Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for utførelse av: Kontorer plan 2 - Storhaugen

Transkript

1 SIDE NR.: 1 av 12 Kristiansund kommune Eiendomsdrift Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for utførelse av: Kontorer plan 2 - Storhaugen Tilbudsfrist : , kl

2 Innholdsfortegnelse SIDE NR.: 2 av 12 1 Innledning - generelt Innbydelse Om oppdragsgiver Orientering om prosjektet og kontrakten Prosedyreform og kunngjøring Utforming av kontrakten Konkurransegrunnlaget m.v Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Informasjonsmøte og befaring Tilbudet Tilbudsbrev Tilbudsvedleggene Dokumentasjon Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Offentlighetsloven Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse)... 7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt eller -pakke Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud... 8

3 SIDE NR.: 3 av Annet Tilbudets utforming Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt

4 1 Innledning - generelt SIDE NR.: 4 av Innbydelse Oppdragsgiver ønsker tilbud på ombygging/rehabilitering av eksisterende plan 2 på Storhaugen i Kristiansund. Lokalisering er vist på vedlagte situasjonsplan. 1.2 Om oppdragsgiver Eiendomsdrift er en administrativ enhet i Kristiansund kommune som er ansvarlig for bygging, drift og vedlikehold av kommunens bygningsmasse og i tillegg er prosjektansvarlig for de beskrevne byggearbeidene. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Oppdragsgiver skal bygge rehabilitere kontorene på plan 2, samt skifte ut det elektriske anlegget og etablere nytt ventilasjonsanlegg. En mer detaljert beskrivelse er tatt inn i vedlegg 1 Funksjonsbeskrivelse. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering eller godkjenning. 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlig anskaffelse med tilhørende forskrift. Anskaffelsen gjennomføres etter forskriftens del I og del II. Kontraktstildelingen vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8407 med tilhørende byggeblanketter, med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagt oppdragsbeskrivelse for prosjektet. 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler Funksjonsbeskrivelse (vedlegg 1) Øvrige vedlegg 2-4 Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt. Dokumentene ligger ute på Doffin, og kan lastes ned derifra.

5 SIDE NR.: 5 av Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Cowi AS Postboks 808, 6501 KRISTIANSUND N Att: Bjørn Håvard Høgseth Epost: bhho@cowi.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Forespørsel skal kun rettes skriftlig eller på e-post. Oppdragsgiver vil legge ut skriftlig meddelelse i Doffin hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Informasjonsmøte og befaring Informasjonsmøte og befaring avholdes den: kl. 10:00. Fremmøtested: Tempoveien 23 Det vil bli avholdt informasjonsmøte med etterfølgende befaring, hvor det redegjøres nærmere for oppdraget, og hvor tilbyderne får anledning til å stille spørsmål. Formålet med informasjonsmøtet og befaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktsarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra informasjonsmøtet som angir tidspunkt for informasjonsmøte og befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget på møtet eller under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert gjennom utlegging i Doffin. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Tilbydere skal delta på informasjonsmøtet og befaring. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på informasjonsmøtet og befaring, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktsarbeidene som de tilbydere som deltok på informasjonsmøtet. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsbrev Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for tilbyder. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget og i Forskrift om offentlige anskaffelser. Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson.

6 SIDE NR.: 6 av 12 Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. 3.2 Tilbudsvedleggene Dokumentasjon Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen, kvalifikasjonskriterier i pkt. 4 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). For at oppdragsgiver skal kunne vurdere og vektlegge resurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer, som beskrevet i forskriften, vedlegges tilbudet Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D Offentlighetsloven I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). 3.3 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir

7 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet. SIDE NR.: 7 av En versjon i papir hvor taushetsbelagte opplysninger jfr er sladdet. Dette gjelder tilbudsbrev og tilbudsskjema og evt. andre dokumenter som skal unntas. Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm/hefte. Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 og 5 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudsskjema og mengdebeskrivelsen skal ikke settes inn i ringpermen/heftet, men vedlegges separat. 3.4 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) COWI AS Adresse: Postboks 808, 6501 KRISTIANSUND Att: Bjørn Håvard Høgseth Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) COWI AS Adresse: Vågeveien 8-10, 6509 KRISTIANSUND Att: Bjørn Håvard Høgseth 3.5 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være COWI AS i hende, dvs. kommet frem til angitt, postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Mandag kl Øvrige frister er for oversiktens skyld gjengitt i tabells form nedenunder. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Informasjonsmøte og tilbudsbefaring kl. 10:00 Frist for å levere tilbud kl. 13:00 Tilbudsåpning kl. 13:00 Evaluering Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter frist for å levere tilbud er veiledende.

8 3.6 Tilbudskonvolutt eller -pakke SIDE NR.: 8 av 12 Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Kontorer plan 2 - Storhaugen Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra frist for levering av tilbud. 3.8 Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal også prises. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3.9 Alternative tilbud I denne konkurransen er det ikke adgang til å gi alternative tilbud Deltilbud I denne konkurransen er det ikke adgang for å gi deltilbud Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev. 2. Firmaattest. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret.

9 4. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 5. ILO + Egenerklæring lønn. SIDE NR.: 9 av Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. Alternativt kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 5 årene. 8. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. 9. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 10. Utfylt tilbudsskjema i oppdragsbeskrivelsen. 11. CV for nøkkelpersonell. 12. Fremdriftsplan. 13. Evt. underentreprenørs/underkonsulents faglige kvalifikasjoner. 4 Kvalifikasjoner Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt og økonomisk sikkerhetsnivå. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. Der leverandøren ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen.

10 SIDE NR.: 10 av 12 Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Leverandøren skal sikre like lønns- og arbeidsforhold uavhengig av nasjonalitet Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke). Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Signert Egenerklæring ILO konvensjon nr. 94 (tilgjengelig via Doffin). Og Signert Egenerklæring lønns- og arbeidsforhold i offentlige kontrakter (tilgjengelig via Doffin). Årsregnskap for de siste 3 regnskapsår som inkluderer styrets årsberetning, resultatregnskap, balansen, noter, og revisjonsberetning. Alternativt kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon, for eksempel erklæring fra finansinstitusjon om selvskyldnerkausjon

11 SIDE NR.: 11 av 12 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha god kompetanse og erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, størrelse/omfang og vanskelighetsgrad Det skal vedlegges en oversikt over oppdrag som er utført i løpet av de siste 5 år, sammen med attester over tilfredsstillende utførelse av de 3 viktigste arbeidene. Attestene skal angi arbeidenes verdi, samt tid og sted for arbeidsutførelsen, samt hvorvidt arbeidene er blitt fagmessig utført og behørig fullført. Referanseperson bør oppgis og oppdragsgiver gis fullmakt til å kontakte vedkommende. 1.6 Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennom - føringsevne En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år (kan være samme dokument som kompetansematrisen). 1.7 Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001: Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Leverandøren skal ha internkontroll system Iht. til plan- og bygningsloven og relevante forskrifter. 1.9 Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA (2), vil bli avvist. 5 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell.

12 SIDE NR.: 12 av 12 Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris Totalpris: - Enhetspriser; - Timepriser: - Påslagsfaktorer; - Evt. opsjonspriser Fast lønns- og prisstigning 90 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev, prissatt. Utfylt tilbudsskjema med opplysninger hvor totalpris, timesatser, påslagsfaktorer og evt. opsjoner er ført opp. Utfylt fast sum for lønns- og prisstigning pkt Tilbudsbrev Tilbudsbrev Prissammendrag i oppdragsbeskrivelsen 2.1 Fremdrift 10% Ferdigstillelsesdato. 2.2 Oppdragsgiver vil etter beste skjønn vurdere det enkelte tilbud for hvert kriterium. Evaluering av pris: Det benyttes en skala fra 0-10 hvor laveste pris gis 10 poeng. Den laveste prisen vil få 10 poeng, mens øvrige tilbud vil bli poengberegnet etter forholdstall. Evaluering av fremdrift: Vurderingen av kriteriet vil kun bli basert på tidspunkt for ferdigstillelse av oppdraget. Tilbudet med den tidligste ferdigstillelsesdatoen vil få 10 poeng, mens de øvrige tilbud vil bli vurdert opp mot tilbudet med tidligste ferdigstillelsesdato, etter forholdstall. Kristiansund N, 1. februar 2016 Arne Andresen Eiendomsdrift Bjørn H. Høgseth Cowi AS 1. Funksjonsbeskrivelse