Utvalg Utvalgssak Møtedato. Sluttrapport - utvidelse av Nils Aas Kunstverksted tas til orientering

Transkript

1 Arkivsak. Nr.: 2015/ Saksbehandler: Trygve Wannebo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Sluttrapport investeringsprosjekt nr utvidelse av Nils Aas Kunstverksted, fase 1 Rådmannens forslag til vedtak Sluttrapport - utvidelse av Nils Aas Kunstverksted tas til orientering Merforbruket knyttet til prosjektet finansieres av ubrukte lånemidler Bakgrunn Denne sluttrapporten omhandler fase 1 av utvidelsen som er planlagt for Nils Aas Kunstverksted. Fase 1 av prosjektet omhandler kjøp av tilleggsareal samt bygningsmessige tilpasninger mht. tekniske anlegg riving av gammelt VVS anlegg og oppføring av nytt VVSanlegg samt oppføring av ny vegg mot gammel bygningsmasse. Riving av gammelt VVS-anlegg samt oppføring av ny vegg mot gammel bygningsmasse var i utgangspunktet avtalt muntlig i forbindelse med kjøp av bygning i 1. etasje. Dette burde vært skriftliggjort før prosessen startet opp, men ble behandlet fortløpende etter hvert som gjennomføring av prosjektet ble realisert. Begge disse kostnadspostene har vært gjenstand for diskusjon og er avgjort i minnelighet etter møter mellom partene Nils Aas Kunstverksted, Straumen Invest AS og Inderøy kommune. Nils Aas Kunstverksted har vært i drift i over 19 år og har opparbeidet et rennomme som en kunstarena som står for kvalitet. Nils Aas disponerer en stor samling av modeller, gips og skulptur samt annen dokumentasjon etter Nils Aas. Samlingen er av stor allmenn interesse, lokalt, regionalt og nasjonalt. Nils Aas er en av Nordens mest særpregete kunstnere og hans skulpturer appellerer til et bredt lag. Kunstnerskapet utfoldet seg med base i Oslo og hans

2 selvfølgelige posisjon på Østlandet anses som positivt forhold til at en utvidelse av Nils Aas Kunstverksted også kan gi et nasjonalt løft. Det opprinnelige oppdraget for virksomheten Nils Aas Kunstverksted oppfattes som tredelt: 1) Formidling av kunsten til Nils Aas 2) Presentere utstillinger med samtidskunst 3) NAAK skal være et sted for inspirasjon og forskende læring først og fremst beregnet for barn og unge Nils Aas Kunstverksted har en ambisjon om å innta en rolle hvor formidling og aktivitet har berøringspunkter på flere nivåer definert fra det lokale, via det regionale og nasjonale til det internasjonale. Dette med begrunnelse i spranget mellom det folkelige hvor nærhet til håndverk og betrakter er en uttalt essens i Nils Aas kunstnerskap og i hans format som kunstner, ligger det et spenningsfelt og nok forskningsmateriale for år fram i tid. Inderøy kommune har tatt en aktiv rolle som vertskommune for Nils Aas Kunstverksted og vært en sterk bidragsyter for å realisere målsettingen om en utvidelse av arealet som Nils Aas Kunstverksted disponerer i Coopbygget i Straumen sentrum. Hovedformålet med dette investeringsprosjektet i fase 1 av totalt 3 faser hvor lokalene et utvidet til også 1. etasje i Coopbygget gnr. 135, bnr. 2 i Inderøy kommune er å synliggjøre Nils Aas kunstnerskap til fulle og befeste Nils Aas Kunstverksteds posisjon i det nasjonale kunstnerlandskapet. Kort om saksbehandling Historien bak dette prosjektet beskriver seg noen år tilbake tid hvor Coop tok avgjørelse om å flytte ut av lokalene i Straumen for å reetablere seg i Inderøy. Dette åpnet for muligheter til en utvidelse av Nils Aas Kunstverksted sine lokaler i Coopbygget til også å omfatte 1. etasje i bygget. Prosjektet ble i oppstarten behandlet av tidligere saksbehandler Arnfinn Tangstad - Utviklings- og prosjektrådgiver hvor sak til formannskap ble forberedt i påsketider Her var formålet å inngå avtaler om blant annet: 1) Pris på kjøp av 500 m2 arealer i 1. etasje over eksisterende lokaler til Nils Aas Kunstverksted 2) Opsjon på leie/ kjøp av inntil 500 m2 i samme etasje til videre utvikling av Nils Aas Kunstverksted 3) Videre samarbeid om sentrumsutvikling på Straumen (parkeringsplass, Nergata 18, gnr. 135, bnr. 96, allmenhetens tilgang til sjøen etc.) 4) Videre samarbeid om bygningsmessige tilpasninger av lokalene (felles vegger, heis, inngangsparti, etc.) Etter at Arnstein Tangstad sa opp sin stilling november 2014 ble saken lagt til tidligere rådmann for oppfølging. Mai 2015 startet undertegnede i sin stilling og Christina Wolan august 2015 hvor vi begge har vært involvert i saken både med tanke på gjennomføring og investering. I tertialrapport pr Budsjettjustering - ble følgende framlagt kommunestyret i prosjekt 8010: I henhold til gjeldende økonomiplan har prosjekt 8010 Utvidelse av Nils Aas kunstverksted en ramme på 5,7 mill. kroner og hvor prosjektet ble foreslått finansiert med utbrukte lånemidler.

3 Prosjektrammen for prosjektet var 5,7 mill. kr. Tabellen under viser siste reviderte ramme og regnskap for Regnskap inkluderer forprosjektering, entreprise inkludert uteområde, prosjektering og byggeledelse og andre prosjektkostnader. Prosjekt 8010 Opprinnelig ramme Regnskap SUM Prosjektkostnader Prosjektet er gjennomført med en overskridelse på kr , men ifølge kjøpekontrakt mellom partene Straumen Invest AS og Inderøy kommune sies det i punkt 4 andre avsnitt: "Kostnader ved etablering av den vegg som skal skille lokalene IK kjøper, skal dekkes likt mellom selger og kjøper. Kjøper etablerer veggen og forskutterer kostnadene. Selgers andel av kostnadene refunderes kjøper når leiligheter i 2. etasje er solgt eller utleid." Dette vilkåret vil redusere overforbruket med kr slik at reelt vil dette bli ved befriende betaling av kommunens krav: kr ,- Prosjektet ble gjennomført med følgende prosjektorganisering Prosjekteier: Inderøy kommune, rådmann Prosjekteringsledelse og byggeledelse: Norconsult AS Hoved entreprenør: Etter en anbudskonkurranse ble tilbud fra følgende 3 leverandører GK Nord-Trøndelag AS, Hoist Energy Backo AS og AirComfort Trøndelag AS vurdert i forhold til: Kostnader Totalentreprise EL, VVS og bygningsmessige hjelpearbeider Fase 1 Valget falt til slutt på Gunnar Karlsen Nord-Trøndelag AS hvor deres tilbud vare det laveste og vurderingene mest fordelaktig i forhold pris, erfaring og kompetanse. Akseptert tilbud fra GK Nord-Trøndelag AS var stor kr ekskl. mva. og de ble kontrahert for ventilasjonsentreprisen i prosjektet. Vurdering Vår vurdering av prosjektet viser at formålet er oppnådd. Nils Aas Kunstverksted har nå fått et tilleggsareal stort 500 m2 i 1. etasje i gnr. 135, bnr. 20 i Inderøy kommune. Inderøy kommune har fått kjøpt tomt, gnr. 135, bnr. 2 i Inderøy kommune - mellom Rød- og Grønnbrygga til allmennyttige formål. Samlet sett er hovedmålsettingene oppnådd, men med en for svak økonomisk styring. Inderøy kommune tar sitt ansvar for at dette har skjedd. Hovedårsaken til dette kan tilskrives følgende forhold: Manglende prosjektbeskrivelse med ansvarliggjøring av partene. Det meste ble basert på gjeldende kjøpekontrakter som beskriver hva som skulle overdras mellom partene gnr. 135, bnr. 20 samt gnr. 135, bnr. 2 begge i Inderøy

4 kommune, men ikke en klar og tydelig prosjektbeskrivelse med målsettinger, ansvar, tiltak, kostnadsfordeling osv. Dårlig kontinuitet i saksbehandling flere har vært involvert uten å ha tilstrekkelig med kunnskap fra start og flere har sluttet underveis. Kommunikasjon og overføring av kunnskap mellom saksbehandlere i Inderøy kommune kunne vært bedre. Muntlighet i avtaler inngått mellom partene først og fremst Straumen Invest AS og Inderøy kommune. Disse kunne med fordel vært skriftliggjort på et tidlig tidspunkt og vært en del av en felles prosjektbeskrivelse gjeldende for alle tre involverte parter. Tilpasning og gjennomføring av Fase I med et gammelt bygg hvor en del tilpasninger var klokt å reflektere rundt. Det ble underveis i prosjektet besluttet å gjennomføre tiltak i Fase I som ble vurdert til å være kostnadseffektive kontra å utsette disse tiltakene i Fase II og III. Det viste seg under arbeid behov for reforhandling av avtalt entreprise hvor ekstrakostnad og tillegg i totalentreprisen ble vurdert til kr ,-. Denne besto av 12 ulike endringer beskrevet i egen endringsliste fra Norconsult AS datert Dette påvirket også gjennomføringen av prosjektet i Fase I med tilpasninger underveis for å hensynta endringene. Hovedårsaken til overskridelsen er at de bygningsmessige tilpasninger er gjennomført i et gammelt bygg slik at det er kommet på en del uforutsette kostnader underveis. Dette er kostnader som blant annet beskrives overfor hvor det ikke framkom i tilbudet før arbeidet ble satt i gang utfordringer som ble kjent etter hvert som riving/ bygging ble gjennomført. Andre kostnader som ikke er inkludert i prosjektkostnadene i Fase 1 er tilpasninger gjort i fase 1 for å unngå merkostnader når disse kostnadene nødvendigvis ville oppstå i fase 2. Dette har vært et bevisst valg fra involverte parter i saken hvor også Norconsult AS har vært tydelige og klare i framlagte forslag til løsninger som i en helhet Fase 1 Fase 3 ville svare seg å gjennomføre allerede i Fase 1. Andre momenter som ikke var tatt med i rammen for prosjektet handler i vesentlighet om følgende: Riving av gammelt VVS-anlegg som ikke var avtalt skriftlig eller på annen måte var gjort kjent gjennom kjøpskontrakter. Dette baserte seg på muntlige avtaler gjort mellom partene tidlig i prosessen. Denne kostnaden beløp seg til: totalt ca. kr ,- inkl. mva. Påløpte kostnader under byggeperioden som består av følgende poster: Dokumentavgift og tinglysingsgebyr for kjøp av gnr. 135, bnr. 2 til avtalt kjøpesum kr ,-: totalt ca. kr ,- Bygsel 2. halvår, reseksjonering av bygg, heisinspeksjon, brannsikring, forsikring osv. er kostnader i tilknytning til etablering av nytt areal reseksjonering med de underliggende krav dette har medført som ikke var inntatt som en del i prosjektet og hvor Inderøy kommune har betalt for disse kostnadene. Et annet viktig moment for overskridelser er merkostnader i driften av et større areal, omlegging av VVS varmeanlegg, strømutgifter/ varme og ventilasjon, vann og avløp, ekstra forsikring osv. Inderøy kommune har valgt å være proaktiv og vist en aktiv holdning i å gjennomføre prosjektet med å ta ansvar for ekstra kostnader totalt ca. kr ,- Totale overskridelser tilsvarer ca. kr

5 Konklusjon Hovedformål ble oppnådd: Prosjektet har resultert i ervervelse av nytt areal som sikrer en mulig utvidelse for Nils Aas Kunstverksted. Med flere aktører (Inderøy kommune, Nils Aas Kunstverksted samt Straumen Invest AS) er lærdommen av et slikt prosjekt: Inderøy kommune burde hatt både en tydeligere prosjektledelse og prosjektbeskrivelse på plass før oppstart og underveis for å sikre en tettere oppfølging av prosjektet.