Årlig melding for. Luftambulansetjenesten ANS

Transkript

1 Årlig melding 2012 for Luftambulansetjenesten ANS 1

2 1 Innhold Innledning... 3 Om Luftambulansetjenesten ANS... 3 Rapportering på krav i oppdragsdokument Finansiering eiernes bevilgning... 9 Krav stilt i selskapsmøter i løpet av året... 9 Styrets plandokument... 9 Vedlegg

3 1. Innledning 1.1 Om Luftambulansetjenesten ANS Visjon Luftambulansetjenesten skal bidra til høy beredskap og rask og effektiv hjelp ved alvorlig og akutt helsesvikt. Verdigrunnlag Luftambulansetjenestens kjerneverdier er sikkerhet, kvalitet og tilgjengelighet. Virksomhetside Luftambulansetjenesten skal bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Den primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Vi skal drive den flyoperative ambulansetjenesten. Vi skal bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene. Vi skal videre på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetakene i Norge. Vi skal bidra til fokusering på sikkerheten i tjenesten, stimulere risikoreduserende tiltak og arbeide for bedre kvalitet, koordinering, økt sikkerhet samt kostnadseffektivisering av tjenesten. Selskapets mål for 2012 I forbindelse med gjennomgang av oppdragsdokumentet 2011 og årlig melding for 2011 ble det konstatert behov for å videreutvikle kvalitetssystem, samt hente inn kompetanse på kvalitetsstyring. Selskapet skal også etablere system for miljø og sertifiseres av NEMKO AS i juni Som en følge av dette ble det like før årsskiftet 2011/2012 tilsatt kvalitetsrådgiver. Denne tiltrådde stillingen 1. juli Høsten 2012 ble driftshåndbok for Flykoordineringssentralen (FKS) ferdigstilt, samt påbegynt driftshåndbok for Medisinsk teknisk verksted. Det er utarbeidet plan for miljøsertifisering og for kvalitetsarbeidet inkludert revisjonsplan for interne og ekstern revisjonsaktivitet for Styrets arbeid i 2012 Beredskapssituasjonen har vært en viktig sak i På grunn av hendelser globalt med helikoptertypen AW139 ble Lufttransport AS pålagt hyppige inspeksjoner av halerotorbladene. Det var relativt hyppige funn av sprekkdannelser i bladene, og dette måtte i hvert enkelt tilfelle avklares med helikopterleverandøren. I og med at dette rammet helikoptertypen globalt ble det relativt snart mangel på nye blader, som skapte press på beredskapen. Lufttransport AS mottok siste kvartal 2012 helt nye blader (nytt design) av tilfredsstillende kvalitet, og det er ikke gjort funn av sprekker på disse bladene. Beredskapen på ambulansehelikopterbasene bedret seg umiddelbart, og er i dag tilbake på vanlig nivå. Vinteren ble det avdekket at sikkerhetsmarginene ved flyging til Svalbard med ambulansefly (Beech 200) ble for små ved temperaturer lavere enn 54 minusgrader. Dette medførte at turene ikke kunne gjennomføres som ordinært. Situasjonen ble forsøkt løst ved at noe utstyr ble plassert på Svalbard for å frigjøre vekt og derigjennom gi rom for økt 3

4 drivstoffmengde. For perioden mars og april, samt vintersesongen valgte Helse Nord RHF at det skulle leies inn en ekstra ressurs for å sørge for beredskapen overfor Svalbard. Flyprodusenten arbeider med en endelig løsning som skal gjøre eksisterende flyflåte i stand til å gjennomføre oppdrag også i situasjoner med lave temperaturer. Sommeren 2012 ble det avdekket flere sprekkdannelser i rotormasten til helikoptertypen EC135 i Europa (ingen i Norge). Dette førte til at Norsk Luftambulanse AS ble pålagt hyppige inspeksjoner av rotormasten. Kontrollene måtte utføres av tekniker og påvirket beredskapen. Det ble iverksatt tiltak sammen med operatøren for å redusere reduksjon i beredskap. Antall treningstimer ble redusert til et minimum i tillegg til at det ble en prioritering på bruken av tilgjengelige flytimer. Utover høsten ble kontrollregimet gradvis lempet, og fra og med oktober kunne inspeksjonene utføres samtidig som planlagt vedlikehold. I etterkant av dette har operatøren hatt ordinær drift, og beredskap på vanlig nivå. 1.2 Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer I 2011 ble de formelle styringsdokumentene for selskapet ferdigstilt. I 2012 ble dette arbeidet videreført ved etablering av driftshåndbok for FKS. Likeså er driftshåndbok for medisinsk teknisk verksted påbegynt og det er laget en plan for etablering av kvalitetssystem og miljøstyring, herunder sertifiseringer. For 2013 oppleves utfordringen knyttet til en robust tjeneste for Svalbard som krevende. 2 Rapporteringer 2.1 Rapportering på krav i oppdragsdokument 2012 Overordnede styringsbudskap a) Videreføring av relevante krav og mål b) Intern kontroll og risikostyring Det er også i 2011 avdekket flere tilfeller av uheldige hendelser og systematiske avvik i spesialisthelsetjenesten. Det vises til tidligere krav om å ha god intern kontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i hele organisasjonen. Det skal rapporteres om arbeidet i årlig melding. - Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. - Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. 4

5 - Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn - Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Selskapet gjennomfører en årlig risiko og sårbarhetsanalyse. Denne gjennomgås av styret og legges til grunn ved neste års handlingsplan. FKS utfører en del oppgaver på vegne av ambulanseflyoperatøren. Oppgavene reguleres i en avtale (Service Level Agreement) mellom Luftambulansetjenesten ANS og Lufttransport AS. Som et ledd i operatørens revisjonsprogram av underleverandører ble det gjennomført en revisjon ved FKS våren Det ble avdekket noen avvik og disse er nå lukket. Funnene intensiverte arbeidet med etablering av driftshåndboken. Medisinsk teknisk verksted utfører vedlikehold på det medisinsk tekniske utstyret som selskapet eier. Deler av utstyret er fastmontert i helikopter og fly. Operatørene har det formelle ansvaret for alt som medbringes i helikopter og fly. Det gjør at operatørene har behov for å kontrollere Luftambulansetjenesten ANS sitt kvalitetssystem knyttet til det medisinsk tekniske utstyret i maskinene. Driftshåndbok for den medisinsk tekniske virksomheten er påbegynt og skal ferdigstilles i Luftambulansetjenesten ANS er et selskap med relativt få ansatte. Selskapet har ikke egen internrevisjon. Eierne har valgt at Helse Nord RHFs internrevisjon skal kunne gjennomføre kontroll i selskapet. Det ble ikke gjennomført kontroll i Siste halvdel av 2012 er det arbeidet med etablering av et kvalitets og styringssystem etter EN ISO 9011:2008. Arbeidet med dette vil sluttføres i løpet av først halvår Det er etablert en rekke prosedyrer, bl.a. dokumenthåndtering, ledelsens gjennomgang, revisjonsprogram og gjennomføring av revisjoner, kontroll og styring av dokumenter og samsvarsvurderinger. Selskapet har under etablering et elektronisk system for rapportering og oppfølging av hendelser, risikostyring og revisjon. Administrasjonen med rådgiver gjennomførte i november fellesopplæring i Risiko og sårbarhetsanalyser iht. NS 5814 risikovurdering. Arbeidet med en håndbok for miljø og kvalitet er påbegynt og vil danne rammen for tredjepart sertifisering av både miljø og kvalitetssystemet. c) Innsyn og internrevisjon Styret har ansvar for at rapporter fra internrevisjonen følges opp. Det ble ikke utført internrevisjon i selskapet i Styret er kjent med revisjon utført hos FKS av Lufttransport AS og oppfølging av denne. d) Oppfølging av eierskapsmeldingen Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS er kjent med kravene som følger av regjeringens eierskapspolitikk. Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS er kjent med kravene til samfunnsansvar, særlig på områdene menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø/klima og arbeidet mot korrupsjon. 5

6 Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS bidrar til moderasjon i lederlønningene og er kjent med og følger retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper fastsatt 31. mars 2011 Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS er kjent med Riksrevisjonens lederlønnsundersøkelse i Dokument 3:2 ( ) e) Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Daglig leder tiltrådde stillingen i mai Daglig leders ansettelsesvilkår er i overensstemmelse med retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper fastsatt 31. mars Daglig leders lønnsbetingelser fastsettes av styret og justeres årlig pr. 1. april. Utover daglig leder er det kun leder FKS som har definerte lederoppgaver. Ansettelsesvilkår for leder FKS er i overensstemmelse med samme retningslinjer og fremforhandles av daglig leder. f) Tiltak på personalområdet Luftambulansetjenesten ANS skal planlegge og treffe tiltak for å sikre riktig bemanning med riktig kompetanse, både på kort og lang sikt. Det skal føres en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk, som bidrar til gode arbeidsplasser og god og riktig bruk av medarbeiderne. Det skal som hovedregel bruker faste heltidsstillinger og bruken av midlertidige stillinger og deltidsstillinger skal begrenses. Det skal i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene arbeides for at permisjonspraksis ikke medfører unødvendige midlertidige tilsettinger. Luftambulansetjenesten ANS har i 2012 tilsatt en medarbeider ved Flykoordineringssentralen. Denne erstatter en medarbeider som sluttet. Kvalitetsrådgiver ble tilsatt like før årsskiftet og tiltrådte 1. juli Selskapet har 23 tilsatte ved utgangen av Av disse er 17 tilsatt i full stilling. De resterende har redusert stillingsbrøk, en grunnet helse og de øvrige fordi selskapet er biarbeidsgiver. Bruk av deltidsstillinger skyldes behovet for spesialkompetanse på det flyoperative og redningsfaglige området. Samtlige er fast tilsatte i selskapet. g) Økonomisk langtidsplan Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2012, utarbeide økonomisk langtidsplan som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. Økonomisk plan for følger vedlagt. h) Videreutvikling av samarbeidsformer og møtearenaer Luftambulansetjenesten ANS skal videreutvikle gode samarbeidsformer og hensiktsmessige møtearenaer med helseforetakene som bruker av selskapets tjenester. Luftambulansetjenesten ANS har flere fora, etablert som rådgivende organ.: Medisinsk nettverk inkluderer de medisinske lederne ved samtlige baser inkludert Sysselmannens helikoptertjeneste i Longyearbyen. 6

7 Alle regionale helseforetak har definert egne kontaktpersoner for saker som sorterer under luftambulansetjenesten. Fora som operativt forum, nasjonal redningsmannssamling og redningsteknisk forum er etablert uten direkte deltagelse fra helseforetakene, men har stor betydning for kvaliteten og utviklingen i luftambulansetjenesten. Luftambulansetjenesten ANS deltar i ulike fora som helsetjenesten er ansvarlig for, det gjelder blant annet forum for flysykepleierne og for R AMK sentralene. Utover dette bidrar selskapet enten med bakgrunn i invitasjon eller fordi selskapet tar initiativ selv. i) Kartlegging av landingsforhold De regionale helseforetakene har etablert et felles prosjekt for å ivareta kravet om forsvarlige landingsmuligheter for ambulanse- og redningshelikoptrene ved akuttsykehusene. Luftambulansetjenesten ANS er gitt i oppdrag å lede dette arbeidet. Prosjektet er utsatt bl.a. i påvente av avklaringer med Luftfartstilsynet. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS sluttfører arbeidet i Prosjekt landingsplasser ble ikke sluttført som planlagt i Dette skyldes at prosjektet avventet en avklaring fra Luftfartstilsynet og fra Forsvaret. Siste avklaring kom i november og prosjektet arbeider nå med ajourføring av status ved samtlige landingsplasser. Prosjektet blir avsluttet første halvår j) Oppfølging av Helsedirektoratets rapport om helsetjenestens innsats etter 22. juli Luftambulansetjenesten ANS skal bistå de regionale helseforetakene og helseforetakene i oppfølgingen av anbefalinger og tiltak etter hendelsene 22. juli I Helsedirektoratets rapport Læring for bedre beredskap anbefales at Flight following-funksjonen for luftambulansene må gjennomgås og styrkes både ved AMK-LA-sentraler og med hensyn til R-AMKfunksjonen. Luftambulansetjenesten ANS bes lede dette arbeidet i samarbeid med utvalgte AMK-LA-sentraler. Rapport fra arbeidet bes forelagt eierne innen 1. oktober Luftambulansetjenesten ANS etablerte en prosjektgruppe sommeren Prosjektgruppen har arrangert møte med ledere for AMK LA sentralene og representant fra hver av luftambulanseoperatørene. I tillegg deltok medlemmer fra RAMK forum og en representant for avdeling Medisinsk nødmeldetjeneste i Helse og Omsorgsdepartementet (HOD). Prosjektgruppen har laget en «Prosjektrapport Flight Following». Rapporten konkluderer med forslag til tiltak på kort og på lang sikt. Blant de kortsiktige tiltakene er etablering av nasjonale rutiner og prosedyrer for funksjonen Flight Following, felles ressursoversikt for alle AMK LA sentraler samt arbeid for å få funksjonen inn på KoKom sin fagplan for opplæring av AMK operatører. Blant de langsiktige tiltakene er vurdering av reduksjon av antall AMK LA sentraler nasjonalt samt anbefaling om at AMK sentralene etablerer egne datanettverk uavhengig av sykehusinterne nett. k) Sikring av ambulanseflytjenester til Svalbard Luftambulansetjenesten ANS skal sikre at Svalbard-samfunnet gis forutsigbare og tilstrekkelige ambulanseflytjenester i tråd med lov og avtaleverk og innenfor gjeldende kontrakter og vedtatt budsjett. 7

8 Luftambulansetjenesten ANS har, i samarbeid med Helse Nord RHF og operatøren, arbeidet mye for å finne en god løsning for Svalbard. I 2012 ble det for perioden mars april samt medio november og hele desember leid inn ekstern ambulanseflyressurs for å ivareta beredskapen for Svalbard. Flyprodusenten har forespeilet en løsning som skal gjøre eksisterende flyflåte i stand til å ivareta beredskapen fra vintersesong l) Luftambulansesamarbeid med Sverige Nordisk helseberedskapsavtale legger føringer for grensesamarbeidet i krisesituasjoner. Et luftambulansesamarbeid med Sverige vil kunne representere en styrking av katastrofeberedskapen, samtidig som det legger til rette for effektiv gjennomføring av luftambulanseoppdrag over grensen. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS følger opp samarbeidet med Svenske myndigheter innenfor rammen av selskapets formål og oppgaver. Luftambulansetjenesten ANS har, i samarbeid med Västra Götalandsregionen og landstingene Värmland, Dalarna og Jämtland i Sverige etablert et prosjekt som skal tilrettelegge for bruk av luftambulanseressurser på tvers av landegrensen. Prosjektet er delvis EU finansiert gjennom Interreg programmet og arbeider med avtalekonstruksjoner og økonomiske modeller, samt medisinske ansvarsforhold og operative forhold. Prosjektet ble påbegynt forsommeren 2012 og skal avsluttes innen utgangen av m) Krav til aktivitet Det legges til grunn følgende aktivitet i 2012: Budsjett Utført Helse Nord Ambulansefly Kirkenes 1205 timer 1061 timer RHF Tromsø 1259 timer 1252 timer Alta 1 og timer 1726 timer Bodø 1375 timer 1313 timer Brønnøysund 1240 timer 1081 timer Ambulansehelikopter Tromsø 670 timer 592 timer Brønnøysund 590 timer 534 timer Helse Midt- Ambulansefly Ålesund 1360 timer 1260 timer Norge RHF Ambulansehelikopter Ålesund 650 timer 704 timer Helse Vest RHF Helse Sør- Øst RHF Trondheim 700 timer 703 timer Ambulansehelikopter Førde 750 timer 705 timer Bergen 590 timer 580 timer Stavanger 650 timer 617 timer Ambulansefly Gardermoen timer 1361 timer Gardermoen timer 861 timer Ambulansehelikopter Ål 750 timer 735 timer Arendal 750 timer 809 timer Dombås 730 timer 753 timer Lørenskog timer 800 timer Lørenskog timer 789 timer Tallene som står i kursiv er hentet fra faktura. LAT ANS har foreløpig ikke mottatt endelig flytimerapport fra operatøren, det medfører at disse tallene kan bli noe justert. 8

9 2.2 Finansiering eiernes bevilgning Kostnadene knyttet til selskapet fordeles mellom de regionale helseforetakene dels i henhold til eierandel og dels i henhold til luftambulansebaser i regionen. Kostnader som kan knyttes mot en luftambulansebase dekkes av det regionale helseforetak der basen befinner seg. Kostnader som ikke kan knyttes direkte til en base (felleskostnader) blir fordelt mellom de regionale helseforetakene i henhold til eierandel. Fra og med 2007 har Administrasjonen i tråd med eiernes og styrets ønske styrt mot et nullresultat. Det har medført justering av tilskudd i siste kvartal. Tilskuddene justeres iht. kostnadsutvikling pr base i hver helseregion. Det gjør at eierne kan påregne både ned- og oppjustering av tilskuddene for å avslutte året i balanse. For 2012 overfører eierne følgende økonomiske vederlag til Luftambulansetjenesten ANS: RHF Kroner Helse Nord RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF I tillegg blir det overført kr fra Helse- og omsorgsdepartementet til dekning av nasjonale oppgaver. Midlene utbetales via Helse Nord RHF. Luftambulansetjenesten ANS skal gå i balanse i Med bakgrunn i lavere timeuttak og derigjennom lavere kostnader spesielt i Helse Nords region vedtok styret å nedjustere siste faktura til Helse Nord RHF med 3,5 MNOK. Foreløpig resultat for 2012 er 8,7 MNOK. 2.3 Krav stilt i selskapsmøter i løpet av året I etterkant av selskapsmøtet 12. mars 2012 ble det muntlig presisert at selskapet skulle etablere en strategisk plan. Strategisk plan ble vedtatt av styret høsten 2012 og følger som vedlegg. 3 Styrets plandokument Se vedlegg 1 Strategisk plan. 4 Vedlegg 1. Strategisk plan

10 Vedlegg 1 Strategisk plan Strategisk plan Innledning LAT ANS ble stiftet i januar Formålet med selskapet er å bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Selskapets primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. LAT ANS skal drive den flyoperative ambulansetjenesten som ligger innenfor de regionale helseforetakenes ansvar, herunder bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene. LAT ANS skal videre på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetakene i Norge. Det er ikke definert i overordnede styringsdokumenter hvilke områder det er tenkt på. LAT ANS har derfor konkretisert disse til å være: Helikopteroperasjoner med spesiell vekt på luftambulanse helikopter, herunder søk og redningstjeneste som utføres av ambulansehelikoptre. Flyoperasjoner med spesiell vekt på luftambulanse med fly, herunder også flykoordinering. Redningsteknisk fagområde. Medisinskteknisk fagområde med vekt på anskaffelse, bruk og vedlikehold av medisinskteknisk utstyr i luftfartøy. LAT ANS skal bidra til sikkerhet i tjenesten, stimulere til risikoreduserende tiltak og arbeid for bedre kvalitet, koordinering samt kostnadseffektivisering av tjenesten. Aktiviteten i LAT ANS styres mye i forhold til de store kontraktene på henholdsvis ambulansehelikopter og ambulanseflytjenester. I tillegg står selskapet som eier av alt medisinskteknisk utstyr som benyttes i fly og helikopter. På den bakgrunn vil denne planen se helt fram til utgangen/slutten av eksisterende kontrakter. 2. Rullerende årsplan LAT ANS skal forholde seg til de regionale helseforetakenes rullerende årsplaner med hensyn til rapportering, budsjettprosesser, osv. Dette må igjen knyttes opp mot plan for styre og selskapsmøter. Planen følger vedlagt. 3. Informasjonsstrategi Luftambulansetjenesten er profilert og omtales mye i media. LAT ANS har tradisjonelt ikke vært proaktiv i profileringsarbeidet. Fra flere hold er det fremkommet synspunkter på at LAT ANS bør profilere tjenesten i sterkere grad. Eierstyringsgruppen har, gjennom blant annet en erkjennelse av at LAT ANS ikke har en egen kommunikasjonsrådgiver eller avdeling, tatt initiativ til at Helse Nord RHF ved sin kommunikasjonsavdeling skal dra i gang en aktivitet for profilering av luftambulansetjenesten. Hensikten er i første omgang å utarbeide en 1

11 Vedlegg 1 Strategisk plan organisatorisk løsning og handlingsplan for informasjon om den offentlige luftambulansetjenesten gjennom å utnytte allerede eksisterende ressurser innen RHF og HF. LAT ANS skal utarbeide en egen informasjonsstrategi. 4. Utvikling av selskapets kvalitetssystem LAT ANS har mvf 1. august 2012 ansatt en egen kvalitetsrådgiver i 100 % stilling. Rådgiverens hovedoppgaver er å videreutvikle selskapets kvalitetssystemer, innføring av miljøledelse i selskapet, delta i revisjoner, bidra i risiko og sårbarhetsanalyser, samt å bidra til høy kvalitet i selskapets anskaffelser. Kvalitetsrådgiver har i samarbeid med daglig leder utarbeidet en handlingsplan for kvalitetsarbeidet. Handlingsplanen følger vedlagt 5. Miljøsertifisering i henhold til ISO LAT ANS skal, sammen med alle helseforetak og RHFenes felleseide datterselskaper sertifiseres i henhold til ISO innen utgangen av LAT ANS har laget en fremdriftsplan for innføring av miljøstyringssystem som tilsier sertifisering innen 1. juni Fremdriftsplanen følger vedlagt. 6. Større anskaffelsesprosesser LAT ANS har utarbeidet en plan for forberedelse og gjennomføring av en ny kontraktsrunde. Beskrivelse av prosessen følger vedlagt. Beskrivelsen viser at beslutning om eventuell prolongering bør tas ca 3,5 år før utløp av gjeldende kontraktsperiode. Oversikt over gjeldende luftambulansekontrakter: Ambulansehelikopterkontrakter Avtaleperiode Opsjonsperiode 1: (utløst) Opsjonsperiode 2: Ambulanseflykontrakt Avtaleperiode Opsjonsperiode Opsjonsperiode Dette innebærer at det bør foretas en beslutning (om prolongering eller ny anbudsrunde) i tråd med følgende oversikt: Anskaffelse ambulansehelikopter: Desember 2012 (dersom ikke prolongering periode 2) Desember 2014 (dersom prolongering periode 2) Anskaffelse ambulansefly: Januar 2012 (dersom ingen prolongering) Januar 2014 (dersom prolongering kun periode 1) 2

12 Vedlegg 1 Strategisk plan Januar 2016 (dersom prolongering begge perioder) 7. Flyoperativt Utviklingen i tjenesten framover vil avhenge av en rekke faktorer, som LAT ANS må jobbe med i perioden i samarbeid med de regionale helseforetakene og helseforetakene. 4.1 Ambulansehelikoptertjenesten Utviklingen i ambulansehelikoptertjenesten vil i stor grad preges av konsekvensene av forventet ny luftfartslovgivning om arbeidstid, samt vurderinger knyttet til tiltak for å redusere sårbarheten i fremtidig tjeneste: Nye luftfartsregler (blant annet nye arbeids og hviletidsbestemmelser for besetningsmedlemmer på helikopter) Redusere sårbarheten i tjenesten (vurdere antall operatører, basefordeling, ulike helikoptertyper) Markedet (helikopter, medisinsk innredning, øvrig teknologisk utvikling). Vurdering av basestruktur, herunder utrede behovet for nye baser Beslutninger om standardisering eller differensiering Aktivitetsanalyser Utviklingen i AMK LA (antall, flight following, koordinering) Samarbeid med redningsmyndighetene og utvikling i redningshelikoptertjenesten. 4.2 Ambulanseflytjenesten og flykoordinering Utviklingen i ambulanseflytjenesten er i stor grad avhengig av mulighetene for å operere Beech 200 til Svalbard. En løsning er under arbeid og kan være klar før sommeren Denne saken er styrende for vår mulighet til å opprettholde en standardisert flyflåte i fremtiden. Ambulanseflytjenesten fungerer for øvrig godt på fastlandet. Basen i Ålesund er presset på kapasitet. Helse Midt Norge innfører 1. januar 2013 tiltak i form av en to båre ambulanse på Nordmøre for å avhjelpe situasjonen. Effekten her vil få betydning for den videre utviklingen. Prolongering av kontrakten skulle vært besluttet 1. januar Dette er utsatt grunnet i utfordringene med å fly til Svalbard. Beslutning om prolongering må tas i nærmeste framtid. 4.3 Redningsteknisk LAT ANS skal bidra til å utvikle, standardisere og dimensjonere det redningstekniske fagområdet innen luftambulansetjeneste knyttet til samfunnets behov. Dette gjøres gjennom tette dialoger med eiere, operatører og samarbeidsparter. I tillegg skal LAT ANS bidra til dette gjennom kurs, seminarer og utvalg. Redningsteknisk kapasitet, slik den fremstår i dagens luftambulansetjeneste, representerer en kvalitet og kapasitet som er i tråd med samfunnets behov i dag. Med geografisk og strategisk lokalisering av baser, samt korte responstider, er luftambulansetjenesten en viktig ressurs i førsteinnsats ved lett redning. Tjenesten tilfredsstiller «Forskrift om krav til 3

13 Vedlegg 1 Strategisk plan akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus», hvor det er beskrevet at luftambulansetjenesten skal utføre enkle søk og redningsoperasjoner. Underhengende operasjoner, som er en sentral del av den redningstekniske beredskapen, er svært ressurskrevende knyttet til bruk av flytid. En presis dimensjonering av det redningstekniske fagområdet fremover vil avhenge av en rekke elementer som LAT ANS må jobbe med i perioden: Justering av eksisterende virksomhetsregistreringsverktøy for å styrke presisjon av virksomhetsdata. Aktivt styre endringer av redningstekniske metodesett i tjenesten. Tettere samarbeid med redningsmyndighetene (Justis og beredskapsdepartementet) ved dimensjonering av redningsberedskap på fastlands Norge i fremtiden. Utføre konsekvensutredning knyttet til differensiering av den redningstekniske beredskapen i luftambulansetjenesten. En slik konsekvensutredning bør ses i sammenheng med anskaffelse av nye redningshelikopter, eksisterende virksomhetsdata og samfunnets fremtidige behov. 8. Medisinsk LAT ANS har ikke et selvstendig ansvar for den medisinske tjenesten, men legger premisser for pasientbehandlingen gjennom valg av luftambulansefartøy, medisinsk innredning og medisinskteknisk utstyr. LAT ANS skal også bidra til utvikling og standardisering av det medisinske tilbudet i luftambulansetjenesten. De viktigste strategiområdene er: Følge med på den medisinske utvikling og funksjonsfordelingen i helsevesenet. LAT ANS må holde seg oppdatert på den medisinske utviklingen og spesielt fange opp nye undersøkelses eller behandlingsmetoder som er aktuelle for prehospitalt bruk. Luftambulansetjenesten er en høykompetent spesialisthelsetjeneste, og det er fra medisinskfaglig ståsted ønskelig å både forske på nye metoder og være i forkant i implementering av disse. Nytt utstyr skal vurderes i forhold til prehospital egnethet og flyoperativ kompatibilitet. Anskaffelser, godkjenning/sertifisering og innfesting er tidkrevende og kostbare prosesser. Det er derfor viktig å starte slike prosesser tidligst mulig. I den senere tid har vi sett at utstyr knyttet til ultralydteknikk, blodanalyser og blodtransfusjon er etterspurt i luftambulansetjenesten. Nye avanserte behandlingstilbud etableres ofte ved et fåtall større sykehus. Krav til kvalitet og effektivitet medfører at helseforetakene gjennomfører funksjonsfordeling mellom sykehusene. Vi ser blant annet regionale planer for traumeomsorg, fødeomsorg, nyfødtbehandling og intensivmedisin. Dette medfører at pasienter i økende grad skal transporteres til mer fjerntliggende sykehus, og overføringer av til dels svært syke pasienter øker. Det blir sannsynligvis nødvendig å tilrettelegge bedre for slike transporter, herunder 4

14 Vedlegg 1 Strategisk plan etablere tilbud med luftfartøy som har bedre behandlingsplass, er bedre utstyrt (ECMO, NO, aorta ballongpumpe) og eventuelt er tyngre bemannet. LAT ANS vil i tillegg til basenes medisinske miljøer måtte benytte medisinsk ekspertise i sitt analysearbeid. Vi vil i denne sammenheng utvikle et nært samarbeid med Nasjonalt kompetansesenter for prehospital akuttmedisin (NAKOS). Ha gode involverende prosesser rundt anskaffelser av luftfartøy og utstyr Som en følge av ovenstående vil LAT ANS etablere brukergrupper i forbindelse med alle anskaffelser. Disse representerer tjenestens leger, sykepleiere og redningsmenn. Forut for nye operatørkontrakter må våre eiere og andre involverte myndigheter trekkes inn i analysearbeidet med tanke på justering av basestruktur, kapasitet og fartøykategorier. Bidra til likeverdige tjenester standardisering Standardisering er en suksessfaktor i luftambulansetjenesten. Det sikrer et likeverdig tilbud over hele landet, og det fremmer både pasient og flysikkerhet. Medisinskteknisk utstyr skal fortsatt i hovedsak være helt standardisert, men enkelte baser vil ha behov for utstyr utover standardnivået. Transportkuvøser skal for eksempel ikke settes opp ved alle baser. Behovet for likeverdige tilbud medfører også behov for en ensartet standard på det medisinske personellet. Det ble tidlig vedtatt en nasjonal standard for redningsmenn. LAT ANS utarbeidet en nasjonal standard for luftambulanseleger (helikopter) i 2011, og en tilsvarende for flysykepleiere vil ble ferdigstilt i Disse standardene skal revideres jevnlig. Utvikle, støtte og arrangere relevante kurs og fagmøter Luftambulansepersonell utfører akuttmedisin og intensivmedisin under til dels krevende forhold på åsted og under transport. Flymedisinske forhold spiller inn. Selv om det finnes mange relevante kurs på markedet, er det også behov for å utvikle skreddersydde kurs og arrangere fagmøter. LAT ANS skal bidra til slike både som arrangør og ved å bidra med instruktører. LAT ANS skal sørge for informasjonsutveksling mellom de medisinske basemiljøene gjennom forumet Medisinsk nettverk. Dokumentere og rapportere Våre eiere, ulike kompetansemiljøer, helsemyndigheter og tilsynsorganer har behov for kunnskap om luftambulansetjenestens virksomhet og forventede utvikling. LAT ANS skal utføre analyser og formidle systematisert informasjon. LAT ANS skal bidra til et hensiktsmessig dokumentasjonssystem for den medisinske virksomheten. 9. Medisinskteknisk Medisinskteknisk avdeling har utarbeidet utstyrsplan samt utstyrsbehov og strategi innen det medisinsktekniske området. Begge dokumentene ligger vedlagt denne planen og danner grunnlaget for aktivitetene inne fagområdet i perioden. 5

15 Vedlegg 1 Strategisk plan I forarbeidet til utarbeidelsen av en driftshåndbok for den medisinsk tekniske virksomheten i selskapet er noen strategiske vurderinger foretatt. For å være forberedt på å møte potensielt nye krav og retningslinjer fra luftfartsmyndighetene i fremtiden, vil utviklingen av driftshåndboken ta utgangspunkt i rammeverket som Part 145 (flyverksteder) virksomheter styrer etter. Det betyr at oppbygningen av kvalitetssystemet i stor grad vil bli likt det kvalitetssystem godkjente flyverksteder styrer etter, og således lett gjenkjennbart for både luftfartsmyndigheter og operatører. Siden vi i dag er å anse som en underleverandør til operatørene på vedlikehold og reparasjoner av medisinsk teknisk utstyr som benyttes i deres fartøyer, anses dette som fordelaktig med hensyn til operatørenes pålagte ansvar for å vurdere leveransen til alle sine underleverandører. 10. Kommunikasjonsteknisk I perioden vil nytt nødnett bli tatt i bruk i flere deler av landet. LAT ANS samarbeider med operatørene, Helsedirektoratet og Direktoratet for nødkommunikasjon for å implementere nytt nødnett også i ambulansehelikoptrene. Eksisterende løsninger for overføring av posisjon og oppdragsinformasjon (Locus PC) samt bruk av helseradionettet (NAT radio og håndradioer, personsøkere) for alarmering og kommunikasjon med AMK må benyttes parallelt inntil utbyggingen av nytt nødnett er komplett. 11. Økonomisk langtidsplan LAT ANS har utarbeidet økonomisk langtidsplan for perioden. Planen følger som eget vedlegg til strategisk plan. 12. Kurs, seminarer, utvalg LAT ANS har tradisjonelt samarbeidet med operatører, medisinske miljøer og Stiftelsen Norsk Luftambulanse om forskjellige aktiviteter innen luftambulansetjenesten. For tiden blir det utredet om, og eventuelt på hvilket nivå, en skal fortsette samarbeidet framover. LAT ANS er sponsor, arrangør, delarrangør eller eier av forskjellige aktiviteter i luftambulansetjenesten: Aktivitet Tidspunkt Merknad Fagdager for LA personell Årlig Operativt forum To ganger pr år Medisinsk nettverk To ganger pr år Nasjonal redningsmannssamling Hvert annet år Operativt introkurs for leger Årlig Kurs i flymedisin Årlig Medisinskteknisk materiellutvalg Redningsteknisk forum To ganger pr år IKAR Seminar Årlig 6

16 Vedlegg 1 Strategisk plan 13. Andre prosesser og aktiviteter Oppfølging av terrorhendelsene 22. juli Med bakgrunn i egen evalueringsrapport, rapport fra Helsedirektoratet og rapport fra 22. juli kommisjonen har LAT ANS definerte oppfølgingspunkter innen vårt ansvarsområde. Den videre oppfølgingen vil blant annet skje i nært samarbeid med de regionale helseforetakene og Helsedirektoratet. Bodø, 11. desember 2012 Vedlegg 1. Rullerende årsplan 2. Handlingsplan kvalitetssystem 3. Fremdriftsplan miljøsertifisering 4. Generisk plan for forberedelse og gjennomføring av ny kontraktsrunde 5. Medisinskteknisk utstyr i Luftambulansetjenesten ANS utstyrsplan Medisinskteknisk utstyr i Luftambulansetjenesten ANS Utstyrsbehov og strategi Økonomisk langtidsplan 7

17 Vedlegg 4 Fremdriftsplan miljøsertifisering Rullerende a rsplan Tidspunkt Aktivitet Saker Merknader Medio januar Styremøte Årlig melding Innspill til oppdragsdokument Frist 1. februar Februar/mars Selskapsmøte Oppdragsdokument Ultimo mars Styremøte Foreløpig årsregnskap mm Årlig møte med revisor Oppdragsdokumentet April/mai Styremøte Tertialrapport nr 1 Prognose årsresultat Handlingsplan Juni Selskapsmøte Årsregnskap Valg av styre Ultimo august Styremøte Budsjett ROS analyse Primo oktober Oppdatert prognose Styremøte Tertialrapport nr 2 Siste prognose med gjennomgang av selskapets tilstand Desember Styremøte Utkast årlig melding 8

18 Vedlegg 4 Fremdriftsplan miljøsertifisering Handlingsplan kvalitetssystem Aktivitet Tiltak Tidsplan - Videreutvikling av selskapets kvalitetssystemer - Innføring, sertifisering og videreføring av miljøledelse (ISO 14000) i selskapet - Være kvalitetsfaglig rådgiver for selskapets øvrige ansatte - Lede/delta på kvalitets, sikkerhets og økonomiske revisjoner - Risiko og sårbarhetsanalyser - Bidra til høy kvalitet i selskapets anskaffelser og øvrige Etableres et kvalitetssystem som beskrives i en kvalitetshåndbok iht. kravene i NS EN ISO 9001:2008. Dette implementeres i virksomheten og blir den overordnede beskrivelse av kvalitetssystemet for alle virksomhetsområdene i Luftambulansetjenesten ANS. Det fremlegges et eget prosjekt direktiv for hele prosessen. Selskapet bør videre vurdere om LAT ANS bør sertifiseres. Prosjektet med innføringen av miljøledelse og miljøstyringssystem etter kravene i NS EN ISO påbegynnes. Organisasjonen vil få bistand fra Helseforetak Nord RHF og tildelt konsulentbistand og sertifiseringsselskap. Kvalitetsrådgiver er kontaktperson. Det fremlegges et eget prosjekt direktiv for hele prosessen. Gjennomføre møte med alle rådgivere for å kartlegge behov for bistand. Løpende bistand etter forespørsel til mindre og større oppgaver. Det forventes at det er spesielle behov knyttet til virksomhetene på FKS og MTU i Trondheim. Etablerers et kvalitetssystem, revisjonsprogram og revisjonsplan for LAT ANS iht. NS EN ISO 19011:2011 Retningslinjer for revisjon av kvalitetssystemer. Revisjonsplan fra Gjennomføring av økonomiske revisjoner fra LAT ANS antas å fungere bra og innenfor angitte standarder. Krav og rutiner for dette diskuteres med økonomisk rådgiver og evt. behov for bistand og beskrivelser. Etablerer prosedyre og beskrivelse for gjennomføring av risiko og sårbarhetsanalyse iht. NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger. Kvalitetsrådgiver leder dette arbeidet og bistår ved gjennomføringen av alle ROS analyser. Kjøpes inn elektronisk støtteverktøy. Gjennomføres en generell kompetanseøkning for alle rådgivere innen risikoanalyse som verktøy. Kvalitetskoordinator bidrar fortløpende med innspill og kommentarer til alle anskaffelser og til andre prosesser i organisasjonen. Oppdatering av kunnskap inne offentlige anskaffelser etter avtale med daglig leder. - Systembeskrivelse etableres, med overgang fra 1. januar Implementeringen av andre deler gjøres fortløpende i Forrevisjon januar Sertifiseres innen 30. juni Forrevisjon januar Sertifiseres innen 30. juni oktober oktober Etableres system og prosedyre for gjennomføring av ROS analyser innen 31.desember desember

19 Vedlegg 4 Fremdriftsplan miljøsertifisering Aktivitet Tiltak Tidsplan prosesser 10

20 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan Fremdriftsplan miljøsertifisering Trinn Område Aktiviteter Tidsfrist Kunnskap om ISO Anskaffe standarden og gjøre oss kjent med kravene. Deretter må det bestemme om sertifisering vil være et Anskaffe litteratur, og kunnskapen til ansvarlige fornuftig tiltak for vår bedrift. - Anskaffe litteratur for å hjelpe oss med å forstå og innføre en standard Prosjektstyring - Etablere prosjektdirektiv hvor arbeidsprosessen, mål, tids og ressursbruk og budsjett godkjennes av daglig leder Sett sammen en prosjektgruppe og velg strategi Fastslå opplæringsbehovene Anskaffe programvare Bruk av konsulenter Utarbeide en håndbok for miljøstyringssyste met - Etablere en prosjektgruppe. Innføring av miljøledelse er et strategisk valg som hele organisasjonen må ta del i. Fastsettes forretningsstrategien som et effektivt ledelsessystem skal støtte. - Medlemmene av prosjektgruppen som er ansvarlig for å innføre og vedlikeholde miljøsystemet må kjenne til alle detaljer om standarden. Det må vurderes behov for kompetanseøkning i prosjektgruppen og av egen ledelse. - Innkjøp av programvare for hendelse og avviksregistering. - Uavhengige konsulenter vurderes og kan hjelpe oss med en praktisk, realistisk og kostnadsbesparende strategiplan for innføring av standarden. - Miljøstyringssystemet skal beskrive våre målsetninger og prosesser. Ved hjelp av håndboken vil vi kunne gi en nøyaktig beskrivelse av virksomheten og tiltak som er innført for å vise samsvar med standarden for miljøstyring Løpende

21 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan Trinn Område Aktiviteter Tidsfrist Utarbeid rutiner - Rutinene skal beskrive prosessene i selskapet og tiltak som er innført for at disse prosessene skal lykkes optimalt. Disse rutinene bør gi svar på følgende spørsmål om hver rutine: hvorfor, hvem, når, hvor, hva og hvordan. Sendes NEMKO AS Forberedende - Utført en forberedende revisjon evaluering av innføringen av miljøledelse av sertifiseringsorgan i Trondheim og Bodø Formålet med dette er å identifisere områder med avvik, og gi muligheten til å korrigere disse områdene før prosessen med akkreditert sertifisering. Hvis slikt avvik registreres, betyr det at spesielle områder i det etablerte systemet ikke er i samsvar med standardens krav Innfør miljøstyring - Kommunikasjon og opplæring er viktig for en vellykket innføring. I innføringsfasen skal selskapet fungere i samsvar med rutinene som er utviklet for å dokumentere og vise effektiviteten i ledelsessystemet Aktiviteter - Gjennomføre en internrevisjon og ledelsens gjennomgang etter angitte prosedyrer i miljøstyringssystemet Sertifisering - Når vi har innført miljøstyringssystemet, lagt alt til rette for sertifisering og avtalt med NEMKO AS, er vi klar til å begynne sertifisering Resertifisering - Gjennomføre resertifisering fra NEMKO AS

22 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan Generisk plan for forberedelse og gjennomføring av ny kontraktsrunde 5 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Rullerende årsplan Informasjonsstrategi Utvikling av selskapets kvalitetssystem Miljøsertifisering i henhold til ISO Større anskaffelsesprosesser Flyoperativt... 3 a. Ambulansehelikoptertjenesten... 3 b. Ambulanseflytjenesten og flykoordinering... 3 c. Redningsteknisk Medisinsk Medisinskteknisk Kommunikasjonsteknisk Økonomisk langtidsplan Kurs, seminarer, utvalg Andre prosesser og aktiviteter... 7 Innholdsfortegnelse Mandat Forord Innledning Bakgrunn Overordnet tidsplan Del 1 - Forprosjekt Del 2 - Anskaffelsesprosjekt Tidsplan oppsummering Del 1 - Forprosjekt Fase 1 Oppstart Fase 2: Kartlegge og fastsette mål Fase 3: Utarbeide handlingsplan Fase 4: Implementere strategien

23 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan Del 2: Anskaffelsesprosjekt Fase 1 - Utarbeide anbudsgrunnlag Fase 2 Høringsfase Fase 3 Gjennomføre tilbudsfase Fase 4 Evaluering Fase 5 Forhandling / avtalesignering Fase 6 Oppfølgning

24 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan Mandat Oppdragsdokument 2011 til Luftambulansetjenesten ANS: «Luftambulansetjenesten ANS skal i løpet av 2011 utarbeide plan for forberedelse og gjennomføring av ny kontraktsrunde. Planen må bl.a. beskrive nødvendig samspill mellom Luftambulansetjenesten ANS og RHF når det gjelder faglige rammer og forutsetninger, herunder strategier for baseplassering og ressursbruk. Videre må planen beskrive hva som må være på plass før ny kontraktsrunde, hvilke elementer som inngår og hvordan prosessen skal gjennomføres. 5.2 Forord Denne planen skal gi stegvis støtte for hvordan arbeidet med nye kontraktsrunder for både ambulansefly og ambulansehelikopter kan planlegges, gjennomføres og følges opp. Planen skal underbygge tjenestens overordnede målsetning: å bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsetninger, herunder sørge for ansvaret. Den primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Selskapets ledelse og styre er ansvarlig for å prioritere tid og ressurser, slik at målsetningen med planen kan oppnås. Planen er ingen fasit for en vellykket anskaffelse. Det er viktig at det foretas nødvendige vurderinger og tilpasninger for de stegene og aktivitetene som bør gjennomføres. Planen bør være et levende dokument, som endres og oppdateres både før, under og etter at den tas i bruk. Engasjement, involvering og forankring hos virksomhetens ansatte, styre og eiere er noen av suksesskriteriene for å lykkes. 5.3 Innledning Planen er delt i 2 hoveddeler. Del 1 er definert som et forprosjekt, som skal gi grunnlag for del 2 selve anskaffelsesprosjektet. Rammene for anskaffelsen, og de strategiske målene for tjenesten, legges i forprosjektet. Denne delen er unik for Luftambulansetjenesten ANS. Denne delen av planen vil være fundamentet for selve anskaffelsesprosjektet, og er derfor tillagt mest vekt i den videre beskrivelsen. Selve anskaffelsesprosjektet er i utgangspunktet lik enhver større offentlig anskaffelse. Prosjektet gjennomføres i tråd med Lov om Offentlige Anskaffelser. Del 1: Forprosjekt: Fase 1 Oppstart Fase 2 Kartlegge og fastsette mål Fase 3 Utarbeide handlingsplan Fase 4 Implementere strategien Del 2: Anskaffelsesprosjekt: Fase 1 Utarbeide anbudsgrunnlag Fase 2 Høringsfase 15

25 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan Fase 3 Gjennomføre tilbudsfase Fase 4 Evaluering Fase 5 Forhandling/avtalesignering Fase 6 Oppfølgning 5.4 Bakgrunn Oversikt over gjeldende kontrakter Ambulansehelikopterkontrakt o Avtaleperiode o Opsjonsperiode 1: (utløst) o Opsjonsperiode 2: Ambulanseflykontrakt o Avtaleperiode o Opsjonsperiode 1: o Opsjonsperiode 2: Til informasjon: Utøvelse av opsjon skal meldes operatøren senest 12 måneder før utløp av gjeldende avtaleperiode (kontraktsfestet). 5.5 Overordnet tidsplan Del 1 Forprosjekt Forprosjektet bør etableres senest 6 måneder før selve anskaffelsesprosjektet. I denne delen må det foretas en evaluering av dagens avtaler, og strategiske valg for ny avtaleperiode må avklares, og forankres hos eierne Del 2 Anskaffelsesprosjekt Anskaffelsesprosjektet må starte 12 måneder før avtalesignering (oppstart, prekvalifisering, utarbeide anbudsgrunnlag, høring, tilbuds, evaluerings og forhandlingsfasen). Erfaring har vist at det er ønskelig (og ofte nødvendig) med avtalesignering 24 måneder før oppstart av ny avtaleperiode. Dette begrunnes i lang byggetid av fly og helikoptre med kontraktsfestet utstyr og modifikasjoner, samt leverandørenes behov for interne tilpasninger, anskaffelsesprosjekter og rekruttering Tidsplan oppsummering Forprosjekt (evaluering av dagens kontrakter, strategiske valg,) 6 måneder Anskaffelsesprosjekt 12 måneder Tid avtalesignering oppstart 24 måneder Iverksetting av plan: 3 ½ år før oppstart Dette innebærer at det må foretas en beslutning (om prolongering eller ny anbudsrunde) i tråd med følgende oversikt: Anskaffelse helikopter Desember 2012 (dersom ikke prolongering periode 2) Desember 2014 (dersom prolongering periode 2) 16

26 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan Anskaffelse FW Januar 2012 (dersom ingen prolongering) Januar 2014 (dersom prolongering kun periode 1) Januar 2016 (dersom prolongering begge perioder) 17

27 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan 5.6 Del 1 Forprosjekt Fase 1 Oppstart Oppstartsfasen består av 3 steg Steg 1: Etablering av ledelse og kvalitetssikring av prosjektet Tidligere anskaffelsesprosesser har vist at det er svært fordelaktig å knytte til seg ekstern prosjektledelse. HINAS har vært benyttet ved de siste to kontraktsrundene, og erfaringene har vært meget gode. Det bør tidlig avklares om HINAS (eller andre eksterne) kan ivareta prosjektlederansvaret, samt løpende juridiske vurderinger og anbefalinger for disse anskaffelsene. Det er nødvendig å knytte til seg ekstern kvalitetssikring av nye kontraktsrunder. Det er fordelaktig å etablere dette forholdet tidlig, med steg/fasevis tilbakemelding og anbefaling Steg 2: Kartlegging og evaluering av dagens tjeneste Før vi går i gang med strategiarbeidet skal det gjennomføres en kartlegging og evaluering av dagens tjeneste. Følgende dokumenter må være oppdaterte og danne grunnlag for kartlegging og evaluering av tjenesten: ROS Analyse SWOT analyse Evalueringsskjema av dagens kontrakt Kartleggingen og evalueringen skal innledningsvis være overordnet og hensikten er å samle inn relevant informasjon for å få et mandat og en beslutning fra styret på videre fremdrift. Dette innebærer blant annet å få oversikt over hva som skal til for å utarbeide videre strategi, samarbeid med sentrale myndigheter, eiere, interessenter, synliggjøre bruk av ressurser og skape forståelse for nødvendige prioriteringer i selskapet. Det er viktig å involvere alle interessenter i dette arbeidet. Det kan innledningsvis i denne fasen arrangeres seminar/fagdager som forberedelse til nye kontrakter, hvor eiere, brukere, operatører og produsenter kan gis anledning til å komme med sine innspill. (brukere, myndigheter, produsenter, operatører, eiere). En mer detaljert kartlegging og evaluering av tjenesten kan fortløpende utvikles for det videre arbeidet Steg 3: Ledelsesforankring På bakgrunn av den ovenstående oversikten (kartlegging og evaluering) må det videre prosjektarbeidet forankres og besluttes i selskapets ledelse (styre og generalforsamling). For å lykkes er det nødvendig med en sterk involvering, støtte og forpliktelse fra ledelsen. Ledelsen bør presenteres en kortfattet fremdriftsplan som sikrer forståelse og oversikt over strategiarbeidet som skal utføres. Dette innebærer å få oversikt over og sette av ressurser, fordele arbeidet og følge opp fremdriften. Fremdriftsplanen skal gi en oversikt over tidsfrister, nødvendige ressurser, involvering av eiere og kostnader. 18

28 Vedlegg 5 Medisinsk teknisk utstyrsplan God kommunikasjon vil være en kritisk suksessfaktor i alle faser av strategiarbeidet. Involvering av de regionale helseforetakene må etableres i alle faser av arbeidet, og bør beskrives som eget punkt i fremdriftsplanen. Målsetningen med involvering er å skape forståelse og aksept for arbeidet, bidra til å utvikle handlingsplanen samt målsetningene med strategien. Videre må involveringen bidra til å redusere usikkerhet knyttet til endringer som strategien eventuelt medfører. A) Sikre eierskap til prosessen For å sikre eierskap til prosessen anbefales det at eierne (ved representanter fra de regionale helseforetakene) involveres tidlig i planleggingen av strategiarbeidet. Dette kan gjøres gjennom å tidlig etablere en styringsgruppe for hele prosjektet (både for- og anskaffelsesprosjekt). Formålet er å forankre arbeidet med strategien, skape engasjement og reell involvering i prosessen. Organisering av arbeidet og rapportering er et virkemiddel for å sikre forankring. Det anbefales at alle regionale helseforetakene blir representert i styringsgruppen. B) Ha et realistisk ambisjonsnivå For å skape realisme i det videre arbeidet er det viktig at prosjektgruppen og eierne bidrar til å fastsette et realistisk ambisjonsnivå. Dette er nødvendig for å lykkes med implementeringen, oppfølgingen av konkrete målsetninger og tiltak. Budskapet som presenteres for styringsgruppen, bør være konkret, og med realistisk ambisjonsnivå, både med tanke på ressursinnsats og tidsplan. 19