Likestillings- og diskrimineringsombudet. Åpen anbudskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser. Forskriftens del I og III gjelder.

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 1 av 13 Likestillings- og diskrimineringsombudet Åpen anbudskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser. Forskriftens del I og III gjelder. Datadrifting av maskin- og programvare (Saksnummer 12/106) KONKURRANSEGRUNNLAG Tilbudsfrist: 15. oktober 2012 kl

2 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 2 av 13 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn Anskaffelsens formål Kontraktsvilkår Kontrakt Varighet og oppstart Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler Lovgrunnlag og anskaffelsesform Kunngjøring Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Retur av tilbud Tilbudsåpning Avvisning og avlysning av konkurransen Rett til å forkaste tilbudene Fremdriftsplan Anskaffelsesprotokoll Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav Skatteattester HMS-erklæring Juridisk stilling Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Aktivitets- og redegjøringsplikt Tilbyders evne til å levere Tildelingsvurderingen tildelingskriterier Kvalitet (60 prosent) Pris (40 prosent) Utforming av tilbud Språk Disposisjon Oversendelsesbrev Alternative tilbud og deltilbud Forbehold Offentlighet og fortrolighet Instrukser for utfylling av kontrakt Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Innlevering av tilbud... 11

3 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 3 av Innleveringsform Innleveringssted Regler for kommunikasjon Henvendelser og spørsmål Meddelelse av tildelingsbeslutning Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget Suppleringer og endringer Anmodning om avklaringer Feil og mangler... 13

4 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 4 av 13 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Likestillings- og diskrimineringsombudet (LDO) skal fremme likestilling og bekjempe diskriminering på blant annet disse grunnlagene: kjønn, etnisitet, religion, funksjonsevne, seksuell orientering og alder. Ombudet håndhever diskrimineringsforbudene i lovverket, gir rettledning og er en pådriver for likestilling og mangfold. LDO har omlag 65 ansatte og er et tilordnet organ til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet, men er i denne datadriftsammenheng en ordinær statlig virksomhet. Budsjettet i 2012 er på omlag 54 millioner kroner. 1.2 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å inngå kontrakt for driftstjenester knyttet til LDOs infrastruktur bestående av maskinvare, nettverk og programvare. IKT-opplegget skal være et effektivt verktøy for å understøtte den strategi- og målsatte faglige kjernevirksomhet og administrasjon i LDO. Datastrukturen skal være relevant, konsistent og bærende for all anvendt maskin- og programvare i LDO. Det skal oppnås synergier gjennom dette. Det forutsetter: Profesjonell og differensiert bistand i drift, vedlikehold og utvikling. Varsling fra LDO (på oppdrag) skal strekke seg mot korte, enkle og effektive kommunikasjonslinjer. Konsekvensperspektiv ved IKT-policy- og anskaffelsesavgjørelser på kort, mellomlang og lang sikt. Klare ansvarsforhold ved bruk av LDO sitt IKT-system fra LDO sine lokaler og utenfra. Også proaktiv drifting som forutsetter god kommunikasjon og samhandling der det er flere leverandører i bildet og sammen med LDO. LDO har utarbeidet en plan for risikohåndtering av IKT. 2 Kontraktsvilkår 2.1 Kontrakt Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en avtale om driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare basert på Statens standardavtaler for ITanskaffelser SSA-D. Det er ikke foretatt endringer i SSA-D utover følgende endringer: Det er krysset av i tabellen i punkt 1.2 bilag til avtalen, samt gjort følgende endringer i bilagsstrukturen:

5 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 5 av 13 Det er lagt til et bilag 10 Databehandleravtale. Endringer og presiseringer til standardteksten framkommer i bilagene til avtalen. 2.2 Varighet og oppstart LDO har til hensikt å inngå vedlikeholdsavtale med en varighet på 3 (tre) år, som kan fornyes deretter automatisk for en periode på 1 (ett) år om gangen, med gjensidig rett for partene til å si opp avtalen med 6 (seks) måneders skriftlig varsel før utløpet av hver avtaleperiode (jf. Vedlegg 1: Generelle avtalevilkår Driftsavtalen (SSA-D) pkt 4.1). 3 Gjennomføringen av konkurransen - konkurranseregler 3.1 Lovgrunnlag og anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesformen er åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Åpen anbudskonkurranse innebærer at alle leverandører har rett til å delta i konkurransen og at forhandlinger ikke er tillatt, jf. FOA Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det vurderes om tilbyder oppfyller kvalifikasjonskravene og om tilbudene tilfredsstiller formelle krav og er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Deretter vil oppdragsgiver vurdere selve tilbudene etter tildelingskriteriene (tildelingsvurderingen), med det formål å inngå kontrakt med den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vises for øvrig til FOA kapittel 20 om vilkår for avvisning og eventuell forkasting av tilbudet. Beslutning om tildeling vil bli meddelt samtlige tilbydere i konkurransen. De tilbydere som ikke nådde frem vil også få en konkret begrunnelse og rimelig frist til å klage på beslutningen. 3.2 et har følgende vedlegg: Vedlegg 1: Generelle avtalevilkår Driftsavtalen (SSA-D) Vedlegg 2a: Kravspesifikasjon - Bilag (10 stk) til Driftsavtalen (SSA-D) Vedlegg 2b: Tabeller til Bilag 1 og 5 Vedlegg 3: HMS-skjema (norsk) Vedlegg 4a: Referanseoversikt Vedlegg 4b: Erklæring fra referansekunde Vedlegg 5: Egenerklæring om etiske og sosiale forhold for arbeidstakere

6 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 6 av Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin og TED. 3.4 Tilbudsfrist Komplett tilbud skal være LDO i hende senest mandag 15. oktober 2012 kl 13: Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha vedståelsesfrist til og med 31. januar 2013, jf. FOA Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til leverandører som ikke velges. Tilbudene vil normalt bli makulert av oppdragsgiver tre år etter kontraktens inngåelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å arkivere tilbudene. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst to personer fra oppdragsgiver. 3.8 Avvisning og avlysning av konkurransen Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud etter FOA 20-13(1) bokstav a. Avvisninger gjennomføres i henhold til FOA kap. 20. En begrunnelse for avvisning vil i så fall snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør i henhold til 20-15(2) jf Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette etter 22-1(3), jf Rett til å forkaste tilbudene LDO forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. 22-1(2) Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i Doffin og TED Publiseres senest Eventuelle avklaringer i forhold til Doffin/TED Innen Tilbudsfrist 45 dager, jfr. foa 19-1 (4) * kl. 13:00 Evaluering av tilbudene, inkl. demo uke 44/45. Oktober/november Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbydere Tentativt

7 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 7 av 13 Klagefrist Kontraktsinngåelse 10 dager etter tildeling** Umiddelbart etter klagefristens utløp. Tentativt * Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal kun framsettes skriftlig pr. e-post innen mandag 8. oktober 2012, jf. konkurransegrunnlagets punkt 7.1. ** I det tilfelle at LDO kun får ett tilbud, vil det ikke bli gitt klagefrist og kontrakt vil bli inngått umiddelbart etter tildeling. Tidspunktene er tentative. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen og minner om den fastsatte vedståelsesfristen Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbydernes navn blir innført. Protokollen beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. FOA Kvalifikasjonsvurderingen - kvalifikasjonskrav 4.1 Skatteattester Tilbyderen skal levere skatteattester som bekrefter at forpliktelser knyttet til skatt, trygd og merverdiavgift er betalt i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme. Norske tilbydere skal innen utløp av tilbudsfrist fremlegge skatteattester som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatt - Merverdiavgift (Dersom tilbyderen ikke er mva-pliktig skal det fremlegges en bekreftelse fra skattemyndighetene på dette.) Attestene kan bestilles fra tilbyderens lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontor, og skal ikke være eldre enn 6 (seks) måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist som er satt til 15. oktober 2012 kl Begge attester skal leveres på skjema RF Utenlandske tilbydere skal innen utløp av tilbudsfrist framlegge tilsvarende skatteattest(er) fra sine land. Skatteattest(ene) skal bekrefte at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av: - Skatter og eventuelle trygdeavgifter - Merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 (seks) måneder regnet fra utløp av tilbudsfrist som er satt til 15. oktober 2012 kl Dersom det p.g.a. forhold hos landets myndighet gjør at det ikke er mulig å levere attest nyere enn 6 måneder, bes det om en bekreftelse fra aktuell myndighet på dette.

8 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 8 av 13 Skatteattestene skal vedlegges tilbudet. Dersom attestene ikke er levert innen tilbudsfristen og/eller er eldre enn 6 måneder kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav b), jf HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal ha en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Skjema for HMS-erklæring følger som vedlegg 3 i konkurransedokumentasjonen. HMS-erklæringen skal vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist, jf. FOA (1) bokstav c), jf Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Det skal vedlegges en oppdatert attest for registrering i foretakregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat der tilbyder er registrert, eksempelvis firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund. Norske enkeltpersonforetak som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund kan levere utskrift fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. Tilbyders organisasjonsform vil ikke ha betydning for kvalifikasjonsvurderingen. 4.4 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Attest fra kredittvurderingsselskap som har gyldig konsesjon fra Datatilsynet. Attesten skal inneholde kredittvurderingsgrad av tilbyder med forklaring av disse. Attesten må ikke være eldre enn 1 (én) måned regnet fra den dagen som er satt som frist for innlevering av tilbud. Datoen må framkomme tydelig på attesten. 4.5 Aktivitets- og redegjøringsplikt Kvalifikasjonskrav: Virksomheten skal overholde aktivitets- og redegjøringsplikten for likestilling og mangfold i den utstrekning det stilles krav til dette i regnskapsloven 3-3, 6. og 7. ledd eller 3-3a 10. og 11. ledd, for henholdsvis små foretak og foretak som ikke er små - se Dokumentasjonskrav: Kopi av styrets årsberetning ved siste års avlagte årsregnskap, samt kvittering for innsendt og godkjent årsregnskap til Regnskapsregisteret.

9 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 9 av Tilbyders evne til å levere Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må være egnet til å levere samtlige ytelser spesifisert i Bilag 1 til Driftsavtalen (SSA-D). Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av leverandørens fem viktigste leveranser de siste tre årene, herunder angivelse av verdi, kontraktsperiode, referansens navn og kontaktperson hos referansen, jf. Vedlegg 4a og 4b. Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til Direktoratet for økonomistyrings (DFØ) fakturamottak i Elektronisk handels-format (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD), jfr. rundskriv fra FAD P-11/2011 punkt 2.6). Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØs til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. 5 Tildelingsvurderingen tildelingskriterier Oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til den tilbyder som anses for å ha det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier og relative vekt (angitt i parentes): 5.1 Kvalitet (60 prosent) Ved vurderingen av kvalitet vil tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonen i Bilag 1 til Driftsavtalen (SSA-D), det vil si utfylling av Bilag 2, bli vektlagt. Vi vil i vurderingen av kvalitet ha fokus på blant annet: Oppgaveforståelse, herunder beskrivelse av arbeidsmetodikk og overholdelse av krav angitt i Bilag 1 til Driftsavtalen (SSA-D). Systematikk for måling av tjenestenivå, herunder system for hendelseshåndtering. Kompetanse hos personell som vil allokeres til å drifte LDO, dokumenters med CVer. Dette skal belyse tilbudets tjenestekvalitet, i motsetning til pkt. 4.6 ovenfor som gjelder leverandørens leveranseevne. Disse to forhold er altså ikke sammenfallende. 5.2 Pris (40 prosent) Ved vurderingen av pris vil følgende bli vektlagt: Prisnivå for faste tjenester under Driftsavtalen (SSA-D), Bilag 7 Timepriser for konsulentbistand (opsjon), Bilag 7 Pris for bestilling av høynet beredskap utenfor normal arbeidstid (opsjon)

10 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 10 av 13 Prisavslag ved brudd på tjenestenivå, Bilag 5 Eventuelle forbehold som må prissettes vil tas med i evalueringen av pris. 6 Utforming av tilbud 6.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jfr. FOA Disposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den skillearkdisposisjonen som følger nedenfor: 1. Oversendelsesbrev, jf. pkt Skatteattester, jf. pkt HMS-egenerklæring, jf. pkt Firmaattest, jf. pkt. 4.3 Juridisk stilling 5. Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet, jfr. pkt Aktivitets- og redegjøringsplikt, jfr. pkt Tilbyders evne til å levere, jfr. pkt Opplysninger om tilbyder 9. Oversikt over forbehold, jf. pkt Egenerklæring om fortrolighet, jf. pkt Bilag 1-10 til Driftsavtalen (SSA-D), jf. pkt. 6.7 LDO åpner for muligheten til at de kvalifiserte tilbyderne kan demonstrere sine løsninger ved en presentasjon i LDOs lokaler i løpet av uke 44 og 45. Demonstrasjonen må kun beskrive løsningen i det allerede innleverte tilbudet. 6.3 Oversendelsesbrev Tilbudet skal inneholde et oversendelsesbrev som skal være datert og underskrevet av bemyndiget person. Følgebrevet skal oppgi firmaets juridiske navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med adresse, e-post og telefon. 6.4 Alternative tilbud og deltilbud Tilbyder skal levere ett fullstendig tilbud, dvs. et tilbud på hele leveransen, i henhold til konkurransedokumentasjonen. Det er ikke adgang til å levere deltilbud eller

11 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 11 av 13 alternative tilbud utover det som framkommer ovenfor i forbindelse med denne anskaffelsen. Brudd på disse instruksene kan medføre avvisning. 6.5 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold skal disse beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av dem. Med forbehold menes både forbehold til standardkontrakten og til kontraktsbilagene. Forbeholdene skal framkomme oversiktlig og uttømmende angi alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget og kontraktene med bilag. Forbehold og øvrige avvik som ikke framgår av oversikten anses for ikke å være gitt. Oversikt skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Offentlighet og fortrolighet Det kan kreves innsyn i anskaffelsesprotokoll og tilbud etter at leverandør er valgt, det vil si når tildelingsbeslutning er sendt/meddelt tilbyderne. Både tilbud og anskaffelsesprotokoll kan inneholde forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger (forvaltningsrettslig taushetsplikt). Det understrekes at det kun er de enkelte opplysninger av slik karakter og ikke dokumenter i sin helhet som kan unntas innsyn. Tilbyder bes om å merke opplysninger i tilbudet som ønskes behandlet fortrolig. Tilbyder skal her uttømmende angi, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger tilbyder mener er forretningshemmeligheter eller andre opplysninger omfattet av taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og anskaffelsesforskriften 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. 6.7 Instrukser for utfylling av kontrakt Generelle kontraktsvilkår (Driftsavtalen - SSA-D) er kun vedlagt til orientering. Det skal ikke gjøres endringer her. Kontraktsbilag 2, 4, 5 og 7 til Driftsavtalen (SSA-D) skal fylles ut i samsvar med bilagenes instruksjoner for utfylling. Det skal ikke gjøres endringer i Bilag 1 og Kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse, kostnads- eller utgiftsdekning i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet og deltakelse i konkurransen. 6.9 Innlevering av tilbud Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av papireksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. og er for

12 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 12 av 13 arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres i en ringperm som er merket med leverandørens og anskaffelsens navn, se pkt Det skal også leveres ett komplett elektronisk eksemplar i formatene MS Word , Excel , ODF eller PDF på CD-rom. Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke anledning til å levere tilbud på USB-minnepinne. Ved motstrid gjelder papirversjonen Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Likestillings- og diskrimineringsombudet Att: Mona Larsen-Asp Tilbud Drifting av maskin- og programvare Saksnr. 12/106 ÅPNES KUN AV ADRESSAT Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen hos Likestillings- og diskrimineringsombudet, Mariboes gate 13 (4. etg) i Oslo sentrum, som vil kvittere for mottatt tilbud. Alternativt kan tilbudet sendes per post til adresse (tilbud må være LDO i hende innen fristen mandag 15. oktober 2012 kl ): Likestillings- og diskrimineringsombudet Att: Mona Larsen-Asp Postboks 8048 Dep 0031 OSLO Tilbud Drifting av maskin- og programvare Saksnr. 12/106 ÅPNES KUN AV ADRESSAT Brudd på ovennevnte instrukser kan medføre avvisning, jf FOA (1) bokstav b). 7 Regler for kommunikasjon 7.1 Henvendelser og spørsmål Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlag skal kun framsettes skriftlig pr. e-post med henvisning til saksnummer 12/106 til oppdragsgivers kontaktperson så snart som mulig og innen mandag 8. oktober 2012: Mona Larsen-Asp avtaler@ldo.no (AVTALER@LDO.NO) Informasjon mottatt eller gitt på annen måte ansees som ikke gitt. Brudd på denne instruks kan medføre avvisning av tilbudet.

13 Åpen anbudskonkurranse datadrifting Side 13 av Meddelelse av tildelingsbeslutning Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt blir skriftlig meddelt samtlige tilbydere. Meddelelsen vil inneholde en konkret begrunnelse for valget og en frist for eventuell klage. 8 Endringer og avklaringer til konkurransegrunnlaget 8.1 Suppleringer og endringer Oppdragsgiver kan bare foreta rettelser, suppleringer eller endringer som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Rettelse, suppleringer eller endringer vil umiddelbart sendes samtlige som har meldt sin interesse i konkurransen. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsetter oppdragsgiver en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige interessenter skal snarest varsles om forlengelsen. Tilleggsopplysninger vil bare bli gitt i den grad de er i overensstemmelse med kravene til gjennomsiktighet og likebehandling. 8.2 Anmodning om avklaringer Dersom en interessent anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning framsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil, sammen med svarene, formidles gjennom Doffin og TED til alle interessenter som har meldt sin interesse for konkurransen, uten å avsløre identiteten til den opprinnelige spørrer. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som en interessent får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på tilbudsevalueringen bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 8.3 Feil og mangler Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for tilbudet, plikter leverandør umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.