LOS-programmet i Forsvaret. Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelse av IFS-lisenser

Transkript

1 IFS-lisenser Side 1 av 12 LOS-programmet i Forsvaret Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av IFS-lisenser KONKURRANSEGRUNNLAG 01

2 IFS-lisenser Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn Anskaffelsens formål KONTRAKTSVILKÅR Kontrakt Vedlikehold av programvarelisenser GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN - KONKURRANSEREGLER Lovgrunnlag og anskaffelsesform Kunngjøring Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Retur av tilbud Tilbudsåpning Avvisning og avlysning av konkurransen Rett til å forkaste tilbudene Fremdriftsplan Anskaffelsesprotokoll KVALIFIKASJONSVURDERINGEN - KVALIFIKASJONSKRAV Skatteattester HMS-erklæring Juridisk stilling TILDELINGSVURDERINGEN - TILDELINGSKRITERIER Pris (100 prosent) UTFORMING AV TILBUD Språk Disposisjon Oversendelsesbrev Alternative tilbud og deltilbud Forbehold Offentlighet og fortrolighet Instrukser for utfylling av kontrakt Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Innlevering av tilbud REGLER FOR KOMMUNIKASJON Henvendelser og spørsmål Meddelelse av tildelingsbeslutning

3 IFS-lisenser Side 3 av 12 8 ENDRINGER OG AVKLARINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Suppleringer og endringer Anmodning om avklaringer Feil og mangler

4 IFS-lisenser Side 4 av 12 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Sjef for Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) har etablert et prosjekt under ledelse av FLO IKT. Prosjektets arbeidstittel er Et felles løft (EFL). Formålet med prosjektet er å sikre korrekte masterdata og korrekt materiellregnskapsføring av Forsvarets materiell, samt bedre kvaliteten på styringsinformasjon ved å få større kraft i arbeidet med materiellføring. Porteføljen av IKT-systemer som understøtter logistikkområdet skal reduseres. Sjøforsvaret har i lenger tid hatt behov for å innføre en systemløsning for å kunne gjennomføre styrt materiellutvikling, herunder gjennomføre konfigurasjonsstyring og kontroll. Samtlige forvaltningsprosesser skal overføres og gjennomføres i Felles integrert forvaltningssystem (FIF) basert på SAP. For å bedre datakvaliteten og redusere risiko forbundet med teknisk og funksjonell forvaltning skal FLO og Sjøforsvaret ta i bruk et felles system for å forvalte materiellstrukturen. I EFL skal det gjennomføres en systemsaneringsaktivitet med formål å terminere applikasjonene MAXIMO, VEBTEK, VEPOST og Premaster (Sjøporteføljen). Bakgrunnen for denne termineringen er at systemene delvis er gamle, mangler understøttelse for vedlikehold og er ugraderte. I perioden frem mot endelig FIF 3.0 leveranser skal Sjøforsvaret understøttes primært av to applikasjoner; SAP og IFS. Det skal etableres et grensesnitt mellom løsningene der dette gir effekt i forhold til datakvalitet, forvaltningsprosesser og økt kontroll. 1.2 Anskaffelsens formål Sjøforsvaret anskaffet i år 2000 lisenser og tilpasninger av IFS applications for driftsunderstøttelse av nye Nansen-klassefregatter. Forsvaret har siden den tid gjort nødvendige tilpasninger og oppdateringer av systemet for overholdelse krav til forsvarlig materiellføring. Forsvaret trenger flere IFS-lisenser til gjennomføring av EFL. Lisensene som skal anskaffes skal benyttes innenfor alle prosesser som understøtter styrt materiellutvikling, herunder nevnes konfigurasjonsstyring, vedlikehold og forsyning. Når det gjelder vedlikehold presiseres det at begge hovedområdene innenfor vedlikehold skal understøttes. Fagmyndighet skal kunne utarbeide, effektivisere og driftsette vedlikeholdsplaner, mens FLO/V skal kunne styre sine verksteder og sin vedlikeholds produksjon i driftsløsningen. Videre skal lisensene benyttes til å understøtte de prosjekter som gjennomføres med prosjektverktøyet i IFS applications. Scope/detaljering av omfang Forvaltning av Sjøforsvarets fartøyer, inklusive Kystvakten, medfører aktivitet i mange av Forsvarets organisatoriske ledd. Lisensene som anskaffes, skal benyttes av FLO, KE, KV og SST. Dette inkluderer også brukere ombord på fartøyene. Forsvarets installasjoner av IFS i Sjøforsvaret er på versjon 7. Krav / Kravspesifikasjon / ønsket funksjonalitet Behovet for IFS-lisenser er av tverrfunksjonell karakter, såkalte fullverdige lisenser. Lisensene som anskaffes skal dekke alle funksjonsområder i løsningen. Brukerne av lisensene kan samtidig utføre fagmyndighetsoppgaver i driftsforvaltning, samt prosjektleveranser innen faglig oppfølging og kontroll. 01

5 IFS-lisenser Side 5 av 12 Lisensantall og spesifikasjon Forsvaret er kommet i en situasjon hvor det i forhold til behovet er underdekning på antall lisenser til bruk i Sjøforsvaret. Forsvaret har et behov for snarlig anskaffelse av 200 brukeradganger til IFS applications 7 med full funksjonalitet til bruk i Sjøforsvaret. I tillegg skal det tilbys en opsjon på inntil ytterligere 100 lisenser. Behovet for omtalte lisenser er midlertidig og antas å ha en varighet tilsvarende perioden mellom og I denne konkurransen er det derfor anledning til både å tilby en fast kjøpesum for ønskede antall lisenser og/eller en leiepris/leasingpris for angitte periode. Hvis tilbyder oppgir en leiepris er det ønskelig med angivelse av pris for en opsjon på leie for ytterligere ett år til, både for 200 lisenser og opsjonen på inntil ytterligere 100 lisenser. 2 Kontraktsvilkår 2.1 Kontrakt Forsvaret har til hensikt å inngå en kontrakt med valgt leverandør på kjøp av lisenser omtalt ovenfor. Oppdragsgiver vil benytte Statens standardavtaler (SSA), nærmere bestemt SSA-K lille av inkludert i kokurransegrunnlaget Vedlikehold av programvarelisenser Forsvaret har til hensikt å inngå separat avtale om vedlikehold. Vedlikehold er således ikke en del av nærværende avskaffelse. 01

6 IFS-lisenser Side 6 av 12 3 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv samt endringer ved kgl. res. 20. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesformen er åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle leverandører har rett til å delta i konkurransen, og at forhandlinger ikke er tillatt, jf. FOA 21-1 (1). Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene (tildelingsvurderingen), med det formål å inngå kontrakt med den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vises forøvrig til bestemmelsene i FOA kapittel 20 om vilkår for avvisning og eventuelt forkasting av tilbudet. Beslutning om tildeling vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke nådde frem vil også få en konkret begrunnelse og rimelig frist til å klage på beslutningen. 3.2 et består av følgende dokumenter: - Invitasjon til konkurranse - Vedlegg 1: - Vedlegg 2: Generelle avtalevilkår - Kjøp av lisenser (SSA-K lille) - Vedlegg 3: Kontraktsbilag Kjøp av lisenser (Veiledende bilag til SSA-K lille) - Vedlegg 4: Opplysninger om tilbyder - Vedlegg 5: Oversikt over forbehold - Vedlegg 6: Egenerklæring fortrolige opplysninger - Vedlegg 7: HMS-skjema norsk - Vedlegg 8: Erklæring om varsomhet, taushetsplikt og habilitet norsk (vedlagt til orientering) - Vedlegg 9: Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater - norsk (vedlagt til orientering) 3.3 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin og TED. 3.4 Tilbudsfrist Komplett tilbud skal være LOS-programmet i Forsvaret i hende senest mandag 10. desember 2014 kl. 10: Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha vedståelsesfrist 3 - tre - måneder etter tilbudsfristens utløp, dvs. 11. mars

7 IFS-lisenser Side 7 av Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til leverandører som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud etter FOA 20-13(1) bokstav a. Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA kapittel 20. En begrunnelse for avvisning vil i så fall snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til FOA 20-15(2) jf Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter FOA 22-1(3) jf Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1(2) Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet: Tidspunkt: Kunngjøring på Doffin Nedlasting av konkurransedokumentasjon Eventuelle avklaringer Tilbudsfrist kl. 10:00 Evaluering Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Karensperiode (jf. FOA 22-3 (3)) 10 dager etter at meddelelse om tildeling er sendt til berørte leverandører* Kontraktsinngåelse Umiddelbart etter karensperiodens utløp *I det tilfelle at anskaffelsen kun har en berørt leverandør, vil det ikke bli gitt en karensperiode, jf. FOA 22-3(4) bokstav b. Kontrakt vil da bli inngått umiddelbart etter tildeling. Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen. 01

8 IFS-lisenser Side 8 av Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav 4.1 Skatteattester Tilbyderen skal levere skatteattester som bekrefter at forpliktelser knyttet til skatt, trygd og merverdiavgift er betalt i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattester som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatt - Merverdiavgift (Dersom tilbyderen ikke er mva-pliktig skal det fremlegges en bekreftelse fra skattemyndighetene på dette). Attestene kan bestilles fra tilbyderens lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Begge attester leveres på skjema RF Utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende skatteattest(er) fra sine land. Skatteattest(ene) skal bekrefte at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatter og eventuelle trygdeavgifter - Merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist. Dersom det p.g.a. forhold hos landets myndighet gjør at det ikke er mulig å levere attest nyere enn 6 måneder, bes det om en bekreftelse fra aktuell myndighet på dette. Skatteattestene skal vedlegges tilbudet. Dersom attestene ikke er levert innen tilbudsfristen og/eller er eldre enn seks måneder kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav b, jf HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal ha en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Skjema for HMS-erklæring følger som vedlegg 7 i konkurransedokumentasjonen. HMS-erklæringen skal vedlegges tilbudet. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav c, jf Juridisk stilling Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal vedlegges en oppdatert attest for registrering i foretakregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyder er registrert, eksempelvis firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund. Norske enkeltpersonforetak som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund kan levere utskrift fra Enhetsregisterert i Brønnøysund. Tilbyders organisasjonsform vil ikke ha betydning for kvalifikasjonsvurderingen. Tilbyderen skal vedlegge en oppdatert firmaattest i tilbudet, jf. FOA (1). 01

9 IFS-lisenser Side 9 av 12 5 Tildelingsvurderingen - tildelingskriterier Oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til den/de tilbydere som anses for å ha det/de økonomiske mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier og relative vekt (angitt i parentes): 5.1 Pris (100 prosent) Ved evalueringen av pris vil Forsvaret vurdere: - Pris på forespurte lisenser som et kjøp og/eller leiepris for lisensene i perioden til , men da også med opsjon på ytterligere ett års leie. 6 Utforming av tilbud 6.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA Disposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 01. Oversendelsesbrev, jf. pkt Skatteattester, jf. pkt HMS-egenerklæring, jf. pkt Firmaattest, jf. pkt Opplysninger om tilbyder (eget skjema vedlegg 4 i konkurransedokumentasjonen) 06. Oversikt over forbehold, jf. pkt Egenerklæring for fortrolighet, jf. pkt Kontraktsbilag for kjøp av lisenser (SSA-K lille), jf. pkt Oversendelsesbrev Tilbudet skal inneholde et oversendelsesbrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e-post og telefon. 6.4 Alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere ett fullstendig tilbud i henhold til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen. Det er ikke anledning til å levere deltilbud i forbindelse med denne anskaffelsen. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. I forbindelse med prising av programvaren er det anledning til å tilby alternative prismodeller, jf. pkt. 1.2 og Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold skal disse beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Forbeholdene skal oppgis i skjemaet Oversikt over forbehold, jf. konkurransedokumentasjonens vedlegg 5. Med forbehold menes både forbehold til standardkontrakten og til kontraktsbilagene. Forbeholdene skal fremkomme som en oversikt på skjema utarbeidet av Forsvaret og 01

10 IFS-lisenser Side 10 av 12 vedlagt konkurransedokumentasjonen, og oversikten skal uttømmende angi alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget og kontraktene med bilag. Forbehold og øvrige avvik som ikke fremgår av oversikten anses for ikke å være gitt. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Vi gjør særskilt oppmerksom på at større endringer av kontraktsvilkårene herunder bestemmelsene om partenes risiko og erstatningsbestemmelser vil kunne medføre avvisning. Det å erstatte kontraktsklausuler med lignende klausuler fra andre kontrakter vil også kunne bli betraktet som vesentlig endringer til kontraktsvilkårene. Forbehold vil bli vurdert både hver for seg og samlet, slik at også summen av endringer vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Offentlighet og fortrolighet Det kan kreves innsyn i anskaffelsesprotokoll og tilbud etter at leverandør er valgt, det vil si når tildelingsbeslutning er sendt/meddelt tilbyderne. Både tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid tenkes å inneholde forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger (forvaltningsrettslig taushetsplikt). Det understrekes at det kun er de enkelte opplysninger av slik karakter og ikke dokumenter i sin helhet som kan unntas. Tilbyder bes om å merke opplysninger i tilbudet som ønskes behandlet fortrolig på vedlagte skjema. Tilbyder skal her uttømmende angi, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er forretningshemmeligheter eller andre opplysninger omfattende av taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt Generelle kontraktsvilkår (SSA-K lille) er kun vedlagt til orientering, og det skal ikke gjøres endringer i kontraktene. Kontraktsbilagene til SSA-K lille skal fylles ut i samsvar med bilagenes instruksjoner for utfylling. Vedleggene til bilag 2 og bilag 7 i SSA-K anses som en del av kontraktsbilagene. Det skal ikke gjøres endringer i kontraktsbilag 1 i SSA-K. 6.8 Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftsdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltagelse i konkurransen. 6.9 Innlevering av tilbud Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se også pkt

11 IFS-lisenser Side 11 av 12 Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplarer i formatene MS Word eller PDF på CD-rom. Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke anledning til å levere tilbud på USB-minnepinne. Ved eventuelt avvik mellom elektronisk og papirversjon skal papirversjonen anses som gjeldende Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: LOS-programmet i Forsvaret Att: Kjell Steffner Tilbud IFS-lisenser Saksnr. 2014/ ÅPNES KUN AV ADRESSAT Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen hos LOS-programmet, Langkaia 1, som vil kvittere for mottatt tilbud. Alternativt kan tilbudet sendes per post til adresse (skal være LOS-programmet i hende innenfor fristen): LOS-programmet i Forsvaret Att: Kjell Steffner Tilbud Verktøy for logging Saksnr. 2014/ Langkaia 1, Oslo mil/akershus 0015 Oslo ÅPNES KUN AV ADRESSAT Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf FOA (1) bokstav b. 7 Regler for kommunikasjon 7.1 Henvendelser og spørsmål Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun fremsettes skriftlig per e-post med henvisning til saksnummer 2014/ til oppdragsgivers kontaktpersoner: Hovedkontaktperson: Kjell Steffner e-post: los-merkantil@mil.no Kontaktperson: Lars Christian Nordvik Berg e-post: los-merkantil@mil.no Informasjon mottatt eller gitt på annen måte, anses ikke gitt. Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet. 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige leverandører. Meddelelsen vil inneholde en konkret begrunnelse for valget og en frist for eventuell klage. 01

12 IFS-lisenser Side 12 av 12 8 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 8.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Disse sendes til de interessenter som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. 8.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles gjennom Doffin til alle interessenter som har meldt sin interesse for konkurransen, uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som en interessent får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på tilbudsevalueringen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 8.3 Feil og mangler Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter leverandør umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 01