ØKONOMISKE RETNINGSLINJER FOR NAAF

Transkript

1 ØKONOMISKE RETNINGSLINJER FOR NAAF Hva omfatter retningslinjene? Rutiner for økonomihåndtering og regnskapspraksis i alle organisasjonsledd. Hvem retningslinjene omfatter? Disse retningslinjer er gjeldende for alle deler av NAAFs samlede virksomhet, inkludert nasjonalt sekretariat, regioner og storlag/lokallag, med mindre annet er uttrykkelig presisert. Dette er i henhold til NAAFs vedtekter 2-15 (Sanksjoner): Alle leddene i organisasjonen er ansvarlige for at NAAFs formålsparagraf, vedtekter, visjoner, strategier og handlingsplaner og økonomiske retningslinjer følges. ( ). De økonomiske retningslinjene er vedtatt av NAAFs forbundsstyre. Dersom det avdekkes eller oppstår mangler vedrørende etterfølgelse av disse retningslinjer, plikter ansvarlig styre i gjeldende ledd av NAAF å iverksette nødvendige tiltak omgående, jfr (Sanksjoner). Regioner, lokallag og storlag er selvstendige juridiske enheter med egen økonomi. Ethvert lag er dermed ansvarlig for å ha en god økonomisk styring i henhold til disse retningslinjer, men kan også søke råd og veiledning i sekretariatet/regionen. Alle NAAFs organisasjonsledd forvalter store verdier, verdier som tilhører NAAFs medlemmer. Disse må forvaltes med stor varsomhet og innenfor NAAFs formål, vedtekter, handlingsplan og etiske retningslinjer. NAAF er også mottaker av offentlige tilskudd. I forvaltningen av offentlig tilskudd er det viktig med god kontroll og gode rutiner for økonomistyring, regnskapsførsel og revisjon. Ansvarlige organisasjonsledd i alle deler av NAAFs virksomhet plikter derfor å innrette sin drift i tråd med disse retningslinjer. Bruk av retningslinjene Etiske retningslinjer skal være på sakslisten og behandles på første styremøte etter årsmøte i region og lokallag/storlag. Styrer i region/lokallag/storlag må bekrefte i vedtak i referat/protokoll at økonomiske retningslinjer er lest, forstått og at styret anerkjenner sitt ansvar for å følge disse. Budsjettarbeid For å ha god økonomistyring er det en forutsetning at organisasjonsleddet prioriterer budsjettarbeidet. Budsjettet skal svare til arbeidsoppgaver og handlingsplan for gjeldende periode. Budsjett vedtas av årsmøtet. NAAFs budsjettmal skal brukes. Side 1 av 9

2 Regnskapsrutiner Lokallag/storlag For lokallag/storlag skal regnskapsføring gjøres av valgt kasserer, eller kan settes ut som eksternt oppdrag til godkjent regnskapsfører eller regionssekretær, jfr. NAAFs vedtekter 3-3 (Lokallagsstyret/storlagsstyret). Revidert årsregnskap skal godkjennes av årsmøtet. NAAFs mal for årsregnskap skal benyttes. Regioner Regnskap kan føres på 3 måter i NAAFs regioner: 1) Av regionssekretær eller valgt kasserer 2) Av ekstern godkjent regnskapsfører 3) Av NAAFs sekretariat Revidert årsregnskap skal godkjennes av årsmøtet. NAAFs mal for årsregnskap skal benyttes. Regnskapsoppfølging og rapportering Styrene i alle organisasjonsledd har ansvar for å holde seg tilstrekkelig orientert om økonomien og skal i tilstrekkelig grad og minimum hvert halvår ha økonomisk rapport som post på sakslista. Revisjon NAAF drives hovedsakelig gjennom tildeling av offentlige midler og fordeling av medlemskontingent. Dette innebærer et betydelig ansvar når det gjelder økonomiforvaltning, transparens og kontroll. For alle organisasjonsledd Det skal gjennomføres årlig ekstern revisjon. Ved revisjon skal den til enhver tid gjeldende økonomiog regnskapsinstruks legges til grunn. Revisor skal avgi sin beretning i NAAFs mal for revisjonsberetning. Avsluttet årsregnskap skal forelegges valgt revisor til godkjenning. Godkjent regnskap med revisors beretning legges fram for godkjenning på årsmøtet. Godkjent regnskap skal deretter sendes NAAF sentralt sammen med revisors beretning, i forbindelse med innsending av årsmøtedokumenter og protokoll (i henhold til frister i vedtektene). Krav til revisor i lokallag/storlag Velges på årsmøte Regnskapsbakgrunn Nøytral, ingen forbindelse til NAAF (hverken i form av verv eller familiært) Krav til revisor i region Eksternt revisjonsfirma Statsautorisert eller registrert revisor Side 2 av 9

3 Honorering av revisor Benyttes eksternt revisjonsfirma må organisasjonsleddet betale etter medgått tid og gjeldende timesats hos det enkelte firma. Brukes en frittstående ikke offentlig godkjent revisor (kun lokallag/storlag) kan vedkommende honoreres, men beskjedent. Bankkonto Alle konti som opprettes, skal være forretningskonti knyttet til organisasjonsnummer. Tilganger til bankkonti: Lokallag/storlag To (2) godkjenninger ved alle utbetalinger fra bank minst en av disse bør være en annen enn de som har attestert og anvist. Det er styrets leder som skal ha administratorrettigheter i nettbanken. I tillegg til styrets leder bør valgt kasserer og/eller regionssekretær ha tilgang til bank. Alternativt kan et lokallag/storlag la regionssekretær overta tilganger til bank, samt inneha kassererfunksjonen. I sistnevnte tilfelle skal en fra styret i tillegg attestere alle utbetalinger og kontrollere innestående bank mot regnskap 2 ganger årlig utenom Regioner To (2) godkjenninger ved alle utbetalinger fra bank - minst en av disse bør være en annen enn de som har attestert og anvist. Det er regionssekretær som bør ha administratorrettigheter i nettbanken. I tillegg til regionssekretær bør valgt regionleder og/eller kasserer ha tilgang til bank. I sistnevnte tilfelle skal en fra styret i tillegg attestere alle utbetalinger og kontrollere innestående bank mot regnskap 2 ganger årlig utenom Betalingskort Lokallag/storlag Betalingskort skal kun brukes av styreleder og/eller kasserer. Styret fatter vedtak om hvem som har slikt kort. Bruk av kredittkort gjøres opp i sin helhet med faktura ved forfall som skal attesteres og anvises etter samme rutiner som andre bilag. Regioner Det er anledning til å bruke debetkort og/eller kredittkort. Bruk av kredittkort gjøres opp i sin helhet med faktura ved forfall som skal attesteres og anvises etter samme rutiner som andre bilag. Det anbefales at regionssekretær har betalingskort. Egenandeler I forbindelse med arrangementer med egenandel fra deltakere skal det utarbeides en deltakerliste som angir hvem som betalte egenandel kontant og hvem som overførte beløpet elektronisk. Innbetalt kontant fratrukket dokumenterbare utlegg ved arrangementet skal settes inn i bank innen rimelig tid etter avsluttet arrangement. Egenandel ved samlinger arrangert av NAAF sentralt Det har vært praktisert lik egenandel for alle sentrale samlinger (Landsmøte, organisasjonssamlinger, regionledermøter m.v.) denne praksis opprettholdes. Egenandelen dekker reise, kost, opphold, kursutgifter m.v. Side 3 av 9

4 Egenandelen er som følger: Ved samlinger med en-dagsprogram: 2000 NOK Ved samlinger med program over to dager: 3000 NOK Ved samlinger med program over tre dager: 4000 NOK Deltakerne bestiller reise og leverer reiseregning i henhold til NAAFs reiseregulativ, og får hele det godkjente beløpet refundert. NAAF sentralt sender faktura på egenandel til region, storlag/lokallag som den enkelte deltaker representerte på den aktuelle samlingen. Ved deltakere utover invitert antall (dersom det tillates/er plass) dekkes alle utgifter av organisasjonsleddet som sender deltakeren (f.eks. observatører til Landsmøtet). Reiseregning Reiseregninger skal fylles ut i henhold til NAAFs reiseregulativ. Forenklet reiseregningsskjema skal benyttes. Reiser kan bestilles privat. Da må den enkelte legge ut av egne midler. Godkjent beløp refunderes etter innsendt reiseregning. Reiser kan også bestilles via Helsereiser AS ( Da sendes faktura til det ansvarlige organisasjonsledd. Formålet med reisen må oppgis ved bestilling. Reiseregning sendes inn, innen en måned, til arrangementsansvarlig. For lokale ledd kan regionssekretær bistå med utfylling av reiseregning hvis behov. Frikjøp av tillitsvalgte NAAF er en frivillig organisasjon hvor tillitsvalgte og frivillige bruker av sin fritid til å utføre verdifullt arbeid for NAAF. Dette ikke-lønnede arbeidet er bærebjelken i en frivillig organisasjon. I likhet med andre organisasjoner sørger NAAF for å dekke utgifter som den enkelte pådrar seg i sitt virke for NAAF. Slike utgifter må være avklart med lokallag, storlag eller NAAF sentralt, avhengig av hvem som er ansvarlig for aktiviteten, og i henhold til økonomiske retningslinjer, reiseregulativ, regelverk for godtgjørelse og formål, vedtekter og etiske retningslinjer. Regelverket som presiseres her skal sikre lik og rettferdig praksis gjennom hele organisasjonen, i alle ledd. I de tilfeller hvor et organisasjonsledd ber tillitsvalgte eller frivillige om å påta seg arbeid som faller under vedkommendes arbeidstid, skal følgende regelverk følges: - Vedkommende skal først forsøke å få fri med lønn fra sin arbeidsgiver (Se bl.a. Statens personalhåndbok, pkt tillitsverv i funksjonshemmedes interesseorganisasjoner) - Vedkommende kan, dersom punkt 1 ikke lar seg gjøre, benytte oppspart fleksitid eller ferie, dersom vedkommende føler det naturlig og har anledning til å benytte denne. - Vedkommende kan, dersom 1 og 2 ikke lar seg gjøre, be om permisjon med lønn, men hvor arbeidsgiver sender NAAF krav om tapt arbeidsfortjeneste. Da vil NAAF betale dette. Avtale må inngås med gjeldende organisasjonsledd i forkant. Side 4 av 9

5 - Vedkommende kan, dersom 1, 2 og 3 ikke lar seg gjøre, be om permisjon uten lønn - Dersom vedkommende er selvstendig næringsdrivende dekker NAAF 300 NOK per time, maks 2000 NOK per døgn. Avtale må inngås med gjeldende organisasjonsledd i forkant. Det dekkes ikke tapt arbeidsfortjeneste for reisetid, da reiser kompenseres gjennom reiseregulativet. Frikjøp av tillitsvalgte for oppdrag for regioner eller storlag/lokallag tilknyttet regionen, skal godkjennes av det aktuelle regionsstyret. Forbundsstyret og generalsekretær skal orienteres umiddelbart. Frikjøp av tillitsvalgte for oppdrag for NAAFs sentralledd skal godkjennes av forbundsstyret, jfr. Vedtekter 2-9 (Tillitsvalgte og ansatte i NAAF). Styrehonorar (og annen godtgjørelse) NAAF har som bærende prinsipp at tillitsvalgte og frivillige ikke skal pådra seg kostnader i utøvelsen av sine oppgaver. Honorering derimot bryter med prinsippet om at frivillig arbeid skal være ulønnet. NAAF bør bære preg av at tillitsvalgte har engasjement for formålet som motivasjon for at de påtar seg verv (eller oppgaver som frivillige), og ikke at honorering er et dominerende element. Når det gjelder skattemessige forhold, er det slik at frivillige organisasjoner kan utbetale inntil et gitt beløp per skatteår/kalenderår skattefritt i lønn/honorar/godtgjøring til hver enkelt skatteyter. Overstiger utbetalingen det gitte beløpet, er mottakeren skattepliktig for hele beløpet. Regler for godtgjørelse for tillitsvalgtes innsats i regioner og/eller storlag og lokallag Overordnede prinsipper: Frivillig innsats i NAAF er ulønnet NAAF vektlegger godtgjørelsesprinsippet hvor faktiske utgifter legges til grunn fremfor honorering og møtegodtgjørelse Skatteregler og annet lov- og regelverk skal følges Dersom utbetalt beløp overstiger det skattefrie beløpet, blir hele beløpet skattepliktig. Det må i så fall foretas skattetrekk og innberetning til myndighetene. Etter gitte regler kommer arbeidsgiveravgift i tillegg. Ansvaret for dette påberoper både den som mottar godtgjørelsen og det aktuelle organisasjonsleddet. Årsmøtet fatter vedtak om styrets godtgjørelse/honorar Godtgjøring: Styrehonorar følger følgende satser: Styreleder: maks 5000 NOK Nestleder og kasserer: maks 4000 NOK Styremedlem: maks 2000 NOK Vara: maks 1000 NOK Fastsatt styrehonorar skal fremkomme av årsmøteprotokoll Honorar dekker utgifter til bruk av pc, internett, utskrifter m.v. Ved godtgjørelse av faktiske utgifter dekkes kun utgifter til ting som ikke anses som vanlige i hjemmet. Dvs. at utgifter til PC, internett, telefon, ipad/nettbrett, m.v. ikke dekkes. Med faktiske utgifter menes utgifter i forbindelse med aktiviteter, møter o.l. Godtgjøring av reiseutgifter: reiseutgifter skal også innberettes hvis det overstiger skattemyndighetenes grenser. Se også NAAFs reiseregulativ. Side 5 av 9

6 Reisegodtgjørelse skal gjøres gjennom levering av reiseregning (i henhold til NAAFs reiseregulativ) det skal ikke gis faste summer Ved permisjon I situasjoner hvor en tillitsvalgt har hatt permisjon fra et verv, skal honoraret reduseres tilsvarende permisjonstiden. For eksempel et styremedlem som mottar kroner 2000,- i årlig honorar, og som har permisjon i 3 måneder skal motta for det gjeldende år kr. 1503,-. (2000,- / 12 = 167,- x 9 = 1503,-) Ved stort forfall En tillitsvalgt som har forfall på over halvparten av avholdte styremøter skal ha sitt honorar redusert. Ved forfall til over halvparten av avholdte styremøter vil styrehonoraret reduseres. Honoraret skal da fastsettes ved at honoraret nedsettes med 50%. Utbetaling av honorar / reiseregninger Frivillige organisasjoner kan betale ut honorar på opp til skattemyndighetenes satser i løpet av et kalenderår uten at det blir trekkpliktig eller innberetningspliktig. På samme måte kan reisegodtgjørelse opp til myndighetenes satser betales ut uten at det blir trekkpliktig eller innberetningspliktig. I 2017 er disse satsene NOK for både honorar og reisegodtgjørelse. Trekkpliktig betyr at det skal trekkes skatt av beløpet. Innberetningspliktig betyr at man skal innrapportere til skattemyndighetene slik at beløpet kommer på personens forhåndsutfylte selvangivelse. Lokallag/storlag og region skal ha et system for løpende registrering pr person for alle utbetalinger av honorar, kost- og reisegodtgjørelse. Mal for registrering skal benyttes (skjema for registrering av utbetalinger). Lokallag/storlag Honorar Dersom utbetalinger overstiger fastsatte grenser av skattemyndighetene (kan bli justert årlig) skal dette rapporteres til NAAF sentralt som vil forestå innrapportering av lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift (se nedenfor). Kasserer i lokallag/storlag har ansvar for å påse at skattetrekk blir foretatt ved utbetaling dersom ytelsen er trekkpliktig. Styrehonorar utbetales i februar/mars påfølgende år. Reisegodtgjørelse Dersom lokallag/storlag vet at reisegodtgjørelse (gjelder kilometergodtgjørelse, ikke refusjon av billetter) ikke overstiger skattemyndighetens satser for gjeldende år kan man betale ut dette selv. Det er da avgjørende å ha et system på plass med oversikt over hvor mye hver enkelt har mottatt i reisegodtgjørelse. Det er kasserers ansvar å ha en slik oversikt. Regioner Honorar Dersom utbetalinger overstiger fastsatte grenser av skattemyndighetene (kan bli justert årlig) skal dette rapporteres til NAAF sentralt som vil forestå innrapportering av lønn, skattetrekk og Side 6 av 9

7 arbeidsgiveravgift (se nedenfor). Kasserer/regnskapsfører i regionen har ansvar for å påse at skattetrekk blir foretatt ved utbetaling dersom ytelsen er trekkpliktig. Styrehonorar utbetales i februar/mars påfølgende år. Reisegodtgjørelse Dersom regionen vet at reisegodtgjørelse (gjelder kilometergodtgjørelse, ikke refusjon av billetter) ikke overstiger skattemyndighetens satser for gjeldende år kan man betale ut dette selv. Det er da avgjørende å ha et system på plass med oversikt over hvor mye hver enkelt har mottatt i honorar. Det er kasserers/regnskapsførers ansvar å ha en slik oversikt. NAAF sentralt betaler ut Honorar Dersom utbetalinger overstiger fastsatte grenser av skattemyndighetene (kan bli justert årlig) skal dette rapporteres til NAAF sentralt som vil forestå innrapportering av lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Da sendes melding om honoraret til NAAFs økonomiteam (okonomi@naaf.no). NAAFs lønnsavdeling betaler ut beløpet til vedkommende. NAAFs økonomiteam fakturerer beløpet til regionen. For utbetaling av honorar trenger NAAFs administrasjon: - Beløp, hva beløpet gjelder, mottakerens navn, personnummer, mottakerens adresse, skattekommune, skattekort og kontonummer. Bruk skjema for registrering av utbetalinger. Reisegodtgjørelse Hvis man mistenker eller vet at reisegodtgjørelse vil overstige skattemyndighetenes sats for gjeldende år, skal det utbetales via NAAFs lønnsavdeling. Reiseregning sendes arrangementsansvarlig, som videresender til NAAFs økonomiteam (okonomi@naaf.no) Hva hvis grensen overstiges likevel? Hvis lokallag/storlag/region har utbetalt reisegodtgjørelse/honorar selv, og man ser i etterkant at beløpet har oversteget grensen, må man rapportere dette til NAAFs økonomiteam (okonomi@naaf.no), som gjør en innberetning. Følgende må rapporteres: beløp, hva beløpet gjelder, mottakerens navn, personnummer, mottakerens adresse, skattekommune, skattekort og kontonummer. Rapporteringen må være hos NAAFs økonomiteam før 20. desember. Bruk skjema for registrering av utbetalinger. Hvis slike forhold avdekkes i årsoppgjøret har organisasjonsleddet og regnskapsfører selv ansvar for egen innberetning til skattemyndighetene. Lønn Lønn til regionssekretærer utbetales fra NAAF sentralt. NAAF sentralt sender faktura på lønnskostnader til regioner. Side 7 av 9

8 Kontroll og regnskapsrutiner Attestasjon Attestasjon er en bekreftelse på at regnskapsbilag er i samsvar med underliggende forhold (dvs. vedtak og gjennomføring/leveranse av aktivitet og innkjøp, NAAFs formål og etiske retningslinjer), og en bekreftelse av at man går god for at utgiften er etter avtale med leverandør og at det er fakturert riktig mengde etter avtalt pris. Attestasjon skal foretas av den som har den nærmeste befatning med saken, altså den som sto for innkjøpet. Attestasjon av bilaget skal gjennomføres samme dag eller dagen etter at attestasjonsansvarlig mottar bilaget. Av praktiske hensyn kan attestering og anvisning av bilag skje via epost. Anvisning Attestert bilag (datert og signert originalbilag) skal legges frem for styreleder. Styreleder anviser. Anvisning kan ikke gjøres av den som står for kostnaden/reiseregningen, slik at kostnader pådratt av styreleder skal anvises av et annet styremedlem. Utbetaling Utbetaling gjøres via nettbank. Alle bankbetalinger skal godkjennes av to (2) personer Tilgang til bankkonto: - Lokallag/storlag: kasserer og styreleder. Eventuelt regionssekretær - Region: regionssekretær og regionleder/kasserer Kontroll av reiseregninger Ved kontroll av reiseregninger skal følgende gjøres: sjekk at vedkommende virkelig har foretatt reisen og at den er i tråd med vedtak/beslutning påse at regningen er innsendt i rett tid, det vil si senest én måned etter reisetidspunkt påse at alle nødvendige opplysninger er med (navn, adresse, personnummer, bankkonto som skal benyttes ved utbetaling, skattekommune, reisetid/formål, tidsrom samt selve refusjonskravet.), og at korrekt skjema er benyttet. påse at alle underbilag er med (kvitteringer, flybilletter) kontrollere reiseregningen sjekke at vedtatt reiseregulativ er fulgt påse at den er undertegnet påføre kontonummer/prosjektnummer/dato og signatur Attestering og anvisning som ved andre bilag. Dokumentasjon av uttak og betalinger Alle transaksjoner må være dokumentert på en måte som gjør det mulig for eksterne partnere (deriblant revisor) å verifisere/etterkontrollere (sporbarhet). Selve bilaget (faktura, kvittering o.l.) må være attestert og anvist etter overnevnte rutiner. Videre må det dokumenteres at uttaket/betalingen er i tråd med NAAFs formål, dette kan gjøres ved å vise til styrevedtak, legge ved invitasjon til kurs/aktivitet kostnaden gjelder m.v. Formål må påføres bilaget. F.eks. «Mat/servering i forbindelse med styremøte DATO» Side 8 av 9

9 Dersom mottaker av godtgjørelser er styrets medlemmer skal godtgjørelsen være innenfor ovennevnte retningslinjer og være dokumentert ved styrevedtak. Det er også viktig å legge ved deltakerlister ved arrangement. Innkjøp av utstyr Alt utstyr innkjøpt til aktiviteter eller styrearbeid tilhører organisasjonsleddet, ikke privatperson. Annet Gaver m.v. Gaver skal kun gis tillitspersoner i forbindelse med å fylle runde år, bryllup, fratredelse fra styret eller funksjon og skal være innenfor hva som anses rimelig. Gaver til familiemedlemmer av tillitsvalgte i forbindelse med bursdag, konfirmasjon, bryllup m.v. er ikke innenfor hva som anses som rimelig at dekkes av organisasjonsleddet. PC/utstyr Telefon, pc og annet ordinært datautstyr anses som vanlige i hjemmet og det godtgjøres derfor ikke for slikt kjøp. Det kan likevel, dersom tydelig behov, foretas innkjøp av PC til lokalforening/region. Det forutsettes da at denne kun benyttes i NAAFs tjeneste og oppbevares på dertil egnet sted. Innkjøpt utstyr tilhører organisasjonsleddet, ikke privatperson. Side 9 av 9