PROSJEKT «Landås Matskogen turvei»

Transkript

1 Grønn Etat KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL I TILBUDSFORESPØRSEL OG KONKURRANSEREGLER PROSJEKT «Landås Matskogen turvei» ANSKAFFELSE AV GRUNNARBEID / TURVEI NOR BKSAK NS8406 Mal revidert

2 Prosjekt «Landås Matskogen turvei» Konkurranse hovedentreprise Dato: Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt Innbydelse Oppdragsgivers forbehold Lærlingeklausul Orientering om prosjektet og kontrakten Konkurranseform Kunngjøring Utforming av kontrakten Evaluering Konkurransegrunnlaget m.v Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring Tilbudskonferanse Tilbudet Tilbudets struktur Tilbudsbrev Tilbudsvedleggene Dokumentasjon på oppfylling av kvalifikasjonskrav Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Offentlighetsloven Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt eller -pakke... 9 SIDE NR.: 2 av 14

3 3.8 Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud Annet Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt Evalueringsmetode Underskrift Vedleggsnr Dokumentnavn Merknad I.1 Svardokument/ tilbudsskjema Vedlegg til utfylling av tilbyder I.2 Forpliktelseserklæring Vedlegg til utfylling av tilbyder I.3 Referanseliste Vedlegg til utfylling av tilbyder SIDE NR.: 3 av 14

4 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bergen kommune, Grønn etat innbyr med dette til konkurranse om kontrakt grunnarbeid /turvei (NOR ) i prosjektet «Landås Matskogen turvei» 1.2 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av politisk godkjennelse. Manglende godkjennelse med hensyn til finansiering eller andre forhold vil kunne medføre at konkurransen må avlyses. 1.3 Lærlingeklausul Utgår 1.4 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel A Orientering om prosjektet. 1.5 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. For denne anskaffelsen gjelder følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) i sin helhet Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Del I, Alminnelige bestemmelser og Del II under EØS-terskelverdi. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin ( Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8405:2008 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagte oppdragsbeskrivelse for prosjektet. 1.8 Evaluering Utgår 2 Konkurransegrunnlaget m.v. Konkurransegrunnlaget består av: SIDE NR.: 4 av 14

5 Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler Oppdragsbeskrivelse Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse i henhold til nedenstående bestemmelser Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt på følgende måte: dokumentene kan lastes ned fra Doffin 2.1 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon etc. skal han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Bergen kommune, Grønn Etat Att: Lillian Sharma Epost: Lillian.Sharma@bergen.kommune.no med kopi til gronn.etat@bergen.kommune.no Telefon: (Resepsjon ) Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Oppdragsgiver vil, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. SIDE NR.: 5 av 14

6 2.2 Tilbudsbefaring Tilbudsbefaring avholdes den: , kl Fremmøte: Parkeringsplass (Montana) i Johan Blytts vei Parkeringsplas s Johan Blytts vei Formålet med tilbudsbefaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktsarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra tilbudsbefaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. 2.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. SIDE NR.: 6 av 14

7 3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Tilbyder skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav iht. punkt 4 Dokumentasjon av tildelingskriteriene iht. punkt 5 Svardokumenter og tilbudsskjema Utfylt mengdebeskrivelse med enhetspriser 3.2 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik, alternative tilbud eller forbehold som gjelder for tilbudet. 3.3 Tilbudsvedleggene Dokumentasjon på oppfylling av kvalifikasjonskrav Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. I de tilfeller en tilbyder støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring. For at oppdragsgiveren skal kunne vurdere og vektlegge resurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer vedlegges tilbudet Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D Offentlighetsloven I henhold til Offentleglova av 19. mai 2006 vil protokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). Dersom det bes om innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, og denne plikten faller bort dersom det gis samtykke til at disse offentliggjøres, SIDE NR.: 7 av 14

8 kan den som ønsker innsyn kreve at den offentlige aktøren skal legge frem en forespørsel til den som taushetsplikten skal beskytte. Tilbyder bes om å angi i tilbudsbrevet om tilbudet inneholder opplysninger som blir ansett som forretningshemmeligheter, og eventuelt å beskrive tydelig i tilbudsbrevet hvilke opplysninger dette er. Saksbehandler må likevel alltid foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som skal unndras offentlighet, selv om tilbyder har gitt retningslinjer for hva de anser som dette. Noen opplysninger kan derimot være taushetspliktig uavhengig av samtykke, og i slike tilfeller plikter oppdragsgiver å unnta disse offentlighet. Som hovedregel er det kun opplysninger som fyller kravene til å nekte innsyn som kan unntas, ikke hele dokumentet som inneholder slike opplysninger. 3.4 Språk, format, kopier Byggherren ber om at tilbudet og alle innleverte vedlegg utformes på norsk. I den grad tilbyder allikevel velger å utforme deler av tilbudet på andre språk gjør oppdragsgiver oppmerksom på at dette kan lede til misforståelser under tilbudsvurderingen grunnet manglende forståelse av innlevert materiale. Dette kan da medføre avvisning grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav eller redusert poengsum ved evaluering av tilbud. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet, levert på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet i lesbart format (pdf eller tilsvarende). Den del av tilbudet som omhandler prosess-/mengdebeskrivelsen med enhetspriser, delsummer og sluttsum skal innleveres elektronisk i G-Prog format eller NS 3459 format. Tilbyder har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet er identiske. Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å velge hvilken versjon som legges til grunn ved evaluering av tilbudet. 3.5 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Bergen kommune Grønn Etat Neumanns gate1, 5. etasje (Ekspedisjonen) 5020 Bergen Åpningstid: Man-Fredag kl SIDE NR.: 8 av 14

9 3.6 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt besøksadresse, innen følgende frist: Kl den Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud prosjekt NOR Landås Matskogen turvei 3.8 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder inntil 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 3.9 Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet Alternative tilbud Det er ikke anledning å inngi alternative tilbud i denne konkurransen 3.11 Deltilbud Det er ikke anledning å inngi deltilbud i denne konkurransen SIDE NR.: 9 av 14

10 3.12 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registeringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Vedlegg 1.2 Tekniske og faglige Foretaket skal ha erfaring fra lignende Foretakets relevante oppdrag fra de siste fem årene, utfylt i vedlagte mal Vedlegg 1.3 SIDE NR.: 10 av 14

11 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud kvalifikasjoner oppdrag. for referanseliste. Foretaket skal ha systemer for kvalitetsstyring Tilbudt organisasjon og personell skal ha en tilfredsstillende kompetanse og evne til å gjennomføre kontrakten. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt og vedlagte mal. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten, en beskrivelse av når og hvordan systemet er implementert i firmaet og hvor ofte systemet blir oppdatert samt en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten Oversikt over tilbudt personell i de ulike nøkkelposisjonene for dette oppdraget. CV for tilbudt nøkkelpersonell. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse Vedlegg 1.4 Svardokumentet Vedlegg 1.5 SIDE NR.: 11 av 14

12 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt og vedlagte mal. SIDE NR.: 12 av 14

13 5 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har den laveste prisen. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris - totalpris inkl. - timepriser - påslagsprosent 100 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema i svardokumentet med opplysninger om totalpris, timesatser, påslagsfaktorer og evt. opsjoner. Utfylt mengdebeskrivelse med opplysning om enhetspriser. Tilbudsbrev Svardokumentet 5.1 Evalueringsmetode På hvert av kriteriene vil tilbudene bli gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er beste karakter. Det beste tilbudet vil bli tildelt maksimal poengsum. Dersom tilbyder ikke har besvart eller levert dokumentasjon på et kriterium vil dette medføre tildeling av null poeng. Kvalitative kriterier gis poeng etter beste skjønn. For øvrige kriteriet beregnes det et nedtrekk i forhold til maksimal poengsum som tilsvarer avvik i prosent fra det beste pristilbudet (lineær metode). 100 % nedtrekk eller mer gir null poeng. Negative poeng benyttes ikke. Poengene blir deretter multiplisert med det angitte vekttallet, og disse vektede poengene summeres. Den tilbyder som har den høyeste poengsummen sammenlagt, vil bli tildelt kontrakt. SIDE NR.: 13 av 14

14 6 Underskrift Bergen, den Bergen kommune, Grønn Etat Rune Hesjedal Seksjonsleder Lillian Sharma prosjektleder SIDE NR.: 14 av 14