LOS-programmet i Forsvaret. Åpen anbudskonkurranse. Rammeavtale konsulentbistand

Transkript

1 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 1 av 12 LOS-programmet i Forsvaret Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale konsulentbistand Modernisering av Forsvarets totale personellforvaltning gjennom prosjekt 2813 HRM i FIF KONKURRANSEGRUNNLAG

2 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn Prosjekt 2813 HRM i FIF Effekt Prosjektgjennomføring Avtalen Anskaffelsens formål KONTRAKTSVILKÅR Kontrakt Varighet og oppstart GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN - KONKURRANSEREGLER Lovgrunnlag og anskaffelsesform Kunngjøring Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Retur av tilbud Tilbudsåpning Avvisning og avlysning av konkurransen Rett til å forkaste tilbudene Fremdriftsplan Anskaffelsesprotokoll KVALIFIKASJONSVURDERINGEN - KVALIFIKASJONSKRAV Skatteattester HMS-erklæring Juridisk stilling Teknisk kapasitet TILDELINGSVURDERINGEN - TILDELINGSKRITERIER Pris (40 prosent) Kvalitet (40 prosent) Kapasitet (20 prosent) Pris (40 prosent) Kvalitet (40 prosent) Tilgjengelighet (20 prosent) UTFORMING AV TILBUD Språk Disposisjon... 9

3 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 3 av Oversendelsesbrev Standardtilbud, alternative tilbud og deltilbud Forbehold Offentlighet og fortrolighet Instrukser for utfylling av kontrakt Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Innlevering av tilbud REGLER FOR KOMMUNIKASJON Henvendelser og spørsmål Meddelelse av tildelingsbeslutning ENDRINGER OG AVKLARINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Suppleringer og endringer Anmodning om avklaringer Feil og mangler... 12

4 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 4 av 12 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Forsvaret innfører et Felles integrert forvaltningssystem (FIF), for å effektivisere forvaltningen og forbedre Forsvarets styring og kontroll av personell, materiell og økonomi. En total forvaltningsløsning innebærer innføring av nye, felles prosesser understøttet av ny teknologi. FIF skal understøtte Forsvarets virksomhet på strategisk, operasjonelt og taktisk nivå, i tillegg til å sette Forsvaret i stand til å tilfredsstille statens krav til økonomi- og virksomhetsstyring og muliggjøre praktisering av styringssystem slik det er beskrevet i Forsvarets direktiver. LOS-programmet i Forsvaret har ansvaret for utvikling og innføring av FIF. FIF er i hovedsak basert på applikasjonen SAP og innføringen gjøres trinnvis gjennom flere enkeltstående prosjekter. LOS-programmets Økonomiprosjekt (ØP) leverte i juni 2008 løsning innen økonomi, styring og ledelse, samt enkeltelementer innen forsyning. Logistikkprosjektet (LogP) vil bygge videre på eksisterende løsning FIF versjon 2.0, og ferdigstille FIF innen logistikk i FIF versjon 3.0. Sommeren 2009 besluttet Forsvaret å konkurranseutsette prosjektgjennomføringen for å starte LogP i For å imøtekomme behovet for å integrere personellforvaltningen i FIF er planleggingen av et HR-prosjekt startet etter oppdrag fra Forsvarsdepartementet (FD). Dette prosjektet omtales som P2813 HRM i FIF. Prosjektet er foreløpig ikke vedtatt igangsatt. Denne utysningen gjøres derfor med forbehold for godkjennelse av kompetent myndighet. 1.2 Prosjekt 2813 HRM i FIF Gjennomføringen av Prosjekt 2813 HRM i FIF kan begrunnes i to forhold. Det første forholdet er at Forsvaret som en offentlig virksomhet, er underlagt et krav om å levere kostnadseffektive tjenester iht krav om forsvarlig forvaltning. Dette skal gjøres ved å utnytte de muligheter som moderne informasjonsteknologi gir til å forbedre prosesser, organisering og styring på en helhetlig, enhetlig og integrert måte. Det andre forholdet som begrunner prosjektet er Forsvarets behov for å bedre Forsvaret evner å planlegge Forsvarets aktivitetsnivå og løse sine oppdrag med riktig kompetanse på riktig sted til riktig tid. Forsvaret benytter i dag flere arbeidsmetoder, kompetansemiljøer og særegne IT- løsninger for å administrere og forvalte personellet. Det er svært kostbart å vedlikeholde og drifte disse forskjellige løsningene. Med mange spesialutviklede løsninger er det svært vanskelig å lede og styre aktiviteter og kostnader forbundet med Forsvarets virksomhet. Utviklingen av ny løsning vil ta utgangspunkt i, og forholde seg til Forsvarets verdikjede; Rekruttering, utvikling, anvendelse og avvikling. Dette innebærer ny løsning innen områdene styring og ledelse av HRområdet, rekruttering, karriere- og talentforvaltning, samt personellforvaltning. Løsningen skal basere seg på SAP standard og beste praksis. 1.3 Effekt De viktigste effektene prosjektet skal bidra til kan oppsummeres som følger: Bedret styring og kontroll av personellressursene, og derigjennom virksomheten i Forsvaret Rasjonalisering av HR-området i Forsvaret

5 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 5 av Prosjektgjennomføring Forsvaret skal styre og lede prosjektet. Det vi si at ansvar for prosjektgjennomføringen skal være hos Forsvaret. Forsvaret vil benytte innleid kompetanse som bistand i utvikling og implementering av løsningen. For å gjennomføre prosjektet ønsker Forsvaret å inngå rammeavtale med 5 firma som kan tilby aktuell kompetanse. For nærmere angivelse av kompetansekrav se bilag 1. Prosjektet planlegges med oppstart i januar Avtalen Rammeavtalene vil ha en tidsramme på 4 fire år. Kjøp av konsulenttjenester på grunnlag av rammeavtalen gjøres ved gjenåpning av konkurranse (minikonkurranse) og tildeling av kontrakt på bakgrunn av den enkelte minikonkurranse. Tilbudsinvitasjonen vil oversendes gjennom det til enhver tid benyttede elektroniske system for gjenåpning av konkurranse. 1.6 Anskaffelsens formål Formålet med denne utlysningen er å anskaffe konsulenttjenester på et kompetansenivå og i et omfang som dekker bistandsbehovet relatert til gjennomføringen av P2813. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen med tilhørende krav fremgår av dokumentet kontraktsbilag, bilag 1. 2 Kontraktsvilkår 2.1 Kontrakt Oppdragsgiver vil benytte den vedlagte rammeavtalen om konsulentbistand til Prosjekt 2813 HRM i FIF. Rammeavtalen bygger på Statens standardkonsept for rammeavtaler innen IKT. For den enkelte tildeling etter gjenåpning av konkurranse av rammeavtalen vil oppdragsgiver benytte vedlagte Avtale/skjema for tildelinger innenfor rammeavtalen (tildelingsavtale/skjema) bilag D. 2.2 Varighet og oppstart Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtaler med en varighet på 4 fire år. 3 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv samt endringer ved kgl. res. 20. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesformen er åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1).

6 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 6 av 12 Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle leverandører har rett til å delta i konkurransen, og at forhandlinger ikke er tillatt, jf. FOA Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og om de er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Det vises forøvrig til FOA kapittel 20 om vilkår for avvisning og eventuelt forkasting av tilbudet. Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene (tildelingsvurderingen), med det formål å inngå kontrakt med de 5 leverandører som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Beslutning om tildeling vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke blir tildelt kontrakt vil få en konkret begrunnelse og rimelig frist til å klage på beslutningen. 3.2 et består av følgende dokumenter: - Tilbudsinvitasjon - (dette dokument) - Generelle kontraktsbestemmelser - Kontraktsbilag - Egenerklæring fortrolighet 3.3 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin og TED. 3.4 Tilbudsfrist Komplett tilbud skal være LOS-programmet i Forsvaret i hende senest den 3. november 2010 kl 13: Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha vedståelsesfrist 3 - tre - måneder etter tilbudsfristens utløp, altså 3. februar 2010 klokken 13.00, jf. FOA Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til leverandører som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud etter FOA 20-13(1) bokstav a. Kontraktsinngåelse forutsetter endelig godkjenning av prosjektet fra overordnet myndighet. Det tas derfor forbehold for dette.

7 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 7 av 12 Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA kap. 20. En begrunnelse for avvisning vil i så fall snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til 20-15(2) jf Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter 22-1(3) jf Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. 22-1(2) Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet: Tidspunkt: Kunngjøring i Doffin og oversendelse til TED Nedlasting av tilbudsinvitasjon og konkurransegrunnlag f.o.m Eventuelle avklaringer Tilbudsfrist kl. 13:00 Evaluering Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Frist for å klage på tildelingsbeslutningen Kontraktsinngåelse Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver vil vurdere tilbydernes tekniske, økonomiske og finansielle egnethet til å forestå leveransen på bakgrunn av følgende dokumentasjons- og kvalifikasjonskrav: 4.1 Skatteattester Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor oppdragsgiver, leverandøren/- entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor oppdragsgiver, leverandøren/- entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema

8 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 8 av 12 RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. Utenlandske firmaer skal sende inn tilsvarende skatteattester fra sine land. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra den dagen som er satt som frist for innlevering av tilbudet. - Skatteattestene skal vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. Dersom attestene ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav b), jf HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal ha en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. - HMS-erklæringen skal vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav c), jf Juridisk stilling Tilbyderen skal vedlegge en oppdatert firmaattest i tilbudet, jf. FOA (1). 4.4 Teknisk kapasitet Det skal vedlegges tilbudet: - Oversikt over foretakets totale bemanning og fordelt på leverandørens organisasjonsenheter - Beskrivelse av de viktigste leveranser eller utførte oppdrag de siste tre årene med relevans til denne anskaffelsen (mht. type leveranse/oppdrag og størrelse på oppdrag/kunde), herunder opplysninger om verdi, tidsforbruk, tidspunkt, utstyrs- og teknologivalg samt navnet på den offentlige eller private mottaker - Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/styringssystem 5 Tildelingsvurderingen - tildelingskriterier Oppdragsgiver har til hensikt å tildele rammeavtale til de 5 tilbydere som anses for å ha det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier og relative vekt (angitt i parentes): 5.1 Pris (40 prosent) - Tilbudte basispriser for konsulentgrupper som tilbys 5.2 Kvalitet (40 prosent) - Kompetanse og erfaring hos ressurser det tilbys tilgang på innenfor ønskede kompetanseprofiler (jf. Forsvarets kravspesifikasjon i bilag 1 i kontraktsbilagene til rammeavtalen). Det er ikke et krav om å ha kompetanse innenfor alle fagfeltene, men til sammen bør rammeavtalene dekke fagområdene for prosjektet.

9 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 9 av Kapasitet (20 prosent) - Kapasitet innenfor de enkelte fagområder Oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt/oppdrag/bestilling til den tilbyder som anses for å ha det økonomiske mest fordelaktige tilbudet i minikonkurranse basert på følgende kriterier og relative vekt (angitt i parentes): 5.4 Pris (40 prosent) - Priser på tilbudte konsulenter - Totalpris 5.5 Kvalitet (40 prosent) - Kompetanse og erfaring hos tilbudte konsulenter 5.6 Tilgjengelighet (20 prosent) - Tilgjengelighet for det enkelte oppdrag. 6 Utforming av tilbud 6.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA Disposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 01. Følgebrev (pkt. 5.3) 02. Skatteattester (pkt. 3.1) 03. HMS-egenerklæring (pkt. 3.2) 04. Firmaattest (pkt. 3.3) 05. Dokumentasjon på teknisk kapasitet (pkt. 3.4) 06. Oversikt over forbehold (pkt. 5.5) 07. Egenerklæring for fortrolighet (pkt. 5.6) 08. Kontrakt (pkt. 5.7) 6.3 Oversendelsesbrev Tilbudet skal inneholde et oversendelsesbrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e-post og telefon.

10 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 10 av Standardtilbud, alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere ett komplett tilbud i henhold til konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen (standardtilbud). Det er ikke adgang til å levere deltilbud eller alternative tilbud i forbindelse med denne anskaffelsen. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. 6.5 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold skal disse beskrives og prissettes, slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Som en del av tilbudet skal det vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og øvrige avvik som ikke fremgår av oversikten anses for å ikke være gitt. Oversikten kan inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Offentlighet og fortrolighet Det kan kreves innsyn i anskaffelsesprotokoll og tilbud etter at leverandør er valgt, det vil si når tildelingsbeslutning er sendt/meddelt tilbyderne. Både tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid tenkes å inneholde forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger (forvaltningsrettslig taushetsplikt). Det understrekes at det kun er de enkelte opplysninger av slik karakter og ikke dokumenter i sin helhet som kan unntas. Tilbyder bes om å merke opplysninger i tilbudet som ønskes behandlet fortrolig på vedlagte skjema. Tilbyder skal her uttømmende angi, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er forretningshemmeligheter eller andre opplysninger omfattende av taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og anskaffelsesforskriften 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt Kontrakten skal fylles ut etter følgende instrukser: - Generelle kontraktsvilkår: Forsiden skal utfylles med leverandørens opplysninger. For øvrig skal det ikke gjøres endringer i de generelle vilkårene mindre det fremgår av sammenhengen. Kontraktsbilagene 2, 3 og eventuelt 4 skal fylles ut av tilbyder etter følgende instrukser: - Kontraktsbilag: Bilag 1: Oppdragsgivers beskrivelse av ønsket kompetanse Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tilbudt kompetanse.leveransen må besvare tabellene med ønsket kompetanseprofil. Leverandøren har anledning til å gi utfyllende opplysninger i høyre kolonne. Bilag 3: Pris og prisbestemmelser. Leverandørens basispris for de tilbudte konsulentgrupper Bilag 4: Endringer i den generelle rammeavtaleteksten. Dersom tilbyder har forbehold eller endringer i de generelle kontraktsvilkårene skal disse oppgis her. Se også pkt. 5.3.

11 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 11 av Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftssdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltagelse i konkurransen. 6.9 Innlevering av tilbud Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er merket med leverandørens navn og anskaffelsens navn, se pkt Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplarer i formatene MS Word 2003 eller PDF på CDrom. Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke anledning til å levere tilbud på USB-minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: LOS-programmet i Forsvaret Att: Elisabeth Holst-Hagedal Tilbud Rammeavtale konsulentbistand Prosjekt 2813HRM i FIF Saksnr ÅPNES KUN AV ADRESSAT Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen hos LOS-programmet, Langkaia 1, som vil kvittere for mottatt tilbud. Alternativt kan tilbudet sendes per post til adresse (skal være LOS-programmet i hende innenfor fristen): LOS-programmet i Forsvaret Att: Elisabeth Holst-Hagedal Tilbud Rammeavtale konsulentbistand Prosjekt 2813HRM i FIF Saksnr Langkaia 1, Oslo mil/akershus 0015 Oslo ÅPNES KUN AV ADRESSAT Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf FOA (1) bokstav b). 7 Regler for kommunikasjon 7.1 Henvendelser og spørsmål Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun fremsettes skriftlig per e-post med henvisning til saksnummer til oppdragsgivers kontaktpersoner:

12 Rammeavtale konsulentbistand P2813 HRM i FIF Side 12 av 12 Hovedkontaktperson: Elisabeth Holst-Hagedal e-post: los-merkantil@mil.no eholsthagedal@mil.no Kontaktperson: Elisabeth Gundersen e-post: los-merkantil@mil.no egundersen@mil.no Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet. 7.2 Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige leverandører. Meddelelsen vil inneholde en konkret begrunnelse for valget og en frist for eventuell klage. 8 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 8.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer/rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Disse sendes til de interessenter som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. 8.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, formidles gjennom Doffin til alle interessenter som har meldt sin interesse for konkurransen, uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som en interessent får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på tilbudsevalueringen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 8.3 Feil og mangler Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter leverandør umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.