ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER PROSJEKTNR: 15/ Programsystem for energioppfølging

Transkript

1 utførelsesentrepriser - GJELDER FRA: REV.NR.: SIDE 1 av 13 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER PROSJEKTNR: 15/ Programsystem for energioppfølging REFERANSE: Bærum kommune Energioppfølging (EOS) Innleveringsfrist 10. mai 2016, kl

2 SIDE NR.: 2 av 13 Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt Innbydelse Om oppdragsgiver Orientering om prosjektet og kontrakten Prosedyreform og kunngjøring Utforming av kontrakten Konkurransegrunnlaget m.v Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Befaring Informasjonsmøte Fremdriftsplan Tilbudet Tilbudets struktur Tilbudsbrev Tilbudsvedleggene Dokumentasjon av kvalifikasjoner Dokumentasjon for tildeling av kontrakt Offentleglova Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud pr. post (postadresse) Adresse for levering av tilbud med bud (besøksadresse) Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt eller -pakke Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud Annet Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt Underskrift Vedlegg... 13

3 SIDE NR.: 3 av 13 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bærum kommune Eiendom innbyr med dette til konkurranse om kontrakt (vedlegg C) i prosjektet «Bærum kommune Energioppfølging (EOS)» med prosjektnr: 15/ Om oppdragsgiver Bærum kommune Eiendom har med sine rundt 230 ansatte ansvar for utvikling, drift og vedlikehold av m 2 formålsbygg, i tillegg til rundt 1900 boliger og flere næringsbygg. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i «Teknisk kravspesifikasjon». Formålet med anskaffelsen er sikre løpende oppfølging av energibruken i de mest sentrale byggene i Bærum kommunes bygningsmasse. Løpende oppfølging ventes å gi energibesparelser for de lokasjoner som omfattes av løsningen. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med en leverandør som kan etablere og drifte en løsning for løpende energioppfølging av bygningsmassen i henhold til egen «Teknisk kravspesifikasjon». Det skal gis tilbud på prosess for etablering av struktur for lokasjoner, bygg og energimålere, overføring av historiske data samt løpende vedlikehold og utvikling av løsningen over kontraktsperioden. 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Tilbydere leverer komplette tilbud iht. dette konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver vil innkalle til presentasjon av løsning etter utløp av tilbudsfristen. Det gis ikke anledning til å endre eller supplere tilbudet som følge av presentasjonen. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder Statens standardavtale for IT-anskaffelser SSA-K (2015) med vedlegg. 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler Teknisk kravspesifikasjon

4 SIDE NR.: 4 av 13 Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser mv., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting mv., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Spørsmål skal sendes/-rettes til: Bærum kommune Eiendom Prosjektenheten Postboks Sandvika Att: Anita Knapstad Epost: anita.knapstad@baerum.kommune.no med kopi til Tor Mjøs, Norconsult AS Epost: tor.mjos@norconsult.com Telefon: Norconsult vil normalt besvare alle henvendelser All korrespondanse påføres: «Tilbud Bærum kommune Energioppfølging (EOS)». Spørsmål skal fremsettes skriftlig 10 kalenderdager før tilbudsfristens utløp. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf. forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Befaring Det vil bli ikke bli avholdt befaring.

5 SIDE NR.: 5 av Informasjonsmøte Det vil bli ikke bli avholdt informasjonsmøte. 2.5 Fremdriftsplan Beskrivelse av milepæl eller leveranse Kunngjøring av konkurranse Dato 8. april Innlevering av tilbud 10. mai kl Presentasjon av tilbud 13. mai Innstilling av valgte leverandør Ultimo 2016 Karensperiode 10 dager etter meddelelse Avtale inngås Primo juli 2016 Oppdragsgiver vil formelt innkalle til presentasjon av tilbud etter utløpet av tilbudsfristen. Angitt dato er sannsynlig dato, og en dato tilbydere med fordel kan holde av i sin kalender. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Entreprenøren skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Dokumentasjon av kvalifikasjoner iht. kap. 4 Dokumentasjon for tildeling av kontrakt iht. kap Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik og forbehold som gjelder for tilbudet jf Tilbudsvedleggene Dokumentasjon av kvalifikasjoner Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i kap. 4 nedenfor, jf. kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jf Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist.

6 SIDE NR.: 6 av 13 Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i kap 4 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jf. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd Dokumentasjon for tildeling av kontrakt Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i kap. 5 nedenfor, jf. kolonne C og D. 3.4 Offentleglova I henhold til offentleglova vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc.). 3.5 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet. Den del av tilbudet som omhandler prosess-/mengdebeskrivelsen, utfylt «Teknisk spesifikasjon» inkl. enhetspriser, skal innleveres elektronisk i MS Word/PDF format på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet. 3. En elektronisk versjon på minnepinne for offentlig innsyn hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. Dette gjelder bl.a. tilbudsbrev, tilbudsskjema, mengdebeskrivelse og evt. andre deler av tilbudet som inneholder opplysninger som helt eller delvis skal unntas offentlighet. De enkelte dokumentene scannes inn separat på minnepinnen. Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm/hefte. Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i kap. 4 og 5 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudsskjema og mengdebeskrivelsen skal ikke settes inn i ringpermen/heftet, men vedlegges separat.

7 SIDE NR.: 7 av Adresse for levering av tilbud pr. post (postadresse) Bærum kommune Eiendom Postboks Sandvika Att.: Anita Knapstad 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (besøksadresse) Bærum kommune Eiendom Kommunegården 1. etg. Veiledningstorget ved hovedinngangen Arnold Haukelands plass 10, Sandvika Åpent mandag til fredag i perioden 11. september 20. mai kl kl , mens fra 21. mai til 10. september er denne åpen fra kl kl Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende, dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl den 10 mai Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal leveres i konvolutt eller pakke. Tilbud skal ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: «Tilbud Bærum kommune Energioppfølging (EOS)» 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser.

8 SIDE NR.: 8 av Alternative tilbud Det kan ikke inngis alternative tilbud Deltilbud Det kan ikke inngis deltilbud Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Tilbudet skal bl.a. bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne C og D i nedenstående tabell, jf. kap 3 Tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: Vedlegg 1.1 a. Foretakets navn og registeringsnr. b. Foretakets forretningsadresse c. Hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av Norsk firma: Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Vedlegg 1.2

9 SIDE NR.: 9 av 13 skatter og avgifter Attesten kan bestilles i Altinn. Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Kredittvurdering/-rating, som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen, fra offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til vedlagte mal. Vedlegg 1.3 Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha god erfaring fra tilsvarende leveranser eller prosjekter Foretakets relevante leveranser de siste tre årene, med en kort beskrivelse av oppdraget, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker - foretak og referansepersoner må oppgis. Vedlegg 1.4 Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til og vedlagte mal.

10 SIDE NR.: 10 av 13 Et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Foretaket skal ha en organisasjon som er rustet til å gjennomføre oppdraget. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem og -styringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten, en beskrivelse av når og hvordan systemet er implementert i firmaet og hvor ofte systemet blir oppdatert samt en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten Beskrivelse av foretakets organisasjon og bemanning. Vedlegg 1.5 Vedlegg Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bl.a. bestå av de vedleggene som er angitt i kolonne C og D i nedenstående tabell og tilbudsbrev, jf. kap. 3 Tilbudet.

11 SIDE NR.: 11 av 13 A: Kriterier B: Vekt C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Pris 60 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev som kan prissettes Pris baserer seg på leveranse- og implementeringskostnader som inkluderer, men ikke er begrenset til prisskjema kap 4. i kravspesifikasjonen som fylles ut. Tilbudsbrev Utfylt «Teknisk kravspesifik asjon» som Vedlegg 2.1 Teknisk og funksjonell løsning 20 % Evaluering av teknisk og funksjonell løsning baserer seg på: Utfylt «Teknisk kravspesifikasjon» for kapitelene 2,3,5 og 6 hvor det legges vekt på følgende: - Egnethet av løsningen sett opp mot de detaljerte tekniske og funksjonelle krav i kravspesifikasjonen - Oppfyllelse av øvrige krav som er stilt i kravspesifikasjon - Merverdi ved overoppfyllelse av enkelte krav (evt. minimumskrav) som er spesifisert i konkurransegrunnlaget. «Teknisk kravspesifikasjon» fylles inn med RØD og GRØNN farge. Presentasjon av valgt løsning i møte. Presentasjonen skal omfatte: o Kort presentasjon av tilbudet med spesiell vekt på evt RØD farge (10-15 min) o Demo av systemet (20-25 min) Avsatt tid er 35 min til presentasjonen i sin helhet. Utfylt «Teknisk kravspesifik asjon» som Vedlegg 2.1

12 SIDE NR.: 12 av 13 Oppdragsforståelse og organisering av prosjektet 20 % Følgende legges til grunn for evaluering (som beskrives i vedlegg 2.2, maks 5 sider utover CV er) Vedlegg 2.2 Tilbudt personell sin dokumenterte kompetanse og erfaring fra gjennomføring av relevante oppdrag - Kvalitet på implementeringsplan herunder sikkerhet for at: - Leveransen blir levert på tid ut fra reelle frister og milepæler - Samlet tid for gjennomføring av leveransen - Metodikk for gjennomføring av vedlikehold av løsningen - Kompetanseoverføring og inkludering av kunden - Den relevante, individuelle kompetanse og prosjekterfaring på de ressurser som tilbys, og som vil påvirke tjenestekvaliteten på denne konkrete leveransen (basert på CV, erfaring fra tilsvarende prosjekter). CV er skal inneholde oversikt over følgende: Utdanning, arbeidserfaring, liste over relevante leveranser eller prosjekter. Videre 3-4 utvalgte relevante referanser hvor det inngår oversikt over når prosjektet fant sted, navn på kunde, kontaktperson m tlf/e-post, beskrivelse av rolle, 3-4 linjer om leveransen, dens innhold, omfang og kompleksitet. 6 Underskrift Sandvika, den 7. april 2016 Bærum kommune Eiendom Anita Knapstad Prosjektleder

13 SIDE NR.: 13 av 13 7 Vedlegg EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for Bærum kommune Eiendom/ Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Teknisk og funksjonell løsning