Sportsklubben Træff Plan for Økonomistyring. Revisjon 0. Vedtatt i hovedstyret xx.xx.xx

Transkript

1 Sportsklubben Træff Plan for Økonomistyring Revisjon 0 Vedtatt i hovedstyret xx.xx.xx

2 Innhold 1 Innledning Mål og hovedprinsipper Hovedstyrets ansvar Gruppene Denne planen Revisjon Bank Konti og disposisjonsrett Lagkonti ("lagkasser") Andre konti Vekslepenger Budsjett, regnskap og årsoppgjør Årsmøtet Gruppemøter Styremøter Regnskapsår Sponsorer Prosjekt tilhørighet Andre støtteordninger MVA kompensasjon Budsjett Regnskap Årsoppgjør Bestilling av tjenester, utstyr og leie av bane Håndtering og attestasjon av bilag Revisjon Lån Opptak av lån Kassakreditt Nedbetaling av lån Klubbens dekning av utgifter Trener og spilleravtaler Seriespill Cuper Træff Plan for økonomistyring Side 2

3 5.4 Utstyr Kretssamlinger/talentsamlinger Forsikring Dommerutviklingsutgifter Reise og utleggsregninger Reiser Utlegg Kontingenter og avgifter Medlemskontingent Treningsavgift Dugnader VEDLEGG Nr Beskrivelse Revidert 1 Mal for budsjett og prognoser 2 Plan for regnskapsføring 3 Reiseregning 4 Utleggsregning REVISJON Revisjon Dato Av 0 Dokument vedtatt av hovedstyret xx.xx.xx Saga Træff Plan for økonomistyring Side 3

4 1 Innledning 1.1 Mål og hovedprinsipper Sportsklubben Træff skal ha en sunn og god økonomi som et grunnlag for å oppnå klubbens overordna mål. Sportsklubben Træff skal: Ved hjelp av stor aktivitet og godt miljø gjøre klubben attraktiv og kjent på en positiv måte Gi et differensiert tilbud som omfatter bredde, mosjon og talentutvikling Utvikle seniorlag på et så høyt nivå at talentene blir i klubben Drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler. 1.2 Hovedstyrets ansvar Hovedstyret har etter 18 litra b i Lov for sportsklubben Træff (Træffloven) følgende ansvar: Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. 1.3 Gruppene I denne planen omtales følgende som grupper: Herre Dame Bredde Håndball Hovedstyret er i de fleste sammenhenger å betrakte som en gruppe i det etterfølgende. 1.4 Denne planen Denne planen omhandler klubbens økonomistyring mm og er første gang behandlet behandlet i styremøte xx.xx.xx 1.5 Revisjon Plane skal revideres etter behov (som følge av endring i regelverk, krav fra overordnede nivå i idretten o.l), men ikke sjeldnere enn hvert 2. år. Ansvar for å iverksette revisjon er daglig leder eller styreleder dersom det ikke er ansatt daglig leder. Træff Plan for økonomistyring Side 4

5 2 Bank 2.1 Konti og disposisjonsrett I henhold til 12 i Træffloven: Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer. Alle konti skal være i klubbens hovedbankforbindelse (Unntak: konti i forbindelse med lån opptatt før 2014). Bare styreleder og nestleder kan opprette nye (og avslutte gamle) konti. All kontobruk skal gå igjennom nettbank. Økonomiansvarlig i hver av gruppene (herre, dame, bredde og håndball) har disposisjonsrett på sine konti: Brukskonto (1, maks 2 stk) Skattetrekkskonto For øvrig gjelder: Styreleder og nestleder har disposisjonsrett på alle konti Styreleder tildeler klubbens regnskapsfører disposisjonsrett etter behov Styreleder tildeler øvrige personer innsynsrett etter behov Ansvar for å påse at det finnes underslagsforsikring er daglig leder eller styreleder dersom det ikke er ansatt daglig leder. 2.2 Lagkonti ("lagkasser") Etter Norges Idrettsforbunds regnskaps og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd tilsluttet NIF 2 2, nr. 2, skal alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Alle utgifter og inntekter knyttet til lagene i en klubb må derfor inngå i totalregnskapet. Fra blir alle gamle lagskonti avsluttet og ingen skal bruke privat opprettede konti til lag. Fra gjelder følgende: Hver av gruppene har egen konto for innbetaling til cupper osv. Økonomiansvarlig i gruppene holder oversikt over innbetalinger og står for utbetalinger Økonomiansvarlig i gruppene utarbeider status månedlig til lagene Økonomiansvarlig i gruppene påser at det leveres bilag (reiseregninger, utlegg osv) De enkelte lag har ikke anledning til å gå med underskudd Et lags overskudd overføres til neste år ev. utbetales ved sesongslutt for utdeling blant spillerne. Renteinntekter tilfaller gruppene 2.3 Andre konti Klubben har egne konti for: Kioskdrift Julemesse Træff Plan for økonomistyring Side 5

6 Andre konti kan opprettes dersom hovedstyret finner det nødvendig. 2.4 Vekslepenger Klubben ha egen kasse med vekslepenger til bruk ved arrangementer osv. Ansvarlig er kioskansvarlig i hovedstyret. Ved bruk av vekslepengekasse skal oppgjør skje senest 7 dager etter avsluttet arrangement dersom ikke annet er avtalt. Træff Plan for økonomistyring Side 6

7 3 Budsjett, regnskap og årsoppgjør 3.1 Årsmøtet Årsmøtet skal: Fastsette realistisk budsjett som viser positivt resultat ( 12 og 15) Behandle revidert regnskap ( 15) Fastsette medlemskontingent ( 15) 3.2 Gruppemøter Gruppene skal i eget møte før hvert styremøte gjøre en selvstendig vurdering av gruppas økonomi og vurdere behov for korrigerende tiltak. 3.3 Styremøter På hvert styremøte (månedlig) skal økonomistatus legges fram av leder for gruppene. Styret skal på det grunnlag gjøre en vurdering av om det er behov for tiltak. 3.4 Regnskapsår Regnskapsåret følger kalenderåret. 3.5 Sponsorer Alle sponsoravtaler for gruppene skal være avklart/inngått i samarbeid med markedsansvarlig i hovedstyret. Avtalene skal være skriftlig og skal signeres av styreleder evt den han gir fullmakt til å signere. Kopi skal sendes hovedstyret. 3.6 Prosjekt tilhørighet Midler fra Prosjekt tilhørighet fordeles etter vedtak i årets siste hovedstyremøte. Markedsansvarlig har ansvar for årlig promoteringsmatriell og oppfølging. 3.7 Andre støtteordninger Tabellen viser ansvar for å søke på de ulike støtteordninger. Midler Lokale Aktivitets Midler Kommunale kulturmidler Gjensidige dugnadsløftet Gullfunn Ansvar Daglig leder (evt styreleder) Daglig leder (evt styreleder) Leder bredde Leder Dame 3.8 MVA kompensasjon Daglig leder (evt styreleder) har ansvar for å levere søknad om MVA kompensasjon, normalt i august måned. Grunnlaget for søknaden er omsetning forrige år og fås av regnskapsfører. 3.9 Budsjett Alle grupper, samt Hovedstyret skal utarbeide budsjett for kommende år. Det skal benyttes malen i vedlegg 1. Det er et absolutt krav at det er et realistisk, gjennomarbeidet budsjett, der det legges opp til et positivt resultat. Budsjettet skal følges av en analyse av likviditeten. Træff Plan for økonomistyring Side 7

8 Budsjettet skal foreligge til desembermøtet i hovedstyret Regnskap Alle grupper fører eget regnskap. Regnskapet skal følge oppsettet i Norska Standard kontoplan. Det vises for øvrig til vedlegg 2, plan for regnskapsføring Årsoppgjør Daglig leder tar initiativ til å få gjennomført årsoppgjør med tanke på gjennomføring av årsmøte i mars. Gruppene skal komme med forslag til disponering av overskudd Bestilling av tjenester, utstyr og leie av bane Hver gruppe skal utforme eget reglement/retningslinjer for kjøp av tjenester, utstyr, baneleie osv Håndtering og attestasjon av bilag Alle bilag skal attesteres av to personer før betaling. En av personene er normalt leder av gruppa. Originalbilaget settes deretter i en bilagsperm og leveres regnskapsfører, jfr pkt Bilaget påføres forklaring etter behov. Reiseregninger og utleggsregninger er omtalt i kapittel xxx Revisjon Klubben har revisjonsplikt etter regnskapsloven/revisjonsloven når omsetningen er over 5 mill kr. Klubbens revisor er BDO AS. Træff Plan for økonomistyring Side 8

9 4 Lån 4.1 Opptak av lån Fra skal alle lån være vedtatt av årsmøtet. Unntatt er mindre lån med kort løpetid (<6 mnd) og kassakreditt. 4.2 Kassakreditt Hovedstyret kan inngå/reforhandle/endre kassakreditt på beløp inn til NOK Kassakreditt er ment å dekke kortsiktige likviditetsbehov og skal ikke brukes som et ordinært lån. 4.3 Nedbetaling av lån Hovedstyret kan refinansiere lån, reforhandle vilkår eller foreta mindre endringer i nedbetalingsplanen. Træff Plan for økonomistyring Side 9

10 5 Klubbens dekning av utgifter 5.1 Trener og spilleravtaler Alle trener og spilleravtaler der klubben forplikter seg skal være skriftlig. Økonomiske vilkår/kompensasjoner skal klart framgå. 5.2 Seriespill Kostnader med oppmelding til seriespill og dommerutgifter (de et er satt opp dommer av kretsen) dekkes av klubben. Øvrige kostnader (reise etc) dekkes etter gruppenes egne retningslinjer. Generelt gjelder at det skal søkes likebehandling mellom lag/årskull. 5.3 Cuper Hver gruppe skal lage egne retningslinjer for deltagelse og betaling for cupper. 5.4 Utstyr Hver gruppe skal lage egne regler for dekning av utstyr for spillere, trenere og støtteapparat. 5.5 Kretssamlinger/talentsamlinger Hver gruppe skal lage egne regler for dekning av kostnader til krets og talentsamlinger. 5.6 Forsikring Klubben skal dekke den obligatoriske grunnforsikring/lagsforsikring for alle lag. Utvidede forsikringsordninger skal dekkes av den enkelte om ikke annet er avtalt skriftlig. 5.7 Dommerutviklingsutgifter Klubben skal gjennom økonomiske virkemidler bidra til utvikling av dommere. Hovedstyret skal hvert år budsjettere med dekning av utgifter til for eksempel drakter, oppfølging, økonomisk støtte til dømming av kamper i breddefotballen for klubb og rekruttdommere. Træff Plan for økonomistyring Side 10

11 6 Reise og utleggsregninger 6.1 Reiser Hver gruppe skal ha eget reglement med satser for dekking av reiseutgifter i samband med trening eller kamp. Det skal føres reiseregning for alle reiser, jfr vedlegg 3. Original bilag eller digital kopi av fergebillett etc vedlegges. Generelle "reiser" eller forskudd utbetales ikke. Reiseregning skal attesteres av to personer før utbetaling. 6.2 Utlegg Det skal leveres utleggsregning vedlagt bilagene for alle utlegg (se og pkt 3.13). Utleggsregning skal attesteres av to personer før utbetaling (vedlegg 4). Træff Plan for økonomistyring Side 11

12 7 Kontingenter og avgifter 7.1 Medlemskontingent Alle medlemmer skal betale medlemsavgift. Medlemsavgiften fastsettes av årsmøtet ( 4). 7.2 Treningsavgift Hver gruppe kan vedta treningsavgifter eller andre avgifter for deltagelse i klubbens aktivitetstilbud. 7.3 Dugnader Alle medlemmer må påregne 2 dugnader per år i regi av klubben. Andre dugnader må avklares med dugnadsansvarlig. Inntekter fra klubbens felles dugnader fordeles i utgangspunktet etter innsats fra gruppene med mindre hovedstyret har vedtatt annet. Træff Plan for økonomistyring Side 12

13 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Inntekter 3050 Sponsorinntekter avgiftspliktig Sponsorinntekter avgiftsfritt Gave fra Gjensidige Gave fra SMN Medlemskontingenter Prosjekt tilhørighet Grasrotandelen Offentlige tilskudd Momskompensasjon Andre tilskudd Utleie lokaler Adm tilskudd fra gruppene Vasking og andre dugnader 0 FFO inn Diverse inntekter 0 SUM Utgifter 4030 Kalender Innkjøp klær/utstyr Lønn Lønn ikke innber plikt Feriepenger Fri telefon Forsikringer Motkonto fordel Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift feriepenger Refusjonsutbetaling NAV OTP tjenestepensjon Kaffe og diverse Leie lokaler Halleie Kjøp utstyr/inventar Rep/vedlikehold Revisjonshonorar Regnskapshonorar Kontoromkostninger Kopiering/trykking Portoutgifter Internettkostnader Telefon/bredbånd/internett Mobiltelefonutgifter Bilgodtgjørelse oppgavepliktig Reiseutgifter Reklame og annonser Medlemskontingenter Blomster/oppmerksomhet Forsikringer Bank og kortgebyr Annen kostnad 0 Dommerutdanning 0 Renhold Tap på fordring 0 SUM Renteinntekter Renter/provisjon Renter leverandør Tap aksjer 0 SUM

14 RESULTAT NN 0 NN 0 Andre 0 Sum lån Per Likviditet Kontroll: 0 0 Kassakreditt Likviditet hovedstyret Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des

15 INSTRUKS FOR ØKONOMIANSVARLIGE I SPKL. TRÆFF Bilagsbehandling : Bilag leveres to-månedlig til Økonomisenteret slik : Januar-februar Mars-april Mai-juni Juli-august September-oktober November-desember innen 31. mars innen 31. mai innen 15. august innen 30. september innen 30. november innen 15. februar For å få en rimeligst mulig regnskapstjeneste, så må bilagene sorteres etter Økonomisenterets instruks. Sammen med bilagene leveres kontoutskrifter mottatt fra bank for de aktuelle månedene. Kontroller bilagene mot kontoutskrift fra bank, for å unngå at det mangler bilag. Bilagene kan leveres direkte til Økonomisenteret via post eller på døra, eventuelt via daglig leder i Træff. Lønn/reiseregninger : Alle utbetalinger for lønn, kilometergodtgjørelse og diett skal dokumenteres. Kilometergodtgjørelse må dokumenteres med enten kjørebok eller reiseregninger. Diett må dokumenteres med reiseregninger. Reiseregninger må inneholde navn, adresse og personnummer på mottaker, dato og klokkeslett for reisen, reisens formål, og evt navn på overnattingssted. All kjøregodtgjørelse som overstiger grensen på kr skal innberettes som oppgavepliktig ytelse. Lønn og honorarer kan utbetales skattefritt opp til kr pr år. Lønnsgrunnlag og reiseregninger må signeres av økonomiansvarlig for kontroll og godkjenning. Fordel ved privat bruk av telefon må også innberettes. Alle utbetalinger som ikke kan dokumenteres ved kjørelister eller reiseregninger vil bli innberettet som lønn. Alle som mottar lønn, og godtgjørelser over kr , må levere skattekort/frikort. Lønnsbilag må leveres senest 10. januar, hvis de skal bli med på lønns- og trekkoppgaver. Dokumentasjon av inntekter/utgående fakturaer : Kredittsalg : Utgående faktura med nummer og dato for utstedelse. Fakturaene skal være fortløpende nummerert. Avgivelse av partene. Hva salget/inntekten gjelder.

16 Ved utfakturering av sponsor- og gavemidler bør avtalene heftes bak fakturaen som grunnlag for fakturering. Økonomisenteret må også få en kopi av avtalene, slik at vi kan gjøre en riktig vurdering av evt. periodiseringer og avgiftsbehandling. Kontantsalg : Alle inntekter som blir satt inn i bank eller kasse skal dokumenteres med ett oppsett som viser en oversikt over hvilke inntekter det er. Inntekter ved kontantomsetning bør opptelles av to personer og signeres av begge. Inntekter ved arrangement må dokumenteres med oversikt over inntekter og utgifter, dokumentert ved f eks. lister på betalende deltagere, inngangsbilletter, antall solgte lodd, osv. Dokumentasjon av kostnader : Kostnader skal dokumenteres med original faktura/bilag. Fakturaen/bilaget skal være signert for godkjenning og kontroll av gruppeleder og/eller økonomiansvarlig, merket med formål. Periodisering : En del inntekter og kostnader som er fakturert i året etter regnskapsåret vil være inntjent eller påløpt i foregående år. For at årsregnskapet skal bli riktig må disse periodiseres og bokføres på riktig år. Ta kontakt med oss om det er noe dere er usikker på! Økonomisenteret Kunderegnskap AS : Sentralbord : molde@okonomisenteret.no Endre Sunde Male : endre.sunde.male@okonomisenteret.no John Karlsen Ulrich : john.karlsen.ulrich@okonomisenteret.no Per Ståle Ugelvik : per.staale.ugelvik@okonomisenteret.no Olav Arne Romuld : olav@okonomisenteret.no Telefax : Postadresse : Fannestrandsvegen 55, 6415 Molde.

17 Reiseregning/Kjørebok Navn Adresse Avdeling Herre fotball Måned Retur pr måned Bil reg nr Kontonr Dato Reiserute (start og stopp) Formål med reisen Bil Km Kroner Antall Pass Passasjertillegg Kjøring på skogsbilvei Annet utlegg Annet utlegg Km Kroner Km Kroner Merkander Kroner Sum KRONER Sum Kilometerutgifter Kjøregodtgjørelse Passasjertillegg Inntil km pr år 4.05 kr pr km Kjøring med tilhenger Over km pr år 3.40 kr pr km Kjøring på skogsbilvei Passasjertillegg 1.00 kr pr km pr passasjer Annet utlegg Totale utlegg Kjøring på skogsbilvei/anleggsvei 0.90 kr pr km Dato/sign: Viser for øvrig til retningslinjer. Godkjennes på eget ansvar Totalt antall kjørte kilometer etter denne regningen

18 UTLEGG Fra: Konto: Gruppe: Dato: Dato Beskrivelse eks mva mva Sum SUM 0 Bilag: SIGN: