TKL Eiendom KONKURRANSE MED FORHANDLINGER I TO TRINN - TOTALENTREPRISE DEL 1: KVALIFIKASJONSGRUNNLAG. Total kvalitetsledelse Bærum kommune Eiendom

Transkript

1 KONKURRANSE MED FORHANDLINGER I TO TRINN - TOTALENTREPRISE DEL 1: KVALIFIKASJONSGRUNNLAG AVVIK GJELDER FRA: AVVIK SIDE NR.: 1 av 15 KONKURRANSE MED FORHANDLINGER I TO TRINN TOTALENTREPRISE DEL I: KVALIFIKASJONSGRUNNLAG PROSJEKTNR./NAVN: 11/ Ramstad skole - byggeprosjekt varmepumpe

2 Innholdsfortegnelse SIDE NR.: 2 av 15 1 Innledning - generelt Innbydelse Om oppdragsgiver Orientering om prosjektet og kontrakten Prosedyreform og kunngjøring Utforming av kontrakten Kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Søknad om deltagelse Søknadens struktur Språk, format, kopier Dokumentasjon Offentlighetsloven Adresse for levering av søknad Søknadsfrist- frist for levering av søknad Søknadskonvolutt eller -pakke Annet Kvalifikasjoner Utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen Orientering om konkurransefasen Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen:... 13

3 SIDE NR.: 3 av 15 7 Underskrift

4 SIDE NR.: 4 av 15 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bærum kommune innbyr med dette til prekvalifisering til konkurranse om kontrakt (nr og navn) i prosjektet 11/ Ramstad skole - byggeprosjekt varmepumpe 1.2 Om oppdragsgiver Bærum kommune ved er byggherre i prosjektet. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Prosjektets navn er: 11/ Ramstad skole - byggeprosjekt varmepumpe Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering eller godkjenning. Ramstad skole sto ferdig i 1963 og er blant de mest energikrevende byggene til Bærum kommune, da det også inneholder en svømmehall og en gymsal med tilhørende garderobe- og dusjfasiliteter. Fram til nå har oppvarming bestått av en kombinasjon av olje- og El-kjeler. Som følge av at Bærum kommune har besluttet å utfase alle oljekjeler, samt at tanken til oljekjelen er ødelagt, var det naturlig å vurdere andre løsninger. På bakgrunn av dette har vi kommet fram til at det med mindre ombygginger i fyrrommet, samt mindre endringer på oppvarmingssystemet, vil være lønnsomt å investere i en varmepumpeløsning. Løsningen som blir skissert i funksjonsbeskrivelsen, vedlegg til denne konkurranses del II, er et varmepumpeanlegg på til sammen 450 kw, med tilhørende energibrønner. Som spiss- og reservelast brukes elektrisitet. Oppdraget vil bli gjennomført som en totalentreprise etter NS 3431, med der tilhørende presiseringer.

5 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. SIDE NR.: 5 av 15 Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i to trinn etter forskriftens del I og II. Prosedyren består av en prekvalifiseringsfase og en konkurransefase. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 3431 med s endringsbestemmelser. Oppdragsbeskrivelse med underliggende kontraktsbestemmelser er en del av tilbudsgrunnlaget som vil bli sendt ut til de prekvalifiserte søkerne. Det gjøres spesielt oppmerksom på at også for utenlandske leverandører gjelder at sikkerhetsstillelse jf NS 3431 pkt 18 skal stilles av norsk garantist. 2 Kvalifikasjonsgrunnlaget 2.1 Kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsrunnlaget består av: 1. Dette dokumentet (Kvalifikasjonsgrunnlaget) 2. 1: Forpliktelseserklæring Kvalifikasjonsgrunnlaget utleveres vederlagsfritt - dokumentene ligger på Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget. Dersom søker finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som søkeren ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om prekvalifiseringsgrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes til: 1304 Sandvika Att: Karl Kristian Mørch

6 Epost: TLF: SIDE NR.: 6 av 15 Forespørsel skal fremsettes i god tid før søknadsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr. telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før søknadsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om søknadsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3 Søknad om deltagelse 3.1 Søknadens struktur Søker skal ved utarbeidelsen av sin søknad organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Søknad Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav iht. punkt Språk, format, kopier Søknad om deltagelse og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Søknad skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar av søknad i papir 2. En kopi av hele søknaden hvor eventuelle taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. 3. En usladdet elektronisk versjon av hele søknaden innlevert på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet. Søknad skal hulles og settes i ringperm/hefte. Søknadsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene skal settes inn som vedlegg til søknadsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg.

7 3.3 Dokumentasjon SIDE NR.: 7 av 15 Som vedlegg til søknaden skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr Søkere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og søker vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 vises det til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd. 3.4 Offentlighetsloven I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anskaffelsesprotokollen og innkommende søknad være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). 3.5 Adresse for levering av søknad Søknad skal sendes pr. post eller leveres på til oppdragsgivers besøksadresse. Adresse for levering av søknad med bud (besøksadresse): Kommunegården 4.etasje, Arnold Haukelands plass 10, Sandvika

8 SIDE NR.: 8 av 15 Adresse for levering av søknad pr. post (Postadresse): Bærum kommune 1304 Sandvika Att: Karl Kristian Mørch 3.6 Søknadsfrist - frist for levering av søknad Søknad skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl den 18. oktober Søknadskonvolutt eller -pakke Søknad skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før formell åpning av søknader foretas. Søknad skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av søknad) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Søknad kvalifisering prosjekt 11/ Ramstad skole - byggeprosjekt varmepumpe 3.8 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere søknad må bæres av søker. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen.

9 SIDE NR.: 9 av 15 Søknad om deltagelse skal bestå av den dokumentasjon som fremgår av pkt.3 og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registreringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. 1.2 Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). 1.3 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine

10 forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. SIDE NR.: 10 av 15 Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. ( 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner i forhold til denne kontrakten Foretakets relevante leveranser de siste 5 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker - foretak og referansepersoner må oppgis. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3. og vedlagte mal. 1.6

11 Et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Det kreves kvalifikasjoner tilsvarende tiltaksklasse 2 eller bedre Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten, en beskrivelse av når og hvordan systemet er implementert i firmaet og hvor ofte systemet blir oppdatert/revidert en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten Sentral godkjenning for de aktuelle arbeidene, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle arbeidene. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3 og vedlagte mal SIDE NR.: 11 av Tilbudt organisasjon og personell skal ha en tilfredsstillende kompetanse og evne til å gjennomføre kontrakten. Nøkkelpersonell skal Organisasjonsplan for oppdraget som viser tilbudt personell i de ulike nøkkelposisjonene d.v.s. ledelsen i prosjektet ned til anleggsleder CV for tilbudt nøkkelpersonell i 1.9

12 snakke og skrive godt norsk organisasjonsplanen. Av CV skal det fremgå erfaring, alder, utdannelse, språkkunnskaper, relevante referanseoppdrag og hvilken rolle vedkommende har hatt i disse oppdragene. Entreprenøren skal være hovedbedrift/sha-koordinator og relevant kompetanse skal fremgå av CV. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3 og vedlagte mal SIDE NR.: 12 av Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) (2) eller (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 11-10(3) eller 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA (2) og (2), vil bli avvist. Leverandører som tildeles kontrakt vil bli bedt om å signere egenerklæring i forbindelse med de ovennevnte punkter.

13 SIDE NR.: 13 av 15 5 Utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen Blant de kvalifiserte tilbyderne vil det bli valgt ut 3-5 deltagere som inviteres til å inngi tilbud i konkurransefasen. Utvelgelse vil skje på bakgrunn av best of prinsippet. Dette innebærer at oppdragsgiver ser nærmere på søkernes dokumenterte kvalifikasjoner knyttet til: - Tekniske og faglige kvalifikasjoner og - Økonomisk og finansiell stilling - Teknisk og faglig kompetanse hos leverandør og på tilbudt mannskap som blir tilbudt vil vurderes særskilt. - De best rangerte søkerne, jf. ovennevnte kriterie(r), vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransefasen. 6 Orientering om konkurransefasen Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen: Planlagt uke Aktivitet 18. oktober Frist for forespørsel om deltakelse Uke 42 Uke 42/43 Uke 43 Evaluering av kvalifikasjon og utvelgelse av leverandører Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud Tilbudskonferanse/befaring 15. november Tilbudsfrist Uke 46 Uke og 22. nov. Uke 48 Uke 48 Tilbudsåpning Tilbudsevaluering Forhandlinger - kvalifiserte innbudte deltakere må sette av disse to dagene. Valg av tilbud Utsendelse av tildelingsbrev

14 Uke 50 Klagefrist SIDE NR.: 14 av 15 Uke 50 Antatt februar 2012 Juni 2012 August 2012 Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Teknisk ferdigbefaring Delovertagelse August 2012 august 2013 Prøvedriftsperiode 7 Underskrift Sandvika, den 3. oktober 2011 Karl Kristian Mørch Prosjektleder 8 3. Forpliktelseserklæring

15 SIDE NR.: 15 av 15 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner