CAPRALHAUGEN BMS

Transkript

1 SIDE NR.: 1 av 13 MALER, SKJEMAER MM. Tilbudsforespørsel - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del I) DOK.NR.: Ab GJELDER FRA: SIDE NR.: 1 av 13 TILBUDSFORESPØRSEL BYGGELEDELSE CAPRALHAUGEN BMS ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

2 Innholdsfortegnelse 1 Generelt Innbydelse Konkurranseform Konkurransegrunnlaget Anmodning fra tilbyder om endring av konkurransegrunnlaget Befaring Tilbudet Hva tilbudet skal inneholde Språk, format, kopier og systematikk Tilbudsbrev med eventuelle forbehold, avvik og alternative tilbud Dokumentasjon av kvalifikasjoner Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt eller -pakke Vedståelsesfrist Annet Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

3 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 3 av 13 1 Generelt 1.1 Innbydelse Bærum kommune innbyr med dette til konkurranse om kontrakt K833 byggeledelse i prosjektet Capralhaugen BMS. Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel A Orientering om prosjektet. 1.2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Prosjektet er utlyst ved nasjonal kunngjøring. Konkurransegrunnlaget er lagt ut på Doffin. 1.3 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen (Konkurransegrunnlagets del I) Oppdragsbeskrivelse (Konkurransegrunnlagets del II) Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring i henhold til nedenstående bestemmelser. 1.4 Anmodning fra tilbyder om endring av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes rettes til:, Prosjekt 1304 Sandvika Att: Niels H. Riddervold E-post: niels.riddervold@baerum.kommune.no Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

4 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) Med kopi til: DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 4 av 13 OBOS Prosjekt AS Postboks 6666 St. Olavs plass, 0129 Oslo Att: Magnar Røen E-post: magnar.roen@obos.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 1.5 Befaring Befaring avholdes mandag den 7. juni 2010 kl. 12:00. Fremmøte: Capralhaugen 70, 1358 Jar. Formålet med befaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktsarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra befaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Tilbydere skal delta på befaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktsarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen. 2 Tilbudet 2.1 Hva tilbudet skal inneholde Språk, format, kopier og systematikk Tilbudet skal utformes på norsk. Tilbudet skal utformes på papir i ett originaleksemplar. Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm/hefte. Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

5 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 5 av 13 Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt 3 og 4 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudsskjema skal ikke settes inn i ringpermen/heftet, men vedlegges separat Tilbudsbrev med eventuelle forbehold, avvik og alternative tilbud Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene, avvik fra kravspesifikasjonene og alternative tilbud, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold, avvik og alternativer som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold, gjøre et avvik eller tilby alternativer, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Eventuelle alternative tilbud som inneholder vesentlig avvik fra funksjonskravene eller løsninger angitt i kravspesifikasjonen vil også bli avvist. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold, avvik og alternativer kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser. Dersom konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, bør derfor tilbyderen ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres Dokumentasjon av kvalifikasjoner Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt. 3 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

6 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 6 av 13 I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring. I tilknytning til kravene i punkt 3 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): En leverandør kan for en særskilt kontrakt, der dette er hensiktsmessig, støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige resursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. For at Bærum kommune skal kunne vurdere og vektlegge resurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer, som beskrevet i forskriften, vedlegges tilbudet. Dersom nødvendige erklæringer mangler ved tilbudsfristens utløp, vil tilbudet bli avvist Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. 2.2 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Bærum kommune Eiendom Prosjekt 1304 Sandvika Att: Niels H. Riddervold 2.3 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Kommunegården, Arnold Haukelands plass 10, Sandvika 4. Etasje Bærum kommune v/eiendom. 2.4 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl tirsdag den 15. juni Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

7 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) 2.5 Tilbudskonvolutt eller -pakke DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 7 av 13 Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud prosjekt Capralhaugen BMS 2.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 2.7 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. 3 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

8 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 8 av 13 Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt. 2 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert Vedlegg 1.1 Dokumentasjonen skal minst angi: foretakets navn og registeringsnr. foretakets forretningsadresse hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma. Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Vedlegg 1.2 Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) Vedlegg 1.3 Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. ( Vedlegg 1.4 Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

9 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 9 av 13 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som tilsvarer god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstilende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Vedlegg 1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner og kapasitet knyttet til prosjektet som skal gjennomføres. Oversikt over firmaets bemanning og relevant kompetanse og erfaring som besittes. Kun den del av organisasjonen/filial som vil bli benyttet til å oppfylle kontrakten, vil bli vurdert. Vedlegg 1.6 Alle firmaets relevante leveranser de siste 3 årene inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Dedikert byggeleder skal beherske norsk skriftlig og muntlig. Erklæring fra foretaket om tilbudte nøkkelpersoners språkkunnskap. Vedlegg 1.7 Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

10 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 10 av 13 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (forts) Dedikert byggeleder skal ha grunnleggende solide kunnskaper om NS 8405/3430 (hovedentreprise). Rådgiver skal ha minimum 5 års erfaring som byggeleder med denne entrepriseformen og skal i samme tidsrommet ha gjennomført minimum 3 prosjekter med minimum samme størrelse og kompleksitet. Dokumentasjon på dedikert byggeleders formelle utdannelse, praksis og eventuelle kurs m.m. Referanser vedr. byggelederoppdrag med opplysning om prosjektenes art, omfang og entreprisekostnad samt opplysning om oppdragsgiver. Navn og telefonnummer må oppgis. Vedlegg 1.8 Dedikert rådgiver skal ha grunnleggende solide kunnskaper om Byggherreforskriften. Rådgiver skal ha gjennomført minimum 3 prosjekter i løpet av de siste 5 årene hvor vedkommende har hatt rollen som SHA (HMS) koordinator / byggerrens prosjektleder i utførelsesfasen. Som dokumentasjon vedlegges kursbevis, referanser til tidligere oppdrag med opplysning om prosjektenes art, omfang og entreprisekostnad samt opplysning om oppdragsgiver. Navn og telefonnummer må oppgis. Vedlegg 1.9 Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

11 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 11 av 13 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (forts) Foretaket skal ha et tilfredsstillende kvalitetssystem som er implementert i bedriften Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde: Vedlegg 1.10 en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten, en beskrivelse av hvordan systemet er implementert i firmaet og hvor ofte systemet blir oppdatert samt en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten Foretaket, ev. med underrådgivere, skal tilfredsstille krav i Plan og bygningsloven i tiltaksklasse 2 innen området ansvarlig kontrollerende for utførføring av bygninger og installasjoner. Sentral godkjenning, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle oppgavene. Vedlegg 1.11 Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

12 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 12 av 13 Bærum kommune vil håndheve en streng praksis mht å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom kommunen blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) (2) eller (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Bærum kommune vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 11-10(3) eller 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA (2) og (2), vil bli avvist. De leverandører som tildeles kontrakt vil bli bedt om å signere egenerklæring i forbindelse med de ovennevnte punkter. Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

13 Tilbudsforespørsel - rådgivere (konkurransegrunnlagets del I) DOK.NR.: Ab SIDE NR.: 13 av 13 4 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Intervju av aktuelle kandidater vil kun bli gjennomført hvis det anses som behov underveis i utvelgelsen. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 2 om tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris 100 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om totalpris og timesatser. Tilbudsbrev Vedlegg 2.1 Sandvika, den Bærum kommune, Eiendom, Prosjekt Niels H. Riddervold Porteføljeansvarlig Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

14 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) SIDE NR.: 1 av 9 A Orientering om prosjektet...2 A.1.1 Beskrivelse av prosjektet... 2 A.1.2 Entrepriseplan... 3 A.1.3 Byggherre og engasjerte rådgivere... 3 B Ytelser og vederlag...5 B.1.1 Prising av ytelsene... 5 C Fremdrift og frister...5 D Kontraktsbestemmelser...5 E Tilbudsskjema...6 E.1.1 Vederlag i fase 1, 2 og E.1.2 Fast pris fase E.1.3 Timepris fase 1 og 3 samt ev tilleggsarbeider i fase E.2.1 Tilbudsevaluering... 7 E.2.2 Forsikring... 7 E.2.3 Forbehold og avvik... 7 E.2.4 Andre opplysninger... 7 E.2.5 Underskrift og stempel... 8 F Vedlegg...9 Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

15 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) A A.1.1 Orientering om prosjektet BESKRIVELSE AV PROSJEKTET SIDE NR.: 2 av 9 Capralhaugen sykehjem med adresse Capralhaugen 70, 1358 Jar, ble nedlagt februar Bygningen skal ombygges og tilbygges til boliger med service og boliger for personer med nyervervet hjerneskade. Bærum kommune eier og driver nabobygningen i Vestre Almelien 28 som rommer 45 boliger. De to bygningene skal sammenføyes med et mellombygg i to etasjer, slik at det etableres felles drift av hele anlegget. Eiendommen har gårdsnummer 20, bruksnummer Tomten på 8838 m 2, som også omfatter et parkområde, er regulert til byggeområde for almen nyttige formål, omsorgsboliger. Eksisterende bebyggelse har et bruttoareal på 4119 m 2. Ny bebyggelse får et bruttoareal på 890 m 2. Capralhaugen sykehjem ble bygget i Bygningen har 4 etasjer i tillegg til en mindre kjeller med garasjer. Bæresystemet består av veggskiver, tak og etasjeskillere utført i plasstøpt betong. Balkongbrystninger og parapet over øverste balkong er utført i betongelementer. Ytterveggen på langsidene av bygget er utført i isolert bindingsverkskonstruksjon. Gavlene er utført i plasstøpt betong og har fasadekledning av skallmur i tegl. Yttervegg mot nord har også kledning av tegl, mens bindingsverksveggene mot balkongene mot syd har kledning av trepanel. Ombyggingen av Capralhaugen sykehjem gjennomføres i to entrepriser. Første entreprise er riving av lette konstruksjoner innendørs. Denne entreprisen er nå ferdigstilt. Alle innvendige lettvegger, himlinger og tekniske anlegg er revet. I denne entreprisen inngår riving av tunge konstruksjoner innvendig i bygget samt riving av yttervegger med kledning av trepanel på balkongsiden. Videre skal isolasjon og tekking på tak byttes ut. Ytterveggene av tegl og betong skal beholdes. Panelte yttervegger på balkongsiden vil bli erstattet med nye, bedre isolerte vegger med trekledning. Alle vinduer og ytterdører blir skiftet ut med nye, bedre konstruksjoner. Bærestrukturen med betongskiver c/c 720 cm vil hovedsakelig bli beholdt som leilighetsskiller. Nye vegger utføres i stål stenderverk med kledning av gipsplater. I leiligheter og fellesarealer vil gulvbelegget stort sett være linoleum (vinyl på våtrom). Tilbygget skal utformes med samme formspråk og materialbruk som Capralhaugen 70. Alle rom skal ha balansert ventilasjon hvor luften behandles i sentralt plasserte ventilasjonsaggregater i egne tekniske rom i 2. etasje. Luften distribueres ut til leiligheter og fellesarealer via kanalnett i grunn, sjakter og korridorhimlinger. Det skal installeres SD anlegg med overføring til kommunens overordnede sentral. Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

16 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) SIDE NR.: 3 av 9 Oppvarmingen skal i hovedsak skje med vannbåren varme. Det monteres radiatorer under vinduer på yttervegg. Energikildene blir varmepumpe i tilknytning til brønnpark (jordvarme) i tillegg til elektrokjele for spisslast og som sikkerhet for driftsstans på varmepumpe. Badene får elektriske varmekabler i gulv. A.1.2 ENTREPRISEPLAN Prosjektet skal gjennomføres i en generalentreprise. Etter en åpen anbudskonkurranse kunngjort på Doffin og TED databasen er den tilbyder som har levert det økonomisk mest fordelaktige invitert til å inngå kontrakt. Entreprenøren skal levere bygget ferdig til innflytting med unntak av følgende: 1. Hvitevarer til kjøkken i fellesarealene kjøpes inn av byggherren på rammeavtale. Oppgaven med mottakskontroll og koordinering blir tillagt byggeleder. 2. SD- anlegg kjøpes inn av byggherren på rammeavtale. Denne leveransen tiltransporteres entreprenøren for montasje. Samordning blir tillagt byggeleder. A.1.3 BYGGHERRE OG ENGASJERTE RÅDGIVERE Byggherre / Prosjektledelse: Prosjekt 1304 Sandvika Porteføljeansvarlig: Niels H. Riddervold Telefon sentralbord: Telefax: Mobil: E-post: niels.riddervold@baerum.kommune.no Innleid prosjektleder: OBOS Prosjekt AS Oppdragsleder: Magnar Røen Telefon: Telefax: Mobil: E-post: magnar.roen@obos.no Byggeleder (BL) Prosjekteringsleder (PTL) og Arkitekt (ARK) Kontraheres etter denne åpne anbudskonkurransen Planforum Arkitekter AS Anthon Wallesvei Sandvika Oppdragsleder: Jeppe Styrmoe Telefon: E-post: jeppe@planforum.no Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

17 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) Landskapsarkitekt (LARK) Merete Haug Landskapsarkitekt MNLA Drammensveien 126 A 0277 Oslo Oppdragsleder: Merete Haug Mobil: E-post: merete-2@frisurf.no SIDE NR.: 4 av 9 Rådgivende ingeniør Bygg (RIB): Rådgivende ingeniør VVS (RIV): Rådgivende ingeniør elektro (RIE): Will Arentz AS Schwenckegata Drammen Oppdragsleder: Rolf Smetveit Telefon: Mobil: E-post: rolf@arentz.no PolyPlan AS Gamle Drammensvei 227 Oppdragsleder: Arnt-Erik Ski Telefon: Telefax: Mobil: E-post: arnt-erik@polyplan.no Sivilingeniør Sv. Bolkesjø ANS Postboks 6668 Rodeløkka Oppdragsleder: Ulf Bolkesjø Saksbehandler: Brynjulf Flage Olsen Telefon: Telefax: Mobil Brynjulf Flage Olsen: E-post Flage Olsen: brynjulf.flage.olsen@svbolkesjo.no Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

18 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) SIDE NR.: 5 av 9 B Ytelser og vederlag B.1.1 PRISING AV YTELSENE Bærum kommune har standardiserte krav til utførelse av byggeledelse. Disse kravene er gjengitt i vedlegg 1 og sammenhengen mellom byggeleders ytelser og ytelser fra de andre rådgiverne/aktørene fremgår av matrisen. C Fremdrift og frister I tilbudsgrunnlaget for kontrahering av generalentreprenør har byggherren satt frist til ferdigstilølelse/overlevering av prosjektet 9 måneder etter at kontakt er undertegnet av partene. Dette innebærer at det vil bli stilt strenge krav til entreprenørens produksjonsplan og fremdriftsplanlegning. Byggeleder må påregne å bruke nødvendig tid til oppfølging og rapportering av fremdrift. Som utgangspunkt for fastprisen for byggelederoppdraget legges følgende til grunn: D 1. Mobilisering / oppstart: ca 1 måned (ev. bistand til PL/PG, timepris) 2. Byggetid: 9 måneder (fast pris) 3. Overtakelse og prøveperiode: ca 3 måneder (sporadisk oppfølging, timepris) Kontraktsbestemmelser Som avtalegrunnlag gjøres NS 8403 gjeldende. Endring: Det gjøres et unntak fra bestemmelsen i 11.2 Betalingsfrist : Bestemmelsen utgår og erstattes med: Byggherren plikter å betale innen 45 dager etter han har mottatt faktura. Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

19 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) SIDE NR.: 6 av 9 E Tilbudsskjema E.1.1 VEDERLAG I FASE 1, 2 OG 3 Fase 1 Fase 1 omfatter ev. bistand i fasen med kontrahering og entreprenørens mobilisering frem til byggestart. Omfanget av timeverk i denne fasen antas å bli svært begrenset. I denne fasen vil byggeleders ytelser bli honorert etter medgått tid. Fase 2 Fase 2 omfatter byggeperioden fra byggestart og frem til overtakelsen. For denne fasen skal tilbyder oppgi fast pris. Prisen baseres på en gjennomføringstid på 9 måneder og på de ytelser som fremgår av vedlagt ytelsesbeskrivelse for byggeleder. Fase 3 Fase 3 omfatter bistand i fasen etter overtakelsen. Bistand vil omfatte oppfølging av reklamasjonsarbeider og oppfølging i prøvedriftperioden. Omfang av bistand avtales i forbindelse med overtakelse. I denne fasen vil byggeleders ytelser bli honorert etter medgått tid. E.1.2 FAST PRIS FASE 2 De komplette arbeider, leveranser og ytelser som omfattes av konkurransegrunnlaget tilbys utført for: Kr.,- eks. mva. E.1.3 TIMEPRIS FASE 1 OG 3 SAMT EV TILLEGGSARBEIDER I FASE 2 De komplette arbeider, leveranser og ytelser som omfattes av konkurransegrunnlaget tilbys utført for: Kr.,- eks. mva. Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

20 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) E.2.1 TILBUDSEVALUERING SIDE NR.: 7 av 9 Ved tilbudsevalueringen for fase 2 vil timesatsen ovenfor bli multiplisert med 300 timer. Beløpet vil bli lagt til tilbudssummen under punkt E.1.2 ovenfor. Beløpet er kun til bruk for sammenligning av tilbudene og vil ikke inngå i kontraktssummen. E.2.2 FORSIKRING Forsikring i henhold til NS 8403 pkt. 5.2 stilles av:.. E.2.3 FORBEHOLD OG AVVIK (Kryss av) Det tas ingen forbehold mot kontraktsvilkårene og det forutsettes ingen avvik fra kravspesifikasjonene. Tilbudet er basert på...forbehold/avvik som er nærmere listet opp i tilbudsbrevet. E.2.4 ANDRE OPPLYSNINGER Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

21 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) SIDE NR.: 8 av 9 E.2.5 UNDERSKRIFT OG STEMPEL Tilbyders underskrift og stempel (fullmakt vedlegges dersom offisiell fullmakt ikke foreligger i firmaattest) Adresse Telefon E-post adresse Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

22 Oppdragsbeskrivelse - byggelederoppdrag (konkurransegrunnlag del II) SIDE NR.: 9 av 9 F Vedlegg 1. Ytelsesbeskrivelse for byggeleder 2. SHA-plan for prosjektet 3. PA-bok for prosjektet Total kvalitetsledelse TKL Eiendom

23 YTELSEBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER CAPRALHAUGEN BMS CAPRALHAUGEN BMS Ytelsesbeskrivelse for byggeleder Forklaringer: BL = byggeleder PL = prosjektleder A = andre i prosjektorganisasjonen: arkitekt og konsulenter U = ikke aktuelt i dette prosjektet H = hovedansvar M = medvirkningsansvar 1 KONTRAHERINGSFASEN Kontrakt Pkt BL PL A U 1.1 Bistå ved tilbudsbefaringer H 1.2 Bistå ved tilbudsåpning, vurdering og innstilling H 1.3 Delta i avklaringsmøter H 1.4 Innhente og behandle garantier, kontrakter, godkjenninger H 1.5 Sørge for at riggplanen blir videreutviklet / detaljert H M Framdrift Pkt BL PL A U 1.6 Sørge for at det blir utarbeidet en hovedframdriftsplan for produksjonsfasen M H Økonomi Pkt BL PL A U 1.7 Komplettere kontraktsplanen i Prognose M H 1.8 Bistå ved utarbeidelse av faktureringsplan M H Kvalitet Pkt BL PL A U 1.9 Bistå ved definering av krav til kvalitetsplan M H 1.10 Vurdere tilbudte løsninger / materialvalg X X 1.11 Vurdere entreprenørens organisasjon / nøkkelpersoner H 1.12 Bistå ved komplettering av PA-bok M H Miljø Pkt BL PL A U 1.13 Bistå ved definering / innsending av avfallsplan M M H 1.14 Bistå ved utarbeidelse av miljøplan X 2 PRODUKSJONSFASEN Kontrakt Pkt BL PL A U 2.1 Påse at entreprenøren følger opp sine kontraktsforpliktelser M H 2.2 Arrangere oppstartsmøte og koordinere entreprenør, offentlige etater og andre berørte parter H M M 2.3 Innkalle til, lede og referere byggemøter, framdrifts- og koordineringsmøter H M 2.4 Delta på andre aktuelle møter, eks. vernerunder, informasjonsmøter etc. H M 2.5 Være ansvarlig for kontakt i forhold til grunneiere og offentlige etater der disse blir berørt M H 2.6 Motta, registrere og fordele prosjektdokumenter på byggeplassen H 2.7 Føre dagbok H 2.8 Utarbeide periodiske byggerapporter H 2.9 Påse at tiltaket blir utført i henhold til vilkårene i igangsettingstillatelsen M H M 2.10 Forestå kontakt med bygningsmyndighetene i gjennomføringsfasen M M H 2.11 Kontrollere at vernetjenesten blir opprettet og at den fungerer H M 2.12 Følge opp og vedlikeholde SHA-planen for utførelsen H M 2.13 Påse at forhåndsmelding er sendt til Arbeidstilsynet og ajourført utgave hengt opp synlig H M 2.14 Informere arbeidstakerne om SHA-opplegget for byggeplassen H Framdrift Pkt BL PL A U 2.15 Sørge for at entreprenøren utarbeider og oppdaterer produksjonsplan H 2.16 Følge opp og koordinere framdrift og reagere på avvik fra framdriftsplanen H 2.17 Følge opp og koordinere framdrift ved endringer / tillegg H 2.18 Koordinering og styring av delentrepriser / leveranser der dette ikke er pålagt entreprenøren H 2.19 Koordinere/kontrollere bestillinger utenom kontrakt med entreprenør (mottakskontroll) H Økonomi Pkt BL PL A U 2.20 Kontrollere (og ev attestere) entreprenør- og leverandør fakturaer H M 2.21 Kontrollere og registrere mengder, delta i målinger som grunnlag for mengdeoppgjør H 2.22 Gjennomgå, innstille og rekvirere endringsarbeider innenfor økonomisk ramme M H 2.23 Føre byggeregnskap i Prognose, herunder styring og simulering av usikre kostnadsdata M H 2.24 Føre endringslister i Prognose M H Kvalitet Pkt BL PL A U 2.25 Kontrollere at utførelsen er i samsvar med prosjektdokumentene (kontrakt) H 2.26 Kontrollere prosjektdokumenter og revisjon av disse H 2.27 Sørge for at avvik blir behandlet og dokumentert H 2.28 Lede en ev uavhengig prosjektgjennomgang av arbeidstegninger og arbeidsbeskrivelser H M 2.29 Kontrollere og følge opp entreprenørens kvalitetsplaner H 2.30 Vurdere utførelse med tanke på forbedringer H M Miljø Pkt BL PL A U 2.31 Kontrollere og følge opp avfallsplaner H 2.32 Kontrollere og følge opp rent/tørt bygg H 2.33 Kontrollere og følge opp miljø(plan) Miljøhåndtering H 3 FERDIGSTILLELSE / OVERTAKELSE Kontrakt Pkt BL PL A U 3.1 Innkalle til, llede og referere alle befaringer H 3.2 Påse at varslingsfrister følges i henhold til kontrakten H 3.3 Påse at foreskrevne prøve-/måle-/funksjonstester gjennomføres med tilhørende protokoller H 3.4 Sørge for at FDV-dokumentasjon / driftsinstrukser utarbeides i samsvar med kontrakt H 3.5 Besørge offentlige godkjenninger, tillatelser, attester m.m. M H M 3.6 Gjennomføre overtakelsesforretning og føre protokoll H M 3.7 Bytte / frigi garantier M H 3.8 Følge opp reklamasjons- og tilleggsarbeider knyttet til overtakelsen o reklamasjonstiden H M Framdrift Pkt BL PL A U 3.9 Koordinere alle befaringer / forretninger M H 3.10 Koordinere igangkjøring av tekniske anlegg og påse at driftsopplæring blir gitt H 3.11 Koordinere byggrengjøring, utstyrsmontasje og innflytting H M Økonomi Pkt BL PL A U 3.12 Gjennomføre mengdeoppgjør H 3.13 Påse at frister for avregning og oppgjør følges H M 3.14 Sørge for økonomisk sluttoppgjør M H Kvalitet Pkt BL PL A U 3.15 Kontrollere entreprenørens kontrollplaner for sluttkontroll M M H 3.16 Kontrollere utførelsen av reklamasjons/tilleggsarbeider tilknyttet overtakelsesforretningen H 3.17 Bistå prosjektleder med utarbeidelse av sluttrapport M H Miljø Pkt BL PL A U 3.18 Kontrollere at sluttrapport for avfallsplan utarbeides H M Prosjekt

24 RUTINER, INSTRUKSER MM. Instruks for byggeleder DOK.NR.:Aa REV.: UTARB. AV: GJELDER FRA: GODKJENT AV: SIDE NR.: 3.01 ONI/MKJ TBJ 1 av 2 1. FUNKSJON Byggeleder. 2. HVEM INSTRUKSEN GJELDER FOR Instruksen gjelder internt for egne ansatte og innleide med byggelederansvar. Instruksen gjelder også i de tilfeller der seksjonen tegner kontrakt med et firma om byggeledelse. Instruksen med tilhørende ytelsesbeskrivelse skal i slike tilfeller være en del av kontrakten. Hjelpedokument Aa Generell ytelsesbeskrivelse for byggeleder tilpasses til det enkelte prosjekt. 3. INSTRUKS ORGANISERING Byggherrens prosjektorganisasjon bygges normalt opp med funksjonene prosjektledelse, byggeledelse og prosjekteringsledelse. I noen tilfeller vil det være aktuelt at en person fyller alle funksjonene. Det vil imidlertid i de fleste tilfeller være naturlig at en person får ansvaret for funksjonen byggeledelse. Byggeleder er direkte underlagt prosjektleder. ANSVAR OG MYNDIGHET Byggeleder er ansvarlig for produksjonsoppfølgingen i henhold til vedtatte rammer for tid, økonomi, kvalitet og miljø. Byggeleder rapporterer til prosjektleder, f.eks. på skjema Skjema - kontrollbefaring - byggeleder I tillegg kan byggeleder påta seg oppgaver som ansvarlig samordner (SAM) etter plan- og bygningsloven og rollen som HMS-koordinator for utførelse etter byggherreforskriften. Dette ansvaret må eventuelt nedfelles i ytelsesbeskrivelsen. Byggelederen representerer byggherren i forhold til entreprenørene og er bindeleddet mellom prosjekteringslederen og entreprenørorganisasjonen (unntatt i en totalentreprise). Dersom byggelederen er ansvarlig samordner, er byggelederen også bindeleddet mellom byggherren (tiltakshaver), de utførende og bygningsmyndighetene. HOVEDOPPGAVER Byggelederens hovedoppgave er å kontrollere at de funksjoner, kvaliteter og mengder som er spesifisert i entreprisekontraktene blir utført:

25 I henhold til spesifikasjonene Til rett tid og Innenfor avtalte økonomiske rammer Prosjektets styrende dokumenter, kvalitets- og miljøstyringssystemet TKL og økonomistyringsverktøyet Prognose skal brukes i dette arbeidet. Det forutsettes at byggeleder før produksjonoppstart har satt seg grundig inn i prosjektets styrende dokumenter og entreprisekontrakter. Ytelsesbeskrivelsen spesifiserer nærmere hvilke oppgaver byggelederen har knyttet opp mot kontrakter, framdrift, økonomi, kvalitet og miljø i de ulike fasene av prosjektet. Disse fasene er definert som ; Kontrahering Produksjonsfasen Produksjonsfasen Ferdigstillelse / overtakelse 4. REFERANSER / VEDLEGG Aa Ab Generell ytelsesbeskrivelse for byggeleder Skjema - kontrollbefaring - byggeleder

26 BÆRUM KOMMUNE EIENDOM MALER, SKJEMAER MM. PA-bok - mal DOK.NR.: Ab5-3.5 GJELDER FRA: SIDE NR.: 1 av 15 PA-BOK CAPRALHAUGEN BMS Prosjektadministrativ håndbok Oktober 2009

27 Capralhaugen BMS 1. Orientering Versjon datert ORIENTERING GENERELT Generelt om Prosjektadministrativ håndbok DISTRIBUSJONSLISTE FOR PA-BOK PROSJEKT - ID PROSJEKTETS ART ORGANISASJON OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON PROSJEKTETS ORGANISASJON KONTAKT MED MEDIA KOMMUNIKASJON DOKUMENTADMINISTRASJON Navn- og adresseliste Generelt Oversendelse og merking av dokumenter Prosjekt web Språk DOKUMENTER Korrespondanse Referater Protokoller Notater MØTER Generelt Prosjekteringsmøter (PM) Byggemøter (BM) HMS-/ ytre miljø-møter Andre møter BEFARINGER Byggeplassbefaringer RAPPORTER Leverandørrapport Intern rapportering i Bærum kommune TEGNINGER FREMDRIFT / PLANER TIDSFRISTER TIDSPLANER Hovedtidsplan Produksjonsplaner Revisjon av tidsplaner BEMANNINGSPLAN DOKUMENTPLAN ØKONOMI ØKONOMIRUTINER Økonomistyring ved Prognose Fakturering SANDVIKA BILAG...1 Side Side 1

28 Capralhaugen BMS 1. Orientering Versjon datert Orientering 1.1 Generelt Generelt om Prosjektadministrativ håndbok Prosjektadministrativ håndbok, PA-bok, er en administrativ håndbok som skal opplyse om alle de prosjektadministrative forhold som er nødvendig for gjennomføring av prosjektet Capralhaugen BMS. PA-boka er inndelt i følgende hovedkapitler: 1. Orientering 2. Organisasjon 3. Kommunikasjon 4. Framdrift / Planer 5. Økonomi 6. Bilag PA-boka omhandler ikke krav til rutiner for kvalitet, HMS og ytre miljø da disse temaene behandles i egne dokumenter. PA-boka vil i nødvendig grad bli supplert / revidert etter hvert som prosjektet utvikler seg. Alle tillegg og revisjoner vil fortløpende bli sendt ut i henhold til distribusjonslisten gjengitt nedenfor. Den enkelte mottaker er selv ansvarlig for å holde boka oppdatert i forhold til mottatt materiale. Prosjektadministrativ håndbok gjelder for både prosjekterings- og entreprisekontrakter. I det etterfølgende er: Oppdragsgiver = byggherre Leverandør = rådgivere, entreprenører, materialleverandører og andre som inngår kontrakt med byggherren Prosjektleder er ansvarlig for utarbeidelse og administrasjon av PA-boka. 1.2 Distribusjonsliste for PA-bok PA-boka distribueres til hver av partene i prosjektorganisasjonen etter følgende liste: Oppdragsgiver Bærum kommune, Eiendom Prosjekt v/ Niels H. Riddervold Innleid prosjektleder, OBOS Prosjekt AS v/ Magnar Røen Rådgivere Prosjekteringleder (PRL): Planforum Arkitekter AS v/ Jeppe Styrmoe Arkitekt (ARK): Planforum Arkitekter AS v/ An Elfdal Landskapsarkitekt (LARK): Landskapsarkitekt MNLA Merete Haug Rådgivende ingeniør byggeteknikk (RIB): Will Arentz AS v/ Rolf Smetveit Rådgivende ingeniør VVS (RIV): Polyplan AS v/ Arnt-Erik Ski Rådgivende ingeniør Elektro (RIE): Sivilingeniør Sv. Bolkesjø ANS v/ Ulf Bolkesjø Entreprenører Side 2.-1

29 Capralhaugen BMS 1. Orientering Versjon datert Totalentreprenør lett riving (TE): Hovedentreprenør ombygging og tilbygg (HE): 1.3 Prosjekt - ID Prosjektnummer : Prosjektnavn : Capralhaugen BMS 1.4 Prosjektets art Prosjektet omfatter ombygging av tidligere Capralhaugen sykehjem (Capralhaugen 70) som nå er nedlagt, samt bygging av et nytt mellombygg som skal binde bygget sammen med eksisterende boliger med service i Vestre Almelien 28. Bygget skal etter ombygging tas i bruk til boliger med service samt en avdeling for nyerhvervet hjerneskade. Eksisterende bygning Capralhaugen sykehjem ble bygget i og består av 4 etasjer i tillegg til garasjekjeller. Bygningen har et bruttoareal på 4119 m 2. Bygget er utført med et bæresystem, veggskiver, tak og etasjeskillere i plasstøpt betong. Ytterveggene er utført i isolert bindingsverkskonstruksjon. Fasade mot sydøst har kledning av trepanel mellom malte betongskiver. Før øvrig har bygget fasader med skallmur av teglstein. Tilbygg Ny bebyggelse vil få et bruttoareal på 890 m 2. Tilbygget vil bli utformet med samme formspråk og materialbruk som Capralhaugen 70. Funksjoner i nytt anlegg Etter om- og tilbygging vil bygget inneholde til sammen 34 leiligheter, hvorav 6 leiligheter for personer med nyerhvervet hjerneskade. Leilighetsstørrelsen varierer fra ca. 40 til ca. 70 m 2. Det vil være fellesarealer i hver etasje med kjøkken/stue. I 3. etasje er fellesrommet en kafé med matservering. Bygget vil også inneholde en base for hjemmebaserte tjenester i tillegg til lokaler for terapi, fotpleie, frisør og lignende. Entrepriseplan Prosjektet skal gjennomføres i to entrepriser: 1. Riveentreprise. Totalentreprise som omfatter riving av lette konstruksjoner innvendig i eksisterende bygg. 2. Ombygging av eksisterende bygg og nytt tilbygg mot Vestre Almelien 28. Hovedentreprise som også omfatter resterende rivearbeider i eksisterende bygg. Side 2.-2

30 Capralhaugen BMS 2. Organisasjon Versjon datert Organisasjon 2.1 Oppdragsgivers organisasjon Oppdragsgivers organisasjonsplan er vist i bilag nr.1. Bestiller hos oppdragsgiver er Bærum kommune, Eiendom Prosjekt. Prosjektansvarlig hos bestiller er porteføljeansvarlig Niels H. Riddervold. Oppdragsgiver, Bærum kommune, Eiendom Prosjekt gjennomfører prosjektet for bestiller. Prosjektleder er innleid prosjektleder fra OBOS Prosjekt AS, Magnar Røen. 2.2 Prosjektets organisasjon Prosjektets organisasjonsplan med alle Leverandører og deres formelle representanter er vist i bilag nr Kontakt med media Alle henvendelser fra media skal henvises til Oppdragsgivers prosjektleder. Leverandøren kan ikke uttale seg om prosjektet til nyhetsmedia utover det å informere om hvilket oppdrag de har. Artikler eller intervjuer i fagtidsskrifter og lignende skal forelegges Oppdragsgiver for godkjenning før det kan utgis. Det samme gjelder for foredrag og lignende. Side 2.-3

31 Capralhaugen BMS 3. Kommunikasjon Versjon datert Kommunikasjon 3.1 Dokumentadministrasjon Navn- og adresseliste Navn- og adresseliste fremgår av bilag nr Generelt Både Oppdragsgiver og Leverandør skal utføre kontroll og registrering av all forsendelse av dokumentasjon mellom partene. Kontrollen skal blant annet omfatte kontroll av at alle vedlegg eller bilag følger vedkommende dokument, at alt nødvendig arbeidsgrunnlag er mottatt i tide, samt kontroll av om dokumentene inneholder opplagte feil eller mangler. I de tilfeller feil på innkommende dokumenter oppdages, skal avsender varsles omgående med angivelse av hva som er feil / mangel. Oppdragsgiver skal arkivere all dokumentasjon som er arkivverdig i kommunens felles elektroniske sak/arkiv system - WebSak Oversendelse og merking av dokumenter All oversendelse av dokumenter til oppdragsgiver skal sendes til: Bærum kommune Eiendom Prosjekt 1304 Sandvika All dokumentasjon som sendes til Oppdragsgiveren skal på selve dokumentet eller på følgeskriv henvise til navn på Oppdragsgiverens representant og ha en overskrift som viser prosjektnummer og navn, samt innhold slik: Capralhaugen BMS Tekst som angir dokumentets innhold Dokumentasjon som Oppdragsgiver sender til Leverandør, skal ha tilsvarende overskrift. Dokumenter som oversendes til Oppdragsgiveren digitalt, skal være på lesbart format, fortrinnsvis i originalt pdf-format eller etter avtale med Oppdragsgiveren. Kontraktuell korrespondanse som oversendes elektronisk eller pr. telefaks må også oversendes som signerte brev. Oppdatert og komplett tegningsliste skal alltid vedlegges alle tegningsutsendelser. Det skal alltid benyttes distribusjonsliste ved utsendelse av tegninger Prosjekt web Oppdragsgiver vurderer å etablere en egen prosjekt web som samhandlingsverktøy for prosjektet. Tegninger og annen dokumentasjon lastes opp til et felles arkiv, slik at alle aktører i prosjektet får umiddelbar tilgang til siste revisjon. Ved innføring av prosjekt web skal alle Leverandører ta løsningen i bruk som samhandlingsverktøy i prosjektet. Side 3.-1

32 Capralhaugen BMS 3. Kommunikasjon Versjon datert Språk Hvis ikke annet er avtalt skal all kommunikasjon, både muntlig og skriftlig, være på norsk. All dokumentasjon skal være på norsk. 3.2 Dokumenter Korrespondanse All korrespondanse, inkludert telefaks og e-post som har betydning for prosjektet, skal merkes med prosjektnummer og prosjektnavn. Deretter angis hva saken gjelder. Eks.: Capralhaugen BMS Tekst som angir dokumentets innhold Det skal fremgå av korrespondansen hvem som har fått kopi og hvilke vedlegg som følger. Kopi av all korrespondanse skal sendes til prosjektleder, og i tillegg til dem avsender mener saken angår. Emnefelt i e-post merkes: Capralhaugen BMS. emnestikkord I den grad det er relevant skal det også angis hvilken kontrakt saken gjelder. Korrespondanse skal bare inneholde en begrenset sak, dette av hensyn til arkivering. E-post betraktes som offisiell skriftlig korrespondanse hvis denne har betydning for saken, og skal da behandles som vanlig papirpost. Telefonnotater underlegges de samme rutiner som gjelder for annen korrespondanse. Dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, eller som på annen måte er unntatt offentlighet eller Offentlighetslovens bestemmelser, skal ikke sendes / overføres ved bruk av telefaks eller e- post Referater Det skal skrives referat fra alle møter og befaringer. Den som innkaller er ansvarlig for at dette blir gjort. Alle referater merkes som for korrespondanse, men for faste møter angis i tillegg møtetype og møtenummer. Eks.: Capralhaugen BMS Byggemøte nr. 1 For møter utenom faste serier angis kort i overskriften hva møtet gjelder. Alle referater skal inneholde opplysninger om: Tid og sted Navn på deltakere Formålet med møtet/befaringen (gjelder bare møter/befaringer utenom de faste serier) Distribusjon av referatet Pålagte oppgaver hvem hva når Vedtak Tid og sted for neste møte/befaring (gjelder spesielt de faste møteserier) Side 3.-2

33 Capralhaugen BMS 3. Kommunikasjon Versjon datert Kopi av alle referater skal sendes til prosjektleder, samt til alle som er innkalt / deltakende og eventuelt andre som bør informeres Protokoller Protokoll benyttes ved spesielle formelle handlinger. Som eksempel på protokoller kan nevnes tilbudsprotokoll, anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr , anskaffelsesprotokoll for anskaffelser under kr og protokoll for overtagelsesforretning. Standardiserte formularer benyttes. Protokoller underskrives umiddelbart av partene slik det fremgår av formularet Notater En del utredninger, innstillinger og referater defineres og nummereres fortløpende som notater. Alle notater merkes som for korrespondanse, men i tillegg angis hva notatet gjelder og eventuelt et løpenummer. Eks.: Capralhaugen BMS Kostnadsoverslag PL notat 5 Kopi av alle notater som ikke er rent interne for den enkelte part, skal sendes til prosjektleder og eventuelt andre som bør informeres. Det skal føres liste over notater. 3.3 Møter Generelt Det skal opprettes en møteplan med oversikt over hvilke møter som skal eller kan avholdes, tidspunkt eller frekvens, deltakere og standard agenda. Møtedeltakere: - Oppdragsgiver(OG) - Prosjektleder (PL) - Prosjekteringsleder leverandør (PRL) - Fagledere leverandør (FL) - Byggeleder (BL) - HMS-koordinator for prosjekteringsfasen (KP) - HMS-koordinator for gjennomføringsfasen (KG) - Hovedentreprenør (HE) Prosjekteringsmøter (PM) Hensikt : Koordinere prosjekteringen, avklaringer, tekniske løsninger. Innkaller, leder, refererer : Prosjekteringsleder (PRL) Deltakere : PRL, OG, PL, FL, KP og andre etter behov Avholdes : 14. dag eller annen avtalt frekvens Møtene refereres som : "Prosjekteringsmøter". Prosjekteringsmøtene skal ivareta følgende kontrollpunkter: Godkjenning av referat Prosjektforutsetninger Materialvalg / tekniske avklaringer (retningslinjer VA, veinormaler) Fremdrift Kontrakter (økonomi, endringer, avvik) Side 3.-3

34 Capralhaugen BMS 3. Kommunikasjon Versjon datert Kvalitetssikring (kvalitetsplaner, egenkontroll, tverrfaglig kontroll) Myndighetskrav (enkeltvedtak rettet mot prosjektet) Offentlige krav / tillatelser (f.eks HMS, ytre miljø / grunneiere) Tegningsmaterialet Beskrivelse m/ prosjektdokumenter Byggemøter (BM) Hensikt Innkaller, leder, refererer Deltakere Avholdes Møtene refereres som : Ivareta de kontraktsmessige forhold mellom byggherre og entreprenør, samt koordinere byggearbeidene. : Byggeleder (BL) : BL, OG, PL, HE, PGL, KG og andre etter behov. : 14. dag eller annen avtalt frekvens / brakkerigg : "Byggemøter". Byggemøtene skal ivareta følgende kontrollpunkter: Godkjenning av referat Referatsaker fra andre møter Fremdrift Kontrakter (økonomi, endringer, avvik) Arbeidsgrunnlag (tegninger, beskrivelse) Kvalitetssikring (kvalitetsplaner, sjekklister) Myndighetskrav (enkeltvedtak rettet mot prosjektet) Offentlige krav / tillatelser (f.eks HMS, ytre miljø / grunneiere) HMS-/ ytre miljø-møter Det avholdes ikke egne HMS-/ miljømøter, men HMS og ytre miljø inngår som faste punkter i prosjekteringsmøter og i byggemøter Andre møter Arbeidsmøter (AM) Hensikten med arbeidsmøtene er å koordinere byggearbeidene og å ivareta den nødvendige kontakt mellom entreprenør og de prosjekterende. Møtene innkalles, ledes og refereres av prosjektleder eller byggeleder, og avholdes etter behov. Møtene refereres som "arbeidsmøter". Særmøter (SM) Særmøter arrangeres for å avklare faglige spørsmål og spesielle koordineringsoppgaver. Møtene innkalles, ledes og refereres av prosjektleder eller byggeleder, og avholdes etter behov. Møtene refereres som "særmøter". 3.4 Befaringer Byggeplassbefaringer Byggeplassbefaringer innkalles til etter behov. Befaringene innkalles, ledes og refereres av byggeleder. Referat fra befaring som omhandler kun rent faglige tema, skrives av aktuell rådgiver. Det kan avtales at ferdigbefaringer gjennomføres en tid før overtakelsesforretning. 3.5.Rapporter Leverandørrapport Side 3.-4

35 Capralhaugen BMS 3. Kommunikasjon Versjon datert Leverandøren i større kontrakter skal utarbeide en månedsrapport som kort redegjør for arbeidet siste måned og status ved utgangen av perioden. Kuttdato for innsamling av data skal være den 15. i hver måned. Rapporten skal foreligge hos Oppdragsgiver den 20. i hver måned. Følgende punkter skal inngå i månedsrapporten, dersom ikke noe annet er bestemt i kontrakt: 1. Innledning 2. Viktige aktiviteter i perioden 3. Viktige aktiviteter kommende periode (angi evt. manglende arbeidsgrunnlag) 4. Kritiske aktiviteter / risikovurderinger 5. Økonomi (status, endringer) 6. Fremdrifts-, dokument- og bemanningsplaner 7. Kvalitetssikring / avviksstatus 8. HMS 9. Rent, tørt bygg, energi og miljø 10. Offentlig saksbehandling (status for aktuelle søknader, tillatelser) Innenfor alle disse forholdene skal Leverandøren beskrive avvik i forhold til hva som tidligere er planlagt eller beskrevet. Der det er avvik skal han også beskrive hvilke avbøtende tiltak som iverksettes for å forhindre negative konsekvenser. I de tilfeller Leverandøren i månedsrapporten beskriver problemer eller forhold som han i følge kontrakten skal varsle eller besvare til Oppdragsgiver, vil ikke månedsrapporten gjelde som skriftlig varsling. Slike varsler eller svar skal sendes skriftlig uavhengig av hva som står i månedsrapporten Intern rapportering i Bærum kommune Prosjektleder skal den 25. i hver måned utarbeide en månedsrapport til porteføljeansvarlig i Eiendom Prosjekt etter gjeldende mal i TKL-systemet. Porteføljeansvarlig rapporterer videre til styringsgruppen for porteføljen. Ved oppdragets ferdigstillelse skal sluttrapport utarbeides i henhold til egen rutine. 3.6 Tegninger Tegninger skal utføres i samsvar med Bærum kommunes retningslinjer for DAKtegninger. Prosjekterende skal utarbeide tegningsliste ved oppstart av kontrakten. Tegningslisten oppdateres ved revisjon av tegninger eller opprettelse av nye tegninger. Tegningslisten skal inneholde rubrikker for: Utgiver med adresse, telefonnummer og e-postadresse Utgivers oppdrags-/ saksnummer BK s prosjektnummer og navn Revisjonsdato Tegningsnummer, -tittel, -målestokk, -dato, -revisjonsindeks, -revisjonsdato Side 3.-5