PA-BOK. Prosjektadministrativ håndbok

Transkript

1 Prosjekt Oslo/ BÆRUM KOMMUNE Utbyggingsetaten PA-bok - mal DOK.NR.: Ab5-3.5 GJELDER FRA: REV.NR.: 3.02 SIDE 1 av 15 PA-BOK Prosjektadministrativ håndbok Dato: Versjonsnr. 0

2 1. Orientering 1. ORIENTERING GENERELT Generelt om Prosjektadministrativ håndbok DISTRIBUSJONSLISTE FOR PA-BOK PROSJEKT - ID ORGANISASJON OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON PROSJEKTETS ORGANISASJON KONTAKT MED MEDIA KOMMUNIKASJON DOKUMENTADMINISTRASJON Navn- og adresseliste Generelt Oversendelse og merking av dokumenter Prosjekt web Språk DOKUMENTER Korrespondanse Referater Protokoller Notater MØTER Generelt Prosjekteringsmøter (PM) Byggemøter (BM) SHA-/ ytre miljø-møter Andre møter BEFARINGER Byggeplassbefaringer RAPPORTER Leverandørrapport Intern rapportering i Bærum kommune TEGNINGER FREMDRIFT / PLANER TIDSFRISTER TIDSPLANER Hovedtidsplan Produksjonsplaner Revisjon av tidsplaner BEMANNINGSPLAN DOKUMENTPLAN ØKONOMI ØKONOMIRUTINER Økonomistyring ved Prognose Fakturering BILAG... 1 Side Side 1

3 1. Orientering 1. Orientering 1.1 Generelt Generelt om Prosjektadministrativ håndbok Prosjektadministrativ håndbok, PA-bok, er en administrativ håndbok som skal opplyse om alle de prosjektadministrative forhold som er nødvendig for gjennomføring av prosjektet 10/21818 Gommerud skole ny elevkantine. PA-boka er inndelt i følgende hovedkapitler: 1. Orientering 2. Organisasjon 4. Framdrift / Planer 5. Økonomi 6. Bilag PA-boka omhandler ikke krav til rutiner for kvalitet, SHA og ytre miljø da disse temaene behandles i egne dokumenter. PA-boka vil i nødvendig grad bli supplert / revidert etter hvert som prosjektet utvikler seg. Alle tillegg og revisjoner vil fortløpende bli sendt ut i henhold til distribusjonslisten gjengitt nedenfor. Den enkelte mottaker er selv ansvarlig for å holde boka oppdatert i forhold til mottatt materiale. Prosjektadministrativ håndbok gjelder for både prosjekterings- og entreprisekontrakter. I det etterfølgende er: Oppdragsgiver = byggherre Leverandør = rådgivere, entreprenører, materialleverandører og andre som inngår kontrakt med byggherren Prosjektleder er ansvarlig for utarbeidelse og administrasjon av PA-boka. 1.2 Distribusjonsliste for PA-bok PA-boka distribueres til hver av partene i prosjektorganisasjonen etter følgende liste: Oppdragsgiver Bærum kommune, Eiendom v/ Øystein Lindholm Rådgivere Norconsult AS v/hanne Jørgensen Norconsult AS v/per Isaksen Arkitekt Birger Håheim AS v/birger Håheim OPAK AS v/ William Jacobsen OPAK AS v/erik Gundrosen Side 2.-1

4 1. Orientering Entreprenører Firma AS v/ NN Andre 1.3 Prosjekt - ID Prosjektnummer : 10/21818 Prosjektnavn : Gommerud skole ny elevkantine Prosjektets art : etablering av ny elevkantine Side 2.-2

5 2. Organisasjon 2. Organisasjon 2.1 Oppdragsgivers organisasjon Bestiller hos oppdragsgiver er Bærum kommune, eiendom. Prosjektansvarlig hos bestiller er Øystein Lindholm. Oppdragsgiver, Bærum kommune, Eiendom Prosjekt gjennomfører prosjektet for bestiller. Prosjektleder er William Jacobsen OPAK AS. 2.2 Prosjektets organisasjon Prosjektets organisasjonsplan med alle Leverandører og deres formelle representanter er vist i bilag nr Kontakt med media Alle henvendelser fra media skal henvises til Oppdragsgivers prosjektleder. Leverandøren kan ikke uttale seg om prosjektet til nyhetsmedia utover det å informere om hvilket oppdrag de har. Artikler eller intervjuer i fagtidsskrifter og lignende skal forelegges Oppdragsgiver for godkjenning før det kan utgis. Det samme gjelder for foredrag og lignende. Side 2.-3

6 3.1 Dokumentadministrasjon Navn- og adresseliste Navn- og adresseliste fremgår av bilag nr Generelt Både Oppdragsgiver og Leverandør skal utføre kontroll og registrering av all forsendelse av dokumentasjon mellom partene. Kontrollen skal blant annet omfatte kontroll av at alle vedlegg eller bilag følger vedkommende dokument, at alt nødvendig arbeidsgrunnlag er mottatt i tide, samt kontroll av om dokumentene inneholder opplagte feil eller mangler. I de tilfeller feil på innkommende dokumenter oppdages, skal avsender varsles omgående med angivelse av hva som er feil / mangel. Oppdragsgiver skal arkivere all dokumentasjon som er arkivverdig i kommunens felles elektroniske sak/arkiv system - WebSak Oversendelse og merking av dokumenter All oversendelse av dokumenter til oppdragsgiver skal sendes til: Bærum kommune Eiendom Prosjekt 1304 Sandvika All dokumentasjon som sendes til Oppdragsgiveren skal på selve dokumentet eller på følgeskriv henvise til navn på Oppdragsgiverens representant og ha en overskrift som viser prosjektnummer og navn, samt innhold slik: 10/21818 Gommerud skole ny elevkantine Tekst som angir dokumentets innhold Dokumentasjon som Oppdragsgiver sender til Leverandør, skal ha tilsvarende overskrift. Dokumenter som oversendes til Oppdragsgiveren digitalt, skal være på lesbart format, fortrinnsvis i originalt pdf-format eller etter avtale med Oppdragsgiveren. Kontraktuell korrespondanse som oversendes elektronisk eller pr. telefaks må også oversendes som signerte brev. Oppdatert og komplett tegningsliste skal alltid vedlegges alle tegningsutsendelser. Det skal alltid benyttes distribusjonsliste ved utsendelse av tegninger Prosjekt web Oppdragsgiver vurderer å etablere en egen prosjekt web som samhandlingsverktøy for prosjektet. Tegninger og annen dokumentasjon lastes opp til et felles arkiv, slik at alle aktører i prosjektet får umiddelbar tilgang til siste revisjon. Ved innføring av prosjekt web skal alle Leverandører ta løsningen i bruk som samhandlingsverktøy i prosjektet. Side 3.-1

7 3.1.5 Språk Hvis ikke annet er avtalt skal all kommunikasjon, både muntlig og skriftlig, være på norsk. All dokumentasjon skal være på norsk. 3.2 Dokumenter Korrespondanse All korrespondanse, inkludert telefaks og e-post som har betydning for prosjektet, skal merkes med prosjektnummer og prosjektnavn. Deretter angis hva saken gjelder. Eks.: 10/21818 Gommerudskole ny elevkantine Tekst som angir dokumentets innhold Det skal fremgå av korrespondansen hvem som har fått kopi og hvilke vedlegg som følger. Kopi av all korrespondanse skal sendes til prosjektleder, og i tillegg til dem avsender mener saken angår. Emnefelt i e-post merkes: Elevkantine. emnestikkord I den grad det er relevant skal det også angis hvilken kontrakt saken gjelder. Korrespondanse skal bare inneholde en begrenset sak, dette av hensyn til arkivering. E-post betraktes som offisiell skriftlig korrespondanse hvis denne har betydning for saken, og skal da behandles som vanlig papirpost. Telefonnotater underlegges de samme rutiner som gjelder for annen korrespondanse. Dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, eller som på annen måte er unntatt offentlighet eller Offentlighetslovens bestemmelser, skal ikke sendes / overføres ved bruk av telefaks eller e- post Referater Det skal skrives referat fra alle møter og befaringer. Den som innkaller er ansvarlig for at dette blir gjort. Alle referater merkes som for korrespondanse, men for faste møter angis i tillegg møtetype og møtenummer. Eks.: 10/21818 Gommerud skole ny elevkantine Prosjekteringsmøte nr. 1 For møter utenom faste serier angis kort i overskriften hva møtet gjelder. Alle referater skal inneholde opplysninger om: Tid og sted Navn på deltakere Formålet med møtet/befaringen (gjelder bare møter/befaringer utenom de faste serier) Distribusjon av referatet Pålagte oppgaver hvem hva når Vedtak Tid og sted for neste møte/befaring (gjelder spesielt de faste møteserier) Side 3.-2

8 Kopi av alle referater skal sendes til prosjektleder, samt til alle som er innkalt / deltakende og eventuelt andre som bør informeres Protokoller Protokoll benyttes ved spesielle formelle handlinger. Som eksempel på protokoller kan nevnes tilbudsprotokoll, anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr , anskaffelsesprotokoll for anskaffelser under kr og protokoll for overtagelsesforretning. Standardiserte formularer benyttes. Protokoller underskrives umiddelbart av partene slik det fremgår av formularet Notater En del utredninger, innstillinger og referater defineres og nummereres fortløpende som notater. Alle notater merkes som for korrespondanse, men i tillegg angis hva notatet gjelder og eventuelt et løpenummer. Eks.: 10/21818 Gommerud skole ny elevkantine Kostnadsoverslag PL notat 5 Kopi av alle notater som ikke er rent interne for den enkelte part, skal sendes til prosjektleder og eventuelt andre som bør informeres. Det skal føres liste over notater. 3.3 Møter Generelt Det skal opprettes en møteplan med oversikt over hvilke møter som skal eller kan avholdes, tidspunkt eller frekvens, deltakere og standard agenda. Møtedeltakere: - Oppdragsgiver(OG) - Prosjektleder (PL) - Prosjekteringsleder leverandør (PRL) - Prosjekteringsgruppeleder leverandør (PGL) - Fagledere leverandør (FL) - Byggeleder (BL) - SHA-koordinator for prosjekteringsfasen (KP) - SHA-koordinator for gjennomføringsfasen (KG) - Hovedentreprenør (HE) Prosjekteringsmøter (PM) Hensikt : Koordinere prosjekteringen, avklaringer, tekniske løsninger. Innkaller, leder, refererer : Prosjekteringsleder (PRL) Deltakere : PRL, PGL, OG, PL, FL, KP og andre etter behov Avholdes : 14. dag eller annen avtalt frekvens / Eiendom Prosjekt Møtene refereres som "prosjekteringsmøter". Prosjekteringsmøtene skal ivareta følgende kontrollpunkter: Godkjenning av referat Prosjektforutsetninger Side 3.-3

9 Materialvalg / tekniske avklaringer (retningslinjer VA, veinormaler) Fremdrift Kontrakter (økonomi, endringer, avvik) Kvalitetssikring (kvalitetsplaner, egenkontroll, tverrfaglig kontroll) Myndighetskrav (enkeltvedtak rettet mot prosjektet) Offentlige krav / tillatelser (f.eks SHA, ytre miljø / grunneiere) Tegningsmaterialet Beskrivelse m/ prosjektdokumenter Byggemøter (BM) Hensikt : Ivareta de kontraktsmessige forhold mellom byggherre og entreprenør, samt koordinere byggearbeidene. Innkaller, leder, refererer : Byggeleder (BL) Deltakere : BL, OG, PL, HE, PGL, KG og andre etter behov. Avholdes : 14. dag eller annen avtalt frekvens / brakkerigg Møtene refereres som "byggemøter". Byggemøtene skal ivareta følgende kontrollpunkter: Godkjenning av referat Referatsaker fra andre møter Fremdrift Kontrakter (økonomi, endringer, avvik) Arbeidsgrunnlag (tegninger, beskrivelse) Kvalitetssikring (kvalitetsplaner, sjekklister) Myndighetskrav (enkeltvedtak rettet mot prosjektet) Offentlige krav / tillatelser (f.eks SHA, ytre miljø / grunneiere) SHA-/ ytre miljø-møter Det avholdes ikke egne SHA -/ miljømøter, men SHA og ytre miljø inngår som faste punkter i prosjekteringsmøter og i byggemøter. Det skal videre også gjennomføres periodiske vernerunder etter avtale med koordinator for utførelse og byggherres representant Andre møter Arbeidsmøter (AM) Hensikten med arbeidsmøtene er å koordinere byggearbeidene og å ivareta den nødvendige kontakt mellom entreprenør og de prosjekterende. Møtene innkalles, ledes og refereres av prosjektleder eller byggeleder, og avholdes etter behov. Møtene refereres som "arbeidsmøter". Særmøter (SM) Særmøter arrangeres for å avklare faglige spørsmål og spesielle koordineringsoppgaver. Møtene innkalles, ledes og refereres av prosjektleder eller byggeleder, og avholdes etter behov. Møtene refereres som "særmøter". 3.4 Befaringer Byggeplassbefaringer Side 3.-4

10 Byggeplassbefaringer innkalles til etter behov. Befaringene innkalles, ledes og refereres av byggeleder. Referat fra befaring som omhandler kun rent faglige tema, skrives av aktuell rådgiver. Det kan avtales at ferdigbefaringer gjennomføres en tid før overtakelsesforretning. 3.5.Rapporter Leverandørrapport Leverandøren skal utarbeide en månedsrapport som kort redegjør for arbeidet siste måned og status ved utgangen av perioden. Kuttdato for innsamling av data skal være den 15. i hver måned. Rapporten skal foreligge hos Oppdragsgiver den 20. i hver måned. Følgende punkter skal inngå i månedsrapporten, dersom ikke noe annet er bestemt i kontrakt: 1. Innledning 2. Viktige aktiviteter i perioden 3. Viktige aktiviteter kommende periode (angi evt. manglende arbeidsgrunnlag) 4. Kritiske aktiviteter / risikovurderinger 5. Økonomi (status, endringer) 6. Fremdrifts-, dokument- og bemanningsplaner (relevante for fase/kontrakt) 7. Kvalitetssikring / avviksstatus 8. SHA 9. Rent, tørt bygg, energi og miljø 10. Offentlig saksbehandling (status for aktuelle søknader, tillatelser) Innenfor alle disse forholdene skal Leverandøren beskrive avvik i forhold til hva som tidligere er planlagt eller beskrevet. Der det er avvik skal han også beskrive hvilke avbøtende tiltak som iverksettes for å forhindre negative konsekvenser. I de tilfeller Leverandøren i månedsrapporten beskriver problemer eller forhold som han i følge kontrakten skal varsle eller besvare til Oppdragsgiver, vil ikke månedsrapporten gjelde som skriftlig varsling. Slike varsler eller svar skal sendes skriftlig uavhengig av hva som står i månedsrapporten Intern rapportering i Bærum kommune Prosjektleder skal den 25. i hver måned utarbeide en månedsrapport til porteføljeansvarlig i Eiendom Prosjekt etter gjeldende mal i TKL-systemet. Porteføljeansvarlig rapporterer videre til styringsgruppen for porteføljen. Ved oppdragets ferdigstillelse skal sluttrapport utarbeides i henhold til egen rutine. 3.6 Tegninger Tegninger skal utføres i samsvar med Bærum kommunes retningslinjer for DAK-tegninger. Prosjekterende skal utarbeide tegningsliste ved oppstart av kontrakten. Tegningslisten oppdateres ved revisjon av tegninger eller opprettelse av nye tegninger. Tegningslisten skal inneholde rubrikker for: Side 3.-5

11 Utgiver med adresse, telefonnummer og e-postadresse Utgivers oppdrags-/ saksnummer BK s prosjektnummer og navn Revisjonsdato Tegningsnummer, -tittel, -målestokk, -dato, -revisjonsindeks, -revisjonsdato Tegningsforsendelsesliste skal følge alle tegningsforsendelser. Forsendelseslisten kan kombineres med tegningslisten. Forsendelseslisten skal inneholde rubrikker for: Utgiver med adresse, telefonnummer og e-postadresse Utgivers oppdrags-/ saksnummer BK s prosjektnummer og navn Forsendelsesdato Tegningsnummer, -tittel, -dato, -revisjonsindeks, -revisjonsdato Tegningsformat Mottakere med angivelse av antall eksemplarer i hvert format Side 3.-6

12 4. Fremdrift / planer 4. Fremdrift / planer 4.1 Tidsfrister Krav til tidsfrister skal fremgå av hver enkelt kontrakt som inngås. 4.2 Tidsplaner Det skal utarbeides tidsplaner som skal gi nødvendige opplysninger og dokumentasjon om de fremdriftsmessige varigheter, avhengigheter eller milepæler knyttet til aktivitetene i gjennomføringen av prosjektet. Tidsplanene skal utarbeides på to nivåer: 1. Hovedtidsplan 2. Produksjonsplaner Hovedtidsplan Hovedtidsplanen skal vise alle faser og viktige milepæler i gjennomføringen av prosjektet. Eventuelle milepælplaner for prosjektet skal innarbeides i hovedtidsplanen. Hovedtidsplanen skal omfatte: Alle prosjektets faser Alle prosesser i forhold til myndigheter/tillatelser Alle kontrakter med anskaffelsesprosesser for disse Prosjektleder er ansvarlig for utarbeidelse og vedlikehold av hovedtidsplan Produksjonsplaner Leverandøren skal utarbeide og vedlikeholde produksjonsplanen basert på Oppdragsgivers hovedtidsplan og definerte milepæler. Formålet med produksjonsplanen er å sikre koordinering av alle aktiviteter og å gi Oppdragsgiver mulighet til oppfølging av leveransen. Produksjonsplanen skal inneholde alle Leverandørens arbeider og skal vise følgende: Alle milepæler som er definert i Oppdragsgivers hovedtidsplan Hvilke aktiviteter som skal være ferdige før en milepæl anses oppnådd Overordnede aktiviteter fra Leverandørens detaljerte planer Start- og sluttdato for hver aktivitet Viktige grensesnitt Avhengigheter mellom aktiviteter og med angivelse av kritisk vei En rasjonell prosjektstruktur i form av en strukturert aktivitetsnedbryning Produksjonsplanen skal følge med Leverandørens tilbud. Senest 4 uker etter kontraktsinngåelse skal Leverandøren utarbeide en revidert og kvalitetssikret produksjonsplan hvor blant annet Oppdragsgivers eventuelle kommentarer fra kontraktsmøter er medtatt. Planen skal godkjennes av Oppdragsgiveren Revisjon av tidsplaner Dersom leveransen utvikler seg slik at produksjonsplanen og andre detaljerte planer ikke lenger reflekterer den måten leveransen vil bli utført på, skal planene revideres. En slik revisjon skal avtales med Oppdragsgiveren, som også har rett til å pålegge Leverandøren en Side 4.-1

13 4. Fremdrift / planer slik revisjon. De reviderte planene skal ikke tas i bruk som månedlig rapporteringsgrunnlag før dette er avtalt med Oppdragsgiveren. Oppdragsgiveren kan også kreve at Leverandøren utarbeider egne fremdriftsplaner for spesielle tilfeller som i en begrenset periode krever særlig oppmerksomhet, uten at Leverandøren kan kreve tilleggsbetaling. 4.3 Bemanningsplan Leverandøren skal etablere en bemanningsplan i form av et bemanningshistogram som viser hvor mange personer som skal delta i leveransen fra Leverandørens side. Histogrammet skal vise spesifisering av funksjonærer og timelønnede for både underleverandører og egen bemanning. Bemanningsplan sendes Oppdragsgiver senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. 4.4 Dokumentplan Leverandøren skal utarbeide og vedlikeholde en detaljert dokumentplan som inneholder alle dokumenter som Leverandøren er ansvarlig for og som angir fremdrift for produksjon og utgivelse. Av dokumentplanen skal det også fremkomme hvilke dokumenter, opplysninger og/eller andre bidrag som Oppdragsgiveren skal levere Leverandøren som grunnlag for dokumentproduksjonen, samt tidspunkt for slik levering. For prosjekteringskontrakter skal det utarbeides dokumentplaner som angir tegnings- og dokumentleveranser for de respektive aktiviteter og deloppgaver. For hvert dokument skal prosent fremdrift angis etter avtalte regler. Av dokumentplanen skal det også fremgå hvilke egenkontroller og tverrfaglige kontroller det enkelte dokument skal ha. Utførte kontroller skal utkvitteres. Oppdatert dokumentplan skal månedlig oversendes oppdragsgiver, sammen med leverandørrapporten. Dokumentplanen skal leveres senest 4 uker etter kontraktsinngåelse og skal godkjennes av Oppdragsgiver. Side 4.-2

14 5 Økonomi Versjon Økonomi 5.1 Økonomirutiner Økonomistyring ved Prognose For å sikre en riktig økonomisk styring av prosjektet og en entydig rapportering til porteføljeansvarlig og styringsgruppe benytter Oppdragsgiver økonomistyringsprogrammet Prognose. Kontraktsplanen i Prognose danner grunnlag for utarbeidelse av kontoplan og prosjektbudsjett. Kontraktsplanen skal til enhver tid være oppdatert i forhold til status på den enkelte kontrakt, krav om endringer og anviste fakturaer på kontrakten. Fordeling av fakturaer skal være oppdatert hver fredag. Betalingsplan pr år skal være oppdatert ved hver månedrapportering. Prosjektleder er ansvarlig for registrering og vedlikehold av Prognose Fakturering Nødvendige kontroller og registreringer for å klargjøre fakturaer for anvisning og utbetaling hos Oppdragsgiver skjer i forhold til TKL-rutine Aa "Fullmaktsinstruks" (vedlegges ikke). Leverandøren skal sende avdragsnota en gang pr. måned med kuttdato siste søndag i måneden. Avdragsnotaen skal være spesifisert på kontraktens mengdebærende poster og rundsummer. Før avdragsnota sendes skal fakturagrunnlaget i form av mengdeoppsett med eventuell nødvendig dokumentasjon forelegges Oppdragsgiverens representant eller hans byggeleder for signering som grunnlag for akontoutbetaling. Det skal sendes separat faktura, eventuell avdragsnota, for hver enkelt endringsordre. Fakturaer for endringer skal referere til angjeldende endringsnummer i henhold til endringsliste. Leverandøren skal fakturere etter gjeldende regler for mva. Ved usikkerhet om tolkning av reglene skal partene avklare dette før første faktura sendes. I oppdrag med usikker resulterende mva for den enkelte avdragsnota skal leverandøren fakturere en anslått mva sats og avregne nøyaktig mva ved sluttoppgjøret. Fakturaer skal sendes til: Bærum kommune Eiendom 1304 Sandvika Fakturaer skal merkes slik: Øystein Lindholm 10/21818 Gommerud skole ny elevkantine kontraktsnummer Fakturaer som ikke er korrekt merket, returneres uten unntak til avsender. Side 5.-1

15 6. Bilag Total kvalitetsledelse Bærum kommune Eiendom TKL Eiendom