2 midlertidige avdelinger. Rådmannen velger ikke å ta med dette alternativet videre til de skisserte alternativene til vedtak. For alternativ I er en del besparelser ved dugnadsarbeid lagt inn i budsjett. Dette kan vel også gjelde for de øvrige alternativene, men er ikke vurdert i prisoverslaget. Driftskostnader barnehage Storås Årlig besparelse på FDV ved alternativ II (A) opp mot alternativ II (B) vil være på ca. kr Dette kommer som følge av langt mindre areal/volum på lokalene. Her er ikke avsetninger for framtidig vedlikehold tatt med. Begge alternativene har ulempene som følger

7 med drift i to forskjellige bygg. FDV-kostnadene for 3 avdelinger i tidligere Storås skole forventes å ligge på nivå med alternativ II (A). I tillegg vil det komme kostnader med drift av «ledig» areal i Storås skole. Rådmannen har ikke mottatt forespørsler om leie av lokaler. Det har heller ikke vært henvendelser om kjøp, noe som kanskje heller ikke kan forventes så lenge det har vært planlagt egen bruk av stordelen av 1. etg. Dersom kun en begrenset del av skolen blir tatt i bruk til barnehage, vil kommunen i tillegg ha driftsutgifter på resterende del av bygningen så lenge det ikke er etablert annen bruk i bygningen. Dette er noe en også må ta med seg i vurderingen av de ulike alternativene. Å Alt. II: Barnehage med to avdelinger i eksisterende Å barnehage. Eksisterende barnehage har tilstrekkelig areal for barn, men mangler nødvendige rom for personalet. Bygninger og uteareal er også merket av mange års drift, og krever oppussing. Tekniske anlegg, spesielt ventilasjonen, må graderes opp. 1 Tilbygg personalrom ca. 50 m2 Kr Tilbygg tekn. Rom, ca. 10 m2 Kr Generell oppussing av eksisterende lokale - malerarb., nye Kr golvbelegg, etc. 4 Nytt ventilasjonsanlegg, ca m3/h Kr Oppgradering uteareal Kr Supplering/ utskifting inventar Kr Sum Kr Riving hovedfløy og deler av mellomfløy ved Å skole Kr Sum alt II inkl. rivearbeider Å skole Kr For alternativ I er en del besparelser ved dugnadsarbeid lagt inn i budsjett. Dette kan også gjelde for alternativ II, men er ikke vurdert i prisoverslaget. Alt. III: Bygging av ny barnehage på Å Ny barnehage med 2 avdelinger kan bygges på skoletomta. Arealkravet er ca. 400 m2. Med en antatt kostnad på kr pr m2, blir kostnaden inkl. uteområder kr I tillegg kommer riving av eksisterende bygning på kr Driftskostnader barnehage Å Årlig besparelse på FDV ved alternativ II i forhold til alternativ I, vil være på ca. kr ,- Dette som følge av langt mindre areal/volum på lokalet. Her er ikke avsetninger for framtidig vedlikehold tatt med. Ved å bygge ny barnehage, vil en oppnå omtrent den samme besparelsen.

8 Andre forhold Nedlegging av barnehagene i eksisterende barnehager, gir muligheter for salg av disse bygningene, og da helst til boligformål. Dersom det på sikt ikke vil bli behov for å bruke lokaler i Storås skole, vil det også være mulig å selge dette bygget. Ny barnehage i Grefstad krets ligger inne i vedtatt økonomiplan med en investering på 20,9 mill. kr i Her er det planlagt 4 avdelinger. Et alternativ til 3 avdelinger ved Storås barnehage, er å bevare både Å barnehage og Storås barnehage med 2 avdelinger i eksisterende bygg. Den tredje avdelingen på Storås flyttes til «ny» Grefstad barnehage, som da vil få 5 avdelinger. En oppdatert barnehageløsning for alle tre kretser vil da gi følgende investeringsbehov: Å barnehage (2 avd.) kr ,- Storås barnehage (2 avd.) kr ,- «Ny» Grefstad barnehage (5 avd.) kr ,- Påløpte kostnader kr ,- Sum eks. MVA kr ,- FDV kostnader vil også komme best ut ved dette alternativet, med en besparelse på ca kr 300,000,- pr. år i forhold til barnehage i tidligere skolebygg. Saksbehandler ser det som viktig å få avklaringer rundt de innkomne anbud. Anbydere må få tilbakemelding innen rimelig tid, dvs. maksimalt 1-2 uker etter innlevert anbud. Vedståelsesfristen for anbyderne er 60 dager. Rådmannen skisserer følgende alternativer til vedtak: Rådmannen vil her presentere 4 alternativer til vedtak på Storås og 3 alternativer til vedtak på Å. Samtidig ligger det inne i vedtatt økonomiplan en samlet ramme på 15 mill. Dersom det endelige vedtaket inneholder en kombinasjon av alternativer som gjør at ramma ikke strekker til, medfører dette behov for å tilføre nye investeringsmidler/omprioritereringer fra andre prosjekter. Storås: Alt. 1 Meldal kommune vedtar å bygge om tidligere Storås skole til barnehage med 3 avdelinger innenfor en ramme på kr Investeringen finansieres i sin helhet ved bruk av lån. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak. Alt. 2 Meldal kommune forkaster mottatte anbud. Dette begrunnes med at de økonomiske rammene som er satt til disposisjon for prosjektet, er overskredet. Meldal kommune vedtar i stedet å oppføre ny personalavdeling som tilbygg på eksisterende Storås barnehage, oppgradere barnehagen, samt oppgradere lokalene for avdelinga i sokkelen på tidligere Storås skole, innenfor en ramme på kr I tillegg kommer inndekning av detaljprosjekteringskostnadene for flytting til tidligere Storås skole, dvs. en samlet ramme på kr Investeringen finansieres i sin helhet ved bruk av lån. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak.

9 Alt. 3 Meldal kommune forkaster mottatte anbud. Dette begrunnes med at de økonomiske rammene som er satt til disposisjon for prosjektet, er overskredet. Meldal kommune vedtar i stedet å oppgradere eksisterende Storås barnehage, eksisterende midlertidige avdeling og personalavdeling i sokkel på tidligere Storås skole innenfor en ramme på kr I tillegg kommer inndekning av detaljprosjekteringskostnadene for flytting til tidligere Storås skole, dvs. en samlet ramme på kr Investeringen finansieres i sin helhet ved bruk av lån. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak. Alt. 4 Meldal kommune forkaster mottatte anbud. Dette begrunnes med at de økonomiske rammene som er satt til disposisjon for prosjektet, er overskredet. Meldal kommune vedtar i stedet å oppføre ny personalavdeling som tilbygg på eksisterende Storås barnehage, samt oppgradere barnehagen innenfor en ramme på kr I tillegg kommer inndekning av detaljprosjekteringskostnadene for flytting til tidligere Storås skole, dvs. en samlet ramme på kr Dette betyr at det blir 2 barnehageavdelinger på Storås og at den midlertidige avdelingen i sokkelen på tidligere Storås skole drives som den er inntil det er bygd ny barnehage som dekker behovet i Grefstad krets. Investeringen finansieres i sin helhet ved bruk av lån. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak. Å: Alt. 1 Meldal kommune vedtar å bygge om tidligere Å skole til barnehage med 2 avdelinger innenfor en ramme på kr Investeringen finansieres i sin helhet ved bruk av lån. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak. Rådmannen gis fullmakt til å justere budsjettet i tråd med vedtaket. Alt. 2 Meldal kommune forkaster de mottatte anbudene. Dette begrunnes med at de økonomiske rammene som er satt til disposisjon for prosjektet, er overskredet. Meldal kommune vedtar i stedet å oppføre ny personalavdeling som tilbygg på eksisterende Å barnehage og oppgradere barnehagen innenfor en ramme på kr I tillegg kommer rivingskostnader på Å skole og inndekning av detaljprosjekteringskostnadene for flytting til tidligere Å skole, dvs. en samlet ramme på kr Investeringen finansieres i sin helhet ved bruk av lån. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak. Alt 3 Meldal kommune forkaster de mottatte anbudene. Dette begrunnes med at de økonomiske rammene som er satt til disposisjon for prosjektet, er overskredet. Meldal kommune vedtar i stedet å oppføre nytt barnebygg på skoletomta innenfor en ramme på kr I tillegg kommer rivingskostnader på Å skole og inndekning av detaljprosjekteringskostnadene for flytting til tidligere Å skole, dvs. en samlet ramme på kr Investeringen finansieres i sin helhet ved bruk av lån. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak. Rådmannen forutsetter at det gis fullmakter til nødvendige budsjettjusteringer og låneopptak. Før møtet i formannskapet skal det være møte med FAU ved Storås barnehage og Å barnehage. Rådmannen vil avvente dette møtet før det eventuelt blir fremmet forslag til vedtak i formannskapsmøtet.

10 Økonomi: Investeringskostnader og driftskostnader må sees i sammenheng. Flytting inn i de fraflytta skolene gir ikke optimale og effektive løsninger med tanke på drifts- og vedlikeholdskostnader. Bygningene blir ikke arealeffektive, noe som øker driftskostnadene pr. m2 sammenlignet med dagens barnehager, og også sammenlignet med en nybygd barnehage. Dersom større deler av bygningsmassen blir stående ubrukt, innebærer det driftskostnader som ikke kommer tjenestetilbudet til gode. Sjøl en drift på minimumsnivå vil innebære kostnader. Store investeringskostnader vil redusere kommunens handlingsrom, og påvirke hele den kommunale tjenesteproduksjonen i negativ retning. For øvrig vises til saksopplysninger og saksbehandlerens vurdering. Konsekvenser for Klima og Energi: Det blir ikke opplegg for vannbåren varme i noen av alternativene (med unntak av nytt bygg). Dette fyller ikke intensjonene i kommunens Klima- og energiplan.

11 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Kommunestyret /14 Formannskapet /14 Saksbehandler: Roy Fritzon Arkiv: FE-223 Arkivsaknr: 13/344 Meldal Fotballhall AS - Søknad om driftstilskudd, investeringstilskudd og lånegaranti Formannskapets forslag til vedtak utdeles i møtet. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Meldal Fotballhall AS innvilges fortsatt garanti for mellomfinansiering av mva og spillemidler knyttet til oppføring av fotballhall på Heggøya. Garantien gis innenfor en ramme av kr ,-. Garantien gis i form av simpel kausjon, og gjelder i fram til Meldal Forballhall AS innvilges garanti for banklån til finansiering av fotballhall på Heggøya. Garantien gis innenfor en ramme av kr ,-. Garantien gis i form av simpel kausjon, og gjelder i fram til Kommunale garantier som beskrevet i vedtakets pkt 1 og 2, forutsetter at hallen er forsvarlig fullfinansiert, at det framlegges driftsbudsjetter som er forsvarlig forankret med tanke på tilstrekkelig utleie/leieinntekter, samt at det framlegges en forsvarlig forankret plan for praktisk drift av hallen. Den endelige vurderinga av om betingelsene er oppfylt, gjøres av kommunestyret i egen sak. 4. Vedtak om garanti er ikke gyldig før dette er godkjent av Fylkesmannen. 5. Meldal kommunes tilskudd til oppføringa av hall opprettholdes på tidligere vedtatt kronenivå, og til tidligere gitte betingelser.

12 Vedlegg: *Søknad fra Meldal Fotballhall AS mottatt *Søknad fra Meldal Fotballhall AS mottatt *Utskrift av samlet saksframstilling i sak KS 037/13 *Kopi av mail av fra Meldal sparebank v/morten Ljøkjel om forventede rente og avdragskostnader. Saksopplysninger: Hovedelementene i saken er beskrevet i sak KS 037/13, og det vises til denne. I aktuelle sak fattet kommunestyret følgende vedtak: 1. Søknaden fra Hallgruppa på Heggøya om investeringsstøtte imøtekommes med kr Tilskuddet forutsetter at hallen fullfinansieres og forsvarlig drift dokumenters. Investeringstilskuddet dekkes ved bruk av disposisjonsfond. 2. Søknaden om driftsgaranti på kr pr år avslås. Dette ut fra at samlet garantistillelse til fotballhallen vil bli svært omfattende. 3. Søknad om garanti for mellomfinansiering i påvente av spillemidler imøtekommes med inntil kr Garantien stilles som simpel kausjon og gjelder fram til Garantien forutsetter at hallen fullfinansieres. Garantien er ikke gyldig før denne er godkjent av Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. 4. Ved spillemiddelfinansiering når andre enn kommunen står som søker, og der samlet tilskudd til anlegget overstiger kr til nybygg og /eller rehabilitering av anleggstype som bl.a. alle typer haller, krever departementet kommunal garanti for idrettsanlegget i inntil 20 år. Under forutsetning av at anlegget samlet sett fyller de krav som stilles i spillemiddelfinansiert idrettsanlegg, garanterer Meldal kommune for at tilskuddsmottaker ved eventuell misligholdelse av krav til driften av anlegget, tilbakebetaler tildelte spillemidler til departementet 5. Kommunestyret ber rådmannen gå i dialog med hallselskapet og aktuelle leietakere blant lag/organisasjoner for å finne praktiske løsninger som ivaretar hallselskapets behov for refusjon av mva. Den konkrete søknaden gjelder garantistillelse for mellomfinansiering av mva og spillemidler, samt søknad om økt støtte. Garanti: Endringen i garantiforespørselen er knyttet til midler hallgruppa må forskuttere inntil refusjon av mva og utbetaling av spillemidler foreligger. Ut fra status i dag, gjelder dette en samlet, tidsavgrenset garanti på inntil 7,3 millioner. Dette innebærer en utvidelse av pkt 3 i gjeldende vedtak. I tillegg er det søkt om kommunal garanti for lengre lån i størrelsesorden inntil 3,7 millioner. Dette lånet inngår i den ordinære finansieringa av hallen, og vil bli avdratt langsiktig.

13 Hallstyret har valgt å legge til grunn søknad om refusjon av mva gjennom kompensasjonsordningen for idrettsanlegg. Dette medfører at mva-utgiftene må forskutteres i påvente av eventuell refusjon påfølgende år. Aktuelle søknad vil bli supplert med en ny søknad om spillemidler, slik at det er naturlig å ha dette med i vurderingene av saken. I det året som er gått siden siste behandling i kommunestyret, har styret i Meldal Fotballhall AS («hallgruppa») jobbet videre med prosjektet. Det foreligger nytt kostnadsoverslag basert på konkrete tilbakemeldinger fra mulige leverandører, samt at en er kommet betydelig lengre med å få på plass finansieringen. En er også kommet lengre i forhold til tekniske løsninger for oppføring av hallen. Det har vært dialog mellom hallgruppa, Meldal sparebank AS og kommunen, og en har nylig etablert en ressursgruppe hvor en representant fra banken og en representant fra kommunen deltar. Saksbehandler er kommunens representant i denne gruppa, og en del av sakens opplysninger er gitt i møte med styret i hallen. Disse er således ikke underbygget skriftlig i form av søknad, vedlegg e.l. Kommunens representant i ressursgruppa har framholdt at det er tre forhold styret i Meldal Fotballhall AS må ha på plass i det økonomiske bildet: 1) Forsvarlig fullfinansiering av prosjektet 2) Forsvarlig økonomisk drift for hele hallens levetid 3) Driftsorganisering av løpende drift Finansiering: Styret i Meldal Fotballhall AS har jobbet mye med dette. Det er innkommet betydelige beløp/lovnad om betydelige beløp fra både næringsliv, organisasjoner og enkeltinnbyggere i Meldal. Pr dato har en fortsatt et stykke arbeid igjen, før fullfinansiering er på plass. Videre har det vært jobbet med å få avklart om hallen kan få status som regionanlegg. Dette forutsetter at minimum to kommuner «stiller seg bak» hallen, og det jobbes vs. Rennebu kommune og idretten i Rennebu med tanke på dette. Dette vil utløse større andel spillemidler, samt tilskudd fra aktuelle kommune. Valget av mva-refusjon gjennom refusjonsordningen, medfører at en kan risikere at en ikke får full mva-refusjon. Dette ut fra et det er en bevilget pott som fordeles, og dersom det er mange anlegg som søker på ordningen, kan refusjonsgraden gå ned. Dette hensynet er innarbeidet i finansieringsplanen. Et annet spørsmål hallgruppen må vurdere, er hvordan en håndterer eventuelle økonomiske overskridelser i byggeprosjektet. Foreløpig er budsjettene svært stramme, og en har lite rom for uforutsette hendelser. Økonomisk drift: I forhold til spillemiddelsøknaden, vil det her være krav om at driftsmessige forhold skal «dokumenteres». Dette går både på realistiske budsjetter og konkrete planer for teknisk drift, vedlikehold mm. Det er derfor naturlig at en legger samme forventning til grunn for garantivurderingene. Hallstyret har arbeidet med å inngå intensjonsavtaler med lag og organisasjoner for leietid i hallen. Det er krevende å få signerte avtaler om konkret leie, fra alle aktører. I søknad av

14 19.06 er det inntatt en liste som viser aktuelle lag for leieavtaler. Hallstyret oppgir at en ikke er gått videre med konkretisering av avtaler i denne omgang. I søknaden er det angitt forventede leieinntekter med fordeling mellom utleieformålene. De løpende kapitalutgiftene vil være betydelige i de første årene, ut fra oppsettet fra Meldal Sparebank AS. Dersom en legger til grunn mellomfinansiering av inntil 8,3 millioner knyttet til forskutteringer (mva og spillemidler), forventes kostnadene på disse lånene å utgjøre mellom kr ,- og kr ,- pr mnd/kr ,- og kr ,- pr år. Dette inkluderer terminer på det langsiktige lånet som forventes avdratt over 20 år. Byggelånsrenter vil også medføre en løpende kostnad alt før hallen er i drift. Dette avviker noe fra oppsettet i søknaden. Lengden på denne perioden, vil være avhengig av hvor fort anlegget utløser spillemidler. Hallgruppa har lagt inn at spillemidler utløses i 2018/19 Etter denne første perioden, vil renter og avdrag forventes å utgjøre inntil ca kr ,- pr mnd/kr ,- pr år, gitt 4% rente, 3,7 millioner i annuitetslån over 20 år. I tillegg løper øvrige driftsutgifter til hallen, så som strøm, oppvarming, forsikring o.l. Daglig drift: Etter at hallen er ferdig oppsatt, skal denne driftes i mange år framover. Det er viktig at en etablerer en driftsform som både ivaretar de tekniske sidene ved driften, sørger for tilgjengelighet ved utleie, samt at en er aktiv og utadrettet for å skaffe kunder/leieinntekter. Dette fordrer at en beskriver en organisering som kan imøtekomme disse behovene. I budsjettene er inntatt en utgift tilknyttet en daglig lederfunksjon. Når det gjelder den konkrete garantiforespørselen, er det tidligere lagt føringer om en simpel kausjon. Denne er tidsavgrenset, og forutsetter Fylkesmannens godkjennelse. Videre forutsetter kommunal garanti, at det er et klart ikke-kommersielt/non-profitt formål med virksomheten. Økt støtte: I søknad av er det søkt om økt støtte fra Meldal kommune. Det er omsøkt at støtten legges på nivå 10% av beregnet prosjektkostnad. Kommunestyret har tidligere vedtatt å støtte prosjektet med 1,5 millioner, basert på prosjektkostnad på 15 millioner. Saksbehandlerens vurdering: I forhold til de planene som var til behandling i kommunestyret i 2013, har en kommet et langt skritt nærmere realisering. Saksbehandler opplever at styret i Meldal fotballhall har arbeidet godt, men det er fortsatt et stykke arbeid som må gjøres. Etter saksbehandlers vurdering, er det tre vurderinger en må gjøre før en tar endelig stilling til garantistillelse. For det første, må en vurdere om den grunnleggende finansieringa er god og langsiktig nok. Som det er skissert over, må det fortsatt jobbes godt for å få all finansiering på plass. Dette arbeidet er viktig, og jo lavere andel av byggingen som er lånefinansiert, jo bedre rustet er hallen til å møte driftsfasen. Det er jobbet godt med innbyggere, organisasjoner og næringsliv, men hallselskapet bør etter saksbehandlers skjønn ha en tung «egenfinansiering» fra brukerne en kan forvente leier hallen i lang tid framover, altså idrettslagene i kommunen. Dette bør skje

15 i form av solide eierandeler. Det bør også jobbes med sikte på å bygge en buffer, slik at en kan møte uforutsette hendelser og ha kapital tilgjengelig i den første driftsfasen. I søknaden er det klart avdelt i forhold til de ulike låneopptakene. Gitt at hallen realisere, ser saksbehandler for seg at styret i hallselskapet og banken i fellesskap finner smidige løsninger for låneopptaket (helhetlig byggelån i byggefasen, oppdeling i separate lån ved ferdigstillelse. For det andre, er det viktig å sikre den økonomiske drifta med mange og langsiktige leieavtaler. Dette ser saksbehandler er krevende, da det er konkurranse i dette markedet (andre haller), og aktører som ikke kan binde seg for årtier framover. Det må derfor på plass intensjonsavtaler i et omfang som «dokumenterer» omfattende leieinntekter framover. Den konkrete vurderinga må hensynta at hallen skal drives økonomisk forsvarlig i flere tiår framover. Svikter inntektene, sitter kommunen i en garantistposisjon i forhold til eventuell spillemiddelfinansiering og lokale bankgarantier. I de første årene, vil bare renteutgiftene forventes å beløpe seg oppunder ,- pr år. Dette krever omfattende utleie alt fra første dag. Det er tidligere klarert at Meldal kommune ikke er i posisjon til å gi løpende driftsgaranti til hallen, noe som står fast. Imidlertid vil den totale garantistillelsen være så stor, at denne i praksis langt på vei vil virke som en driftsgaranti. Det må jobbes videre med dette, både med tanke på faste avtaler på kvelds- og helgebasis, og mer forpliktende intensjonsavtaler. Saksbehandler anser det viktig at slike avtaler er så konkrete som mulig, i alle fall i de kritiske oppstartsårene. Det arbeides bredt med dette, med henvendelser til lag innenfor og utenfor kommunens grenser For det tredje, bør hallstyret vise en plan for drifta som er robust nok. Dette betyr etter saksbehandlers skjønn at en må ha en organisering som i lang framtid ivaretar behovet for tilgjengelighet, teknisk og praktisk oppføling, samt gjør utleie av hallen enkel og attraktiv. Dette betyr etter saksbehandlers vurdering, at en ikke bare kan basere seg på enkeltstående ressurspersoner, men må ha en mer varig organisering i ryggen. I Rindal er et slikt ansvar lagt til idrettslaget, som også er en tung deleier i hallen. Ut fra en totalvurdering, finner saksbehandler å tilrå at en gir fortsatt positive signaler i forhold til garantistillelse. Imidlertid må dialogen med hallstyret fortsette, og det må stilles klare betingelser til at hallen er fullfinansiert, drifta forsvarlig sikret økonomisk, samt at en viser hvordan drifta rent praktisk skal organiseres. Når det gjelder tilskudd, viser saksbehandler til tidligere drøftinger omkring dette forhold. Saksbehandler vektlegger her at forholdet til Rennebu kommune ikke er endelig avklart, og forventer at dette forholdet avklares i forbindelse med spillemiddelsøknaden(e). Videre vektlegges med den mva.kompensasjonen det legges opp til, er det vedtatte tilskuddet innenfor 10 % av netto prosjektkostnad. Også en totalvurdering av kommunens forpliktelser veier tungt når saksbehandler anbefaler at tilskuddet opprettholdes med kr 1,5 mill. Saksbehandler ser at et økt tilskudd bidrar til å redusere risikoen i forhold til garantistillelse. Dersom tilskuddet skal økes, må dette være etter en helhetsvurdering hvor både forholdet til regionanleggsstatus og kommunens totale risiko vurderes. Ut fra en samlet vurdering tilrår saksbehandler at tilskuddet ligger fast med 1,5 millioner.

16 Økonomi: Garantiansvaret vil sannsynlig vis bestå av følgende enkeltdeler: Garanti for spillemiddelfinansieringa 20 års horisont, - 3,7 mill. Garanti for lokalt banklån 20 års horisont, avhengig av avdragstid 3,7 mill og avtrappende. Garanti for mellomfinansiering for mva og spillemidler 3-5 års horisont, 7,3 mill. Tidligere innvilget tilskudd er vedtatt dekket ved bruk av disposisjonsfond..

17 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Kontrollutvalget /14 Kommunestyret /14 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkiv: FE-217 Arkivsaknr: 13/1144 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Bruken av tilskuddsmidler i næringsutvikling i Meldal kommune Kontrollutvalgets forslag til vedtak: Da rapporten forelå var saksbehandleransvaret for søknader om midler fra nærings- og kraftfondet uavklart. Det er nå klart at ansvaret ligger til sektorsjef utvikling og drift. Kommunestyret ber om å bli orientert om ordningen i kommunestyremøte 26. juni. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens vurderinger og konklusjon. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til orientering.

18 Vedlegg: Kontrollutvalgets sak 014/14 Rapport fra forvaltningsrevisjon Bruken av tilskuddsmidler i næringsutvikling i Meldal kommune Revisjonsrapport Forvaltningsrevisjon Næringsutvikling Bruken av tilskuddsmidler

19 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Formannskapet /14 Kommunestyret /14 Saksbehandler: Helene Totland Aae Arkiv: FA-U63 Arkivsaknr: 14/172 Søknad om overføring av bevilling for salg av alkoholholdig drikke med inntil 4,70 volumprosent i perioden FS-025/14 Formannskapets forslag til vedtak: I medhold av kommunens delegeringsreglement og alkohollovens 1-7c, godkjennes Solfrid Rian Skinstad, født , som styrer i forhold til gitt salgsbevilling for alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkohol ved Coop Møre avd. 15 Storås. Godkjenningen gjelder så lenge nåværende salgsbevilling gjelder, eller så lenge vedkommende er ansatt ved bedriften.

20 Henvendelse fra: Coop Orkla Møre SA v/ Håvard Dahl, Postboks 130, 7302 ORKANGER Vedlegg: Kopi av bestått kunnskapsprøve om Alkoholloven for salgsbevilling samt søknad om overføring av bevilling. Saksopplysninger: Solfrid Rian Skinstad, Røåsveien 9, 7300 ORKANGER, er ansatt som daglig leder ved Coop Orkla Møre avd. 15 Storås og har i vedlegg til søknaden dokumentert bestått kunnskapsprøve om Alkoholloven for salgsbevilling. Det er innhentet uttalelse fra Politiet, Kemneren og NAV og ingen har merknader til ny styrer. Saksbehandlerens vurdering: Saksbehandler finner ingen forhold som tilsier at søknaden ikke kan innvilges Økonomi: Saken har ingen økonomiske konsekvenser Konsekvenser for Klima og Energi: Saken har ingen konsekvenser for Klima og Energi Rådmannens forslag til vedtak: I medhold av kommunens delegeringsreglement og alkohollovens 1-7c, godkjennes Solfrid Rian Skinstad, født , som styrer i forhold til gitt salgsbevilling for alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkohol ved Coop Møre avd. 15 Storås. Godkjenningen gjelder så lenge nåværende salgsbevilling gjelder, eller så lenge vedkommende er ansatt ved bedriften FORMANNSKAPET Behandling: Stein Elshaug ba formannskapet vurdere sin habilitet, da han er bror av innehaver av firma som har salgsbevilling. Han fratrådte møtet under behandling av habilitetsspørsmålet. Formannskapet fant at aktuelle salgsbevilling ikke har noen innvirkning i forhold til habilitetsspørsmålet og Stein Elshaug tiltrådte møtet igjen. Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.

21 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Formannskapet /14 Kommunestyret /14 Saksbehandler: Unni M. Resell Arkiv: FA-H12 Arkivsaknr: 14/676 Midler til reparasjon av sykesignal FS-026/14 Formannskapets forslag til vedtak: Reparasjonskostnadene på sykesignalsystemet ved Meldal Helsetun blir dekket av disposisjonsfondet, kr , 35. Rådmannen får fullmakt til å regulere driftsbudsjettet tilsvarende.

22 Henvendelse fra: Seksjonsleder Meldal Helsetun Saksopplysninger: Ascom er vår leverandør av telefon- og sykesignalsystem ved Helsetunet. Det ble installert i I april stoppa sykesignalet i 2 etg å virke. Det tilsa at vi måtte leie inn ekstravakt for å ivareta pasientenes sikkerhet, spesielt på natt. De av pasientene som klarte å håndtere andre varslingssystem, fikk dette. Sykesignalsystemet er koblet opp mot våre trådløse telefoner. Det er et komplisert system med fordelingsbokser i avdelingene og en felles sentral i kjelleren. Det kreves kompetanse for reparasjon av dette. Situasjonen ble ansett som alvorlig, og det hastet med å få det reparert. Pga sykdom ved Trondheimskontoret, måtte en servicemedarbeider fra Oslo komme. Pga at vi ikke har serviceavtale med Ascom, må vi betale kjøre- og oppholdsutgifter. Saksbehandlerens vurdering: Det var en nødvendig reparasjon, som det ikke er dekning for i vårt budsjett. Vi har i ettertid fått tilsendt forslag til Serviceavtale. Det koster kr ,- pr. år. Den omfatter årlig service, vedlikehold av programvare og raskere responstid når det er nødvendig. Det ville i dette tilfellet ha ført til sparte vikarutgifter. Anbefaler at det blir lagt inn i neste års budsjett. Økonomi: Kr ,35 blir dekket av disposisjonsfondet. Er nå belastet Helsetunet 3300, 2530, Rådmannens forslag til vedtak: Reparasjonskostnadene på sykesignalsystemet ved Meldal Helsetun blir dekket av disposisjonsfondet, kr , 35. Rådmannen får fullmakt til å regulere driftsbudsjettet tilsvarende FORMANNSKAPET Behandling: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.

23 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for utvikling og drift /14 Kommunestyret /14 Saksbehandler: Hans-Victor Wexelsen Arkiv: FA-L12 Arkivsaknr: 14/148 Reguleringsendring Stensmoen - Sluttbehandling UD-039/14 Hovedutvalg for U D sitt forslag til vedtak: I medhold av plan- og bygningslovens vedtar Meldal kommune «Reguleringsendring for deler av Stensmoen boligfelt», PlanID Planen vedtas med følgende endring i forhold til planforslag lagt ut til offentlig ettersyn i perioden : Tilføyelse i bestemmelsene pkt.3.5: Garasjer/uthus kan føres opp med BYA inntil 50 m2 Ved kommunestyrets endelige vedtak oppheves i medhold av plan- og bygningslovens de overlappende deler av følgende reguleringsplaner: R0021 Fylkesveg 500, Å skole Stene R0023 Stensmoen R0030 Stensmoen industri- og boligområde R0031 Endring av Stensmoen industri- og boligområde

24 Henvendelse fra: Plan og byggesak Vedlegg: Planbeskrivelse Planbestemmelser Plankart Høringsuttalelse fra Sør-Trøndelag fylkeskommune Høringsuttalelse fra Statens vegvesen Saksopplysninger: Planforslaget ble i møte vedtatt sendt på høring og lagt ut til offentlig ettersyn i perioden med frist for merknader Offentlig ettersyn ble kunngjort i Avisa Sør-Trøndelag og på kommunens nettsider. Berørte offentlige myndigheter og eiere med eiendom i eller med grense mot planområdet, ble varslet per brev. Ved fristens utløp har det kommet inn 2 høringsuttalelser: Sør Trøndelag Fylkeskommune: Ingen avgjørende merknader til planforslaget. Området er flatt og gir muligheter for boligløsninger på ett plan, noe som vil bidra til at folk kan bli boende lenge. Planen bør legge til rette for størst mulig grad av universell utforming. Minner om den generelle aktsomhetsplikten etter 8 i kulturminneloven. Ingen vilkår for egengodkjenning. Statens Vegvesen Ingen merknader til planforslaget. Saksbehandler har lagt til følgende tekst i bestemmelsenes punkt 3.5: Garasjer/uthus kan føres opp med BYA inntil 50 m2 Saksbehandlerens vurdering: I et internt møte mellom sektorsjef og saksbehandler ble det foreslått at det bør legges inn en arealbegrensning for garasjer og uthus i bestemmelsene. BYA (bebygd areal) på 50 m2 gir mulighet for en normal dobbelgarasje, men hindrer samtidig at garasje/uthus blir for dominerende i forhold til boligbebyggelsen. Etter saksbehandlers vurdering er det ikke behov for andre endringer av planforslaget. Økonomi: Planforslaget innebærer: Erverv av ca. 16 daa. Opparbeiding av ca. 255 meter veg.

25 Grovplanering av 1,1 daa lekeplass. Opparbeiding av infrastruktur for vann, avløp, strøm og tele for tomtene B1 B10. Konsekvenser for Klima og Energi: Ingen konsekvenser for klima og energi. Rådmannens forslag til vedtak: I medhold av plan- og bygningslovens vedtar Meldal kommune «Reguleringsendring for deler av Stensmoen boligfelt», PlanID Planen vedtas med følgende endring i forhold til planforslag lagt ut til offentlig ettersyn i perioden : Tilføyelse i bestemmelsene pkt.3.5: Garasjer/uthus kan føres opp med BYA inntil 50 m2 Ved kommunestyrets endelige vedtak oppheves i medhold av plan- og bygningslovens de overlappende deler av følgende reguleringsplaner: R0021 Fylkesveg 500, Å skole Stene R0023 Stensmoen R0030 Stensmoen industri- og boligområde R0031 Endring av Stensmoen industri- og boligområde HOVEDUTVALG FOR UTVIKLING OG DRIFT Behandling: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.

26 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Kommunestyret /14 Saksbehandler: Roy Fritzon Arkiv: FE-210 Arkivsaknr: 14/664 Tertialrapport for 1. tertial 2014 til Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak: Tertialrapport for 1. tertial 2014 tas til orientering.

27 Vedlegg: Tertialrapporter Regnskapsoversikter Fraværsoversikter Saksopplysninger: Vedlagt følger tertialrapporter for 1. tertial. I 2. tertial er det mottatt signaler som medfører behov for justering av driftsbudsjettet. Dette går på reduserte skatteinntekter, samt omlegging av arbeidsgiveravgiften/bortfall av skjønn samt merutbytte i TrønderEnergi AS utover budsjettert nivå. Summen av disse endringene medfører ikke behov for innstramming/reduksjon av tjenestenivået, og administrasjonen vil komme tilbake med egen sak om justering av driftsbudsjettet etter sommeren. Det vil også bli foretatt en intern administrativ justering mellom tjenester, blant annet som følge av organisasjonsendringer(f.eks. organisatorisk deling av Hjelpetjenesten). Slike endringer vil fremlegges ansvarlige hovedutvalg/ formannskapet som delegert vedtak. Vedlagt følger også fraværsrapportering for 1. tertial. Det jobbes med oppfølging av sykefravær på individ og avdelingsnivå. Det er økt fokus på fraværsoppfølging i avdelinger med høyt fravær. Samlet fravær for kommunen som helhet etter 1. tertial er rett i underkant av 9 %. Grunnet omfattende arbeid med innføring av nytt økonomisystem, er det noe arbeid som gjenstår med reperiodisering av budsjettet ved utgangen av 1. tertial. Saksbehandlerens vurdering: Omlegging av arbeidsgiveravgift og merutbytte fra TrønderEnergi på ca. 2,6 mill. i 2014, reduserer presset på drifta noe. Ved justering av budsjettet, bør det legges opp til å bygge buffere mot framtidige svingninger i form av fond.

28 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Kommunestyret /14 Formannskapet /14 Saksbehandler: Roy Fritzon Arkiv: FA-L71 Arkivsaknr: 06/399 Boliger i Meldal AS Formannskapets forslag til vedtak utdeles i møtet. Rådmannens forslag til vedtak: Meldal kommune tilbyr Meldal Sparebank AS å overta selskapet Boliger i Meldal. Banken overtar selskapet fullt og helt mot utbetaling av halvparten av selskapets midler til kommunens konto. Rådmannen gis fullmakt til å fullføre overdragelsen.

29 Henvendelse fra: Styret i selskapet Boliger i Meldal AS v/styreleder Odd Ivar Bjørnli Saksopplysninger: Orkdal boligbyggerlag, Meldal Sparebank AS og Meldal kommune etablerte selskapet Boliger i Meldal AS for å bygge ut boliger i Meldal kommune. Selskapet oppførte tre firemannsboliger i Meldal sentrum. Bygningsmassen ble organisert som borettslag, og aktuelle boligbygging har vært eneste aktivitet i selskapet. De siste årene har selskapet vært «sovende», og eneste aktivitet har vært de nødvendige rapporteringer til offentlige myndigheter samt regnskapsføring og revisjon. I styremøte ble styret enige om å gå tilbake til eierne med spørsmål om oppløsing av selskapet i en eller annen form. Dette fordi en ikke ser det formålstjenlig at selskapets lille kapital forbrukes på bokføring og rapportering uten annen aktivitet. Som alternativ til opphør, diskuterte styret om selskapet skal overtas av en av eierne. Dersom Meldal kommune skal overta selskapet, må banken kjøpes ut, dersom banken overtar, vil kommunen bli kjøpt ut. Styret var omforent at en naturlig utkjøpssum, vil være tilsvarende halvparten av selskapets kontantbeholdning. Saksbehandlerens vurdering: Saksbehandler ser ikke at Meldal kommune har behov for å overta aktuelle selskap. I enkelte tilfeller inngår kommunen i næringssamarbeid hvor det er formålstjenlig med et aksjeselskap. Saksbehandler anser at det i disse tilfellene enten vil være behov for å opprette et nytt med tilhørende kapital, eller at et slikt «sovende skrivebordsskuffeselskap» alt er registrert hos naturlige samarbeidspartnere. Saksbehandler tilrår derfor at banken tilbys å overta selskapet.

30 Saksframlegg M E L D A L K O M M U N E Saksgang Utvalg/styre: Møtedato Saksnummer Formannskapet /14 Kommunestyret /14 Saksbehandler: Roy Fritzon Arkiv: FA-F00, TI-&73 Arkivsaknr: 13/121 Bosetting av flyktninger - avmelding av status og prinsipper FS-034/14 Formannskapets forslag til vedtak: Rådmannen viderefører arbeidet med bosetting av flyktninger ut fra følgende prinsipper: Det jobbes videre med bosetting i Grefstad og Løkken i første omgang Det jobbes videre med bosetting i både kommunale og private boliger, hvor målet på sikt er private boliger Det jobbes videre med formelle samarbeidsavtaler For voksenopplæring For tolketjeneste For arbeidspraksis-/språktrening Med frivillig sektor, herunder frivilligsentral og organisasjonslivet Det jobbes videre ut fra en økonomisk forutsetning av at tjenester skal ytes innenfor det tilskudd som gis. Det utarbeides en tydelig informasjonsstrategi.

31 Henvendelse fra: Kommunestyret Saksopplysninger: Etter anmodning fra IMDI vedtok kommunestyret i sak KS 56/13 at Meldal kommune skal bosette flyktninger. Som en del av vedtaket var det uttrykt bestilling av en helhetlig plan fra administrasjonen omkring bosettingen. Aktuelle sak er en foreløpig avmelding omkring dette arbeidet, samt at administrasjonen vil ha forankret noen «prinsipper» omkring bosetting. Det har vært jobbet med å forberede bosetting over noen tid i administrasjonen, med arbeid i de enkelte tjenester. Det har også vært innhentet erfaringer fra andre kommuner, bl.a. ved besøk i Surnadal og besøk fra Sunndal kommuner. Politisk nivå har deltatt i begge disse møtene. I tillegg har ansvarlige innen ulike tjenester i kommunen benyttet sine faglige nettverk for å hente erfaringer fra andre kommuner. I det videre arbeidet, er det fra rådmannens side lagt opp til at det koordinerende ansvaret legges til sektor helse og omsorg. Marit Drugli Sund vil tiltre rolle som koordinator i 50% stilling. Forsking har vist at det er tre forhold som er framtredende blant flyktninger som opplever seg godt integrert: Opplevelsen av å bli møtt med respekt for den en er og det en kan Egen bolig, både med tanke på tilgang til, og mestring av, egen bolig og bosituasjon At en opplever at en faktisk får bidra med egne ressurser i det norske samfunnet. Disse erfaringene bør prege det arbeidet som gjøres for bosetting av flyktninger. Utgangspunktet for alt kommunalt tjenestetilbud i Meldal kommune, er at tjenester leveres av de enheter som har hovedansvar for dette. Samordning og samvirke mellom ulike kommunale tjenester skal skje på systemnivå, eksempelvis ved at PPt, helsestasjon og skole har faste rutiner og møtepunkter for samhandling. Det er kun ved spesielle behov at det iverksettes tiltak for særlig koordinering. Slik koordinering kan skje gjennom møter med bruker, hvor det settes sammen tjenester og fordeles ansvar etater i mellom. Dersom det er et omfattende behov som skal imøtekommes, vil det bli utarbeidet en individuell plan. Dette som grunnlag for/en del av et enkeltvedtak. Hensikten med dette er selvfølgelig at den enkelte skal få dekket sine behov, med så stor grad av medvirkning og egenmestring som mulig. Dette prinsippet er det naturlig ligger fast også for bosetting av flyktninger. Gjennom lovverket er det krav om at flyktninger i introduksjonsprogram skal ha en individuell plan, og at det fattes enkeltvedtak omkring dette. Koordineringsansvar for dette er det naturlig legges til flyktningekoordinator, men at det ikke etableres en egen «flyktningetjeneste» i første omgang. Ansvar for helsetjenester ligger således i helse-enhetene, ansvar for voksenopplæring ligger i sektor oppvekst o.s.v. Det er således ikke lagt opp til å styrke enkelttjenester ressursmessig nå, før en ser hvor det faktisk vil bli behov for dette.

32 Bolig: Meldalssamfunnet er basert på innbyggerne i hovedsak bor i private boliger. Dette er enten bolig en eier selv, eller bolig en leier av andre. I enkelte tilfeller, vil det være behov for boliger som møter spesielle utfordringer. Kommunen er naturlig nok eier av en del slike boliger, så som omsorgsboliger, boliger for vanskeligstilte/gjennomgangsboliger. I enkelte av disse boligene, gis det også et tjenestetilbud fra andre av kommunens tjenester, eller det kan være en organisering av boligen hvor beboere inngår i bofellesskap. For kommunale gjennomgangsboliger, er det et utgangspunkt at disse kun skal være temporære på veien til egen/privat boløsning. Disse boligene er ment å være et supplement til det ordinære boligmarkedet. Dette prinsippet er det også naturlig legges til grunn for integrering av flyktninger. Avhengig av eventuelle behov og ønsker hos de flyktningene som kommer, vil det kunne være behov for ulike boliger med ulike boformer og lokaliseringer. For de aller fleste er det en praktisk sammenheng mellom bolig og arbeid, enten ved at vi velger å bo der vi jobber, eller ved at vi jobber der vi bor. Forventninger omkring arbeids-/skole-/studieplass blir derfor en del av vurderingen, og mobilitet i forhold til dette må forventes. Erfaringsmessig, kan en forvente at flyktningene ikke har førerkort/disponerer egen bil den første tiden, noe som medfører at det bør være overkommelig avstand til hverdagsfasiliteter som butikk o.l. I forhold til samlet eller spredt lokalisering, er det ulik praksis og erfaringer fra andre kommuner. I enkelte tilfeller ser en positive effekter av å samle første bosettingen, ut fra likemannhjelp og at en finner støtte og sosial gevinst hos hverandre. I andre tilfeller ser en positive effekter ved at første bosetting ikke skjer samlet, ved at den enkelte da lettere inngår i/får naturlig kontakt og integreres i et nabolag. I forhold til lokalisering, er det også et spørsmål om hvilke andre tjenester det eventuelt er behov for. Felles for alle voksne, er deltakelse i introduksjonsprogram de første to årene. Dette vil i praksis si at første bosetting bør skje på steder hvor det er grei offentlig kommunikasjon til Orkdal. Dersom det er mindreårige barn, vil bosetting i forhold til ledig barnehagekapasitet være avgjørende disse første to årene. Busstilbudet til/fra Orkdal er slik at bosetting kan skje over det meste av kommunen. Dette fordi det er lagt opp busser i forhold til dagpendling, samt egne busser for elevkjøring til/fra videregående skole. I sommer/ferieperioder, er dette tilbudet noe dårligere. Det jobbes videre med å etablere egnede boenheter, og det vil bli tatt initiativ til å skaffe private boliger. Basert på erfaringer fra andre kommuner, vil det i starten ofte være behov for framleieløsninger med kommunen som mellompart. Dette kan medføre bred oppfølging av alt fra juridiske til mer praktiske forhold. Et mål på at integreringen har vært vellykket, vil således være at «alle» er bosatt i privat eid/leid bolig i egen regi i løpet av integreringsperioden. Arbeid: En hovedmålsetning for integreringsarbeidet, er forberedelse/kvalifisering til ordinært arbeid. Dette skjer først gjennom språk- og samfunnsopplæring i regi voksenopplæringa, deretter gjennom eventuell videre utdanning eller ordinær jobbsøking/jobbsøking med bistand (praksisplasser o.l.). Kommuneorganisasjonen er beredt til å stille med praksisplasser i ulike tjenester. I tillegg er det viktig å få en god dialog med andre næringslivsaktører og den videregående skolen omkring dette. NAV vil ha en naturlig plass i en slik videre oppfølging.