5470 Varmepumpe i administrasjonsbygg

Transkript

1 Gjerdrum kommune Eiendomsforvaltningen TILBUDSFORESPØRSEL OM PROSJEKTERING AV VARMEPUMPE 5470 Varmepumpe i administrasjonsbygg April 2014

2 Innholdsfortegnelse Side 2 av 14 1 Innledning Innbydelse Om oppdragsgiver Om prosjektet og oppdraget Om prosjektet Om oppdraget Varmepumpeveileder Framdrift Prosedyreform og kunngjøring Utforming av kontrakten Konkurransegrunnlaget m.v Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudet Tilbudsbrev og vedlegg Dokumentasjon Offentlighetsloven Språk, format, kopier Levering av tilbud Levering per post Levering med bud Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Leveringsform Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud Annet Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt Evalueringsmodell Kvantitative kriterier (pris) Kvalitative kriterier (kvalitet og oppgaveforståelse) Evalueringsmatrise Kontraktsbestemmelser Alminnelige kontraktsbestemmelser Supplerende kontraktsbestemmelser Rettigheter til prosjektmaterialet Endringer Pris for oppdraget Avtaledokument Skifte av rådgiver / medarbeider Underskrift Vedlegg... 14

3 1 Innledning Side 3 av Innbydelse Oppdragsgiver innbyr med dette til konkurranse om kontrakt om prosjektering av varmepumpe for Gjerdrum kommune sitt administrasjonsbygg. 1.2 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver: Gjerdrum kommune v/eiendomsforvaltningen Web-adresse: Postadresse: Postboks 10, 2024 Gjerdrum Fakturaadresse: Gjerdrum kommune fakturamottak, Postboks 10, 2024 Gjerdrum Besøksadresse: Gjerivegen 1, 2022 Gjerdrum Prosjektleder: Tom Foss, telefon: / Om prosjektet og oppdraget Om prosjektet Gjerdrum kommune skal avvikle eksisterende oljebasert varmeanlegg i kommunehuset og erstatte dette med en kombinasjon av væske/vann varmepumpe og elektrisitet eller biodiesel. Bygningen består av to fløyer med forskjellige byggeår, hvor den nyeste fløya er fra år I denne fløya er det et lavtemperert anlegg. I den eldste fløya er det et gammelt tradisjonelt 80/70 anlegg, dvs. 80 grader på tur temperatur og 70 grader på retur. Vi forutsetter at dette anlegget kan beholdes inntil videre og at ny varmepumpe må ta høyde for dette. Pumper, blandeventiler og regulatorer ble skiftet i 2009, samtidig med ny automatikk. Det er foretatt prøveboring. Se vedlagt rapport Om oppdraget Det skal gis tilbud på prosjektering av varmepumpe basert på væske/vann, med tilpasning og integrering av tilhørende, eksisterende systemer som luftbehandlingsanlegg m.m. Rådgiveren bør i inneha følgende bakgrunn: Ingeniør-/sivilingeniørutdannelse om varmepumpe-, kulde- og VVS-teknikk. Prosjektert og fulgt opp flere tilsvarende anlegg, som er realisert og som fungerer som prosjektert. Kjenne godt til relevante lover, forskrifter, standarder og normer, herunder prosjektering, produksjon, installasjon, drift og vedlikehold av varmepumper med tilhørende systemer. Være godt orientert og oppdatert innenfor varmepumpeteknikk og tilhørende systemer. Kunne fremvise fyldig dokumentasjon for tidligere relevant utført arbeid. Ha sentral godkjennelse innenfor relevante klasser og funksjoner i henhold til Plan- og bygningsloven.

4 Side 4 av 14 Installasjonen forutsettes gjennomført som én leveranse med en kontrakt Varmepumpeveileder All prosjektering skal gjennomføres i henhold til vedlagt Varmepumpeveileder fra Statsbygg Framdrift Prosjektering, tilbudsforespørsel, valg av tilbyder og inngåelse av avtale forutsettes gjennomført i løpet av 2. kvartal Anlegget/installasjonene forutsettes gjennomført i løpet av 3. kvartal Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som direkte anskaffelse, men etter konkurranse. Konkurransen kunngjøres som frivillig kunngjøring i Doffin. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for utførelse av prosjekteringsoppdrag, med de endringer som fremgår av de spesielle kontraktsbestemmelsene i punkt 6. Som kontraktsformular benyttes Byggblankett 8401 Formular for kontrakt om prosjekteringsoppdrag. 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med tilhørende vedlegg. Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Gjerdrum kommune v/eiendomsforvaltningen Postboks 10, 2024 Gjerdrum Att: Tom Foss E-post: postmottak@gjerdrum.kommune.no/ tom.foss@gjerdrum.kommune.no Telefon: / Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før

5 Side 5 av 14 tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsbrev og vedlegg Dokumentasjon Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i punkt 4 og 5, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). For at Oppdragsgiver skal kunne vurdere og vektlegge resurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer, som beskrevet i forskriften, vedlegges tilbudet Offentlighetsloven I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). 3.2 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir. 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet.

6 Side 6 av En versjon i papir hvor taushetsbelagte opplysninger jfr er sladdet. Dette gjelder tilbudsbrev og tilbudsskjema og evt. andre dokumenter som skal unntas. Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm/hefte. Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 og 5 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. 3.3 Levering av tilbud Levering per post Gjerdrum kommune v/eiendomsforvaltningen Postboks 10, 2024 Gjerdrum Att: Tom Foss Levering med bud Gjerdrum kommune v/eiendomsforvaltningen Gjerivegen 1, 2022 Gjerdrum Att: Tom Foss 3.4 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen kl 1200 den 5. mai Leveringsform Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet). Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: «Tilbud 5470 Varmepumpe i administrasjonsbygg» 3.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 3.7 Forbehold og avvik Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment

7 å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Side 7 av 14 Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 3.9 Deltilbud Det er ikke anledning til å inngi deltilbud Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. 4 Kvalifikasjoner Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene ut fra den fremlagte dokumentasjon. Der leverandøren ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørers kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne:

8 Side 8 av 14 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Vedlegg 1.2 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). Vedlegg 1.3 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. ( Vedlegg 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten - Årsregnskap for de siste 3 regnskapsår som inkluderer styrets årsberetning, resultatregnskap, balansen, noter, og revisjonsberetning. Vedlegg 1.5 Og/eller - Kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon.

9 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon, for eksempel erklæring fra finansinstitusjon om selvskyldnerkausjon. Side 9 av 14 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren (som firma) skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder bes om å redegjøre for firmaets relevante erfaring med tilsvarende oppdrag. Det bes om en oversikt over arbeider som er utført i løpet av de siste 5 år med relevans til tjenesteytelsen inkludert verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. Kun prosjekter som er relevante for denne anskaffelsen skal medtas. Vedlegg 1.6 Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne. Det skal gis en kort overordnet beskrivelse av virksomheten, organisering og kjernekompetanse relatert til denne anskaffelsen. Vedlegg 1.7 Ved bruk av underleverandører må dette beskrives, samt dokumentere at leverandøren reelt råder over disse med en forpliktelseserklæring eller samarbeidsavtale. Det skal også leveres inn skatteattester og HMS egenerklæring for eventuelle underleverandører. Oppdragsgiver skal uansett bare forholde seg til én leverandør. Leverandøren vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelse som for sine egne ytelser. Kvalifikasjonskravene som stilles gjelder firmaet som helhet og om leverandøren anses egnet til å levere tjenesten. Kvalitetsvurderingen ved tildelingen (punkt 5 Tildeling av kontrakt) gjelder tilbudt kompetanse og oppgaveforståelse av oppdraget og avgjør hvilket av tilbudene som anses best.

10 5 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Side 10 av 14 Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris Samlet pris 30 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev. Tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema i henhold til vedlegg 2. Vedlegg 2.1 Kvalitet Tilbudte personers dokumenterte erfaring og kompetanse fra gjennomføring og resultat oppnådd for relevante oppdrag. Oppdragsforståelse 50 % CV-er og redegjørelser for de personer som skal utføre oppdraget. Av CV-ene skal det tydelig fremgå: Formell utdannelse. Relevant arbeidserfaring med angivelse av rolle og oppgave i konkrete prosjekter, herunder prosjektets varighet, verdi og oppdragsgiver. Tilbudt kompetanse (formal- og realkompetanse) vil være av betydning for hvilken kvalitet oppdragsgiver kan forvente med hensyn til tjenesten som tilbys. Vedlegg 2.2 Utførelse av oppdraget 20 % Redegjørelse for hvordan den aktuelle tilbyder ser for seg å utføre oppdraget. Herunder hvordan leverandøren vil kvalitetssikre gjennomføringen av leveransen. Kvalitetssikring; Leverandøren skal også inneha og dokumentere, et aktivt og tilpasset kvalitetssikringssystem som ivaretar den funksjon leverandøren skal ivareta inn i leveransen. Vedlegg 2.3

11 Side 11 av Evalueringsmodell Oppdragsgiver benytter en evalueringsmodell der alle tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene (pris, kvalitet og oppgaveforståelse). Den gitte poengscoren til hvert enkelt kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt (%). De vektede poengscorene summeres og leverandøren med høyest total poengscore er vinner av konkurransen Kvantitative kriterier (pris) Med kvantitative (målbare) kriterier menes kriterier hvor svarene uten videre kan ses i forhold til hverandre uten bruk av skjønnsmessige vurderinger. Det gis poengscore på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det beste (laveste pris) tilbudet for dette kriteriet oppnår høyeste poengscore (10). De øvrige tilbud får poengscore ut i fra en forholdsmessig metode, hvor: Poengscore = 10xPb/Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris Kvalitative kriterier (kvalitet og oppgaveforståelse) Med kvalitative kriterier menes kriterier der sammenligningen og evalueringen av tilbudene skjer skjønnsmessig. Det gis poengscore på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår høyeste poengscore (10). De øvrige tilbud får poengscore ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet Evalueringsmatrise Når alle tilbudene er evaluert og poengscore fastsatt, konsolideres vurderingene i et samlet oppsett. Oppsettet synliggjør alle kriterier, den relative vekten for hvert kriterium, poeng og vektede poeng for alle kvalifiserte tilbud. Eksempel på evalueringsmatrise: Kriterium Vekt Leverandør 1 Leverandør 2 Poeng Vektet poeng Poeng Vektet poeng Pris 40 % 10 4,0 8 3,2 Kvalitet 40 % 7 2,8 10 4,0 Oppgaveforståelse 20 % 10 2,0 9 1,8 Total 100 % 8,8 9,0

12 6 Kontraktsbestemmelser Side 12 av Alminnelige kontraktsbestemmelser NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag skal gjelde med de suppleringer som følge av bestemmelser i pkt Supplerende kontraktsbestemmelser Ved de supplerende bestemmelsene som knytter seg til et bestemt punkt i NS 8401, er dette angitt i parentes Rettigheter til prosjektmaterialet (6.1) Endring: I andre punktum erstattes ordet eller med og. Etter andre punktum settes inn følgende punktum: Elektronisk lagret materiale skal oppdragsgiver kunne arbeide videre med Endringer (10.2) Endring: Oppdragsgiver stiller ikke sikkerhet Pris for oppdraget (15.1) Tillegg: Den prosjekterende skal tilby fast pris for oppdraget. Jfr. Tilbudsskjemaet Avtaledokument NBR Blankett 8401 formular for kontrakt om prosjekteringsoppdrag skal benyttes som avtaledokument Skifte av rådgiver / medarbeider Leverandør kan ikke skifte saksbehandler/rådgiver uten oppdragsgivers samtykke. Slutter vedkommende saksbehandler/rådgiver eller blir denne skiftet ut, skal leverandøren tilby en annen person med samme kompetanse til samme pris.

13 7 Underskrift Side 13 av 14 Gjerdrum, 11. april 2014 Tom Foss Prosjektleder

14 8 Vedlegg Side 14 av 14 V1 Forpliktelseserklæring V2 Tilbudsskjema V3 HMS egenerklæring V4 Varmepumpeveileder fra Statsbygg V5 Utredning av varmepumpeløsning V6 Plan u.etg V7 Plan 1.etg V8 Plan 2.etg V9 Bilder