VEDLEGG 2 RETNINGSLINJER FOR REGNSKAPSFØRSEL I HØYBRÅTEN OG STOVNER IL. Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 1 av 8

Transkript

1 VEDLEGG 2 RETNINGSLINJER FOR REGNSKAPSFØRSEL I HØYBRÅTEN OG STOVNER IL Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 1 av 8

2 Norsk lovgivning og idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser: HSIL skal til enhver tid følge gjeldende bestemmelser i norsk lovgivning og Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for alle organisasjonsledd tilsluttet Norges Idrettsforbund og Olympiske og Paralympiske Komité. Dette er overordnet og ufravikelig. Regnskapsår Regnskapsåret skal være 12 måneder og følge kalenderåret. Hovedlaget og alle grupper i HSIL skal ha felles regnskapsår. Regnskapssystem og kontoplan Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas. Regnskapet skal dekke de ulike gruppers informasjonsbehov for kontroll og styring, og skal være spesifisert i henhold til Norsk Standard kontoplan. Det skal, så langt det er mulig, benyttes samme kontoplan i hele idrettslaget. Minstekravet er at det benyttes felles konti til interne overføringer. For interne overføringer fra hovedlaget benyttes følgende konti: Hodestøtte, tilleggsmidler, kursstøtte Momsrefusjon Drift og anleggstøtte, halleie Dugnadspenger, kultur og frivillighetsmidler, Oslo skikrets Kontantsalg og kassaapparat Ved arrangement hvor gruppene behandler kontanter skal dagsoppgjørsskjema alltid benyttes. To personer skal alltid skrive under på oppgjørsskjema, og alle utgifter må være dokumentert med originalbilag. Alt kontantsalg skal registreres fortløpende og innkomne kontanter skal alltid telles opp. Ved utbetaling kontant, må den som har mottatt beløpet ha kvittert for mottak. Det skal foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter. Skjema og oppgjør leveres forretningsfører/bank senest 5 dager etter avsluttet arrangement. Salgsdokumentasjon/ dagsoppgjørsskjema skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan dokumenteres. Utbetaling av vekslepenger skjer ved behov i forbindelse med arrangementer og lignende. Den som kvitterer ut vekslepengene, er ansvarlig for at oppgjørsskjema for kontanter blir utfylt. Oppgjør skal skje innen 5 dager etter avsluttet arrangement dersom annet ikke er avtalt med kasserer. Ved innkreving av penger ved turer og lignende skal navneliste legges ved som dokumentasjon når oppgjør leveres kasserer. Dersom det ved slik innkreving er innbetalt ulike summer, skal det fremgå av listen hvor mye hver enkelt har betalt. Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 2 av 8

3 Det gjøres spesielt oppmerksomt på at ved arrangementer/turer hvor det er innsamlet penger til dekning av utgifter, og arrangementet/turen som en følge av dette går i null, skal likevel alle bilagene leveres kasserer slik at dette kan bokføres. Dette er viktig for å få dokumentert aktiviteten, og for å kunne redegjøre for hvordan de innsamlede pengene ble brukt. Grupper som er pliktige til å benytte kassaapparat skal registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparatet og dokumentere kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport. Kassaapparatet skal kunne skrive salgsdokumentasjon (kvittering) til kunden for hvert salg og beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig. Godtgjørelse og lønn Alle organisasjonsledd har ansvar for korrekt behandling av lønnsoppgavepliktige ytelser, og har plikt til å følge de til enhver tid gjeldende regler for lønnsoppgaveplikt, skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Hovedstyret, gruppestyrene og kasserere plikter å sette seg inn i, og følge reglene som er gjengitt i skattedirektoratets veiledningshefter for organisasjoner. For skattetrekk er det opprettet en særskilt skattetrekkonto i bank, som gjelder for hele idrettslaget, og innestående skal til enhver tid dekke skyldig forskuddstrekk. Alle lønnsutbetalinger over kr 4000 skal innberettes til HSIL`s kontor i den måneden de utbetales og skattetrekket overføres skattekonto. Det skal leveres skattekort for alle som mottar lønn i inneværende år. Satser per 01. juni 2011: Når samlet lønnsutbetaling fra organisasjonen til en person i løpet av inntektsåret ikke overstiger kroner, vil lønnen være fritatt for beskatning. Ved beregning av dette grensebeløpet ses det bort fra eventuelle trekkfrie utgiftsgodtgjørelser. Overstiger lønnsutbetalingen kroner, er mottakeren skattepliktig for hele beløpet. Trekkfri utgiftsgodtgjørelse som utbetales til dekning av merkostnader med inntil kroner ved et medlems innsats eller opptreden for sin organisasjon, er ikke skattepliktig. Fordel i form av dekning av reise til/ fra arrangement regnes ikke som skattepliktig inntekt når skattyters øvrige lønn og godtgjørelse fra organisasjonen ikke overstiger kroner i inntektsåret. Utstyrsgodtgjørelse til idrettsdommere innen lagidretter hvor det er nødvendig med spesielt utstyr, f.eks. sko, drakt, beskyttelse mv., godkjennes som skattefri godtgjørelse ved likningen med inntil 220 kroner per oppdrag. Samlet skattefri utstyrsgodtgjørelse som utbetales til idrettsdommeren fra samme oppdragsgiver, kan ikke overstige kroner per år. Utstyrsgodtgjørelse kan utbetales skattefritt i tillegg til organisasjonens skattefrie lønnsutbetaling Dersom den samlede summen for honorarer i en gruppe utgjør mer enn kroner skal det betales arbeidsgiveravgift for hele gruppa. Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 3 av 8

4 Den enkelte gruppe/utvalg avgjør selv i hvilke situasjoner kilometergodtgjørelse skal utbetales og sats. Dog kan ingen gruppe benytte en høyere kilometergodtgjørelse enn de til enhver tid gjeldende satser i staten. Det utbetales ikke diettgodtgjørelse iht. statens regler, men tillitsvalgte kan motta refusjon for faktiske utgifter. Vedlagte reiseregningsskjema kan benyttes. Det skal fremgå av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. For å dokumentere utgiftene skal originale kvitteringer og bilag legges ved. Periodiseringsprinsippet - regnskapsprinsippet Alle aktiviteter skal registreres når de er eller blir utført. Det vil si at tjenester som ytes det påfølgende år skal balanseføres som en forskuddsbetalig i inneværende år, og kostnadsføres i det året tjenesten benyttes. Dette gjelde blant annet hall-leie for det kommende år, og for perioder som strekker seg over to år. Dersom leie av idrettshall betales i desember, mens leien gjelder fra jan-mars påfølgende år, skal hele beløpe kostnadsføres i det påfølgende året, ikke i betalingsåret. Det samme gjelder strøm. Dersom strømregning mottas og betales i januar, for strøm mottatt i desember året før, skal kostnaden regnskapsføres i forhenværende år, da strømmen ble brukt. Dette gjelder også for mottatte innbetalinger som gjelder aktiviteter i det påfølgende år. For eksempel skal et medlemskap, som strekker seg fra juli og et år juni året etter, inntektsføres med en halvpart i det ene året og en halvpart i det andre året. Attestasjon, betaling av regninger og uttak av kontanter Ledere i gruppe/utvalg har attestasjonsmyndighet for regninger som gjelder den enkeltes gruppe. Ved attestering skal det påføres hva beløpet gjelder hvis dette ikke fremkommer klart nok (eks. hvem det er kjøpt blomst til og hvorfor, hvilket arrangement det gjelder osv.), dato og signatur. Attestert regning leveres fortløpende til kasserer/daglig leder som er ansvarlig for utbetaling. Konto skal bli påført av kasserer ihht. budsjett. Ingen skal kunne ta ut kontanter uten at en annen person attesterer utbetalingen. Ved utbetaling via nettbank skal en person registrerer utbetalingen, mens en annen person godkjenner utbetalingen. Kunde- og leverandørreskontro Alle grupper må benytte kunde- og leverandørreskontro. Eksempel kundereskontro: Utgående faktura føres debet kundefordring/ kredit inntektskonto Innbetaling føres debet bank/kredit kundefordring. Eksempel leverandørreskontro: Inngående faktura føres debet kostnadskonto/ kredit leverandør Betaling føres debet leverandør/kredit bank. Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 4 av 8

5 Merverdiavgift Organisasjonsledd har plikt til å svare merverdiavgift av inntekter som faller inn under avgiftsplikten etter merverdiavgiftslovens regler. Berørte gruppestyrer og kasserere, samt hovedstyret plikter å sette seg inn i, og følge reglene som er gjengitt i skattedirektoratets veiledningshefter vedrørende merverdiavgift for veldedige og allmennyttige organisasjoner og institusjoner Konti og rapportering av aktivitet Det er ikke anledning for grupper/utvalg å opprette egne konti i bank eller lignende uten godkjennelse av hovedstyret. Gruppenes konti disponeres av gruppens leder og gruppens kasserer, mens Hovedlagets konti disponeres av daglig leder og leder av hovedstyret. Bankkonti i alle grupper skal fremkomme av regnskapet. All aktivitet i lagene skal registreres og dokumenters. Til dette benyttes vedlagte skjema rapportering av aktivitet. Det skal ikke foretas overføring av midler fra hovedlagets eller noen av gruppenes konti til lagskonti. Dugnad- og Sponsormidler Alle sponsoravtaler skal godkjennes av hovedstyret i idrettslaget. Alle felles sponsormidler går i sin helhet til hovedlaget og fordeles til gruppene. Sponsorer som ytrer ønske om at sponsormidler skal gå til spesielle grupper/formål får innvilget dette. Sponsorinntektene kan føres på gjeldene avdeling i regnskapet for å vise et mer riktig totalbilde. Alle dugnader, lotterier, kakesalg og bytteavtaler skal godkjennes i forkant. Alle dugnadsmidler for fellesdugnader tilfaller hovedlaget og foredels til gruppene. Det er ikke anledning til å holde slike inntekter utenom det ordinære regnskapet med begrunnelse i at pengene skal benyttes til noe spesielt. Dette er av betydning for å få et korrekt bilde av den økonomiske situasjonen i laget, og for å kunne dokumentere lagets eksterne dugnadsinnsats. Enkeltpersoner som stiller til dugnad på vegne av HSIL kan ikke få godtgjørelse for sitt arbeide. Årsberetning, årsregnskap og budsjett Alle grupper plikter å utarbeide årsberetning ved årets slutt. Denne må sendes daglig leder senest 14. februar. Årsregnskapet skal bestå av resultatregnskap, balanse og noter. Årsregnskapet (balansen) skal signeres av styrets medlemmer. Det må legges ved en økonomisk beretning for balansen i årsregnskapet. Det må også fremlegges dokumentasjon på alle vesentlige balanseposter. Halvårsregnskap skal leveres daglig leder innen 31. august. Årsregnskap skal levers daglig leder innen 31. januar. Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 5 av 8

6 Budsjett for påfølgende år leveres sammen med årsregnskapet. Hovedstyret i HSIL Styret i HSIL hefter for hele lagets økonomiske forpliktelser. Grupper kan ikke foreta ansettelse, inngå økonomiske avtaler eller representere hovedstyret utad, uten hovedstyrets godkjennelse. Styret skal påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre påse at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. Styret er ansvarlig for at de økonomiske retningslinjene i laget blir fulgt. Økonomisk status skal være egen sak på styremøter i hovedlaget og i gruppene hvert kvartal. Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 6 av 8

7 Rapportering av aktivitet: Har dere søkt om lagstøtte i 2011 (Ja / Nei): Om nei; Hvorfor ikke? Hvordan har dere brukt lagstøtte i 2011: Sosiale aktiviteter kr: Cuper kr: Andre ting (beskriv): Vedlegg om mulig kvitteringer for bruken. Aktivitet utover støtte fra klubben: Høybråten og Stovner IL har mulighet til å søke om ekstra støtte eller refusjon til ulike tiltak. Vi er kjent med at mange har aktiviteter utover hva som støttes eller dekkes av klubben og som da ikke gjenspeiles i Høybråten og Stovner IL s regnskap. Regnskapet er det som da skal gjenspeile aktiviteten i regi av klubben. Vi ber derfor om at det opplyses om aktiviteter i 2011 som ikke har vært dekket av klubben Har dere egen lagskonto /klubbkasse Ja/Nei: Saldo pr : Hvilke aktiviteter har dere hatt i 2011 som ikke er dekket 100% av klubben, jf lagstøtte eller andre aktiviteter som har vært dekket 100%. Beskrivelse av aktiviteter / cuper som ikke har vært dekket av klubben: Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 7 av 8

8 Hvordan har denne aktiviteten vært finansiert: Egenbetaling Kr Dugnader, evt. beskrivelse av dugnad Kr Annen finansiering, evt. beskrivelse av dette Kr Vedlegg 2 Håndbok for HSIL Versjon Side 8 av 8