ETT-TRINNS ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE MED FORHANDLING, OVER EØS TERSKELVERDI TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER

Transkript

1 ETT-TRINNS ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE MED FORHANDLING, OVER EØS TERSKELVERDI TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER RAMMEAVTALE PROSJEKTERING OG RÅDGIVNING VANN, AVLØP OG TILKNYTTEDE FAGDISIPLINER (-18) MARS 2014 Total kvalitetsledelse Bærum kommune TKL

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt Innbydelse Om oppdragsgiver Orientering om rammeavtalen og kontrakten Prosedyreform og kunngjøring Utforming av kontrakten Konkurransegrunnlaget m.v Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Befaring Informasjonsmøte Tilbudet Tilbudets struktur Tilbudsbrev Tilbudsvedleggene Dokumentasjon av kvalifikasjoner Dokumentasjon for tildeling av kontrakt Offentlighetsloven Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud pr. post (postadresse) Adresse for levering av tilbud med bud (besøksadresse) Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt eller -pakke Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud... 8

3 SIDE NR.: 3 av Deltilbud Annet Kvalifikasjoner Forhandlinger Tildeling av kontrakt Underskrift

4 SIDE NR.: 4 av 14 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bærum kommune Prosjektenheten innbyr med dette til konkurranse om kontrakt Rammeavtale prosjektering og rådgivning innen vann, avløp og tilknyttede fagdisipliner. Rammeavtalens varighet vil være 2 år, med opsjon for Bærum kommune på forlengelse 1 år + 1 år. 1.2 Om oppdragsgiver Se Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, kapittel 1.1 «Oppdragsgivers prosjektorganisasjon». 1.3 Orientering om rammeavtalen og kontrakten Informasjon om rammeavtalen og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel 1 Orientering. 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som åpen tilbudskonkurranse med forhandling. Verdien av kontrakten forventes å ligge over EØS terskelverdien for kjøp av tjenester. Konkurransen kunngjøres derfor i EØS-området. 1.5 Utforming av kontrakten Informasjon om utforming av kontrakten finnes i tilbudsgrunnlagets del II, Oppdragsbeskrivelsen, kapittel 6 «Kontraktsbestemmelser». 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler (del I) Oppdragsbeskrivelse (del II) Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget i henhold til nedenstående bestemmelser. Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt ved at det ligger ute på Doffin og kan lastes ned av tilbydere.

5 SIDE NR.: 5 av Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes rettes til: Bærum kommune Prosjektenheten 1304 Sandvika Att: Rune Berge Epost: rune.berge@baerum.kommune.no Telefon: Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Befaring Det vil ikke bli avholdt befaring. 2.4 Informasjonsmøte Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Tilbyder skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Dokumentasjon av kvalifikasjoner, ihht. punkt 4 nedenfor Dokumentasjon for tildeling av kontrakt ihht. punkt 6 nedenfor 3.2 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik og forbehold som gjelder for tilbudet jfr. punkt 3.11.

6 SIDE NR.: 6 av Tilbudsvedleggene Dokumentasjon av kvalifikasjoner Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres, skal være på norsk jfr Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd Dokumentasjon for tildeling av kontrakt Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 6 nedenfor, jf kolonne C og D. 3.4 Offentlighetsloven I henhold til offentlighetsloven vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc.). 3.5 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet i PDF format usladdet på minnepinne. 3. En versjon i papir for offentlig innsyn hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. Dette gjelder bl.a. tilbudsbrev, tilbudsskjema, enhetspriser og evt. andre deler av tilbudet som inneholder opplysninger som helt eller delvis skal unntas offentlighet.

7 SIDE NR.: 7 av 14 Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm/hefte. Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 og 6 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudsskjema og mengdebeskrivelsen skal ikke settes inn i ringpermen/heftet, men vedlegges separat. 3.6 Adresse for levering av tilbud pr. post (postadresse) Bærum kommune Prosjektenheten 1304 Sandvika Att: Rune Berge 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (besøksadresse) Bærum kommune Prosjektenheten Kommunegården 1. etg. Veiledningstorget ved hovedinngangen Arnold Haukelands plass 10, Sandvika Att: Rune Berge Veiledningstorget er åpent mandag til fredag: i perioden 11. september 20. mai kl kl i perioden 21. mai september kl kl Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl den 29. april Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: «Tilbud Rammeavtale VA-prosjektering» 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp.

8 SIDE NR.: 8 av Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser Alternative tilbud Det kan ikke inngis alternative tilbud 3.13 Deltilbud Det kan ikke inngis deltilbud 3.14 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Tilbudet skal bl.a. bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne C og D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om «Tilbudet». A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som 1.1

9 SIDE NR.: 9 av 14 bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. Foretakets navn og registeringsnr. b. Foretakets forretningsadresse c. Hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. 1.2 Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). 1.3 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. ( 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer «kredittverdig», og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må 1.5

10 SIDE NR.: 10 av 14 forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha meget gode tekniske og faglige kvalifikasjoner i forhold til denne kontrakten. Foretakets relevante leveranser (type oppdrag, ikke nødvendigvis rammeavtaler) de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker - foretak og referansepersoner må oppgis. 1.6 Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt og vedlagte mal. Et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten, en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten 1.7 Det kreves kvalifikasjoner ihht. Plan- og bygningsloven tiltaksklasse 3 for funksjonene: Sentral godkjenning for de aktuelle arbeidene, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle arbeidene Søker -Prosjektering av VA- Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må

11 SIDE NR.: 11 av 14 anlegg og fjernvarme -Prosjektering av utearealer og landskapsutforming tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt og vedlagte mal -Geoteknisk prosjektering -Oppmålingsteknisk prosjektering -Uavhengig kontrollerende geoteknikk I tillegg kreves minimum tiltaksklasse 1 for Konstruksjonssikkerhet 5 Forhandlinger Forhandlinger gjennomføres i ht FOA Et begrenset antall tilbydere vil bli innkalt til forhandlinger. Oppdragsgiver avgjør etter sammenligning av tilbudene med tildelingskriteriene hvilke tilbydere som skal kalles inn til forhandlinger. 6 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilke tilbud som er de økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bl.a. bestå av de vedleggene som er angitt i kolonne C og D i nedenstående tabell og tilbudsbrev, jf. pkt 3 Tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris 40% Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Tilbudsbrev

12 SIDE NR.: 12 av 14 Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om totalpris, timesatser, påslagsfaktorer og sum for de stipulerte mengdene for aktuelle kategoriene. 2.1 Kompetanse Tilbudt organisasjon og personell skal ha god kompetanse og evne til å gjennomføre avrop innenfor rammeavtalen med garantert god kvalitet. Nøkkelpersonell skal snakke og skrive godt norsk 30% Organisasjonsplan for rammeavtalen som viser tilbudt personell i de ulike nøkkelposisjonene d.v.s. Oppdragsledere (kan kombineres med fagansvar VA) Fagansvarlig for VA Fagansvarlig for geoteknikk Fagansvarlig for berggeologi Fagansvarlig for vei/trafikk Fagansvarlig for bygningsteknikk Fagansvarlig for landskap/bekk Fagansvarlig Plan og bygningsloven Fagansvarlig for elektro Som fagansvarlig kan tilbys inntil 2 personer pr fag som kan alternere mellom avropene. Antallet (1/2) har ikke betydning for evalueringen. CV for tilbudt personell vist i organisasjonsplanen nevnt ovenfor. Av CV skal det fremgå erfaring, alder, utdannelse, språkkunnskaper, relevante referanseoppdrag og hvilken rolle vedkommende har hatt i disse oppdragene. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt og vedlagte mal

13 SIDE NR.: 13 av 14 Kvalitet Prosjektering skal utføres med god faglig kvalitet 30% Tilbyderne skal, for å illustrere forventet kvalitet på sine leveranser i rammeavtalen, legge ved kopi av følgende fra et selvvalgt VA ledningsanlegg som de har prosjektert et av de siste 3 år: - Arbeidstegninger (1. versjon) av plan, lengdeprofil, kumtegninger (også med plasstøpt bunn), grøftesnitt - Mengdefortegnelse, primært basert på NS3420, evt med øvrige tekniske beskrivelser dersom disse er skilt ut Underskrift Sandvika, 7. mars 2014 Bærum kommune Prosjektenheten Rune Berge Fagkoordinator VA 8 1. Forpliktelseserklæring

14 SIDE NR.: 14 av 14 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for Bærum kommune Eiendom. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner