Referat fra styremøte i Ski IL Håndball

Transkript

1 Referat fra styremøte i Ski IL Håndball Møteleder: Referent: Møtedato og tid: Sted: Lene Lothe Kari Norum 21.mars :00 Klubbhuset Ski idrettspark Til stede: Utkast er utsendt dato: Endelig godkjent dato: Tor Magne Brækkan, Lene Lothe, Kari Norum, 16. april april 2007 Egil Ødegård, Dag Harald Grønnvold og Janne Jansen. Meldt forfall: Tor solstad og Petter Krystad Saksnr Tekst Ansvar/Frist 20/ / / /2007 Utsettelse av årsmøtet Styret besluttet den 18/ ved elektronisk votering å utsette ordinært årsmøte til tirsdag 24. april Årsaken er at styret måtte ha mer tid til å sette seg inn i klubbens regnskap og utarbeide budsjett for Ansettelse av sportsjef Styret vedtok den 1/ ved elektronisk votering å ansette Truls Knudsen i 100 % stilling som sportsjef. En betydelig andel av stillingen skal finansieres med kurs og seminaraktiviteter. Sportsjefen vil arbeide inn mot lagsmiljøene som spillerutvikler, samt med opplæring og faglig ajourhold av klubbens trenere. Sportslig neste sesong Ski Il håndball er i en god prosess med Follo HK for å avgi spillere etter fylte 16 år. På guttesiden ligger det nå til rette for et meget spennende opplegg med Lars Abelsen som hovedtrener. Janne og Lene deltar i møtene på vegne av klubben. Det jobbes videre med å finne et godt alternativ for J90. SU jobber aktivt for å finne kvalifiserte trenere til alle lag. Det meste er allerede på plass. Økonomi Regnskapet for 2006 og budsjettet for 2007 ble gjennomgått og godkjent av styret. Ifølge klubbhåndboka er det ikke lov å budsjetter med underskudd. Styret vil be årsmøtet om tillatelse til å budsjettere for 2007 med underskudd. Økonomiutvalget er allerede langt på vei med budsjettet for Styret anser det som viktig å se klubbens økonomi over noe mer enn bare inneværende år. Dette er spesielt viktig når vi nå er arbeidsgiver. 24/2007 Styret har som en del av budsjettprosessen vedtatt å øke prisene i kiosken fra og med 1/ Brus og pølser økes fra kr 15 kr 20. Øvrige priser fastholdes uendret. Det er nå oppnevnt et økonomiutvalg i klubben som p.t. består av Lene Lothe, Kari Norum og Tor Magne Brækkan. Økonomiutvalget la frem forslag til retningslinjer for økonomistyring og regnskapsføring i klubben. Disse ble gjennomgått og vedtatt uten endringer. Fra og med 1/ må alle styremedlemmer kontere (attestere) de bilag som hører til sin avdeling. De nye retningslinjene følger som vedlegg til referatet. Natthåndball Styret har mottatt en henvendelse fra Natthåndballkomiteen med søknad om økonomisk støtte til arrangementet. Komiteen føler at det nå er for dårlig økonomi i arrangementet etter omlegging av sponsorsystemet i klubben. Vedtak: Hovedkassen stiller garanti for dekning av et evt,. underskudd ved arrangementet under forutsetning av at styret får se og godkjenne budsjettet på forhånd. Side 1 av 6 sider Lene

2 25/2007 Egil informerte om status dommer for neste sesong. Det er sendt ut mail til alle dommere i klubben. Vi trenger for neste sesong kvotedommere. Egil skal ta personlig kontakt med alle for å avklare om de er med en sesong til. Fristen for dommerpåmelding er 1. april Egil Neste styremøte: mandag 16. april 2007 kl 18 i Alliansehallen. Side 2 av 6 sider

3 Vedlegg til sak 23/2007 Ski IL Håndball RETNINGSLINJER FOR ØKONOMISTYRING OG REGNSKAPSFØRING I KLUBBEN 1. Innledning 1.1. Disse retningslinjer er styrende for utøvelse av økonomifunksjon og regnskapsføring i Ski IL Håndball. Retningslinjene er fastsatt av styret og gjelder for hovedkassen, samt for alle klubbens avdelinger og lagsmiljø Regnskapet følger kalenderåret, føres etter prinsippet om dobbelt bokholderi og skal basere seg på god regnskapsskikk Regnskapet skal føres i tråd med gjeldende lover og forskrifter herunder bokføringsloven, regnskapsloven, skatteloven, ligningsloven og merverdiavgiftsloven Retningslinjene trer i kraft 1. april 2007 og erstatter alle tidligere retningslinjer på området. 2. Periodisering, reskontro, fakturering, purrerutiner og eksklusjon 2.1. Påløpte forpliktelser skal periodiseres i tråd med regnskapsprinsippet hvilket betyr at forpliktelsens økonomiske verdi skal resultatføres i det forpliktelsen oppstår og tilsvarende balanseføres som kortsiktig gjeld Utestående fordringer skal periodiseres i tråd med regnskapsprinsippet hvilket betyr at forpliktelsens økonomiske verdi skal resultatføres i det fordringen oppstår og tilsvarende balanseføres som kortsiktig fordring Det skal føres atskilte reskontroregnskap for følgende typer fordringer: Utfakturerte sponsorinntekter Fordringer på andre klubber eller forbund og region 2.4. Spillernes egenandeler og hovedkassens fordringer på lagsmiljøene bokføres etter kontantprinsippet, men periodiseres ved årsavslutningen etter en nøye gjennomgang av fordringenes erholdelighet Spillernes utestående egenandeler skal senest 14 dager etter utløp av forfallsfristen purres ved utsending av ny giroblankett. Purregebyr skal ilegges i tråd med gjeldende retningslinjer. Forfallsfristen ved første purring skal være 14 dager Dersom utestående beløp fremdeles ikke er innbetalt når forfallsfristen etter pkt 2.5 er utløpt kontakter daglig leder foreldrekontakten i lagsmiljøet og/eller spilleren direkte og varsler om mulig tap av rett til deltagelse i klubbens aktiviteter. Saken fremmes deretter for styret for vurdering av eksklusjon. Side 3 av 6 sider

4 2.7. Vedtak om eksklusjon skal dokumenteres skriftlig direkte til den ekskluderte spiller med kopi til trener og foreldrekontakt i spillerens lagsmiljø Med jevne mellomrom og minimum hvert kvartal skal det gjøres en vurdering av klubbens forfalte, utestående fordringer. Fordringer som må anses endelig tapt skal omgående bokføres som tap på fordringer. 3. Lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift 3.1. Lønn bokføres og utbetales i tråd med gjeldende avtaler for hver enkelt arbeidstager Lønn utbetales den 25. i hver måned dersom ikke annet er avtalt særskilt Ved hver lønnskjøring skal det bokføres påløpte feriepenger og påløpt arbeidsgiveravgift Den ansatte skal ved hver lønnsutbetaling motta en skriftlig lønnsavregning som i tillegg til en oppstilling over periodens beregnede lønn og skattetrekk skal inneholde akkumulert bruttoinntekt, forskuddstrekk, grunnlag for beregning av feriepenger, antall benyttede feriedager og totalt antall feriedager Snarest mulig etter 1. januar og senest innen 20. januar skal den ansatte motta en lønnsog trekkoppgave som føres i tråd med de til en hver tid gjeldende bestemmelser på området. Tilsvarende oppgave skal sendes skattemyndighetene. 4. Utbetaling av bilgodtgjørelse og representasjonskostnader 4.1. Trenere som har kontrakt med klubben har rett til å få dekket påløpte reiseutgifter for bruk av bil etter statens satser, begrenset opp til avtalt kontraktsbeløp. Utbetaling skjer etterskuddsvis i juni måned for både høst- og vårsemesteret Dersom sum reiseutgifter for en hel sesong utgjør mer enn kr skal reisegodtgjørelsen utbetales 2 ganger i året, i desember for høstsemesteret og i juni for vårsemesteret Reiseutgifter skal dokumenteres på klubbens eget reiseskjema. Utfylt skjema sendes inn til klubben sentralt ved daglig leder senest 15/12 for høstsemesteret og 15/6 for vårsemesteret Utgifter til representasjon, egne kurs etc. skal signeres av styreleder før utbetaling kan finne sted. Slike utgifter skal være godkjent av styreleder før utgiften pådras. Side 4 av 6 sider

5 5. Kontobelastning og håndtering av likvide midler 5.1. Styret beslutter hvem som skal ha tilgang til bruk av klubbens konti, men normalt skal slik tilgang kun gis til daglig leder og klubbens styreleder Ved kassetelling av oppgjør fra kontantomsetning som for eksempel kiosksalg, billettsalg, salg av utstyr og profileringsartikler m.v. skal oppgjøret kontrolleres og signeres av minst 2 personer Beløp over kr skal leveres i nattsafe samme dag Belastninger som i sum beløper seg til mer enn kr skal signeres av klubbens styreleder før belastning kan finne sted. 6. Økonomistyring herunder kontering, rapportering og budsjettering 6.1. Alle bilag skal konteres før bokføring. Til kontering benyttes eget fastsatt skjema. Ansvar for kontering ligger på den som sitter med fagansvaret for området. Bilag som ikke er kontert kan ikke utbetales Styret er pålagt å følge det budsjett som årsmøtet har fastsatt. Dersom styret allikevel ser seg nødt til å fravike budsjettet på ett eller flere punkter skal styret søke å korrigere andre budsjettposter slik at den budsjettbalanse som årsmøtet har vedtatt ikke endres nevneverdig Ajourført regnskap skal fremlegges styret for hvert kvartal i regnskapsåret. Kvartalsregnskapet skal være periodisert og skal foreligge senest 20 virkedager etter avsluttet kvartal Årsregnskapet skal foreligge i revidert stand senest 1. mars året etter regnskapsåret. Side 5 av 6 sider

6 Ski IL Håndball Bilagsnr.: 2007/ Fakturanr: Fakturadato: Leverandørnr.: KONTERINGSSKJEMA Avdeling: Arrangement Daglig leder Dommerkontakt Materialforvalter Sportsjef Sportslig leder Webansvarlig Andre: Merknader: Beløp 1: Konto 1: Beløp 2: Konto 2: Beløp 3: Konto 3: Totalbeløp: I feltet Konto føres kontonr for den aktuelle resultatkonto ( ) SIGNATURFELT Vedlagte kvitteringer er kontrollert av ansvarlig avdelingsleder og godkjennes for belastning: Signatur ansvarlig avdelingsleder NB: Beløp over kr må godkjennes av styreleder før belastning tillates, jf. retn.linj. pkt 4.4! Signatur styreleder Side 6 av 6 sider