ETAT FOR EIENDOM KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL I TILBUDSFORESPØRSEL OG KONKURRANSEREGLER

Transkript

1 ETAT FOR EIENDOM KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL I TILBUDSFORESPØRSEL OG KONKURRANSEREGLER ANSKAFFELSE AV TILSTANDSANALYSER, 11 SKOLEANLEGG MED UNDERBRUK

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt Innbydelse Oppdragsgivers forbehold Orientering om prosjektet og kontrakten Konkurranseform Kunngjøring Utforming av kontrakten Evaluering Konkurransegrunnlaget m.v Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring Tilbudskonferanse Tilbudet Generelt Fastpris: Timepriser: Reisekostnader Tilbudets struktur Tilbudsbrev Svardokumenter Tilbudsvedleggene Dokumentasjon av oppfylling av dokumentasjonskrav Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet... 8 SIDE NR.: 2 av 15

3 3.5.3 Offentlighetsloven Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt eller -pakke Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud Annet Kvalifikasjoner Generelt Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt Evalueringsmetode Underskrift Vedleggsnr Dokumentnavn Merknad I.1 Svardokument/ tilbudsskjema Vedlegg til utfylling av tilbyder I.2 Evalueringsskjema av leverandør Vedlegg til informasjon I.3 Referanseliste Vedlegg til utfylling av tilbyder I.4 Kontraktutkast Vedlegg til informasjon SIDE NR.: 3 av 15

4 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bergen kommune, Etat for eiendom innbyr med dette til åpen anbudskonkurranse om oppdrag med tilstandsvurdering i 2012 for 11 skoleanlegg med anbefaling om tiltaksplan. Tilstandsvurderingen baserer seg på NS 3424:2012 Tilstandsanalyse av byggverk nivå 2 og skal gjennomføres på Bergen kommune sine maler og anvisninger. 1.2 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av politisk/administrativ godkjennelse. Manglende godkjennelse med hensyn til finansiering eller andre forhold vil kunne medføre at konkurransen må avlyses. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel A Orientering om prosjektet. 1.4 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. For denne anskaffelsen gjelder følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) i sin helhet Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Del I, Alminnelige bestemmelser og Del II under EØS-terskelverdi 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin ( Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8401:2010 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagte oppdragsbeskrivelse for prosjektet. 1.7 Evaluering Evalueringsskjema vedlagt konkurransegrunnlaget vil bli brukt til å evaluere leveransen etter endt oppdrag. Det utfylte evalueringsskjema vil bli sendt til leverandøren til orientering, og for eventuelle kommentarer. Utfylt skjema vil, sammen med eventuelle kommentarer, bli arkivert hos oppdragsgiver for bruk i fremtidige anskaffelser SIDE NR.: 4 av 15

5 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Del I: Tilbudsforespørselen og konkurranseregler Del II: Oppdragsbeskrivelse Vedlegg til konkurransegrunnlaget, opplistet i innholdsfortegnelsen Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse i henhold til nedenstående bestemmelser. Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt på følgende måte: Dokumentene er lagt ut på Doffin Spørsmål og svar kunngjøres på Doffin iht nedenfornevnte pkt 2.2 og Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon etc. skal han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Bergen kommune, Etat for eiendom Att: Eirik Lekven/Knut Folkestad Epost: bkb@bergen.kommune.no Telefon: Forespørsel skal fremsettes skriftlig i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 8. oktober. Oppdragsgiver vil, senest 5 dager før tilbudsfristens utløp, sende ut skriftlig meddelelse på Doffin hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 2.3 Tilbudsbefaring Tilbudsbefaring vil ikke avholdes. 2.4 Tilbudskonferanse Tilbudskonferanse avholdes fredag 5.oktober kl Av hensyn til møteromskapasitet bes interesserte tilbydere forhåndspåmelde seg snarest innen 4. oktober til eirik.lekven@bergen.kommune.no Fremmøte: Etat for Eiendom, Allehelgensgt 2, 5016 Bergen, 6. etg I tilbudskonferansen vil det bli redegjort nærmere for oppdraget, og tilbyderne får anledning til å stille spørsmål. SIDE NR.: 5 av 15

6 Det vil bli ført referat fra tilbudskonferansen. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under konferansen, vil spørsmål og svar inntas i referatet forutsatt at det noe å referere. Referatet vil bli distribuert på Doffin.no. Referatet vil være en del av konkurransegrunnlaget. SIDE NR.: 6 av 15

7 3 Tilbudet 3.1 Generelt Fastpris: Tilbudet skal gis som fast pris uten gjenstand for prisregulering som følge av endringer i lønninger, priser og sosiale utgifter. Honoraret skal dekke rådgivers samlede ytelser inkl. alle møter, reiser innenfor og utenfor Bergen kommune, porto, telefon, internkopiering, sekretariat og andre biutgifter. Tilbyder skal prise deloppdrag og hvert skoleanlegg Timepriser: Tilbudet skal gis som fastpris, men Tilbyder skal likevel spesifisere sine timepriser for oppdraget. Ved evt. tilleggsarbeider, skal de oppgitte timeprisene benyttes. Timepriser vil ikke reguleres Reisekostnader Reisekostnader skal inngå i Tilbudets fastpris. 3.2 Tilbudets struktur Tilbyder skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Svardokument inkl. tilbudsskjema Tilbudsvedleggene 3.3 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik, eller forbehold som gjelder for tilbudet. 3.4 Svardokumenter Svardokument inkl. tilbudsskjema skal leveres utfylt og signert. Mangelfull utfylling av dette dokument, kan medføre avvising av tilbudet Svardokument, jfr. kap. D.1 i Del II 3.5 Tilbudsvedleggene Dokumentasjon av oppfylling av dokumentasjonskrav Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. I de tilfeller en tilbyder støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring. For at oppdragsgiveren SIDE NR.: 7 av 15

8 skal kunne vurdere og vektlegge ressurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer vedlegges tilbudet Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D Offentlighetsloven I henhold til Offentleglova av 19. mai 2006 vil protokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks timepriser og prissetting av delhonorar, men ikke totalprisen.) Dersom det bes om innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, og denne plikten faller bort dersom det gis samtykke til at disse offentliggjøres, kan den som ønsker innsyn kreve at den offentlige aktøren skal legge frem en forespørsel til den som taushetsplikten skal beskytte. Tilbyder bes om å angi i tilbudsbrevet om tilbudet inneholder opplysninger som blir ansett som forretningshemmeligheter, og eventuelt å beskrive tydelig i tilbudsbrevet hvilke opplysninger dette er. Saksbehandler må likevel alltid foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som skal unndras offentlighet, selv om tilbyder har gitt retningslinjer for hva de anser som dette. Noen opplysninger kan derimot være taushetspliktig uavhengig av samtykke, og i slike tilfeller plikter oppdragsgiver å unnta disse offentlighet. Som hovedregel er det kun opplysninger som fyller kravene til å nekte innsyn som kan unntas, ikke hele dokumentet som inneholder slike opplysninger. 3.6 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg utformes på norsk. I den grad tilbyder allikevel velger å utforme deler av tilbudet på andre språk gjør oppdragsgiver oppmerksom på at dette kan lede til misforståelser under tilbudsvurderingen grunnet manglende forståelse av innlevert materiale. Dette kan da medføre avvisning grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav eller redusert poengsum ved evaluering av tilbud. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir SIDE NR.: 8 av 15

9 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet, levert på minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet i lesbart format (*. pdf eller tilsvarende). Tilbyder har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet er identiske. Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å velge hvilken versjon som legges til grunn ved evaluering av tilbudet. 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Bergen kommune Etat for eiendom Allehelgens gate 2, 6 etg (Ekspedisjonen) 5016 Bergen 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt besøksadresse, innen følgende frist: Kl den 16. oktober Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet). Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud Tilstandsanalyser 2012, 11 skoleanlegg 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder inntil 31.januar Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. SIDE NR.: 9 av 15

10 Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet Alternative tilbud Det er ikke anledning å inngi alternative tilbud i denne konkurransen 3.13 Deltilbud Oppdraget om å utarbeide tilstandsanalyser for 11 skoleanlegg er delt inn i 3 pakker, hvor er anledning å inngi tilbud på en, to eller alle pakkene med skoleanlegg. Det er ikke anledning å gi inn tilbud på deler av en pakke eller deler av flere pakker. Det er forutsatt at oppstart og leveringstidspunkt er likt for alle pakker dersom disse tildeles til én Tilbyder. For nærmere beskrivelse av oppdraget, se konkurransegrunnlagets pkt. A Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. SIDE NR.: 10 av 15

11 4 Kvalifikasjoner 4.1 Generelt For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registeringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders Vedlegg 1.2 Vedlegg 1.3 SIDE NR.: 11 av 15

12 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Utfylt og undertegnet SHAegenerklæring Vedlegg 1.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha kompetanse og erfaring innen tilstandsvurdering av større næringsbygg/ eller større skoleanlegg Foretakets relevante oppdrag fra de siste 3 år, utfylt i vedlagte mal. Oppdrag som har sin garantitid innenfor de siste 3 år, vil også være relevante. Referanser skal oppgis. Vedlegg 1.5 SIDE NR.: 12 av 15

13 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Oppdragsgiver vil tildele hver av deloppdragene ut fra det som gir det mest økonomisk fordelaktige tilbudet. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. A: Kriterier B: Vekt Pris Totalpris inkl. reisekostnader og opsjoner 30 % C: Grunnlag D: Del av tilbud Utfylt tilbudsskjema i svardokumentet med opplysninger om fastpris, timesatser, og reisekostnader. Alle reiser skal inkluderes i fastpris. Tilbudsskjema Kvalitet Tilbudte personells dokumenterte erfaring og kompetanse fra gjennomføring av relevante oppdrag. Tverrfaglig kompetanse vil bli spesielt vektlagt. Det legges spesielt vekt på at tilbudte ressurser har erfaring fra tilstandsvurdering av skoleanlegg og 30 % CV for sentrale medarbeidere i prosjektet. CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag som er relevante for dette oppdraget. Det vil ikke være anledning til å bytte ut tilbudte medarbeidere i prosjektets levetid uten at dette godkjennes av oppdragsgiver. Evt. nytt tilbudt personell skal minst ha samme (eller bedre) relevant kompetanse. Vedlegg 2.1 SIDE NR.: 13 av 15

14 A: Kriterier B: Vekt vurderinger/ anbefalinger om nødvendige tiltak og omfang av dette. C: Grunnlag D: Del av tilbud Leveringstilpasning 40 % Absoluttfrist med hensyn på krav til levering av rapporter er angitt i del 2 i konkurransegrunnlaget. Dersom tilbyder kan garantere raskere rapportlevering enn minstekravet, vil det telle positivt ved tildeling av kontrakt. Tilbudsskjema 5.2 Evalueringsmetode På hvert av kriteriene vil tilbudene bli gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er beste karakter. Det beste tilbudet vil bli tildelt maksimal poengsum. Dersom tilbyder ikke har besvart eller levert dokumentasjon på et kriterium vil dette medføre tildeling av null poeng. Kvalitative kriterier gis poeng etter beste skjønn. Poengene på øvrige kriterier vil bli beregnet etter formelen 10xPb /P e der P e er det kriteriet som evalueres og P b er det beste (laveste) tilbudet på dette kriteriet. (Forholdsmessig metode.) Poengene blir deretter multiplisert med det angitte vekttallet, og disse vektede poengene summeres. Den tilbyder som har den høyeste poengsummen sammenlagt, vil bli tildelt kontrakt. SIDE NR.: 14 av 15

15